Avtale for kjøp av Elektronisk vedlikeholdssystem for drift renovasjon Kundens kravspesifikasjon Bilag til Kjøpsavtalen
K Bilag Kundens kravspesifikasjon Innholdsfortegnelse Innledning... 3 2 Kundens bakgrunn og formål med anskaffelsen... 3 2.akgrunn... 3 2.2 Formål... 3 2.3 Omfang... 3 3 Leverandørs oppfyllelse av formål... 4 4 Leverandørs forutsetninger for leveransen... 4 5 Myndighetskrav og eksterne rettslige krav... 4 6 Funksjonelle krav... 4 7 Tekniske krav... 5 8 Spesifikasjon av programvare... 6 9 Krav til tjenester... 6 9. Opplæring... 6 9.2 Dokumentasjon... 7 0 Test og godkjenning... 7 Framdrifts- og tidsplan... 7 2 Administrative bestemmelser... 7 3 Samlet pris og prisbestemmelser... 7 Versjon:.0 Side ii av 7
K Bilag Kundens kravspesifikasjon Innledning Dette bilaget inneholder kundens kravspesifikasjon. Bilaget definerer de ulike funksjonsområdene og krav til disse, samt krav knyttet til innføring av løsning. Kravene er gitt en prioritet fra 3, etter følgende standard. Det er ikke gitt absolutte minstekrav: = Høy viktighet. Meget viktig for utnyttelse av løsningen at kravet er innfridd. 2 = Middels viktighet. Viktig at kravet er innfridd 3 = Lav viktighet. Ikke avgjørende for å kunne ta løsningen i bruk, men ønskelig. Kolonnen B angir at Leverandøren skal gi en utdypende beskrivelse av hvordan innfrielse realiseres. 2 Kundens bakgrunn og formål med anskaffelsen 2.akgrunn Hias IKS har innen virksomhetsområdet Renovasjon, to avfallsanlegg, 5 gjenvinningsstasjoner, og ca. 50 ubemanna returpunkt. I tillegg kommer noen transportmidler og annet mobilt utstyr. Det er ca 30 ansatte innenfor virksomhets-området, inklusiv nyoppretta transportavdeling og vikarer / ekstrahjelp. Renovasjon er i rask utvikling og vekst, og kravene til stabil drift og systematisk vedlikehold av maskiner og utstyr er økende. Det forventes også store endringer i bl.a. antall og utforming av returpunkt. Vedlikeholdsarbeidene innen virksomhetsområdet utføres i for stor grad når behovet er blitt åpenbart. Det mangler gode styringsverktøy og oversikter til å kunne drive systematisk og forebyggende vedlikehold. Planlegging av vedlikehold gjøres i dag ved hjelp av erfaring og leverandøravtaler. 2.2 Formål Formålet med denne anskaffelsen er til enhver tid å sikre at vi har kontroll på vedlikeholdet av maskiner,utstyr, bygg etc. å sikre at alle vedlikeholdsoppdrag utføres iht. oppsatt plan og vedtatte kvalitetsstandarder å sikre at all historikk ifbm.vedlikehold blir ivaretatt. å effektivisere og forenkle leders arbeid knyttet til vedlikehold å effektivisere og forenkle leders daglige arbeid med styring av ressurser 2.3 Omfang Anskaffelsen omfatter kjøp, innføring, vedlikehold og eventuell drift av en ferdigutviklet løsning som er i daglig bruk hos minst én annen kunde det er naturlig å sammenligne seg med. Anskaffelsen skal også gi muligheten for å kjøpe konsulentbistand tilknyttet etablering av løsningen, og vedlikehold av denne. Systemet skal ivareta alle hovedfunksjoner som ligger i moderne systemer for vedlikeholdsstyring på markedet og åpne for ytterligere nødvendige påbygginger og økning i funksjonaliteten. Anskaffelsen skal også sikre enkel videreføring av systemet. Dette må kunne gjøres uavhengig av om det byttes leverandør og/eller data må lagres på nytt område utenfor den opprinnelige leverandørens område. Løsningen skal dekke følgende (ikke uttømmende): Registrering av grunndata Mulighet for import av data knyttet til maskiner, utstyr, bygg oa. Versjon:.0 Side 3 av 7
