Tiltak og prosjektporteføljestyring Prosjektledersamling 23.01.2014 Dagfinn Hallseth Leder programkontoret NIKT
Strategi 2013-2016
enerisk IKT-prosjektforløp Ide/ Forprosjekt Utredning Kravspesifikasjon Utvikling Pilotering Utrulling Fokusområdet til Nasjonal IKTs tiltak
Satsingsområder for Nasjonal IKT Spesialisthelsetjenesten Organisasjon og prosess Informasjon IT - prosesser Applikasjon Teknologi Mål 1: Utforme og forvalte felles krav til kunnskapsbaserte, prosesstøttende kliniske systemer Mål 2: Etablere virksomhetsarkitektur som et strategisk middel i spesialisthelsetjenesten Andre Helsedirektoratet NHN SF Organisasjon Primærhelsetjenesten og prosess Organisasjon og prosess Organisasjon og prosess Informasjon Organisasjon og prosess Informasjon Informasjon Mål 3: Være RHFenes samarbeidspart med IT - myndigtente prosesser Informasjon i nasjonal tiltal IT - prosesser Mål 4: Koordinere felles IKT- tiltak i RHFene ovenfor øvrige deler av helse- og omsorgssektoren IT - prosesser Applikasjon Mål 5: Ha en felles prioritering og oppfølging av relevante IT - prosesser leverandører Applikasjon Applikasjon Teknologi Applikasjon Teknologi Teknologi Teknologi Side 4
Visjon: Samordnet IKT- utvikling for god og sikker pasientbehandling Strategiske mål 1. Utforme og forvalte felles beskrivelser av kunnskapsbaserte, prosesstøttende kliniske systemer Tiltak for å bidra til måloppfyllelse Tiltak 37: Rammeavtale på datasystem MTU / BHM Tiltak 39.1: Videreføring Termer og symboler 2. Etablere virksomhetsarkitektur som et strategisk middel i spesialisthelsetjenesten Tiltak 42.2: Utredning praksis for virksomhetsarkitektur (fase 1) 3. Være RHFenes samarbeidspart overfor myndighetene i nasjonale tiltak Tiltak 45.1: Nasjonal standard for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre Tiltak 50: Kunnskapsbasert pasientplanlegging 4. Koordinere felles IKT-tiltak i RHFene ovenfor øvrige deler av helse- og omsorgssektoren 5. Ha en felles prioritering og oppfølgning av relevante leverandører Tiltak 29.3: Foredling av FEST for spesialisthelsetjenesten Tiltak 47: Innføring av elektronisk oppgjørsordning for H- resepter Tiltak 48: Dokumentasjon for oversikt og læring
NIKTs struktur frem til 1.1.2014 RHF AD-møtet Styringsgruppe Programkontor Prosjekteierforum Programkontor Tiltak 1 Tiltak 2 Tiltak 3 Klinisk IKT fagforum Arkitektur fagforum EPJ Systemeierforum Tiltak n
Årshjul for prosjektgodkjenning i PEF/S 31.03 frist for forslag av prosjekter PEF møtenr 5 (nov) skal prosjektene fremmes PEF PEF møtenr 3 (mai) skal prosjektene fremmes 30.09 frist for forslag av prosjekter
Prosjektstyring i Nasjonal IKT Nasjonal IKTs prosjektstyringshåndbok og -metodikk P ro s je k tin itie rin g P ro s je k tid é n o ta t K o s t/n y tte P ro s je k te ta b le rin g P ro s je k tg je n n o m fø rin g P ro s je k to rg a n is e rin g /-e ta b le rin g P ro s je k td ire k tiv R a p p o rte rin g L ø p e n d e o p p fø lg in g O p p fø lg in g re su lta t V u rd e rin g o m p ro s je k tg je n n o m fø rin g B e s lu tn in g o m p ro s je k tg je n n o m fø rin g P ro s je k ta vs lu tn in g K v a lite ts s ik rin g o g -re v is jo n O p p læ rin g /re ttle d n in g K va lite ts s ik rin g P ro s je k te va lu e rin g S je k k lis te r/m a le r K v a lite ts re vis jo n E ta b le re k rite rie r E va lu e re k rite rie r
Nasjonal IKTs nåværende tiltaksportefølje
Tiltak 29.3 Foredling av FEST for spesialisthelsetjenesten Effektmål Tilrettelegge for at spesialisthelsetjenesten benytter nasjonale legemiddelregistre som bidrar til økt kvalitet i medikasjonskjeden, øker pasientsikkerheten og god sykehusøkonomi. Resultatmål Beskrive behovet for informasjon innenfor legemiddelforsyning, legemiddelhåndtering, mv, knyttet til arbeidsprosessene forordning i, istandgjøring og utdeling, og utarbeide løsningsalternativer for å dekke dette informasjonsbehovet. Identifisere informasjonskilder, vurdere løsningsalternativer inklusiv informasjonsforvaltning og endringshåndtering, samt foreslå et anbefalt alternativ. Utarbeide et prosjektdirektiv for videre arbeid med anbefalt løsningsalternativ.
