PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTER 2008-2011 - FOSNES KOMMUNE - 2008
Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon... 2 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2 3 Hvordan analysen er utført identifisering av risikoområder... 2 3.1 Eksempler på risiki... 2 3.2 Identifisering av risikoområder... 3 3.3 Kriterier for valg av prosjekt... 3 4 Risikoområder i Fosnes kommune Forslag til prosjekter i forvaltningsrevisjon... 3 4.1 Skole og barnehage:... 3 4.2 Pleie og omsorg:... 4 4.3 Kommunehelse;... 5 4.4 Kompetanse;... 5 4.5 Personell... 5
1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er et viktig verktøy for å føre tilsyn og kontroll med kommunens forvaltning og de resultater som oppnås. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon blir satt i gang for å redusere risiko for avvik, peke på utfordringer og eventuelt gi forslag til forbedringer på utvalgte områder. Vår ambisjon er å levere forvaltningsrevisjonsprosjekt som har nytteverdi for politikerne, administrasjonen og innbyggerne. 2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon Ifølge forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10, skal det minst én gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen som nå er utarbeidet vil gjelde fram til neste valgperiode. Videre vil vi foreta en oppdatering av planen etter 2 år og ellers ved behov. Planen er ikke statisk og Kontrollutvalget har til enhver tid anledning til både å ta inn nye prosjekter og til å endre prosjektenes prioritet. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. Ifølge forskriften kan kommunestyret delegere til kontrollutvalget å gjennomføre endringer i planen i løpet av planperioden, dvs. endre prioriteringsrekkefølge eller foreslå nye prosjekt. Vi anbefaler at kontrollutvalget blir delegert slik myndighet. I forbindelse med opprettelsen av KomRev Trøndelag IKS ble begrepet minimumsrevisjon utredet. Dette innebærer at det ble laget et anslag på antall timer revisjon, inkl. forvaltningsrevisjon, per kommune per år. For Fosnes kommunes vedkommende er det lagt opp til et estimat på 160 timer til forvaltningsrevisjon per år. Avhengig av omfanget på prosjektene, innebærer dette normalt 1-2 prosjekter i perioden. Forvaltningsrevisjonsprosjekter i selskaper kommunen har eierinteresser i blir ikke omtalt i denne rapporten, men omtales i en egen plan for selskapskontroll. 3 Hvordan analysen er utført identifisering av risikoområder Planen for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av kommunens virksomhet, ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Selve begrepet overordnet analyse indikerer at analysen må ta utgangpunkt i kommunens virksomhet på et overordnet plan. Hensikten er å identifisere områder der det er risiko for vesentlige avvik når det gjelder måloppnåelse, produktivitet, økonomi og regelverk. 3.1 Eksempler på risiki Eksempler på risiki kan være: Risiko for at kvaliteten på en tjeneste ikke er god nok Risiko for at kommunen ikke tilfredsstiller lovpålagte krav Risiko for at ressursene ikke utnyttes godt Risiko for at kommunen ikke oppfyller mål fastsatt av kommunestyret Risiko for at økonomistyringen ikke er tilfredsstillende 2
Et prosjekt blir satt i gang for å bidra til å redusere risiko for avvik, peke på utfordringer og eventuelt gi forslag til forbedringer. 3.2 Identifisering av risikoområder Identifisering og utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekt er viktig slik at ressursene settes inn på de riktige områdene, og kommunen får prosjekt med høy nytteverdi. For å identifisere risikoområder har vi gått fram på følgende måte: Kontrollutvalget er bedt om å komme med innspill til prosjekter/områder vi bør se nærmere på. Vi har analysert kommunens nøkkeltall i KOSTRA-databasen og sammenliknet disse med nøkkeltall for andre kommuner samt utvikling over tid. Vesenlige avvik i forhold til sammenliknbare kommuner eller store svingninger over tid, er faktorer vi tar hensyn til når vi anbefaler områder for nærmere revisjon Sentrale kommunale dokumenter (økonomiplan, budsjett, årsmelding, driftsrapporter, saker til kommunestyret) er gjennomgått Vi har gjennomført en samtale med rådmann hvor vi har diskuter hvilke utfordringer og mulige risiki kommunens virksomhet står overfor. Samtalen er gjennomført etter en intervjuguide som dekker faktorene i tabell 1 i vedlegg. Samtidig er rådmannen gitt anledning til å komme med innspill til konkrete prosjekt Erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon ligger også til grunn for våre vurderinger om hvilke prosjekter som bør gjennomføres fremover. 