1 Klassifikasjon av saktiva ved UiT (vedtatt av ASF 23.09.2010) Personal og organisasjon Inforsaktiva Funksjon/beskrivelse Lagres i Generell Lønns- og stillingsopplysninger Familieopplysninger Opplysninger om stilling, lønn, skatt, bankkonto og reiser Opplysninger om tilsattes nærmeste pårørende og barn Fraværsopplysninger Opplysninger om fravær, eksl. sykefravær Fraværsopplysninger Opplysninger om sykefravær, krav og mottak av sykepengerefusjoner fra NAV Fagforeningstilhørighet Fagforeningstilhørighet og fagforeningstrekk Personopplysninger Saksbehandling og dokumentasjon av personlige forhold om søkere, ansatte og studenter Helseopplysninger Saksbehandling og dokumentasjon av ansatte og studenters rettigheter under Paga og Agresso Person bilag i papirarkiv Paga Person Paga Person bilag i papirarkiv Paga og Sensitiv bilag i Agresso person papirarkiv Paga og Agresso ephorte DocuLive ephorte DocuLive Sensitiv person bilag i papirarkiv Personopplysninger Eldre materiale på papir Sensitive personopplysninger Eldre materiale på papir
2 Inforsaktiva Funksjon/beskrivelse Lagres i Generell sykdom, vedtak om dispensasjon/fritak o.a. Disiplinære forhold Saksbehandling og dokumentasjon av ansatte og studenters av straffbare forhold og disiplinære forhold iht. U&H-loven Annet arkivmateriale Saksbehandling og dokumentasjon av korrespondanse med eksterne og interne aktører, utredninger, reglementer, møtebøker, avtaler, kontrakter m.m. Risikovurderinger Register over eksponerte arbeidstakere Curriculum Vitae (CV) Utdanning, yrkeskarriere, personopplysninger, nasjonalitet ephorte DocuLive ephorte DocuLive Ikke avgjort hvor opplysninger skal lagres. Jobbadmin.no ephorte Sensitive personopplysninger Øvrig. Firmahemmeligheter. Viktig Viktig Sensitive personopplysninger Viktig Viktig Sensitiv personopplysninger Eldre materiale på papir Eldre materiale også på papir. Under etablering. Inneholder muligens helseopplysninger. Oppretting meldt Datatilsynet
3 Økonomi Inforsaktiva Funksjon/beskrivelse Lagres i Generell Regnskapsopplysninger personer Regnskapsopplysninger personer Regnskapsopplysninger øvrige Økonomimodell Kundeopplysninger personer Kundeopplysninger øvrige Leverandøropplysninger personer Opplysninger om mottak av sykepengerefusjoner fra NAV. Opplysninger om fagforeningstrekk og andre trekk Opplysninger om lønn, skatt, bankkonto og reiser Agresso (og Paga) Agresso (og Paga) Sensitive personopplysninger Opplysninger fra Paga Person Opplysninger fra Paga Alle transaksjonsdetaljer Agresso Øvrig Alle dimensjoner/ dimensjonstrær, regler og relasjoner Kundereskontro (adresse) Agresso Øvrig Agresso Viktig Viktig Person Kundereskontro Agresso Viktig Viktig Øvrig Leverandørreskontro, - leverandøropplysninger (f.nr. bankkonto, adresse) Agresso Person Enkelte opplysninger fra Paga
4 Inforsaktiva Funksjon/beskrivelse Lagres i Generell Leverandøropplysninger øvrige Anleggsregister Leverandørreskontro, - leverandøropplysninger Infor om utstyr m.m. Agresso Øvrig Agresso Viktig Viktig Øvrig Viktig
