HiST Bibliotek. OPTIMA Bibliotek -Optimal service og ressursutnyttelse

HiST Bibliotek OPTIMA Bibliotek -Optimal service og ressursutnyttelse Analyse av bibliotektjenesten og presentasjon av tre ulike modeller for framtidig drift

Innhold Mandat & prosjektorganisering Dagens bibliotektjeneste Analyser Tre alternative modeller for framtidas bibliotek

Målsetning for OPTIMA og bakgrunn for utforming av modeller OPTIMA prosjektet har som mål å Sørge for at de tjenester som leveres på bibliotekene på HiST er på riktig nivå i forhold til kvalitet og service innenfor gitte rammer Denne rapporten gir en analyse av dagens bibliotektjeneste og skisserer tre modeller for framtidig drift Modellene belyser handlingsrommet for organisering ved å skissere to yttergrenser og en mellomløsning Modellene er svært forenklet og laget for at HiST med utgangspunkt i disse kan velge en strategisk retning for utvikling av tjenesten Utforming av modellene er basert på Visjonsarbeidsmøte Kartleggingsfase Ressurskartlegging Brukerundersøkelse Benchmark SWOT-analyse Med utgangspunkt i kartleggingsfasen gjennomførte prosjektgruppa en SWOT-analyse

Prosjektorganisering. Roller og ansvar Delprosjekteier Kari Berget Delprosjektleder Siri Aashaug Sæther / Morten Thoresen Delprosjektgruppa: Ansvar for framdrift og innhold Ernst & Young Støtte på metode Fasilitering av arbeidsmøter Innhenting av data Utarbeidelse av tre modeller på bakgrunn av analysefasen Delprosjektgruppe Astrid Kilvik Anja van de Wiel Turid Holtermann Gøril Aas Jordahl Grete Espeland Ernst & Young Nelly Maske Astrid Bjørgum Mari Bjørnsgard

Dagens bibliotektjeneste er preget av mange små enheter, begrenset tilbud og sprengt kapasitet Kartet under viser avdelingene ved HiST: Det finnes i dag bibliotek på Rotvoll, Kalvskinnet, Moholt, Ranheimsveien og Tunga Det er vedtatt å åpne et nytt bibliotek på Øya høsten 2008 uten økning i bemanning Det er i dag fire hovedbibliotekarer med ansvar for hvert sitt bibliotek (Biblioteket på Tunga er organisert under Kalvskinnet) Bibliotekene samarbeider gjennom etablerte arbeidsgrupper Hovedbibliotekarene har ansvar for felles mediebudsjett, men ikke ansvar for lønnbudsjettet Tabellen under viser antall brukere ved hvert studiested i 2007: (1) Studenter Vit. ansatte Studenter Rotvoll 1045 94 Ranh. 2174 Kalvsk. 2339 183 Tunga Moholt 1032 (1)Kilde: Vit. ansatte 183 18 Tall hentet fra Database for statistikk om høgre utdanning. Antall studenter og ansatt ved Tunga består av kun matteknologi, de resterende er lagt til Kalvskinnet. 147 49

