RAMMEAVTALER INNKJØPSSAMARBEID Vestre Toten kommune OG Innlandet Revisjon IKS Rapport 1-2016 2016-177/RG/TG
FORORD Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Rammeavtaler og innkjøpssamarbeid» som er gjennomført på oppdrag av kontrollutvalget i Vestre Toten kommune. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave. Kontrollutvalget har ansvaret for å påse at det føres kontroll med at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (Kommunelovens 77. nr. 4). Prosjektarbeidet er utført i perioden juni 2015 til februar 2016 av Tove Grini. Reidun Grefsrud har vært oppdragsansvarlig. Utkast til rapport er sendt rådmannen til uttalelse. Svaret fra rådmannen er vedlagt rapporten. Lillehammer, 23.februar 2015 Reidun Grefsrud Oppdragsansvarlig Tove Grini Prosjektansvarlig Innlandet Revisjon IKS Side 2
INNHOLDSFORTEGNELSE FORORD... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 3 SAMMENDRAG... 4 1. INNLEDNING... 6 1.1 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING... 6 1.2 DEFINISJONER... 6 1.3 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER... 7 2. METODE... 9 2.1 VALG AV METODE... 9 2.2 GJENNOMFØRING... 9 2.3 VURDERING AV RELEVANS OG PÅLITELIGHET... 11 3. KARTLEGGING AV SAMHANDLING MED REGIONAL INNKJØPSENHET... 12 3.1 HVORDAN ER SAMHANDLINGEN MELLOM KOMMUNENE OG REGIONAL INNKJØPSENHET BESKREVET I STYRINGSDOKUMENTENE?... 12 3.2 HVORDAN FOREGÅR SAMHANDLINGEN MELLOM VESTRE TOTEN KOMMUNE OG REGIONAL INNKJØPSENHET VEDRØRENDE OPPFØLGING OG BRUK AV RAMMEAVTALER I PRAKSIS?... 16 4. PROBLEMSTILLING 1: LOJALITET TIL RAMMEAVTALER... 18 4.1 REVISJONSKRITERIER... 18 4.2 DATA... 18 4.3 REVISJONENS VURDERINGER... 26 5. PROBLEMSTILLING 2: OPPFØLGING AV FAKTURERING AV KORREKT PRIS VED BESTILLING PÅ RAMMEAVTALE... 29 5.1 REVISJONSKRITERIER... 29 5.2 DATA... 29 5.3 REVISJONENS VURDERINGER... 33 6. PROBLEMSTILLING 3: RÅDMANNENS KONTROLL MED BRUK AV RAMMEAVTALER... 35 6.1 REVISJONSKRITERIER... 35 6.2 DATA... 35 6.3 REVISJONENS VURDERINGER... 36 7. KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER... 37 7.1 KARTLEGGING AV SAMARBEIDET... 37 7.2 KONKLUSJONER... 37 7.3 ANBEFALINGER... 38 REFERANSER... 39 VEDLEGG 1 RAPPORTERING PÅ E-HANDEL 30.9.15... 40 VEDLEGG 2 RÅDMANNENS UTTALELSE... 42 Innlandet Revisjon IKS Side 3
SAMMENDRAG Bestillingen fra kontrollutvalget var to-delt og besto av en kartlegging og en forvaltningsrevisjon. Kartleggingen Målet med kartleggingen var å gi kontrollutvalget informasjon om omfanget og innretningen av samhandlingen mellom kommunen og innkjøpsenheten når det gjelder oppfølging og bruk av rammeavtaler. Problemstillinger Kartleggingen hadde følgende problemstillinger: 1. Hvordan er samhandlingen mellom kommunene og regional innkjøpsenhet beskrevet i styringsdokumentene for den regionale innkjøpsenheten? 2. Hvordan foregår samhandlingen mellom Vestre Toten kommune og regional innkjøpsenhet vedrørende oppfølging og bruk av rammeavtaler i praksis? Kartleggingen er gjennomført ved dokumentanalyse og informasjon fra rådmannen og regional innkjøpsenhet. Oppsummering Den regionale innkjøpsenheten har ansvaret for å inngå og drifte felles rammeavtaler mens kommunen har ansvaret for å påse at enhetene benytter rammeavtalene. Samarbeidet er regulert av en felles samarbeidsavtale og et felles innkjøpsreglement. Kontakten mellom innkjøpsenheten og kommunen er ivaretatt gjennom kommunens faste kontaktperson for innkjøpsenheten og brukergrupper for den enkelte rammeavtale der både kommunene og innkjøpsenheten er representert. Innkjøpsenheten utarbeider og formidler statistikk for kjøp på rammeavtaler som er omfattet av e-handel, men utarbeider ingen systematisk statistikk over kommunenes bruk av rammeavtaler forøvrig. Ved kjøp på rammeavtaler på e-handel (katalogkjøp) er det automatisk priskontroll i e-handelssystemet. For andre rammeavtaler foregår priskontrollen manuelt av de som attesterer fakturaene. Forvaltningsrevisjonen Målet med forvaltningsrevisjonen var å finne ut om kommunen har kontroll med hvorvidt bruken av inngåtte rammeavtaler er i samsvar med regelverket. I forvaltningsrevisjonen arbeidet vi etter følgende problemstillinger: 1. I hvilken grad er virksomhetene lojale mot inngåtte rammeavtaler? 2. I hvilken grad følger anvisnings-/attestasjonsansvarlig opp at faktureringen av pris ved bestilling på rammeavtale er i henhold til vilkårene på rammeavtalen? 3. Hvordan utøver rådmannen kontroll med at løpende innkjøp gjøres i henhold til inngåtte rammeavtaler? Undersøkelsen er avgrenset til å omfatte de regionale rammeavtalene som gjelder for Vestre Toten kommune. Valg av avtaleområder/ rammeavtaler er gjort etter en vurdering av hvor risikoen er størst for illojalitet. Undersøkelsen er avgrenset til kjøp på rammeavtaler foretatt for 2014 og 1.halvår 2015. Innlandet Revisjon IKS Side 4
Metode Forvaltningsrevisjonen er gjennomført ved å kombinere flere metoder: Analyse av leverandørreskontro og regnskapsdata, stikkprøver fra regnskapet, dokumentanalyse, systemgjennomgang og intervjuer. Konklusjoner Konklusjonene gjelder for det utvalget av rammeavtaler og fakturaer vi har undersøkt. Problemstilling 1: I hvilken grad er virksomhetene lojale mot inngåtte rammeavtaler? Vår undersøkelse viste at virksomhetene stort sett hadde noe variert men gjennomgående god lojalitet til rammeavtalene. Lojaliteten var særlig høy for avtalene som gjaldt matvarer, renholdsprodukter, tørk, papir mv. og juridiske tjenester barnevern, mens det kan være et potensial for å øke lojaliteten noe til avtalene for papirprodukter, fritt skolemateriell, kontor- og datarekvisita og møbler. Problemstilling 2: I hvilken grad følger anvisnings-/attestasjonsansvarlig opp at faktureringen av pris ved bestilling på rammeavtale er i henhold til vilkårene på rammeavtalen? Priskontrollen for fakturaer som ikke var omfattet av den automatiske priskontrollen i e- handelssystemet, var ikke tilfredsstillende for flere av de fakturaene vi undersøkte, ved at rett pris ikke kunne dokumenteres. Oppfølging av prisavvik ved en av enhetene var ikke tilfredsstillende. Problemstilling 3: Hvordan utøver rådmannen kontroll med at løpende innkjøp gjøres i henhold til inngåtte rammeavtaler? Rådmannen har ingen systematisk kontroll med at kjøp gjennomføres i henhold til inngåtte rammeavtaler, men legger vekt på å følge opp lojaliteten til avtalene i ledermøter og gjennom veiledning og kompetansebygging. Tjenesteområdelederne har ansvar for den løpende oppfølgingen av bruken av