u.off. off.l. 13, jfr. koml. 78-7

Transkript

1 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT RØYRVIK KOMMUNE u.off. off.l. 13, jfr. koml. 78-7

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Bakgrunn Om planlegging av forvaltningsrevisjon Hvordan analysen er utført identifisering av risikoområder Eksempler på risiki Identifisering av risikoområder Kriterier for valg av prosjekt Risikoområder i Røyrvik kommune resultat fra overordnet analyse Administrasjon, organisasjon og økonomi Oppvekst Helse og omsorg Teknisk, kultur og næring Forslag til mulige forvaltningsrevisjonsprosjekter... 9

3 1 Innledning 1.1 Bakgrunn Forvaltningsrevisjon er et viktig verktøy for å føre tilsyn og kontroll med kommunens forvaltning og de resultater som oppnås. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon blir satt i gang for å redusere risiko for avvik, peke på utfordringer og eventuelt gi forslag til forbedringer på utvalgte områder. Vår ambisjon er å levere forvaltningsrevisjonsprosjekt som har nytteverdi for politikerne, administrasjonen og innbyggerne. 1.2 Om planlegging av forvaltningsrevisjon Ifølge forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10, skal det minst én gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. KomRev Trøndelag IKS har gjennomført en overordnet analyse av Namsskogan kommunes virksomhet og presenterer på bakgrunn av denne forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. Ifølge forskriften kan kommunestyret delegere til kontrollutvalget å gjennomføre endringer i planen i løpet av planperioden. Vi anbefaler at kontrollutvalget blir delegert slik myndighet. I forbindelse med opprettelsen av KomRev Trøndelag IKS ble begrepet minimumsrevisjon utredet. Dette innebærer at det ble laget et anslag på antall timer revisjon, inkl. forvaltningsrevisjon, per kommune per år. For Namsskogans kommunes vedkommende er det lagt opp til et estimat på 160 timer til forvaltningsrevisjon per år. Avhengig av omfanget på prosjektene, innebærer dette normalt i underkant av1 prosjekt i året. Det betyr at man innenfor planperioden ikke nødvendigvis vil gjennomføre alle prosjektene som er foreslått i avsnitt 4 i planen. Forvaltningsrevisjonsprosjekt i selskaper hvor kommunen har eierinteresser blir ikke omtalt i denne rapporten, men omtales i en egen plan for selskapskontroll. 1.3 Hvordan analysen er utført identifisering av risikoområder Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av kommunens virksomhet, ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Selve begrepet overordnet analyse indikerer at analysen må ta utgangpunkt i kommunens virksomhet på et overordnet plan. Hensikten er å identifisere områder der det er risiko for vesentlige avvik når det gjelder måloppnåelse, produktivitet, økonomi og regelverk. 2

4 1.4 Eksempler på risiki Eksempler på risikoer kan være: Risiko for at kvaliteten på en tjeneste ikke er god nok Risiko for at kommunen på et område ikke tilfredsstiller lovpålagte krav Risiko for at ressursene ikke utnyttes godt Risiko for at kommunen ikke oppfyller mål fastsatt av kommunestyret Risiko for at økonomistyringen ikke er tilfredsstillende 1.5 Identifisering av risikoområder Identifisering og utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekt er viktig slik at ressursene settes inn på de riktige områdene, og kommunen får prosjekt med høy nytteverdi. For å identifisere risikoområder har vi gått fram på følgende måte: Kontrollutvalget er bedt om å komme med innspill til prosjekt/områder vi bør se nærmere på. Vi har analysert kommunens nøkkeltall i KOSTRA-databasen og sammenliknet disse med nøkkeltall for andre kommuner, samt utvikling over tid. Vesenlige avvik i forhold til sammenliknbare kommuner eller store svingninger over tid, er faktorer vi tar hensyn til når vi anbefaler områder for nærmere revisjon. Sentrale kommunale dokumenter (økonomiplan, budsjett, årsmelding, driftsrapporter, saker til kommunestyret) er gjennomgått. Vi har gjennomført samtale med rådmannen om hvilke utfordringer og mulige risiki kommunens virksomhet står overfor. Samtidig er rådmannen gitt anledning til å komme med innspill til konkrete prosjekt. Erfaringer fra tidligere forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon ligger til grunn for våre vurderinger om hvilke prosjekt som bør gjennomføres fremover. 1.6 Kriterier for valg av prosjekt Følgende kriterier er lagt til grunn for valg og prioritering av prosjekt: Der det er størst risiko for at kommunen ikke fungerer optimalt i forhold til måloppnåelse, produktivitet, økonomi, regelverk osv. Forhold av stor konsekvens og sannsynlighet (økonomisk, samfunnsmessig, menneskelig, miljømessig osv.). Tiltak som begrenser risikoen (f. eks der fylkesmannen har tilsyn eller at kommunen selv har gode interne kontrollrutiner). Ved en konkret utvelgelse av prosjekt har vi også vurdert nytteverdien i forhold til forventet ressursbruk ved å gjennomføre prosjektet. Der vi har funnet flere likhetstrekk mellom flere kommuner vi reviderer, er de foreslått likelydende prosjekt/tema. 3

