Vår dato: 18.11.03 Vår referanse: Vår saksbehandler: Pål Hovde Deres dato: Deres referanse: Til: Alle fast tilsatte i administrative stillinger ved HiST. IMPLEMENTERING AV ADM2003 - INNPLASSERING I STILLINGER 1. Innledning Den nye organisasjonsstrukturen er nå klarlagt gjennom prosjektet og beslutninger tatt i samarbeid med ledergruppen ved HiST, i drøftingsmøter med organisasjonene og i høgskolestyret. I forbindelse med omorganiseringen (ADM2003), vil det bli innplassert personale i den nye stillingsstrukturen. En slik prosess gjennomføres i samsvar med Omstillingsavtalen for HiST. (Omstillingsavtalen finnes på HiSTs hjemmesider, under Interne sider ). I opplegget som er skissert nedenfor, legges det opp til at alle administrativt tilsatte får anledning til en "kartleggingssamtale" med sin nærmeste overordnede i forkant av innplassering (Omstillingsavtalen). Det er laget en mal for denne type kartleggingsssamtaler (Vedlegg 1). Før endelig innplassering foretas, legges saken fram for tjenestemannsorganisasjonene. I noen tilfeller vil det kunne bli aktuelt med intern utlysning av stillinger. En eventuell utlysning vil ikke bli foretatt før all innplassering er gjennomført. En person som er blitt innplassert i en stilling vil ikke være avskåret fra å søke på stillinger som lyses ut etter at innplassering er gjennomført. Kartleggingssamtalene vil på avdelingsnivå ha et ekstra fokus på administrative stillinger under dekan. I denne sammenheng gjelder det først og fremst om stillingene innenfor den såkalte grunnbemanningen under dekan. Det personalet som på avdelingsnivå blir underlagt høgskoledirektøren, vil i de fleste tilfeller få videreført sine nåværende stillinger og arbeidsoppgaver. Etter at det er innplassert personale i stillinger underlagt dekan, vil det vil oppstå noen endringer mht. den endelige bemanning som blir underlagt høgskoledirektøren. Den endelige fordeling av arbeidsoppgaver under høgskoledirektør vil derfor i noen grad avhenge av hvem som kommer i stillingene under dekan. 2. Overgangsperiode Tilpassing av arbeidsoppgavene til en ny struktur vil ta noe tid, også ut over 1. januar 2004. I en overgangsperiode må en derfor forutsette at den enkelte fortsetter med de samme arbeidsoppgavene som i dag, uavhengig av hvor i organisasjonen en er plassert. Det viktig å sikre at alle typer driftsoppgaver videreføres på dagens nivå også etter 1. januar 2004. De nye dekanene og seksjonsdirektørene vil få en viktig oppgave med videreutvikling av organisasjonen. C:\DOCUME~1\larsf\LOKALE~1\Temp\Adm2003 brev om innplassering.doc N-7004 TRONDHEIM
Side: 2 3. Tidsplan Administrativ leder ved avdelingen vil selv kunngjøre plan for tilbud om kartleggingssamtaler. Det tas sikte på at disse samtalene kan gjennomføres i tidsrommet torsdag 20. november til onsdag 26. november. Det blir ikke foretatt en endelig innplassering før alle kartleggingsssamtaler er gjennomført. 