rammeavtalene. Deltakelse i brukergrupper vurderes å bidra til å styrke lojaliteten til avtalene. Siden lojaliteten synes å være noe variert men gjennomgående god for de avtalene vi har sett på, mener revisjonen at rådmannen synes å ha betryggende kontroll med lojaliteten. Anbefalinger Overgang til e-handel gjør det lettere å følge opp lojalitet til rammeavtalene og samtidig forenkles priskontrollen ute i kommunen. Det er derfor viktig å få flest mulig avtaler tilgjengelige på Visma e- handel. Siden det kan ta noe tid før dette skjer, er det viktig med gode rutiner for den manuelle priskontrollen og rutiner for løpende oppfølging av avvik ved automatisk priskontroll i Visma e- handel. Revisjonen anbefaler kommunen å: Søke å få en større andel av rammeavtalene tilgjengelig på Visma e-handel. Sette fokus på priskontroll ved kjøp på rammeavtaler for å klargjøre hvilke kontroller og hvilken oppfølging som er nødvendig i kommunen Undersøke nærmere lojaliteten til avtalene med indikasjon på lav lojalitet Innlandet Revisjon IKS Side 5
1. INNLEDNING 1.1 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING Innlandet Revisjon IKS leverte en foranalyse om innkjøp til kontrollutvalgets møte 09.12.13. Kontrollutvalget fattet vedtak om å gå videre med planleggingen av et revisjonsprosjekt på området. Revisjonen ble bedt om å lage en prosjektplan med problemstillinger rettet mot rammeavtaler og samhandling mellom kommunen og felles innkjøpsenhet i Gjøvikregionen. Revisjonen la fram forslag til prosjektplan for kontrollutvalget i møte 25. februar 2014. Kontrollutvalget vedtok å avvente revisjonsprosjektet og gjøre en ny vurdering i september 2014. På grunnlag av kontrollutvalgets vedtak utarbeidet revisjonen en revidert prosjektplan basert på tre av problemstillingene i forslaget til prosjektplan. Kontrollutvalget godkjente den reviderte prosjektplanen i møte 22. september 2014. 1.2 DEFINISJONER Enkelte begreper som brukes i rapporten er definert i det følgende. Rammeavtale En rammeavtale er en avtale som er inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører. Avtalen har som formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder.(forskrift om offentlige anskaffelser, FOA, 4-2 bokstav f.) Er rammeavtalen inngått i henhold til forskriftens prosedyrekrav, kan oppdragsgiver foreta avrop uten å måtte kunngjøre og gjennomføre en hel anskaffelsesprosedyre. En rammeavtale er ikke en prosedyre, men en kontraktstype som kan benyttes gjennom bruk av de gitte prosedyrereglene i Lov og forskrift om offentlige anskaffelser, jf. FOA 6-1(1) og 15-1(1). Rammeavtaler skal som hovedregel ikke inngås for mer enn 4 år; jf. FOA 6-1(4) og 15-1(4). I praksis inngås rammeavtaler ofte med 2 års varighet, men med opsjon på forlengelse 1 år +1 år. Tildeling av kontrakter innenfor rammeavtaler/avrop Tildeling av kontrakter innenfor rammeavtaler omtales også som avrop eller bestilling på rammeavtaler. Med avrop på rammeavtale menes konkret bestilling av varer eller tjenester det allerede er inngått rammeavtale for. E-handel Med e-handel menes i denne rapporten handel over Visma Enterprise e-handel som er kommunens system. Innlandet Revisjon IKS Side 6
E-Handel på katalog Handel på varekatalog fra leverandør. Priskatalog importeres i Visma e-handel av innkjøpsenheten. Prisene på avtaleproduktene er kontrollert opp mot rammeavtalen av innkjøpsenheten. Ekstern nettbutikk Handel via Visma e-handel med kobling til leverandørens nettbutikk. Bestiller «tar med seg» varer tilbake til kommunens e-handelssystem for å ferdigstille bestillingen. Priskatalog er ikke importert i Visma e-handel. Priser er ikke kontrollert opp mot rammeavtalen av innkjøpsenheten. Netthandel Handel via leverandørens hjemmeside på leverandørens katalog utenom Visma e-handel. Kommunens avtalepriser fremgår ikke. 1.3 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER Bestillingen fra kontrollutvalget er todelt. Første del av bestillingen er en kartlegging, mens andre del er en forvaltningsrevisjon. 1.3.1 KARTLEGGINGEN Kartleggingen er avgrenset til å beskrive kommunens samhandling med innkjøpsenheten når det gjelder oppfølging og bruk av rammeavtaler. MÅL Målet med kartleggingen er å gi kontrollutvalget informasjon om omfanget og innretningen av samhandlingen. PROBLEMSTILLINGER Det er formulert følgende problemstillinger: 1. Hvordan er samhandlingen mellom kommunene og regional innkjøpsenhet beskrevet i styringsdokumentene for den regionale innkjøpsenheten? 2. Hvordan foregår samhandlingen mellom Vestre Toten kommune og regional innkjøpsenhet vedrørende oppfølging og bruk av rammeavtaler i praksis? For å belyse samhandlingen har vi kartlagt hvordan ansvar og oppgaver i forbindelse med oppfølgingen av rammeavtalene er fordelt mellom kommunen og innkjøpsenheten. Innlandet Revisjon IKS Side 7
1.3.2 FORVALTNINGSREVISJONEN MÅL Målet med revisjonen er å finne ut om kommunen har kontroll med om bruken av inngåtte rammeavtaler er i samsvar med regelverket. PROBLEMSTILLINGER Det er formulert følgende problemstillinger for forvaltningsrevisjonen: 1. I hvilken grad er virksomhetene lojale mot inngåtte rammeavtaler? 2. I hvilken grad følger anvisnings-/attestasjonsansvarlig opp at faktureringen av pris ved bestilling på rammeavtale er i henhold til vilkårene på rammeavtalen? 3. Hvordan utøver rådmannen kontroll med at løpende innkjøp gjøres i henhold til inngåtte rammeavtaler? 1.3.3 KILDER FOR REVISJONSKRITERIER Med revisjonskriterier mener vi de lover, forskrifter, retningslinjer, kommunale vedtak, faglige standarder mv som sier noe om hvordan virksomheten skal drives. Hensikten med revisjonskriteriene er at det skal settes opp noen autoritative standarder som kommunens praksis kan måles opp mot og som er grunnlaget for revisjonens vurderinger. For forvaltningsrevisjonen er revisjonskriteriene i hovedsak hentet fra: Kommunelovens 23 om rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» Samarbeidsavtale felles innkjøpsfunksjon i Gjøvikregionen 10.12.2010 Reglement for anskaffelser en håndbok for kommunene i Gjøvik-regionen, gjelder fra 01.01.14 Avtalebetingelsene i den enkelte rammeavtale Utledning av konkrete revisjonskriterier kommer i kapitlene for den enkelte problemstilling. Revisjonen vurderer at revisjonskriteriene er gyldige, autoritative og relevante. Innlandet Revisjon IKS Side 8
