RAPPORT KARTLEGGING OG ANALYSE AV ARBEIDSPROSESSER KNYTTET TIL SENSUR

21. OKTOBER 2016 RAPPORT KARTLEGGING OG ANALYSE AV ARBEIDSPROSESSER KNYTTET TIL SENSUR AV DIGITAL EKSAMEN (TRADISJONELL EKSAMEN I LUKKET ROM) HALLGEIR SKØIEN VARSI KARABIN AS Øvre Kråkenes 17, 5152 Bønes

Innhold 1 Prosjektet...2 2 Oppsummering...3 2.1 Viktigste funn...3 2.2 Typer gevinster som følge av forbedringsarbeid...3 2.3 Hovedanbefalinger og gevinstpotensial...4 3 Analyse og anbefalinger...5 3.1 Digital eksamen skal leveres digitalt...5 3.1.1 Bakgrunn...5 3.1.2 Langsiktig løsningsstrategi...5 3.1.3 Kortsiktig løsningsstrategi...5 3.2 Etabler fast track for normalvarianten...5 3.2.1 Bakgrunn...5 3.2.2 Langsiktig løsningsstrategi...6 3.2.3 Kortsiktig løsningsstrategi...6 3.3 Få på plass erfaringsdeling og still leveransekrav til sensurprosessen...6 3.4 Fjern manuelle operasjoner etter sensurprosessen...8 3.4.1 Langsiktig løsningsstrategi...8 3.4.2 Kortsiktig løsningsstrategi...8 3.5 Reduser antall begrunnelseskrav og klagesaker...9 3.6 Effektiviser begrunnelsesprosessen... 10 3.7 Effektiviser klagesaksbehandlingen... 10 4 Prosessdokumentasjon... 12 4.1 Sensurere eksamen... 12 4.1.1 Fra student til sensor... 12 4.1.2 Sensurere besvarelse... 12 4.1.3 Fra sensor til student... 12 4.2 Motta og behandle krav om begrunnelse... 13 4.3 Behandle klage på sensur... 13 4.4 Sluttføre eksamen... 13

1 Prosjektet I rapporten «KARTLEGGING AV ARBEIDSPROSESSER KNYTTET TIL PLANLEGGING OG GJENNOMFØRING AV TRADISJONELL EKSAMEN I LUKKET ROM» av 31.mai 2016 utpekes sensur samt klage- og begrunnelsesprosess som områder hvor initiativer bør prioriteres og organiseres. Figuren under summerer opp dette: Blå bokser: effekt hovedsakelig på institutt og fakultet Oransje bokser: effekt i SA UiB ved Studieadministrasjonen (SA) har høsten 2016 gjennomført et prosjekt for å kartlegge arbeidsprosessene knyttet til digital eksamen og sensur. Målet har vært å synliggjøre potensialet for tidsbesparelser for vitenskapelig og administrativt ansatte, og så langt som mulig lage enhetlige rutiner for enhetene. Halvparten av alle skoleeksamener (13000 av 26000) i lukket rom ble våren 2016 gjennomført med digital innlevering. Denne andelen øker etter hvert som flere eksamener arrangeres som digital eksamen. Tiltak for å øke andelen skoleeksamener som faktisk arrangeres som digital eksamen er ikke behandlet i dette prosjektet. Karabin AS har gjennomført prosesskartleggingen og utarbeidet en avsluttende rapport. Følgende prosesser har inngått i kartleggingen: Relevante ansatte fra fakultet- og instituttnivå, samt fra sentraladministrative funksjoner har deltatt i kartleggingen.

