Avdeling for forskning og utviklingsarbeid Arkivref: 2015/989 GLA002 Dato: 26.10.2015 MØTENOTAT Møte i: Forskningsadministrativt forum Møteleder/referent: Pål Vegar Storeheier (AFU)/ Gølin I. Larsen (AFU) Møtedato: 6. oktober 2015 Til stede: Lise Myrvang (Jurfak), Olaug Husabø (AFU), Bjørg Hunstad (HSL-fak), Jørgen Fossland (HSL-fak), Børge Damsgård (BFE-fak), Inger Kaisa Bækø (TMU), Theresa Mikalsen (AFU), Randi Østhus (AFU), Pål Vegar Storeheier (AFU), Thorbjørg Hroarsdottir (AFU), Sølvi B. Anderssen (AFU), Ståle Liljedal (Helsefak), Steinar Paulsen (AFU), Kari Riddervold (UB), Gølin I. Larsen (AFU), Isabelle Guissard (Finnmarksfakultetet) Forfall: Tore Guneriussen (NT-fak), Hanna Horsberg Hansen (Kunsfak) Saksliste: 23-15 Orienteringer 24-15 Adm2020 v/ seniorrådgiver André Løvik, Stab 25-15 Forslag til endringer i forskningsetikkloven v/ Olaug Husabø, AFU 26-15 Rekruttering av talentfulle postdoktorer fra utlandet til UiT v/ Theresa Mikalsen, AFU 27-15 Benchmarking i forskningsadministrasjon NUAS/ NARMA-fokus 2015/2016 28-15 Forslag til saker i forskningsadministrativt forum 2015/2016 29-15 Eventuelt 23-15 Orienteringer UiT har fått status som observatør til FNs klimapanel. Vil sende en delegasjon til klimakonferansen i Paris i november (UN Framework Convention on Climate Change (UNFCCC): Conference of the Parties, Paris 30.nov.-11.des 2015). Midler til å bygge verdensledende miljø tildelt Paul Wassmann sin gruppe Arbeidsgruppe for lagring av forskningsdata har levert sin rapport til universitetsstyret. Gruppens arbeid er videreført. Seminar med presentasjon av tematiske prosjekter og verdensledende miljø den 17. november 2015 En engelsk mal for konsortieavtale vil bli tilgjengelig i løpet av oktober 2015. AFU leder arbeidsgruppe FoU og formidling opprettet i forbindelse med fusjon med Høgskolen i Harstad og Høgskolen i Narvik. Gruppen skal levere rapport med sine anbefalinger til rektorrådet og universitetsstyret før fusjonen. Universitetsstyret har vedtatt følgende nye priser ved UiT: o Pris til yngre forsker (gjeninnført) o Ambassadørpris for studenter fra 2017 Planlagte styresaker som AFU saksbehandler: o Ph.d.-fellesgrad ved IIS, NT-fak (27. oktober 2015) o Postdoktorfordeling (desember 2015) Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
o Refordeling av rekrutteringsstillinger (februar 2016) o Revisjon av ph.d.-forskriften, inkludert midtveisevaluering og inklusjon av HiN sitt ph.d.- program og regelverk (våren 2016) o Forsknings- og utdanningsmeldinga 2015 (juni 2016) 24-15 Adm2020 v/ seniorrådgiver André Løvik, Stab Seniorrådgiver André Løvik i rektor og direktørs stab presenterte bakgrunn for prosjektet Adm2020, og prosjektgruppens mandat (vedlegg 1). Forskningsadministrativt forum kan holdes orientert om prosjektgruppens arbeid underveis når det gjelder tema som angår forskningsadministrasjon, og gjerne rådføres underveis med tanke på veivalg. 25-15 Forslag til endringer i forskningsetikkloven v/ seniorrådgiver Olaug Husabø, AFU Departementet reviderer forskningsetikkloven, og ber institusjonene komme med innspill på hvorvidt det skal være klagerett på uttalelser forskningsetisk utvalg har gjort. Fakultetene, UB, TMU og forskningsetisk utvalg har fått høringen (vedlegg 2), og forskningsetisk utvalg har gitt en uttalelse. 