Universitetet i Bergen Universitetsmuseet i Bergen sak 2015/3088 PROTOKOLL fra ordinært styremøte 10.april 2015 for Universitetsmuseet i Bergen Det tas forbehold om styrets endelig godkjenning i neste styremøte. Tilstede: Eksterne representanter: Ingvild S. Gilhus (styreleder), Johanne E. Gillow og Atle Nesje Studentrepresentanter: Pernille R. Jensen og Sigbjørn L. Torpe (1.vara for Lars Arne Nilssen) Gr.A Morten Ramstad (gikk ut i sak 10/2015) og Bjarte H. Jordal (nestleder, gikk ut i sak 07/2015), samt 2.vara Frode Storås i sak 10/2015 Gr.B Åshild S. F. Thorsen (2.vara for Kathrine Stene) Gr.C Asbjørn Engevik (gikk ut i sak 09/2015), samt 1.vara Solfrid Hjelmtveit i sak 09/2015 Fra administrasjon: Henrik von Achen, Karen Marie Heimvik og Kristin Miskov Nodland (sekretær) Ikke tilstede: Studentrepresentant: Lars Arne Nilssen og Gr.B: Kathrine Stene Konstituering av nytt styre Det ble utdelt «Vedtekter for Universitetsmuseet» og det ble gitt en kort gjennomgang av pkt 3. Museumsstyret I Godkjenning av innkalling og saksliste Saksliste ble godkjent. Innkallingen godkjent med merknad vedr. alle medlemmer bør få tilsendt sakspapirer, selv om de ikke skal stille på behandling av saken. Sekretær påpekte at i tilsettingssaker der medlemmer i styret er en part i saken, er definert inhabil og vil ikke få tilsendt sakspapirene (jfr. rådføring med jurist på POA). Dette skulle avklares til neste styremøte. II Protokoll fra møte i styret for Universitetsmuseet i Bergen ordinært styremøte 10.desember 2014 og SIRK.SAK I 17.3.15. Protokoll fra møte 10.desember 2014 og sirk.sak I fra 17.3.15 ble godkjent. 2 Rekneskap per 31. desember 2014 Styret godkjente enstemmig regnskapet per 31.desember 2014
3 Budsjett 2015, overføringar frå 2014 til 2015 på grunnløyvinga - GB, prosjekt 000000 Styret påpekte manglende vedlegg: skriv frå Økonomiavdelingen d.16.2.15. Skal ettersendes til styret. Styret vedtok enstemmig slik fordeling av overførte midler: Enhet Driftsbudsjett enhetene inkl. overføringene fra 2013 Regnskap inkl. driftsmidler brukt til lønn Resultat Arboretet og Botanisk hage -2.101.670 + 2.144.375 0 DKS -1.747.545 + 531.004 1.206.257 DNS -1.765.000 + 1.719.384-45.616 Publikumsseksjonen -2.290.620 + 1.958.003-332.617 SFYK (kr 79.345 gjelder kostnader som skal dekkes over GB) UM Felles etter saldering av regnskap utenom driftsregnskap ved enhetene 0 + 531.161 + 451.816 +645.870 SUM -486.804 Orientering: Status økonomi Styreleders kommentar: Den foretatte refordelingen må styret etterfølge i år, men for fremtiden ønsker styret å vurdere og drøfte fremtidige refordelinger. Direktørens kommentar: Neste år blir et meget stramt år, krever økning i ekstern finansiert prosjektportefølje. Denne våren tas det en gjennomgang av Fornminneseksjonen, med henblikk på å betre grunnlaget for å se på rammebetingelsene. Gjennomgang av refordelingen (se vedlegg 1). Kommentarer til oversikten: bør være tydeligere presentert og bli sendt ut med styrepapirene. Status økonomi ble tatt til etterretning og vil neste gang behandles som ordinær sak. 4* Tilsetjing av fyrsteamanuensis i førhistorisk arkeologi, sein steinbrukande tid, ved Avdeling for kulturhistorie. Styret vedtok samrøystes å fylgja innstillinga frå Dei kulturhistoriske samlingane (no «Avdeling for kulturhistorie») og tilsette Nils Anfinset i stillinga som fyrsteamanuensis i arkeologi, sein steinbrukande tid. Dersom Anfinset avslår, går tilbod om tilsetjing til Lisbeth Skogstrand. Dersom Skogstrand avslår, går tilbod om tilsetjing til Melanie Wrigglesworth. Dersom Wrigglesworth avslår, går tilbod om tilsetjing til Martin Rundkvist.