2 Oppsummering 2.1 Viktigste funn Sensurprosessen varierer: Det er stort variasjon mellom instituttene og fakultetene i forhold til hvordan arbeidsoppgavene rundt sensur utføres og administreres. Lite enhetlige arbeidsprosesser medfører personavhengighet, og dermed sårbarhet for utskiftning av medarbeidere. UiB utnytter ikke beste praksis: Ulik praksis betyr at noen har utviklet smartere måter å jobbe på enn andre. Det er ingen systematisk identifikasjon av «beste praksis» eller «god praksis» med tilhørende erfaringsdeling. Utvikling av beste praksis anbefales gjort i arbeidsgrupper med faglig og administrativ representasjon fra de ulike instituttene, og bør ta utgangspunkt i den prosessdokumentasjonen som nå er utarbeidet. Sensurprosessen er fragmentert: Prosessen involverer mange personer i små oppgaver, og det er unødvendig mange overleveringer mellom institutt, fakultet og SA. Den digitale prosessen blir manuell: Det er relativt mange manuelle steg i en prosess som er ment å være digital, noe som gjør at gevinstpotensialet knyttet til digitalisering ikke lar seg realisere. De manuelle stegene representerer de største kildene til feil, og medfører unødvendig ressurs- og tidsbruk. Prosessen er organisert rundt avvik: UiB har over tid utviklet arbeidsprosesser hvor prosessering av normalvarianten av en eksamen blir forsinket fordi den må vente på besvarelser som avviker fra normalen. 2.2 Typer gevinster som følge av forbedringsarbeid Forbedringsarbeidet kan lede til: 1) Budsjettmessige gevinster: Gevinster som vises direkte i budsjettregnskapet, som for eksempel reduserte IT driftskostnader, reduserte administrative kostnader eller redusert bruk av innleide ressurser 2) Indirekte gevinster: Gevinster som kan kostnadsberegnes men er vanligvis vanskeligere å knytte direkte til budsjettmessige gevinster, fordi disse ikke har direkte utgiftsposter i regnskapet. 3) Kvalitative gevinster: Kvalitative gevinster kan være vanskelig å sette et tall på. Dette kan være økt brukertilfredshet, mer tilgjengelige tjenester, økt omdømme, økt evne til omstilling.

2.3 Hovedanbefalinger og gevinstpotensial Prosjektet gir følgende anbefalinger, som er nærmere beskrevet i neste kapittel. Hovedanbefalinger 1. Digital eksamen skal leveres digitalt: Besvarelser med vedlegg og besvarelser med tilrettelegging scannes i eksamenslokalet og lastes inn i Inspera for umiddelbar videre behandling 2. Etabler fast track for normalvarianten (digital eksamen besvart digitalt, av kandidat godkjent for å ta eksamen): Besvarelser som er levert digitalt i Inspera av kandidater som er godkjent for å ta eksamen, bør allokeres direkte til sensurkommisjoner i Inspera, uten mellomliggende kontroller 3. Få på plass erfaringsdeling og still leveransekrav til sensurprosessen: Gi sensorene mulighet til å forbedre egen arbeidsmetodikk gjennom systematisk erfaringsdeling. Standardiser leveransen fra prosessen slik at videre administrativ behandling kan gjøres på en enhetlig måte Budsjettmessige gevinster Indirekte gevinster Frigjøring av tid fra ressurser i SA (omfang ikke estimert) Frigjøring av tid fra ressurser i SA (omfang ikke estimert) 1,5-3 årsverk Kvalitative gevinster Raskere igangsetting av selve sensuren Raskere igangsetting av selve sensuren Bedre kvalitet i sensur, Mer enhetlig administrativ behandling 4. Fjern manuelle operasjoner etter sensurprosessen: Gå fra manuell til digital overføring av karakterer fra Inspera til FS. Få på plass digital signatur for å slippe manuell håndtering av protokoll. 5. Reduser antall begrunnelseskrav og klagesaker: Bedre kvalitet i begrunnelsesprosessen for å redusere antall begrunnelseskrav og klager. 6. Effektiviser begrunnelsesprosessen gjennom erfaringsdeling: få på plass bedre praksis for utforming og kommunikasjon av individuelle begrunnelser, basert på erfaringer i andre deler av UiB og muligheter knyttet til digital begrunnelsesprosess 7. Gjør klagebehandlingen mer effektiv: få utviklet støtte for blind sensur i Inspera, slik at klagesaksbehandling kan gjøres digitalt i stedet for manuelt slik som i dag 1 årsverk Færre feilførte karakterer 2-4 årsverk Mer fornøyde studenter 1-2 årsverk Bedre kvalitet på begrunnelser 2-4 årsverk

