VWWWJV?@ $" * STRATEGI FOR BYGGETILSYN Aure, Averøy, Eide, Gjemnes, Halsa, Rindal, Smøla, Sunndal, Surnadal og fingvoll Innholdsfortegnelse: Innledning s. 1 Formål s. 2 Bakgrunn for tilsynsplikten s. 2 Omfang av strategidokumentet s. 2 Organisering s. 2 Ressurser/økonomi s. 3 Administrasjon s. 3 Arbeidsmiljø s. 3 Arkivering s. 3 Ansvar, myndighetsutøvelse og kommunikasjon s. 4 Innsyn s. 4 Kompetanse s. 4 Prioritering av byggesaker for tilsyn s. 4 Type tilsyn s. 5 Omfang s. 5 Rapportering s. 6 Distribusjon s. 6 Godkjenning s. 6 Varighet s. 6 Innledning: Kommunene Aure, Averøy, Eide, Gjemnes, Halsa, Rindal, Smøla, Sunndal, Surnadal og Tingvoll inngikk i 2013 en samarbeidsavtale om tilsyn i byggesaker med Kristiansund kommune. Høsten 2014 ble avtalen endret og innebærer et samarbeid på uformelt grunnlag uten delegasjon av myndighet til den administrativt ansvarlige kommunen eller til et styre. Strategi for byggetilsyn 2015-2016 Side 1 av 6
Formål: I henhold til plan- og bygningsloven (LOV 2008-06-27 nr. 71) 25-1 (tilsynsplikt) og 25-2 (tilsynets innhold) har kommunen en plikt til å føre tilsyn med at regelverket følges i kommunen, og påse at det blir foretatt nødvendig kontroll. Tilsyn er en viktig forvaltningsoppgave i all offentlig forvaltning, og inngår i kommunens forvaltning av byggesaksreglene. En forsvarlig byggesaksbehandling fra kommunene forutsetter at det utøves tilsyn. Skal ansvarsrettssystemet i plan- og bygningsloven fungere etter intensjonene, må kommunene føre tilsyn med etterlevelse av regelverket. Formålet med dette strategidokumentet er å regulere detaljene i samarbeidet, med hensvn til bi-aarbeidsfordeling, ressurser, og prioriteringer. l tillegg til dette strategidokumentet skal det på sikt utformes rutinebeskrivelser for den praktiske løsningen av tilsynsoppgavene. Bakgrunnen for tilsynsplikten: Det er flere årsaker til at kommunene pålegges å føre tilsyn. En av målsetningene er å gi bedre bygg da statistikk viser at byggskadeomfanget i Norge er oppe i milliardbeløp. Dette er kostnader som til syvende og sist faller på sluttbruker, og særlig for enkeltpersoner kan dette bli belastende. Det å føre en viss kontroll med at de foretakene som gis ansvarsrett har nødvendige kunnskaper og systemer for kvalitetskontroll, og at de faktisk bruker disse systemene, vil føre til at tilsynet har en oppdragene effekt på foretakene. Videre er tilsyn nødvendig for å se til at regelverket, som plan- og bygningsloven, teknisk forskrift og arealplaner følges opp og etterleves i kommunene. Det skal føres uavhengig kontroll på viktige og kritiske områder og oppgaver i alle byggesaker. Dette kan for eksempel være fuktsikring i våtrom, lufttetthet i nye boliger, etc. Uavhengig kontroll skal avdekke og bidra til oppretting av feil. Ã føre tilsyn med kontrollerende foretak og særlig påse at kontrollforetaket er uavhengig i forhold til utførende, vil bli et viktig tilsynsområde for å påse at ordningen med uavhengig kontroll fungerer. Omfang av strategidokumentet: Strategidokumentet gjelder for byggesaksbehandlere og deres Iedere i alle de nevnte deltakende kommunene og den juridiske rådgiveren (i dette dokumentet kalt tilsynsenheten), som er ansatt for å bistå kommunene med byggetilsynene. Organisering: Samarbeidet er et samarbeid på uformelt grunnlag uten delegasjon av myndighet til den administrativt ansvarlige kommunen. Tilsynsenheten skal samarbeide med vedkommende kommunes byggesaksbehandler i de konkrete