Prosjektbeskrivelse og Planprogram Overordnet risiko- og sårbarhetsanalyse for Tana kommune 1
Innhold 1. Prosjektbeskrivelse... 2 2. Prosjektet... Feil! Bokmerke er ikke definert. 3. Rammer for prosjektet... 3 4. Organisering og rapportering... 4 5. Risiko... Feil! Bokmerke er ikke definert. 6. Prosjektplan... 5 7. Prosjektavslutning... 6 1. Prosjektbeskrivelse 1.1 Bakgrunn I 2010 vedtok Justis- og Politidepartementet LOV 2010-06-25 nr. 45: Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven). 14 i Sivilbeskyttelsesloven beskriver kommunal beredskapsplikt og risiko- og sårbarhetsanalyse. Kommunen plikter å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse hendelsene inntreffer og hvordan de i så fall kan påvirke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderes og sammenstilles i en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. FOR 2011-08-22 nr. 894: Forskrift om kommunal beredskapsplikt 2 gir nærmere føringer for hva den overordnede risiko- og sårbarhetsanalysen skal inneholde. Risiko- og sårbarhetsanalysen skal legges til grunn for kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap, herunder ved utarbeiding av planer etter lov av 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven). Risiko- og sårbarhetsanalysen skal oppdateres i takt med revisjon av kommunedelplaner, jf. plan- og bygningslovens 11-4 første ledd, og for øvrig ved endringer i risiko- og sårbarhetsbildet. Med bakgrunn i dette skal det utarbeides en overordnet risiko- og sårbarhetsanalyse (ROSanalyse) for Tana kommune. Tana kommune har til nå ikke hatt noe overordnet ROS-analyse. Fylkesmannen etterlyste Ros-analysen i møte med Tana kommune i 2013. Prosjektet er dermed bestilt og iverksatt av rådmannen. 2
1.2 Målgruppe 1.2.1 Kommunalt ansatte hvis ansvars- og tjenesteområde berøres av ROS-analysen. 1.2.2 Innbyggere og virksomheter i Tana kommune som kan omfattes av en krise eller katastrofe. 1.2.3 Nødetater og beredskapsorganisasjoner som kan berøres av en krise som oppstår i Tana kommune. 1.2.4 Tilreisende, gjennomreisende og personer som har sporadisk opphold i Tana kommune. 1.3 Hovedmål 1.3.1 Utforme en overordnet kommunal ROS-analyse som skal vedtas av kommunestyret. 1.3.2 Skape bevissthet rundt ROS-områder i planlegging og bidra til samarbeid på tvers av sektorer, etater og virksomheter i videre arbeid med ytterligere analyser. Prosjektet tar for seg en overordnet kommunal risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) som skal danne grunnlaget for beredskapsplaner, dimensjonering av den kommunale beredskapen og fokusområder i beredskapsarbeidet. ROS-analysen skal primært identifisere uønskede hendelser og avdekke eventuelle behov for ytterligere analyser innenfor kommunens ansvars- og tjenesteområder eller oppfordre andre relevante aktører til å gjennomføre disse. ROS-analysen skal også ta hensyn til gjeldende risikoer som er utenfor våre kommunegrenser og som vil påvirke Tana kommune ved en krise og/eller katastrofe. 1.4 Delmål 1.4.1 Identifisere risikoområder i Tana kommune ved bruk av arbeidsgrupper, samarbeidsgrupper og eksterne aktører (organisasjoner eller lignende). 1.4.2 Innhente relevant informasjon tilknyttet ulike hendelser som medfører risiko (sannsynlighet x konsekvens) og tilhørende tiltak. 1.5 Hva skal prosjektet ikke gjøre Utarbeide ROS-analyse for andre kommuner eller virksomheter. Utarbeide detaljerte ROS-analyser for egen virksomhet. Utarbeide beredskapsplaner. Utarbeide mål for eller revidere andre kommuneplaner/delplaner. 2. Rammer for prosjektet 2.1 Kostnadsramme og finansiering Lønnsutgifter dekkes av de respektive virksomhetene som har medlemmer som er involverte i prosjektet. Andre mindre utgifter dekkes av alminnelig driftsbudsjett. 3
