Møtebok : Ekstraordinært møte Høgskolestyret VI D (24.01.2017) H øgskolestyret VI D Dato : 01.24.2017 Sted : Møterom Ulrikken Haraldsplass, Bergen Notat :
Saksliste Vedtakssaker 1/17 Godkjenning av innkalling og saksliste24.01.2017 3 2/17 Birkelands legat - oppnevning av nytt styre 4 3/17 Gjennomgang av fellesressurser og fakultetsadministrasjon i VID 9 4/17 Lokalisering av VID Bergen 12 5/17 Eventuelt 13 Orienteringssaker
Arkivsak - dok. : 17/00017-2 Arkivkode. : Saksbehandler Karen Sikveland Saksgang Møtedato Høgskolestyret VID 24.01.2017 Godkjenning av innkalling og saksliste 24.01.2017 F orslag til vedtak: Innkalling og saksliste til høgskolestyrets ekstraordinære møte 24. januar 2017 godkjennes.
Arkivsak - dok. : 16/00807-4 Arkivkode. : 162 Saksbehandler Bård Mæland Saksgang Møtedato Høgskolestyret VID 24.01.2017 Birkelands legat - oppnevning av nytt styre F orslag til vedtak: Høgskolestyret oppnevner følgende medlemmer til styret for Karoline, Thomas Racin og Tor Birkelands legat for perioden 1.1.17-31.12.18: Tor Hauken, leder Ingeborg Mongstad - Kvammen Odd Magne Bakke Saksframstilling Generelt om legatet Stiftelsen «Karoline, Thomas Racin og Tor Birkelands legat» ble opprettet 5.12.2006 på grunnlag av bestemmelser i avdøde Tor Birkeland s testament e. I stiftelsens vedtekter 2 står det at «Stiftelsens formål er gjennom stipendier til Misjonshøgskolens studenter og undervisningspersonale å fremme teologisk forskning». På bakgrunn av en utvikling i retning av en bredere fagportefølje og tilhørende bredde i forskingsfelt, blant annet gjennom etableringen av Mastergrad i globale studier i 2007, var det skapt et grunnlag for å presisere hvordan teologisk forskning skulle forstås, noe legatstyret tok initiativ til i 2013. Legatets retningslinjer, vedtatt i 2013, utdyper vedtektenes 2 og forstår formuleringen teologisk forskning dithen at dette handler om forskning relatert til Misjonshøgskolens fagportefølje. Etter denne tiden har alle studenter, phd - studenter/stipendiater og ansatte ved MHS vært søknadsberettigede. Legatet har vært godt kjent ved tidligere MHS, og har hatt søkere fra a lle de tre nevnte gruppene. De siste tre årene har legatstyret delt ut stipend på til sammen kr 348 000 fordelt på 19 studenter og ansatte. Majoriteten av søkerne bruker stipendmidlene til konferanser og seminarer i utlandet. Vi ser også at noen mastergr adsstudenter søker midler til feltarbeid i forbindelse med masteroppgaven. Mottaker plikter å rapportere for bruken av tildelte midler til styret i etterkant av planlagte aktiviteter. 1
MHS har vurdert legatet som viktig for å stimulere forskning ved høgskolen, og det har vært god dialog mellom MHS og legatstyret. Finansiell status Egenkapitalen bestod pr. 31.12.15 av grunnkapitalen på kr 1 000 000 og annen fri egenkapital på kr 700 000 kr. I tillegg kommer opptjent egenkapital på kr 108 469. Det ble avsatt 125 000 til utbetaling av stipend i 2016, noe som gav et negativt årsresultat på kr 33 603. Utover dette er det ikke ferdigstilt regnskap for 2016. Forvaltning av Martin Ekenes stipendiefond Styret i Birkelands legat ble i sin tid delegert myndighet fra MHS høgskolestyre til å fordele stipend også fra Martin Ekenes stipendiefond (HS-sak 32/08). Stipendene skal opprinnelig gis til studenter ved MHS som har kontakt med NMS eller andre misjonsorganisasjoner med tanke på fremtidig arbeid som misjonærer. Ekenes stipendiefond ble opprettet i 2008. Ved