Alumni forslag til organisering Delprosjekt fornyelse av studieadministrasjonen 17.03.2014
Innholdsfortegnelse 1. A3 oppsummering av bakgrunn, analyse og anbefalinger 2. Prosjektets mandat 3. Gruppens medlemmer 4. Gruppens arbeid 5. Suksesskriterier for HiOA alumni 6. Gruppens anbefaling 7. Vedlegg 1. Vurdering av modellene ut fra suksesskriterier 2. Vurdering av modellene ut fra formål med alumni Fornyelse av studieadministrasjonen Prosjekt alumni
Prosjektbeskrivelse (A3). Tjeneste: Alumni Tjenesteeier/prosjektleder: Camilla Sønstabø Thorkildsen 1. Bakgrunn HiOA ønsker å øke alumniaktivitet. Det er satt av strategimidler i budsjettperioden 2014-2016 Ved fusjonen ble det utarbeidet en rapport om alumnivirksomhet med tydelige anbefalinger. Rapporten ble ikke behandlet i HiOAs styringsorganer, og ble ikke fulgt opp. Alumni er revitalisert som prosjekt i forbindelse med fornying av studieadm. 5. Milepæler (MP) første runde Nr. Hva Hvem Når Status MP1 Introduksjonsworkshop avholdt CST/KG 28.1 MP2 Leveransemål definert Prosjektgruppa 28.1 MP3 Oppfølgingsworkshop CST/KG 7.2 2. Nå-situasjon Flere miljøer på HiOA har alumni, men det finnes ingen felles struktur eller organisasjon for alumni på HiOA. Dette gjenspeiles på hioa.no Alumnier er ofte drevet av enkeltpersoner som legger mye ressurser i arbeidet HiOA har ingen organiserte kontaktpunkter for henvendelser om alumni HiOA har ingen samlet oversikt over tidligere studenter som deltar i alumniaktivitet. Sosiale medier blir brukt som kommunikasjonsplattform for enkelte alumninettverk 3. Mål/målsetting Arbeidsgruppa skal levere forslag til ny alumniorganisasjon. Gruppa vil ta utgangspunkt i rapporten fra 2011, men vil i tillegg prioritere tydeligere fokus på: Forslag til tekniske løsninger Alumnenes rolle og behov Forslag til organisering/arbeidsdeling mellom institutt, fakultet og fellesadministrasjon Det skal stimuleres til alumnivirksomhet (strategisk satsning) 4. Analyse Gode alumnitiltak krever sterk faglig forankring. Det kreves videre koordinering for å sette alumni i et strategisk fokus, og for å unngå at foreninger blir sårbare enkeltprosjekter. Det må settes av ressurser til alumniarbeid i administrasjon på fakultet og i FA, samt blant UF-tilsatte på institutt Det er gruppens vurdering at satsing på alumniarbeid må synliggjøres i strategien på alle nivåer for å sikre alumnikultur og aktivitet på HiOA Alumnikommunikasjon krever en digital plattform for alumner Prosjektgruppen foreslår derfor en organisering som ivaretar faglig nærhet og ønsket om koordinering, og som tydeliggjør ansvarsdelingen mellom fakultet/institutt og fellesadministrasjonen (se organisasjonsmodell). MP4 3. Workshop CST/KG 25.2 MP5 Ferdig forslag overlevert prosjekteier CST 28.2 MP6 MP6 Utarbeide plan for Alumniaktivitet på HiOA Høst 14 MP7 MP8 LT1 7. Måling, oppfølging, sikre effekt /BC - Foreta nullpunktsmåling på alumniaktivitet (gjort i prosjektet) oppfølging i 2015 - Tilfredshetsundersøkelser Hva Kommunikasjonsplan Alumni 6. Milepæler (MP) videre arbeid og LISE*-tiltak Behovsundersøkelse for alumner Avd SK + CST Arrangere fagseminar på tvers av fakultet Kick off for alumniarbeid ved HiAO Lage felles alumninettside samler det som eksisterer i påvente av en større organisasjon (ikke la det bli en hvilepute!) 8. Andre forbedringstiltak, f eks. langsiktige SISE tiltak (stor innsats stor effekt) - Implementere ny organisasjonsmodell for alumni - Få alumnisatsing inn i strategiplan og budsjetter, øremerkede midler, på alle nivå i organisasjonen - Beslutte og implementere alumniportal - Utarbeide verktøykasse for alumni Status Vår 14 Høst 14 STU/fak Høst 14 STU Mai 14 * LISE-tiltak = Liten Innsats Stor Effekt Versjon 4.0-20.09.13
Prosjektgruppens medlemmer Eline Stølan leder Studentparlamentet Carsten Ohlmann førsteamanuensis SAM Hilde Madsø Jacobsen høgskolelektor TKD Anne Thorsen seniorrådgiver SAM Mona Felumb Holmgren- rådgiver LUI Tore Hansen seksjonssjef SK Trine Sofie Mathisen seniorrådgiver STU Jannicke Eriksen rådgiver STU Camilla S. Thorkildsen seksjonssjef STU (prosjektleder) Fasilitator fra OU-programmet: Kent Grødem
Mandat fornyelse av studieadministrasjonen 1. Evaluere dagens tjeneste/oppgave. Hva fungerer bra, hva kan forenkles og gjøres bedre? Er det noe HiOA ikke leverer, men som HiOA burde levere? Er det arbeidsoppgaver som bør kuttes ut? 2. Digitaliseringsmuligheter for tjenesten helt eller delvis. 3. Kartlegge arbeidsdelingen mellom studieadministrasjonen i FA og studieadministrasjonen på fakultetene/instituttene 4. Anbefale ny løsning for tjenestekvalitet, organisering og arbeidsdeling mellom studieadministrasjonen og fakultetene, samt prioriterte forbedringstiltak. Hva skal arbeidet vårt brukes til? Forslag til videre organisering av studieadministrasjonen ved HiOA følger blant annet av dette.
