Områdereguleringsplan for Vestby sentrum Medvirkningsnotat Februar 2016 1
1 INNLEDNING Krav til medvirkning i alle planprosesser er nedfelt i Plan- og bygningslovens 5-1: «Enhver som fremmer planforslag skal legge til rette for medvirkning. Kommunen skal påse at dette er oppfylt i planprosesser som utføres av andre offentlige organer eller private. Kommunen har et særlig ansvar for å sikre aktiv medvirkning fra grupper som krever spesiell tilrettelegging, herunder barn og unge. Grupper og interesser som ikke er i stand til å delta direkte, skal sikres gode muligheter for medvirkning på annen måte.» Utarbeidelse av områdereguleringsplanen har vært en omfattende prosess som har forløpt over lang tid. Planen berører mange interessenter og aktører, og kommunen har prioritert å gjennomføre en utvidet planprosess hvor innbyggere, barn og unge, grunneiere, næringsdrivende, politikere og regionale instanser løpende er blitt inkludert. Aktiv medvirkning fra berørte parter er arbeids- og resurskrevende, men kommune mener at en bred forankring i befolkningen og på tvers av aktørgrupper er en forutsetning for å lykkes med planen, og at dette arbeidet vil bidra til å spare tid og ressurser i forbindelse med den politiske behandlingen av planen. I tillegg til medvirkningskravene i Plan- og bygningsloven er det derfor gjennomført en rekke medvirkningstiltak. Dette dokumentet beskriver og oppsummere aktiviteter og tiltak som har vært gjennomført underveis i prosessen. 2
2 MEDVIRKNINGSTILTAK Informasjonsdeling og medvirkning har vært høyt prioritert i alle faser av utredningsarbeidet. Jevnlig kommunikasjon med berørte parter er en forutsetning for å skape aktiv og reel medvirkning fra innbyggere og andre interessenter. I dette avsnittet beskrives de tiltakene som har vært gjennomført. 2.1 Begeistringsseminar For å informere om planarbeidet og legge opp til en bred medvirkning i planarbeidet fra begynnelsen, ble det vedtatt å arrangere et «Begeistringsseminar» i forbindelse med planoppstarten. Seminaret ble gjennomført i samarbeid med Testbedstudio arkitekter og Unsworn Industries fra Malmö og strakte seg fra mars til juni 2013. Prosessen var åpen for alle, men rettet seg primært mot Vestby kommunes egne innbyggere. Kommunen mener at begeistringsseminaret var med til å skape et større engasjement rundt planoppstarten enn det som er vanlig. Kommunen fikk inn i alt 254 dokumenter som er bearbeidet og samlet i rapporten «Visjoner for Vestby» (vedlagt). Dialogen viste at det finnes et stort positivt engasjement for Vestby sentrum og et stort behov for at det nå satses aktivt på utvikling her. Samtidig ble det i denne tidlige fasen uttrykt bekymring for Vestbys manglende attraktivitet. Rapporten har vært nyttig for det videre arbeidet, idet den på en fin måte sorterer og setter ord på innbyggernes egne visjoner og ønsker for fremtidens Vestby sentrum. Innspill fra «idestartpakken» Stemningsbilder fra «Begeistringsseminaret» 3
2.2 Arbeidsbok for ungdom Administrasjonen har prioritert å sørge for aktiv medvirkning fra barn og unge i kommunen. Etter vedtak i barn- og unges kommunestyre ble arbeidsboka «Hva slags sted er Vestby sentrum?» delt ut til 233 elever fordelt på utvalgte klasser ved kommunens to ungdomsskoler og Vestby videregående skole, samt til representanter fra barnog unges kommunestyre. Elevene svarte kortfattet på forskjellige spørsmål om bruk og erfaring med sentrum. Resultatene av arbeidsboka finnes i rapporten «Arbeidsbok hva slags sted er Vestby sentrum?» (vedlagt). Arbeidsboka «Hva slags sted er Vestby sentrum» Ungdommenes engasjement har vært stort, og kommunen har gjennom arbeidsbøkene fått et innblikk i hva ungdommene mener er sentrums positive og negative sider, og hva som bør endres for å skape et bedre sentrum i framtiden. Ungdommene mener at Vestby sentrum er et kjedelig sted som mangler identitet. Mange har vanskeligheter med å beskrive sentrum på en positiv måte og flere mener det er flaut å snakke om og vise fram Vestby sentrum til andre. Fra ungdommenes besvarelser, oppsummert i rapport om arbeidet med arbeidsbøkene (side 8). Det positive som kommer frem i besvarelsene er at sentrum er et ganske lite, lokalt sted med hyggelige mennesker. Noen mener det er lett å finne fram og liker at det ikke er for fullt av folk. Flere nevner også at det er trygt å vokse opp i Vestby sentrum. Ungdommenes ønsker for et mer attraktivt sentrum dreier seg i hovedsak om enkle, selvsagte kvaliteter som bør finnes i ethvert velfungerende sentrumsområde; for eksempel ønsker ungdommene seg nok sitteplasser, at bygninger, gater og uteområder vedlikeholdes og skjøttes ordentlig, samt et bedre kultur- og opplevelsestilbud. 4