opprettelsen bestod fondet av kr 394 980. Hvert år kan det deles ut 1/15 av grunnkapitalen (kr 26 332), i tillegg til oppsparte renter. Det var i 2016 utlyst utdeling av stipend på inntil kr 35 000. Det ble ikke mottatt søknader på stipend i fjor og året før var det bare en søker. Legatstyret Vedtektene sier at stiftelsens styre skal bestå av tre medlemmer, og oppnevnes av styret for Misjonshøgskolen for inntil to år om gangen. Styret skal ha en leder som velges av styret. Ingen kan gjenvelges til styret mer enn to ganger etter hverandre, noe som gir mulighet for tre oppnevningsperioder ( 3). Styret i Birkelands legat har i perioden 2015-2016 bestått av følgende personer: Tor Hauken, pensjonist, tidl dekan ved Humanistisk fakultet, Universitetet i Stavanger (oppnevnt første gang i 2013) Kjersti W Årdal, økonomisjef i Stavanger bispedømme (oppnevnt første gang i 2013) Ingeborg Mongstad-Kvammen, generalsekretær i Bibelselskapet (oppnevnt første gang i 2015) Alle tre er forespurt om gjenvalg, og Hauken og Mongstad-Kvammen har takket ja til å bli nominert. Dersom disse oppnevnes, vil det gi god kontinuitet i styret. Det arbeides med et tredje medlem, og forslag om dette vil foreligge til styremøtet. I tillegg har Odd Magne Bakke, instituttleder ved Institutt for kultur- og språkvitenskap, Universitetet i Stavanger sagt seg villig til å påta seg vervet som styremedlem. Årets utlysning Ved styremøtet i mars 2016 la styret følgende premisser for utlysningen våren 2017: Styret ønsker ved neste års utlysning å lyse ut et stipend på inntil kr 50 000,- som støtte til studieopphold ved internasjonale universitet for PhD studenter eller kongressdeltakelse for internasjonale PhD studenter. 2
For gjennomføring av større prosjektarbeid (MA, PhD, ansatte) lyses det ut stipend på à 12 500 kroner. Avkastningen i 2016 vil avgjøre den totale tildelingen i 2017. Stipendene lyses ut ved utgangen av januar, med søknadsfrist 1.mars. Inntil legatstyret har behandlet sine retningslinjer og vedtekter, vil fortolkningen av retningslinjene fra 2013 legges til grunn. På bakgrunn av VID-fusjonen vil det være rimelig at dette forstås slik: studenter ved Fakultet for teologi, diakoni og ledelsesfag ved (FTDL)/Stavanger, PhD-stipendiater/-studenter ved PhD-studiet i teologi og religion, og vitenskapelig tilsatte ved FTDL/Stavanger. I lys av utkast til ny strategiplan for VID, vil årets profil på utlysningen være svært interessant med tanke på å stimulere utreise for VID-forskere og -studenter. Vedlegg: 1. Vedtekter for Karoline, Thomas Racin og Tor Birkelands legat 3
KAROLINE, THOMAS RACIN OG TOR BIRKELANDS LEGAT Vedtekter 1 Stiftelsens navn er: Karoline, Thomas Racin og Tor Birkelands legat. 2 Stiftelsens formål er gjennom stipendier til Misjonshøgskolens studenter og undervisningspersonale å fremme teologisk forskning. 3 Stiftelsens styre skal bestå av 3 medlemmer. Styret skal velges av styret for Misjonshøgskolen (Høgskolestyret) for inntil 2 år om gangen. Styret skal ha en leder som velges av Høgskolestyret. Ingen kan gjenvelges til styret mer enn 2 perioder etter hverandre. 4 Styret kan selv, om det finner det nødvendig, velge en daglig leder for stiftelsen. 