5 2 Risikoområder i Røyrvik kommune resultat fra overordnet analyse Prosentvis fordeling av netto driftsutgifter % 5 % 29 % Administrativ styring og fellesutgifter Skole og barnehage Helse og omsorg 44 % Sosialkontor og barnevern 19 % Annet Kilde KOSTRA 2.1 Administrasjon, organisasjon og økonomi Rådmannen har ansvar for at kommunens virksomhet drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser. I tillegg har rådmannen ansvar for at administrasjonen er gjenstand for betryggende kontroll. Administrasjon og fellesutgifters andel av totale netto driftsutgifter ligger relativt sett høyt med 29 % av netto driftsutgifter i Dette kan skyldes at kommunen er liten og andelen til administrative fellesutgifter er relativt stor. Til sammenligning var Lekas tilsvarende andel 16 %. Det kan også skyldes feilføring av utgifter, og rådmannen har sagt at det vil bli foretatt en gjennomgang av hvordan administrasjonsutgifter føres. KOSTRA har etter hvert blitt et viktig verktøy for å si noe om nivå på kommunenes tjenester, og det er viktig at føring av kostnader blir riktig for å kunne gi kommunen viktig styringsinformasjon. Det er derfor viktig at rådmannen tar initiativ til en gjennomgang av føring av administrative kostnader, men det kan også være grunnlag for at det i en forvaltningsrevisjon blir sett på hvordan kommunen følger opp føring av ugifter og annen rapportering i KOSTRA. I en liten organisasjon er det utfordringer med habilitet, men rådmannen mener alle har blitt flinkere til å vurdere egen habilitet i enkeltsaker. Dette er gjennomgått i ledergruppa og av politikere i forbindelse med politikeropplæring. Etiske retningslinjer er beskrevet i personalreglementet og gjennomgått av ledergruppen. Rådmannen har bedt avdelingslederne om å gjennomgå disse på personalmøter. Spørsmål omkring habilitet og etikk er tatt opp i organisasjonen, men en forvaltningsrevisjon med fokus på disse områdene kan bidra til å øke bevisstheten rundt disse temaene. 4