Prosjekteierforum 23.01.14 VEDLE 03 STATUSRAPPORT TILTAK SATSINSOMRÅDE STATUS 29.3 Foredling av FEST for spesialisthelsetjenesten Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER Nasjonal IKT Sykehusapotekene Ole Søberg, Sykehusapotekene HF KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE FORRIE NÅ Vi har valgt å beholde «gult lys» på ressurssituasjonen. AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT Det er hektisk aktivitet i prosjektgruppa for å utarbeide beslutningsgrunnlag på de ulike temaområder og sikre at vi har en tilfredsstillende forankring av de løsningsalternativer som beskrives. Prosjektgruppas deltakere har avsatt for lite tid til arbeidet i prosjektet. EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Prosjektgruppa har diskutert evt behov for å utvide prosjektperioden for å øke kvalitet, bedre forankring og sikre at våre anbefalinger er i tråd med RHFenes behov og ønsker, samt øke muligheten for å realisere foreslåtte løsninger. RISIKOREDUSERENDE REP Prosjektgruppa vil avstemme prosjektets ambisjonsnivå med ressurssituasjon og tidsramme. M1 Prosjekt etablert. M2 Skissere generiske prosesser. M3 Forankring av prosess og databehov M4 Forankring av faglig tilnærming M5 Løsningsalternativer skissert M6 Løsningsmodell beskrevet M7 Sluttrapport
Tiltak 37 Rammeavtale på datasystem MTU/BHM Hovedmål 1. fase Få på plass en rammeavtale med en leverandør av datasystem for MTU/BHM. Deling av jobbhistorikk som gir erfaringsgrunnlag ved reparasjoner. Samarbeid ved re-/nyanskaffelser. Bedre oversikt over utstyrsparken for investeringer. Felles innsyn i hvem som har reservedeler, hvor disse kan kjøpes og til hvilken pris Hovedmål 2. fase Å få implementert det kontraherte systemet sentralt og lokalt i de enkelte helseforetakene på en koordinert måte, samt å sørge for felles arbeidsprosesser og igangsetting av drift og forvaltning.
Prosjekteierforum 23.1.14 VEDLE 03 STATUSRAPPORT TILTAK SATSINSOMRÅDE OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD STATUS 37 Rammeavtale på datasystem MTU/BHM 1.Innhold - Kliniske informasjonsprosesser FORRIE NÅ PROSJEKTEIER PROSJEKTLEDER Nasjonal IKT Børge odhavn Faveo Prosjektledelse KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER Unntatt offentlighet på grunn av pågående anskaffelsesprosess. Se sak 11 (FDV MTU - godkjenning av innstilling vedr leverandør). RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE RISIKOREDUSERENDE REP
Tiltak 39.1 Videreføring - Termer og symboler Mål Å etablere to fritt tilgjengelige, åpne bibliotek av symbolspråk, det ene tenkt benyttet i brukergrensesnitt i IT-systemer for planlegging, gjennomføring og dokumentasjon av legemiddelbruk, det andre tenkt benyttet for visualisering og dokumentasjon av bruk av medisinsk-teknisk utstyr i ekurve eller andre behandlingsrettede IT-systemer. Å etablere en definisjonskatalog for termer for medisinsk utstyr og kliniske variabler som kan implementeres i brukergrensesnitt i behandlingsrettede IT-system. Resultatmål Et validert sett av symboler knyttet til legemiddelhåndtering til bruk for: Nasjonale helse-it leverandører som skal utvikle grensesnitt til systemer for planlegging, effektuering og dokumentasjon av legemiddelbehandling, klinisk arbeidsflate eller andre brukergrensesnitt. Internasjonale helse-it leverandører som skal tilpasse internasjonalt utviklede applikasjoner til norske forhold. Et validert sett av symboler knyttet til bruk av medisinsk- teknisk utstyr. En definisjonskatalog for termer for medisinsk utstyr og tilsvarende kliniske variabler.
