FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT ADMINISTRASJONENS SAKSUTREDNING, OPPFØLGING AV VEDTAK OG TILBAKEMELDING TIL POLITISK ORGAN HOF KOMMUNE

FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT ADMINISTRASJONENS SAKSUTREDNING, OPPFØLGING AV VEDTAK OG TILBAKEMELDING TIL POLITISK ORGAN HOF KOMMUNE 2009 UTARBEIDET AV www.vestfoldkommunerevisjon.no

INNHOLDSFORTEGNELSE: 0. SAMMENDRAG... 4 1. INNLEDNING... 5 1.1 Bakgrunn for prosjektet... 5 1.2 Avgrensning... 5 1.3 Høring... 5 2. FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER... 5 2.1 Formål... 5 2.2 Problemstillinger... 5 3. METODEBRUK OG GJENNOMFØRING AV PROSJEKTET... 6 4. REVISJONSKRITERIER... 6 5. FAKTADEL... 7 5.1 Beskrivelse av rutiner for saksutredning og vedtaksoppfølging... 7 5.2 Gjennomgang av kommunestyresaker... 7 5.2.1 Sak-006/08... 8 5.2.2 Sak-014/08... 9 5.2.3 Sak-019/08... 10 5.2.4 Sak-020/08... 11 5.2.5 Sak-022/08... 12 5.2.6 Sak-023/08... 13 5.2.7 Sak-029/08... 14 5.2.8 Sak-034/08... 15 5.2.9 Sak-035/08... 16 5.2.10 Sak-036/08... 17 5.2.11 Sak-038/08... 18 5.2.12 Sak-039/08... 19 5.2.13 Sak-042/08... 20 5.2.14 Sak-045/08... 21 5.2.15 Sak-052/08... 23 5.2.16 Sak-060/08... 24 5.2.17 Sak-075/08... 25 5.2.18 Sak-078/08... 26 5.2.19 Sak-079/08... 27 5.2.20 Sak-087/08... 28 5.2.21 Sak-095/08... 29 5.2.22 Sak-008/09... 30 5.2.23 Sak-018/09... 31 5.2.24 Sak-023/09... 32 5.2.25 Sak-036/09... 33 5.2.26 Sak-039/09... 34 5.2.27 Sak-042/09... 36 5.3 Spørreundersøkelse... 37 5.3.1 Generelt... 37 5.3.2 Administrasjonens definisjon av sin rolle før politiske vedtak fattes... 37 5.3.3 Administrasjonens definisjon av sin rolle etter at politiske vedtak er fattet... 38 5.3.4 Politikernes definisjon av administrasjonens rolle før politiske vedtak fattes. 39 5.3.5 Politikernes definisjon av administrasjonens rolle etter politiske vedtak fattes iverksetting av vedtak... 40 5.3.6 Politisk tillit til informasjon fra administrasjonen... 41 Utarbeidet av 2

5.4 Oppfølging av politiske saker... 42 5.5 Reglement for folkevalgtes innsynsrett... 42 6. REVISORS VURDERINGER... 43 6.1 Problemstilling 1: Er saker som legges fram av administrasjonen, for kommunestyret, tilstrekkelig... 43 6.2 Problemstilling 2: Blir saksfremstillinger til kommunestyret lagt frem på en forståelig måte?... 43 6.3 Problemstilling 3: Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av kommunestyrets... 44 6.4 Problemstilling 4: Blir status på kommunestyrets vedtak rapportert tilbake til kommunestyret?... 44 7. REVISORS ANBEFALINGER... 44 8. RÅDMANNENS UTTALELSE... 45 Utarbeidet av 3

0. SAMMENDRAG Formålet med prosjektet er å gi kunnskap om hvorvidt administrasjonens saksutredning, oppfølging av vedtak og tilbakemelding til politisk organ i Hof kommune er tilfredsstillende og i tråd med aktuelt regelverk. For å vurdere dette er det tatt utgangspunkt i følgende problemstillinger: Er saker som legges fram av administrasjonen, for kommunestyret, tilstrekkelig Spørreundersøkelsen blant folkevalgte i Hof kommune viser at tilliten til den informasjon som de mottar fra administrasjonen er svært høy. Ingen av respondentene gir uttrykk for at de ikke stoler på den informasjonen administrasjonen framlegger. Revisor har gjennomgått et utvalg på 27 kommunestyresaker og vurderer saksbehandlingen som i hovedsak tilstrekkelig utredet. Revisor har merknader kun ved 4 av de utvalgte sakene. Samlet vurdering er at saker som administrasjonene legger fram for politisk behandling anses som forsvarlig utredet med visse unntak. Blir saksfremstillinger til kommunestyret lagt frem på en forståelig måte? Revisor vurderer saksbehandlingen som forståelig. I gjennomgang av sakene er det kun et fåtall saker som revisor har merknader til. Spørreundersøkelsen blant de folkevalgte viser også i hovedtrekk at saksframstillingen vurderes som forsvarlig, med visse unntak. Ved gjennomgang av kommunestyresakene for nevnte tidsrom, har revisor vurdert administrasjonens oppfølging og iverksetting av kommunestyrets vedtak, og det er kun et fåtall saker hvor revisor har merknader. Administrasjonen har fram til nå ikke hatt noe oppfølgingssystem for implementering av kommunestyrets vedtak. Dette er imidlertid gjennomført i sak 070/09 i kommunestyrets møte den 15.09.09 for tidligere vedtak i 2009. Revisor vurderer at status på vedtak blir gjennomført på en tilfredsstillende måte ved tilretteleggelse av nytt tiltak fra administrasjonen i nevnte sak. Utarbeidet av 4

