DRAMMEN KOMMUNES DELEGERINGSREGLEMENT Delegering av rådmannens myndighet Reglement fastsatt 8. mars 2001 Hjemmel Med hjemmel i kommunelovens 23 nr. 4, 24 nr. 1 og 46, jfr. forskrift om kommunale og fylkeskommunale budsjetter, og generelt delegeringsreglement for Drammen kommune, 4 og 5, delegerer rådmannen herved sin myndighet til administrasjonen etter følgende retningslinjer: Generelt Rådmannen delegerer sin myndighet videre til administrasjonen ved virksomhetslederne, såfremt ikke noe annet er bestemt av bystyret eller i dette reglementet. Formålet med delegeringen er å oppnå en effektiv organisasjon og sikre rask og effektiv tjenesteyting. Lederne av virksomhetene gis den myndighet som er nødvendig for å sikre virksomhetens totale drift. Videre skal delegeringen sikre effektiv arbeidsfordeling mellom kommunens toppledelse og virksomhetene. Generelt delegeringsreglement 2 Generelle bestemmelser gjelder for utøvelse av delegert myndighet og for forholdet mellom overordnet og underordnet organ. Hensyn som skal ivaretas ved utøvelse av myndighet: Rettssikkerheten for innbyggerne Effektiv ressursbruk Service og saksbehandlingstid Samsvar med politiske mål og retningslinjer Medarbeidernes rettigheter og utviklingsmuligheter. Myndighet og ansvar ligger i utgangspunktet hos delegerende instans. Det må derfor etableres gode tilbakemeldingsrutiner for utøvelsen av den delegerte myndighet. Foruten de tilbakemeldingsmekanismer som ligger i tertialrapporter, årsmeldinger m.v. bør det utarbeides særskilte rutiner på enkelte områder der informasjon er av spesielt stor betydning. Delegering av budsjettfullmakter Virksomhetslederne gis fullmakt til å fordele og disponere budsjett innenfor respektive virksomhets ramme. Fullmakten begrenses slik: Fordelingene og disponeringene må ikke endre bystyrets bevilgning i årsbudsjettet reelt sett. Fordelingene og disponeringene må ikke komme i strid med prinsippielle prioriteringer og forutsetninger som ligger til grunn for bystyrets budsjettvedtak. Fordelingene må oppfylle kommunelovens krav til realisme og balanse. Det vises videre til vedlegg til reglementet her som inneholder nærmere regler om utøvelsen av delegert anvisnings/disponeringsmyndighet.
Delegering til økonomitjenesten Myndighet til å inngå rammeavtaler på kommunens fellesområder tillegges virksomhetsleder for økonomitjenesten. Myndighet til å fatte vedtak om oppholdsbetaling for personer ved langtids- og korttidsopphold i institusjon (bo- og servicesenter) tillegges virksomhetsleder for økonomitjenesten Virksomhetsleder for økonomitjenesten fastsetter generelle retningslinjer og rutiner for kommunens behandling av anskaffelser, inkludert anbudsinnhenting. Delegering i personalsaker Personalforvaltning Personalsjefen, som leder av støttevirksomheten "Personaltjenesten", har fått særskilt delegert ansvar, og utøver myndighet på vegne av rådmannen i personalsaker. Personalsjefens avgjørelsesmyndighet i personalsaker som ikke er prinsippielle, delegeres til den virksomhetsleder som har personalansvaret i det aktuelle tilfellet. Se forøvrig rutiner for behandling av klagesaker. Under utøvelse av denne myndigheten skal arbeidsmiljøloven og avtaleverkets regler for medbestemmelse ivaretas. Personalsjefen har delegert myndighet til å forhandle med fagorganisasjonene etter avtaleverkets bestemmelser. Større lønnsforhandlinger som føres etter Hovedtariffavtalens kap. 5 punkt 5.1 gjøres i samråd med rådmann. Ansettelser Ansettelser av virksomhetsledere foretas av rådmannen. Virksomhetsleder foretar ansettelse av personale i virksomheten. Det forutsettes at rutiner som er beskrevet i kommunens personalhåndbok blir fulgt. Oppsigelse/avskjed Myndigheten til å si opp eller avskjedige er tillagt personalsjefen. Overtallighet / attføringssaker Virksomhetsleder har ansvar for at overtallige og ansatte under attføring blir ivaretatt. Personalsjefen har overordnet ansvar for, og samordner overtallighet og attføringssaker. Permisjoner Virksomhetsleder avgjør permisjonssøknader i henhold til gjeldende lov- og avtaleverk og kommunens egne retningslinjer, jfr. kommunens personalhåndbok. Permisjoner etter Hovedavtalens 12-5 punkt a) siste avsnitt, punkt b) og punkt c) avgjøres av personalsjefen. For øvrig vises til inngåtte rammeavtaler og særavtaler med fagorganisasjonene etter Hovedavtalens 12-7 og 12-8. Dispensasjoner fra utdanningskrav Dispensasjon fra utdanningskrav i særlovgivning gis av rådmannen.