3 Analyse og anbefalinger 3.1 Digital eksamen skal leveres digitalt 3.1.1 Bakgrunn Av alle eksamener som er arrangert som digital eksamen, leveres likevel en andel manuelt eller med manuelt element. Dette gjelder: - Besvarelser som krever vedlegg, og hvor vedleggene til eksamen ikke lar seg levere digitalt i Inspera - Besvarelser med tilrettelegging, fordi Inspera ikke håndterer besvarelse med tilrettelegging Besvarelser som leveres helt eller delvis manuelt, krever innscanning av dokumentasjon i Inspera for videre digital behandling. I dag foregår denne innscanningen på det enkelte institutt, noe som medfører at SA blir involvert i innhenting av vedlegg og besvarelser fra eksamenslokalene, kontroll av disse, samt videre distribusjon til instituttene. Ulemper med denne løsningen er: - Risiko for feil: besvarelse forsvinner - Ventetid: Det tar 1-4 ekstra virkedager før eksamen kommer til sensor for videre håndtering - Kostnad: SA bruker et ressurser til innhenting, kontroll og distribusjon av besvarelser 3.1.2 Langsiktig løsningsstrategi Begge disse typene besvarelser håndteres digital av Inspera. 3.1.3 Kortsiktig løsningsstrategi Begge disse typene besvarelser scannes i eksamenslokalet for direkte opplasting i Inspera. Kategori Beskrivelse Effekt Nye eller endrede Scanne besvarelse og laste opp i Inspera, i eksamenslokalet Gjennomførbarhet må vurderes. Aktiviteter / som bortfaller «Motta besvarelser fra eksamenslokalene» (SA) «Kontrollsjekk besvarelser og lever til institutt» (SA) Raskere igangsetting av selve sensuren Tid spart hos SA (omfang ikke estimert) 3.2 Etabler fast track for normalvarianten 3.2.1 Bakgrunn Normalvarianten av besvarelser er når besvarelsen er levert inn digitalt i Inspera, av kandidat som er godkjent for å ta eksamen. Disse besvarelsene bør kunne allokeres til sensur umiddelbart, uten mellomliggende arbeidsoperasjoner eller venting. I dag må normalvarianten vente på avvikene: besvarelser allokeres ikke til sensurkommisjoner før alle besvarelser er mottatt (vi må vente på innscanning av manuelle vedlegg og eksamener med tilrettelegging) og kandidatlister er bekreftet (oversikt over hvilke kandidater som ikke er godkjent for eksamen). Besvarelser fra kandidater som ikke er godkjent for eksamen allokeres midlertidig til en fiktiv sensurkommisjon, fordi Inspera ikke tillater å gå videre i prosessen før samtlige kandidater er allokert.