4. Høgskolestyret har i møte 12.11.03 fattet vedtak vedrørende årsverk under dekan som det går fram av vedlegg 2 4.1 Om administrative stillinger underlagt dekan Dekanens stab skal bemannes med følgende (grunnbemanning): - utreder, 1 årsverk - økonomi/administrasjon 1-1.5 årsverk, avhengig av avdelingens størrelse - avdelingssekretær 1 årsverk En nærmere beskrivelse av innholdet i stillingene følger her: 4.2 Utreder: Stillinga omfatter saksbehandling og selvstendig utredningsarbeid knyttet til opprettelse og avvikling av fag/studieprogram, fagplan-/studieplanarbeid, kvalitetsarbeid, FoU, strategiarbeid, rapportering og budsjettdokument. Kvalifikasjonskrav: Høyere utdanning, allsidig praksis. God skriftlig og muntlig framstillingsevne. God kjennskap til høyere utdanning, fortrinnsvis også innenfor avdelingens fagområder. Stillingsnivå: Førstekonsulent eller høyere 4.3 Saksbehandler (økonomi/personal): Stillinga omfatter saksbehandling og utredning knyttet til kostnadsmessige vurderinger av faglige tiltak, opprettelse og nedleggelse av studietilbud, oppfølging av avdelingens budsjett, fordeling av bevilgning internt i avdeling mellom studieprogrammene, kostnadsberegning for nye tiltak innenfor studier og FoU, budsjett/økonomisk styring og årsrapportering. Personaladministrative oppgaver. Kvalifikasjonskrav: Høyere utdanning, allsidig praksis. God skriftlig og muntlig framstillingsevne. God kjennskap til høyere utdanning, fortrinnsvis også innenfor avdelingens fagområder. Stillingsnivå: Førstekonsulent eller høyere. 4.4 Avdelingssekretær Avdelingssekretæren skal bistå dekan og øvrige tilsatte ved avdeling med utføring av sekretæroppgaver. Vedkommende vil være sekretær for avdelingsstyre og tilsettingsutvalg. Det legges vekt på at vedkommende har god kommunikasjonsevne og evne til å sette seg inn i, og informere om avdelingens totale virksomhet.
Side: 3 Kvalifikasjonskrav: Det kreves god allmennutdanning og kjennskap til høyere utdanning, fortrinnsvis også innenfor avdelingens fagområder. Stillingsnivå: konsulent/førstesekretær 4.5 Generelt om krav til faglig bakgrunn og stillingsstørrelse for stillingene underlagt dekan Utover hva som framgår ovenfor, er det ikke spesifisert nærmere noen bestemt faglig bakgrunn for de som skal inn i stillingene som utreder, saksbehandler innenfor økonomi/personal eller sekretær. Grunnen til dette er at disse tre stillingsinnehaverne, sammen med dekan skal utgjøre et hele. De skal stå fram som et arbeidsteam som skal utfylle hverandre slik at de til sammen dekker dekanens behov for administrativ støtte i tråd med høgskolestyrets vedtak (Vedlegg 2). Som en også ser av vedtaket, er det for eksempel innenfor økonomi/personal ikke hele stillinger over alt. Disse varierer fra 0,7 til 1,5 årsverk. Det vil bli lagt vekt på å finne en hensiktsmessig tilpassing slik at ingen tilsatt må dele stilling mellom dekan og høgskoledirektør. 5. Prosedyre for innplassering Alle tilsatte i administrative stillinger skal innplasseres i den nye strukturen. En vil følge samme prosedyre for innplassering i stillinger under både dekan og høgskoledirektør. Spørsmål om innplassering vil bare gjelde de som er i fast stilling. Omstillingsavtalen fastsetter videre at: Bestemmelsene i denne avtalen omfatter også de tilsatte som på omstillingstidspunktet er i permisjon (Omstillingsavtalen). Alle berørte skal ha anledning til å komme med sine synspunkter: Virksomhetens leder, høgskoledirektør, skal sørge for at alle tilsatte som blir berørt av omstillingsprosessen, får medarbeidersamtale vedrørende omstillingen med sin nærmeste overordnede (Omstillingsavtalen). I denne sammenheng vil medarbeidersamtale bety "kartleggingssamtale", som benyttes på annet sted i Omstillingsavtalen. Under samtalene er det anledning til å ha med tillitsvalgt eller en annen