Møtets varighet: Kl. 19.00 22.25 Møtebok for menighetsrådsmøte 2. juni 2003 Til stede: Arild Isaksen, Trond Christensen, Kjell Sjulstok, Ellen Merete Storeide, Kirsti Harda Frøshaug, Per Frantsvold, Elisabeth Kristiansen. Forfall: Guro jensen, Ellen Kavlie-Borge (permisjon), Rolv Bjelland (permisjon), Kjell Rønningen Innledning og bevertning: Trond Christensen Referent: Saksbehandler Olav Martin Bjørnsen Sak 38 2003: Godkjenning av saksliste og møtebok Sakslisten for inneværende møte Møtebok fra menighetsrådsmøtet 28. april Sakslisten for inneværende møte skal godkjennes Møtebok fra menighetsrådsmøtet 28. april skal godkjennes Sakslisten og møtebok godkjennes uten merknader Det ble meldt 4 saker til eventuelt, samt orienteringer Sakslisten for inneværende møte godkjennes med nevnte merknader Møtebok fra menighetsrådsmøtet 28. april godkjennes uten merknader Sak 39 2003: Økonomisk rapport Saksordfører: Saksbehandler Olav Martin Bjørnsen Prognoserapport pr. 30. april 2003 Saksbehandler gir menighetsrådet en oppdatering om de økonomiske forhold Prognoserapport, basert på inntekter og utgifter tilkommet pr. 30. april i årene 1999-2002, sammenliknet med endelig årsresultat for de nevnte år, kan tyde på at man kan forvente å gå med et lite overskudd for inneværende år. Man skal merke seg at prognoser utarbeidet såpass tidlig på året ikke gir noe godt grunnlag for prognoser; men de tendenser som kommer til uttrykk er positive. Resultat pr. 30. april 2003 er det svakeste resultatet i perioden 1999-2003. Det har trolig sammenheng med at alle utgifter pr. 30. april var bokført; noe som trolig ikke har vært tilfelle i de foregående år. Tas til orientering Tas til orientering
Sak 40 2003: Fellessamling stab og menighetsråd Saksordfører: Kirsti Harda Frøshaug Arbeidsutvalget har diskutert behovet for en felles samling med stab og menighetsråd. Det er ønskelig å ha en slik felles samling; for å skape en større følelse av sosial tilhørighet og fellesskapsfølelse mellom staben og menighetsrådet; samt at de personlige relasjoner mellom staben og rådsmedlemmene vil bli styrket. Samlingen er tenkt bestående av både åndelige og faglige elementer; og man vil ha et fokus på det sosiale aspektet ved samlingen. Da det vil være et vesentlig poeng at man kommer litt bort fra hverdagen under en slik tilstelning; er Setertjern foreslått som et mulig sted å avholde samlingen. Samlingen bør avvikles i en helg, fortrinnsvis fra fredag til lørdag. Arbeidsutvalget kom frem til at helgen 12.- 13. september kunne være en aktuell dato. Videre bør det nedsettes et lite ad-hoc utvalg som planlegger arrangementet; og som gis myndighet til å finne egnet sted for samlingen, samt planlegge detaljer og praktisk gjennomføring av samlingen. Menighetsrådsleder Arild Isaksen ønsker å delta i denne gruppen, som menig medlem. 1. Det vedtas å avholde en felles samling for stab og menighetsråd tidlig i høstsemesteret 2003. 2. Det nedsettes et ad-hoc utvalg som planlegger samlingen nærmere. Menighetsrådet gis oppdatering i junimøtet med henhold til endelig fastsettelse av tid, sted og utgifter til arrangementet. Ad-hoc utvalget foreslås å bestå av Guro Jensen, Arild Isaksen og et medlem av staben. Rune Klæboe forespørres om å representere staben. Om han ikke har mulighet til å stille, forespørres Alf Knutsen. Videre ble det foreslått et todelt opplegg, med sosialt opplegg fredag kveld på Sandbekkstua, og et faglig preget møte på lørdag i kirken. 1. Det vedtas å avholde en felles samling for stab og menighetsråd 12. 13. september 2003. 2. Det nedsettes et ad-hoc utvalg som planlegger samlingen nærmere. Guro Jensen, Arild Isaksen og Rune Klæboe forespørres om å delta i denne. 