3.3 Kriterier for valg av prosjekt Følgende kriterier er lagt til grunn for valg og prioritering av prosjekter: Der det er størst risiko for at kommunen ikke fungerer optimalt i forhold til måloppnåelse, produktivitet, økonomi, regelverk osv. Forhold av stor konsekvens og sannsynlighet (økonomisk, samfunnsmessig, menneskelig, miljømessig osv.) Tiltak som begrenser risikoen (f. eks der fylkesmannen har tilsyn eller at kommunen selv har gode interne kontrollrutiner). Ved en konkret utvelgelse av prosjekter har vi også vurdert nytteverdien i forhold til forventet ressursbruk ved å gjennomføre prosjektet. Der vi har funnet flere likhetstrekk mellom flere kommuner vi reviderer, er de foreslått likelydende prosjekt/tema. Vi gir i neste avsnitt en begrunnelse for foreslåtte prosjekter. Vi gjør oppmerksom på at kontrollutvalget står fritt til velge prosjekter som ikke er listen opp i denne planen. 4 Risikoområder i Fosnes kommune Forslag til prosjekter i forvaltningsrevisjon 4.1 Skole og barnehage: Fosnes kommune opplever en nedgang i antall barn under 16 år. Dette gjelder både barn 0-5 år og barn i skolepliktig alder. Barnehagene har en overkapasitet på antall plasser, og 3
kommunen bruker omtrent den samme mengde egne penger på drift av barnehagene, og ligger fortsatt over fylkes- og landsgjennomsnitt i antall kroner pr innbygger, og kommunen har lavere andel statstilskudd til finansiering av barnehageplassene enn gjennomsnittet. Kommunen har en relativt stor andel av barnehagebarn som får ekstra ressurser, likevel er det en liten andel av enhetskostnadene som går til tilrettelagte tiltak, og det er liten andel av de ansatte som har førskolelærerutdanning. Kommunen har forholdsvis høye netto driftsutgifter til skole, og de har en nedgang i elevtallet. Det er en stor økning i netto driftsutgifter for skolesektoren pr. innbygger 6-15 år. Det er hovedsakelig utgifter til grunnskoleundervisning som er årsak til det (liten forskjell på musikk-kulturskole, skoleskyss og lokaler). Fosnes har inntjening på sin SFO-ordning pr innbygger 6-9 år. Det er også en økning i andelen elever i grunnskolen som får spesialundervisning, men Fosnes ligger under sammenliknbare kommuner i andel. Mulige innfallsvinker; Kan kommunens barnehager redegjøre for sammenhengen mellom andelen barn med særlige behov, og barnehagenes bruk av midlene som brukes til tilrettelagte tiltak? Kan kommunen endre på barnehageplassenes sammensetning og størrelse slik at finansieringen av plassene endres. Kan kommunen endre driften av sine skoler slik at det blir sammenheng mellom antall elever og driftskostnadene pr elev? Kan kommunen redegjøre for årsaken til at det fremstår som kommunen har inntjening på driften av SFO for aldersgruppen 6-9 år? Hvorfor opplever kommunen en så stor økning i antall elever som får spesialundervisning? 4.2 Pleie og omsorg: Kommunen har en omtrent like stor andel eldre over 80 år, som sammenliknbare kommuner, men har en vesentlig høyere andel innbyggere mellom 67 og 79 år. Det kan ut fra det forventes at kommunen får en forholdsvis større økning i andelen innbyggere over 80 år i årene fremover. Kommunens netto driftsutgifter i pleie- og omsorg er lavere enn andre kommuner, og lavere enn fylkesgjennomsnittet. Kommunen er i en periode hvor forholdsvis få av innbyggerne mellom 67 og 79 år mottar hjemmetjenester, mens det er forholdsvis større andel som er beboere på institusjon. Kommunens brutto driftsutgifter er høyere enn sammenliknbare kommuner, og høyere enn fylkes- og landsgjennomsnitt. Likevel går driftsutgiftene til institusjoner (Funksjon 253 og 261) ned, og hjemmetjenestene (Funksjon 254) opp. Kommunen har ikke driftsutgifter til aktivisering. Kommunens andel av årsverk korrigert i brukerrettede tjenester pr mottaker går ned, mens utgiftene pr mottaker går opp. Andelen mottakere av hjemmetjenester under 67 år, har økt veldig mye nesten en dobling. Kommunens lønnsutgifter pr. hjemmetjenestemottaker øker litt og jevnt (omtrent likt med de korrigerte brutto driftsutgiftene), mens sammenliknbare kommuner reduserer disse kostnadene. Andelen beboere i bolig med heldøgns bemanning er redusert, men ligger høyt i forhold til andre. Kommunens lønnsutgifter pr institusjonsplass er lavere enn sammenliknbare kommuner, og lavere enn gjennomsnittene. Det samme gjelder for de korrigerte brutto driftsutgiftene i institusjon. Kommunen har lavere andel leger og fysioterapeut pr 1000 plasser i institusjon. 4