2. METODE 2.1 VALG AV METODE Kartleggingen er gjennomført ved dokumentanalyse og intervjuer. Forvaltningsrevisjonen er gjennomført ved å kombinere flere metoder: Analyse av leverandørreskontro og regnskapsdata Stikkprøver fra regnskapet Dokumentanalyse Systemgjennomgang Intervjuer 2.2 GJENNOMFØRING Vi hadde oppstartmøte med Vestre Toten kommune 10.juni 2015 hvor rådmannen og assisterende rådmann var til stede. Referat fra oppstartmøtet ble oversendt møtedeltakerne. Vår kontaktperson i revisjonsarbeidet er assisterende rådmann. Kartleggingen Første problemstilling er gjennomført ved dokumentanalyse. Vi har gjennomgått følgende dokumenter: Samarbeidsavtalen, anskaffelsesstrategien og anskaffelseshåndboken/reglementet. For å finne ut hvordan samhandlingen mellom kommunen og regional innkjøpsenhet vedrørende oppfølging og bruk av rammeavtaler foregår i praksis(andre problemstilling), har vi intervjuet innkjøpssjef i regional innkjøpsenhet. Vi har også fått informasjon fra rådgivere i innkjøpsenheten. Utkast til kapittel 3 er verifisert av innkjøpssjefen. Fra kommunens side fikk vi opplysninger i oppstartmøtet. Forvaltningsrevisjonen Problemstilling 1 I den første problemstillingen undersøkte vi i hvilken grad kommunens innkjøpere bruker rammeavtaleleverandørene. Vi har ikke undersøkt om kommunen ved kjøp hos rammeavtaleleverandører kjøper de avtalte produktene/tjenestene. Vi vurderte at dette ville bli for tidkrevende innenfor prosjektets ramme. Ved oppstart av prosjektet var det 42 avtaleområder for kommunene i Gjøvikregionen som gjaldt for Vestre Toten kommune. I tillegg var det inngått parallelle 1 rammeavtaler innen 7 avtaleområder for 1 Rammeavtaler med flere leverandører om den samme ytelsen. For at avtalene skal være parallelle, må avtalene gjelde leveranser som kan være substitutt for hverandre. Innlandet Revisjon IKS Side 9
entreprenør- og håndverkertjenester som bare gjelder for Vestre Toten kommune. Innenfor prosjektets ramme var det ikke rom for å gjøre undersøkelsen for alle rammeavtalene. Siden fokus for kartleggingen har vært samhandling med innkjøpsenheten når det gjelder oppfølging og bruk av rammeavtaler, avgrenset vi forvaltningsrevisjonen til å omfatte de regionale avtalene som gjelder for Vestre Toten kommune. Valg av avtaleområder/ rammeavtaler er gjort etter en vurdering av hvor risikoen er størst for illojalitet; dvs. områder hvor det finnes alternative leverandører. Ved utvalg av rammeavtaler og konkrete kjøp for nærmere undersøkelse har vi sørget for representasjon i utvalget av ulike typer rammeavtaler. Vi har også inkludert kjøp som gjennomføres ved bruk av e- handelsløsning og uten bruk av e-handelsløsning. Utvalget omfattet 5 rammeavtaleområder: Matvarer forpliktende avtaler for 8 matvareområder, jf. tabell 4.1 Møbler - 4 avtaler, jf. tabell 4.11 Renholdsprodukter, tørk, papir, avfallshåndtering, cateringprodukter og lyskilder 1 avtale Papirprodukter, fritt skolemateriell, kontor- og datarekvisita - 1 avtale Juridiske tjenester barnevern 1 avtale Vi innhentet de utvalgte avtalene fra den regionale innkjøpsenheten og undersøkte om rammeavtalene er gyldige. Da det var inngått nye matvareavtaler for 7 av matvareområdene i den kontrollerte perioden, har vi måttet forholde oss til dobbelt sett med avtaler. For hver av rammeavtalene vi valgte, har vi foretatt en gjennomgang av relevante arter i regnskapet. Hensikten var å finne ut om kommunen handler hos rammeavtaleleverandørene eller om de handler hos andre leverandører som kan levere de samme produktene. Den regionale innkjøpsenheten har bistått revisjonen blant annet med å utarbeide oversikter for hver enkelt rammeavtale som viser omfanget av kjøp fra rammeavtaleleverandører og kjøp fra andre leverandører. I noen tilfeller er varegruppene som tilhører de aktuelle regnskapskontiene varierte. For disse kontiene har vi tatt hensyn til at det også finnes andre rammeavtaler som er relevante. Vi har kontaktet ledere i kommunen for å avklare forhold omkring enkelte kjøp. Undersøkelsen er avgrenset til kjøp på rammeavtaler foretatt for 2014 og 1.halvår 2015. Problemstilling 2 For å undersøke hvordan de attestasjonsansvarlige følger opp at fakturerte priser er i henhold til vilkårene i rammeavtalen og at prisene er korrekte, valgte vi 7 av avtaleleverandørene fra første problemstilling: Staples AS, Norengros Johs Olsen AS, Kjelstad Bakeri AS, Tine SA, Måkestad Engros AS, Odd Langdalen Engros AS og BS Undervisning. Skjønnsmessig valgte vi 3 enheter som hadde kjøp fra minst tre av disse leverandørene for kontroll: Storkjøkkenavdelingen Gimle, Raufoss ungdomsskole og Veltmanåa barnehage. Vi gjorde et skjønnsmessig utvalg av til sammen 14 fakturaer(henholdsvis 8, 3 og 3) hos de nevnte avtaleleverandørene. Vi utvidet kontrollperioden i 2015 til også å omfatte oktober 2015 for å gjøre undersøkelsen så aktuell som mulig. Revisjonen ble gjennomført ved besøk i de utvalgte enhetene. Det var en person fra hver enhet som hadde attestert fakturaene. De tre attestantene ble spurt om hvordan de kontrollerte prisene. Videre ble de bedt om å dokumentere at utvalgte priser på fakturaene var korrekte. Innlandet Revisjon IKS Side 10
Problemstilling 3 I den tredje problemstillingen har vi kartlagt kommunens forebyggende og avdekkende rutiner som skal sikre at rammeavtalene benyttes. Opplysninger er innhentet gjennom intervju i oppstartmøtet med rådmannen og intervjuer i enhetene storkjøkkenavdelingen Gimle, Raufoss ungdomsskole og Veltmanåa barnehage. Ved storkjøkkenavdelingen intervjuet vi driftsenhetsleder, ved Raufoss ungdomsskole intervjuet vi rektor og ved Veltmanåa barnehage intervjuet vi styrer. 2.3 VURDERING AV RELEVANS OG PÅLITELIGHET Prosjektet er gjennomført i henhold til RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon som er gjeldende som god kommunal revisjonsskikk fastsatt av Norges kommunerevisorforening. Innlandet Revisjon IKS har et internt kvalitetssikringssystem som er i samsvar med RSK 001. Dataenes relevans er knyttet til om undersøkelsen representerer den virkelige situasjonen. Vi mener data som er samlet inn i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene. Det er likevel viktig å være oppmerksom på at de opplysninger som framkommer i rapporten nødvendigvis er et utvalg av fakta. Med pålitelighet menes at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. Påliteligheten til datagrunnlaget som er innhentet ved hjelp av intervju, er ivaretatt ved verifisering av intervjureferater og ved innhenting av uttalelse fra rådmannen på utkast til rapport. Siden kjøp på rammeavtaler kan føres på flere arter i regnskapet, og det i tillegg forekommer mange småkjøp hos en rekke leverandører på artene, er ikke regnskapsdata alltid tilstrekkelig for å vurdere lojaliteten. For å undersøke lojaliteten nærmere, er det nødvendig å undersøke om kjøp fra leverandører utenom rammeavtalene gjelder produkter eller tjenester som er omfattet av rammeavtalene. Innenfor prosjektets rammer har det vært for ressurskrevende å gjøre mange slike undersøkelser. Vi har derfor kun undersøkt dette for enkelte større kjøp. Vi har tatt hensyn til begrensningene i datagrunnlaget i våre vurderinger. Rapportutkastet ble sendt til rådmannen for kommentarer og svaret fra rådmannen er vedlagt rapporten. Innlandet Revisjon IKS Side 11