1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for prosjektet Generelt Gjennomføring av forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave i kommuner og fylkeskommuner, jf. Kommuneloven med forskrifter. Prosjektet Administrasjonens saksutredning, oppfølging av vedtak og tilbakemelding til politisk organ ble bestilt av kontrollutvalget i Hof i møte den 22. april 2009. 1.2 Avgrensning Vi vil i dette prosjektet gjennomføre kontroll av et utvalg av kommunestyresaker framlagt for behandling i 2008 og 2009. Det gjøres oppmerksom på at det var skifte av rådmann i kommunen i 1. halvår 2008. 1.3 Høring Rapporten har vært forelagt rådmannen til uttalelse. Rådmannens uttalelse, datert 05.10.09, er lagt inn i kapittel 8. 2. FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER 2.1 Formål Formålet med prosjektet er å gi kunnskap om hvorvidt administrasjonens saksutredning, oppfølging av vedtak og tilbakemelding til politisk organ i Hof kommune er tilfredsstillende og i tråd med aktuelt regelverk. 2.2 Problemstillinger Med bakgrunn i kontrollutvalgets vedtak har revisor utledet følgende problemstillinger: Utarbeidet av 5

Er saker som legges fram av administrasjonen, for kommunestyret, tilstrekkelig Blir saksfremstillinger til kommunestyret lagt frem på en forståelig måte? 3. METODEBRUK OG GJENNOMFØRING AV PROSJEKTET Revisjonen har blant annet foretatt: - Gjennomgang av politiske saker - Gjennomgang av interne rutiner, retningslinjer og maler - Dokumentanalyse - Intervju - Spørreundersøkelse 4. REVISJONSKRITERIER Ifølge forskrift om revisjon av kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004, skal det etableres revisjonskriterier i forvaltningsrevisjonsprosjekter. Revisjonskriterier er en samlebetegnelse for de krav og forventninger revisor bruker for å vurdere funn som undersøkelsen har avdekket. Dvs. revisjonskriterier er de krav revisor reviderer opp mot. Nedenfor følger en oversikt over revisjonskriteriene som er brukt i dette prosjektet: Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Lov 1992-09-25 nr. 107, kap. 4, 23, Pkt. 2; Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Lov 1992-09-25 nr. 107, 32, 39, 40 og 59. Kommuneloven med kommentarer, 4. utgave, utgitt 2006 av Kommuneforlaget AS, Oslo. Utarbeidet av 6

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) Lov 1967-02-10 nr 00, kap. III Alminnelige regler om saksbehandlingen Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovsforskriften) For 2006-12-15 nr 1456 Interne retningslinjer, rutiner og maler Referanser: Det Samfunnsvitenskaplige Universitet, Oslo publikasjon. Dag Ingvar Jacobsen analyse av politikk/administrasjon i 30 kommuner. 5. FAKTADEL 5.1 Beskrivelse av rutiner for saksutredning og vedtaksoppfølging Hof kommune benytter ACOS WebSak som system for elektronisk journalføring og arkivering av saker og dokumenter. Systemet brukes også til publisering av offentlig informasjon på kommunens hjemmeside (postlister, saksfremlegg og lignende). ACOS WebSak benyttes til saksbehandling for alle politiske utvalg hvor kommunen er saksutreder, samt formannskapet og kommunestyret. Kommunen har utviklet en felles mal for saksfremlegg til politisk behandling. Ved opprettelse av ny sak samles alle relevante dokumenter i en saksmappe. Systemet generer en oversikt over inn- og utgående dokumenter i mappen, og denne legges inn i saksfremlegget. Etter at det er fattet et vedtak i en sak vil den enkelte saksbehandler motta en melding om dette, og vil ha ansvar for videre oppfølging av saken. 5.2 Gjennomgang av kommunestyresaker Revisjonen har foretatt en gjennomgang av 27 kommunestyresaker fra 2008 og første halvår 2009. Nedenfor presenteres kommunestyresakene vi gått gjennom og som er vurdert opp mot problemstillingene nedfelt i prosjektet. Utarbeidet av 7

5.2.1 Sak 006/08 Behandling av forslag til reguleringsplan for Prestegårdshagen; et nytt boligområde under utvikling nord for Hof sentrum. Saken ble trukket etter krav om lovlighetskontroll av tre kommunestyremedlemmer og en vararepresentant i utvalg for teknikk, landbruk og miljø. Årsaken var feil innkalling av vararepresentant til møtet i utvalget den 29.1.2008. Ifølge Kommunelovens 59 nr. 4 er det bare endelig avgjørelse som kan bringes inn for lovlighetskontroll, ikke innstillinger gitt av administrasjonen eller folkevalgt organ til annet kommunalt eller fylkeskommunalt organ. Videre regulerer Kommunelovens 32 nr. 3 at dersom lederen har satt opp en sak på dagsorden i innkallingen, kan han eller hun ikke senere før møtet eller i dette trekke saken med den begrunnelse at den likevel ikke er moden for avgjørelse. Det vises i denne sammenheng til kommuneloven med kommentar utgitt av kommuneforlaget. Revisor vurderer derfor at saksfremstillingen er ufullstendig i det angjeldende formalisert begrunnelse i kommuneloven med kommentarer ikke framgår av saksframstillingen til politisk behandling. Revisor vurderer at saksframlegget forøvrig er forståelig. Saken bør vurderes i lys av kommentarene ovenfor. Utarbeidet av 8

Revisor kan ikke se at status i saken er rapportert tilbake til kommunestyret. 5.2.2 Sak 014/08 Økonomirapport per 31.03.08, samt prognoser for den enkelte sektor. Framstilling av driftsregnskap 1A og 1B. Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Den vedtatte budsjettjusteringen for familiebarnehagen er gjennomført. Revisor anser at oppfølgingen i saken er tilstrekkelig. Budsjettendringen er rapportert tilbake til kommunestyret i sak 032/08 - Økonomirapport pr mai 2008. Revisor vurderer denne tilbakerapporteringen som tilstrekkelig. Utarbeidet av 9