kollega. Det er utarbeidet en mal for bruk ved kartleggingssamtalene (Vedlegg 1). Tilsatte som er i permisjon skal også ha tilbud om kartleggingssamtale før innplassering foretas. Følgende forhold kan inntreffe: A. Dersom kartleggingssamtalene viser at en tilsatt kan framsette rettskrav til en stilling eller er forpliktet til å tiltre stillingen i den nye strukturen ut fra bestemmelsen om at Ved omstilling, omorganisering m.v. er utgangspunktet at den tilsatte både har rett og plikt til å følge sine oppgaver, vil vedkommende bli innplassert i stillingen. (Omstillingsavtalen). Rettskrav til stillingen vil en ha dersom arbeidsoppgavene i vesentlig grad blir videreført i den nye stillingen. B. Dersom det er flere som ut i fra det som er nevnt under pkt. A mener å ha rettskrav på samme stilling, følger det videre av omstillingsavtalen: Dersom det er flere som kan innplasseres i
Side: 4 samme stilling eller til samme arbeidsoppgaver, skal de ordinære kriterier nyttes som ved vanlig tilsetting. Hensynet til likestilling skal også ivaretas. Dette vil bli gjort ved at den enkelte melder sin interesse skriftlig senest 2 dager etter at alle kartleggingssamtalene er gjennomført. Det foretas innstilling og tilsettingsrådet innplasserer. C. Dersom ikke pkt. A eller B ovenfor er aktuelle, utlyses stillingen internt for hele høgskolen. Da følges vanlig tilsettingsprosedyre. D. Dersom det viser seg at det er ingen søker stillingen, eller det ikke foreligger kvalifiserte søkere, ligger ansvaret for å finne en løsning til arbeidsgiver: Det er arbeidsgiver som har hovedansvaret for innplassering av tilsatte i medhold av lov, avtaler og regelverk. Før endelig beslutning treffes, skal den tilsatte ha anledning til å komme med sine ønsker skriftlig. De tilsatte gis anledning til å vurdere arbeidsgivers forslag til innplassering. Denne vurderingen skal det legges vekt på før endelig beslutning tas. Det kan med andre ord bli aktuelt å innplassere noen til bestemte stillinger uten at vedkommende selv har ønsket dette. Dersom en slik situasjon oppstår, kan høgskoledirektøren også vurdere å foreta en ekstern utlysning. Når det gjelder stillinger underlagt dekan, vil det i så fall være avdelingen som innstiller. For stillinger underlagt høgskoledirektøren vil det være denne som lager innstillingen. 6. Tjenestetilbud under høgskoledirektør ved AMMT. I forbindelse med implementering av ADM2003 er det nødvendig for høgskoledirektøren å lokalisere noe personale på Tunga/Øya for å dekke behovet for administrative tjenester. Endelig vurdering av tjenestetilbudet vil måtte bli en sak for de nye seksjonsdirektørene, men det må i en overgangsfase finnes en midlertidig løsning. Innplassering i disse stillingene vil følge samme prosedyre som omtalt i pkt. 5. Avhengig av hvem som konkret innplasseres, vil det kunne bli aktuelt med tilpasninger i høgskoledirektørens øvrige stab. Høgskoledirektøren vil alltid måtte ha ansvar for et tilstrekkelig tjenestetilbud ved alle studiesteder. Tjenestetilbud knyttet til økonomi, lønn og personal vil i en overgangsfase forutsette blir ivaretatt av studiested Kalvskinnet. Behovet for skrakepersonale vil i en periode på 3 mnd. fra årsskiftet bli ivaretatt av midlertidige tilsatt personale. 7. Tjenestetilbud under høgskoledirektør ved ASP Det forutsetter at høgskoledirektørens tjenestetilbudet ved ASP ivaretas av en felles studiestedsadministrasjon i Ranheimsveien. Ole A. Brønmo (sign.) Høgskoledirektør Pål Hovde (sign.) Prosjektleder