5 Forskning og utvikling Inforsaktiva Funksjon/beskrivelse Lagres i Generell Vitenskapelige publikasjoner Metadata om og oversikt over vitenskapelig publisering. Forskningsformidling Oversikt over forskningsformidling Infor om Kompetansekatalog forskere med presentasjon av/oversikt over forskere Infor om forskningsprosjekter Omfor om forskningsenheter grupper, sentre, institutter etc. Infor om forskermobilitet Infor til årsrapportering Oversikt over forskningsprosjekter ved institusjon/enhet. Oversikt over forskningsenheter ved institusjon. Infor om omfang av inn-/utgående mobilitet + oversikt over land og institusjoner som forskerne har hatt oppholdt ved. Oversikt over FoUterminer, priser, Frida Viktig Øvrig Frida Viktig Ikke viktig Øvrig Frida Viktig Ikke viktig Øvrig Frida Viktig Ikke viktig Øvrig Frida Viktig Ikke viktig Øvrig Frida Viktig Viktig Øvrig Frida Viktig Ikke viktig Øvrig Viktig Ikke viktig Ikke viktig Ikke viktig Ikke viktig Viktig Ikke viktig Data rapporteres til DBH Data rapporteres til DBH
6 Inforsaktiva Funksjon/beskrivelse Lagres i Generell arrangementer etc. Bygg og eiendom Inforsaktiva Funksjon/beskrivelse Lagres i Generell Tilgangsopplysninger Adgangskontroll NSM Viktig Viktig Person Viktig? Tilgangsopplysninger Adgangskontroll Securimaster(Hitø) Viktig Viktig Person Viktig? Tilgangsopplysninger Adgangskontroll TrioVing Viktig Viktig Person Viktig? Access(Hitø) Tilgangsopplysninger Adgangskontroll?(Kunstfag) Viktig Viktig Person Viktig? Tilgangsopplysninger Elektronisk nøkkelsystem TrioVing SNAP Viktig Viktig Person Viktig? Tilgangsopplysninger Nøkkelhåndteringssystem Nøkkelbanken Ikke viktig Ikke viktig Person Viktig? Må vurderes nærmere Aktivitetsstyring Aktivitetsstyring, drift og renhold Plania Ikke viktig Viktig Person Må vurderes nærmere Internkontroll Internkontroll, branndokumentasjon Plania Viktig Viktig Person Må vurderes nærmere
7 Utdanning Inforsaktiva Funksjon/beskrivelse Lagres i Generell Infor om studenters studiesituasjon FS Person Gjelder: -oppnådde grader/kvalifikasjoner. - studenters startår/termin, kulltilhørighet, datointervall for studierett, studierettstatus og studentstatus-undervisning, undervisningsmeldinger, undervisningstimeplandata - semesterregistrering (registerkort) - karakterutskrift, vitnemål og diploma supplement, kursbevis - vurderings/eksamensmeldinger - Studentkortopplysninger - Utdanningsplan inkl. bekreftelse av planens del 1 og del 2 - Vurderings- /eksamensresultater
8 Inforsaktiva Funksjon/beskrivelse Lagres i Generell Logg som viser endringer i eksamens/ vurderingsprotokoll og eksamens/ vurderingsmeldinger Opplysninger om en persons søknad om opptak til studier, inkl. søknadsalternativer, hvorvidt personen er kvalifisert eller ikke, poengsummer, vitnemål fra videregående skole, kontakt i søknadsperioden Opplysninger som gjelder fakura for semesteravgift (og SAIHstøtte) og hvorvidt dette er betalt (fakturareskontro) Basis om personer FS Personinfor FS Personinfor FS Personinfor FS Personinfor (tabell VURDKOMBPROTLOGG, oppretting, sletting, endring, resultater, endring av resultater inkl. årsakskode) - (tabell VURDKOMBMELDLOGG, oppretting, sletting, endring, resultater oppnådd) (studenter, søkere, fagpersoner): fødselsnummer, navn, adresse, epostadresse, telefonnr.