5.2.3 Sak-019/08 Det legges frem forslag om diverse endringer i vedtektene for Hof skole. Innføring av 60 % - plass, endring av åpningstider, søskenmoderasjon, oppsigelse og mislighold. Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Hof kommune praktiserer de nye vedtektene. 60 % -plass er innført. Opplysningene om SFO på kommunens hjemmesider samsvarer med de nye vedtektene. Unntaket er linken for SFO - vedtekter. Denne er ikke oppdatert med endringene som har blitt gjort i denne saken. Revisor vurderer oppfølgingen til ikke å være fullstendig, da regulerte vedtekter for SFO ikke er oppdatert på Hof kommunes hjemmeside. Revisor kan ikke se at status i saken er rapportert tilbake til kommunestyret. Utarbeidet av 10

5.2.4 Sak-020/08 Saken omfatter to alternativer for strukturen av barnehagetilbudet i kommunen. Tilbygg og renovering ved eksisterende barnehage i Vassås og en eventuell etablering av en privat barnehage i Sundbyfoss. Revisor vurderer at saken ikke er tilstrekkelig utredet, grunnet innbyggerinitiativ jfr. sak 036/08 se kapitel 5.2.10. Denne saken ble behandlet på nytt i sak 036/08. Revisor vurderer at vedtaket er tilfredsstillende fulgt opp, da forhandlingsmøtet er avholdt og referert i saksutredninger i sak 036/08 se kapittel 5.2.10. Revisor vurderer at rapportering av status til kommunestyret er ivaretatt ved at ny behandling er gjennomført i påfølgende møte. Utarbeidet av 11

5.2.5 Sak-022/08 Ved budsjettbehandlingen høsten 2007 meldte sektor for teknikk, landbruk og miljø (TLM) om et behov for en stillingsøkning på 1,5 stillinger. Behovsgrunnlaget for stillingen var at de skulle dekke tilsyn i flerbrukshallen og en ny person til drifting av renseanleggene. Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Overføring av 50 % stillingshjemmel fra driftsavdeling til renholdsavdelingen, som gjelder tilsynsvakt i hallen, er gjennomført ved at det er ansatt to personer på timebasis. Revisor vurderer at er vedtaket med dette er oppfylt. Revisor kan ikke se at status på vedtaket er rapportert tilbake til kommunestyret. Utarbeidet av 12

5.2.6 Sak-023/08 Behandling av forslag til reguleringsplan for Prestegårdshagen; et nytt boligområde under utvikling nord for Hof sentrum. KS-023/08 Vedtak - utvalgte punkter 4 7 og 18. Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Utarbeidet av 13

Revisjonen har kontrollert at punktene 4 7 og 18 i vedtaket er ivaretatt i reguleringsplanen, og anser at disse er utført. Revisor kan ikke se at status på vedtaket er rapportert tilbake til kommunestyret. 5.2.7 Sak-029/08 En nyetablert familiebarnehage søker kommunen om oppstartsmidler. Det er ikke avsatt midler til slike utbetalinger i budsjettet for 2008. Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Søkeren ble informert om vedtaket i brev av 09.06.08, og utbetalingen ble foretatt 10.06.09. Revisor vurderer at rutinen for oppfølging har mangler, da tilsagnsbrevet ble sendt søker hele 6 uker etter vedtaket. Utarbeidet av 14

Budsjettendringen med bruk av disposisjonsfondet er opplyst i sak 032/08 - Økonomirapport pr mai. Revisor vurderer tilbakerapporteringen til kommunestyret som ivaretatt. 5.2.8 Sak-034/08 Hof kommune eier Vesetåsen. Vesetåsen Eiendom AS har en avtale om leie av eiendommen fram til 31.12.2010. Ved kontraktens utløp har Vesetåsen Eiendom AS rett til å få leieforholdet forlenget i 5 år. I brev fra selskapets advokat ble det fremsatt tilbud til Hof kommune om at selskapet er villig til å gi fra seg sine rettigheter i eiendommen, mot betaling. Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Utarbeidet av 15

Kommunen har engasjert ekstern rådgiver/arkitekt. Utgifter for ekstern rådgiver er innenfor vedtatt ramme. Revisor anser oppfølgingen som tilfredsstillende. Fristen ble overholdt og saken ble behandlet i kommunestyremøtet i sak 078/08 se kapittel 5.2.18. Revisor vurderer rapportering av status til kommunestyret som ivaretatt. 5.2.9 Sak-035/08 De siste årene før 2004 var helse-, sosial- og omsorgsektoren organisert med én kommunalsjef, som øverste administrative leder. Siden 01.01.04 har sektoren vært delt i 4 sektorer helse, sosial, hjemmebasert omsorg og institusjonsbasert omsorg hver ledet av en sektorleder. Saken med samordning av omsorgstjenestene har bakgrunn i to forhold: 1. Drifting av omsorgstjenestene med en utnyttelse av personalet på en mer rasjonell og effektiv måte enn i dag. 2. Den lokalisering tjenestene får jfr. egen sak. Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Utarbeidet av 16

Det er ansatt ny pleie- og omsorgssjef fra november 2008, ansettelsen utløser ikke behov for budsjettendring. Omorganiseringen er gjennomført. Revisor anser oppfølging i saken som tilfredsstillende. Revisor kan ikke se at status på vedtaket er rapportert tilbake til kommunestyret. 5.2.10 Sak-036/08 Utbedring og tilbygg Vassås barnehage/fremtidig struktur av barnehagetilbudet i Hof, er behandlet i flere saker i 2006 og 2007. Utarbeidet av 17

Saken er ikke tilstrekkelig utredet, da innbyggerinitiativ ikke er medtatt i saksutredningen viser til ny behandling i KS-073/08. Revisor vurderer saksbehandlingen som mangelfull, da innbyggerinitiativet ikke ble tatt med i saksutredningen. Innbyggerinitiativet ble mottatt av Hof kommune den 14.12.2007 og burde vært orientert i kommunestyret den 18.12.2007 og/eller i sak 020/08 viser til Kommunelovens 39a, som ikke ble ivaretatt. Innbyggerinitiativet ble behandlet i sak 073/08. Samlet anser revisor oppfølging av saken som tilfredsstillende. Revisor kan ikke se at status på vedtaket er rapportert tilbake til kommunestyret. 5.2.11 Sak-038/08 Det er mottatt søknad fra foreldregruppe for neste års 10. klasse, om tilskudd til ekskursjon til Berlin med Aktive Fredsreiser. Turen skal foregå i høstferien 2008. Utarbeidet av 18

