NAMSSKOGAN KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 29.november 2011 TID: Kl. 14.30 STED: Røyrvik kommune, kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast slik som avtalt. Øvrige varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 033/11 034/11 035/11 036/11 037/11 038/11 039/11 04011 041/11 Referatsaker Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2012 Status for revisjonsarbeidet Overordna analyse- plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015. Oppstart Plan for selskapskontroll 2012-2015 Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling og opplæring Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller i formannskapet og kommunestyret 1. halvår 2011. Rapport etter gjennomgang av beregning av vederlag for opphold i institusjon Rapport etter kontaktmøte med revisjonen Eventuelt Grong 18.11. 2011 Heider Sæther (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 Mob. 99 39 36 88 e-post gunnhild.berg@komsek.no Kopi: Ordfører Rådmann KomRev Trøndelag IKS
SAK 033/11 REFERATSAKER Kontrollutvalget 29.11. 2011 Gunnhild Berg 033/11 425-1740-5.3 Referatene tas til orientering Nr Avsender/mottaker Tittel Datert 1 NKRFs kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 2012 2 FKTs kontrollutvalgskonferanse i Trondheim 2012 3 Folkevalgteopplæring i regi av KS 4 Namsskogan kommune Melding om politisk vedtak Skorovasmat habilitet ved saksførehaving i OOK 5 Namsskogan kommune Melding om politisk vedtak Valg 2011 Opprettelse av utvalg og komiteer 24.10. 2011 14.10. 2011 SAK 034/11 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2012 Kontrollutvalget 29.11. 2011 Gunnhild Berg 034/11 425-1740-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2012 for sin virksomhet i 2012. 2. Kontrollutvalgets årsplan oversendes kommunestyret til orientering. Forslag til Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2012. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon. 2. Gjeldende plan for selskapskontroll. 3. Kommuneloven. 4. Forskrift om kontrollutvalg.
Forslag til kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2012 følger vedlagt denne saken. Årsplanen for 2012 samler kontrollutvalgets planer for sin virksomhet og er utarbeidet på et overordnet nivå. Planen inneholder derfor ikke en detaljert beskrivelse av kontrollutvalgets virksomhet. Det legges opp til 5 møter i 2012, samme antall som i planen for inneværende år. Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollutvalget vil ta for seg i løpet av året, se også vedlegg til årsplanen. Kontrollutvalget bør alltid innenfor planen ha rom til å omprioritere dersom vanskelige eller viktige saker skulle komme frem gjennom revisors arbeid eller på annen måte. Av viktige dokumenter som ligger til grunn for årsplanen er Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men kan sendes kommunestyret til orientering. Saken legges med dette frem til drøfting i kontrollutvalget. SAK 035/11 STATUS FOR REVISJONSARBEIDET Kontrollutvalget 29.11. 2011 Gunnhild Berg 035/11 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Kontrollutvalget skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, samt påse at det føres kontroll med den økonomiske forvaltningen slik at den foregår i samsvar med gjeldene bestemmelser og vedtak. Revisjonen vil i møte orientere om sitt revisjonsarbeid og gi en status for dette i møtet. SAK 036/11 OVERORDNA ANALYSE. PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012 2015. OPPSTART Kontrollutvalget 29.11. 2011 Gunnhild Berg 036/11 425-1740-5.3