3. KARTLEGGING AV SAMHANDLING MED REGIONAL INNKJØPSENHET Vestre Toten kommune deltar i felles innkjøpsordning for Gjøvikregionen, sammen med kommunene Gjøvik, Nordre Land, Søndre Land og Østre Toten, organisert etter en vertskommunemodell etter kommunelovens 28 a og b, hvor Gjøvik kommune er vertskommune og kontorsted. Innkjøpsordningen skal gi støtte og bidra til at kommunene følger regelverket for offentlige anskaffelser. I følge avtalen er formålet med felles innkjøpsfunksjon å kvalitetssikre og effektivisere det strategiske og operasjonelle herunder styring, systemer/regelverk og kompetansebygging knyttet til arbeidet med anskaffelser i de 5 kommunene. Dette for at kommunene gjennom felles rammeavtaler, samordnede innkjøp og enkeltkjøp skal oppnå stordriftsfordeler som lavere kostnader og god kvalitet i innkjøpsprosessene. 3.1 HVORDAN ER SAMHANDLINGEN MELLOM KOMMUNENE OG REGIONAL INNKJØPSENHET BESKREVET I STYRINGSDOKUMENTENE? For å beskrive samhandlingen mellom kommunene og regional innkjøpsenhet har vi brukt samarbeidsavtalen for felles innkjøpsfunksjon og bestemmelser i reglement for anskaffelser for kommunene i Gjøvikregionen. 3.1.1 SAMARBEIDSAVTALEN FOR FELLES INNKJØPSFUNKSJON I GJØVIKREGIONEN 10.12.2010 Vi gjengir hovedoppgavene og ansvaret til innkjøpsenheten og kommunene. Avtalen inneholder også bestemmelser om erstatningsansvar, økonomi, samarbeidsrådet, daglig leder, styringsdokumenter, tvisteløsning, avtalens varighet og uttredelse av samarbeidet som ikke er omtalt her. Innkjøpsenhetens hovedoppgaver og ansvar er: Inngåelse og drift av felles rammeavtaler samarbeidsrådet 2 prioriterer hvilke områder det skal etableres rammeavtaler på. Velge den beste leverandøren på kommersielle vilkår med utgangspunkt i brukergruppenes 3 evaluering av leverandørene mot faglig kravspesifikasjon. Initiativ til samkjøp når to eller flere kommuner skal foreta samme type anskaffelse(kan tas av innkjøpsenheten eller kommunene). Gjennomføre alle enkeltanskaffelser over nasjonal kunngjøringsgrense; gjelder vareog/tjenestekjøp og bygg- og anleggskontrakter. 2 Samarbeidsrådet har en representant fra hver deltakerkommune. Rådet skal behandle budsjett og virksomhetsplan og forelegges regnskap og årsmelding. 3 For den enkelte rammeavtale er det opprettet brukergrupper med representanter fra kommunene Innlandet Revisjon IKS Side 12
Ved behov å bistå kommunene ved enkeltanskaffelser under nasjonal kunngjøringsgrense. På vegne av kommunene delta i innkjøpssamarbeid med andre aktører på konkrete forsyningsområder(forutsetning er godkjenning av samarbeidsrådet). Administrasjonsoppgaver for forsikringsordningen for kommunene i Sør-Oppland, FOKSO Tilbud om kurs og opplæring i anskaffelsesfaget til kommunene for å spre forståelse for grunnleggende anskaffelsesprinsipper og viktigheten av riktig bruk av rammeavtaler. Råd og veiledning til kommunene i innkjøpsrelaterte saker. Daglig leder av Innkjøpsenheten har beslutningsmyndighet og fullmakt til å signere rammeavtaler og andre fellesavtaler på vegne av kjøpergruppen/kommunene. Daglig leder beslutter på grunnlag av innstilling fra brukergruppene. Ved uenighet/delt innstilling fra brukergruppene vurderer daglig leder om beslutningen skal legges fram for samarbeidsrådet for avgjørelse. Kommunenes oppgaver og ansvar: Kommunene plikter å delta med kompetansepersonell i forberedelse og ved gjennomføring av rammeavtalekonkurranser og andre avtaler hvor dette er påkrevet. Tjenesteområdene eller brukergruppene på tvers av tjenesteområder/kommuner skal ha ansvaret for å sette ytelses-, kvalitets- og mengdekrav og evaluere leverandørene mot dette. Kommunene skal påse at ansatte med innkjøpsansvar følger de rammeavtaler og andre avtaler som til enhver tid gjelder. Alle kommunene skal utnevne en fast kontaktperson for innkjøpsenheten. Kontaktpersonen er det operative bindeleddet mellom innkjøpsenheten og kommunen og har ansvar for å skaffe de opplysninger som innkjøpsenheten trenger for å gjennomføre anskaffelsesprosessen. Kontaktpersonen har ansvar for å videreformidle relevant informasjon om anskaffelsesprosessen og de avtaler som innkjøpsenheten inngår, til egen virksomhet. Kommunene kan reservere seg mot å delta i enhver avtaleetablering der de finner det ønskelig eller formålstjenlig. Ved reservasjon vil den aktuelle kommunen selv være ansvarlig for sine anskaffelser på dette området. Det er den enkelte kommunes representant i samarbeidsrådet som reserverer den enkelte kommune mot hele eller deler av avtaleetableringer. Kommunene kan ikke trekke seg fra avtaleetableringer de har gitt sin tilslutning til etter at arbeidet med avtaleinngåelsen er igangsatt. Hver kommune er ansvarlig for oppfyllelse av sin andel av kontraktene. Innlandet Revisjon IKS Side 13
Beslutningsmyndigheten ved enkeltanskaffelser ligger i oppdragskommunen og håndteres i henhold til kommunens delegeringsreglement. 