Administrasjonen - fakultetsdirektør

Referat fra IDF-møte ved Fakultet for helsefag 24. september 2013 Til stede: Nina Waaler Kristin Nordseth Ewelyn Jordal Simen Nørstebø Claudia Steidl Talgo Inger Langeggen Hilde Sylliaas Anne Reidun Dahl Asta Bye Vivi Volden Hilde Lund Kordahl Dekan Administrasjonen - fakultetsdirektør Administrasjonen referent Administrasjonen seksjonssjef ØK Administrasjonen seksjonssjef STU Administrasjonen stab FF NSF NTL (LO) NITO NFF IDF-sak 35/2013 Godkjenning av innkalling og dagsorden Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. IDF-sak 36/2013 Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene NITO v/vivi Volden: Det har vært stille en stund om prosessen med sammenslåing av instituttene for hhv bioingeniør/farmasi og radiografi/tannteknikk. Vil gjerne også ha en oppklaring ang. dekanens tidligere utspill om at det skal trekkes ressurser fra bachelorutdanningene til universitetssatsningen. Forskerforbundet ved Hilde Sylliaas: Ønsker som NITO også å få mer informasjon om sammenslåing av instituttene. NSF v/ Anne Reidun Dahl: Spør om hvor man finner referat fra IDF-møter og informasjon om hvem som kan møte. Svar her er at referatene alltid legges fram som referatsak til neste fakultetsstyremøtene. Nettsidene skal gi mer informasjon om dette. Tilbakemeldinger fra administrasjonen på spørsmål fra tjenestemannsorganisasjonene Dekan Nina Waaler informerer om at det i instituttsaken arbeides i henhold til plan. Administrasjonen skulle arbeide videre med ressursberegne alternativene og gjøre konsekvensutredning. Planen har hele tiden vært at saken skal opp i fakultetsstyret 22. oktober. De to alternativene vil antagelig se nokså like ut når det gjelder økonomi, men ha noen organisatoriske forskjeller. 1

Ad utsagnet om ressursbruk for universitetssatsningen, så er det senere blitt presisert, blant annet i Khrono. Utsagnet omhandlet ikke bachelorutdanningene spesielt og det har heller ikke blitt sagt tidligere. Dekan stiller seg bak at vi må se på all ressursbruk for å ha råd til den forskningsaktiviteten vi må ha for å kunne bli universitet. Vi ser nå på ressursbruk, f.eks. på mastergradene for å se om det er mulig å frigjøre ressurser. IDF-sak 37/2013 Informasjon til tjenestemannsorganisasjonene Dekan og fakultetsdirektør informerer: Torsdag 26. september skal fakultetet i heldags styringsdialog med høgskolen. Både fakultetet og høgskolen skal presentere mål og utfordringer, samt at det skal arbeides i workshops. Fakultetet kommer spesielt til å trekke fram utfordringer innenfor masterporteføljen, rekrutteringsarbeidet og publisering. HF inngår i et samarbeid med SAM, UiO og Høgskolen i Gjøvik om å bli et Senter for fremragende utdanning (SFU). Av totalt 24 søknader er «vår» søknad blant åtte finalister. I dag har fakultetet hatt workshop med internrevisjon om risikostyring som verktøy i budsjett- og planarbeid. Det er analysert hva som er risiki for vårt fakultet, og det viste samsvar med det vi selv har sett internt. Opplever god kvalitet i arbeidet fra PWC på å se hva som var våre utfordringer. Vi diskuterte særskilte utfordringer for vårt fakultet og hva som er virkelig relevant for oss i videre arbeid. Eksempler kan være internkommunikasjon som man må være spesielt observant på, spesielt i perioder med omorganisering og omstruktureringer. Budsjettarbeidet tar mye av tid og oppmerksomhet i disse dager. Forskningsgruppelederne drar til Brussel i dag (på sentral finansiering). Det ble på tidligere IDF-møte tatt opp problemet med korte søknadsfrister. Vi prøver å få årshjul på det som vi har råderett over på fakultetet. Se for øvrig epost fra fakultetets FoU-administrasjon (vedlegg). Minner om fakultetets frokostmøter! BUDSJETTMODELL På dette IDF-møtet