5 Stiftelsens grunnkapital skal være 1 000 000 kroner. Av grunnkapitalens avkastning, eller av allerede fri egenkapital, er det styrets oppgave å dele ut legater til prioriterte forskningsprosjekter og/eller aktiviteter etter søknad fra Misjonshøgskolens studenter og/eller undervisningspersonale for på denne måten å fremme teologisk forskning. Dersom styret ett år ikke skulle finne verdige kandidater eller av andre årsaker ikke finner å kunne dele ut stipend som dekker årets avkastning, skal årets avkastning eller den overskytende del av denne tillegges fri egenkapital. Dersom en utdeling til det ovenfor angitt formål en gang i fremtiden skulle vise seg overflødig/umulig, kan årlig utdeling, etter styrets beslutning, utdeles til et formål som ligger nærmest mulig opp til det opprinnelige. 6 Ovenstående er ikke til hinder for at stiftelsens grunnkapital nedsettes og anvendes til utdeling av stipend i samsvar med formålet. Bruk av grunnkapitalen må i så fall skje over en periode som skal være minst 25 år. 7 Grunnkapitalen i fondet kan økes, også ved innbetaling fra andre. I så fall er det en forutsetning at navn og formål for Karoline, Thomas Racin og Tor Birkelands legat opprettholdes. 8 Styret for Misjonshøgskolen (Høgskolestyret) skal, foruten å velge stiftelsens styre, føre kontroll og tilsyn med styrets virksomhet og i den forbindelse skal Høgskolestyret ha følgende oppgaver:
2 a) å velge og avsette styremedlemmer etter stiftelsesloven 29 b) å fastsette styremedlemmenes godtgjørelse c) å motta årlig regnskap til orientering d) å beslutte gransking e) å velge stiftelsens revisor f) å beslutte omdanning av stiftelsen etter forslag fra styret 9 For øvrig gjelder bestemmelsene i Stiftelsesloven.
Arkivsak - dok. : 15/01158-4 Arkivkode. : Saksbehandler Ingunn Moser Saksgang Møtedato Høgskolestyret VID 24.01.2017 Gjennomgang av fellesressurser og fakultetsadministrasjon i VID F orslag til vedtak: Høgskolestyret slutter seg til planene om en gjennomgang av fellesressurser og fakultetsadministrasjon i VID med sikte på å sikre kvalitet og produktivitet og ber rektor: - Forankre prosjektet i sa marbeidet med tillitsvalgte gjennom en omstillingsavtale - Holde høgskolestyret orientert om framdrift og resultater av prosjektet Sammendrag Ett år etter fusjonen er det behov for en gjennomgang av fellesressurser og fakultetsadministrasjon i VID. Det er behov for å se både på organisering, oppgavefordeling, arbeidsprosesser, infrastruktur og dimensjonering i fellesressursene, fakultetsadministrasjonen og grenseflatene mellom disse. Prosjektet har som mål å sikre at praksis er i tråd med v edtatt organisering, har ønsket kvalitet, gir hensiktsmessig ressursbruk og sikrer effektivitet og produktivitet. Oppgavefordeling og arbeidsprosesser skal kartlegges og analyseres med sikte på å identifisere gap og utfordringer, fremme løsninger som sikr er beste praksis og lik praksis, ta i bruk og utnytte potensialene i felles infrastruktur, samt analysere kompetanse - og kapasitetsbehov. Endrede rammebetingelser og økonomiske forutsetninger, knyttet til endringer i finansieringsordning og kvalitetskrav, samt store interne prosjekter som reakkreditering som vitenskapelig høgskole og lokalisering/campusutvikling, gjør det maktpåliggende at høgskolen bruker knappe ressurse riktig. Målet må være å identifisere forbedringsmuligheter med tanke på kvalitet og produktivitet, samt å hente ut synergier gjennom omorganisering/rasjonalisering der dette er mulig. Gjennomgang bør derfor være mer omfattende enn først planlagt høsten 2016. Med et slikt utvidet mandat må prosjektet forankres gjennom samarbeid med vernel inja og med tillitsvalgte gjennom en omstillingsavtale, og i høgskolestyret.