5* Tilsetjing av fyrsteamanuensis i arkeologi, steinalder, ved Avdeling for kulturhistorie. Styret vedtok samrøystes å fylgja innstillinga frå Avdeling for kulturhistorie og tilsette Knut Andreas Bergsvik i stillinga som fyrsteamanuensis i arkeologi, steinalder. Dersom Bergsvik avslår, går tilbod om tilsetjing til Martin Furholt. Dersom Furholt avslår, går tilbod om tilsetjing til Jan Magne Gjerde. 6* Tilsetjing av fyrsteamanuensis i kulturhistorie, kristendommens materielle kultur, ved Avdeling for kulturhistorie. Styret vedtok samrøystes å fylgja innstillinga frå Avdeling for kulturhistorie og tilsette Justin Ernest Alexander Kroesen i stillinga som fyrsteamanuensis i kulturhistorie, kristendommens materielle kultur. Dersom Kroesen ikkje tek imot stillinga, vil den verte lyst ut på nytt. 8* Tilsetjing av fyrsteamanuensis i vertebratzoologi, ved Avdeling for naturhistorie. Styret vedtok samrøystes å fylgja innstillinga frå Avdeling for naturhistorie og tilsette Hanneke Meijer i stillinga som fyrsteamanuensis i vertebratzoologi. 7* Tilsetjing av fyrsteamanuensis i systematisk botanikk, ved Avdeling for naturhistorie. Styret vedtok samrøystes å fylgja innstillinga frå Avdeling for naturhistorie og tilsette Hugo de Boer i stillinga som fyrsteamanuensis i systematisk botanikk. Dersom Hugo de Boer avslår, går tilbod om tilsetjing til Thomas Marcussen. Dersom Marcussen avslår, går tilbod om tilsetjing til Torsten Eriksson. Dersom Eriksson avslår, går tilbod om tilsetjing til Galina Gusarova. 9* Tilsetting av avdelingssjef for Avdeling for kulturhistorie Styret vedtok enstemmig å følgje innstillingen frå Innstillingsutvalget og tilsette Sæbjørg Walaker Nordeide i stillingen som avdelingssjef ved Avdeling for kulturhistorie. 10** Søknad om forlengelse av stipendiatperioden På bakgrunn av søknad om forlengelse d.27.3.15 og med hjemmel i Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitskapleg assistent og spesialistkandidat, 2-3 pkt.6 får Camilla C. Nordby forlenget perioden som stipendiat til og med 31.8.15. 11 Møteplan våren 2015 Møteplan: 6.mai, 10.juni og 2.september. Kl. 0900-11. Sted 6.mai: Lunsjrommet, Avdeling for naturhistorie. Fom 10.juni sted: Møterom, Parkveien 9 Styret tok den foreslåtte møteplan; 6.mai, 10.juni, med endring på siste møte til 2.september, til etterretning.
Eventuelt Meldt inn en sak under eventuelt 12* Tilsetting av eksternt finansiert forskar i mellombels stilling ved Avdeling for naturhistorie. Styret vedtok samrøystes å tilsetja Aino Laila Johanna Hosia som forskar i kode 1109 på prosjektet Hydrozoan pelagic diversity in Norway i perioden frå og med 1.april 2015 til og med 31.mars 2018. Orienteringer Administrasjonen og Formidlingsavdelingen flytter inn i Parkveien 9 medio mai 2015. Prosjektvirksomhet EEA 4 prosjekter Horizon 2020 1 søknad Tilsetting Omorganiseringen: Controller i prosess. Utstillingsmøte Foreløpige skisser er presentert. En kostnadsramme på 80-100 mill. I tillegg kommer en utstyrsbevilgning. Renovering MP3 Positive signaler, avventer revidert statsbudsjett. HMS årsrapport Sykefravær skal rapporteres i mai møte. Møtet avsluttet kl.10.50 Vedlegg 1: sak 03/2015 Tabell: Fordeling/refordeling av frie midler (kolonne 1) etter justeringer/tilleggsbevilgning pr. 31.3.15 21.april 2015/Kristin Miskov Nodland
Vedlegg 1: sak 03/2015: Fordeling/refordeling av frie midler (kolonne 1) etter justeringer/tilleggsbevilgning pr. 31.3.15 Kolonne 2-4 er Tabell 1, styresak 22/2014; Budsjettfordeling 2015 - før vedtak (10.12.14) Justering Inntekter 2015 Utgifter 2015 2014 Basis bevilgning (p. 000000) -105 077 000-99 856 000 Resultatmidler forskning (RBO)* -2 467 000-1 453 000 Inntekt: Museumsbutikken/billetter 3-200 000-235 000 Inntekt: GB - Øremerkede midler Stipendiat (8,5 årsverk) 1 -Drift -Husleie -Indirekte kostnader MUSIT 2 -frikjøp fast tilsatte, DKS BOA midler Husleieinntekt, SFYK (11 årsverk) Eksterne oppdrag Inntekter etter Ekstra løyv: Bot. hage, flytt.prosj. Ledige lønnsmidler/ubesatte still. Annet innbet fra Forn/stip.pott 1 600 000 2 100 000 1 665 000-507 578-516 078-430 270-650 000-667 865 9,5 årsverk -418 044-551 988-331 512-643 300 9,58 årsverk -555 880-260 000 Kostnader etter overføringer ** 1 650 000 Lønn (eks. stipendiater, MUSIT, 56 914 232 48 976 056 ansatte på flytteprosjekt) 6 Husleie intern 7 47 345 988 45 676 600 Midler til refordeling 3 715 000 «Øremerkede midler» Direktørens disposisjon 8 400 000 320 000 600 000 «Små driftsmidler» 9 300 000 280 000 Flytteprosjekt 10 2 099 692 3 810 336 Avdeling for kulturhistorie 500 000 589 000 670 000 Avdeling for naturhistorie -Botanisk hage (øremerket) Arboretet og botanisk hage -Botanisk hage Formidlingsseksjonen -Grunnlovsutstillingen «VI» -FiF midler (egenandel) 938 000*** 1 600 000 300 000 (øremerket) 500 000 377 000*** 511 000 - - 1 165 000 900 000 0 672 000 500 000 310 000 Direktørens stab - fellesdrift 800 000**** 535 879 954 732 HMS 200 000# 0 30 000 Total 3 715 000 110 515 791 110 515 791 104 304 724 *Tilleggsbevilgning i RBO på kr.150 000,- ikke fordelt enda 6 255 000 (drift 12.14) ** se sak 03/2015 Budsjett 2015, overføringar frå 2014 til 2015 på grunnløyvinga GB, prosjekt 000000 ***inkl. frigitte lønnsmidler etter ikke planlagt avgang ****Inkl. flytting av Adm. og Formidling PV9 + implementering ny struktur #HMS dag + gjennomføring av ARK (undersøkelse psykososialt arb.miljø) ble i styremøte 10.12.14 redusert til 200 000,- (120 000,- overført til Natur)