I dag må normalvarianten vente på prosessteg som kunne vært gjort tidligere: I dag brukes det tid på å sette sammen sensurkommisjoner etter at besvarelsene er innlevert og kandidatlister er oppdatert i Inspera. Dette gir mulighet for å sette nøyaktig antall kommisjoner ifht besvarelser, men forsinker igangsettelse av selve sensuren. I tilfeller hvor kandidater som ikke er godkjent for å ta eksamen men likevel leverer besvarelse løper en tidsfrist for studenten til å søke om å få sin besvarelse sensurert likevel. Ved innlevert søknad må UiB behandle søknaden og eventuelt allokere eksamen til sensurkommisjon. Etter at eksamen er avholdt må SA identifisere hvilke kandidater som ikke har møtt (registreres som «ikke startet») og som har møtt men ikke levert (registreres som «ikke levert»). I disse tilfellene registreres kandidaten med et brukt forsøk av tre tillatte. Denne prosessen er strengt tatt ikke en del av sensurprosessen, men handler om administrasjon av studenter. Effektivisering av denne prosessen behandles ikke i denne rapporten. 3.2.2 Langsiktig løsningsstrategi Vurdere om det skal tillates at kandidat kan levere inn besvarelse hvis kandidaten ikke er godkjent for eksamen før selve eksamensdagen. Dagens praksis er at kandidater kan søke om slik godkjenning innen tre dager etter avlagt eksamen. To alternativer er: - At det ikke kan søkes om slik godkjenning - At det kan søkes om slik godkjenning, men at det må gjøres tidligere slik at kandidatlister kan oppdateres med godkjente kandidater til selve eksamensdagen. 3.2.3 Kortsiktig løsningsstrategi Inspera må tilpasses til at man kan allokere besvarelser til sensurkommisjoner fortløpende. På den måten kan normalvarianten allokeres til sensurkommisjoner så snart eksamen er avholdt. Det bør vurderes om det kan innarbeides en grad av automatisering for denne aktiviteten. Kategori Beskrivelse Effekt Nye eller endrede Aktiviteter / som bortfaller Søknad om godkjenning til å få tatt eksamen flyttes til FØR eksamen, slik at kandidatlister alltid er oppdatert med godkjente kandidater på eksamensdagen Sensurkommisjoner må være etablert i Inspera FØR eksamen er avholdt, slik at allokering av besvarelser til kommisjoner kan gjøres umiddelbart etter innlevering Allokering av besvarelser til sensurkommisjoner gjøres fortløpende i stedet for batchvis Manuell allokering av besvarelser til sensurkommisjoner Inspera / FS Legge til rette for at besvarelser kan allokeres til sensurkommisjoner fortløpende Raskere igangsetting av selve sensuren Mindre involvering av ressurser fra SA 3.3 Få på plass erfaringsdeling og still leveransekrav til sensurprosessen Selve sensurprosessen starter med at sensor mottar oppgave og avsluttes med at karakter er lagt inn i Inspera.

Denne prosessen har stor variasjon i gjennomføringen: i hvilket grad sensor skriver ut oppgaver, i hvilken grad notater gjøres manuelt eller digitalt, hvordan sensorer i sensurkommisjon samhandler, hvem som legger karakter inn i Inspera, hvem som godkjenner karakter som er lagt inn i Inspera og i hvilken grad begrunnelse dokumenteres i Inspera. De viktigste årsakene til variasjon er typen eksamensbesvarelse, sensors individuelle preferanser og innarbeidete arbeidsformer. Forbedringspotensial: - I rapport om digital eksamen ved NTNU fra 2015, pekes det på at digitalisering av sensur muliggjør at sensorene kan samhandle om sensuren elektronisk uten å måtte møtes fysisk. Dette bidrar til at sensurarbeidet kan bli mer tids- og kostnadseffektivt. Ved UiB praktiseres fortsatt sensurmøter, men det er ikke kartlagt i hvilket omfang. - Endringsraten (andel besvarelser hvor karakter endres ved klage) har økt fra 17% i studieåret 2011/2012 til 54% i studieåret 2014/2015. Endringsraten kan betraktes som et uttrykk for kvalitet i sensurprosessen, og utviklingen tilsier at det må gjøres kvalitative grep i prosessen. - Gitt 26000 digitale eksamener og i gjennomsnitt 1,5 intern sensor og 0,5 ekstern sensor pr eksamen, med gjennomsnittlig behandlingstid pr eksamen på 30 minutter, får vi totalt 19500 interne og 6500 eksterne sensortimer. Interne sensorer bruker av lønnet arbeidstid, og det er potensielt mulig å frigjøre tid fra arbeid med sensur til andre oppgaver. Eksterne sensorer får betalt pr behandlede besvarelse, og UiB har således ikke noe direkte gevinstpotensial knyttet endring av eksterne sensorers arbeidsform. Stor variasjon i typen eksamensbesvarelser gjør det imidlertid vanskelig å finne en felles optimal arbeidsmetodikk. Stor variasjon i individuelle preferanser gjør det i tillegg utfordrende å implementere eventuelle endringer eller standardiseringer. Det vil også kreve en del arbeid å estimere hvor mye tid som faktisk brukes på sensur, og hvor mye tid det potensielt er mulig å frigjøre. Prosjektet anbefaler derfor ikke å standardisere på arbeidsmetode, men heller etablere et tiltak for å synliggjøre ulike praksiser, for på den måten å bidra til læring og utvikling av beste praksis på tvers av institutter og fakulteter. Prosjektet anbefaler imidlertid å sette krav til leveranser fra sensurprosessen, herunder: 1. Krav til godkjent karakter for videre administrativ behandling: sikre at karakter og protokoll er klar for videre administrativ behandling, og at videre administrativ behandling kan gjøre på en mer ensartet måte 2. Krav til tidsfrister: siste dato for innlegging av godkjent karakter, slik at neste steg i prosessen kan planlegges bedre Kategori Beskrivelse Effekt Endringer i Tiltak for erfaringsdeling og dokumentasjon av beste praksis Krav til godkjent karakter for videre administrativ behandling Krav til tidsfrister 15-30% effektivisering av sensurprosessen tilsvarer 3000-6000 interne sensortimer spart Raskere igangsettelse videre administrativ behandling