2.2 Tidsramme Prosjektbeskrivelse og planprogram legges frem for styringsgruppa den 27.11.2014. ROS-analyse skal ferdigstilles og legges frem for styringsgruppa 30.05.2015 ROS-analyse fremlegges formannskapet for godkjenning mai 2015, deretter kommunestyret juni 2015. 2.3 Referansedokumenter o Sivilbeskyttelsesloven o Forskrift om kommunal beredskapsplikt o FylkesROS for Finnmark, Risiko- og sårbarhetsanalyse for Finnmark 2014-2017 o Eventuelle andre dokumenter 3. Organisering og rapportering Prosjektet er organisert etter PLP-metoden: Prosjekteier: Kommunestyret Styringsgruppe: Formannskapet Prosjektansvarlig: Ordfører Samarbeids grupper Prosjektleder: Rådmann Prosjektgruppe: Ordfører Rådmann Kommunalsjef - Helse og omsorg Kommunalsjef - Oppvekst Brannsjef Informasjons- og serviceleder Avd.leder Bygg og Anlegg Referanse grupper: Rådmannens ledergruppe Evt. Arbeids grupper 4
3.1 Styringsgruppe Styringsgruppa utgjøres av Formannskapet. Prosjektansvarlig (PA) er leder for styringsgruppa. Prosjektansvarlig er også ordfører og representerer dermed prosjekteier. Prosjektleder (PL) er rådmannen. 3.2 Prosjektgruppe Prosjektgruppa består av følgende medlemmer: NAVN: FUNKSJON: VIRKSOMHET: Frank M. Ingilæ (PA) Ordfører Tana kommune Jørn Aslaksen (PL) Rådmann Tana Kommune Anu Saari Kommunalsjef Helse og omsorg Trond Are Anti Kommunalsjef Oppvekst Odd-Reidar Biti Brannsjef Bygg- og anleggsavd. Bill Sørensen Informasjons- og serviceleder Informasjons- og serviceavd. Øystein Solaas Avdelingsleder Bygg- og anleggsavd. Utviklingsavdelingen er sekretariat for prosjektgruppa med konsulent Ida Martine S. Nilsen som saksbehandler. 3.3 Arbeidsgrupper, samarbeidsgrupper og referansegrupper Det kan bli dannet arbeidsgrupper, samarbeidsgrupper og referansegrupper etter behov. Styringsgruppen kan vurdere sammensetningen av prosjektgruppen og alle andre undergrupper. Det er viktig og sikre bred fagkompetanse innenfor de temaene som skal utredes. Rådmannens ledergruppe vil opptre som en referansegruppe. 4. Prosjektplan 4.1 Milepælsplan, periode 20.11.14 01.07.15. Beskrivelse av milepæl Frist Resultatløp: Etablering planlegging og prosjektbeskrivelse Prosjektbeskrivelse/Planprogram ferdig utarbeidet og meldt opp til FSK. 19. november. 14 Prosjektbeskrivelse/Planprogram vedtatt av FSK. 27. november. 14 Varsel om oppstart av planprogram innkalling av prosjektgruppa til prosjektmøte. 1. desember. 14 5
Innhenting av risikoområder, kartlegging og vurderinger Etablering og oppstart av prosjektet prosjektmøte, Prosjektgruppa 21. januar. 15 Innhente og kartlegge lokale risikoområder (internt i TK) 12. februar. 15 Vurdere og systematisere lokale risikoområder (hendelser) samt tiltak 19. februar. 15 prosjektmøte (Prosjektgruppa). Innhente og kartlegge risiko fra eksterne aktører/virksomheter. 19. mars. 15 Vurdere og systematisere risiko fra eksterne aktører/virksomheter samt tiltak prosjektmøte (eksterne aktører/virksomheter og eventuelt prosjektgruppa). Utarbeide nødvendige prosjektdokumenter første utkast av ROS-analysen (PL). Utkast, presentasjon og vedtak 26. mars. 15 26. mars. 15 Første utkast av ROS-analysen sendes på høring til prosjektgruppa og eksterne 16. april. 15 aktører/virksomheter Høringsfrist 23. april. 15 Presentasjon av sluttdokumentet prosjektgruppa og eksterne 30. april. 15 aktører/virksomheter. Første utkast av ROS-analysen meldes opp til FSK. Mai 2015 Politisk sak oversendes eventuelt til kommunestyret. Behandling av ROS-analyse i kommunestyret. Juni 2015 Kunngjøring av kommunestyrets vedtak og ROS-analysen på kommunens Juni 2015 hjemmeside. Sluttrapport meldes opp som RS til FSK August 2015 5. Prosjektavslutning Etter gjennomført prosjekt skal prosjektgruppa utarbeide en sluttrapport om måloppnåelse, herunder: Planlagte leveranser mot realiserte leveranser- Planlagt tid mot forbrukt tid. Evaluering av arbeidet i prosjektet. Sluttrapporten skal videre inneholde anbefalinger i forhold til oppfølging av ROS- analysen. Prosjekteier mottar sluttrapporten til orientering. 6