3. Arrangementet blir todelt: En sosial del fredag kveld; fortrinnsvis på Sandbekkstua; og en faglig del på lørdag. Møtet på lørdag koordineres med oppfølgingen av Strategiplanen. Sak 41 2003: Framdriftsplan strategiplan Saksordfører: Kjell Sjulstok 1. Forslag til framdriftsplan for strategiplan 2. Framdriftsplan fordelt på uker 3. Forslag til utvalg og medlemmer 4. Strategiplan for Lørenskog menighet 2003 2005 (utlevert tidligere) Etter at strategiplanen nå er vedtatt gjenstår det å gjennomføre planen. Det vises til vedlagte Forslag til framdriftsplan for strategiplan, som tar for seg organiseringen av det videre arbeid. Utvalget under pkt 4 i forslaget er ment som et ad-hoc-utvalg og forelås oppløst når MR har vedtatt endelig framdriftsplan. I forslaget er utvalget satt opp med 3 personer. I ettertid synes det å være bedre med 4 medlemmer, 2 fra MR, 1 fra prestene og 1 fra de ansatte.
Siden vi allerede nærmer oss midt-sommer, er det vanskelig å se for seg mer enn å oppnevne leder og medlemmer av utvalg der dette ikke er gjort. Oppstart med informasjonsmøtet i pkt 4 foreslås da fra høsten 2003. 1. Forslag til Framdriftsplan for strategiplan vedtas. 2. Framdriftsplan fordelt på perioder vedtas. 3. Forslag til utvalg og medlemmer vedtas. Ledere oppnevnes av MR. Det ble foreslått å nedsette et ad-hoc utvalg som drar i gang prosessen med implementeringen av strategiplanen. Kjell Sjulstok, Trond Christensen og Astrid Nøtland foreslås som medlemmer av utvalget. Når implementeringsprosessen er kommet i gang, oppløses utvalget. Ad-hoc utvalget skal i første omgang forberede et informasjonsmøte, hvor lederne av de berørte utvalg bes møte for å få en gjennomgang på hva man ønsker utvalgene konkret skal gjøre med henhold til implementering av strategiplanen. Dette møtet foreslås avholdt lørdag 13. september på formiddagen; og koordineres med planlagt fellessamling for stab og menighetsråd. Av de fire satsningsområdene som fremheves, foreslås følgende med henhold til utvalg: Dåpsopplæring foreslås behandlet av BULM, diakon av diakoniutvalget, gudstjenester av gudstjenesteutvalget, kommunikasjon av et nytt kommunikasjonsutvalg. Gudstjenesteutvalget trenger supplering for å bli oppegående; og det foreslåes at utvalget skal bestå av Kirsti Harda Frøshaug, sokneprest Kristine Værnes, kantor Alf Knutsen og Marianne Offernes. Kommunikasjonsutvalget må nedsettes; følgende foreslåes som medlemmer: Guro Jensen, Rune Klæboe og Johannes Morken. Til sist ble det foreslått å benytte begrepet Trosopplæring for barn og ungdom i stedet for dåpsopplæring i menighetens strategiplan. 1. Forslag til Framdriftsplan for strategiplan vedtas. 2. Framdriftsplan fordelt på perioder vedtas. 3. Forslag til utvalg og medlemmer vedtas, som fremlagt under møtebehandling. 4. Strategiplan gis endelig korrigering, ved at begrepet Dåpsopplæring tas ut til fordel for begrepet Trosopplæring. Det spesifiseres at det i dette tilfelle er snakk om målgruppen 0-18 år. Sak 42 2003: Sekundære satsningsområder Saksordfører: Kjell Sjulstok Sekundære satsningsområder for Lørenskog menighet 2003-2005 Strategiutvalget fant det riktig å ikke satse for høyt med hensyn til antall satsningsområder. Satsningsområdene Medarbeiderskap, Misjon, Julemesse fellesskap og inntekter, og Kirke og kultur ble derfor ikke tatt med i menighetens strategiplan. Disse områdene er imidlertid også svært viktig, og det foreslås derfor at de tas med som menighetens sekundære satsningsområder. Med dette menes at menighetsrådet prioriterer disse i den rekke følge en ønsker å se videre på dem, og gjennomføre dem i den utstrekning en ser at en har kapasitet til. 1. Sekundære satsningsområder for Lørenskog menighet 2003-2005 vedtas som menighetens sekundære satsningsområder. 2. Satsningsområdene prioriteres i den rekkefølge de ønskes gjennomført under forutsetning av tilgjengelig kapasitet. Det kom en del kommentarer om andre arbeidsfelt som også burde medtas i et dokument om sekundære strategiområder.