tas det sikte på å gi en orientering om det arbeidet som pågår. Saken har til nå vært tatt opp på fire ledermøter på fakultetet og blir diskutert på fakultetsstyreseminaret 22. oktober. Hvis det er mulig og forsvarlig blir modellen lagt fram som vedtakssak samme dag, men det blir hvis nødvendig satt opp et ekstraordinært fakultetsstyremøte i november for å fremme forslag til vedtak da. Kunnskapsdepartementets finansieringsmodell fra og med budsjettåret 2002 ble lagt fram som bakgrunnsinformasjon. Det som var inngangstall for studiepoengsproduksjon var viktig for beregningen av tildeling i 2002 tildelingen og vi har på begge tidligere institusjoner økt siden 2000. (Vekttallsproduksjonen i 2000 påvirket størrelsen på basis- og insentivkomponenten og var utgangsposisjon for beregning av framtidige studiepoengsinntekter). Modellen består av to komponenter; En «basiskomponent» på ca. 60 % og en produksjonsavhengig komponent (insentivkomponenten) på ca. 40 %. Nye studieplasser kommer med 60 % basiskomponent, studieplasser opprettet før år 2000 er det ikke mulig å verdiberegne. Per i dag er bachelorprogrammet i ortopediingeniørfag satt i 2

kategori B (nest høyest sats), resten er i kategori D, E og F. Vi har et masterprogram i kategori C. Finansieringsordningen i sektoren er under utredning. HiOA har også meldt inn dette til regjeringsplattformen. Når vi gjør overopptak får vi ikke basisfinansiering på overopptaket, kun studiepoengskomponenten. Eventuell endret finansieringskategori gir heller ikke økning i basisfinansieringen for eksisterende studieplasser, bare for nye plasser. Endring kan også slå ut begge veier, avhengig av studiepoengsproduksjonen på de nye plassene. HiOA har en egen modell for fordeling av budsjettet, hvor 60% av basisbevilgningen tildeles fakultetene og 40 % utgjør kostnader til infrastruktur og øvrige felleskostnader. På insentivtildelingen (finansiering fra studiepoengsproduksjon) fordeles 80% ut til fakultet og felleskostnader får 20%. All finansering fra forskning og formidling tildeles i sin helhet til fakultetene. I arbeidet med ny budsjettmodell for fakultetet har vi synliggjort hva aktivitetene på utdanningene koster. 14. mai 2013 hadde ledermøtet et seminar hvor instituttlederne skulle komme med innspill til modellen. Modellen skal være forutsigbar, forståelig, forklarbar og ta utgangspunkt i 2013. Den skal heller ikke baseres på for mange årlige spesialtiltak, jf. spesiell tildeling til ortopediingeniørfag og tannteknikk. Det har også vært diskutert hva som skal finansieres på hhv fakultetsnivå og instituttnivå. Fakultetsledelsen vil synliggjøre hva den enkelte utdanning koster. Mest mulig skal tilbakeføres til institutt, slik at det som skal ligge på fakultetsnivå er kun det som MÅ ligge der, eksempelvis en pott til «tungt» faglig utstyr, lønn til administrasjon og dekanat og strategimidler. I forslaget til ny budsjettmodell tas det utgangspunkt i basisinntekten til fakultetet og at alle utdanninger settes i kategori F. Med utgangspunkt i tallene fra 2013 gir det et restbeløp på ca. 37 millioner som kan vektes ulikt avhengig av hvilke utdanninger det er snakk om. Da kommer vi til å se finansieringskategoriene som forholdstall. Denne typen vekting brukes også ved andre institusjoner. Selv om Fak. HF lager sin egen modell, så har Fak. SAM en lignende modell. De har også historiske forskjeller som man kjenner til og velger å holde på. Vektingen er basert på at det har kommet fram ulike særegenheter ved utdanningene, og det har vært aksept for hverandres særegenheter. For eksempel varierer kostnadene til utdanningsmateriell veldig, samt at de små utdanningene har spesielle utfordringer. Hva vi så gjør med nye studieplasser når vi vekter annerledes enn KD eller