Side: 5 Vedlegg 1 MAL FOR KARLEGGINGSSAMTALE MED BERØRTE ARBEIDSTAKERE I ADM2003 Tid: Sted: Arbeidgiverrepresentant: Arbeidstaker: Nåværende stilling: Nåværende plassering i HiST-organisasjonen: Referat fra kartleggingssamtalens innhold: 1. Orientering om Adm2003 + evt. kommentar fra arbeidstaker 2. Hvordan oppfattes arbeidstakerens nåværende arbeidsoppgaver og ansvar videreført i ny administrasjonsstruktur ved HiST (implementering av Adm2003) Er stillingen helt eller delvis den samme? Endres stillingens tilknytning mht. arbeidsgiver-/foresattposisjonen (organisering i linje-strukturen)? Synspunkter fra den tilsatte på disse forholdene 3. Hvis stillingens faktiske innhold i dag innhold gjenfinnes på ulike steder i ny struktur: Orientering om "rett og plikt til å følge arbeidsoppgavene" Hvilke synspunkter har den tilsatte mht. evt. ulike innplasseringsalternativer? 4. Orientering om situasjonen vedr. stillinger som kan bli lyst ut internt: Ønsker den tilsatte å signalisere interesse for en eller flere stillinger som kommer til intern utlysning? Arbeidsgiver setter opp et skriftlig referat av innholdet i samtalene i stikkordsform. Arbeidstaker godkjenner innholdet.
Side: 6 Vedlegg 2 Vedtak i høgskolestyremøtet 12.11.03: 1. Høgskolestyret justerer sitt opprinnelige vedtak i Sak 54/2003: Adm2003, pkt.4, slik at stillinger og ressurser knyttet til "tilrettelegging av PC-er klientutstyr og brukerstøtte" blir underlagt høgskoledirektøren. 2. Høgskolestyret slutter seg til at alle administrative stillinger innenfor feltet studieadministrasjon ved studiestedene blir underlagt høgskoledirektøren. Unntak gjøres for 2 stillinger knyttet til praksisadministrasjon ved ALT. 3. Høgskolestyret slutter seg til forslaget om administrative årsverk underlagt dekan og ber høgskoledirektøren gjennomføre implementeringen av Adm2003 i tråd med dette, jfr. nedenstående tabell. Høgskoledirektøren vil kunne gjøre justeringer i tabellen, bl.a. for å unngå at stillinger deles mellom dekan og høgskoledirektør. Administrative årsverk kan organiseres i samarbeid mellom dekaner der det ligger til rette for det. ADM2003 Administrative årsverk under dekan: Grunnbemanning Avd. Utreder Avd. Personal/ sekr. økonomi Sum AFT 1 1 1,5 3,5 AMMT 1 1 0,7 2,7 ASP 1 1 1 3 AHS 1 1 1,5 3,5 ALT 1 1 1 3 AITeL 1 1 0,7 2,7 TØH 1 1 1 3 Sum 7 7 14 21,4 Tabell 1. Grunnbemanning, normert til 3 årsverk, justert for avdelingens størrelse. Personal/økonomi: Her er det tatt hensyn til avdelingenes størrelse og kompleksitet.
Side: 7 Årsverk under dekan utenom grunnbemanning AVD. Studie Eks. fin. Adm. virk. HMS Sum AFT 0 2 0,5 2,5 AMMT 0 0,2 0,3 0,5 ASP 0 1 0 1 AHS 0 2 0 2 ALT 2 2 0 4 AITeL 0 0,5 0 0,5 TØH 0 0 0 0 Sum 2 0 0 10,5 Tabell 2. Administrative årsverk som i dag ligger under dekan og som videreføres. Studieadministrasjon: Fag- og utdanningsspesifikk studieadministrasjon skal etter styrevedtaket legges til dekan. Eneste som faller i denne kategori er praksisadministrasjon ved ALT. Eksternt finansiert virksomhet er administrative årsverk som oppgitt av avdelingene. Disse er finansiert over oppdragsinntekter og skal ligge under dekan. HMS: Helse- miljø og sikkerhet. De to laboratorietunge avdelingene har ført opp andel av årsverk på dette området.