6 Rådmannen mener bemanningen i kommunen er hardt presset, og dette kan være kritisk ved sykdom og når noen slutter. Overlapping av kompetanse er ønskelig, men ressurskrevende når bemanningen er marginal. Kommunen har kapasitet til å utføre lovpålagte oppgaver, men det forutsetter interkommunalt samarbeid. Arbeid med videreutvikling av samarbeid mellom kommunene i Indre Namdal pågår kontinuerlig. Rådmannen mener det kan samarbeides på mange områder så lenge basistjenestene barnehage, skole, helse og omsorg tilbys lokalt. Administrative tjenester, plan og drift er eksempler på tjenester som kan kjøpes. Kommunen har innkjøpssamarbeid med Nord-Trøndelag fylkeskommune, og benytter seg av NTFKs rammeavtaler og kompetanse. Kommunene i Indre Namdal vurderer et utvidet samarbeid på innkjøpssiden. Samarbeid om innkjøp for er med å sikre at kommunen har tilgang på innkjøpskompetanse slik at risikoen for å gjøre feil reduseres. For en liten kommune som Røyrvik er det viktig å ha tilgang på slik kompetanse. Rådmannen ser ikke for seg at det vil bli store endringer i rammevilkårene som vil ramme Røyrvik i inneværende økonomiplanperiode. Inntekter fra konsesjonsvannkraften er viktige for kommunen. Kommunen er inne i en tøff periode med nedbetaling av låneportefølje. Intern rapportering om økonomisk situasjon skjer månedlig i ledermøter etter saldoutskrift på lønn. Fullmakter ved bestilling, attestasjon og anvisning skal oppdateres i begynnelsen av Det kan være aktuelt å sjekke at dette systemet implementeres og brukes etter hensikten for å sikre at forventet kvalitetsheving etterleves i organisasjonen. Det planlegges ikke nedbemanning av betydning i Røyrvik kommune er presset på årsverk. Men det er innført en strengere vurdering av ansettelser ved vakanser; utlysing skal ikke skje før avdelingsleder har konferert med rådmannen. Sykefraværet vurderes av rådmannen til å være relativt høyt, særlig innen helse og omsorg og renhold der det har vært en del langtidsfravær. Dette ser ut til å gå ned, men kommunen har fokus på dette gjennom IA-avtalen. Nye rutiner er gjennomgått, og dette var tema på ledermøte i januar2012, og utviklingen har vært positiv i Røyrvik er med i Midt-Skandinavisk Regionprosjekt sammen med kommunene Lierne på norsk side og Krokom og Strömsund på svensk side. Formålet med prosjektet er å stabilisere og øke innbyggertallet gjennom konkrete samarbeidstiltak over landegrensen. Prosjektet skal inn i fase 2 og følges av Distriktssenteret. Kontrollutvalget i Lierne vil fokusere på dette arbeidet, mens kontrollutvalget i Røyrvik har signalisert at de ikke ser behov for å se nærmere på dette. 2.2 Oppvekst Sammenlignet med Leka kommune viser KOSTRA-tall at Røyrvik bruker en mindre andel netto driftsutgifter til barnehage og skole. I 2010 ligger kommunens andel lavere enn både gjennomsnittet av kommunegruppe, fylkesgjennomsnitt og landsgjennomsnitt. Når det 5

7 gjelder skoleutgifter per elev var de i Røyrvik i 2010 ca kroner, i Leka ca kroner, mens gjennomsnittet for kommunegruppen var ca kroner, fylkesgjennomsnittet på ca kroner, og landsgjennomsnittet på kroner. I barnehagen er avdeling fra 0-3 år snart sprengt, og rådmannen forventer at det i løpet av inneværende kommunestyreperiode må drøftes hva kommunen skal gjøre med tanke på barnehage framover, både når det gjelder struktur og lokaler. Dagens kapasitet vil ikke takle evt nyetablering i industrien med innflytting av barnefamilier til kommunen. Ingen av assistentene i barnehagen er faglærte, det er tatt initiativ til kompetanseheving for gruppen, men i følge rådmannen er det liten interesser for dette. Det er for tiden 56 elever i grunnskolen; det er forventet en nedgang de nærmeste årene. Skolen har universell utforming og har kapasitet til å ta inn flere elever. Lærerstaben er stabil, og alle lærere i grunnskolen har formalkompetanse, men det kan være en utfordring å oppdatere kompetanse slik at den er relevant til enhver tid. Kommunen har kompetanseplan som rulleres årlig, og det avsettes midler til dette. For skolen har det vært en utfordring å skaffe vikarer når lærere er på kurs. Andel timer til spesialundervisning ligger betydelig under gjennomsnittet for kommunegruppe, fylket og landet utenom Oslo. Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning er også lavere enn gjennomsnittet for kommunegruppen og landsgjennomsnittet. Dette kan skyldes at skolen klarer å gi gode tilbud innenfor tilpasset opplæring. Små klasser, høy lærertetthet kan være indikasjon på dette. Det er viktig å være oppmerksom på at variasjon i andel elever kan variere veldig fra år til år når elevmassen er liten. I følge rådmannen hadde ikke Fylkemannen merknader etter tilsyn om spesialundervisning i kommunen. Røyrvik hadde høsten 2010 tilsyn med hvordan kommunen håndterer elevens psykososiale miljø. Kommunen fikk 2 pålegg som Fylkesmannen anses som lukket. Røyrvik kjøper barneverntjenester gjennom et interkommunalt samarbeid med Grong som vertskommune. I følge rådmannen er kommunen godt fornøyd med tjenesten som ytes. 2.3 Helse og omsorg Røyrvik kommune har en høyere andel eldre innbyggere (over 67 år) enn fylkesgjennomsnittet. Andelen 80 år og over var 2010 i Røyrvik 6,4 %, mens fylkessnittet var 5,1 %. Netto driftsutgifter til pleie og omsorg i prosent av totale netto driftsutgifter er høyere enn fylkesgjennomsnittet, og også høyere enn kommunegruppegjennomsnitt og landsgjennomsnitt. Røyrvik brukte 45 % av netto driftsutgifter til helse og omsorg, fylkesgjennomsnittet er på 40 %, mens Leka kommune brukte 44 %. Når det gjelder netto driftsutgifter til pleie og omsorg pr innbygger over 67 år var de i 2010 om lag kroner, mens fylkesgjennomsnittet lå på om lag kroner. Leka kommune brukte til sammenligning ca kroner i