K Bilag Kundens kravspesifikasjon Opprettelse av vedlikeholdsplaner og rutiner Opprettelse av arbeidsplaner per ansatt 3 Leverandørs oppfyllelse av formål Leverandørs oppfyllelse av formålet med anskaffelsen, skal inntas i K Bilag 2. Leverandøren skal gi en overordnet beskrivelse av tilbudt løsning, samt beskrivelse av sin forståelse av anskaffelsens formål, herunder hvordan Leverandøren skal bidra for å oppnå dette. 4 Leverandørs forutsetninger for leveransen Leverandøren skal beskrive de forutsetninger Leverandør finner nødvendig å ta for å vedstå seg sine forpliktelser under kjøpsavtalen i K Bilag 2. Alle forutsetninger av generell, merkantil, funksjonell eller teknisk karakter som er relevante for at Kunden skal kunne benytte den tilbudte applikasjon skal beskrives. Hvis løsningen forutsetter bruk av tredjepart verktøy skal dette spesifiseres. 5 Myndighetskrav og eksterne rettslige krav Løsningen skal innfri aktuelle og relevante myndighetskrav, jf den generelle avtaletekstens pkt 2.6. Dette omfatter krav pålagt gjennom lov og forskrifter, standarder og kodeverk, samt sikkerhetsmessige krav. Kravene omfatter både løsning og Leverandør, og skal besvares i K Bilag 2. Dersom det tilbys en løsning (SaaS) som ikke installeres hos Kundens eksisterende driftsleverandør (f.eks. cloud-tjenester) bes Leverandøren gi en oversikt over de regulerende lover og regler som berører Kundens sikkerhet for datalagring og datasletting i løsningen. 6 Funksjonelle krav Samtlige krav i tabellen skal besvares i K Bilag 2. F Tilgang til løsningen skal skje gjennom nettleser. Løsningen skal være standardisert slik at nettlesere som følger web-standarder skal kunne brukes (e.g. Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, Internet Explorer) F2 F3 F4 Løsningen skal være brukervennlig; intuitiv og enkel i bruk, med et grafisk brukergrensesnitt. Løsningen skal tillate administrasjon av roller og brukere med tilgang til verktøyet. Løsningen skal inneholde manuell registrering av avdeling og arbeidssted. F5 Løsningen skal inneholde manuell registrering av vedlikeholdsobjekter F6 Løsningen skal inneholde mulighet for lagring av historikk i form av servicerapporter etc, fra eksterne leverandører. F7 F8 Det skal være mulig å opprette arbeidsplaner for hver ansatt basert på vedlikeholdsplanene for objektene. Det skal være mulig å legge inn planlagt vedlikehold med varsling etter frekvens på tid og/eller dato. Versjon:.0 Side 4 av 7
K Bilag Kundens kravspesifikasjon F9 Vedlikeholdsplanen skal kunne vises per dag, uke, måned og år, basert på valgt visningsintervall, samt pr objekt eller anlegg. F0 Vedlikeholdsplanen skal ha kalenderfunksjon med planleggingsmulighet for vedlikehold. F Planlegger skal kunne registrere oppgaver, arbeidsordre og nye objekter F2 Løsningen skal ha funksjon for innmelding av vedlikeholdsoppdrag/ behov. F3 Oppkommende vedlikehold skal varsles på epost og/eller sms. F4 Dersom planlagt vedlikehold blir overstyrt, må løsningen sikre at dette begrunnes. F5 Det bør være mulighet for enkel integrasjon med eksterne leverandørers systemer, med hensyn til bestilling av deler til vedlikeholdsobjektene. F6 Løsningen skal ha elektronisk brukerhjelp. F7 Løsningen bør ha mulighet for å ta ut tilpassede rapporter samt øyeblikksog måltallsrapporter. F8 Layout på rapporter og utskrifter må kunne redigeres etter kundens behov. F9 Løsningen skal loggføre endringer som blir gjort (når, av hvem, hva ble endret, osv). F20 Det bør være mulig å importere data, som manualer, bilder, tegninger og annen dokumentasjon. Dette gjelder både for objektene og for utført vedlikeholdsarbeid. F2 Historiske data skal tas vare på og lagres så lenge kunden ønsker. 7 Tekniske krav Kundens eksisterende tekniske plattform er beskrevet i K Bilag 3. Løsningen skal kunne benyttes på denne plattformen. T Løsningen skal kunne benyttes på ulike typer sluttbrukerutstyr (PC, nettbrett, mobil). Leverandøren bes beskrive hvilke krav løsningen stiller til Kundens it-infrastruktur for å oppfylle dette. T2 Leverandøren skal beskrive krav til forsinkelse og hastighet på linjene. T3 T4 Databasen skal håndtere alle norske tegnsett korrekt både ved registrering og søking. Leverandøren bes beskrive planlagt støtte for nye komponenter i infrastrukturen, og hvor lenge tidligere versjoner vil støttes. Versjon:.0 Side 5 av 7