Utvalget for barn, oppvekst og kultur (BOK) har behandlet saken og gjennomført et negativt vedtak, avslaget er sendt søker, med tre ukers ankefrist. Da det ble fattet negativt vedtak på søknaden i BOK ble saken ikke sendt videre til kommunestyret, og saken ble trukket. Ifølge Kommentarutgaven til Kommunelovens 32 nr. 3, er det ikke anledning til å trekke en sak som leder har satt på dagsorden i innkallingen. Alle saker skal behandles av kommunestyret, og dersom en sak ikke er moden for avgjørelse, skal det vedtas at saken utsettes. Revisor vurderer at saksfremstillingen er ufullstendig i det angjeldende formalisert begrunnelse i kommuneloven med kommentarer ikke framgår av saksframstillingen til politisk behandling. Saken bør vurderes i lys av kommentarene ovenfor. Revisor kan ikke se at status på vedtaket er rapportert tilbake til kommunestyret. 5.2.12 Sak-039/08 Kommunen har behov for økt bemanning innen IKT og ønsker å øke stillingshjemlene. Utarbeidet av 19

Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Det har vært foretatt intern utlysning og det er ansatt en person i 40 % stilling innenfor IKT fra 01.08.08. Revisor vurderer oppfølging og iverksetting av vedtaket som tilfredsstillende. Revisor kan ikke se at status på vedtaket er rapportert tilbake til kommunestyret. 5.2.13 Sak-042/08 Vestfold Interkommunale Vannverk IKS (VIV) endrer avdragstiden på sine lån i Kommunalbanken, hvor Hof kommune stiller som garantist. Dette for å være i tråd med selvkostregelverket som krever at avdragstiden skal være i henhold til gjennomsnittlig avskrivingstid på anlegget, i dette tilfellet 40 år. Utarbeidet av 20

Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Administrasjonen har underrettet VIV om vedtaket i kommunestyret i brev av 24.07.08. Noteopplysningene i regnskapet for 2008 er i samsvar med garantiforpliktelsene i VIV. Revisor vurderer oppfølging og iverksetting som utført i tråd med vedtak. Revisor kan ikke se at status på vedtaket er rapportert tilbake til kommunestyret. 5.2.14 Sak-045/08 Saken gjelder endringer i gjeldende reglement for godtgjørelse til kommunale ombuds- og tillitsmenn. Utarbeidet av 21

Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. På Hof kommunes intranett ligger det per dato den gamle versjonen av reglementet. Revisor vurderer oppfølgingen av vedtaket forøvrig som tilfredsstillende. Utarbeidet av 22

Revisor kan ikke se at status på vedtaket er rapportert tilbake til kommunestyret. 5.2.15 Sak-052/08 Hof kommune behandlet med hjemmel i plan- og bygningsloven 27-1 forslag til reguleringsplan for gang- og sykkelvei i Orevika. Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Vedtatte regulering av parkeringsplass på gnr./bnr. 20/53 og 20/14 er gjennomført. Revisor vurderer oppfølgingen av vedtaket som tilfredsstillende. Utarbeidet av 23

Revisor kan ikke se at status på vedtaket er rapportert tilbake til kommunestyret. 5.2.16 Sak-060/08 I april 2008 ble det holdt et møte mellom Hof kommune og entreprenør/leverandører/konsulenter for fjernvarmeanlegget ved Hof skole. Møtet var sammenkalt for å avklare hvorfor anlegget fremdeles ikke er fullført og å bestemme videre fremdrift for å få et fullstendig anlegg. Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Budsjettjusteringen for 2008 er gjennomført. Revisor vurderer oppfølgingen som tilfredsstillende. : Revisor kan ikke se at status på vedtaket er rapportert tilbake til kommunestyret. Utarbeidet av 24

5.2.17 Sak-075/08 Kommunal- og regionaldepartementer har sendt ut til kommunene høringsdokument vedrørende ny forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning, med svarfrist 1. desember 2008. Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Ny forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning trer i kraft fra 1. juli 2010. Revisor vurderer at saken ivaretas av administrasjonen. Revisor kan ikke se at status på vedtaket er rapportert tilbake til kommunestyret. Utarbeidet av 25

5.2.18 Sak-078/08 Det vises til statusrapport for omsorgsprosjektet gitt i kommunestyret 23.9.2008, og til vedlagte dokumenter. Tilbudet med skisser er utarbeidet av arkitektkontoret Børve og Borchsenius as. Dokumentene avviker til dels sterkt fra prosjektbeskrivelsen av sykehjemsavdelingen fra Medvita som kommunen mottok i august 2007 både m.h.t. utforming og kostnad. Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Utarbeidet av 26

Rapport ble lagt fram for kommunestyret med status på de 5 alternativene i sak 007/2009. Revisor vurderer oppfølgingen av vedtaket som tilfredsstillende. Budsjettendringen i denne saken er gjennomført og rapportering til kommunestyret i sak 083/08 - Økonomirapport pr november 2008. Revisor anser rapporteringen til kommunestyret som tilfredsstillende. 5.2.19 Sak-079/08 Hof kommune vedtok i sak KS-102/07 å bosette inntil 5 flyktninger, fortrinnsvis en familie, i løpet av 2009, under forutsetning av at NAV-etableringen er ferdigstilt. NAV-kontoret i Hof kommune ble offisielt åpnet 19. september 2008 og denne aktuelle forutsetningen er dermed tilstede. Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Utarbeidet av 27

