Beredskapsplan for Byrådsavdeling for barnehage og skole ajour pr. 11. november 2009 1
Innhold: 1. Mandat 2. Ansvarsdeling 3. Beredskapsplan i Byrådsavdeling for barnehage og skole 4. Informasjonsplan for beredskapsledelsen 5. Risiko- og sårbarhetsanalyse med tiltaksplaner i byrådsavdelingen 6. Risiko- og sårbarhetsanalyser på tjenestested 7. Ansattes oppgaver i krise 8. Tjenestesteders beredskapsansvar 9. Telefonlister 10. Vedlegg 2
BEREDSKAPSPLAN 1. Mandat: Bergen bystyre har i vedtak av 5. juni 2000 og 7. mai 2001 fastlagt de overordnede retningslinjene for beredskap i Bergen kommune (jfr. Bk-sak nr. 200000005/108): Beredskapsplan for Bergen kommune versjon II: Del A: Plan for beredskap i fredstid - Organisering, ansvar og utfordringer. Del B: Overordnet kriseplan for Bergen kommune. Beredskapsplan for Byrådsavdeling for barnehage og skole er underordnet og en del av den overordnede beredskapsplanen for Bergen kommune. 2. Ansvarsdeling Om forholdet til byrådsavdelingene står det i den overordnede beredskaps- og kriseplanen: Enhver krisesituasjon skal alltid forsøkes løst på lavest organisatorisk nivå. Den enkelte resultatenhet er derfor ansvarlig for å arbeide aktivt for å kunne håndtere situasjonen innenfor eget ansvarsområde All varsling til kommunens sentrale krisestab skjer til kommunens vaktsentral på Grønneviksøren (kalt Vaktsentralen) tlf. 5556 7815/5529 1110. Vaktsentralen varsler vakthavende administrasjonsleder og beredskapssjef Den enkelte resultatenhet har ansvaret inntil byrådsavdeling for barnehage og skole anmoder om at ansvaret overtaes av den sentrale kriseledelse eller til resultatenhet er meddelt av den sentrale kriseledelse om at ansvaret er overtatt sentralt. Resultatenhet varsler alltid kommunens kriseledelse umiddelbart når en situasjon oppstår slik det er beskrevet i punkt 3 nedenfor. Den enkelte resultatenhet har eget beredskapsplanverk. Krisesituasjonen håndteres alltid sentralt når krisen berører områder som IKKE er en del av resultatenhetens ordinære ansvarsområde, så som akutt forurensing til sjøs, til vanns og til lands, vann, avløp og veg. Berørt resultatenhet vil imidlertid kunne bli anmodet om bistand. 3. Beredskapsledelsen i Byrådsavdeling for barnehage og skole 3.1. Beredskapsledelsen i Byrådsavdeling for barnehage og skole består av kommunaldirektør, fagdirektør for barnehage og skole, administrasjonssjef, personalleder, seksjonsleder for skole og seksjonsleder for barnehage. 3.2. Beredskapsledelsen skal ha ansvaret for at adekvate tiltak og tjenester blir satt i verk ved større hendelser som ikke kan takles på det enkelte tjenstested. 3.3. Beredskapsledelsen skal fremme prosesser hvor det utvikles tverrfaglig samarbeid mellom ulike faggrupper. 3.4. Beredskapsledelsen skal legge til rette for oppfølging av personell som har vært involvert i kriser. 3.5. Beredskapsledelsen skal sørge for at alle tjenestesteder har en lokal beredskap ved kriser. 3.6. Beredskapsledelsen har samme delegerte myndighet som kommunaldirektøren har til daglig. I tillegg kommer de alminnelige reglene om nødrett. 3.7. Kommunaldirektøren leder beredskapsledelsen og har den endelige 3