K Bilag Kundens kravspesifikasjon T5 Start av Løsningen, når bruker er innlogget i Kundens nettverk, skal normalt ikke ta mer enn 0 sekunder. T6 Det skal ikke oppleves å være ventetid når Kunden registrerer data i Løsningens felter selv om input skal valideres. Dette skal gå fortløpende. T7 Leverandøren skal oppgi minstekrav til Klientens maskinvare. (Kravliste ift. prosessor, minne, skjermkort, oppløsning, skjermstørrelse, harddiskstørrelse og nettverkshastighet for PC/klienter). T8 Alle feil i Løsningen skal vises / logges med en forståelig feilkode. T9 T0 Alle funksjoner knyttet til utskrift skal støttes gjennom et standard Windows-grensesnitt. Brukeren må ha mulighet til å endre valgt skriver underveis i prosessen. Leverandøren skal beskrive applikasjonens nåværende arkitektur med følgende elementer:. Lagstruktur og teknologi for kommunikasjon mellom lagene 2. Komponentstruktur, -standarder og grad av bruk av felles komponenter 3. Teknologi og verktøy som er benyttet for utvikling av løsningen 4. Teknologi for integrasjon mellom interne komponenter og eksterne (3. parts) komponenter T Autentiseringen av brukeren skal skje med individuelle Brukernavn og Passord. 2 T2 Autentiseringen bør kunne hentes fra kundens standardiserte katalogtjenester (MS Active Directory) T3 Det bør være mulig å få oversiktsrapporter på tildelte autorisasjoner. 2 T4 Sikkerhetskopiering, konsistenssjekk og andre driftsprosedyrer skal kunne utføres uten stans i løsningen og uten at opplevd responstid for brukere påvirkes. 8 Spesifikasjon av programvare Leverandøren skal i K Bilag 2 gi en komplett oversikt over tilbudt programvare. Oversikten skal være en spesifisering av alle relevante komponenter og moduler, inkludert versjonsnummer. I tillegg skal det gis en roadmap over kommende versjoner med datoangivelse de neste 2-4 år. All annen programvare som er en forutsetning for at tilbudt programvare skal fungere optimalt, skal spesifiseres på tilsvarende måte. Alle priser skal oppgis i K Bilag 7. 9 Krav til tjenester 9. Opplæring Leverandøren skal tilby opplæring av brukere/planlegger og systemadministrator. Opplæringen må være tilpasset forkunnskapene i disse gruppene. Brukergruppen har normal kompetanse på bruk av Windows og WEB-baserte løsninger. Bilag 2 skal inneholde en oversikt over de ulike kurs og betingelser som tilbys. Alle priser skal oppgis i K Bilag 7. Kunden forbeholder seg retten til enten selv å gjennomføre kurs i anvendelse av tilbudt applikasjon, eller å hente inn annen ekstern undervisningskompetanse. Versjon:.0 Side 6 av 7
K Bilag Kundens kravspesifikasjon 9.2 Dokumentasjon Det skal leveres brukerdokumentasjon på norsk som presenterer systemets virkemåte og funksjonalitet for brukerne, og dekker alle de ulike roller brukere av systemet kan ha. Det skal leveres systemdokumentasjon som skal gi innsikt i og forståelse av applikasjonen. All dokumentasjon skal foreligge elektronisk for kunde med mulighet til å redigere / editere på dokumentasjonen og kopiere denne til internt bruk. All dokumentasjon skal være oppdatert, og klart merket med hvilken versjon, revisjon, rettelse etc. den relaterer seg til. 0 Test og godkjenning Kundens tekst i K Bilag 5 skal aksepteres. Framdrifts- og tidsplan K Bilag 4 skal inneholde en beskrivelse av de tjenester Leverandør kan tilby som bistand ved innføring og tilrettelegging for Kunden, samt en framstilling av framdrifts- og tidsperspektiv for disse tjenestene. Priser skal spesifiseres i K Bilag 7 for de tjenester som ikke er dekket opp i andre vedlegg. I beskrivelse og tekst skal det tydelig framgå hva som er inkludert i disse tjenestene. 2 Administrative bestemmelser Leverandør skal i Bilag 6 beskrive den sentrale organiseringen av leveransen, med angivelse av Leverandørens representant i avtaleforholdet. Leverandør skal oppgi navn, CV og arbeidsgiver for sitt nøkkelpersonell. 3 Samlet pris og prisbestemmelser Leverandøren skal, som K bilag 6 og V Bilag 3, utarbeide pristabeller basert på Kundens mal for bilagene. Leverandøren må beskrive hvilke av de angitte kravene som dekkes av standard leveranse og hva som er tillegg og faktureres ut over standard priser. Leverandøren må også beskrive priser for tilleggstjenestene. Regulering av pris skjer i henhold til avtalens bestemmelser. Versjon:.0 Side 7 av 7