Færre varianter av videre administrativ behandling Bedre kapasitetsplanlegging av videre administrativ behandling 3.4 Fjern manuelle operasjoner etter sensurprosessen Når karakterer er lagt inn og godkjent i Inspera, starter to løp: (1) kommunikasjon av resultat til student og (2) arkivering. Kommunikasjon av resultat til student: Kommunikasjon av resultat til student gjøres i dag fra FS til studentweb, hvilket innebærer at karakterer må overføres fra Inspera til FS. Inspera og FS er i dag ikke integrert, og karakterene må derfor legges manuelt inn i FS. Manuell innlegging medfører risiko for feil, og det er derfor etablert en manuell kontroll av innlagte data. En integrasjon av Inspera og FS slik at karakterdata overføres direkte fra Inspera til FS, vil fjerne behovet for manuell innlegging og kontroll av karakterer i FS. Arkivering: Statsarkivet krever at eksamensprotokoller er signert. I dag har verken Inspera eller FS digital signatur. Det innebærer at protokoller må skrives ut fra Inspera, signeres, scannes og arkiveres. Det står uttrykkelig i forskriftene at protokollen skal signeres, men det står ikke spesifikt at man ikke kan publisere før man har signaturen. Signaturen skal imidlertid forsikre om at sensuren er avsluttet og at riktig person har avsluttet den. 3.4.1 Langsiktig løsningsstrategi For arkivering: Digital signatur i Inspera eller FS. 3.4.2 Kortsiktig løsningsstrategi For kommunikasjon av resultat til student: 1. Integrasjon av Inspera og FS slik at karakterdata overføres direkte fra Inspera til FS. 2. Gjør en vurdering av om karakter kan «låses» i Inspera ved utskrift av protokoll, slik at karakter som er formelt godkjent i Inspera umiddelbart kan videreformidles til student via studentweb. Kategori Beskrivelse Effekt Nye Protokoll arkiveres i digitalt arkiv Endringer i Ikke la publisering i studentweb måtte vente på at protokoll er mottatt Raskere publisering. Dersom aktiviteten kan automatiseres, kan en redusere manuelt arbeid noe. Prosjektet har Aktiviteter / som bortfaller Manuell innlegging og kontroll av karakterdata i FS Manuell signering av protokoll Papirarkivering av protokoll ikke estimert potensialet. Karakterer i FS: Det legges årlig inn 52 000 karakterer manuelt i FS, med påfølgende kontroll. I dag kommer halvparten av disse (26000) fra Inspera, en andel som vil øke etter hvert som andelen digitale besvarelser øker. Hvis en klarer 30 innlegginger og 60 kontroller i timen, tilsvarer det 800 timer med innlegging og 400 timer med kontroll, totalt 1200 timer med