3.1.2 ANSKAFFELSESREGLEMENTET Reglement for anskaffelser for kommunene i Gjøvikregionen er en håndbok som består av to deler, hvor del I inneholder anskaffelsesreglementet og del II beskriver hvordan kjøp skal foretas/anskaffelsesprosessen, rutiner og verktøy. Forordet er underskrevet av alle rådmennene i Gjøvikregionen i 2013. Reglementet gjaldt for Vestre Toten kommune fra 1.1.14. Beskrivelsen nedenfor er begrenset til samhandlingen mellom kommunen og innkjøpsenheten vedrørende oppfølging og bruk av rammeavtaler. Regler som skal etterleves Alle rammeavtaler er forpliktende for alle driftsenheter i kommunen. Innkjøpsenheten skal sørge for gode rammeavtaler og følge opp at de blir benyttet. Regionale rammeavtaler inngås av leder for innkjøpsenheten. Inngåelse og drift av regionale 4 rammeavtaler er en sentral oppgave for innkjøpsenheten. Lederen for innkjøpsenheten har fullmakt til å beslutte hvilke produkt/tjenesteområder som skal være gjenstand for regionale rammeavtaler, delegere ansvar for anskaffelsesprosessen og inngå kontrakter. Innkjøpsenheten er ansvarlig for at det foreligger ajourført oversikt over gjeldende og nye regionale rammeavtaler. Regionale rammeavtaler er bindende for alle kommunale virksomheter i de kommunene som omfattes av avtalen. Kommunen skal så langt det er mulig benytte e-handel på alle innkjøp og stille krav til leverandør om e-faktura. Innkjøpsenheten og kommunene skal så langt det er mulig stille krav til leverandør om e- ordre og e-faktura i konkurransegrunnlaget ved innhenting av tilbud. Funksjonsfordeling mellom kommunen og innkjøpsenheten i anskaffelsesprosessen Reglementet beskriver funksjonsfordelingen mellom kommunen og innkjøpsenheten ved rammeavtale for en kommune og for regionale rammeavtaler på følgende måter: A) Rammeavtale for en kommune Kommunen ved leder/budsjettansvarlig har ansvar for: Behovsvurdering, ta initiativ, eie anskaffelsen og kontrakten Ansvar for at lover og forskrifter blir fulgt Gevinstrealisering Funksjonelle og tekniske krav i anbudsutlysningen 4 Rammeavtaler for to eller flere av kommunene i Gjøvikregionen Innlandet Revisjon IKS Side 14
Evaluere og følge opp avtale-/kontrakt Garantioppfølging og reklamasjoner Innkjøpsenhetens ansvar: o Kvalitetssikre og bistå ved anskaffelser o o o o o o Synliggjøre gevinster Samordne kjøp når to eller flere kommuner skal foreta samme type anskaffelse påvise stordriftsfordeler Være E-handel koordinator for kommunen Bistå ved konkurranseutsetting Maler for anbudsutlysning, avtaler/kontrakter og innkjøpsvilkår Avtaleforvaltning og kontraktsoppfølging på forespørsel B) Regionale rammeavtaler Kommunen ved leder/budsjettansvarlig har ansvar for: Å kontakte innkjøpsenheten ved behov eller ønske om rammeavtale på produkt eller tjeneste Å delta i faggrupper for utarbeidelse av kravspesifikasjon og utvelgelse av leverandører Melde problemer med eksisterende avtale til innkjøpsenheten Innkjøpsenheten har ansvar for: o Vurdere behov og ta initiativ til regionale rammeavtaler på grunnlag av regnskapsanalyser og muligheter for økonomiske gevinster o o o o o o Etablere og lede faggrupper for kravspesifikasjonen og anskaffelsen Kunngjøre, evaluere og forhandle ved kontraktsinngåelse Inngå rammeavtaler etter fullmakt delegert fra rådmannen til leder av anskaffelsesenheten Opplæring og informasjon til tjenestestedene Leverandøroppfølging Oppfølging og evaluering av avtalene Innlandet Revisjon IKS Side 15
3.2 HVORDAN FOREGÅR SAMHANDLINGEN MELLOM VESTRE TOTEN KOMMUNE OG REGIONAL INNKJØPSENHET VEDRØRENDE OPPFØLGING OG BRUK AV RAMMEAVTALER I PRAKSIS? Den regionale innkjøpsenheten gjør overordnede analyser, følger opp kontraktene og rapporterer til kommunene om bruk av e-handel gjennom året og i årsrapporten. Assisterende rådmann er Vestre Toten kommunes faste kontaktperson for innkjøpsenheten. Informasjon om inngåtte rammeavtaler sendes fra innkjøpsenheten rådmannens ledergruppe. Informasjonen formidles videre til de aktuelle enhetene i kommunen. Det er opprettet brukergrupper med representanter fra kommunene for den enkelte rammeavtale. Disse representantene har direkte kontakt med innkjøpsenheten gjennom deltakelse i brukergrupper og statusmøter med leverandører. På denne måten er representanten løpende orientert om status i forhold til den aktuelle rammeavtalen. Eksempelvis deltar driftsenhetsleder for storkjøkkenavdelingen på Gimle i brukergruppa for matvarer. Rapportering på bruk av rammeavtaler Tilgjengelige kilder for rapportering på rammeavtaler er e-handelssystemet, leverandørreskontro og leverandørenes rapportering på omsetning til kommunen. Innkjøpsenheten rapporterer på kjøp via e-handelssystemet jf. beskrivelse nedenfor. Det er pr i dag ingen fullstendig rapportering fra innkjøpsenheten til hver kommune om bruk av rammeavtaler da det er vanskelig å trekke data direkte ut av regnskapet. Det har vært gjort analyser av utvalgte konti i regnskapet i forbindelse med inngåelse av nye avtaler. Innkjøpsenheten får statistikker fra rammeavtaleleverandørene som viser hvor mye som er kjøpt på avtalene i året og får tilbakemelding hvis kjøpsvolumet er lavere enn forventet. Ved økt bruk av e-handelssystemet kan innkjøpsenheten kjøre innkjøpsstatistikker selv og bruke disse til å følge opp kommunenes lojalitet til rammeavtalene. I systemet er det mulig til å kjøre rapporter som viser hva som er kjøpt spesifisert på produkt, noe som også gir mulighet for å kontrollere om det er avtaleproduktene som blir kjøpt. Dette blir ikke gjort pr i dag. Innkjøpsenheten forventer at de kommunale representantene i brukergruppene følger opp at rammeavtalene blir brukt i egen kommune. Rapportering på bruk av e-handel Kommunene har besluttet at alle bestillinger/kjøp skal gå via Visma Enterprise e-handel. Dette gjelder da også kjøp på rammeavtaler. Bestillinger på rammeavtaler kan foretas i Visma e-handel på følgende måter: Handle fra varekatalog når rammeavtaleleverandørens varekatalog er importert i Visma e- handel. Innkjøpsenheten har kontrollert at prisene på avtaleproduktene er i samsvar med rammeavtalen. Innlandet Revisjon IKS Side 16
Ekstern nettbutikk link fra Visma e-handel inn i leverandørens nettbutikk hvor man tar med seg varer tilbake til kommunens e-handelssystem for å ferdigstille bestillingen. For de rammeavtalene som ikke er lagt inn med katalog i Visma e-handel, kan innkjøperne benytte ekstern nettbutikk. Det er også mulig å bestille varer/tjenester i e-handelssystemet som formular/fritekstbestilling 5, men metoden er ikke egnet for bestilling på rammeavtaler. Innkjøpsenheten har ikke instruksjonsmyndighet overfor kommunene, men prøver å medvirke til at innkjøperne bruker e-handel. Innkjøpsenheten rapporterer hvert kvartal/tertial til Vestre Toten kommune ved rådmannens ledergruppe om bruk av e-handel. Rapporteringen viser kommunens totale kjøp og hvor mye som er kjøpt på e-handel i perioden, se vedlegg 1. Videre er det en «10 på topp»-rangering for e-handel over hvilke enheter som har kjøpt mest, hvem som har rekvirert mest og hvem som har godkjent mest. For tredje kvartal 2015 er det også vist fordeling på type kjøp. Tidligere ble det rapportert e-handel pr leverandør i perioden. I 2014 handlet Vestre Toten kommune totalt for 4 millioner kroner over e- handel, mens tilsvarende tall pr 30.9.2015 var 3, 8 millioner kr. Rådgiver ved innkjøpenheten antar at potensialet