2.3 Barnetråkkregistreringer Administrasjonen gjennomførte vinteren 2013/2014 barnetråkkregistreringer med to barnehager i Vestby sentrum. Registreringene har gitt kommunen informasjon om hvilke områder i nærmiljøet som er viktige for disse barna. Arbeidet har vært med på å gi barna en stemme i planprosessen, og kommunen har med dette fått ny kunnskap om hvordan disse barnehagene bruker nærmiljøet sitt - både når det gjelder positive kvaliteter og områder hvor det er mulighet for forbedringer. Administrasjonen har selv stått for digitaliseringen av dataene. Det synlige resultatet av barnetråkkregistreringene er et kart med tilhørende informasjoner om bruk, kvaliteter, farer og forslag til forbedringer for barnas uteområder (vedlagt). Barnetråkkregistreringene har særlig henvendt seg til de to barnehager som har deltatt i prosjektet, men resultatene har også overføringsverdi til andre sentrumsnære barnehager. Prosjektet har vært med på å skape oppmerksomhet om barns bruk og behov i sentrum - til nytte for alle barn og unge i Vestby. Artikkel i Moss Avis den 1.2.2014 om barnetråkkregistreringer. 2.3 Studentoppgaver 2.3.1 Byutviklingskurs ved NMBU I forbindelse med et kurs i byutvikling på Norges Miljø og Biovitenskapelige Universitet (NMBU) arbeidet to grupper av studenter høsten 2013 med sentrumsutvikling i Vestby. Administrasjonen deltok på befaring med studentene og bisto med arkivmateriale og bakgrunnsinformasjon. Torsdag den 5.12.2013 deltok administrasjonen i presentasjon og sluttkritikk av de to gruppers arbeid. Studentenes arbeid resulterte i to visuelt flotte mulighetsstudier for den fremtidige utviklingen av Vestby sentrum. Studentenes arbeid ble presentert på kommunestyremøtet 10.3.2014 og ble gjort tilgjengelig på kommunens hjemmeside. Studentenes arbeid var til god inspirasjon i forbindelse med kommunens utarbeidelse av konkurransegrunnlag og oppdragsbeskrivelse for parallelloppdraget. Studentenes forslag til nytt Vestby sentrum. 5
2.3.2 Samarbeid med masterstudent ved NMBU Kommunen inngikk vinteren 2013 et samarbeid med en masterstudent ved NMBU i Ås. Studenten jobbet i masteroppgaven med stedsutvikling med hovedfokus på Vestby sentrum. I masteroppgaven analyserte studenten 8 scenarioer med ulike muligheter for å styrke stedstilhørigheten til Vestby sentrum. Funnene i masteroppgaven ble innarbeidet i parallelloppdragets konkurransegrunnlag og oppdragsbeskrivelse. Artikkel i Moss Avis den 5.2.2014 om masteroppgaven om Vestby sentrum. 2.3.3 Bachelorkurs landskapsarkitektur NMBU I løpet av høsten 2015 utarbeidet 70 studenter ved landskapsarkitektur på NMBU et såkalt «atlas» over Vestby kommune samt et forslag til en ny kommuneplan for Vestby. Administrasjonen bisto med presentasjoner og befaring i kommunen den 4.9.2015. Den 9.10.2015 deltok administrasjonen på midtveispresentasjoner på universitetet. Studentenes endelige arbeid ble presentert for administrasjonen den 7.12.2015. Studentenes samlete oppgave om Vestby kommune. 2.4 Parallelloppdrag om Vestby sentrum Det ble i mars 2014 besluttet at kommunen skulle gjennomføre et parallelloppdrag om Vestby sentrum. På bakgrunn av en åpen anbudskonkurranse ble tre arkitektteam valgt til å utarbeide mulighetsstudier for Vestby sentrum. Parallelloppdraget ble gjennomført i perioden fra september 2014 til januar 2015. Parallelloppdraget ble bl.a. valgt som metode fordi opplegget egner seg godt til løpende dialog. I parallelloppdraget jobbet arkitektene parallelt med det samme område og det var hensikten med prosessen å skape dialog underveis i oppdraget slik at arkitekten kunne søke inspirasjon i hverandres arbeid og sammen diskutere vesentlige problemstillinger for sentrumsområdet. En av særegenhetene ved parallelloppdraget er således at det åpnes opp for at det kan avholdes både oppstartsmøte, midtveisseminar og en avsluttende felles presentasjon av prosjektene. 6