9 Inforsaktiva Funksjon/beskrivelse Lagres i Generell Infor om den enkelte saksbehandler i systemet og dennes tilganger Logg som viser endringer i protokoll som gjelder oppnådde grader/kvalifikasjoner og utdanningsplaner Søknad om godkjenning av utdanning fra annen norsk eller utenlandsk institusjon, samt konklusjonene av søknadsbehandlingen Søknad om utvekslingsopphold FS Personinfor FS Viktig Personinfor FS Viktig Personinfor FS Viktig Personinfor Gjelder tabell OPPNADD_GRAD_PROT_LOGG (Oppretting, sletting, endring/sletting av resultat, vitnemålsdato) og UTDPLANLOGG (oppretting, sletting, endring, studentstatus, studierettsdatointervall, undervisnings- og vurderingsinfo i utdanningsplan, eksterneksamen, kulltilhørighet, studieretning, emne i utdanningsplan)
10 Inforsaktiva Funksjon/beskrivelse Lagres i Generell Dokumentarkiv for studenter og søkere inneholder utgående brev og eposter, samt innscannet vitnemålsrelevant dokumentasjon innhentet i forbindelse med opptaksarbeidet FS Viktig Viktig Personinfor Infor om studenters studiesituasjon FS Viktig Viktig Personinfor Gjelder om hvorvidt en student har permisjon fra et gitt studieprogram og studenters klage på vurdering/ eksamensresultat (sensur) og resultatet av klagen Logg som viser endringer i ulike tabeller FS Viktig Viktig Personinfor tabell TABELLENDRINGSLOGG (tabell, endringstype, datostempel, bruker som har foretatt endring og fødselsnummer for person endringen gjelder) og tabell GODKJSAKLOGG (Oppretting, sletting, endringer av sakstype, sakstatus og vekting godkjent)
11 Inforsaktiva Funksjon/beskrivelse Lagres i Generell Logg som viser endringer i undervisningsmelding Logging som viser endringer av datafeltet Status_betalt for fakturadetaljer (FAKTURALOGG) Infor om bygning/rom Infor om emner, studieprogrammer, kvalifiaksjoner og vurderingsordninger Infor om timeplaner Infor om kurs (ikke studiepoenggivende) Logg som viser endringer i vurderingsenhet Brukes ved administrasjon av eksamen og undervisning Grunnlag for mye utdanningsadministrasjo n samt emne- og studieprogramkataloger på nett FS Ikke viktig Viktig Personinfor FS Ikke viktig Ikke viktig Personinfor FS Øvrig FS Øvrig FS Viktig Øvrig FS Viktig Viktig Øvrig FS Viktig Viktig Øvrig Viktig Viktig (tabell UNDMELDINGLOGG, oppretting, endring, kvalifisert, tilbud, svar på tilbud, partiplassering, prioritet) (tabell VURDKOMBENHETLOGG, oppretting, sletting, endring, tid, form og varighet på eksamen/vurdering, frister)
12 Inforsaktiva Funksjon/beskrivelse Lagres i Generell Logg som viser endringer i sentrale data om studieprogrammer og i sentrale emnedata og data om vurderingskombinasjoner Opplysninger om at en person er utestengt fra adgang til eksamen Infor om en student har krav på særlig tilrettelegging under eksamen/studiet Opplysning om at en person er død Hindrer utsending av post/epost, samt at vedkommende listes i rapporter FS Ikke viktig Viktig Øvrig FS Grenser mot sensitiv FS Viktig Grenser mot sensitiv personinfor FS Ikke viktig Viktig Grenser mot sensitiv tabell STUDIEPROGRAMLOGG (opprettinger, slettinger, endringer av sted, navn, studium, egenfinansieringsandel, heltidsandel, vekting) og tabell EMNELOGG (opprettinger, slettinger, endringer som gjelder vurderingsordninger, knytning til studieprogram, knytning til sted, navn på emne og vurdering)