26-15 Rekruttering av talentfulle postdoktorer fra utlandet til UiT v/ rådgiver Theresa Mikalsen, AFU Arctic MSCA-IF Programme 2016 Rådgiver Theresa Mikalsen v/ AFU presenterte UiTs satsing Arctic MSCA-IF Programme (vedlegg 3). Hensikten med programmet er rekruttering av talentfulle postdoktorer fra utlandet til UiT gjennom søknad om Marie Curie-stipend. Det viser seg at tilsvarende opplegg ved andre institusjoner kan gi en suksessrate på 30-40 %. Programmet er bekjentgjort for fakultetene, og interesserte veiledere melder sin interesse til forskningsrådgiver ved sitt fakultet. 27-15 Benchmarking i forskningsadministrasjon NUAS/ NARMA-fokus 2015/2016 Forskningsdirektør Pål Vegar Storeheier orienterte om fokus på benchmarking av forskningsadministrasjon i NUAS og NARMA i 2015/2016. Arbeidet vil fokusere på innovasjon og eksternfinansiering. Medlemsinstitusjonene er invitert til å spille inn hvilke indikatorer som bør utvikles. Dette vil være tema på NARMA-workshop våren 2016. NUAS-seminarer i Reykavik i desember 2016, og i Gøteborg i 2017 vil også fokusere på dette. 28-15 Forslag til saker i forskningsadministrativt forum 2015/2016 Følgende forslag til saker i kommende møter: - Forskning- og utdanningsmelding 2015 - NUAS-seminar om bibliometri - Forskningsadministrasjon i Adm2020 29-15 Eventuelt Ingen saker til eventuelt. Pål Vegar Storeheier forskningsdirektør Gølin Irene Larsen rådgiver UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2
Mandat prosjektgruppen adm2020 I strategien Drivkraft i Nord UiT 2020 heter det: UiT skal ha et godt arbeidsmiljø og en effektiv, robust og fleksibel organisasjon som bidrar til at UiT når sine mål. Flere forhold gjør det nødvendig å stille spørsmål om vår administrative organisering er egnet til å nå dette målet, og om vi har en administrasjon som er rustet til å møte utfordringene frem mot 2020. UiT har opplevd en formidabel vekst i antall studenter og ansatte i løpet av de siste ti årene. Dette blant annet som et resultat av to fusjoner, tildelte studieplasser og økt forskningsaktivitet. Administrativt har fokus vært rettet mot å håndtere denne utviklingen, men uten at det er blitt stilt spørsmål knyttet til hvordan de administrative tjenestene overordnet er organisert eller oppgavedelingen mellom nivåer. Med noen unntak følger dagens administrative oppgavefordeling den faglige organiseringen gjennom (minst) tre organisasjonsnivåer ved UiT. I tillegg til dette ser man en rekke interne og eksterne forhold som gjør det nødvendig å se på organiseringen av den administrative virksomheten ved UiT: Fusjoner med utvidelse av antall campus og integrering av faglige og administrative miljø. Avbyråkratisering- og effektiviseringsreformen. Investeringer i nye bygg på om lag 400 mill kroner over 15 år og varige økte driftskostnader som følge av økte arealer. Ny strategisk plan hvor UiT skal bli verdensledende innenfor 5 tematiske områder, satse tverrfaglig og -fakultært, forbedre undervisningskvalitet, osv. Sentrale pålegg som reduksjon av «tidstyver», digitaliseringsreformen og krav om felles systemløsninger og økt standardisering både i forhold til rutiner, arbeidsprosesser og digitale løsninger (se Meld.st. 18 (2014-2015) kap. 6). Universitetsdirektøren finner det derfor nødvendig å sette ned en prosjektgruppe for se på den administrative organiseringen av UiT. Mål og forutsetninger for arbeidet I en fremtidig administrativ organisasjonsmodell bør det etter universitetsdirektørens oppfatning i større grad enn i dag skilles mellom tjenesteproduksjon/spesialfunksjoner på den ene siden og rådgivertjenester/lederstøtte på den andre. 1