tilsynssakene. Planlegging, prioritering og gjennomføring av tilsyn skal skje i forståelse med kommunen. Dette gjelder både valg av tilsynsobjekter og tidsplan for gjennomføring. Byggesaksbehandleren har ansvar for å bidra til tilsynsaktivitetene og foretar Utvelgelsen på bakgrunn av sin kunnskap om kommunens byggesaker. Utvelgelsen bør fortrinnsvis skje ut ifra prioriteringene i det felles strategidokumentet, se samarbeidsavtalens punkt 10. Ved gjennomføring av tilsyn skal byggesaksbehandleren som hovedregel delta. Strategi for byggetilsyn 2015-2016 Side 2 av 6
Tilsynsrapportene utarbeides av tilsynsenheten, med et forslag til videre oppfølging. Myndighet er ikke delegert og kommunene sender derfor selv ut rapporten til de aktuelle aktørene. Oppfølging av saker mht. sanksjoner skal den enkelte kommune også håndtere i egen regi. Dersom det er ønskelig kan tilsynsenheten bistå med å utforme forslag til varsel/pålegg, samt foreslå sanksjon. Ressurser/økonomi: Det er ansatt en juridisk rådgiver for å bistå kommunene med å gjennomføre byggetilsynene. Tilsynene blir gjennomført i samarbeid mellom tilsynsenheten og byggesaksbehandleren i den aktuelle kommunen. Tilsyn er en lovpålagt oppgave og kan finansieres gjennom det kommunale byggesaksgebyret. Andelen av gebyr som innkreves for tilsyn skal fremgå av regulativet, jf. plan- og bygningsloven 33-1 (1). Midler til finansiering av tilsynsaktiviteten skaffes i hovedsak gjennom innbetalinger fra kommunene, eventuelt i kombinasjon med ekstern finansiering fra staten, fylkeskommunen og/eller andre, jf. samarbeidsavtalens punkt 8. Kommunene betaler akontobeløp til Kristiansund kommune per 1. april og 1. oktober basert på årets budsjett og iht. avtalen, jf. samarbeidsavtalens punkt 11. Kostnadene fordeles mellom kommunene etter en fordelingsnøkkel. 30 % av kostnadene fordeles likt mellom kommunene, og 70 % av kostnadene fordeles etter innbyggertall. Nærmere detaljer fremgår av samarbeidsavtalens punkt 8. Administrasjon: Kristiansund kommune har som administrativt ansvarlig kommune arbeidsgiveransvaret og ansvaret for regnskap, fakturering, og andre administrative oppgaver for tilsynsenheten. Tílsynsenheten har kontorsted ved Kristiansund kommune, Plan- og bygningsenheten som har tilholdssted ved brannstasjonen i Kristiansund, Øvre Enggate 8, 6509 Kristiansund. Det meste av arbeidet i forbindelse med gjennomføring av tilsyn vil foregå her. Ved tilsyn i den enkelte kommune har kommunens byggesaksbehandler ansvar for at møterom blir stilt til disposisjon for tilsynet. Byggesaksbehandleren og tilsynsenheten samarbeider om tilgang til arkiv og dataløsninger. Dette løses praktisk ved at tilsynsenheten gis tilgang til den enkelte kommunes saksbehandlersystem. Alternativt kan en lenke til den offentlige postjournalen i saken sendes tilsynsenheten dersom all informasjon fremgår her. Arbeidsmiljø: Personell som arbeider med tilsyn skal ha tilfredsstillende arbeidsmiljø. Personell som i tillegg deltar i befaringer på byggeplasser skal benytte verneutstyr. Følgende utstyr er å anse som minimumsutrustning; hjelm, vernefottøy og eventuelt jakke/vest med refleks. Arkivering: Arkiveringsansvaret tilligger den enkelte deltakerkommune. Strategi for byggetilsyn 2015-2016 Side 3 av 6