for kjøp over e-handel i Vestre Toten kommune er på 50 millioner kroner. Oppfølging av kontraktene Oppfølging av kontraktene foregår via statusmøter med leverandørene. Avtaleansvarlig rådgiver hos innkjøpsenheten deltar sammen med representanter fra brukergruppene i kommunen ca. 1 gang pr år eller ved behov. Før hvert statusmøte innhentes salgsstatistikker fra leverandørene som viser salget til den enkelte kommune. Statistikken sendes kommunenes representanter i brukergruppa og ledere; for matvarer f.eks. ledere og institusjonskjøkken. Aktuelle temaer for statusmøter er produkter, bestilling, priser, avvik og statistikk. Dersom det har vært meldt inn mange avvik fra kommunene/leveringsstedene i forhold til en kontrakt, blir det også innkalt til statusmøter. Det foreligger referater fra møtene. Priskontroll ved kjøp på rammeavtaler Ved kjøp på rammeavtaler med katalog i Visma e-handel er det automatisk priskontroll i e- handelssystemet. Det er lagt inn en toleransegrense for å sikre at avtalte priser blir fakturert. Innkjøpsenheten har kontroll med at kommunene faktureres med avtalt pris. Avtaleproduktene i de importerte katalogene i e-handelssystemet er gjennomgått og godkjent av innkjøpsenheten. Det er mange prisendringer i løpet av året. Innkjøpsenheten sjekker prisene i ny katalog mot gammel katalog og sikrer at mekanismene i kontraktene følges ved ny pris eller nye produkter(når avtaleprodukt utgår og erstattes av et tilsvarende produkt). Ved avvik i pris i forhold til katalog, må kommunens attestant ta stilling til avviket ved behandling av fakturaen i fakturabehandlingssystemet. Ved kjøp på rammeavtaler hvor innkjøpsenheten ikke har importert katalog i e-handel, må prisene kontrolleres manuelt ute i kommunene. Innkjøpsenheten distribuerer prislistene til kommunene. 5 Bestilling til leverandør som e-post m/vedlegg via e-handelsplattformen. Innlandet Revisjon IKS Side 17
4. PROBLEMSTILLING 1: LOJALITET TIL RAMMEAVTALER I hvilken grad er virksomhetene lojale mot inngåtte rammeavtaler? 4.1 REVISJONSKRITERIER Anskaffelsesreglementet for Vestre Toten kommune inneholder følgende bestemmelser om rammeavtaler: Alle rammeavtaler er forpliktende for alle driftsenheter i kommunen jf. punkt 4.4 Regler for anskaffelser. Regionale rammeavtaler er bindende for alle kommunale virksomheter i de kommuner som omfattes av avtalen, jf. punkt 5.1.5 siste setning. Utledet revisjonskriterium: Ved kjøp av varer og tjenester som er omfattet av inngåtte rammeavtaler som til enhver tid gjelder for Vestre Toten kommune, skal innkjøperne foreta avrop/bestillinger på rammeavtalene. 4.2 DATA I dette kapitlet har vi sett på lojalitet til rammeavtaler for 5 rammeavtaleområder: Matvarer, Renholdsprodukter, tørk, papir mm., Papirprodukter, fritt skolemateriell, kontor- og datarekvisita, Møbler og Juridiske tjenester barnevern. 4.2.1 MATVARER Kommunen har forpliktende rammeavtaler på 8 avtaleområder for matvarer. I 2015 ble det inngått nye avtaler for 6 av avtaleområdene. Avtalene gjelder fra 1.5.2015 til 30.4.2017 med ensidig opsjon for kommunen; 1 år pluss 1 år. Seks av de gamle avtalene gjaldt i 2 år fra ulike datoer i september 2010. Opsjon på 1+1 år ble utløst for avtalene. Fem av avtalene ble forlenget i påvente av ny anbudskonkurranse i 2014/2015. Avtalene med Grillstad AS og Toten Kjøtt AS ble ikke forlenget. Rammeavtalen for brødvarer og kaker ble inngått i mars 2014 og gjelder for perioden 15.3.2014 14.3.2016 med ensidig opsjon 1 år + 1 år. Rammeavtalene for matvarer er regionale avtaler som gjelder for kommunene på Hadeland og i Gjøvikregionen og gjelder levering til storhusholdning. Leveringssteder for de gamle avtalene var alle kommunale institusjoner innen pleie- og omsorg; dvs. Gimle sykehjem og Raufosstun sykehjem for Vestre Toten. Dessuten var det åpning for at andre enheter i kommunen kunne knytte seg til avtalene dersom innkjøpsvolumet tilsa at det var aktuelt og hvis det var ønskelig for leverandørene. Leveringssteder i de nye avtalene som gjelder fra 1.5.2015, er alle kommunale driftssteder og primært institusjoner og kantiner med storhusholdning. Andre kommunale/interkommunale enheter Innlandet Revisjon IKS Side 18
kan knytte seg til rammeavtalen når dette er aktuelt for begge avtaleparter. Revisjonen har ingen opplysninger om at andre driftssteder i kommunen har knyttet seg til avtalen i ettertid. Revisjonen har innhentet rammeavtalene og dokumentasjon på utløste opsjoner. Tabell 4.1 Oversikt over rammavtaleleverandører for matvarer Matvarer Leverandør i 2014 fram til 30.4.15 Fra 1.5.15 Tilgjengelig på E- handel Egg Odd Langdalen Frukt og Grønt Engros AS - Odd Langdalen Frukt Ja, nettbutikk Avtaleperiode 27.9.10 26.9.14 og Grønt Engros AS Fisk og fiskeprodukter Smakfullt Storkjøkken AS(1) Avtaleperiode 8.9.10 7.9.14 Bama Storkjøkken (2) (1)Ja, katalog (2)Nei,netthandel 6 Kjøtt og Grillstad AS Avd. Spis Storkjøkken Nortura Nei, netthandel kjøttprodukter Avtaleperiode 1.1.11 31.12.14 Supplering Toten Kjøtt AS Nei, netthandel innmat/farse, ferskmat Avtaleperiode 8.9.10 7.9.14 Kolonialvarer ASKO Oppland AS(1) Avtaleperiode 13.9.10 12.9.14 Måkestad Engros AS(2) (1)Ja, nettbutikk (2)Nei, netthandel Meieriprodukter Tine Meieriet Øst(melk og drikkeyoghurter), ASKO Brumunddal AS(ost) Avtaleperiode 23.9.10 22.9.14 Tine SA Ja, katalog Poteter, frukt og Odd Langdalen Frukt og Grønt Engros AS Odd Langdalen Frukt Ja, nettbutikk grønnsaker Avtaleperiode 27.9.10 26.9.14 og Grønt Engros AS Matvarer Leverandør fra 15.3.2014 til 14.3.16 Kaker og brødvarer Kjelstad Bakeri, Skreia Nei Matvarer bokføres i regnskapet til Vestre Toten kommune på art 11150 Matvarer. Totalt var det bokført 7,49 millioner kr i 2014 og 3,59 millioner kr første halvår 2015. Som det fremgår av tabell 4.2 ble 76 % av matvarene kjøpt hos rammeavtaleleverandører i 2014, mens andelen hadde steget til 81 % for første halvår 2015. Innkjøp hos de enkelte rammeavtaleleverandørene fordeler seg slik: Tabell 4.2 Kjøp fra rammeavtaleleverandører Art Artsnavn 2014 Andel 2015 1.halvår Andel Beløp eks mva. Beløp eks mva. 11150 Matvarer 7 490 790 3 588 597 Fra rammeavtaleleverandører 5 710 689 76 % 2 906 871 81 % Asko Hedmark As 3 358 187 1 356 573 Tine Ba 1 044 107 636 275 Måkestad Engros Øst As - 279 965 Odd Langdalen Engros As 528 852 251 119 Kjelstad Bakeri As 248 468 113 313 Smakfullt Storkjøkken As 272 877 104 814 Bama Storkjøkken As 2 136 87 087 Grilstad As 200 430 57 884 Toten Kjøtt As 57 768 19 841 6 Handel på katalog utenom kommunens e-handelssystem Innlandet Revisjon IKS Side 19