Saksframstilling Fra sikker overgang og drift til kvalitet og produktivitet Ett år etter fusjonen er det behov for en gjennomgang av fellesressurser og fakultetsadministrasjon i VID. Det er behov for å se både på organisering, oppgavefordeling, arbeidsprosesser, infrastruktur og dimensjonering i fellesressursene, fakultetsaministrasjonen og grenseflatene mellom disse. I fusjonen ble alle ansatte og arbeidsavtaler i de fusjonerende høgskolene overdratt til ny høgskole, og ansatte i administrative funksjoner og fagstøttefunksjoner ble innplassert i ny administrativ organisering. For å sikre driften i denne overgangsfasen måtte mange ansatte holde tak i tidligere oppgaver samtidig som de fikk nye funksjoner og ansvarsområder. Etter et første år med fokus på sikker overgang og drift, er det behov for å gjennomgå fellesressursene og fakultetsadministrasjonen på nytt, for å sikre at praksis er i tråd med vedtatt organisering, har ønsket kvalitet, gir hensiktsmessig ressursbruk og sikrer effektivitet og produktivitet. I utgangspunktet er dette et kvalitetsprosjekt, hvor målet er å sikre best mulig og lik kvalitet uavhengig av geografisk og organisatorisk lokalisering. Oppgavefordeling og arbeidsprosesser skal kartlegges og analyseres med sikte på å identifisere gap og utfordringer, fremme løsninger som sikrer beste praksis og lik praksis, ta i bruk og utnytte potensialene i felles infrastruktur, samt analysere kompetanse- og kapasitetsbehov. Det må videre arbeides med administrative og fagstøttefunksjoners rolle som ressurs og tilrettelegger for høgskolens kjerneoppgaver, utdanning, forskning, formidling/kunnskapsdeling og innovasjon. Høsten 2016 ble det gjennomført et prosjekt for å utarbeide en metodikk for en slik systematisk gjennomgang av fellesressursene og fakultetsadministrasjonen. Etter planen skulle prosjektet gå fra planleggingsfasen til gjennomføring i januar 2017. Prosjektet og metodikken er forankret i Fellesressurser og i ledergruppen, men har blitt noe forsinket på grunn av uklarheten knyttet til den planlagte virksomhetsoverdragelsen av Høyskolen Diakonova til VID. Planleggingen av denne virksomhetsoverdragelsen var opprinnelig tenkt som en integrert del av gjennomgangen av fellesressurser og fakultetsadministrasjon. Ny situasjon, nye utfordringer Høsten 2016 har krav og premisser i nye forskrifter for utdanningskvalitet blitt kjent og høgskolen har arbeidet med utfordringsbildet knyttet til reakkreditering som vitenskapelig høgskole. Ny finansieringsordning for sektoren er innført, om enn med en overgangsordning, og en ny tilsynsordning for private høgskoler finansieres gjennom kutt eller omdisponering av bevilgningene til de samme institusjonene. Videre har høgskolen gjennomført mulighetsstudier om lokalisering og campusutvikling og analysert økonomiske konsekvenser av satsningene på reakkreditering og campusutvikling. I desember 2016 vedtok høgskolestyret et budsjett med 7 mill kr i minus og langtidsbudsjettet viste også store underskudd for de nærmeste årene. I dette perspektivet er det maktpåliggende at høgskolen greier å bruke knappe ressurser riktig. Kvaliteten må både bevares og utvikles, og samtidig må produktiviteten øke. Synergier ved samlokalisering og konsentrasjon innenfor regioner må hentes ut. I Plattform for fusjon ligger det en klar forventning og et mål om rasjonalisering og synergier som følge av fusjonen til VID. I tillegg har all offentlig, og offentlig finansiert, virksomhet de siste årene blitt pålagt et avbyråkratiserings- og effektiviseringskutt som forventes å lede til økt effektivitet i kjerneoppgaver og tjenesteproduksjon uten at kvaliteten reduseres. VID har så langt, og relativt sett, vært forskånet fra disse kuttene på 2