Hvorfor er det slik at kommunens opplever en så stor økning i andelen av innbyggere under 67 år som mottar hjemmetjenester, og samtidig så få blant aldergruppen 67-79 år som mottar samme typen tjenester? Hvorfor er det forholdsmessig så mange flere over 67 år i Fosnes kommune som bor på institusjon, og hvorfor går driftsutgiftene til institusjoner ned? Hvorfor har ikke Fosnes kommune kostnader knyttet til aktivisering innen pleie og omsorg? Hvorfor går andelen av årsverk knyttet til brukerrettede tjenester ned, og kostnadene pr mottaker opp? Har kommunen planlagt noe i forbindelse med at kommunen har en forholdsvis høy andel innbyggere mellom 67 og 79 år? 4.3 Kommunehelse; Kommunen ligger over fylkesgjennomsnitt og landsgjennomsnitt i driftsutgifter pr innbygger i kroner for kommunehelsetjenesten, og kommunen bruker relativt mye mer i forbygging i helse pr innbygger enn mange andre. De har litt mindre legedekning, og litt mer fysioterapeut dekning enn andre, og kommunen bruker nokså mye mer pr innbygger i kommunehelse til funksjon 232(forebygging skole- og helsestasjon), 233(forebyggende arbeid helse- og sosial) og 241(diagnose, behandling, rehabilitering). Årsaker til at Fosnes kommune fremstår som så vidt forskjellig fra kommuner det er naturlig å sammenlikne seg med? 4.4 Kompetanse; Kommunen har ved flere anledninger lyst ut stillinger med relativt spesialtilpasset kompetanse, men har opplevd delvis sviktende søkermasse til disse. Hva skjer med kommunens arbeid når stillinger med nødvendig kompetanse blir stående ledige? Er det fare for at kommunen har oppgaver som faller mellom to stoler når stillinger blir stående ledige? Har Fosnes kommune tilstrekkelig kompetanse på et utvalg stillinger? For eksempel; teknisk ingeniør, spesialpedagogisk personale. Praktiserer kommunens ulike avdelinger samme reglement likt? Her kan det tenkes at det foretas et utvalg av kommunens reglementer og regelverk, som så testes på ulike tjenestesteder. Er det klart for de ansatte hvem det er som har ansvaret for hvilke oppgaver på leder og mellomledernivå? 4.5 Personell Kommunen har et relativt høyt sykefravær, og de er en IA-bedrift (Inkluderende Arbeidsliv) som i seg selv betyr at det skal være fokus blant annet på sykefravær. Kommunens arbeid med inkluderende arbeidsliv har til nå ikke ført til reduksjon i sykefraværet i påtakelig grad. Dette er det allerede igangsatt et prosjekt på i regi av KomRev Trøndelag IKS. Kommunen har også gjennomført en relativt omfattende turnusendring innen helse- og sosial. Denne nye ordningen kan være greit å gjøre en evaluering av for å se om den hadde den ønskede effekten. Har den nye turnusordningen hatt de ønskede effekter i kommunen? 5
VIRKSOMHETSANALYSE FOSNES KOMMUNE Nr. Prosjekttema Aktuelle problemstillinger Barnehage og skole Pleie og omsorg Kommunehelsetjeneste Kompetanse Personell Generelt o Kan kommunens barnehager redegjøre for sammenhengen mellom andelen barn med særlige behov, og barnehagenes bruk av midlene som brukes til tilrettelagte tiltak? o Kan kommunen endre på barnehageplassenes sammensetning og størrelse slik at finansieringen av plassene endres. o Kan kommunen endre driften av sine skoler slik at det blir sammenheng mellom antall elever og driftskostnadene pr elev? o Kan kommunen redegjøre for årsaken til at det fremstår som kommunen har inntjening på driften av SFO for aldersgruppen 6-9 år? o Hvorfor opplever kommunen en så stor økning i antall elever som får spesialundervisning? o Hvorfor er det slik at kommunens opplever en så stor økning i andelen av innbyggere under 67 år som mottar hjemmetjenester, og samtidig så få blant aldergruppen 67-79 år som mottar samme typen tjenester? o Hvorfor er det forholdsmessig så mange flere over 67 år i Fosnes kommune som bor på institusjon, og hvorfor går driftsutgiftene til institusjoner ned? o Hvorfor har ikke Fosnes kommune kostnader knyttet til aktivisering innen pleie og omsorg? o Hvorfor går andelen av årsverk knyttet til brukerrettede tjenester ned, og kostnadene pr mottaker opp? o Har kommunen planlagt noe i forbindelse med at kommunen har en forholdsvis høy andel innbyggere mellom 67 og 79 år? o Årsaker til at Fosnes kommune fremstår som så vidt forskjellig fra kommuner det er naturlig å sammenlikne seg med? o Har Fosnes kommune tilstrekkelig kompetanse på et utvalg stillinger? For eksempel; teknisk ingeniør, spesialpedagogisk personale. o Praktiserer kommunens ulike avdelinger samme reglement likt? o Er det klart for de ansatte hvem det er som har ansvaret for hvilke oppgaver på leder og mellomledernivå? o Har den nye turnusordningen hatt de ønskede effekter i kommunen? o Har kommunen fokus på etikk for ansatte? o Brukerundersøkelse med tanke på evaluering av tjenesteinnhold. Er kvaliteten så god som man antar? o Evaluering av rekrutteringsprosjektet 6