Tjenesteproduksjon bør i vår virksomhet kunne betraktes som en fellestjeneste som leveres til fagenhetene. Dette er i tråd med departementets tekning om institusjonenes framtidige organisering. En framtidig organisering av arbeidsoppgaver kan framstilles grovt på denne måten: Distribusjon Høy Lav Organisering Lokal 1. Tjenester som gjelder mange ved en enhet, men ikke hele UiT 3. Lederstøtte og rådgivning for enheten (strategi, planer, budsjett) Sentral 2. Standardiserte tjenester til hele organisasjonen Fellesproduksjon 4. Spesialistfunksjoner UiT Styringsfunksjoner Mål for prosjektgruppens arbeidet Utover å nå det overordnede målet fra drivkraft i nord er følgende mål førende for hva man ønsker å oppnå med dette arbeidet. Flyteffektivitet i arbeidsoppgaver og prosesser hvor brukeren (ansatte og studenter) settes i sentrum Sette organisasjonen i stand til å ta inn forbedringsforslag fra ansatte og fra pågående og framtidige forbedringsprosesser Etablere mer robuste administrative miljøer Digitalisering og standardisering av arbeidsoppgaver/-flyt, og mer kostnadseffektiv forvaltning Likt tjenestenivå uavhengig av enhet Fortsatt tilgang til brukernære tjenester for studenter, ansatte og ledere Økt administrativ fleksibilitet og tilpasningsdyktighet Oppgaver for prosjektgruppen vil være: Prosjektgruppen har som oppgave å koordinere aktiviteten i arbeidet med adm2020 og utarbeide og innhente beslutningsgrunnlag for universitetsdirektøren. Arbeidet vil foregå i hele organisasjonen. Gruppen skal ha et overordnet ansvar for å knytte prosesser sammen der det er formålstjenlig og sikre god samhandling med Forbedringsprosessen, med pågående fusjonsarbeid og aktuelle nasjonale tiltak. Prosjektgruppen skal: Utarbeide forslag til framdriftsplan for prosjektet (2015-2020). Utarbeide et konkret mål for reduksjon i administrativ ressursbruk. Utarbeide forslag til gjennomgående tiltak knyttet til administrativ organisering (organisasjonsarkitektur/-prinsipper) ved UiT. 2
Utarbeide en samlet oversikt over innkomne forslag fra 2010 og så langt i dette arbeidet, og foreslå prioritering mellom disse. Hente erfaringer fra tilsvarende prosjekter ved andre læresteder i UH-sektoren. I samarbeid med fakultet, enheter i administrasjonen og etablerte undergrupper foreta en kartlegging av oppgaver og se på mulighetene for standardisering og samkjøring av tjenester. Etablere og følge opp nødvendige undergrupper. Sikre god dialog og involvering underveis med etablerte fora som Utvidet ledermøte, fakultetsdirektørmøtet, avdelingsdirektørmøter og tillitsvalgte. Sørge for vurdering av fullmaktsstrukturen ved UiT. Sammensetning av prosjektgruppen: Arbeidet berører hele organisasjonen, både på langs og på tvers av nivåer. Det betyr at fakulteter, enheter, avdelinger, tillitsvalgte og ledelse må involveres i arbeidet på ulike måter. Ass universitetsdirektør Britt Elin Steinveg, leder. Dekan Sonni Olsen, HSL-fak. Fakultetsdirektør Kjetil Kvalsvik, Helsefak. Instituttleder Yngve Birkelund, NT-fak Kontorsjef Tone Osnes, BFE. Seksjonsleder Kjersti Dahle, Jurfak. Avdelingsdirektør Heidi Adolfsen, UTA. Seksjonsleder Rune Sundelin, Finnfak. Vivi Ann Jacobsen, fagforeningsrepresentant NTL André Løvik og Viggo Johannessen utgjør sekretariatet i for arbeidet. Fakultetsdirektørene og avdelingsdirektørene vil benyttes aktivt inn i arbeidet. Utvidet ledermøte vil fungere som referansegruppe. Ved en fusjon vil prosjektgruppen utvides med representanter fra campus i Harstad og Narvik. Forutsetninger og avgrensninger Arbeidet tar utgangspunkt i universitetsstyrets vedtak i møte 12. februar (S 5/15) i forbindelse med avbyråkratiserings- og effektivitetsreformen og