Det ble reist forslag om å utsette behandling av denne saken inntil implementering av strategiplanen var kommet skikkelig i gang. Sak om sekundære satsningsområder utsettes til høsten 2003. Sak 43 2003: Møteplan for høstsemesteret Møteplan for høstsemesteret skal bestemmes. Følgende datoer foreslås: Menighetsrådsmøte Arbeidsutvalgsmøte 28. august Pr. e-post 2. oktober 18. september 30. oktober 16. oktober 27. november 13. november 18. desember 04. desember Møteplan for høstsemesteret 2003 vedtas som foreslått Det ble reist forslag om å endre datoene for møtet i desember. Ny dato for MR i desember ble foreslått til 8. desember. Ny dato for AU ble foreslått til 1. desember. Møteplan for menighetsrådet høstsemesteret 2003 er som følger: Menighetsrådsmøte Arbeidsutvalgsmøte 28. august Ikke endelig bestemt 2. oktober 18. september 30. oktober 16. oktober 27. november 13. november 8. desember 01. desember Sak 44 2003: Ungdom i Oppdrag Saksordfører: Trond Christensen Utkast til arbeidsavtale for UiO teamet i Lørenskog menighet UiOs visjoner: Forandring i Norge nå! Lørenskog menighet har som målsetting at alle døpte skal få tilbud om opplæring og har bla gjennom strategiarbeidet besluttet at dette er et satsingsområde for menigheten. Det vises til målsetting i strategidokumentet hvor det bla står at menigheten vil gi ungdom meningsfull forankring og motivasjon til engasjement for andre og skape rom der ungdoms deltakelse beriker det levende, kristne felleskap. Menigheten har videre satt et mål som sier at minst 50 % av konfirmantene fortsetter i ungdomsarbeidet. For å gjennomføre en slikt ambisiøs utfordring trenger menigheten å styrke barne- og ungdomsarbeidet både med flere medarbeidere så vel som med økonomiske ressurser. Dette arbeidet har allerede startet på forskjellige måter. Lørenskog menighet ved menighetspedagogen har denne våren vært i forhandlinger med Ungdom i Oppdrag (UiO) som har tilbudt oss et team bestående av 3 ungdommer over en 2 års periode. Disse ungdommene vil fra august/september 2003 arbeide sammen med Lørenskog menighet med barne- og ungdomsarbeid. Menighetspedagog og AU har drøftet forslag til arbeidsavtale som vedlegges sakspapirene. Lørenskog menighet har videre vært i kontakt med Skårer menighet om muligheten for et samarbeid om UiO teamet uten at det er avklart positivt til nå. Skårer har en ungdoms- medarbeider i dag som de fortsatt ønsker å prioritere og ser det derfor som vanskelig å ta økonomisk ansvar for et UiO team i tillegg til å dekke lønn til egen ungdomsmedarbeider.