Kommunen har kun hatt et par henvendelser fra Integrerings- og mangfoldighetsdirektoratet (IMDi), den siste i juni 2009. Det er ikke mottatt signaler om flyktninger til Hof per dato. Det er per i dag ikke skaffet noen bolig til dette formålet. Revisor vurderer oppfølgingen av vedtaket som tilfredsstillende. Revisor kan ikke se at status på vedtaket er rapportert tilbake til kommunestyret. 5.2.20 Sak-087/08 Reguleringsplan for Sundbyfoss sentrum ble påbegynt i 1977 og endret siste gang i 1984. Administrasjonen vurderer at den bør reguleres på nytt, hvor Engrønningen skilles ut som en adskilt reguleringsplan. Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Utarbeidet av 28

Planen er klar til 1. gangs behandling i utvalg for teknikk, landbruk og miljø (TLM) høsten 2009. Det er ikke utbetalt tilskudd da planarbeidet ennå ikke er avsluttet. Revisor vurderer oppfølgingen av vedtaket som tilfredsstillende. Revisor kan ikke se at status på vedtaket er rapportert tilbake til kommunestyret. 5.2.21 Sak-095/08 Eksisterende kommuneplan 2006 2018 generell del og arealdel ble vedtatt i kommunestyret 20. juni 2006 sak 033/06. Rådmannen innstiller til kommunestyret at eksisterende arealdel rulleres i løpet av 2009, med virkning fra 1. januar 2010. I tillegg må det tas med en del klima-, miljø- og energiplanlegging i kommunen, noe som hører til i en generell del. Dette er en forutsetning for å få tilskudd fra Enova på inntil 50 %. Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Utarbeidet av 29

Den administrative arbeidsgruppen ble etablert med tre fagpersoner. Det ble ikke bevilget penger til rullerende kommuneplan av formannskapet, og det har ikke vært saker i formannskapet angående kommuneplanen i perioden. Etter administrasjonens samtaler med Vestfold fylkeskommune om ny forskrift i plandelen i den nye Plan- og bygningsloven, blir saken tatt opp på nytt i sak 036/2009 se kap. 5.2.25. Revisor vurderer oppfølgingen av vedtaket som tilfredsstillende. Revisor kan ikke se at status på vedtaket er rapportert tilbake til kommunestyret. 5.2.22 Sak-008/09 Det ble i medbestemmelsesmøte den 19. august 2008 nedsatt en arbeidsgruppe som har sett på Hof kommunes administrative organisasjonsstruktur. Arbeidsgruppa har avholdt flere møter og det har vært gode prosesser og diskusjoner undervis. På bakgrunn av arbeidsgruppas arbeid samt innspill fra hele organisasjonen foreslås det noen endringer i Hof kommunes administrative organisasjon. Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Utarbeidet av 30

Det er ansatt kontorleder for stab/støtte, gjennomføringen er foretatt innen fristen. Revisor vurderer oppfølgingen av vedtaket som tilfredsstillende. Problemstilling Vedtaket er fulgt opp i sak 070/2009, med følgende tekst; Vedtaket er iverksatt. Organisasjonsendringene er gjennomført. 5.2.23 Sak-018/09 Hof kommune har siden 1952 vært en del av et brannsamarbeid med kommunene Lardal og Kongsberg. Avtalen gikk ut 31.12.08 med oppsigelsesfrist 31.12.07, men som følge av et felles prosjekt i Vestfold vedrørende mulig ny organisering av brann i Vestfold ble det gitt en forlenget frist for oppsigelse av eksisterende avtale. Prosjektet i Vestfold er nå ferdig og på bakgrunn av konklusjonene i denne fremmes sak der man anbefaler å inngå ny samarbeidsavtale med Kongsberg og Lardal kommuner. Utarbeidet av 31

Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Hof kommunes andel av kostnader til interkommunalt brannvesen i regnskapet for 2009, er i henhold til kostnadsoversikten i saken. Behandling av kostnadsøkningen er gjennomført i kommunestyresak 043/09. Revisor vurderer oppfølgingen av vedtaket som tilfredsstillende. Vedtaket er fulgt opp i sak 070/2009, med følgende tekst; Vedtaket er fulgt opp ved at avtale er signert. Samarbeidet er under gjennomføring. 5.2.24 Sak-023/09 TLM-utvalget ga i møte 10. mars 2009 Barnebygg Gruppen AS dispensasjon fra eksisterende reguleringsplan for bygging av ny barnehage i Sundbyfoss. Dispensasjonen gir Barnebygg Gruppen AS mulighet til å oppføre ny barnehage i Sundbyfoss. Den nye barnehagen skal erstatte dagens Vassås barnehage samt utvide barnehagekapasiteten i Hof kommune. Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Utarbeidet av 32

Vassås barnehage er formelt nedlagt, det er inngått leieavtale med den private barnehagen, som løper til 31.12.09. Ny barnehage på Sundbyfoss er etter planen innflytningsklar i november 2009. Kommunestyret vedtok 15.09.09 vilkår for salg av eiendommen, slik at megler kan engasjeres, annonsering og visning kan gjennomføres. Revisor vurderer oppfølgingen av vedtaket som tilfredsstillende. Vedtaket er fulgt opp i sak 070/2009, med følgende tekst; Saken ble behandlet i TLM 25. august, formannskapet 1. september og kommunestyret 15. september. 5.2.25 Sak-036/09 I kommunestyres møte 16.12.08 ble det i sak 095/08 fattet følgende vedtak; Kommunestyret vedtar å rullere arealdel og deler av generell del i kommuneplanen vedtatt 20.06.06. Rådmannen utpeker en administrativ arbeidsgruppe til å forestå dette arbeidet. Forslag til ny plan legges frem for kommunestyret i desember 2009 og gjøres gjeldende fra 01.01.10. Formannskapet delegeres myndighet til å bevilge de nødvendige midler arbeidet med planen, herunder nødvendig konsulentbistand, trykking og arealkart. Utarbeidet av 33

Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Den administrative arbeidsgruppen tilskrev tre firmaer, og Norsk Enøk og Energi AS (NEE) sitt tilbud ble valgt. Kommunen har mottatt tilsagn om tilskudd fra Enova. Revisor vurderer oppfølgingen av vedtaket som tilfredsstillende. Vedtaket er fulgt opp i sak 070/2009, med følgende tekst; Behandlet i kommunestyret 15. juni 2009. Vedtakene følges opp av saksbehandler og i samarbeid med planlegger når denne begynner. 5.2.26 Sak-039/09 Utarbeidet av 34