I 2014 ble 24 % av matvarene kjøpt hos leverandører uten rammeavtaler, mens andelen var redusert til 19 % første halvår 2015, se tabell 4.3. Vi ser at REMA 1000 Raufoss Syd var den den mest brukte leverandøren som kommunen ikke har rammeavtale med. Tabell 4.3 Kjøp fra leverandører uten rammeavtale Art Artsnavn 2014 Andel 2015 1.halvår Andel Beløp eks mva. Beløp eks mva. 11150 Matvarer 7 490 790 3 588 597 Fra leverandører uten rammeavtaler 1 777 965 24 % 681 726 19 % REMA 1000 Raufoss Syd 680 299 289 443 Brusformidlingen Hunndalen AS 203 540 92 932 Franks økologiske Frukt og Grønt 255 212 - Kiwi 252 Eina 107 436 73 465 Diverse andre leverandører 531 478 225 896 Ytterligere analyser viser at Storkjøkkenavdelingen i kommunen står for henholdsvis 78 % av det totale matvarekjøpet i 2014 og 82 % av det totale matvarekjøpet første halvår 2015. Storkjøkkenavdelingen gjorde 95 % av kjøpene sine hos rammeavtaleleverandører i 2014. For første halvår i 2015 var andelen 96 %. Den største leverandøren uten rammeavtale som storkjøkkenavdelingen benytter, er Brusformidlingen Hunndalen AS. Revisjonens analyse viser at storkjøkkenavdelingen har kjøpt både fra Asko og Måkestad etter 1.5.15 selv om kjøp av kolonialvarer skulle foretas hos Måkestad fra 1.5.15. Storkjøkkenavdelingen forklarte dette med at Måkestad ikke klarte å levere i henhold til avtalen. Avtalen ble sagt opp høsten 2015, og avtale med Asko er inngått på kolonialvarer fra 1.10.15. Rammeavtalene med Nortura og Bama så ikke ut til å være brukt. Vi fikk forklart det slik at Bama leverer på rammeavtalen gjennom ASKO Brumunddal i egen ASKO-bil. Tilsvarende leveres kjøtt og kjøttprodukter på avtalen med Nortura gjennom ASKO. Dette er forklaringen på at det er fakturaer fra ASKO i hele perioden. Øvrige ansvarsområder i kommunen, i hovedsak skoler og barnehager, gjør i stor grad innkjøp av matvarer hos leverandører uten rammeavtale; 88 % i 2014 og 86 % første halvår 2015. Den største leverandøren er REMA 1000 Raufoss Syd. Styrer i barnehagen vi var i kontakt med opplyste at de handler matvarer/kolonialvarer hos REMA 1000 på faktura der de ikke har noen rammeavtale å handle på. Styrer følger opp overfor de ansatte i barnehagen at de ikke skal kjøpe rammeavtaleprodukter hos REMA 1000; f.eks. skal ikke renholdsprodukter kjøpes. Krav om minstekvantum ved kjøp av produkter hos Tine gjør at barnehagen ikke alltid kan bruke rammeavtaleleverandøren da barnehagen ikke har lagringskapasitet. Dette gjelder f.eks. kjøp av ost. Barnehagen kjøper derfor ost hos REMA 1000. Innlandet Revisjon IKS Side 20
4.2.2 RENHOLDSPRODUKTER, TØRK, PAPIR, AVFALLSHÅNDTERING, CATERINGPRODUKTER OG LYSKILDER Fra 1.november 2008 til 31.oktober 2012 hadde kommunen rammeavtale med Staples Norway AS for renholdsprodukter, avfallshåndtering og cateringprodukter. For samme tidsrom hadde kommunen rammeavtale med Maske Gruppen AS for tørk, papir og lyskilder. Begge avtalene er regionale rammeavtaler som ble forlenget ytterligere ved utløpet av 2.opsjonsår i påvente av ny anbudskonkurranse, fra 1.11.12 til 31.1.14. Ny regional rammeavtale ble inngått med Staples Norway AS og gjelder for perioden 1.februar 2014 til 31.januar 2016 med opsjon 1 år + 1 år. Avtalen gjelder for renholdsprodukter, tørk, papir, avfallshåndtering, cateringprodukter og lyskilder. Avtalen gjelder for alle kommunale driftssteder. Kjøp kan foretas på kommunens e-handelssystem via katalog. Kjøpene føres i hovedsak på artene 11201 «Papir og plast», 11202 «Renholdsrekvisita» og 11203 «Kjemikalier» regnskapet med 86 % i 2014 og 77 % første halvår 2015, se tabell 4.4. Tabell 4.4 Kjøp hos Staples AS fordelt på arter i regnskapet Avtaleleverandør og art 2014 %-vis Akk. 1.halvår 2015 %-vis Akk. Staples Norway AS 1 300 794 738 099 11202 Renholdsrekvisita 442 264 34 % 34 % 162 882 22 % 22 % 11203 Kjemikalier 360 611 28 % 62 % 241 836 33 % 55 % 11201 Papir og plast 317 933 24 % 86 % 166 012 22 % 77 % 11208 Driftsmateriell 64 229 5 % 91 % 23 391 3 % 80 % 11000 Kontormateriell og rekvisita 36 931 3 % 94 % 7 521 1 % 82 % 11100 Medisinsk forbruksmateriell 27 059 2 % 96 % 40 591 5 % 87 % 11209 Diverse forbruk av varer 18 943 og tjenester 23 067 2 % 98 % 3 % 90 % 12003 Annet utstyr 41 891 20 212 2 % 99 % 6 % 95 % Øvrige arter 8 488 1 % 100% 35 030 5 % 100% For artene 11201 «Papir og plast», 11202 «Renholdsrekvisita» og 11203 «Kjemikalier» i regnskapet har vi undersøkt hvilke leverandører som er benyttet. Art 11201 «Papir og plast» Tabell 4.5 Kjøp av papir og plast fordelt på leverandører Konto/art og leverandør 2014 %-vis Akk. 1.halvår 2015 %-vis Akk 11201 Papir og plast 525 651 200 887 Staples Norway AS 317 933 60 % 60 % 166 012 83 % 83 % Johs Olsen AS 34 236 7 % 67 % 5 687 3 % 86 % Maske-Gruppen AS 127 153 24 % 91 % 11 936 6 % 92 % Rema 1000 Raufoss Syd 2 333 0 % 9 639 5 % 97 % Øvrige 43 996 8 % 100% 7 611 4 % 100% Staples Norway AS er som tidligere omtalt, leverandøren som kommunen inngikk rammeavtale for blant annet papir og plast fra 1.februar 2014. Andelen som kommunen kjøper fra Staples Norway AS, har økt fra 60 % i 2014 til 83 % første halvår 2015. Samtidig er andelen som er kjøpt fra Maskegruppen redusert fra 24 % til 6 %. Rammeavtalen med Maskegruppen var gjeldende til inngåelsen av Innlandet Revisjon IKS Side 21
avtalen med Staples Norway AS, dvs. ut januar 2014. Kommunen har rammeavtale med Johs. Olsen AS på papirprodukter, fritt skolemateriell, kontor- og datarekvisita. Det vil si at i 2014 ble 67 % av kjøpene gjort hos leverandører som var rammeavtaleleverandører hele året, mens tilsvarende tall for 1.halvår 2015 var økt til 86 %. Art 11202 «Renholdsrekvisita» Tabell 4.6 Kjøp av Renholdsrekvisita fordelt på leverandører Konto/art og leverandør 2014 %-vis Akk. 1.halvår 2015 %-vis Akk. 11202 Renholdsrekvisita 544 661 194 558 Staples Norway AS 442 264 81 % 81 % 162 882 84 % 84 % Johs. Olsen AS 31 424 6 % 87 % 9 311 5 % 89 % Maske - Gruppen AS 29 091 5 % 92 % 6 003 3 % 92 % Øvrige leverandører 41 882 8 % 100% 16 362 8 % 100% Kjøp hos rammeavtaleleverandøren Staples Norway AS har økt fra 81 % til 84 % i perioden. Andelen kjøp hos rammeavtaleleverandøren Johs. Olsen AS er redusert med 1 %, mens kjøp hos Maske- Gruppen hvor kommunens rammeavtale gjaldt t.o.m. januar 2014, er redusert med 2 %. Sum kjøp hos øvrige leverandører ligger uendret på 8 %. Sum kjøp hos rammeavtaleleverandører er på 87 % i 2014 og 89 % første halvår i 2015. Art 11203 «Kjemikalier» Tabell 4.7 Kjøp av kjemikalier fordelt på leverandører Konto/art og leverandør 2014 %-vis Akk. 1.halvår 2015 I -vis Akk. 11203 Kjemikalier 1359 083 716 738 Staples Norway AS 360 611 27 % 27 % 241 836 34 % 34 % Kemetyl Norge AS 777 750 57 % 84 % 423 243 59 % 93 % Øvrige leverandører 220 722 16 % 100 % 51 659 7 % 100% Kjøp hos rammeavtaleleverandøren Staples Norway AS har økt fra 27 % i 2014 til 34 % første halvår 2015, og dette er totalt kjøp på rammeavtale på arten. Den største andelen kjemikalier kjøper kommunen fra Kemetyl Norge AS; 57 % i 2014 og 59 % første halvår 2015. Dette er kjøp av kjemikalier til kloakkrenseanlegg uten rammeavtale. Under øvrige leverandører er det kjøp hos leverandører som leverer kjemikalier til basseng og rensing av vann og avløp for til sammen 196 000 kr i 2014 og 40 000 kr første halvår 2015. Korrigert for disse kjøpene er lojaliteten til Staples beregnet til henholdsvis 93 % og 95 %. 