AU i vår menighet har drøftet saken og ønsker å prioritere den kraftige satsingen på barne- og ungdomsarbeid som vi mener UiO team vil tilføre vår menighet. Menighetspedagogen har derfor fremmet forslag til en arbeidsavtale med UiO basert på at Lørenskog menighet vil ta det fulle økonomiske ansvaret for teamet. I forhandlingene med UiO i de siste dagene har det kommet fram at det er et ulikt syn på hvordan dette arbeidet skal drives. UiO synes å ønske at arbeidet skal drives i Lørenskog kommune som helhet, mens Lørenskog menighet ser det som naturlig at teamet jobber innenfor vår menighet så lenge vi tar det fulle ansvar. Det kreves videre en betydelig innsats i en menighet som består av nærmere 13.000 mennesker. Vi mener også at teamet må jobbe nært med menigheten og med de arbeidsoppgaver som ligger innenfor vår strategi når det gjelder barne- og ungdomsarbeid. Det gjenstår derfor en avklaring i forhold til mandat for teamet som må avklares før menigheten inngår en endleig avtale med UiO. Menighetspedagogen vil fortsette samtalene med UiO om dette og vi ser på muligheten for å avtale et møte med UiO hvor disse forhold drøftes og avklares. AU år inn for en avtale med UiO hvor Lørenskog menighet står ansvarlig for husvære samt dekker noen transportkostnader. Videre ønsker UiO en ofring i semesteret. AU har beregnet utgifter som følger: Husleie Kr 4-7.000/mnd Kr. 48.000 maks. Kr 84.000 Strøm estimert Kr 2.000/mnd Kr 24.000 Kommunale avgifter ca Kr 8.000 TV lisens Kr 2.000 Transportutgifter Kr 2.000/mnd Kr 24.000 Uforutsett Kr 8.000 Totalt Kr 150.000 AU foreslår at utgiftene dekkes på følgende måte: Lønnsutgifter ihht budsjett * Kr 65.000 Bidrag fra Kirkevergen ** Kr 30.000 Økte gaver, faste givere Kr 55.000 Totalt Kr 150.000 * Sivilarbeider slutter i august og erstattes ikke. ** UiO teamet arbeider for Kirkevergen 1 dag/uke 1) Menighetspedagogen takkes for arbeidet med å få engasjert et UiO team til Lørenskog menighet. 2) Lørenskog menighet inngår en avtale med UiO om utplassering av et team bestående av 3 personer i to år forutsatt at man blir enig om en arbeidsavtale. 3) Lørenskog menighet bevilger inntil Kr. 150.000 per år til dekning av utgifter i forbindelse med UiO teamets arbeid. Da MR savner etterlyst informasjon fra UiO, ser man seg ikke i stand til å fatte et vedtak på denne saken i inneværende møte. Det ble foreslått at menighetspedagog kontakter bispedømmet, med henblikk på vite om de kan tenke seg å subsidiere leieprisen noe på sokneprestboligen; som er et av alternativene til husrom for et eventuelt team. Det ble videre reist forslag om å arrangere et møte med UiO, slik at de spørsmål og problemstillinger MR måtte inneha kan klareres. Menighetspedagogen får ansvar for å arrangere et slikt møte. Menighetspedagog får i oppgave å organisere følgende oppgaver: 1. Innkalle til et møte med UiO. Arild Isaksen og Trond Christensen vil delta fra menighetsrådet. Espen og Elisabeth Kristiansen fra staben forespørres om å stille på møtet, samt Reidar Kavlie-Borge fra BULM.