Rutiner og retningslinjer Personalsjefen fastsetter generelle retningslinjer og rutiner for kommunens personalforvaltning, herunder klager i personalsaker. Delegering til IKT-tjenesten IKT-tjenesten har myndighet til å utøve systemeierskap for kommunens IKT-systemer, med de funksjoner som er tillagt systemeier i henhold til vedtatt IKT-strategi for Drammen kommune. Som systemeier har virksomhetsleder for IKT-tjenesten overordnet myndighet i forhold til virksomhetene når det gjelder IT-sikkerhet. Virksomhetsleder for IKT-tjenesten skal fastsette retningslinjer for bruk av IT-systemene, og har myndighet til å påse at systemet brukes i henhold til lover, forskrifter og retningslinjer. Delegering til administrasjonstjenesten Virksomhetsleder for administrasjonstjenesten har overordnet myndighet i forhold til å gjennomføre felles journalføring og arkivering for hele kommunen i samsvar med lovgivning og forskrifter. Virksomhetsleder fastsetter generelle retningslinjer og rutiner for kommunens journalføring og arkivsystem. Delegering etter særlovgivningen Dersom ikke annet er bestemt, delegeres myndighet i henhold til særlovgivningen til den enkelte virksomhetsleder innenfor de særlovsområder som er fastlagt og/eller beskrevet i oppgavebeskrivelse for virksomheten. Den enkelte virksomhetsleder skal ikke bruke myndigheten på en slik måte at avgjørelsen får konsekvenser utover eget arbeids- og ansvarsområde. I slike tilfelle kreves enighet mellom de involverte virksomhetsledere. Oppnås ikke enighet, skal saken bringes inn for rådmannen. Særskilte områder 1. Myndigheten til å begjære påtale i straffesaker på kommunens vegne etter straffeloven 79, femte ledd utøves av rådmannen 2. Myndigheten som er tillagt overordnet faglig ansvarlig i forhold til kap. 6A i lov om sosiale tjenester (tvangssaker) utøves av rådmannen. 3. Myndighet etter konsesjonslovgivningen, med unntak av konsesjon for landbrukseiendommer, utøves av rådmannen. 4. Myndighet etter følgende bestemmelser i opplæringsloven utøves av rådmannen: a) Spesialundervisning: fordeling av kommunalt øremerkede midler ut fra erfaringstall fosterhjemsplasserte barn, enkeltvedtak 5-1 og 5-7
b) Skyss, 7-1, 7-3 og 7-6 c) Private skolefritidsordninger, jfr. 13-7. 5. Myndighet etter bestemmelser i barnehageloven som spesifikt er lagt til kommunenivå (godkjenning og tilsyn) utøves av rådmannen. 6. Myndighet i medhold av kommunehelsetjenestelovens 4a-3 annet ledd utøves av helsesjefen i følgende saker når dette er nødvendig på grunn av tidsnød: pålegg, herunder meldeplikt ( 4a-4 jfr. 4a-1), konsekvensutredning ( 4a-5), opplysningsplikt ( 4a-6) gransking ( 4a-7) retting ( 4a-8) stansing etter 4a-4 fjerde ledd og 4a-10. Opphevelse av tidligere bestemmelser om delegering Tidligere bestemmelser om delegering av rådmannens myndighet oppheves fra det tidspunkt dette delegeringsreglementet tar til å gjelde. Nils Fr. Wisløff Vedlegg: 1. Regelverk for rekvisisjon, attestasjon og anvisning i Drammen kommune 2. Retningslinjer for praktiseringen av attestasjons- og anvisningsmyndighet i Drammen kommune.