1. Kontrollutvalget ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse, og i første omgang utarbeide et diskusjonsgrunnlag til det første møtet i 2012. 2. Kontrollutvalget inviterer ordfører og rådmann til en dialog om forvaltningsrevisjon i det første møtet i 2012. 3. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon skal legges fram for kontrollutvalget til behandling i løpet av 1. halvår 2012. Eksempler på mulige temaer og spørsmål i et forvaltningsrevisjonsprosjekt Andre saksdokumenter ikke vedlagt - Plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 - Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner - Kommuneloven Kontrollutvalgsforskriftens 9 og 10 inneholder bl.a. følgende bestemmelser om forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Forvaltningsrevisjon er iht. forannevnte en lovpålagt oppgave, og det er kontrollutvalgets ansvar å sørge for at det blir utarbeide en plan for gjennomføring. For inneværende valgperiode skal slik plan være utarbeidet og godkjent av kommunestyret innen 31.12.2012. Forvaltningsrevisjon vil være et godt verktøy for å sikre at brukerperspektiv og rettsikkerhet blir tilfredsstillende ivaretatt. Forvaltningsrevisjon vil også kunne være et godt verktøy for å sikre at kommunen etterlever lov, forskrift og egne vedtak. Forvaltningsrevisjon ses som et element i den lærende organisasjon, og med gode forvaltningsrevisjonsprosjekter vil det kunne oppnås en enda mer effektiv og målrettet virksomhet. Listen i 1 er først og fremst ment som et utgangspunkt for en diskusjon knyttet til hvilke temaer og spørsmål kontrollutvalget innledningsvis kan stille seg. Andre temaer og spørsmål vil selvfølgelig også kunne være aktuelle. I tillegg til temaer vil en også måtte velge ut aktuelle områder. Det fremgår imidlertid klart av kontrollutvalgsforskriften at virksomheten skal vurderes på et overordnet nivå, og at temaer og problemstillinger skal vurderes mot hverandre ut fra vesentlighet og risiko for avvik.
Vurdering Forvaltningsrevisjon (og selskapskontroll) skal begge ha elementer av både kontroll og læring. Kommunen har valgt selskapsformen for deler av sin virksomhet og tjenesteproduksjon. Planverkene for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll bør derfor ses i sammenheng. Kontrollaspektet ivaretas ved å påse at virksomheten styres og utøves i samsvar med de gitte regler og normer. Tilfredsstiller tjenestene gitte krav til omfang og kvalitet? Det kan også vurderes i hvilken grad tjenestene treffer målgruppen, hvordan brukerne opplever tjenestene og en kan en måle omfanget av produksjonen mot medgåtte ressurser. I tillegg kan en vurdere hvilke muligheter og begrensninger som ligger innen kommunens nåværende organisasjon og organisasjonskultur. Det vil være nødvendig med en klar forståelse for kommunens begrensninger og muligheter. Det kan derfor med fordel vurderes hvorvidt en kan bygge videre på rådmannens egne overordnede analyser og vurderinger. Videre bør det være en klar oppfatning av hvor skoen trykker mest (vesentlighet og risiko), og om hva som eventuelt vil kunne være et hensiktsmessig utviklingsprogram. Rådmannens eget kvalitets- og/eller utviklingsprogram bør derfor tas i betraktning i forbindelse med utarbeidelsen av planverket for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Planarbeidet vil være en lang prosess, og kontrollutvalget vil få saken opp til behandling ytterligere to ganger. Plan for forvaltningsrevisjon skal utarbeides ut fra en overordnet analyse av kommunens virksomhet og skal være basert på vesentlighets- og risikovurderinger. Det foreslås derfor at revisor blir anmodet om å utarbeide et nærmere diskusjonsgrunnlag til dette møtet. For å legge til rette for at plan for forvaltningsrevisjon også kan utvikles i forståelse med ordføreren og rådmannen, foreslås det at disse blir invitert til en dialog med kontrollutvalget i neste møte. Det understrekes imidlertid at forvaltningsrevisjon ikke kan ses på som en del av rådmannens egen oppfølging, eller erstatte denne. Saken legges med dette fram for kontrollutvalget til diskusjon i møtet. For at det skal være mulig for revisor å belyse de ønskede temaer og problemstillinger i tillegg til andre temaer revisor måtte avdekke i sitt arbeid, anbefales kontrollutvalget å gi så klare avgrensninger av egne vurderinger som mulig. SAK 037/11 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012 2015. OPPSTART Kontrollutvalget 29.11. 2011 Gunnhild Berg 037/11 425-1740-5.3 1. Kontrollutvalget ber revisor igangsette arbeidet med å utarbeide plan for selskapskontroll for perioden 2011 2015. 2. Forslaget til plan skal legges fram for behandling i kontrollutvalget i løpet av 1. halvår 2012.
Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt - Plan for selskapskontroll 2008 2011 - Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner - Kommuneloven Kontrollutvalgsforskriftens 13 inneholder følgende bestemmelser om selskapskontroll: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. For inneværende valgperiode skal slik plan være utarbeidet innen 31. desember 2012. Vurdering Selskapskontroll er en lovpålagt oppgave, og det er kontrollutvalgts ansvar å utarbeide en plan for gjennomføring av slik kontroll. Det er viktig at dette arbeidet kommer i gang så snart som mulig. Saken legges fram for kontrollutvalget med forslag om å be revisor om å starte arbeidet med og utarbeidelse av ny plan. SAK 038/11 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT SAKSBEHANDLING OG OPPLÆRING Kontrollutvalget 29.11. 2011 Gunnhild Berg 038/11 425-1740-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapportene. 2. Kontrollutvalget oversender rapportene til kommunestyret 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak Kommunestyret tar rapportene til orientering, og ber administrasjonen følge opp revisor sine anbefalinger i rapportens kapitel 5.1
1. Rapport forvaltningsrevisjon Saksbehandling og opplæring Ikke trykte vedlegg 1. Saksprotokoll fra kontrollutvalget sak 030/10 den 24.11. 2010 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon 2. Saksprotokoll fra kontrollutvalget sak 012/11 den 23.03. 2011 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Oppfølging av lovverk, saksbehandling - prosjektplan 3. Brev fra KomRev Trøndelag IKS datert 27.08. 2010 Forvaltningsrevisjon 1. kvartal 2011. Kontrollutvalget behandlet i møtet 24. november 2010, sak 030/10 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon, der Oppfølging av lovverk, saksbehandling ble prioritert. Prosjektplan ble utarbeidet av revisor og presentert i kontrollutvalget den 23.03. 2011 som sak 012/11. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til forslag til prosjektplan for Oppfølging av lovverk, saksbehandling KomRev Trøndelag IKS oversendte rapporten 14.11. 2011. Rådmannen i Namsskogan har hatt rapporten til høring og rådmannen har ingen kommentarer til rapporten. KomSek Trøndelag IKS har fått kopi av høringsutkastet. Forvaltningsrevisjonens metode omfatter dokumentanalyse og intervju. Hovedproblemstillingen er definert slik: 1. Har kommunen tilfredsstillende journalføring etter offentlighetsloven? 2. Har kommunen tilfredsstillende saksbehandling etter forvaltningsloven? 3. Hvordan sikres kompetanse i forhold til punkt 1 og 2? Revisor mener kommunen har gode rutiner for å sikre journalføring av arkivverdig e-post, men kan være vanskelig å gjennomføre i praksis. Ellers kan bruken av hjemmelhenvisning, og spesielt offentlighetsforskriften 7, være unøyaktig. Dette da kommunen velger å unnta dokumenter fra offentligheten. Realiteten i avgjørelsen er som regel korrekt, men hjemmelen det vises til trenger ikke være riktig. Når det gjelder saksbehandlingstid er denne akseptabel, men kommunen kan bli bedre på å gi foreløpig svar i de saker der det er påkrevd. Opplæring i saksbehandling / saksbehandlingssystem foregår når det skjer noe nytt, for eksempel når nytt lovverk trer i kraft. Individuelle opplæring skjer ved når en tiltrer i jobben eller etter behov. Det er også gjennomført kurs knyttet til saksbehandlingsregler og saksbehandlingssystem. Vurdering Kontrollutvalget kan ta forvaltningsrevisjonsrapporten til orientering og innstille på at kommunestyret tar rapporten til orientering og be administrasjonen følge opp revisjonens anbefalinger i rapportens kapittel 5.1. Viser for øvrig til rapporten i sin helhet.