HiOA, er ikke avklart ennå. NSF etterspurte sammenhengen mellom forslag til ny budsjettmodell og retningslinjer for arbeidsplaner på fakultetsnivå som ikke er ferdigdrøftet på HF. Arbeidsplaner gir en detaljert oversikt over hvorledes ressursene brukes for UF-personalet. NSF påpekte videre at overopptak kan ha konsekvenser for studentenes læringsmiljø, læringsarenaer og ansattes arbeidsmiljø samt konsekvenser for kvalitet på utdanningen. FF stilte spørsmål ved om man lager en modell for framtiden, fordi vi tar med oss gammel historie. Viser til at det er ulikt fordelt førstekompetanse på utdanningene som koster FoU-tid. FF var også opptatt av at modellen må være veldig transparent for at vi ikke skaper en ny «sort boks» i framtiden. 3

NY FAGLIG ORGANISERING Dekan Nina Waaler redegjorde for saken, som det arbeides med i tett dialog med høgskoleledelsen, dekan på Fak. SAM. Orientering om saken har også vært gitt på ledermøte på SAM og i fakultetsstyret til SAM. Bakgrunnen for saken er at HiOA har sykepleierutdanning ved to institutter, og det er gitt klare signaler på fra HiOA-ledelsen om at de bør samles i ett institutt. På Institutt HEL har nylig bachelorprogrammet i Facility Management blitt opprettet, og som bygger på Nasjonalt råd for økonomisk-administrativ utdannings rammeplan, som også studier ved Fak. SAM bygger på. Samfunnsernæring på inst. HEL er for lite for å være eget institutt og organisatorisk tilhørighet må diskuteres. Disse spørsmålene må avklares og kan bli delt opp i alt fra to til flere delprosjekter. Det er flere mulige alternativer for den faglige organiseringen og det foreligger per i dag ingen klare alternativer. Felles for delprosjektene er at det vil bli utarbeidet mandat og nedsatt arbeidsgrupper, som skal ha bred representasjon, herunder instituttansatte utpekt av tjenestemannsorganisasjonene. Fakultetets ledergruppe blir styringsgruppe men vil sannsynligvis bli supplert i fht delprosjektet med Facility Management med representanter fra SAM. Dette vil bli nærmere avklart med dekan ved SAM. Tidsplan er at rapporten fra delprosjektene skal foreligge 1. juni 2014 med plan om implementering fra 1. august 2015. NSF hadde forventet, på bakgrunn av fusjonsvedtaket, en evaluering av den faglige organiseringen først. NSF formidlet at det var kommet reaksjoner på institutt HEL på at saken har kommet brått på og at det fryktes en oppløsning av instituttet. Ettersom fusjonsvedtaket sier at organiseringen skal evalueres, stilles det spørsmål om hvorfor denne saken kommer opp nå. Det spørres også om mandatet bør omfatte spørsmålet om eget sykepleiefakultet? Dekan svarer at fakultetsinndeling er diskutert i ulike fora, men at nytt fakultet er ikke på dagsorden nå. NSF mener også at tjenestemannsorganisasjonene bør være representert i styringsgrupper. På spørsmål om programplanarbeidet skal tas i denne sammenheng, svarte dekan at det ikke nødvendigvis må gjøres i denne runden. Spørsmålet om en eller flere programplaner er også et spørsmål om faglig profil og det kan her tenkes ulike løsninger på det. NTL mener også at tjenestemannsorganisasjonene bør være representert i styringsgruppen(e). NTL mener også at det kan virke som om samfunnsernæring er dårlig informert om hva som skjer og spør om i hvilken grad de ansatte har vært involvert. Det er klokt å involvere de ansatte i prosessen, vi må ikke risikere at miljøet forvitres. Dekan opplyser at hun har vært på flere møter på instituttet hvor saken med «like utdanninger» innenfor sykepleie har vært diskutert. Det har jo også vært på dagsorden siden før fusjonstidspunktet. Når det gjelder organisatorisk plassering av Facility Management og Samfunnsernæring er det jo nettopp en nyere sak og det er nå diskusjonen begynner og vi er helt i begynnelsen i denne prosessen. Dekan ønsker ansattes involvering og medvirkning og har derfor invitert seg inn på møter i miljøet. Oslo, 7. oktober 2013 Kristin Nordseth Ewelyn Jordal Vedlegg: E-post frå FoU-administrasjonen HF 4