manuelt arbeid i året. I tillegg medfører manuell innlegging risiko for feil. Inspera / FS Integrasjon av Inspera og FS slik at karakterdata overføres direkte fra Inspera til FS. Digital signatur i Inspera eller FS Signering av protokoll: Det signeres årlig 52000 protokoller, som må arkiveres. Hvis en klarer å arkivere 30 protokoller i timen, tilsvarer det 1600 timer med manuelt arkivarbeid i året. 3.5 Reduser antall begrunnelseskrav og klagesaker Tiltak for reduksjon i antall begrunnelseskrav og klagesaker treffer både digital og manuell eksamen. Vårsemesteret 2016 ble det estimert ca 26 000 avholdte eksamener. Begrunnelser: Antall begrunnelseskrav varierer mellom instituttene og fakultetene. Institutt for psykologi estimerer antall begrunnelseskrav til å ligge på mellom 30 og 50%. I en rapport om digital eksamen fra NTNU fra 2015 estimeres andelen på samme institutt til å være på 25%, og det pekes på en stadig økning i antall begrunnelseskrav. Hvis vi legger til grunn 35% begrunnelseskrav, vil UiB i 2016 gi over 18 000 begrunnelser. NTNU har i sitt digitaliseringsarbeid estimert at det i snitt går med ca. en halv times administrativ arbeid pr. begrunnelsessak. Hvis det samme gjelder for UiB betyr det at det går med 9 000 timer til administrativt arbeid knyttet til begrunnelser pr år. I årsrapporten fra 2015 angis det at UiB i studieåret 2014/2015 hadde tilsammen 1209 sensurklager. Hvis vi estimerer 4 timers administrativ og faglig arbeidstid knyttet til hver klagesak, kan vi anta at det går med nærmere 5 000 timer til klagesaksbehandling pr år. Å få redusert antall krav om begrunnelser og klagesaker vil kunne frigjøre betydelig med tid fra administrativt ansatte og sensorer. To faktorer som påvirker antall begrunnelseskrav er (1) i hvilken grad karakteren harmonerer med studentens oppfattelse av som er en riktig karakter for sin besvarelse, og (2) studentens behov for å lære om / forstå mer av egen besvarelse. UiB bør derfor søke å øke studentens forståelse av egen besvarelse og sammenhengen mellom denne og gitt karakter på en så enkel og standardisert måte som mulig, for å inngå at studenten krever en egen begrunnelse. To kilder til slike generelle begrunnelser er «Veiledende retningslinjer for karakterfastsetting» og de eksamensspesifikke sensorveiledningene. Gitt at kvaliteten på karakterfastsettelsen er god, kan en også anta at gode begrunnelser vil redusere antall klager. Dette betyr at: - Kommunikasjon av standard begrunnelser vil kunne redusere antall direkte klager (klager uten at forutgående krav om begrunnelse) - God kvalitet på individuelle begrunnelser vil kunne redusere antall klager gitt etter individuell begrunnelse Kategori Beskrivelse Effekt Endringer i Involvere studenter i en enkel Reduksjon i antall klagesaker og behovsanalyse hvor man utformer eksempler på standard begrunnelseskrav: 25% reduksjon vil innebære 3500 timer spart, og