Hver enkelt kommune skal sørge for at registreringer blir oppbevart for å bevise gjennomføringen av de gjennomførte tilsynene. Med registreringer menes blant annet avtaler. k0 'e5p0nd3nse, handlingsplan, tílsynspianer, tilsynsrapporter, avviksrapporter og rapporter for korrigerende og forebyggende tiltak, mv. Tilsynsrapportene i de respektive tílsynssakene skal oppbevares og feâl-suefgs På bvggesakene i kommunenes arkiver. Dokumentene i tilsynssaker er som hovedregel offentlig tilgjengelig, jf. hovedregelen ioffentleglova 3. Dokumenter kan kun unntas offentlighet etter bestemmelsene i lovens kapittel 3. Arkiverte dokumenter danner grunnlaget for rapporteringen til direktoratet. Ansvar, myndighetsutøvelse, og kommunikasjon: Byggesaksbehandlerne i samarbeid med sine Iedere har ansvaret for å velge ut saker for byggetilsyn. Tilsynsenheten er i samarbeid med det faglige nettverket ansvarlig for utarbeidelse og revidering av strategien. Tilsynsenheten har i samarbeid med det faglige nettverket også ansvaret for å utforme rutinebeskrivelser for tílsynssakene. Byggesaksbehandlerne ide ulike kommunene skal sikre at relevant informasjon vedrørende byggesaker er tilgjengelig ved gjennomføring av aktivitetene i denne planen. Tilsynsenheten skal gi all relevant informasjon som de får kjennskap til gjennom tilsynsarbeide til byggesaksbehandleren i den gjeldende kommunen. Det er kommunene som innehar sanksjonsmyndigheten. Tilsynsenheten forestår likevel anbefaling til sanksjon for de kommuner som ønsker dette i eget skriv. Forøvrig gjelder regler om taushetsplikt. Alle vesentlige endringer i strategidokumentet skal godkjennes av de kommunene som endringen har betydning for. lnnsyn: Personell som arbeider med tilsyn skal ha tilgang til de byggesakene og øvrige dokumenter som er nødvendig for å gjennomføre det arbeidet som er beskrevet i denne planen. Saksbehandler i byggesaken må gi relevant informasjon vedrørende byggesaken til tilsynsenheten, og bidra til at nødvendig dokumentasjon blir gjort tilgjengelig for tilsynsenheten. Kompetanse: Samarbeidsprosjektet er i startfasen og det er viktig at man i starten fokuserer på få temaer og blir gode på disse. Dette gjenspeiles i strategidokumentet. En viktig oppgave i starten blir å utarbeide gode rutiner og hjelpemidler for tilsynsarbeidet. I tillegg må tilsynskompetansen utvikles gjennom kursing og kunnskapsdeling internt og eksternt. Det skal avholdes to faglige samlinger per år for byggesaksbehandlerne i kommunene. Prioritering av byggesaker for tilsyn: Det må tas stilling til hvilke byggetiltak, hvilke funksjoner, hvilke fagområder, hvilke ansvarsområder og hvilke foretak det skal føres tilsyn med. Kommunene (byggesaksbehandlerne i Samarbeid med sine ledere) avgjør dette ved innmelding av tilsyn. Tema for tilsyn bør imidlertid avgrenses og spisses mot konkrete problemstillinger i tilknytning til byggetiltak. For hver periode skal det velges ut særskilte innsatsområder. Strategi for byggetilsyn 2015-2016 Side 4 av 6
Følgende temaer skal prioriteres inneværende periode: Tidsavgrensede krav om tilsyn, jf. byggesaksforskriften 15-3. Ingen prioriterte tilsynsområder i 2015. For år 2015 og 2016 er kommunene enige om å ha særlig fokus på å føre tilsyn med følgende områder: o Prosjekteríngsunderlag for utførelse Plassering og grunnarbeider Universell utforming Avfallshåndtering (avfallsplaner og miljøsaneringsbeskrivelser) I tillegg bør det være fokus på følgende områder: Foretak med mange bvggesakefl tiltak: Det bør fokuseres på om det forekommer gjentagelser med mangler ifm. innsendt dokumentasjon, eller mangler ved foretakenes styringssystem og/eller mangler ved