Gruppens arbeid Det er avholdt tre workshops á tre timer i løpet av januar/februar 2014 WS 1 28.januar Hva vil Alumnene ha? Enighet i gruppen om å ta utgangspunkt/bygge videre på alumniprosjektet fra 2011. Her var det mye fokus på hvorfor Alumni er et gode for HiOA. I denne workshopen snudde vi fokuset til alumnen hvorfor ønsker tidligere studenter å være del av en HiOA-alumni og hva ønsker alumnen? Det ble også foretatt en interessentanalyse. WS 2 7.februar Kartlegging av alumnimiljøer og aktiviteter ved HiOA Skapt idé om hva som fungerer/ikke fungerer i eksisterende alumnier ved HiOA Skissert hovedoppgaver og deloppgaver under disse i en alumniorganisasjon WS 3 25.februar Enes om forslag til organisering. Gruppen vurderte fem mulige former for organisering fra en helt desentralisert modell til en fullstendig sentralisert modell. Gruppens vurdering er å anbefale koordineringsmodellen for å organisere alumni ved HiOA
Suksesskriterier Gjennom diskusjoner i workshop 1 og 2 ble det definert flere suksesskriterier som gruppen mener er avgjørende for å stimulere til alumnivirksomhet og bygge en god alumnikultur ved HiOA. vurdering av organisasjonsmodellene er gjort i forhold til disse suksesskriteriene: Attraktivt for alumnene Alumniorganisasjonen ved HiOA må sikre differensiert aktivitet som passer for hele spekteret av alumner høgskolen har. Det må være god dialog og alumnene må ha mulighet til å påvirke portofolien av aktiviteter. Nærhet til faget/ faglig relevans HiOA er en breddehøgskole, hvor studenter og alumners identitet først og fremst er knyttet til faget. For at alumnene skal ønske å være involvert i et alumninettverk er nærhet til faget og faglig relevans i aktivitetene som tilbys viktig. Branding av alumni ved HiOA For å skape en felles alumnikultur ved HiOA og bygge identitet til institusjonen, så vel som fagene, er merkevarebygging av alumni HiOA nødvendig. Framtidig organisering må ivareta dette Ressurser er proporsjonale med ambisjonsnivå Dersom alumni skal være et satsningsområde må det settes av ressurser i alle ledd, som speiler ambisjonsnivået til institusjonen
Suksesskriterier forts. Digital løsning Kommunikasjon med alumene er avgjørende for å ha en levende alumniorganisasjon. HiOA må gå til anskaffelse av en alumniportal, eller utforske muligheten for å bruke sosiale medier som linked In for å sikre kommunikasjon mellom alumner og mellom alumner og HiOA. Rammeverk retningslinjer, verktøykasse etc. For å drive alumniaktivitet er det en stor fordel å ha et rammeverk å forholde seg til maler for markedsføring av arrangementer, verktøykasse med gode ideer. Administrativ støtte For å få gjennomført ulike aktiviteter er det kritisk å ha et støtteapparat rundt som kan stå for markedsføring, organisering og den praktiske utførelsen av aktivitetene, ellers kan terskelen for å organisere aktivitet bli for høy blant UF-tilsatte. Unngå bli avhengig av enkeltpersoner som drivere Kartleggingen har avdekket at det finnes mye godt alumniinitativ ved HiOA, men at dette ofte er drevet av ildsjeler som brenner for faget sitt, men som får lite bistand og støtte til alumniaktiviteter aktiviteten blir da personavhengig og forsvinner når ildsjelen forsvinner (eller blir utbrent). Tydelig arbeidsdeling lokalt/sentralt I forslag til organisering må det fremkomme tydelig hvilket nivå som har ansvar for ulike deler av alumniorganisering og administrasjon.