Oppstartsmøtet ble avholdt 8.9.2015. Grunneiere og administrasjonen deltok denne dagen og presenterte ulike vesentlige problemstillinger for arkitektteamene. Dagen ble avsluttet med en felles befaring i Vestby sentrum. Midtveismøte ble avholdt den 21.10.2014. På møtet deltok relevante grunneiere, utbyggere og representanter fra regionale instanser samt ordføreren, politikerne i Plan- og miljøutvalget og evalueringsutvalget. Arkitektene presenterte på møtet sine foreløpige skisser og forslag. Forslagene ble etterfølgende diskutert i mindre grupper. Gruppenes innspill ble samlet og oppsummert i et eget dokument som etterfølgende ble oversendt arkitektteamene. Åpen presentasjon av parallelloppdragets besvarelser, Vestby rådhus den 9.1.2015 Parallelloppdragets besvarelser ble presentert på et åpent møte på Vestby rådhus den 9.1.2015. Mange innbyggere, grunneiere og politikere deltok på disse presentasjonene. Presentasjon av parallelloppdragets tre besvarelser i Vestby Nytt januar 2015. 7
2.4.1 Utstilling på Vestby storsenter Resultatene av parallelloppdraget ble etterfølgende stilt ut på Vestby storsenter i perioden fra den 12.1.2015 til den 24.1.2015. Utstillingen var bemannet av medarbeidere fra Planavdelingen i hverdager fra klokken 13.00 til 18.30 og lørdager fra klokken 11.00 til 17.00. Utstillingen var særdeles velbesøkt, og mange innbyggere benyttet seg av tilbudet om å snakke med en medarbeider fra planavdelingen. Det ble generelt uttrykt stor tilfredshet med at kommunen nå satser på sentrumsutvikling, og de fleste innbyggere var svært positive til den åpne prosessen som er igangsatt. Utstilling på Vestby storsenter den 12.1.2015 til den 24.1.2015. Alle som var innom utstillingen ble oppfordret til å komme med skriftlige tilbakemeldinger på arkitektenes besvarelser spesifikt og sentrumsarbeidet generelt. Via «snakk-med-oss-kort» og elektroniske spørreskjemaer fikk administrasjonen totalt inn 90 innspill. Alle innspillene er samlet i vedlegg X. «Snakk med oss-kort» og spørsmål fra spørreskjema om parallelloppdraget. 8
2.4.2 Evaluering av parallelloppdrag I forbindelse med parallelloppdraget om Vestby sentrum ble det satt ned et evalueringsutvalg. Utvalget fikk i oppgave å evaluere arkitektenes tre besvarelser, samt å komme med råd og anbefalinger til kommunens videre arbeid. Som en del av prosessen med å evaluere parallelloppdraget ble det den 11.3.2015 arrangert en workshop hvor utvalget presenterte sine anbefalinger for grunneiere og politikere. Evalueringsutvalgets arbeid resulterte i en evalueringsrapport som inneholder 12 råd samt fire anbefalinger for kommunens videre arbeid. Evalueringsrapporten ble politisk behandlet den 1.6.2015 og vedtatt lagt til grunn for det videre arbeidet med sentrumsplanen. Artikkel i Vestby avis den 28.5.2015 om evalueringsrapporten. 2.5 Informasjonsmøter og grunneiermøter Det har underveis i planprosessen vært avholdt flere åpne informasjonsmøter. På åpent informasjonsmøte den 12.6.2014 informerte kommunen om bakgrunn og innhold i parallelloppdraget. I tillegg vil det bli avholdt åpne informasjonsmøter i august 2016 i forbindelse med offentlig ettersyn. Administrasjonen har underveis i prosessen prioritert å holde tett kontakt med sentrumsområdets grunneiere. 29.8.2014, 28.1.2015 og 24.4.2015 ble det avholdt felles grunneiermøter. I tillegg ble det gjennomført individuelle grunneiermøte i løpet av høsten 2015. 2.6 Gateplan I etterkant av parallelloppdraget ble det bestemt at det skulle utarbeides en gateplan for Vestby sentrum. I arbeidet med gateplanen har det vært tett kontakt mellom administrasjonen, kommunens konsulenter, Statens vegvesen, Jernbaneverket og Ruter. Det ble arrangert oppstartsmøte den 27.8.2015 med deltakelse av kommunens administrasjonen og konsulentene. Den 8.10.2015 ble det arrangert to midtveismøter. Første del av dagen deltok Jernbaneverket, Ruter og Statens vegvesen, mens sentrumsområdets grunneiere var invitert til et særskilt møte samme dag. Gateplanen ble presentert for alle interesserte på et åpent møte den 1.3.2016. 2.7 Midlertidige tiltak Det vil i løpet av 2016 bli arrangert flere midlertidige tiltak i Vestby sentrum. Det planlegges etablert små «nyttehager», en sandvolleybane og fotballbane i Rådhusparken i løpet av våren. I forbindelse med offentlig ettersyn i august 2016 legger kommunen opp til at flere små arrangementer kombineres med utstilling av planforslaget. Det legges bl.a. opp til sykkelbane, utekino, markedsdag med mer. 9