Vestfold Interkommunale Vannverk IKS (VIV) inngikk i 2003 en avtale med Hof kommune i forbindelse med bruk av Eikeren som drikkevannskilde for VIV. I følge avtalen skulle det opprettes en separat avtale for sanering av avløpet i Orevika, der en kostnadsdeling skulle legges til grunn. Hof kommune og VIV har tidligere samarbeidet om VA-anlegg for Eidsfoss sentrum. Samarbeidet utvides til å omfatte Orevika. Asplan Viak AS har gjennomført prosjekteringen av utbyggingen med Hof kommune, Statens Vegvesen (Svv) og VIV, som oppdragsgivere. VA-utbyggingen skal utføres i kombinasjon med kurveutbedring på riksveien, og bygging av gang- og sykkelvei gjennom Orevika, som gjennomføres av Svv. Revisor vurderer at saken er tilstrekkelig utredet. Problemstilling Omdisponeringene av midler i budsjettet er gjennomført, i henhold til vedtaket. Revisor vurderer oppfølgingen av vedtaket som tilfredsstillende. Vedtaket er fulgt opp i sak 070/2009, med følgende tekst; Vedtaket er fulgt opp ved at byggearbeidene i gang i Orevika. Utarbeidet av 35

5.2.27 Sak-042/09 Det foreligger økonomirapport for 1. tertial 2009 med rapporter/kommentarer fra hver avdeling/enhet, samt samlet konklusjon fra økonomisjefen. Revisor vurderer at økonomirapporten er tilstrekkelig utredet. Revisor vurderer at økonomirapporten er framlagt forståelig. Kommunestyret tok økonomirapporten til orientering, og det er ingen oppfølging eller iverksetting i denne saken. Revisor anbefaler at det etableres et system for oppfølging av budsjettendringer. Vedtaket er fulgt opp i sak 070/2009, med følgende tekst; Ingen oppfølging. Revisor anser rapporteringen som gjennomført. Utarbeidet av 36

5.3 Spørreundersøkelse 5.3.1 Generelt Normalt anser vi at administrasjonens oppgave i en beslutningsprosess bør være å opptre faglig uavhengig og partipolitisk nøytral i den delen som foregår før en politisk beslutning fattes. Når et politisk vedtak er fattet skal administrasjonen derimot opptre lojalt mot vedtaket, og legge bort eventuelle faglige synspunkter. Dvs. at politiske vedtak skal gjennomføres slik som politikere ønsker det, selv om man faglig sett er uenig i vedtaket. Det vi forsøker å måle ved denne undersøkelsen er å se om det finnes noen rådende sett av oppfatninger i administrasjonen av hva som er den korrekte måten å forholde seg overfor politikerne på. Videre ønsker vi å belyse hvordan politikerne selv oppfatter administrasjonens adferd. Temaene er de samme og er knyttet til hvordan administrasjonen opptrer før og etter at politiske vedtak fattes. Spørsmålsstillingene er, av naturlige årsaker, likevel forskjellige. 5.3.2 Administrasjonens definisjon av sin rolle før politiske vedtak fattes Første del av denne analysen dreier seg om å se på hvordan administrasjonen definerer sin rolle i forhold til politikerne før et politisk vedtak fattes. Disse rolledefinisjonene forsøkes målt gjennom ti påstander man kunne si seg enig eller uenig i. Påstandene tar opp problemer knyttet til så vel hvor tett kontakt man har med politikerne før et vedtak og hvordan man ser på det å fremme all informasjon. Det ble utsendt spørreskjema til 14 saksutredere inklusive rådmannen. Revisjonen mottok 10 tilbakemeldinger. Svarene er innarbeidet i tabellen nedenunder. Jeg diskuterer alltid saker grundig med politikerne før jeg skriver et saksfremlegg. Jeg tilpasser alltid konklusjonen i en saksutredning til de signaler jeg får fra politikerne. Jeg anbefaler alltid den beste faglige løsningen i en sak, selv om jeg vet at det vil møte motstand hos politikerne. Det hender at jeg unnlater å presentere saksopplysninger som jeg vet enkelte politikere ikke liker. Helt enig Enig Uenig Helt uenig 5 5 1 4 5 1 4 5 2 8 Vet ikke Utarbeidet av 37

Jeg presenterer alltid alle relevante saksopplysninger selv om jeg vet at det vil minske sannsynligheten for at administrasjonens forslag blir vedtatt. I de saker det er konflikt mellom politiske grupper er jeg svært påpasselig med å ikke fremme informasjon som kan vanskeliggjøre mulighet for politisk kompromiss. Hvis politikerne spør meg, argumenterer jeg gjerne for administrasjonens forslag til vedtak. Det er viktig å overtale politikerne til å fatte det vedtaket jeg mener er best. Jeg tar svært ofte kontakt med politikerne før et politisk møte for å høre hvor de står i en sak. Jeg arbeider ofte aktivt for å få et politisk flertall for det forslaget jeg mener er best. Helt enig Enig Uenig Helt uenig 8 2 Vet ikke 1 4 4 1 2 5 2 1 2 5 3 4 6 4 6 Revisjonens vurdering Vi mener å kunne fastslå av respondentenes tilbakemelding at de har en klar oppfatning av sin rolle vis - à - vis politikerne i tiden før et vedtak skal fattes. Det ser vi ved at andelen som benytter seg av vet ikke kategorien er svært lav. Et annet trekk er at det er liten variasjon på de 10 påstandene, noe som videre antyder at man ikke bare har en ganske klar, men også i stor grad en felles oppfatning av hvordan man skal opptre. 5.3.3 Administrasjonens definisjon av sin rolle etter at politiske vedtak er fattet Andre del av denne analysen dreier seg å se nærmere på hvordan administrasjonen definerer sin rolle i forhold til politikerne etter at et politisk vedtak er fattet. Disse rolledefinisjonene er forsøkt målt gjennom fire påstander man kunne si seg enig eller uenig i. Jeg forsøker aldri å endre innholdet i et politisk vedtak, selv om jeg er uenig i det. Jeg iverksetter politiske vedtak lojalt, selv om jeg er uenig i vedtaket. Helt enig Enig Uenig Helt uenig 8 1 1 7 3 Vet ikke Utarbeidet av 38