8 Sektoren har hatt utfordringer på rekrutteringssiden, og det har blitt gitt et lokalt lønnstillegg til nye sykepleiere i kommunen. Kommunen har satset på kompetanseheving av egne ansatte i helsesektoren. I årsmelding for 2010 rapporteres om en mer stabil bemanningssituasjon i pleie- og omsorgssektoren. Kommunen har ikke serviceerklæringer, men opplisting over Tjenester fra A-Å på kommunens hjemmeside er ment å gi tilstrekkelig informasjon om tilbudene og kontaktpersoner. Det er ikke gjennomført brukerundersøkelser for brukere av tjenestene. Dette ble vurdert i 2011, men ikke gjennomført etter en avveining av kostnader opp mot at det ikke var kommet klager på tjenestene. I følge årsmelding 2010 ble det foretatt en omorganisering av avdelingen for å øke effektiviteten. Der går det også fram at det er økende behov for hjemmetjenester; hjemmehjelp og hjemmesykepleie. Kommunen har legesamarbeid og legevaktsamarbeid med andre kommuner. Samhandlingsreformen (St mld ) betyr at kommunen skal sørge for en helhetlig tenkning i planlegging og organisering av tjenestene, med forebygging, tidlig intervensjon, diagnostisering, behandling, rehabilitering, og nødvendig omsorg. Det skal legges økt vekt på forebyggende og helsefremmende arbeid, den kommunale helse- og omsorgstjenesten skal styrkes og videreutvikles, og spesialisthelsetjenesten skal omstilles. Rådmannen ser ikke for seg at samhandlingsreformen vil by på store problemer for kommunen, da de økonomiske konsekvensene av utskrivningsklare sykehuspasienter stemmer bra med de økonomiske overføringene. Kommunen er i rute med å få på plass avtaler med helseforetaket. Det stilles krav om at kommunen skal ha en koordinerende enhet som skal bidra til å sikre helhetlig tilbud til pasienter og brukere med behov for sosial, psykososial eller medisinsk habilitering eller rehabilitering. Enheten skal ha overordnet ansvar for arbeidet med individuell plan. Det ble antydet at dette koordinerings arbeidet kan være en utfordring, og det kan derfor være aktuelt å se på hvordan kommunen sikrer oppfyllelsen av koordineringsansvaret. Rådmannen mener at kommunen tilfredsstiler samhandlingsreformens behov for plasser for pasienter som returneres til kommunen, og kommunen har også spesialkompetanse på enkelte pleieområder. I følge årsmeldingen har det de siste årene vært en markant økning i behovet for hjemmesykepleie og hjemmehjelp. En forvaltningsrevisjon vil kunne se på hvordan kommunen møter økende etterspørsel etter ulike former for hjemmetjenester, og hvordan samhandlingsreformen påvirker kommunens pleieressurser. Sosialtjenesten er i Røyrvik organisert sammen med helse og omsorg. Netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr innbygger ligger noe over fylkesgjennomsnittet, men godt under landsgjennomsnittet. 7