Forslag til organisering Arbeidsgruppa har vurdert fem ulike modeller (se vedlegg). De ulike modellene ble vurdert ut fra suksesskriteriene og følgende mål med alumnivirksomheten: - Attraktive tilbud for alumnene? - Ivaretas kontakt med alumnene? - Alumnivirksomhet tydeliggjøres som strategisk satsning for HiOA? - Levedyktighet? - Grobunn for bærekraftig aktivitetsnivå? - Digitalisering? - Branding av HiOA? Følgelig foreslås det en organisering som sikrer den faglige forankringen og det faglige initiativet, samtidig som en felles koordinering på institusjonsnivå sikrer en helhetlig alumniorganisasjon. Fellesadministrasjonen (avdeling STU) foreslås som tjenesteeier og har ansvaret for å utvikle og drifte fellesløsninger og bygge et felles rammeverk for HiOA alumni. Avdeling STU har allerede ansvaret for karrieretjenester rettet mot studenter (HiOA Karriere) og det er naturlig å se alumniaktivitet ved HiOA i organisatorisk og faglig sammenheng med HiOA Karriere.
HiOA alumni foreslått organisering Fakultet og institutt ansvarlig for arrangementer innhold og avvikling, med bistand fra tjenesteeier ved behov Tjenesteeier (FA) har ansvar for felles system (digital løsning), felles nettprofil, koordinere utveksling av arbeid og erfaring på tvers av institusjonen Sikre mekanismer som gjør HiOA attraktivt også etter endte studier Bygge og drifte systemer Helhetlig plan for alumniarbeidet på institusjonsnivå Aktiv pådriverrolle for å sikre aktivitet Sikre forankring for arbeidet i institusjonen Stillingsressurser både på institutt, fakultet og i STU Alumniansvar bør være en rolle på institutt, evt utdanning (UF-tilsatt). Dedikert stillingsressurs som alumnikontakt i fakultetsadministrasjonen (anslagsvis 20-50%). Denne prosenten foreslås å legges til vedkommende som skal jobbe med karriereveiledning, arbeidsgiverkontakt jf delprosjekt Informasjon, veiledning, karriereveiledning (karriereressurs på fakultet foreslått som tiltak i prosjektet). Dedikert stillingsressurs (anslagsvis 50%) i STU som alumnikoordinator for institusjonen. Denne stillingen bør knyttes opp mot HiOA Karriere. Nettverksgruppe for alumnikontaktene etableres. Gruppen koordineres av alumnikoordinatoren. For å sikre at faglig relevans og attraktivitet for alumnene ivaretas på en hensiktsmessig måte, bør det etableres et alumnistyre bestående av alumner og tilsatte.
Vedlegg 1 Sammenligning av modellene - suksesskriterier Ildsjel Minste felles tjenesteløsning Koordinering Task Force Sentralisert Nærhet til fag høy høy Middels til høy middels lav UF-ressurser Høy Høy Middels Middels lav Administrative ressurser fak lav til høy lav til høy Høy lav til ingen ingen Administrative ressurser FA ingen middels Høy høy høy Grad av felles tekniske løsninger lav høy Høy høy høy Grad av felles forankret HiOAprofil på alumnivirksomhet lav middels Høy middels Høy grad av alumniprofil, lav grad av forankring Ressursinnsats er proporsjonal med ambisjonsnivå høy høy Middels svært lav til svært høy høy Felles rammeverk for alumnivirksomhet ved HiOA (retningslinjer, verktøykasse osv) lav lav til middels Høy høy høy Enkeltindividbasert innsats høy høy Lav middels lav Pådriver enkeltperson på institutt institutt Inst, fak og FA, men med ulikt fokus fakultet, instiutt FA, HiOAledelsen
Vedlegg 2 Sammenligning av modellene - formål Ild-sjel Minste felles tjenesteløsning Task Force Koordinering Bimodellen Attraktive tilbud for alumnene Ivaretar kontakt med alumnene Alumnivirksomhet tydeliggjøres som strategisk satsning for HiOA? Levedyktighet Grobunn for bærekraftig aktivitetsnivå Ressurser Digitalisering Branding av HiOA Fargekoding: Egnet Uegnet