beslutningsmyndigheten. Ved kommunaldirektørens fravær trer fagdirektør for barnehage og skole inn i stedet. Dersom både kommunaldirektør og fagdirektør er fraværende, trer den i beredkapsledelsen som er tettest opp til problemet inn. 3.8. Navn og telefonnummer på faste medlemmer (sentral infomasjonsliste) i beredskapsledelsen i Byrådsavdeling for barnehage og skole: Navn/stilling Privat adresse Telefon arbeid Telefon privat Mobiltelefon Kommunaldirektør Bønesheia 68 55 56 74 32 55 12 52 71 48 18 50 06 Anne Marit Presterud 5152 Bønes Fagdirektør Odd Harald Øvre Krabbedalen 3 55 56 24 50 55 93 56 43 90 09 66 02 Hundvin 5178 Loddefjord Administrasjonssjef Torstein Kråkenesveien 79, 55 56 74 13 55 12 24 46 95 20 52 16 Johannessen 5152 Bønes Personalleder Øvre Korskirkealm. 55 56 74 14 55 31 60 27 99 59 96 90 Merete Davanger 10, 5017 Bergen Seksjonsleder skole Strandgaten 209 55 56 23 48 55 31 22 37 99 52 67 83 Brita Instebø 5004 Bergen Seksjonsleder barnehage Marianne Boge Kanalveien 12, 5059 Bergen 55 56 24 59 55 29 40 98 95 05 69 40 Ved behov kan beredskapsledelsen forsterke innsatsen med andre i byrådsavdelingen: 3.9 Beredskapsledelsen etablerer seg på møterom i 8. etg. i rådhuset. 3.10. Byrådsavdelingen avgir tre merkantile til beredskapsledelsen. Disse tre skal fordele seg slik: En møter hos kommunaldirektøren for loggføring og telefonvakt hos beredskapsledelsen, en bemanner ekspedisjonen og sentralbordet og en skal være disponibel for internlogistikk (mat/drikke), samt gi nødvendig bistand til utsending av infomasjon etc. 4. Informasjonsplan for beredskapsledelsen 4.1. Kommunaldirektør har det overordnede informasjonsansvar i Byrådsavdeling for barnehage og skole. Kommunaldirektør fordeler informasjonsoppgavene etter krisens art og størrelse. Ved alvorlige ulykker, dødsfall, brann o.l på en skole/institusjon o.l har rektor/styrer o.l. ved tjenestestedet normalt informasjonsansvaret utad i forhold til hva som blir gjort ved tjenestestedet i etterkant av krisen. 4.2. Byrådsavdeling for barnehage og skole sine lokaler i 8. etg i rådhuset er byrådsavdelingens beredskapslokale. Her skal presse og andre henvende seg og herfra skal pressemeldinger utleveres/utsendes. Ansvarlig: Informasjonsrådgiver Synnøve Aas tlf. 55 56 74 05 - mobil 915 40 744. 4.3. Beredskapsledelsen skal ivareta følgende informasjonsoppgaver: a. Innhente opplysninger om situasjonen i Byrådsavdeling for barnehage og skole og informere videre til byrådet, presse og evnt. pårørende. b. Gi informasjon til befolkningen om situasjonen. c. Informere uten unødig spill av tid, men likevel slik at informasjonen er verifisert og kvalitetssikret. 4
4.4 Informasjonsliste Dersom ikke annet blir sagt av kommunaldirektør, skal alle som er inne på sentral informasjonsliste samt informasjonsrådgiver ha all informasjon som blir sendt ut: I tillegg skal berørte avdelinger/tjenestesteder informeres etter behov og situasjon. 5. Risiko- sårbarhetsanalyse med tiltaksplaner på byrådsavdelingsnivå Når det oppstår en krise, vil krisens art ofte være annerledes enn hva en på forhånd har øvet på. Målet med denne beredskapsplanen er ikke å være forberedt på alle tenkelige situasjoner, men gjennom forberedelse være bedre rustet til også å håndtere kriser en på forhånd ikke har tenkt kan skje. Beredskapsledelsen følger den malen som følger av de hendelser som er forberedt og tilpasser underveis. Pr. dato er det to hendelser som Byrådsavdeling for barnehage og skole bør være forberedt på å takle. Disse hendelsene har både sannsynlighet og konsekvens som tilsier at Byrådsavdeling for barnehage og skole bør være forberedt. Dersom andre større hendelser skulle inntreffe må byrådsavdelingen ta utgangspunkt i forberedelsene som er gjort ifht. disse hendelsene og utnytte overføringsverdien. 5.1. Større ulykke på tjenestested Hendelse: Større ulykke på tjenestested. Resultatenhetens oppgaver: Bistå politi, brannvesen m.m. med tilgjengelige ressurser. Eks. evakuering, informasjon, forsyninger, lokaler. Tiltaksplan: a) Kriseledelsen samles. b) Relevant personell varsles og samles. c) Relevante lokaler klargjøres. d) Opprette samband med redningsledelse og Bergen kommune (Byrådet). e) Informasjon formidles til presse, foresatte, ansatte o.a. 5.2. Større brann tjenestested Hendelse: Brann idrettsanlegg/skole eller barnehage. Resultatenhetens oppgaver: Iverksette evakuering i henhold til egen plan, krisepsykiatri, informasjon, oversikt over berørte/evakuerte. Tiltaksplan: 5