4.2.3 PAPIRPRODUKTER, FRITT SKOLEMATERIELL, KONTOR- OG DATAREKVISITA Vestre Toten kommune har forpliktende rammeavtale med Norengros Johs. Olsen AS for papirprodukter, fritt skolemateriell, kontor og datarekvisita. Kjøp kan foretas på kommunens e- handelssystem via katalog. Den regionale rammeavtalen gjelder for perioden 1.september 2012 til 31.august 2014 med ensidig opsjon 1 år + 1 år. Det foreligger dokumentasjon på at opsjonen er utløst og kontrakten gjelder til 31.8.2015. Rammeavtalen gjelder for alle driftsenhetene i kommunen. Innlandet Revisjon IKS Side 22
Kjøpene føres på flere arter i regnskapet. Det er i hovedsak artene 11000 «Kontormateriell og rekvisita», 11050 «Undervisningsmateriell m/moms» og 11209 «Diverse annet forbruk» som er brukt. Til sammen er 73 % av omsetningen ført på disse artene i 2014, mens andelen har økt til 84 % første halvår 2015, jf. tabell 4.8. Tabell 4.8 Kjøp av papirprodukter, fritt skolemateriell, kontor- og datarekvisita hos Johs Olsen AS fordelt på arter i regnskapet Avtaleleverandør og art 2014 %-vis Akk. 1.halvår 2015 %-vis Akk. Norengros Johs. Olsen AS 556 724 271 952 11000 Kontormateriell og rekvisita 261 022 47 % 47 % 174 805 64 % 64 % 11050 Undervisningsmateriell m/moms 98 340 18 % 65 % 42 050 15 % 79 % 11209 Diverse andre forbruk 43 921 8 % 73 % 13 768 5 % 84 % Øvrige arter 153 441 27 % 100% 41 329 16 % 100% For artene 11000 «Kontormateriell og rekvisita» og 11050 «Undervisningsmateriell m/moms» i regnskapet har vi undersøkt hvilke leverandører som er brukt. Art 11 000 «Kontormateriell og rekvisita» Tabell 4.9 Kjøp av kontormateriell og rekvisita fordelt på leverandører Konto/art og leverandør 2014 %-vis Akk. 1.halvår 2015 %-vis Akk. 11000 Kontormateriell og rekvisita 732 579 405 798 Norengros Johs Olsen AS 261 022 36 % 36 % 174 805 43 % 43 % Laser Support 90 527 12 % 48 % 27 684 7 % 50 % Lexit Group Norway AS 58 676 8 % 56 % 17 975 4 % 54 % Lindbak AS 11 766 2 % 58 % 22 817 6 % 60 % Øvrige leverandører 310 588 42 % 100 % 162 517 40 % 100% Rammeavtaleleverandøren Norengros Johs Olsen AS er den største leverandøren med 36 % av omsetningen i 2014 og 43 % av omsetningen første halvår 2015. Revisjonens analyse viser at eksempelvis storkjøkkenavdelingen i tillegg til rammeavtaleleverandørene, kjøper fra Lexit Group. Vi fikk forklart at det blir kjøpt produkter fra leverandøren som ikke er omfattet av rammeavtalene, blant annet etiketter. Kjøp hos Laser Support og Lexit Group er kjøp som ikke omfattes av rammeavtalen. Kjøpene utgjorde til sammen 20 % av omsetningen i 2014 og 11 % av omsetningen første halvår 2015. Korrigert for disse kjøpene er lojaliteten til Norengros på denne arten i regnskapet beregnet til henholdsvis 44,7 % i 2014 og 48,5 % første halvår 2015. Posten «Øvrige leverandører» som utgjør henholdsvis 42 % og 40 % av omsetningen, er en samlepost for kjøp hos totalt 72 andre leverandører i perioden. Antallet leverandører er redusert til 38 første halvår i 2015. Innlandet Revisjon IKS Side 23
Art 11050 «Undervisningsmateriell skole og barnehage» Skolebøker og annet undervisningsmateriell for skole og barnehage føres på denne arten. Tabell 4.10 Kjøp av undervisningsmateriell skole og barnehage fordelt på leverandører Konto/art og leverandør 2014 %-vis Akk. 1.halvår 2015 %-vis Akk. 11050 Undervisningsmateriell skole og barnehage 2 219 346 710 052 BS Undervisning AS 161 251 7 % 7 % 154 145 22 % 22 % Norengros Johs Olsen AS 98 340 4 % 11 % 42 050 6 % 28 % Rema 1000 Raufoss Syd 161 418 7 % 18 % 90 034 13 % 41 % Fagbokforlaget 59 288 3 % 21 % 68 309 10 % 51 % Norli Gruppen AS 789 515 36 % 57 % 31 563 4 % 55 % Lekolar AS 134 703 6 % 63 % 30 454 4 % 59 % Toten Libris 130 655 6 % 69 % - Øvrige leverandører 684 176 31 % 100% 293 497 41 % 100% Det ble inngått en regional rammeavtale med BS Undervisning for levering av skolebøker for perioden 1.oktober 2014 til 30. september 2016 med ensidig opsjon på 1 år pluss 1 år. Kjøp kan foretas på kommunens e-handelssystem via katalog. Kommunen har ikke hatt rammeavtale på levering av skolebøker tidligere. Rammeavtaleleverandøren BS Undervisning var den største leverandøren for januar juli 2015 med 22 % av omsetningen. Kjøp hos denne leverandøren i 2014 utgjorde 7 % av omsetningen. Den største leverandøren i 2014 var Norli - Gruppen AS med 36 % av omsetningen. Totalt kjøp hos rammeavtaleleverandørene Norengros Johs Olsen AS og BS Undervisning AS utgjorde 11 % av omsetningen på denne arten i 2014 og 28 % for 1.halvår 2015. Kjøp hos REMA 1000 utgjør henholdsvis 7 % og 13 % av omsetningen. I tillegg til kjøp fra rammeavtaleleverandør BS Undervisning foretar eksempelvis Raufoss ungdomsskole kjøp hos REMA 1000. Rektor forklarte at kommunen ikke har rammeavtale for matvarer som gjelder for skolen. Skolekjøkkenet, mat og helse valgfag, kjøper matvarer fra REMA 1000 som er den eneste nærbutikken som fakturerer. Regnskapet viser at kommunen har brukt et stort antall leverandører for å dekke behovet i den kontrollerte perioden; i alt 187. Tabell 4.10 viser de 7 største leverandørene som samlet sto for henholdsvis 69 % og 59 % av omsetningen. Antallet leverandører er foreløpig redusert fra 153 i 2014 til 115 i 2015. 4.2.4 MØBLER Det er inngått 4 regionale rammeavtaler for kjøp av møbler. Rammeavtalene gjelder for perioden 16.september 2013 til 15.september 2015 med ensidig opsjon 1 år + 1 år. Det vil si at avtalene gjelder for den kontrollerte perioden. Påfølgende tabell 4.11 viser rammeavtaleleverandørene spesifisert på avtaleområde. Innlandet Revisjon IKS Side 24