Prosjekteierforum 23.1.14 VEDLE 03 STATUSRAPPORT TILTAK 39.1 Videreføring - Termer og symboler PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE Mål 1 - Kliniske systemer PROSJEKTLEDER Atle Sandal, EVR STATUS OMRÅDE FORRIE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI RISIKO R NÅ R KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER Fravær av ressurser spesielt fra HN, men også fra HV har vært en utfordring. Dette har reduserer tilfanget av innspill. jennom utforming av symboler og testing av disse i fagmiljøer i alle regioner er dette kompensert. Øvrige deltakere i tiltaket har opplevd fraværet som underlig ettersom dette er regioner som er i prosess for fremtiidg anskaffelse av kurveløsning. Bortsett fra det, akseptabel fremdrift.. Høringsdokument klargjøres for utsendelse i januar. Dette er noe forsinket ift opprinnelig plan pga sykdom. Videre møter i prosjektgruppen planlagt. FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Noen spørsmål rundt omfang og innretning sett i forhold til direktiv er diskutert og konkludert i styringsgruppen Fravær av ressurser fra HN og HV til prosjektet har hemmet fremdrift og forankring. Kan påvirke foretakenes adopsjon av forslag og konklusjoner RISIKOREDUSERENDE REP Justert mandat godkjent i styringsgruppemøte 19..8 Ressurstilgang adressert til prosjekteierforum uten reell effekt!! Omfattende verifikasjon gjennom testing i alle regioner Når utprøving av omforent forslag til symboler er testet av leger, sykepleiere og kliniske farmasøyter i alle RHF. (oktober) Omforent forslag sendt på høring (januar)
Tiltak 42.2 - Utredning praksis for virksomhetsarkitektur Effekter av forprosjektet Økt forståelse i spesialisthelsetjenesten for hva virksomhetsarkitektur er i praksis og hva det kan bidra med i det daglige arbeidet med utvikling av virksomheten. Effekter av en etablert arkitekturpraksis (neste fase) vil bidra til: Bedre samsvar mellom strategiske mål og iverksatte tiltak. Bedre beslutningsunderlag for ledere/beslutningstakere og dermed redusert risiko for feilinvesteringer. Bedre samordning av regionale og lokale prosjekter mer tydelig og samordnet felles stemme mot samarbeidspartnere (primær- og kommunehelsetjenesten, lovgivende myndighet, direktorater og leverandører). Utvikling av IKT-løsninger som bedre understøtter spesialisthelsetjenesten sine behov. Å kunne etablere styringsindikatorer (KPI1) for NIKTs tiltak i spesialisthelsetjenesten som helhet (på tvers av regionene). Økt grad av standardisering på tvers av helseregionene og sektoren.
Prosjekteierforum 23.1.14 VEDLE 03 STATUSRAPPORT TILTAK SATSINSOMRÅDE STATUS 42.2 Utredning praksis for virksomhetsarkitektur (fase 1) 2. Etablere virksomhetsarkitektur som et strategisk middel i spesialisthelsetjenesten PROSJEKTEIER Nasjonal IKT PROSJEKTLEDER Lasse Bergan, Acando KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FORRIE NÅ Vedr. avgrensing og innhold Styringsgruppemøtet 11.12 ga en avklaring på avgrensning og innhold ved at prosjektet forslag til presisering og fortolkning av prosjektdirektivet ble vedtatt. Dette vil bidra til at leveransene fra prosjektet blir i samsvar forventningene. FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Ingen RISIKOREDUSERENDE REP Ingen M0 - formell igangsetting M1 - prosjektet etablert M2 - forslag med oppdaterte/reviderte arkitekturprinsipper for spesialisthelsetjenesten (29.01) M3 arkitekturvisjon (29.01) M4 målbilde (29.01)
Tiltak 45.1 - Nasjonal standard for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre Effektmål Styrke informasjonssikkerheten knyttet til uautorisert innsyn i behandlingsrettede helseregistre, og gjennom dette å bidra til at tillit mellom pasient og helsevesen opprettholdes og styrkes. Resultatmål Å etablere en nasjonal standard og begrunnet anbefaling for realisering for gjennomgang, kontroll og oppfølging av logger i behandlingsrettede helseregistre.