Med dagens organisering, tar driftsoppgaver storparten av bibliotekarenes tid En omfattende kartlegging av arbeidsoppgaver og kompetanse ble gjennomført for alle ansatte ved HiST bibliotek (1) Kartleggingen viser; Alle arbeidsoppgaver, med unntak av profilering og publisering, utføres på alle studiesteder Liten grad av samarbeid mellom bibliotekene. Høyt tidsbruk på skranke og samlingsutvikling Lavt tidsbruk på opplæring/undervisning av studenter og fagstøtte til ansatte De ansatte har høy kompetanse innen arbeidsoppgavene som utføres (1)Kilde: Alle ansatte ved HiST bibliotek svarte på kartleggingsundersøkelse i perioden 20. februar - 4. mars 2008. Det er i dag 17,2 årsverk (19 ansatte), fordelt på 5 bibliotek Ranheimsveien: 7,1 årsverk Rotvoll: 3,1 årsverk (bruker kun 3,0 årsverk) Moholt: 3 årsverk Kalvskinnet: 3,2 årsverk Tunga: 0,8 årsverk Disse ressursene er fordelt på følgende aktiviteter; Arbeidsoppgave Skranke Samlingsutvikling Møter Administrativt arbeid Fjernlån Opplæring/undervisning, studenter Administrasjon/ledelse Heftekontroll Publisering, HiST-publ. Faglig oppdatering Databaseadmin/E-ressurser FOU-registrering, forskdok Fagstøtte, ansatte Eksternt samarbeid Vev-arbeid Avdelingsrelaterte oppgaver Profilering Tidsbruk 28,9% 15,0% 9,4% 8,0% 5,9% 5,3% 3,7% 3,4% 3,4% 3,0% 2,9% 2,6% 2,5% 2,1% 1,9% 1,2% 0,9%

Brukerne er svært tilfreds med service, men lite tilfreds med åpningstiden og antall gruppe- og lesearbeidsplasser (2) Generell tilfredshet med biblioteket er 4,9 for studenter og 6,1 for vitenskaplig ansatte (på en skala 1-7) Lav tilfredshet med antall lese- og gruppearbeidsplasser Brukerne mener det er viktigst å utvide utvalget av pensumlitteratur/annen faglitteratur og antall lese- og gruppearbeidsplasser (2)Kilde: Brukerundersøkelse sendt til halvparten av alle vitenskaplig ansatte og halvparten av alle studenter ved HiST i tidsperioden 25. mars - 9. april 2008. Svarprosenten ble 8,9% for studenter og 40,8% for vitenskaplig ansatte. Brukerne er svært tilfreds med serviceinnstilling, ventetid før hjelp og utvalg Tilfredshet med åpningstid varierer gjennomsnittlig mellom 4,4-6,3 (skala 1-7 og skiller mellom vitenskaplig ansatt/student og de ulike bibliotekene) Vitenskaplig ansatte er mer tilfreds enn studenter 40,1% av studentene og 16,5% av de vitenskaplig ansatte hadde brukt biblioteket i større grad dersom åpningstiden var lengre Lavest tilfredshet der biblioteket har vært stengt i annonsert åpningstid

Brukerundersøkelsen viser at nærhet til bibliotektjenesten er viktig. Samtidig er det ønskelig med et utvidet tilbud av tjenester Brukerne ønsker lokalisering av tilbud på eget studiested. Studenter er mindre negative til ett sentrumsnært bibliotek enn vitenskaplig ansatte Fysisk nærhet til studiestedet er viktigere enn både åpningstid, tilbud og kvalitet på veiledningstjenesten Lokasjon viktigere enn kontaktperson for vitenskaplig ansatte Lese- og gruppearbeidsplasser er den tjenesten studentene mener det er viktigst å kunne tilby på studiestedet Studenter ønsker å kunne søke i databaser og laste ned elektroniske tidsskrift utenfor studiested Vitenskaplig ansatte ønsker å bruke bibliotekarkompetanse til elektronisk publisering av FoUarbeid, teknisk produksjon av skriftserier og kvalitetssikring av pensumlister 61% av brukerne har aldri deltatt på kurs i regi av biblioteket

HiST bruker få ressurser på bibliotektjenesten, men scorer høyt på brukertilfredshet Sammenligning av ressursindikatorer (3) : Sammenlignet med andre høyskoler bruker HiST få ressurser på bibliotek og scorer lavt på alle ressursindikatorene HiST bruker forholdsmessig mer utgifter på medier enn på lønn, sammenlignet med andre høyskoler HiØ, høyskole som i størrelse og studentsammensetning ligner HiST, scorer høyt på ressursindikatorene Sammenligning av brukerundersøkelse for studenter ved HiST og HiØ viser: Bibliotekene ved HiST blir brukt oftere enn bibliotekene ved HiØ Tilfredsheten med åpningstidene er høyere ved HiØ Tilfredsheten med service er høyere ved HiST Små forskjeller i tilfredsheten med utvalg 73% av studentene ved HiØ har deltatt på kurs på biblioteket, mot 33% av studentene ved HiST (3)Kilder: ABM-utvikling: Fag- og forskningsbibliotekstatistikken 2006 DBH: Økonomidata under budsjettrapporter