SAK 039/11 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV SAKER BEHANDLET FORMANNSKAPET, OOK OG KOMMUNESTYRET 1. HALVÅR 2011 Kontrollutvalget 29.11. 2011 Gunnhild Berg 039/11 425-1740-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1.halvår 2011 til orientering. 2. Kontrollutvalget sender rapporten til kommunestyret til orientering og henstiller om at kommunestyret fatter slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten etter gjennomgang av saker behandlet i formannskapet, kommunestyret og OOK til orientering. 2. Kommunestyret henstiller rådmannen om å følge opp de hovedkonklusjoner revisor har gitt i rapportens kapittel 4. 1. Revisjonsrapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskap og kommunestyre 1.halvår 2011, datert 14.11. 2011. Ikke trykte vedlegg Ingen Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter 1. halvår 2011 for Formannskapet, OOK og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å se til at vedtak er fattet av riktig organ og at saker som gjelder vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Det skal ikke vurderes om politiske vedtak er hensiktsmessige. I pkt. 3.1 Formannskapet og OOK og punkt 3.2 Kommunestyret er det angitt hvilke møteprotokoller og saker som er gjennomgått. Gjennomgang viser at i saker der politiske organ skal fatte vedtak mangler det henvisning til hjemmel i delegasjonsreglementet. Dette er også påpekt ved gjennomgang av møteprotokoller i 2010. Revisor stiller også spørsmål ved bruk av kraftfondet til kommunale investeringer og driftsutgifter. Vurderinger Viser til rapporten i sin helhet hvor rådmannens tilsvar er innarbeidet. Kontrollutvalget kan ta rapporten til orientering og henstille om at administrasjonen følger opp revisor sine konklusjoner. Forhold som er påpekt ved denne gjennomgangen er også påpekt tidligere.
SAK 040/11 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV BEREGNING AV VEDERLAG FOR OPPHOLD I INSTITUSJON Kontrollutvalget 29.11. 2011 Gunnhild Berg 040/11 425-1740-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Deles ut i møtet. Unntatt Off.het jf. Komml. 78.7, Off.l. 13 Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen) Rapport deles ut i møtet. Revisor vil i møtet gi en orientering for hvorfor slik revisjon er foretatt, og vil gå igjennom rapport etter beregning av vederlag for opphold i institusjoner. SAK 041/11 RAPPORT ETTER KONTAKTMØTE MED REVISJONEN Kontrollutvalget 29.11. 2011 Gunnhild Berg 041/11 425-1740-5.3 Saksbehandlerens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar rapporteringen fra kontaktmøtet til orientering. 1. Notat etter møte mellom KomRev Trøndelag IKS og KomSek Trøndelag IKS vedr. det pågående revisjonsarbeidet i Namsskogan kommune. Unntatt off. Off.l. 14 og 16. Deles ut i møtet. Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalgets tilsynsfunksjon i forhold til revisjonen er hjemlet i Forskrift om kontrollutvalg 6, og det heter bl.a. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor.
Videre heter det i merknadene til 20 i den samme forskriften: Kontrollutvalgets sekretariat vil være utvalgets operative ledd og skal sørge for at det blir foretatt tilsyn med administrasjonen og revisjonen. Kontrollutvalget påser gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. Sekretariatet har faste, årlige kontaktmøter med KomRev Trøndelag IKS. Kontrollutvalg mottar også jevnlig muntlig orientering og status angående fremdriften i revisjonsarbeidet. Det er avholdt et møte den 24.10. 2011 mellom sekretær og revisor. Det er skrevet et notat som en oppsummering av møtet. Notatet som er unntatt offentlighet vil bli delt ut i møtet. Grong 18.11. 2011 Gunnhild Berg Kontrollsekretær