9 2.4 Teknisk, kultur og næring I følge rådmannen er det en stor utfordring for kommunen å skaffe kompetanse til teknisk sektor. Fagmiljøet blir lite, og spesielt i forhold til saksbehandling etter plan- og bygningsloven er det utfordringer. Byggesaksbehandling har blitt kjøpt av Grong kommune de siste årene. Rådmannen frykter at situasjonen vil forsinke planarbeidet i kommunen. Regionrådet for Indre Namdal tar sikte på å få på plass et samarbeid om plan, byggesak, GIS og matrikkelarbeid til 1. januar For at dette skal fungere er det viktig at det finnes kompetanse i kommunen som kan veilede tiltakshavere slik at de unngår å måtte gå flere runder på grunn av f.eks feil søknad, manglende kartgrunnlag osv. Selv om dette bør være på plass allerede nå er det er vanskelig å foreslå prosjekt innenfor dette området før organisering er på plass, og det er høstet erfaringer med samarbeidet og lokale tilpasninger. Rådmannen mener at det ikke er spesielle miljøutfordringer i arealplanen. Det skal gjennomføres overordnet ROS-analyse for kommunen, og resultatene fra dette arbeidet avventes. Miljøansvaret er tillagt teknisk sektor, men ikke til spesiell stilling. Vedlikehold av kommunale eiendommer er i følge rådmannen på et minimumsnivå. Dette til tross for at det eksisterer planer og ønsker om vedlikehold for det enkelte bygg/anlegg. Det arbeides med en vedlikeholdsplan som skal vedtas sammen med økonomiplan Rådmannen anslår at kommunen har m 2 bygningsareal som ikke er nødvendig for å yte lovpålagte tjenester, og at det må gjøres en grundig vurdering av hva som skal gjøres med disse bygningene. Dersom disse utredningene ikke fører til vedtak/handling kan dette være tema for en forvaltningsrevisjon. Det er vedtatt Energi og klimaplan for Røyrvik Planen skal være et vurderingsgrunnlag for prioriteringer ved framtidige bygge- og vedlikeholdssaker, og den skal fungere som en støtte ved saksbehandling. Det skal utarbeides verktøy og prosedyrer for oppfølging og rapportering av planen. Å få implementert føringer og krav i en slik plan i saksbehandlingen er viktig, og ved at det legges opp til oppfølging og rapportering vil det føre til bevisstgjøring i kommunen på et viktig område. Oppfølging av planen gjennom en forvaltningsrevisjon vil kunne være om føringer i planen legges til grunn ved saksbehandling av konkrete saker, og om kommunen har laget system for oppfølging og rapportering og om systemet brukes. Stabil vannforsyning er en utfordring, arbeid med vannforsyningsplan for grendene skal igangsettes. 8

10 3 Forslag til mulige forvaltningsrevisjonsprosjekter Nr. Tema for forvaltningsrevisjon Aktuelle innfallvinkler Økonomi Økonomi Helse og omsorg Helse og omsorg KOSTRA-føring Er kommunens praksis i tråd med retningslinjer for et utvalg funksjoner Økonomirapportering, rutiner og oppfølging Innføring og oppfølging av nye regler for bestillingsfullmakter, attestasjoner og anvisninger Intern kontroll Dimensjonering av hjemmetjenesten Kvalitet på tjenesten Koordinering av tjenestetilbud Gis det tilbud om utarbeidelse av individuell plan? Helse og omsorg Vinkling mot samhandlingsreformen. Konkretiseres etter at reformen har vært i funksjon et par år. Organisasjon Habilitet, Etikk, Kommunal eiendom Energi og miljøplan Oppfølging av vedlikeholdsplaner Hva skjer med overflødig bygningsmasse Føringer ved saksbehandling, evt koblet mot vedlikehold kommunale bygg Oppfølging og rapportering på målsettinger i planen 9

11