SWOT-analysen gir en samlet tolkning av analysene og gir grunnlaget for utarbeidelse av alternativer Styrker Svakheter Tilgjengelighet Mye engasjement Nærhet til brukerne Høy kompetanse Høy serviceinnstilling Godt samarbeid bibliotekene i mellom Fornøyde brukere Bred kompetanse på alle bibliotek Mulighet for å tilpasse tjenester etter studiestedenes behov Mange skranker ift personalet Arbeidsplasser (også stille) og gruppearbeidsplasser Åpningstid? Ambisjonsnivå ift ressurser Ulike tilbud Organisatorisk plassering Uklar ledelse Tenker ikke nok likt Sårbart Manglende rotering blant de ansatte mellom bibliotekene Historisk bundet Biblioteket har ikke lønnsbudsjettansvar Muligheter Trusler/utfordringer En hovedbibliotekar Økt bruk av studentvakter Hovedbibliotekar har rammebudsjett Lån av personale fra et av bibliotekene ved sykdom i et annet for å unngå stengt bibliotek Omrokkere på personalet Ulik fordeling av ansvarsområder Serviceerklæring Måldokument (lages av hovedbibliotekarene, må forankres i ledelsen) Redusere åpningstid Færre skranker Mobilt bibliotek Plassering under faglig del av HiST Felles tlf nr Felles e-post adresse Større arealer Omrokering av alle vil vanskeliggjør faglig integritet IT-prioriteringer Opprettholde servicenivået Slitasje på personalet Endringsvillighet Kompetanseflukt Dragkamp mellom hvert studiested og hovedadministrasjonen

Tre alternative måter å organisere HiST sin bibliotektjeneste skisseres for å vise handlingsrommet og nødvendige prioriteringer Modellene gir ikke en fullstendig beskrivelse av hvert enkelt alternativ To modeller viser hver sin yttergrense. En modell vier en mellomløsning Modellene vurderes ut fra funn i kartleggingsfasen og SWOT-analysen Kost/nytte analyse er ikke gjennomført Praktiske spørsmål i forhold til gjennomføring av alternativene (arealtilgang osv.) er ikke vurdert Spesielle hensyn og eventuelle strategiske føringer ukjent for Ernst & Young er ikke tatt med i vurderingen Forutsetninger: Stabilt antall årsverk og mediebudsjett Ressurssituasjonen gjør at HiST må prioritere mellom ulike ønsker og målsetninger Dersom et bibliotek legges ned forutsettes det at biblioteket dette slås sammen med kan økes med tilsvarende areal. (Totalt antall kvadratmeter som i dag.) Det vurderes kun om dette vil medføre investering, ikke i hvor stor grad Samme bruk av studentvakter som i dag Modellene er vurdert i henhold til følgende 16 kriterier basert på funn i analysene: Tilbud til brukerne Åpningstid Forutsigbarhet i åpningstid Antall lese- og gruppearbeidsplasser Tjenestetilbud Nærhet til bibliotekene Personlig kontakt Barriere for bruk av elektroniske løsninger Signaleffekt ved nedprioritering av enkelte brukere Kontakt med fagmiljøet De ansatte på bibliotekene Arbeidsmiljø Arbeidspress og arbeidsoppgaver Organisasjonsmessige konsekvenser ved endring Overordnet Fellesskapsfølelse for HiST Bruk av elektroniske løsninger Investeringsbehov Om oppgaver blir tilført andre deler av HiST