Prosjekteierforum 23.1.14 VEDLE 03 STATUSRAPPORT TILTAK 45.1 Nasjonal standard for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE PROSJEKTLEDER Trond Ericson, Devoteam STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT FORRIE NÅ Kick-off (M3) og det første arbeidsmøtet i prosjektgruppe/ arbeidsgruppe er gjennomført Prosjektgruppe og referansegruppe er bemannet. Arbeidsgruppe for utprøving er klar. Arbeidsgruppe for prosedyrer og rutiner blir etablert i løpet av neste uke. Bistandsavtale mellom OUS og SAS er nødvendig for å sikre SAS bidrag i prosjektet. Denne er pt. ikke helt på plass EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE RISIKOREDUSERENDE REP M1, M2, M3 M4 - Utkast til opplegg foreligger Det er vanskelig å tilgang til grunndata i tide Benytte grunndata fra pilotprosjektet
Tiltak 46 - Nasjonal IKT som egen juridisk enhet Tiltakets mål Å etablere Nasjonal IKT som egen juridisk enhet. Tiltaket skal basere seg på at selskapsformen blir et HF, felleseid av de fire RHFene.
Prosjekteierforum 23.1.14 VEDLE 03 STATUSRAPPORT TILTAK 46 NIKT som egen juridisk enhet PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE (Annet) PROSJEKTLEDER Jan Erik Tveiten, Deloitte STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE FORRIE NÅ AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER Etablering av NIKT HF Denne fasen av prosjektet forventes gjennomført ihht. plan. FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Ingen RISIKOREDUSERENDE REP Ingen Etablering vedtatt i RHF styrer (2. styresak) (1. desember) Opprettelse av NIKT HF (1. januar 2014) Konstituerende styremøte NIKT HF (Januar / Februar 2014) Rekruttering av administrerende direktør (1. mai 2014 ansettelse) Anskaffe lokaler i Bergen (1. mai 2014) Avslutte etableringsaktiviteter (30. juni 2014)
Tiltak 47 Innføring elektronisk oppgjørsordning for H- resepter Prosjektets hovedmål Å spesifisere, utvikle og innføre elektronisk oppgjørsordning for H- resepter ved gjenbruk av HELFOs eksisterende løsning for elektroniske oppgjør (med gjenbruk av meldingene M18, M22 og M23). Effektmål Effektivisering og besparelser: Tidsforbruk i HF knyttet til behandling av oppgjørskrav for H-resept reduseres med 15 minutter per faktura Effektivisering: Tidsforbruk i apotek knyttet til behandling av oppgjørskrav for H-resept reduseres. Kvalitet: Alle krav sendes til riktig HF. I dag er det ikke mulig å kontrollere om rett HF faktureres. Utbetalinger kan ikke gjøres med feil priser eller for medikamenter som ikke dekkes av ordningen. Juridisk oppfyllelse: Regnskapslovens krav til kontroll av utbetalinger oppfylles.
Prosjekteierforum 23.1.14 VEDLE 03 STATUSRAPPORT TILTAK 47 Innføring av elektronisk oppgjørsordning for H-resepter PROSJEKTEIER Nasjonal IKT Sykehusapotekene SATSINSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER Helga Lunde, PwC STATUS OMRÅDE FORRIE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI RISIKO NÅ KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER Prosjektets omfang er klart og uendret. Ressurssituasjonen er nå tilfredsstillende da vi har fått tilført ekstern jurist. På grunn av manglende ressurser i forrige rapporteringsperiode nådde vi ikke følgende mål: Avtaler mellom HELFO/RHFene og mellom Apotekforeningen/RHFene: Her er det inngått intensjonsavtaler mellom partene og milepæl er oppnådd. Det skal arbeides med endelige avtaler videre i prosjektet. (I samråd med jurist) Nødvendig juridisk avklaring er nå påbegynt i form av at vi har hatt et første møte med jurist der vi har kommet til enighet om oppgave. Arbeid med beslutningsnotat for økonomidirektørmøte har vist seg svært utfordrende og tidkrevende å få på plass. Nytt rundskriv sendt ut fra dept i novemeber som har innvirkning på denne prosessen. FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Får ikke sendt personnummer fra apotek til sentralisert oppgjør i HELFO Håndtering av avvik i systemet RISIKOREDUSERENDE REP Påvirke videre inn mot HOD, ved hjelp av ekstern jurist Sikre klare grenser i forhold til ansvar i sentralisert oppgjør. Oppstart av utviklingsarbeid i NAV og HELFO å opp grensene mellom aktører, sikre klare ansvarsforhold, både i normalsituasjoner og i situasjoner med avvik i oppgjør. Juridisk vurdering av løsninger Etablere avtaler følge opp intensjonsavtalene Ferdigstille arbeidet med rapporteringsløsning Vedtatt prosess for utbetaling og oppgjør, skal behandles i Økonomidirektør-møte
Tiltak 48 Dokumentasjon for oversikt og læring Prosjektets formål Utvikle en modell og et veikart for en ny funksjonalitet i EPJ- systemer og andre kliniske dokumentasjons-systemer (for eksempel helse- og kvalitetsregistre) som til sammen skal bidra til å forenkle alle prosesser som innebærer sekundær bruk av helseopplysninger.