Vedlegg 1 REGELVERK FOR REKVISISJON, ATTESTASJON OG ANVISNING I DRAMMEN KOMMUNE Punkt 1 - generelt Regelverket gjelder ved alle anskaffelser i Drammen kommune. Regelverket gjelder for alle styrer og utvalg, enheter og virksomheter som sorterer under Drammen bystyre. Kontrolloppgavene vedr. attestasjon, anvisning m.v. gjelder også for variabel lønn, utbetaling av sosialhjelp og andre tilskuddsordninger, samt for rente og avdragsutgifter. Normalt gjelder anvisning om utbetaling et bestemt beløp på et bestemt tidspunkt til bestemt person. For faste lønninger og andre uforanderlige årsutgifter kan utbetaling skje etter "stående anvisninger", dvs. anvisninger som gjelder inntil annen ordre gis. Punkt 2 - habilitet i forhold til anvisning og utbetaling Ingen kan revidere eller utbetale sine egne anvisninger. Dette innebærer at anvisningsmyndighet ikke kan gis til kommunerevisor, regnskapssjef eller til deres underordnede. Det er ikke adgang til: å attestere sine egne regninger (f. eks. reiseregninger eller utlegg) å anvise sine egne regninger at underordnede anviser overordnedes regninger å utbetale sine egne anvisninger å anvise regninger hvis regningsutstederen og den ansatte i kommunen er knyttet til hverandre på en slik måte at den ansatte kan anses for inhabil (jf. forvaltningsloven 6-10 og kommuneloven 40). å anvise til utbetaling utgifter som er hjemlet i forvaltningsvedtak den ansatte selv har fattet (f. eks. i medhold av lov om sosiale omsorg). Punkt 3 kontrolloppgavene Kontrolloppgavene ved kjøp av varer og tjenester er: Rekvisisjon Varemottak/tjenestelevering Fakturakontroll Attestasjon Anvisning Attestasjon og anvisning skal aldri foretas av samme person. Kontrolloppgavene for øvrig skal søkes fordelt på forskjellige personer i den grad det er praktisk mulig. Den som gjennomfører kontrollen skal underskrive. Underskriften skal omfatte etternavn og minimum forbokstaven i fornavn. Stempel kan ikke erstatte underskrift. Rekvisisjon Enhver virksomhet og enhet har rett til å rekvirere varer og tjenester innenfor eget budsjettansvar. Varen/tjenesten skal som hovedregel være levert før eller samtidig med betaling. Unntak er f. eks. abonnement og andre "kontinuerlige" leveranser. Bruk av a konto eller delbetalinger er gode alternativer i denne sammenheng. Den som rekvirerer plikter å følge de til enhver tid gjeldende regler og rutiner for rekvirering (jf. punkt 4 - anskaffelser).
Varemottak/tjenestelevering Ved mottak av vare/tjeneste skal følgende kontrolleres: at varen/tjenesten vedkommer aktuelle del av kommunen at leveringen stemmer med bestillingen m.o.t. kvantitet og kvalitet, at varen er ubeskadiget m.v. Normalt skal mottaker signerer for utført kontroll av varen/tjenesteleveransen. Ved mangler eller feil skal leverandøren umiddelbart gis beskjed om dette. Ved vesentlig mangel/feil skal beskjeden være skriftlig. Fakturakontroll Ved fakturamottak skal det kontrolleres at: fakturaen ikke er betalt/behandlet tidligere fakturaen og ev. underbilag/spesifikasjoner stemmer med leveransen m.o.t. kvantitet og kvalitet vare/tjenester er levert til rett tid og rett sted og at andre leveringsbetingelser er oppfylt pris stemmer med avtale og at rabatter er korrekt, og eventuelt foreta utregningskontroll ved behov. Der det ikke foreligger avtale om pris skal det foretas en rimelighetsvurdering av pris og øvrige betalingsvilkår. betalingsdato og andre betalingsbetingelser er korrekt eventuelt påslag av merverdiavgiften er korrekt Bare originalfakturaer skal brukes som regnskapsbilag. Dersom det er umulig å bruke originalfaktura, kan kopi benyttes med påskrift om at kopien erstatter originalen - og påført årsak til at kopi må benyttes. Ved feil i fakturaen skal det uten opphold tas kontakt med leverandør slik at feilen rettes gjennom kreditnota og/eller ny korrigert faktura. Attestasjon Myndighet til attestasjon innebærer å gå god for: at utgiftene vedkommer kommunen at utgiftene kan belastes oppgitte konto, herunder at forskriftene for regnskapsføring følges at det er budsjettmessig dekning at de formelle sidene ved fakturaen/vedtaket/utbetalingsanmodningen ellers er i orden at de fastsatte rutiner er blitt fulgt Attestasjonsmyndigheten innebærer i tillegg å sørge for at det blir brukt korrekt momskode eventuelt momskompensasjonskode. Det praktiske arbeidet med å føre koden på bilaget kan enten håndteres fullt ut i den enkelte virksomhet, eller ved at virksomheten sørger for å ha rutiner slik at dette ivaretas utenfor egen virksomhet. Anvisning Anvisningsmyndighet innebærer: myndighet til å godkjenne utbetalinger av penger til dekning av utgifter som kommunen pådrar seg i henhold til vedtatt budsjett ansvar for at den som attesterer, er gitt denne myndighet innenfor et avgrenset budsjettområde, har den nødvendige kompetanse og utøver myndigheten på en forsvarlig måte En anvisning er en utbetalingsordre fra den som har myndighet til å gi slik ordre. Anvisningen