Jeg mener det er min plikt som fagperson å si klart fra til politikerne når de vedtar noe jeg mener er faglig uriktig eller dårlig. I enkelte tilfeller er det min plikt som fagperson å gå ut i media og kritisere et politisk vedtak. 4 4 2 3 5 2 Revisjonens vurdering Vi vurderer at respondentene i Hof kommune bekrefter i hovedsak at de lojalt slutter seg opp om politisk fattede vedtak selv om de faglig kan være uenig i vedtaket. 5.3.4 Politikernes definisjon av administrasjonens rolle før politiske vedtak fattes I denne del av analysen tar vi for oss politikernes oppfatning hvordan de selv ser på administrasjonens adferd. Temaene er de samme som ble stilt til administrasjonen, knyttet til hvordan administrasjonen opptrer før og etter politiske vedtak er fattet. Det ble utsendt spørreskjemaer til kommunestyrets medlemmer - i alt 17 stykker. Av disse er 11 besvart. I denne del av undersøkelsen framsatte revisjonen fem spørsmål som ønsket besvart med noe ulike svaralternativer. Analysen forsøkte å måle hvordan politikerne oppfatter hvordan administrasjonen opptrer i forhold til politikerne før politiske vedtak blir fattet. Hvor ofte føler du det slik at administrasjonen driver lobbyvirksomhet for å få igjennom et vedtak de ønsker seg? Hvor ofte opplever du det slik at administrasjonen går i allianse med enkelte politikere for å være sikre på at de får igjennom sitt forslag? Hvor ofte opplever du at administrasjonen danner en elite sammen med de mest sentrale politikerne? Administrasjonen bryr seg lite om de signaler politikerne gir når de utarbeider sine saksforberedelser. Svært ofte Helt enig I hovedsak enig Ofte Av og til Sjelden Aldri 2 6 3 3 3 5 1 2 4 4 Verken enig eller uenig I hovedsak uenig Helt uenig 2 8 1 Utarbeidet av 39

Når administrasjonen har bestemt seg for noe er det umulig for oss politikere å endre det. 6 5 Ved å ta et lite tilbakeblikk, så vi at det var en fullstendig dominerende holdning blant respondentene i administrasjonen at man ikke burde tilpasse informasjonen og konklusjoner til politiske forhold. Samtidig som respondentene hevdet at man måtte være tilbakeholdende med å opptre på en måte som kunne oppfattes som deltakelse på den politiske arena. Revisjonen oppfatter at det er mange likheter i hvordan administrasjonen fremstiller seg selv, og hvordan politikerne oppfatter dem. Aller klarest kommer det fram at de aller fleste mener at administrasjonen i liten grad driver politisk spill for å få gjennom sine forslag til vedtak. Men enkelte av respondentene oppfatter at av og til og ved enkelte anledninger er det tett kontakt mellom administrasjonen og politikere før vedtak fattes. 5.3.5 Politikernes definisjon av administrasjonens rolle etter politiske vedtak fattes iverksetting av vedtak På samme måte som ovenfor ble politikerne stilt spørsmål som retter seg inn mot politikernes oppfatning av administrasjonens atferd når politiske vedtak er fattet og skal iverksettes. Hvor ofte opplever du at administrasjonen trenerer saker de ikke liker? Svært ofte Ofte Av og til Sjelden Aldri 2 6 3 Hvor ofte opplever du at administrasjonen bevisst endrer innholdet i politiske vedtak når vedtaket skal iverksettes? Hvor ofte føler du at administrasjonen arbeider aktivt for å få omgjort politiske vedtak de ikke liker? Administrasjonen i vår kommune iverksetter lojalt de vedtak politikerne har fattet. Helt enig I hovedsak enig 4 7 1 3 7 3 3 5 Verken enig eller uenig I hovedsak uenig Helt uenig Revisjonens vurdering Resultatene viser et ganske klart bilde der de så godt som alle politikere har stor tillit til at administrasjonen fungerer politisk lojalt når politiske vedtak er fattet. Likevel er det en Utarbeidet av 40

ubetydelig tendens i svarene fra respondentene når det gjelder spørsmålet om trenering av politiske vedtak og å få omgjort vedtak administrasjonen ikke liker. 5.3.6 Politisk tillit til informasjon fra administrasjonen Å undersøke om informasjon og fagkunnskap bevisst benyttes for å få politikere til å gjøre noe de ellers ikke ville gjort, er mildt sagt vanskelig. Derfor har vi i denne delen av undersøkelsen valgt å fokusere på politikernes tillit til den informasjonen administrasjonen presenterer, og som i all hovedsak utgjør politikernes beslutningspremisser. For å måle denne tilliten stilles det syv spørsmål/påstander til lokalpolitikerne som alle omhandler den informasjonen de mottar fra administrasjonen. Hvor ofte synes du saksinformasjonen fra administrasjonen er vanskelig å forstå? Hvor ofte synes du administrasjonens saksforberedelse ikke er god nok? Hvor ofte føler du at administrasjonen skjuler viktig informasjon? Hvor ofte føler du at administrasjonen ikke presenterer all informasjon du trenger for å fatte gode Hvor ofte opplever du at administrasjonen kun presenterer ett forslag til vedtak, selv om de vet at politikerne ønsker flere alternativer? Hvor ofte opplever du at administrasjonen argumenterer sterkt for ett forslag til vedtak i stedet for å presentere balansert informasjon om ulike sider av saken? Svært ofte Ofte Av og til Sjelden Aldri 8 3 8 2 1 2 6 3 7 4 1 4 4 2 4 7 Helt enig I hovedsak enig Verken enig eller uenig I hovedsak uenig Helt uenig Jeg stoler på den informasjonen administrasjonen gir oss (r). 5 5 1 Hovedinntrykket er at politikerne i Hof kommune har svær høy tillit til den informasjonen de mottar fra administrasjonen. Men det er verdt å merke seg at et flertall av respondentene i flere av spørsmålene mener at administrasjonen av og til synes saksinformasjonen er vanskelig å forstå, ikke er god nok, for få alternative utredninger eller kunne vært presentert på en bedre måte. Utarbeidet av 41