Prosjekteierforum 23.1.14 VEDLE 03 STATUSRAPPORT TILTAK 48 Dokumentasjon for oversikt og læring PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE Mål 4 Koordinere RHFene overfor sektoren PROSJEKTLEDER Atle Sandal, EVR STATUS OMRÅDE FORRIE AVRENSIN O INNHOLD RESSURSER FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI RISIKO NÅ KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER Representasjon i prosjektgruppens møter og bidrag mellom møtene varierer sterkt. Spesielt gjelder dette fra HN, men vi opplever en bedring. Akseptabel fremdrift sett hen til det omfang av ressurser som prosjektet reelt sett spiller på. Risiko for at det blir for stor arbeidsbelastning på enkeltpersoner i prosjektet. Dette kan hindre ønsket fremdrift og nasjonal forankring. Men foreløpig under kontroll. Forankringsrunde i nasjonalt og regionale fagdirektørmøter. odt mottatt!! Registrerer betydelig modning, og behov for å bruke tid på å modne temaet i sektoren. Stor interesse. FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Omfattende sakskompleks Til dels stor arbeidsbelastning på enkelte deltakere i prosjektgruppen (ubalansert mellom RHF-ene) Varierende representasjon og forankring i foretakene RISIKOREDUSERENDE REP Vedta direktiv og plan HSØ er purret på ift. ressurser (bl. a. i PEF 15.5.). Dette har medført en ressurs inn i gruppen fra oktober 2013 runnlag for utforming av demonstrator klarlagt. (oktober) Demonstrator utformet og testet på ulike miljøer. Forbedringer foretatt. Når utkast til rapport er påbegynt (januar)
Tiltak 50 Kunnskapsbasert pasientplanlegging Effektmål Prosessmodell som vil gi Mer kvalifiserte diskusjoner om, og bedre grunnlag for beslutninger om anskaffelse og implementasjon av systemer for kunnskapsbasert pasientplanlegging. Personer med kompetanse på standarder og systemer for kunnskapsbasert pasientplanlegging. På sikt mer effektive metoder for kodifisering, representasjon, distribusjon og instansiering av helsefaglig kunnskap og retningslinjer.
Prosjekteierforum 23.1.14 VEDLE 03 STATUSRAPPORT TILTAK 50. Kunnskapsbasert pasientplanlegging PROSJEKTEIER Nasjonal IKT SATSINSOMRÅDE 3. Være RHFenes samarbeidspart ovenfor myndighetene i nasjonale tiltak PROSJEKTLEDER Ida Iren Eriksen, Accenture STATUS KOMMENTAR TIL STATUSENDRINER OMRÅDE FORRIE NÅ AVRENSIN O INNHOLD Prosjektet jobber fremdeles med felles forståelse av innhold og avgrensning. Settes grønt da denne diskusjonen har kommet inn i en god struktur. RESSURSER Prosjektet mangler virksomhetsarkitekt. Dette jobbes det med fra flere hold. FREMDRIFT EKSTERNE AVHENIHETER ØKONOMI RISIKO FERDISTILTE MILEPÆLER NESTE MILEPÆLER BESKRIVELSE Mangler virksomhetsarkitekt RISIKOREDUSERENDE REP Forespørsel PEF Oppstartsmøtet. 2. Prosjektsamling Oppstart intervjuer Neste arbeidsmøte er 16. januar
Veien videre som helseforetak Videreføring av ansvarsområder, styringsmodell og strategi for Nasjonal IKT HF, vil bety at eksisterende strukturer / organisasjoner kun påvirkes begrenset. Nasjonal IKT HF skal videreutvikles som spesialisthelsetjenestens hovedarena for samhandling innenfor informasjons- og kommunikasjonsteknologi. Nasjonal IKT HF skal ikke overta oppgaver eller ansvar fra andre etablerte strukturer / organisasjoner (for eksempel HOD, Hdir, NHN) Nasjonal IKT HFs formål vil fortsatt være:
Takk for oppmerksomheten!