Muligheter og forbedringstiltak som HiST bør vurdere uavhengig av modell Felles leder en hovedbibliotekar Økt samarbeid mellom bibliotekene angående: Bemanning og ressursdisponering Kurs for brukerne Databaseadministrasjon Vev-arbeid FoU registrering Publisering Profilering (PR materiell, felles arrangement) Eksternt samarbeid HiST VPN-løsning for enkelt å kunne bruke elektroniske ressurser utenfor skolens område. Dette vil gi bedre tilgang til bibliotekets elektroniske tjenester (færre passord) Utlånsautomat for å redusere arbeidsbelastning i skranken. Effekten er størst i store bibliotek Et felles telefonnummer og en felles e-postadresse for generelle henvendelser Økt bruk av studentvakter kan benyttes for å utvide åpningstiden dersom man har økonomi til dette

Sammenstilling av modellene Antatte effekter Alternativ 1: 6 bibliotek Alternativ 2: 4 bibliotek Alternativ 3: 2 bibliotek Fordeler Nærhet til brukerne Ingen brukere nedprioriteres i forhold til andre Ulemper Redusert åpningstid og tilbud Sårbarhet ift åpningstiden Stort arbeidspress, lite arbeidsmiljø og lite fleksible arbeidsoppgaver for de ansatte Fordeler Opprettholder dagens åpningstid og tjenester Et stor andel av brukerne beholder dagens tilbud Ulemper Dårlig signaleffekt ved at noen brukere mister nærhet uten å få økt tilbudet på annen måte Stort arbeidspress og lite fleksible arbeidsoppgaver for de ansatte Fordeler Utvidet åpningstid og økt tjenestetilbud Redusert arbeidspress, større arbeidsmiljø og mer fleksible arbeidsoppgaver for de ansatte Ulemper Avstand til biblioteket for ca. halvparten av brukerne Organisasjonen må gjennomgå en stor endringsprosess x x x x x

Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Alternativ 1: Bibliotek på alle 6 studiesteder Bibliotek på Rotvoll, Kalvskinnet, Moholt, Ranheimsveien, Tunga og Øya Beholder dagens åpningstid på bibliotekene tirsdag - torsdag, men stenger alle bibliotekene før kl 12 mandag og etter kl 12 fredag Biblioteket på Øya har åpent 30 t/uke Antall brukere: Studenter Vit. ansatte Rotvoll 1045 94 Kalvsk. 2339 183 Moholt 1032 49 Dette alternativet er en måte å bemanne et nytt bibliotek på uten å gjøre store endringer Bibliotek på hvert enkelt studiested Reduserer åpningstiden i den tidsperioden det er minst kritisk for brukerne. Møter, kursvirksomhet osv. bør legges til disse tidspunktene Brukerne vil beholde nærhet til biblioteket, men vil få redusert åpningstiden. Det vil fremdeles være sårbarhet ift åpningstiden og et lavt antall lesesalsplasser De ansatte vil ha samme høye arbeidspress som i dag og lite fleksible arbeidsoppgaver Større samarbeid og hjelp fra andre bibliotek ved behov bør innføres Ranh. Tunga Øya Studenter 1270 147 904 Prioritet: Nærhet til brukerne Vit ansatte 102 18 81

Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Bibliotek på alle 6 studiesteder Fordeler og ulemper Redusert åpningstid for alle brukerne. Sårbart ift. åpningstid. Selv om åpningstiden reduseres vil etableringen av et nytt bibliotek forårsake stor sårbarhet ift. bemanning av bibliotekene. Antall lese- og gruppearbeidsplasser vil fremdeles være få. De vil i tillegg være tilgjengelig færre timer pga. redusert åpningstid. Stabilt eller dårligere tilbud av tjenester. Det vil ikke være rom for å utvide tilbudet. For å klare bemanningssituasjonen og unngå for stort arbeidspress kan det heller bli aktuelt å redusere tilbudet. Nærhet til brukerne. Alle brukerne vil få bibliotek lokalisert på studiestedet. Personlig kontakt. Små bibliotek lokalisert på studiestedet vil være mer personlige enn større bibliotek. Nærhet kan også føre til mer personlig oppmøte på biblioteket. Mindre krav til at brukerne tar i bruk elektroniske tjenester. Lik prioritering av alle brukerne. Kontakt med fagmiljøet. ansatte på hvert bibliotek. Lite fleksibilitet i arbeidsoppgaver og høyt arbeidspress. 17,1 årsverk skal bemanne 6 bibliotek. Arbeidsoppgavene og arbeidspresset vil tilsvare dagens situasjon. Fare for å miste kompetanse. Få endringer for de ansatte ift. til dagens situasjon. Lite arbeidsmiljø. Det vil være fra 1 til 4 Fellesskapsfølelse HiST. Bruk av elektroniske løsninger. Nærhet vil føre til at overgangen til bruk av elektroniske ressurser vil ta lengre tid. Ingen investeringsbehov. Ingen oppgaver tilføres andre avdelinger.

Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Alternativ 2: Bibliotek på 4 studiesteder Bibliotek på Rotvoll, Moholt, Ranheimsveien og Kalvskinnet/Øya Biblioteket for matteknologi flyttes fra Tunga til Ranheimsveien Biblioteket på Kalvskinnet og Øya slås sammen til ett, enten lokalisert ved Kalvskinnet eller Øya. Opprettholder dagens åpningstider på bibliotekene på Rotvoll, Moholt og Ranheimsveien. Biblioteket på Kalvskinnet/Øya vil ha åpent 36,5 t/uke Antall brukere: Studenter Vit. ansatte Rotvoll 1045 94 Moholt 1032 49 Ranh. 1417 120 Kalvsk. /Øya 3243 264 Dette alternativet bemanner fire bibliotek med dagens åpningstid og tjenester Årsakene til at bibliotekene på Tunga legges ned og Kalvskinnet/Øya slås sammen; er antall brukere og avstand 904 (Øya) eller 2339 (Kalvskinnet) brukere vil få en avstand på 1,1 km til biblioteket. 165 brukere på Tunga vil få en avstand på 1,8 km til biblioteket Dette alternativet representerer minst mulig tilpasninger for å opprettholde dagens tilbud og servicegrad Brukerne vil få ulikt tilbud noen opprettholder dagens tilbud, andre mister nærhet til biblioteket Prioritet: Opprettholde dagens åpningstid og tjenester

Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Bibliotek på 4 studiesteder Fordeler og ulemper Opprettholder dagens åpningstid på gjenværende bibliotek. Reduserer sårbarheten ift. åpningstid ved færre bibliotek Øker antall lese- og gruppearbeidsplasser. Sammenslåing av bibliotek vil frigi noe ekstra plass til lese- og gruppe-arbeidsplasser, men ikke nok til å dekke behovet. Stabilt tilbud av tjenester. Man vil kunne opprettholde dagens tilbud. Nærhet til biblioteket for enten 84% eller 63% av brukerne. Avstand til biblioteket som varierer fra 1,1 km til 1,8 km for enten 16% eller 37% for de resterende. Personlig kontakt Brukerne kan ha en barriere for økt bruk av elektroniske ressurser. Ulikt tilbud vil gi en negativ signaleffekt for de som mister nærhet til biblioteket. Det vil ikke være rom for store endringer i de gjenværende bibliotekene og det kan derfor oppfattes at man mister nærhet, uten å øke tilbudet. Kontakt med fagmiljøet. Nærhet til enkelte fagmiljø, avstand til andre. Arbeidsmiljø er fremdeles lite, men noe utvidet. Lite fleksibilitet i arbeidsoppgave og høyt arbeidspress. 17,1 årsverk skal bemanne 4 bibliotek. Arbeidsoppgavene vil ikke endres ift i dag, men arbeidspresset vil reduseres noe. Faren for å miste kompetanse vil være tilstede. Nedleggelse av to bibliotek vil føre til en endringsprosess for noen av de ansatte. Sammenslåing av noen bibliotek vil føre til en større fellesskapsfølelse for enkelte deler av HiST. Økt bruk av elektroniske ressurser pga. avstand for noen brukere. Behov for investering i et større bibliotek på enten Kalvskinnet eller Øya. Ingen oppgaver tilføres andre avdelinger.

Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Alternativ 3: Bibliotek på 2 studiesteder Bibliotek på Øya og Ranheimsveien Bibliotekene på Moholt, Kalvskinnet og Øya slås sammen. Biblioteket legges på Øya Bibliotekene på Tunga, Rotvoll og Ranheimsveien slås sammen. Biblioteket legges i Ranheimsveien Ekspedisjon på studiested må ha tilgang til datasystem for innlevering/utlevering av bøker Ansatte, som ikke har tilgang til biblioteket på studiested, kan bestille bøker via nettet og få dem levert i internposten Studenter bestiller bøker via nettet og har mulighet for å hente bøker i ekspedisjonen på studiestedet Alternativet gjør etablering av VPN-løsning svært aktuelt. Studenter og ansatte må ha mulighet for enkelt å kunne søke og bestille bøker, samt laste ned tidsskrift på og utenfor studiested Åpningstid: 08:00-18:00 man-tors (studentvakt kl 16:00-18:00) 08:00-16:00 fredag Ranh. Antall brukere: Studenter Vit. ansatte 2462 214 Denne modellen prioriterer å utvide tilbudet og utvikling av bibliotektjenesten. Dette vil gå på bekostning av nærhet til tjenestene Brukerne vil få utvidet åpningstid og oppleve en pålitelig åpningstid og flere tjenester. 68% av brukerne mister nærhet til biblioteket, noe som krever tilrettelegging for bruk av elektroniske ressurser De ansatte vil gjennomgå en stor endringsprosess. De vil få et større arbeidsmiljø, redusert arbeidspress og mindre andel rutineoppgaver Ekspedisjonene på fire studiesteder får tilført noe ekstra arbeidsoppgaver som følge av ut- og innlevering av bøker Øya 4275 313 Prioritet: Utvide åpningstid og tjenester. Være en attraktiv arbeidsplass

Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Bibliotek på 2 studiesteder Fordeler og ulemper Utvidet åpningstid for alle brukerne. Forutsigbar åpningstid. 17,1 årsverk fordelt på to bibliotek vil gi robusthet ift å holde bibliotekene åpne. Flere lese- og gruppearbeidsplasser. Sammenslåing av bibliotekene vil frigi mye ekstra plass til lese- og gruppearbeidsplasser. Utvikling av tilbud til brukerne. For eksempel økt kurstilbud. Det vil bli enklere å tilpasse tjenester til en sammensatt brukergruppe med større bibliotek. Nærhet til biblioteket for 32% av brukerne, avstand for 68%. Avstanden varierer fra 1,3 til 3,3 km. Redusert personlig kontakt. Brukerne kan ha en barriere for økt bruk av elektroniske ressurser. Ulikt tilbud til brukerne. Mister nærhet, men får et bedre tilbud på andre måter. Redusert kontakt med fagmiljøet. Større arbeidsmiljø. Mindre rutineoppgaver (skrankevakt) og redusert arbeidspress for de ansatte. Det vil være færre skranker å bemanne og økt bruk av elektroniske ressurser. Det vil i tillegg være mulighet for utvikling av tjenestetilbudet. Nedleggelse av tre bibliotek vil kreve en stor endringsprosess, noe som kan føre til slitasje i organisasjonen. To felles bibliotek for hele høyskolen kan føre til en større fellesskapsfølelse mellom avdelingene, både for studenter og ansatte. Økt bruk av elektroniske løsninger. Sentralisering av bibliotekene vil føre til økt bruk av elektroniske ressurser. Investeringsbehov i de to bibliotekene og tilrettelegging for bruk av elektroniske ressurser. Ekspedisjonene på fire studiesteder får tilført ekstra arbeidsoppgaver.