5.4 Oppfølging av politiske saker Rådmannen rapporter hvordan politiske vedtak følges opp ved at kommunestyret gis en oversikt over dette. Rapport vedlagt saken viser alle saker behandlet i formannskapet og kommunestyret 1. halvår 2009. Utdrag av rapporten er gjengitt nedenfor. Revisor ser positivt på administrasjonens tilretteleggelse av politiske saker til kommunestyret. 5.5 Reglement for folkevalgtes innsynsrett Kommuneloven 40 nr. 5 fastsetter at alle kommuner skal vedta et reglement om folkevalgtes innsynsrett i saksdokumenter. Departementet har til samme utarbeidet et veiledende normalreglement. Hvorav framgår blant annet at med saksfremstillingen skal følge en oversikt over alle dokumentene som er innsendt, innhentet eller utarbeidet i tilknytning til saken. Hof kommune vedtok i sak 054/07 et reglement for folkevalgtes innsynsrett som oppfyller kravene i kommuneloven. Utarbeidet av 42

6. REVISORS VURDERINGER 6.1 Problemstilling 1: Er saker som legges fram av administrasjonen, for kommunestyret, tilstrekkelig Spørreundersøkelsen viser at tilliten til den informasjon som politikerne mottar fra administrasjonen er svært høy. Ingen av respondentene gir uttrykk for at de ikke stoler på den informasjonen administrasjonen framlegger. Halvparten av svarene fra politikerne, om deres oppfatning til at saksfremstillingen før vedtak fattes kan være noe mangelfull, tilbakemeldes imidlertid med at dette kan skje av og til. Men igjen må det tillegges at den øvrige del av besvarelsene fra respondentene uttrykker at dette sjelden eller aldri forekommer. Ingen av respondentene gir uttrykk for at det skjer mangler ofte eller svært ofte. Den markert høye tillit administrasjonen har i spørsmålet om forsvarlig utredning våger revisjonen å påstå ligger i administrasjonens tilbakemelding hvor de viser en klar oppfatning av sin rolle vis - à - vis politikerne i tiden før et vedtak skal fattes. Det ser vi ved at andelen som benytter seg av vet ikke kategorien er svært lav. Et annet trekk er at det er liten variasjon med noen unntak på de 10 påstandene, noe som videre antyder at man ikke bare har en ganske klar, men også i stor grad en felles oppfatning av hvordan man skal opptre. Revisor har gjennomgått 27 kommunestyresaker for 2008 og 1. halvår 2009, hvor revisor har sett på ulike type saker, samt gjennomføring av samtaler med saksutreder. Revisor vurderer saksbehandlingen som tilstrekkelig utredet i de aller fleste sakene, og det er kun 3 saker revisor har merknader, jfr. sak 5.2.1, 5.2.10 og 5.2.11. Samlet vurdering er at saker som administrasjonene legger fram for politisk behandling anses som forsvarlig utredet med visse unntak. 6.2 Problemstilling 2: Blir saksfremstillinger til kommunestyret lagt frem på en forståelig måte? Revisjonen stilte følgende spørsmål til politikerne. Hvor ofte synes du saksinformasjonen fra administrasjonen er vanskelig å forstå? Svært ofte, ofte, av og til, sjelden eller aldri. Av 8 tilbakemeldinger gav 5 respondenter uttrykk for at de synes saksinformasjonen fra administrasjonen var vanskelig å forstå av og til mens 3 respondenter mente at dette forekom sjelden. Revisor vurderer saksbehandlingen som forståelig. I gjennomgang av sakene er det kun et fåtall saker som revisor har merknader til. Spørreundersøkelsen viser også i hovedtrekk at saksframstillingen vurderes som forsvarlig, med visse unntak. Utarbeidet av 43

6.3 Problemstilling 3: Har administrasjonen et system for oppfølging og iverksetting av kommunestyrets Ved gjennomgang av kommunestyresakene for nevnte tidsrom, har revisor vurdert administrasjonens oppfølging og iverksetting av kommunestyrets vedtak, og det er kun et fåtall saker hvor revisor har merknader. 6.4 Problemstilling 4: Blir status på kommunestyrets vedtak rapportert tilbake til kommunestyret? Administrasjonen har fram til nå ikke hatt noe oppfølgingssystem for implementering av kommunestyrets vedtak. Dette er imidlertid gjennomført i sak 070/09 i kommunestyrets møte den 15.09.09 for tidligere vedtak i 2009. Revisor vurderer at status på vedtak blir gjennomført på en tilfredsstillende måte ved tilretteleggelse av nytt tiltak fra administrasjonen i nevnte sak. Revisor ser positivt på administrasjonenes nye tiltak, som igjen ivaretar prosjektets problemstilling om å vurdere at vedtak tilbakerapporteres til kommunestyret. 7. REVISORS ANBEFALINGER Revisjonen vil gi følgende anbefalinger, men understreker at forslag til anbefalinger ikke er uttømmende: etablere rutiner for ajourhold av reglementer/vedtekter på kommunens hjemmeside og intranett vedrørende tilbakerapportering av status på vedtak bør administrasjonen inkludere vedtak fra tidligere år/perioder som ennå ikke er gjennomført Borre, den 5. oktober 2009 Arild Lohne Revisjonssjef Steinar Nersveen Revisor Utarbeidet av 44

8. RÅDMANNENS UTTALELSE Utarbeidet av 45

Utarbeidet av 46