Side 1 av 9 Grunnleggende tips & triks i OpenOffice.org Skrevet av Kyrre Ness Sjøbæk. OpenOffice er en svært kraftig tekstbehandler, og har mange triks. Dette dokumentet tar for seg de viktigste. Det er tatt utgangspunkt i versjon 2.0.2 på norsk. Skjermskuddene er tatt på Linux under «Redhat Fedora Core 5» med «Gnome 2.14.3» skrivebordsmiljø. Innholdsliste Stilbehandleren...1 Formler...2 Feilsøking...4 Bilder og andre objekter...5 Diverse...6 Topptekster og sidenummereringer...6 Eksport til PDF...7 Hvorfor PDF...8 Stavekontroll...8 Diverse Tips&Triks...8 Juss...9 Stilbehandleren Denne lar deg velge hvilken stil du ønsker å bruke på en tekst dvs. font, fontstørrelse, fet/kursiv, farge, linjeavstand etc. Du aktiverer stilbehandleren ved å trykke «F11» på tastaturet, eller bruker nedtrekksmenyen til høyre for fontvelgeren:
Side 2 av 9 Poenget med denne er å hjelpe deg holde en konsistent stil over hele dokumentet, i stedet for et lappeteppe av fonter, størrelser etc. dette gjør at ting ser mye penere/proffere ut. F.eks. Så bruker du stilen «Overskrift 1» på alle førstenivå overskrifter, «Overskrift 2» på alle andrenivå overskrifter, brødtekst på brødteksten (den vanlige teksten), «Overskrift» som hovedoverskrift på dokumentet (denne dukker ikke opp som en del av dokumentets struktur, så den er f.eks. usynlig i den autogenererte innholdslisten, eller i vinduet «dokumentstruktur» (tast F5). Når du så har skrevet ferdig dokumentet, er det klart for å «leke» med stilene f.eks. syntes jeg at hovedoverskriften (stil «Overskrift») var alt for liten og puslete så jeg høyreklikker på denne stilen i stilbehandleren (den som kommer ved å trykke F11 sørg for at nedtrekksmenyen nederst står på «Automatisk» ikke «Alle stiler» det er mange), høyreklikk på «Overskrift» og ta «Rediger...». Følgende vindu kommer da opp: Her kan jeg f.eks. velge størrelse 20pt, og vips så ser overskriften slik jeg hadde ønsket. Tilsvarende kunne jeg endret brødtekst, tatt på «innrykk og avstand» og satt linjeavstand til «Dobbel». Og vips så hadde all brødteksten fått dobbel linjeavstand. Formler Formelredigereren i OpenOffice er god (dog kanskje ikke like god som i LaTeX, men det er ikke et verktøy for nybegynnere), og aktiveres ved å ta «Sett inn» i menyen på toppen > «Objekt» «Formel» (eller tilsvarende knapp på verktøylinje). Du får da opp en skjerm som ser ca. slik ut:
Side 3 av 9 Den lille grå firkanten er der det ferdige resultatet står. Firkanten til høyre («Utvalg») er paletten, og det store hvite feltet på bunnen er «kildekoden». For å lære seg dette verktøyet, begynn med å bruke paletten, men legg merke til hva den gjør med kildekoden. F.eks. kunne jeg tenke meg å skrive Newtons gravitasjonslov slik den undervises i fysikk på videregående skole: F= m M r 2 For å få til dette, skreiv jeg i kildekodefeltet «F = {%gamma m M} over r^2» (merk at det kan ta litt tid fra man gjør en endring i kildekodefeltet til endringen viser seg på skjermen ca. 1 2 sekunder). Hvorfor gjorde jeg dette? «F =» er jo grei. Men hva med %gamma? Dette er rett og slett en kode som betyr at jeg ønsker et gresk tegn (% tegnet), og det greske tegnet er liten gamma (ordet gamma skrevet med små bokstaver). Jeg kunne også plukket denne fra en palett ved å trykke på «kulturminne skiltet» øverst i OpenOffice vinduet. Trykker man på den får man opp en slik sak:
Side 4 av 9 Hva med «over»? Dette betyr at jeg ønsker en brøkstrek jeg ønsker å sette noe over noe annet. Og hvorfor bruker jeg krøllparanteser rundt det som er oppå brøkstreken? Jo slik ville det sett ut uten: F= m M r 2 Vi skjønner altså at krøllparantesene grupper noe sammen, uten å selv synes (vi kunne også brukt vanlige paranteser da ville det sett slik ut: F= m M r 2 Noen ganger ønsker man kanskje å faktisk skrive ordet «over» hva da? Da setter man det inn i hermetegn slik: "over". OpenOffice vil da skjønne at det ikke er et kodeord, men vil bare skrive det rett ut. En annen nyttig sak er kodeordet «newline» da får man et linjeskift. Linjeskift i kildekodefeltet (tast «enter») har ingen ting å si, men er ofte lurt å bruke for oversiktens skyld. Alle disse kodene (kanskje ikke {} og "") er også mulig å få tak i fra paletten. Feilsøking Noen ganger har man gjort noe galt når man taster inn en formel, og får «rare» resultater kanskje noe slikt: F= Ett slikt rødt opp ned spørsmåltegn betyr at noe mangler på venstresiden av likhetstegnet. Mange av «kodene» slik som likhetstegnet, «over» etc. forlanger å ha en variabel eller noe slikt på begge sider. Andre krever bare den ene siden (som vektortegnet), eller kanskje et vist antall elementer på den ene siden (som matrisen). Slike «koder» oppfører seg som matematiske operatorer, og blir også misfornøyd om du forsøker å sette to av dem ved siden av hverandre på en meningsløs måte f.eks. kan vi skrive «F = over r^2»: F= r 2
Bilder og andre objekter Side 5 av 9 For å legge til et bilde, velg «Sett inn» > «Bilde» > «Fra fil». Du får nå opp en dialogboks hvor du kan velge hvilket bilde du ønsker å sette inn. Hos meg ser den slik ut, men dersom du sitter på Windows ser den noe annerledes ut: Velg her hvilken fil du ønsker å sette inn ved å bla deg fram til riktig mappe, og dobbeltklikk på bildet du vil ha. Bildet kommer så opp. Du kan nå flytte bildet rundt, endre størrelsen på det etc. Når du flytter det rundt, legg merke til «ankeret». Dette forteller deg hvor OpenOffice mener bildet hører hjemme. Du kan også velge mellom en rekke forskjellige typer ankere ved å høyreklikke på bildet og peke på «forankring» i menyen som kommer opp. Eksperimenter deg fram! I den samme undermenyen kan du også velge hvor du ønsker «grunnlinjen» nyttig dersom du skal ha to bilder ved siden av hverandre og vil at de skal begynne like høyt på siden. Dersom du endrer størrelsen på bildet, kan det være lurt å holde nede «shift» på tastaturet (samme knotten som du bruker for å få stor bokstav) mens du drar i «håndtakene» (de grønne firkantene langs kanten på bildet). Da bevares proporsjonen av bildet, slik at du slipper merkelig utsende bilder, slik som dette kongebildet:
Side 6 av 9 I tillegg kan ting som tekstbrytning være greit å kunne «leke» med. Det kan også være greit å legge til en bildetekst, evt. med figurnummer som man kan referere til i teksten. Det er også en del alternativer som er tilgjengelig ved å høyreklikke på bildet og velge «Bilde...» i menyen som kommer opp, eller ved å aktivere bildeverktøylinjen («Vis» > «Verktøylinjer» > «Bilde»). Diverse Topptekster og sidenummereringer Noen ganger er sidetall og andre topptekster som navn etc. en nyttig ting. For å få til dette, kan man klikke på «Sett inn» > «Topptekst» > «Standard». Man får da en rute på toppen av arket man jobber med. Merk: Det du skriver her, blir stående på alle arkene i hele dokumentet. Det betyr at det f.eks. er egnet til å skrive navn, oppgavenummer etc. og ved et lite triks sidetall. Legg først merke til at feltet er delt i tre høyrejustert, midstillt, og venstrejustert. Personlig pleier jeg å bruke den høyrejusterte delen til å legge til sidetall, slik som vi ønsker å ha i dette dokumentet. For å gjøre dette: Klikk et sted i feltet, dersom markøren ikke allerede står og blinker i firkanten på toppen av skjermen. Trykk to ganger på «tab». Det er knotten over «Caps Lock» på tastaturet. Markøren står nå lengst ut i høyre side av feltet. Skriv f.eks. «Side» og så ett mellomrom Velg «Sett inn» > «Felter» > «Sidetall». Sidetallet spretter opp, med en grå bakgrunn som betyr at det er en tekstbit som tekstbehandleren automatisk oppdaterer. Den grå bakgrunnen blir borte på utskriften. Skriv ett nytt mellomrom, «av», og ennå et mellomrom.