utkast til prosjektskriv av 31.03.15 presentert for utvidet ledermøte, fakultetsdirektørene og avdelingsdirektørene. Det forutsettes at det defineres nivå for den administrative tjenesteytingen, slik at servicetilbudet oppleves likt uavhengig av enhetens størrelse, og at det i arbeidet tas utgangspunkt i oppgaver som skal løses og at disse som helhet skal løses mest mulig hensiktsmessig og kostnadseffektivt. Lederstøtte og tjenester som kun gjelder en spesiell enheten, skal fortsatt organiseres og ledes lokalt. Videre skal alle arbeidsprosesser så langt som mulig digitaliseres (digitaliseringsreformen) og arbeidsprosesser skal standardiseres og sees i en helhet (effektiviseringsreformen). En slik modelltenkning krever at ledelsen er gjennomgående innen oppgaver sortert under samme 3
«tjenesteproduksjonsområde» uavhengig av hvor personalet har sitt kontorsted, mens de brukernære tjenestene fortsatt skal ligge ved campus, fakultet og institutt. Innenfor hvert av de ulike tjenesteområdene defineres tjenestenivå ut fra to kriterier: 1. Lovpålagte oppgaver/sikkerhetsmessige aspekter, hensynet til helse, miljø og sikkerhet) og 2. Hva som er ønsket servicenivå innenfor de enkelte forvaltningsområdene. Organiseringen av administrative oppgaver/funksjoner på campuser utenfor Breivika skal utredes i forbindelse med pågående fusjonsprosess, men det forutsettes tett dialog mellom de to prosjektene. Universitetsdirektøren tar beslutninger innenfor alle administrative områder med unntak av organiseringer (endringer i organisasjonskartet, som tilligger styret selv). 4
Avdeling for Forskning og Utviklingsarbeid, ADM Arctic MSCA-IF program Rekruttering av talentfulle postdocs fra utlandet til UiT Programmet er basert på et initiativ ved det humanistiske fakultetet på Københavns Universitet (KU) og det naturvitenskapelige fakultetet ved NTNU, kalt henholdsvis Marie Curie Master Class (http://humanities.ku.dk/research/funding/mcif/) og FINS (Fellows Initiative Natural Science; https://www.ntnu.edu/nt/research/fins). Hensikten er å rekruttere talentfulle, utenlandske unge postdocs (innen alle fagfelt) som har sammenfallende forskningsinteresse med våre forskere ved UiT gjennom et Marie Skłodowska Curie Individual Fellowship (MSCA-IF). Erfaringen tilsier at i de tilfeller hvor fellowships-søkeren («Experienced researcher») ikke har møtt sin veileder og skrevet noe av søknaden sammen med denne, har hatt en svært lav suksessrate. Derimot viser resultater fra NTNU og KU at seleksjon av Experienced researcher og samskriving med veileder har gitt en suksessrate på 30-40%. Begrepsavklaring: Experienced researcher (ER): Fellowship søkeren, Postdoc utenfor Norge. Krav er listet nederst i dokumentet. Veileder: Tidligere kalt «Scientist in charge», professor ved UiT som veileder ER gjennom hele sitt fellowship. Krav er listet nederst i dokumentet. Beneficiary: Vertsinstitusjon, UiT Norges arktiske universitet, legal entity. Arctic MSCA-IF program vil starte opp vinteren 2016 og ha følgende struktur: Desember/januar: Programmet blir bekjentgjort ved UiT slik at interesserte veiledere kan melde sin interesse til forskningsrådgiver ved sitt fakultet. Utvalgte veiledere (se seleksjonskrav nederst i dokumentet) vil, sammen med forskningsrådgivere ved sitt fakultet og AFU, skrive en fag-spesifikk annonse som vil bli publisert i relevante tidsskrifter, samt i EURAXESS. I annonsen bes søkeren (ER) sende sin CV og publikasjonsliste, samt beskrive sin forskningsinteresse og sine ambisjoner. Svarfrist vil være