utførelsen og/eller prosjektering og kontroll. Det bør vurderes å åpne tilsyn i slike saker. Ulovligheter: Det bør som et prinsipp føres tilsyn i alle saker der det er mistanke om ulovligheter og/eller foregår ulovligheter. Media: Media bringer ofte nyheter om byggefeil og useriøse foretak i byggebransjen. Kommunene i samarbeid med tilsynsenheten bør ha oppmerksomhet og fokus på mulige tilsyn på bakgrunn av oppslag i media. Kompetanse: Kommunene bør gjennomføre tilsyn dersom de har mottatt opplysninger om at foretak uten tilstrekkelig kompetanse og seriøsitet er involvert i en byggesak. Tilsynet må også undersøke foretakenes pålitelighet og dugelighet. Kommunene og byggetilsynet bør gjennom tilsyn fokusere på forbedringspotensiale og stimulere til kompetansehevning. Det bør også vurderes bruk av sanksjoner mot foretak som ikke ivaretar sitt ansvar for kontroll. Det bør også være en prioritert sak at kommunene påser at inkompetente og/eller useriøse foretak ikke gis ansvarsrett i byggesaker. Type tilsyn: Det vil bli gjennomført både dokumenttilsyn og inspeksjonstilsyn. Dette vil variere etter type tiltak, forhold ved foretaket mm. Fortrinnsvis vil tilsyn varsles på forhånd, men ved behov vil det også bli foretatt varslet på forhånd. Det vil bli gjennomført tilsyn på alle stadier i byggesaken. uten at aktørene er Omfang: Det skal i løpet av året gjennomføres tilsyn i alle kommuner. Antall tilsyn knyttes opp mot antall byggesaker i de enkelte kommunene. Byggesaksbehandleren i den enkelte kommune er ansvarlig for å velge ut saker for tilsyn. Strategi for byggetilsyn 2015-2016 Side 5 av 6
Det er viktig å prioritere tilsyn i byggesaker hvor de samfunnsmessige kostnadene ved feil kan bli store. Det skal derfor prioriteres å føres tilsyn med skoler, barnehager, kontorbygg, sykehjem, større bolígprosjekter og salgslokaler før ferdigattest. Ut over dette vil tilsyn alltid bli vurdert i saker hvor saksbehandler/leder anser det som nødvendig. Tilsyn vil også kunne bli gjennomført i vilkårlige valgte saker. Oppfølging av ulovlige forhold og etterlevelse av vilkår i tilknytning til gitte tillatelser vil være særskilte tema for tilsyn som må ivaretas. Oppfølging av ulovlige forhold skal inngå i tilsynsstrategien, jf. PBL 25-1 andre ledd og 32-1 første ledd. Likeledes skal etterlevelse av vilkår i midlertidige brukstillatelse etter PBL. 21-10 tredje ledd følges opp rutinemessig. Rapportering: I byggesaksforskriften 15-3, siste Iedd hjemles følgende: Ved utløpet av hver 2-årsperiode skal kommunen sende en oversikt med vurdering av tilsyn etter denne bestemmelsen til departementet. Advarsel, jf. PBL 22-4 annet Iedd og tilbaketrekking av ansvarsrett, jf. PBL 22-4 første ledd skal rapporteres til DlBK. Kommunene forestår selv rapporteringen til direktoratet. Distribusjon: Kommunene ved byggesaksbehandlerne har ansvaret for å distribuere dette dokumentet til berørte medarbeidere. Godkjenning: Strategidokumentet sendes kommunene for godkjenning. Det er ikke noe krav at tilsynsstrategien tas opp til politisk behandling, men en politisk forankring vil bl.a. synliggjøre de kostnader som kommunalt tilsyn medfører. Varighet: Strategidokumentet gjelder frem til 31.12.2016. Dokumentet revideres fortløpende ved behov. Dokumentets endringshistorikk: Dokumentets opprettelse Mai 2013 Tilpasning til ny samarbeidsavtale November 2014 Endringer etter møte i det faglige nettverket 20.1.2015 Strategi for byggetilsyn 2015-2016 Side 6 av 6