2. Menighetspedagogen sjekker med bispedømmekontoret hva som vil bli reell kostnad for eventuell leie av sokneprestboligen i Lørenskog. Sak 45 2003: Saker avgjort av AU 1. Søknad om økonomisk støtte til foredragsholder Unge Voksne samlingen søker om støtte til foredragsholder, og ber om kroner 500,- til dette. Innvilget 2. Søknad om økonomisk støtte til Alfa-kurs Unge Voksne samlingen søker om å få innvilget kr. 3000,- i støtte for å kunne avvikle Alfa-kurs. Arbeidsutvalget er positive til tiltaker, men ønsker ikke å innvilge støtte til dette formålet før budsjett samt plan for gjennomføring er blitt fremlagt. 3. Mobilutgifter til menighetspedagog Arbeidsgiver ønsker ikke å dekke de faktiske utgifter menighetspedagog har med bruk av mobiltelefon i sitt arbeide. Da menighetspedagog føler det ikke er riktig å betale regulære jobbutgifter av egen lommebok, har han søkt menighetsrådet om å få dekket denne utgiften. Arbeidsutvalget ønsker ikke å ta stilling til denne søknaden. Kirkevergen følger her gjeldende retningslinjer vedrørende dekning av telefonutgifter; og ønsker ikke å gi signaler som kan oppfattes som en overprøving av kirkevergens avgjørelse. MR ser at retningslinjene ikke dekker reelle utgifter og ønsker at BULM kan ta på seg det ansvaret og dekke utgiftene inn innenfor den generelle støtte BULM får fra MR. BULM kan eventuelt komme tilbake til MR dersom dette ikke er mulig. Menighetsrådet gir sin tilslutning til de vedtak fattet av Arbeidsutvalget. Under punkt 3 ble det presisert at det er BULM som må følge opp denne saken videre. Menighetsrådet gir sin tilslutning til de vedtak fattet av Arbeidsutvalget. Sak 46 2003: Givertjenesten Saksordfører: Trond Christensen Svar fra Skatteetaten vedrørende skattefritak på gaver til menigheten (99.2003 157) Det har blitt tatt opp til diskusjon om givertjenesten skal øremerkes Ungdom i Oppdrag, eller om den skal ha menighetens arbeid som formål. Arbeidsutvalget føler det blir feil å dedikere givertjenesten til ett bestemt formål; og synes det vil være en bedre løsning å si en del om hvilke satsningsområder som inntektene fra givertjenesten vil gå til. Prosjektet med Ungdom i Oppdrag vil bli behørlig presentert som et viktig satsningsområde. Saksbehandler har innhentet informasjon fra Skatteetaten, og fått vite at man ikke kan tilby giverne skattefradrag på gaver gitt til menigheten. Skatteetaten er av den formening at Den norske Kirke ikke faller inn under den bestemmelsen som gir givere anledning til å få skattefritak for gaver til ideelle organisasjoner. Givertjenesten øremerkes ikke, men vil heller bli behørlig omtalt som et av menighetens store stasningsområder som skal delfinansieres av givertjenesten. I og med at man ikke har noen formell avtale med UiO, vil man foreløpig ikke kunne presentere dette prosjektet som et satsningsområde når givertjenesten igangsettes. Det ble ellers informert om at man tenker seg igangsetting av prosessen 1. pinsedag.