Vedlegg From: Elin Holter Anthonisen Sent: Tuesday, September 17, 2013 1:11 PM To: Kristin Nordseth; Inger Johanne Flatland; Mona Kolstø Otnæss; Trine B. Haugen Subject: RE: Referat fra IDF-møtet fakultet HF 27. august 2013 Hei Kristin, Her er vår samlet tilbakemelding: De to eksemplene forskerforbundet gir på korte frister er Strategiske høgskolemidler (litt usikker på om de mener strategimidler fra HiOA eller Strategiske høgskoleprosjekt (SHP) fra NFR, der HiOA har en intern prosess) og såkorn-midler. Dette styres fra HiOA sentralt. Vår 2013 ble det utlyst strategiske midler til sterke forskningsgrupper og antologier med svært korte frister. Fakultetet fulgte opp disse som best mulig men det var lite å gjøre med fristene som var bestemt sentralt. Det ble imidlertid gitt tilbakemelding om at man mente fristen var altfor kort og fra sentralt hold kom det signaler om at dette ikke var ønskelig og at man ville prøve å få til lengre frister ved neste utlysning. Prosessene rundt utlysning av midler som har frist i høstes har blitt bedre og mer strukturert: Informasjon om prosessen med Strategiske høgskoleprosjekter (SHP) ble sendt ut per mail 3. juli 2013. Der ble det gitt beskjed om prosessen ved HiOA: Første steg var innsending av skisse med frist 15. september (1. september på fakultetet). Selve utlysningen fra NFR vil ikke foreligge før på slutten av året, med frist til NFR 14. februar 2014. I motsetning til i 2012/13 så er prosessen blitt annonsert tidlig med klare føringer for fullstendig prosess. Informasjon om prosessen med Strategimidler fra høgskolen (antologiprosjekter og sterke forskningsgrupper) ble sendt ut per mail 3. juli 2013 (Påminnelse sendt 13/8). Frist 9. oktober (1. oktober på fakultetet) Såkornmidler ble lyst ut i våres. Dette gjøres hvert år fra forskningsprogrammet Helse, Omsorg og Velferd og det er derfor mulig for forskere å forberede seg på denne prosessen selv om frist for innsending ikke er annonsert. I høst ble det laget en ekstrautlysning. Den ble annonsert 14. juni per mail med frist 5. september (2. sept. på fakultetet). Selve søknadene skal skrives kort ved utfylling av et skjema, men har likevel en veldig lang frist. FoU-administrasjonen ved fakultetet jobber for langsiktighet i søknader om forskningsmidler og har derfor laget en oversikt i forhold til interne utlysninger (for både HiOA og HF): http://www.hioa.no/forskning-og-utvikling/hva-forsker-hioa-paa/fou-hf/http-www.hioa.no- Forskning-FoU-HF/Soeknad-om-intern-finansiering-HiOA-og-HF. Det er også laget tilsvarende liste for de mest relevante eksterne utlysningene: http://www.hioa.no/forskning-og-utvikling/hvaforsker-hioa-paa/fou-hf/http-www.hioa.no-forskning-fou-hf/nasjonale-finansieringskilder. Dette gir en viss ide om når midlene vil bli lyst ut selv om ikke alltid datoene er offentliggjort, og gjør det mulig for forskerne og planlegge søknader fram i tid, noe som er viktig for å få til gode søknader (Midler lyses vanligvis ut på samme tidspunkt som året før). Det er videre mulig å ta kontakt med FoU-administrasjonen for opplysninger om både interne og eksterne utlysninger. De har ofte den mest oppdaterte informasjonen, og kan veilede både i forhold til utlysninger og i selv skriveprosessen. FoU-administrasjonen oppfordrer alle til å bruke fakultetets nettsider på FoU: http://www.hioa.no/forskning-og-utvikling/hva-forsker-hioa-paa/fou-hf Vi jobber for at nyttig informasjon skal finnes her. Gi gjerne tilbakemelding hvis informasjon mangler eller er uklart. Hilsen Elin 5