tidlig i mars. Kostnader knyttet til annonsering dekkes av AFU. Mars: Veileder gjennomgår søknadene sammen med forskningsrådgivere på fakultet og AFU. Utvelgelse vil bli basert på «early achievements» og potensiale for fremtidig forskningsaktivitet. Kompatibilitet med veilederens forskningsaktivitet vil også være relevant. Veileder har det faglige ansvaret for prioritering av kandidater, AFU avgjør hvor mange kandidater som vil bli tilbudt å komme på intervju/msca-if symposium til UiT. April: De utvalgte søkerne (ERs) får skriftlig tilbud om å komme til UiT. Call åpner 12. april. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
Mai/juni: Inviterte ERs kommer til UiT og «Arctic MSCA-IF symposium». Rimelig flyreise og hotellopphold (2-3 netter) vil bli dekket av AFU. Det praktiske rundt dette ivaretas av fakultetet. I dette symposiet vil ERs bli bedt om å holde en presentasjon for sin potensielle veileder og dens forskningsgruppe. ERs vil bli bedt om å presentere seg, sin faglige bakgrunn og diskutere sin forskningsinteresse og sine ambisjoner med sin potensielle veileder. Rådgivere fra fakultet og AFU vil også være tilstede. AFU vil i dette symposium også arrangere et felles MSCA-IF søknadsskrivekurs. Suksessfulle kandidater vil nå kunne starte søknadsskrivingen sammen med sin veileder - 3 måneder før fristen i september 2016. ERs og den veileder tilbys støtte fra forskningsrådgivere på fakultet og hos AFU, samt pre-evaluering av søknaden gjennom eksterne konsulenter (Pera Technology) senest tre uker før frist. Programmet vil omfatte European Fellowships (EFs): varighet 12-24 måneder. Deadline for MSCA-IF call: 14. September 2016 Ansvarlige for programmet: Theresa Mikalsen (theresa.mikalsen@uit.no) og Thorbjørg Hroarsdottir (thorbjorg.hroarsdottir@uit.no), Avdeling for forskning og utviklingsarbeid (AFU), ADM ****************************************************************************** Krav til ER Søkeren må være en Experienced Researcher ; han/hun må ved innsendelsen av MSCA-IF søknaden 14. september 2016 ha en doktorgrad eller ha minst fire år tilsvarende fulltid forskningserfaring. Søkeren kan være av hvilken som helst nasjonalitet. Søkeren kan ikke ha bodd i Norge i mer enn 12 måneder de tre siste årene før MSCA-IF søknadsfrist 14. september 2016. (Kilde: Guide for Applicants; http://ec.europa.eu/research/participants/portal/doc/call/h2020/h2020-mscaif-2015/1645199-guide_for_applicants_if_2015_en.pdf): Krav til veileder: CV til veileder vil være avgjørende for opptak til «Arctic MSCA-IF program». Forskningsrådgivere ved de respektive fakultetene vil gjøre en prioritering av de interesserte veilederne, AFU gjør den endelige utvelgelsen. De utvalgte veilederne forplikter seg til å følge alle ovenfor nevnte deler av programmet og har ikke anledning til å delta kun på enkelte områder. Det faglige innholdet i MSCA-IF søknaden må sammenfalle med det respektive fakultetenes interesser. Dette vil bli ivaretatt av hvert fakultets forskningsrådgiver. Relevante linker: Participant portal: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html MSCA Standard Eligibility Conditions: http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/wp/2014_2015/msca/h2020-wp1415- msca-elig_en.pdf Foreløpig utkast til MSCA arbeidsprogram for 2016/2017: https://ec.europa.eu/programmes/horizon2020/sites/horizon2020/files/03.%20msca_2016-2017_prepublication.pdf Endelig arbeidsprogrammet for 2016-2017 vil bli publisert medio oktober 2015. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2