a) Kriseledelsen samles. b) Samband opprettes med skadested. c) Relevant personell varsles og samles. d) Relevante evakueringslokaler klargjøres (skoler etc.) e) Registrering av evakuerte iverksettes (navnelister) f) Navnelister med evakuerte gjøres tilgjengelig for pårørende g) Informasjon formidles til presse, foresatte, ansatte o.a. 6. Risiko - sårbarhetsanalyse på tjenestestedsnivå Skoler og barnehager i Byrådsavdeling for barnehage og skole har utarbeidet rutiner for hvordan håndtere uønskede hendelser ved tjenestestedet. Spesielt gjelder dette ved brann, ulykke og dødsfall (barn/elev, pårørende, ansatt). Mens branninnstruksene på tjenestestedene bygger på lokale forhold, må rutiner ved ulykker og dødsfall hos barn/elev, pårørende eller ansatt bygge på noen felles retningslinjer. 6.1. Alvorlig ulykke med en elev på skolen Hendelse: En eller flere elever blir alvorlig skadet på eller utenfor skolen. Tjenestestedets oppgave: Yte førstehjelp, varsle ambulanse (tlf. 113), varsle foreldre/pårørende, følge opp vitner, ansatte og medelever umiddelbart etter ulykken og i tiden senere. Varsle beredskapsledelsen i Byrådsavdeling for barnehage og skole. Tiltaksplan: 1) Yte førstehjelp (frie luftveier, stanse blødninger, hindre sirkulasjonssvikt). 2) Varsle ambulanse/ lege ved å ringe 113. 3) Varsle rektor/styrer eller annen ansvarlig, som igjen varsler beredskapsledelsen i byrådsavdeling for barnehage og skole (særlig må beredskapsledelsen vite hvem som er blitt skadet). 4) Den som ytte førstehjelpen følger barnet til sykehus/lege (med ambulanse). 5) Beredskapsledelsen samles. 6) Rektor/styrer (eller annen ansvarlig) varsler pårørende/foresatte. NB: sjekk identitet. 7) Pårørende varsles kun om at det har vært en alvorlig ulykke og at barnet nå er på vei til XX. Det er kun leger som skal informere om skadens type, omfang eller utfall (f.eks. død). 8) Rektor/styrer varsler event. politiet. 9) Beredskapsledelsen varsler relevant støttepersonale (psykiatrisk personale, lege, pedagog), samler de og informerer. 10) Beredskapsledelsen har hovedansvaret for å varsle media og byrådet om at det har vært en alvorlig ulykke på x skole og hvor mange som er berørt/skadet (ingen detaljer om hendelsesforløpet ennå). 6
11) Skolen/barnehagen samler vitner og berørte på skolen. Søsken til forulykkede skal gis særlig oppmerksomhet, men skal ikke isoleres. 12) Rektor/styrer eller annen ansvarlig planlegger raskt videre oppfølging av både elever og ansatte i samarbeid med tilkalt støttepersonale og lærere. 13) Oppfølging iverksettes. 14) Rektor/styrer har kontakt med kommunaldirektør for klargjøring av hendelsesforløpet og videre informasjon til media, planlegging av videre oppfølging og informasjon til pårørende - eventuelt via nettsider. 15) Kommunaldirektør informerer presse, byråd og andre om hendelsesforløpet 16) Rektor/styrer informerer presse om oppfølging av ulykken på skolen/barnehagen. 