skal skje uten unødig opphold. Rådmannen er av kommunestyret gitt anvisningsmyndighet for hele den kommunale forvaltning. Rådmannen kan foreta en intern delegering av sin anvisningsmyndighet. Feilaktige innkjøp og utbetalinger som skyldes uaktsomhet fra den som attesterer eller anviser vil kunne medføre økonomisk ansvar. Punkt 4 - anskaffelser Konkurranseprinsippet skal danne utgangspunkt for alle anskaffelser som Drammen kommune foretar. Konkurranseprinsippet ivaretas gjennom: A) Rammeavtaler (fellesavtaler som er inngått ved konkurranse) B) Anbudskonkurranse C) Kjøp etter forhandlinger (tilbudskonkurranse) For kjøp av varer og tjenester og kontrahering av bygge- og anleggsvirksomhet gjelder vedtatt anskaffelsesinstruks (jf. bystyresak 52/97). Grensen for direkte anskaffelse (jf. anskaffelsesinstruksen kap. 6) er satt til 250.000 kroner ekskl. mva. (jfr. bystyresak 43/00). De enkelte virksomhetene/enhetene har ansvar for å ha de nødvendige rutiner for å gjennomføre anskaffelser på en korrekt måte i henhold til gjeldende instruks og budsjett. Vedlegg 2 RETNINGSLINJER FOR PRAKTISERING AV ATTESTASJONS- OG ANVISNINGSMYNDIGHET I DRAMMEN KOMMUNE Disse retningslinjene utfyller kommunens regelverk for rekvisisjon, attestasjon og anvisning, gjeldende fra 01.02.2001. Retningslinjene omhandler spesielt videredelegering av rådmannens anvisningsmyndighet og hvordan fordeling av anvisningsmyndighet skal fordeles. Generelt Den som har anvisningsmyndighet innehar samtidig attestasjonsmyndighet, men denne kan ikke både anvise og attestere på samme bilag. Videredelegering av anvisningsmyndighet Rådmannen er av kommunestyret gitt generell anvisningsmyndighet for hele den kommunale forvaltning. Denne myndigheten videredelegeres som følger: Rådmannen delegerer sin anvisningsmyndighet til de personene som til enhver tid er leder for virksomhetene eller for rådmannens stab, innenfor vedkommendes eget budsjett- /ansvarsområde. Den som er utpekt som stedfortreder i ferie og fravær, har den samme anvisningsmyndighet som den vedkommende er utpekt for. Rådmannen delegerer sin generelle anvisningsmyndighet til kommunaldirektørene og økonomisjefen.
Den som av rådmannen er delegert anvisningsmyndighet kan bare videredelegere denne i ett ledd. Virksomhetsledernes videredelegering av anvisningsmyndighet skal være skriftlig og angi hvilket ansvars-/budsjettområde den gjelder for, navn og tidsrom videredelegeringen gjelder for. Hvis virksomhetslederen har delegert anvisningsansvaret til en underordnet, skal lederen ikke attestere regninger som den underordnede senere skal anvise. Egne regninger og utlegg Praktisering av anvisningsmyndighet for egne regninger og utlegg: A) Ordfører anviser utbetalinger til rådmannen B) Rådmannen anviser utbetalinger til ordfører og til økonomisjefen C) Økonomisjefen anviser utbetalinger til kommunaldirektørene, ledere i rådmannens stab og leder av administrasjonstjenesten D) Leder av administrasjonstjenesten anviser utbetalinger til virksomhetslederne. Faktura som vedrører revisjonen og økonomitjenesten Da ingen kan revidere eller utbetale sine egne anvisninger kan ikke anvisningsmyndighet gis til revisor, regnskapssjef eller til deres underordnede. Leder for administrasjonstjenesten gis myndighet til å anvise fakturaer, kreditnotaer og utbetalinger som gjelder disse virksomhetenes egen økonomi. Begrensningen gjelder ikke omposteringer, intern fordeling av inntekter og utgifter og andre posteringer som ikke innebærer en utbetaling. Regnskapsbilag vedrørende kommunens finansforvaltning anvises av økonomisjefen. Organisering av attestasjonsmyndighet Det skal være en "arbeidsfordeling" mellom den som anviser og den som attesterer. Virksomhetslederne skal gi en eller flere av sine medarbeidere skriftlig fullmakt til å attestere. Virksomhetsledernes videredelegering av attestasjonsmyndighet til navngitt person skal være skriftlig og angi hvilket ansvars-/budsjettområde den gjelder for. Det er viktig at den som har denne fullmakten har tilstrekkelig kompetanse til dette. Hvis slik ansvarsdeling ikke kan skje på en tilfredsstillende måte innenfor egen virksomhet, må enheten kun attestere, og deretter sende bilaget til administrasjonstjenesten for anvisning. Virksomhetslederen har ansvar for til enhver tid å ha oversikt over hvem som er videredelegert anvisningsmyndighet og hvem som har attestasjonsmyndighet. Oversikter over dette skal gis til regnskapssjefen, som skal sørge for å ajourføre et register.