1. Givertjenesten øremerkes ikke, men særskilte prosjekter vil bli behørlig omtalt som et av stasningsområdene som skal delfinansieres av givertjenesten. 2. Prosessen med revitalisering av givertjenesten igangsettes 1. pinsedag. Sak 47 2003: Orienteringer Referat fra møte i BULM 13. mai (98.2003 361) Referat fra styremøte i PUH-gudstjenestene (102.2003 315) Høringsuttalelse vedrørende Lørenskog kommunes rusmiddelplan 2003-06 (85.2003 344) Øvrige saksdokumenter tas med til menighetsrådsmøtet 1. BULM har hatt møte, referat vedlagt (98.2003 361) 2. Det har blitt avholdt styremøte i styringsgruppas for arbeidet med utviklingshemmede i Nedre Romerike (102.2003 315) 3. Kristine Værnes har laget en høringsuttalelse til kommunens nye rusmiddelplan (85.2003 344) 4. Vennskapsmenigheten i Romania takker for gave (93.2003 071) - Takkebrev vil bli lest på menighetsrådsmøtet 5. Samarbeidsavtalen mellom Rusmiddeldirektoratet og Kirkerådet (87.2003 344) - Orientering om søknadsskjema er tilgjengelig på kontoret 6. Revidert årsmøteprotokoll fra Kirkens SOS i Borg (86.2003 016) - Tilgjengelig på kontoret for de som ønsker kopi 7. Takk for gaven (80.2003 317) - Bibelselskapet takker for gave stor kr. 5423,50,-. 8. Fellessending fra Borg bispedømme (77.2003) - Innholdet er kopiert og distribuert etter anvisninger 9. Diakonitreff i Borg bispedømme 11. oktober (76.2003 340) - Årets samling vil være i Fjellhamar kirke 10. En invitasjon til framtidstenkning (100.2003 016) - Menneskeverd inviterer til frokostmøte i anledning abortlovens 25-årsjubileum 11. Nytt leirtilbud fra Skjærgårds - Skjærgårdsgospel har lansert tilbud om leir under festivalen. Menighetspedagog vil se nærmere på dette tilbudet med tanke på konfirmanttilbudet i skoleåret 2004/05. 12. Ny gravferdsliturgi - Presteskapet i Skårer og Lørenskog menighet har bestemt at det fra 1. juni vil bli gjennomført hel senking av kisten. De berørte parter vil ha et informasjonsmøte om dette 26. mai 13. Varsel om renteendring (103.2003 170) - Rentesatsen på menighetens bankkonti blir nedsatt til 5.1% fra 4. juni 14. Lørenskog kirke, diverse saker (104.2003 55) - Viktigste sak: Lørenskog kirke stenges på dagtid i perioden 2. juni 21. juni. Tas til orientering Følgende saker ble det i tillegg orientert om: Gratis publisering av menighetsblader på Internett (114.2003 308) - Oversendes kommunikasjonsutvalget når det er aktivt Invitasjon til tur med Normisjon til Bangladesh (113.2003 362) - Priser fra kr. 14.900,-. Menighetskontoret har tatt i bruk Giromail på menighetens bankkontoer (112.2003 170) - Til informasjon Det norske misjonsselskap takker for gaver til Mali-arbeidet (111.2003 317) - Totalt er kroner 17416,- overført fra januar til og med mai 2003.
Invitasjon til 5-årsjubileum (110.2003 016) - Regnbuen Kristne Felleskap inviterer 2-4 personer fra hver samarbeidsmenighet til feiring lørdag 7. juni Ekstraordinært årsmøte i Haneborg Antennelag (108.2003 016) - Kabel-TV leverandøren til Fjellhamar kirke har ekstra årsmøte i forbindelse opprustning av kabelnettet. Sak 48 2003: Eventuelt 1. Frivillighetsleder i menigheten - Tre av medlemmene i Lørenskog menighetsråd overvar et foredrag i regi av Skårer menighetsråd, hvor Frivillighetsleder Melle Aakenes fra Langesund menighet foreleste om menigheten og hennes rolle i den. - Foredraget hadde flere momenter som var svært interessante; og det ble varslet at det var et ønske om å ta opp dette som egen sak ved en senere anledning. 2. Dugnad hos Kristine Værnes - Sokneprest Kristine Værnes skal flytte 16. juni. Alle rådsmedlemmene og øvrige medarbeidere oppfordres til å møte opp på dugnad. 3. Konfekt på 1. pinsedag - Det ble spurt om hvem som skal ordne konfekt etter gudstjenesten 1. pinsedag. Nestleder påtok seg dette; og skulle ta kontakt med kirketjenerne for å organisere det praktiske arbeidet. 4. Sidealteret etter vigslingen - Det ble spurt om hvilke regler som skulle gjelde for bruk av sidealteret nå som det er innviet. Det ble opplyst om at man fortsetter å bruke gjeldende regler frem til høstsemesteret.