begrunnelsestekster som gir studentene tilstrekkelig informasjon, samt kartlegger på hvilke måter denne informasjonen bør kommuniseres. Involvere sensorer og administrativt personell til å lage veiledninger for standard begrunnelser (for å redusere antall begrunnelseskrav og klagesaker) og individuelle begrunnelser som følge av krav om begrunnelse (for å redusere antall klagesaker) 50% reduksjon vil innebære 7000 timer spart. 3.6 Effektiviser begrunnelsesprosessen Det er svært mange varianter av hvordan krav om begrunnelse møtes ved de ulike instituttene: skriftlig på forespørsel, muntlig på forespørsel eller innenfor angitte tidsrom, muntlig på telefon eller personlig, individuell utforming eller bruk av standardsvar i begrunnelsen, etc. Forskjellene skyldes både typen eksamen, typen studenter, sensorenes preferanser og instituttenes erfaringer og arbeidsmetodikk. Prosjektet anbefaler derfor ikke å standardisere på arbeidsmetode, men heller etablere et tiltak for å synliggjøre ulike praksiser, for på den måten å bidra til læring og utvikling av beste praksis på tvers av institutter og fakulteter, samt bedre utnyttelse av de mulighetene digital sensur gir. Samtidig bør UiB søke å utnytte de mulighetene som ligger i digital sensur, herunder bruk av støtteverktøy for gjennomføring og dokumentasjon av begrunnelsen for sensuren. Kategori Beskrivelse Effekt Nye Endringer i Benytte støtteverktøy for gjennomføring og dokumentasjon av begrunnelsen for sensuren. I klageprosessen innhentes først begrunnelse fra sensor, så utformes klage, så settes ny kommisjon. Klageprosessen medfører mest arbeid for fakultetene, hvor dette oppleves som en krevende prosess. Etablere et tiltak for å synliggjøre ulike praksiser, for på den måten å bidra til læring og utvikling av beste praksis på tvers av institutter og fakulteter. Det ligger et gevinstpotensial i å utlevere begrunnelse på et tidligere tidspunkt (kan medføre færre klager), evt automatisere deler av dette steget i prosessen (utlevering av begrunnelse gjøres mer effektivt). Med dagens volum på 18 000 begrunnelseskrav, vil en reduksjon i effektiv behandlingstid på 20-40% tilsvare 1800 3600 timer spart. Kvalitetsøkning i begrunnelsesprosessen vil sannsynligvis også bidra til å redusere antall klager. Prosjektet har ikke estimert denne effekten. 3.7 Effektiviser klagesaksbehandlingen I dag er det fakultetet som mottar klagesak, for videre oversendelse til institutt for videre administrativ behandling (herunder registrering av sak i FS, opprettelse av sak i ephorte og koordinering av klagesensur). Det anbefales at instituttet (i stedet for fakultetet) mottar klage, for å unngå unødig tidsbruk i og overleveringsaktiviteter fra fakultet.

Pga prinsippet om blind sensur må klage skrives ut eller lagres som PDF og sendes til sensor sammen med eksempeloppgave eller sensorveiledning. Det betyr at klagesak i praksis håndteres manuelt. Den eneste måten å få denne prosessen digitalisert er å etableres støtte for blind sensur i Inspera. Det anbefales derfor at dette prioriteres i videreutviklingen av Inspera. Hvis karakter endres, er det i dag SA som registrerer klageprotokoll og gjør endring av karakter i FS. Denne praksisen er begrunnet med at man vil begrense slik tilgang til få personer, for å redusere risiko for juks. Det anbefales at UiB gjør en vurdering av om risiko for juks vil kunne holdes like lav eller reduseres ved å flytte fullmakt til å endre karakter i FS til instituttnivå, eventuelt med kontrollfunksjon et annet sted. Dette for å redusere overlevering og venting i samhandling mellom institutt og FS. I rapport om digitalisering fra NTNU anbefales det en helautomatisering av klagesaksbehandlingen. En slik tilnærming for UiB sin del krever imidlertid en rekke integrasjoner mellom ephorte, FS og Inspera. Prosjektet anbefaler at UiB vurderer muligheter for robotisering av denne delen av prosessen, som et billigere og raskere alternativ til integrasjoner. Kategori Beskrivelse Effekt Inspera / FS Utvikle støtte for blind sensur i Inspera Gitt 5000 timer brukt til klagesaksbehandling, vil en effektivisering som følge av digital saksflyt på 20-40% innebære 1000 2000 timer spart.

4 Prosessdokumentasjon 4.1 Sensurere eksamen 4.1.1 Fra student til sensor 4.1.2 Sensurere besvarelse 4.1.3 Fra sensor til student

4.2 Motta og behandle krav om begrunnelse 4.3 Behandle klage på sensur 4.4 Sluttføre eksamen