6.2. Dødsfall ved skolen/barnehagen Hendelse: En elev eller lærer er død ved skolen/barnehagen. Tjenestestedets oppgave: Skape en verdig ramme rundt hendelsen og å gi barna/elever og lærere/ansatte muligheten til å dele sorgen i fellesskap. Tiltaksplan: Hvert tjenestested må vurdere ut fra situasjon og hendelse, men det gis her noen stikkord. - Flagget på halv stang. - Felles minnestund med minneord fra rektor/styrer og fra de som ønsker det, pårørende inviteres. - Bilde av barnet/eleven. - Klassevis/avdelingsvis samtale etter minnestunden om det som har skjedd og hvordan en bør forholde seg til pårørende (inkluderende) - Ta event. barnet/elevene med på råd om markeringen. - Lage fellesbok/elevbok med tegninger, hilsner, dikt ol. som overbringes barnet/eleven eller de pårørende. 6.3. Andre informasjonskilder som skoler/barnehager kan ha nytte av vedr større ulykker Bergen kommune har utarbeidet to brosjyrer - "Hvordan forholde seg til media når du er involvert i en krise" og "Hvordan snakke med barn om ulykker og kriser" (denne brosjyren er laget i samarbeid med Senter for Krisespsykologi). Disse brosjyrene finner du her: www.bergen.kommune.no/aktuelt/brosjyrer Utdanningsdirektoratet har etter tidligere katastrofer og ulykker fått utarbeidet en del materiell som kan være til hjelp for barnehager og skoler. I tillegg har Utdanningsdirektoratet også fått utarbeidet en veileder om skolens forebygging og beredskap for vold og trusler om 7
vold. Alt materiellet finnes på denne nettsiden: Udir.no - Alvorlige hendelser i skolen 7. Ansattes oppgaver i krise Alle ansatte i Byrådsavdeling for barnehage og skole må være forberedt på å utføre annet arbeid ved kriser. Alt etter hva situasjonen krever må byrådsavdeling for barnehage og skole kunne bruke sin arbeidsstyrke til ekstraordinært arbeid og overtid for å løse krisen. Så langt det lar seg gjøre skal de ordinære ledelseslinjene følges også i krise. 8. Tjenestesteders beredskapsansvar Alle tjenestesteder skal ha tenkt gjennom hvilke hendelser som med rimelig sannsynlighet og stor konsekvens kan inntreffe på det enkelte tjenestested. Tjenestestedsleder må selv vurdere om det skal lages en lokal handlingsplan for de enkelte aktuelle hendelser. Alle tjenestesteder må ha en kopi av Byrådsavdeling for barnehage og skole og kommunens beredskapsplan lett tilgjengelig. 9. Telefonlister For telefonliste over ansatte i Byrådsavdeling for barnehage og skole og resultatenhetsledere viser vi til kommunens nettportal. Navn på enhet søkes frem ved å skrive i søkefeltet. Deretter kan man klikke seg videre til leders visittkort. Det er særdeles viktig at alle ledere og ansatte i kommunen ligger registrert med korrekte data i det lille programmet "Personlig Info" som alle har fast installert i sin dataprofil på PC'en. Dette kommer man frem til ved å klikke på startknappen og deretter klikke seg videre via dette ikonet: Personlig Info.lnk. Det er den enkelte medarbeiders eget ansvar å kontrollere at opplysninger om seg selv til enhver tid er riktige. Endringer kan gjøres av den ansatte selv og lagres i programvinduet man kommer inn i. Også privattelefon bør skrives inn. 10. Vedlegg - Loggark som kan kopieres i ønsket antall. - Mal for pressemelding. 8
Logg for kriseledelse Byrådsavdeling for barnehage og skole: Kommunaldirektør (el. fungerende) navn: Hendelse: Loggark nr. _ Dato: Tid: Hendelse: Alle inn og utgående meldinger, telefoner og lignende skal registreres med tid og fra/til hvem. Innholdet i meldingen skal kort refereres etter samråd med kommunaldirektør. 9
Pressemelding - tittel fra kriseledelsen i Byrådsavdeling for barnehage og skole Dato/tid for utsending: Melding (hva har skjedd, hvor har det skjedd, når skjedde det, hva skjer videre og tid for neste pressemelding/konferanse): Kontaktperson for pressehenvendelser: Pressemelding skal uten tap av tid sendes til aktuelle instanser og media i henhold til kriseplanen. 10