Side 7 av 9 Velg «Sett inn» > «Felter» > «Antall sider» Og vips så har du et fint sidetall! Du kan så f.eks. skrive navnet ditt lengst til venstre på toppen av alle sider ved å trykke i den tredjedelen av siden som er lengst til venstre, og skrive navnet ditt. Tilsvarende kan du trykke i den midterste tredjedelen og skrive f.eks. oppgavenummer. Eksport til PDF For å eksportere til PDF (Adobe Acrobat), trykk på det lille arket til høyre for utskrift i verktøylinjen, eller velg «Fil» > «Lagre som PDF». Du får opp en dialogboks som ser ca. slik ut: Her velger du hva filen skal hete, og hvor den skal lagres. Du har nå en pdf fil som du kan åpne i (blant annet) Adobe Acrobat Reader:
Hvorfor PDF Side 8 av 9 PDF har den fordelen framfor word at alle kan lese det, og at det ser eksakt ut hos dem som det så ut på skjermen din. Også om 10 år, eller om vedkommende sitter på en helt annen type maskin enn deg (f.eks. en avansert mobiltelefon). Du er altså ikke avhengig at vedkommende har akkurat samme versjon av OpenOffice eller Word som deg, og de samme fontene installert. Det er likt punktum. Dermed bør du alltid bruke PDF dersom du ønsker å gi et dokument til noen andre, og vedkommende ikke skal redigere dette. PDF bør også alltid brukes f.eks. ved skjemaer som skal skrives ut og fylles ut så slipper man at det som tok en side på den ene maskinen tar en side pluss en linje på en annen. Kort sagt skal du gi noen et dokument som ikke skal viderebearbeides, bør det gis i PDF format. PDF vil også garantert se likt ut hos deg som bruker OpenOffice som hos en som bruker Microsoft Word dersom du lagrer som.doc (word format) i OpenOffice kan det skje små konverteringsfeil. Stavekontroll Stavekontrollen i OpenOffice støtter blant annet bokmål og nynorsk. For å velge, ta på «Verktøy» > «Instillinger» > «Språkinnstillinger». Dersom den markerer et ord som feil, kan du høyreklikke på ordet og velge «legg til» > «standard.dic». Da vil den for framtiden vite at dette var riktig stavet. På Linux følger denne listen ditt brukernavn det vil jeg også tro det gjør på Windows. Du kan også velge å ta «ignorer alle» da vil den godta dette ordet i dette dokumentet. Kan være greit dersom du f.eks. har brukt et engelsk faguttrykk eller liknende. Diverse Tips&Triks OpenOffice bruker engelsk standard på hurtigtastene. Dermed blir kursiv kontroll I (italics), fet kontroll B (bold), og understreket kontroll U (underline). Det er ofte lurt å vente med å finpusse layouten til når dokumentet er ferdig skrevet så slipper du at et ønske om å fylle ut litt mer på toppen av dokumentet ødelegger bildeplassering etc. Når du har skrevet en stund på et dokument, så bygger OpenOffice opp ett «ordforråd» for dokumentet. Du vil derfor se at den gir foreslåtte fullføringer til ord f.eks. dersom jeg nå skriver «dok» så foreslår den at jeg mener «dokument» ved å skrive resten av ordet på blå bakgrunn foran markøren. Trykk enter for å godta, eller bare lat som ingenting og skriv videre dersom du ikke ønsker å bruke fullføringen. «.odt» (open document text) som er filtypen til OpenOffice tekstfiler, er et «åpent format». Det vil si at det går ann å få fatt i dokumentasjon som forklarer hvordan disse filene er bygget opp, og slik legge til støtte i andre programmer også om hundre år, når den siste av dagens pc'r for lengst har avgått med døden, og med dem programvaren som fulgte dem. Dette skiller seg fra f.eks. Microsoft
Side 9 av 9 Word sitt «.doc» som er et «lukket format» kun Microsoft vet 100% hvordan det virker. Det betyr at for at OpenOffice skal kunne støtte.doc (som det gjør), så har det gått med masse tid, penger, og krefter på å prøve seg fram med Word for å finne hvordan.doc fomatet virker. Noe som også gjør at OpenOffice ikke alltid greier å åpne/lagre word filer (.doc) helt perfekt. F.eks. kan bilder komme på litt feil sted etc. PDF er også ett åpen format. Ellers: Den beste måten å lære noe på, er å gjøre det. Dersom du bruker OpenOffice mye, så vil du bli flink til å bruke det. OpenOffice er et svært kraftig verktøy jeg har selv brukt det mye, til å skrive alt fra geografirapporter om Kolsås på VGS illustrert av flere titalls megabyte med bilder, en tung prosjektoppgave om hvordan «trojanske asteroider» farer rundt Jupiter og solen (samt hvordan de slutter og fare rundt disse, og tar seg en tur i det ytre rom for aldri mer å sees igjen) illustrert med svært tung vektorgrafikk, små ensides dokumenter, og koslige små guider kastet sammen iløpet av noen kveldstimer. Jeg håper iallefall du som leser har hatt glede av denne guiden. Kyrre Ness Sjøbæk kyrrens@student.matnat.uio.no eller kyrre@solution forge.net Juss Denne teksten er lisensiert under GFDL lisensen, som kan finnes her: http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html#toc1 I korte trekk betyr det at du er fri til å gjøre hva enn du vil med denne teksten endre den, binde den inn i bok og selge den, printe den ut og gi den til alle vennene dine, legge den ut på ditt favorittfildelingsnettverk, bruke den som dopapir etc. Eneste praktiske begrensningen for hva du har lov til, er at dersom du tar denne teksten og gir den til andre (evt. i omskrevet form), så må du også bruke GFDL lisensen. Jeg har valgt å ikke merke noen deler av teksten som «invariant», dvs. du er fri til å endre på hele teksten (bortsett fra å ta bort GFDL lisensen). For detaljer se lenken over til hele lisensteksten. Dersom du ønsker å gjøre en endring/forbedring av teksten, ta kontakt på en av de nevnte mailadressene, så skal jeg sende deg en kopi av OpenOffice filen min, som det går fint å redigere på.