13 Universitetsbiblioteket Inforsaktiva Doktorgradsavhandlinger innlevering til bedømming Mastergradsoppgaver eksamensinnlevering Infor om saksbehandlere i innleveringssystemet Funksjon/beskrivelse Lagres i Generell Innleveringssystem for avhandlinger og saksbehandling frem til avsluttet disputas Innleveringssystem for mastergradsoppgaver og saksbehandling frem til avsluttet evaluering Navn på saksbehandlere ved institutt/fakultet og på UB, og hvilke rettigheter de har i systemet Metadata om oppgaven og selve oppgaven i fulltekst iportal- Munin iportal- Munin iportal- Munin Øvrig Godkjente avhandlinger eksporteres til Munin Øvrig, men kan være sensitiv (oppgaver som skal klausuleres av hensyn til personvern eller andre forhold) Øvrig Godkjente oppgaver som kan gjøres åpent tilgjengelig blir eksportert til Munin Mastergradsoppgaver Munin Viktig Viktig Øvrig Data leveres til/høstes av nasjonale og internasjonale meta-arkiv Doktorgradsavhandlinger Metadata om Munin Viktig Viktig Øvrig Data leveres
14 Inforsaktiva Vitenskapelige publikasjoner Tidsskriftsartikler Basis om lånetaker Lånetakerstatus Beholdningsdata Funksjon/beskrivelse Lagres i Generell avhandlingen og selve avhandlingen i fulltekst Metadata om publikasjonen og selve publikasjonen i fulltekst Infrastruktur for publisering av artikler i digitale tidsskrifter, forfatteropplysninger, metadata om artikkel og selve artikkelen i fulltekst Navn, adresse, fnr., e- postadr., tlf.nr., tilhørighet/enhet, kategori (ansatt, student/ laveregradsstud.) Utlånte objekter, bestillinger, purringer, misligholdte lån Bibliotekkatalog med opplysninger om alle objekter som inngår i samlingene til/høstes av nasjonale og internasjonale meta-arkiv Munin Viktig Viktig Øvrig Viktig Data leveres til/høstes av nasjonale og internasjonale meta-arkiv Septentrio Academic Publishing Viktig Viktig Øvrig Data leveres til/høstes av nasjonale og internasjonale meta-arkiv BIBSYS Viktig Viktig Person Infor fra FS for studentene BIBSYS Viktig Viktig Sensitiv person BIBSYS Viktig Viktig Øvrig Viktig Opplysningene deles med andre BIBSYS-bibliotek
15 Inforsaktiva Leverandøropplysninger og pris Budsjett og regnskapstall for litteratur på fagkategorier Beholdningsdata elektroniske ressurser Funksjon/beskrivelse Lagres i Generell Spesielt for tidsskrifter med historisk og fremtidig pris Litteraturbudsjettet fordelt på det enkelte fag eller faggruppe og regnskapstall på samme nivå for litteraturkjøp Inneholder om alle elektroniske ressurser i abonnement BIBSYS Viktig Viktig Øvrig Viktig BIBSYS Viktig Viktig Øvrig Viktig Aggregert budsjett og regnskap i Agresso Ofelaš Viktig Viktig Øvrig Viktig Opplysningene deles med UiO, UiB og NTNU og eksporteres til bibliotekkatalogen Beskrivelse av feltene Inforsaktiva i Funksjon/beskrivelse Lagres i Generell ii iii iv Integritet v Kommentar i Infor som er knyttet til spesifikk arbeidsprosess og som skiller seg fra annen ut fra klassifisering.
16 ii Vurder på generelt grunnlagt viktigheten av er for den daglige av driften av UiT. (, Viktig, Ikke viktig). iii Vurder viktigheten av at er tilgjengelig, herunder konsekvens av nedetid/utilgjengelighet. (, Viktig, Ikke viktig) iv Vurder viktigheten av at kun personell som er autorisert har tilgang til saktiva. (Sensitiv person, Person, Firmahemmeligheter, Øvrig ) v Vurder viktigheten av at aktiva er korrekt, at kun autorisert personell har tilgang til å gjøre endringer, samt behov for logging av slik endring. (, Viktig, Ikke viktig).