grunn av økte tilskudd som resultat av fusjon. Dette tilskuddet er imidlertid i høy grad øremerket og utløser økte kostnader. Behov for utvidet og fornyet mandat For tiden avventer VID de endelige konklusjoner og vedtak i spørsmålet om sammenslåing med Høyskolen Diakonova. En eventuell virksomhetsoverdragelse vil uansett først skje ved årsskiftet 2017/2018. VID er også i samtaler om ytterligere utvidelser. Det kan dermed forventes at sikker overgang og drift raskt kommer i fokus igjen, at det blir vanskelig å utvikle kvalitet og produktivitet i tjenestene, og krevende å ta ut synergier av fusjonsprosessene. Disse hensyn tilsier at en metodisk gjennomgang fellesressurser og fakultetsadministrasjon med tanke på å skape robuste administrative tjenester og fagstøttetjenester, god infrastruktur og gode arbeidsprosesser som kan stå seg gjennom flere fusjonsprosesser, og som gir maler og nøkkeltall som kan legges til grunn for dimensjonering av tjenester for framtidige nye enheter, bør gjennomføres så raskt som mulig. Denne gjennomgangen bør være mer omfattende enn først planlagt, og ta for seg både fellesressurser, fakultetsadministrasjon og grenseflatene mellom dem. Målet må være å identifisere forbedringsmuligheter med tanke på kvalitet og produktivitet, og å identifisere og ta ut synergier gjennom omorganisering/rasjonalisering der dette er mulig. Med et slikt utvidet mandat bør en gjennomgang forankres gjennom samarbeidet med vernelinja (AMU) og med tillitsvalgte gjennom en omstillingsavtale. Det vil være en stor fordel, og en forutsetning for en god prosess og gjennomføring, at ansatte får delaktighet i og eierskap til prosessen. Tilsvarende bør prosessen forankres også i høgskolestyret. Omstillingsavtalen vil også bli lagt til grunn for nye virksomhetsoverdragelser og sikre ansatte samme rettigheter uavhengig av når i prosessene de kommer inn og berøres av omstilling og endring i sine stillinger. Målet med omstillingen er ikke nedbemanning, men å rigge VID og VIDs administrative funksjoner og fagstøttefunksjoner for framtida. Overtallighet kan ikke utelukkes, men høgskolen skal søke å unngå dette gjennom styring ved vakanser og turnover, omdisponering av ressurser og god kompetanse- og rekrutteringsplanlegging. Medlemskap i vartpengeordningen I forbindelse med denne prosessen har VID også undersøkt status når det gjelder høgskolens medlemskap i vartpengeordningen. Vartpengeordningen har vært en økonomisk ytelse for ansatte som blir overtallige og sagt opp fra ikke-statlige virksomheter med pensjonsordning i Statens Pensjonskasse. Ordningen har i sin helhet vært finansiert av arbeidsgiver. Arbeidsgiver har imidlertid kunnet søke seg fritatt fra ordningen. Fra Statens pensjonskasse bekreftes det at VID vitenskapelige høgskole AS ikke har avtale om vartpenger gjennom Statens pensjonskasse og at statens ventelønnsordning og ordningen med vartpenger for medlemmer av Statens pensjonskasse ble avviklet 01.03.2016. 3
Dette dokumentet er unntatt offentlighet. Tittel: Lokalisering av VID i Bergen Tilgangskode: Unntatt offentlighet Paragraf: Offl 14 første ledd
Denne behandlingen har ingen saksfremlegg.