Konkurransegrunnlag for konkurranse med forhandling i ett trinn med hjemmel i FOA 14-4 bokstav d Anskaffelse av bistand til adgangskontroll til Oslo tinghus i forbindelse med avviklingen av saken etter hendelsene 22.07.11. Tilbudsfrist: 13.02.2011 Kl 14:00
Innholdsfortegnelse OSLO TINGRETT... 1 1 Innledning... 4 1.1 Om oppdragsgiver... 4 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 4 1.2.1 Anskaffelsens formål... 4 1.2.2 Anskaffelsens omfang og innhold... 4 1.2.3 Kontrakt... 5 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen... 5 2 Administrative bestemmelser... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 5 2.3 Kontaktperson... 5 2.4 Språk... 6 2.5 Fremdriftsplan... 6 2.6 Tilbudskonferanse... 6 2.7 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget... 6 2.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget... 6 2.9 Leverandørens deltakelseskostnader... 6 2.10 Returnering av tilbud... 6 3 Lønns- og arbeidsvilkår... 6 4 Konfidensialitet og offentlighet... 7 4.1 Taushetsplikt... 7 4.2 Offentlighet... 7 5 Krav til tilbudet... 7 5.1 Tilbudsstruktur... 7 5.2 Tilbudsformat... 7 5.2.1 Innbinding, pakking og merking... 7 5.2.2 Antall kopier... 8 5.3 Vedståelsesfrist... 8 5.4 Kontrakt... 8 5.5 Tilbud på hele eller deler av leveransen... 8 5.6 Alternative tilbud... 8 5.7 Forbehold og endringer... 8 5.8 Tilbakekalling av tilbud... 8 5.9 Avvisning av leverandør og tilbud... 8 6 Tilbudslevering... 9 6.1 Tilbudsfrist... 9 6.2 Leveringsmåte og leveringsadresse... 9 6.3 Tilbudsregistrering og tilbudsåpning... 9 7 Kvalifikasjonskrav... 9 7.1 Om kvalifikasjonskravene... 9 7.2 Obligatoriske krav... 9 8 Tildelingskriterier og evaluering... 10 8.1 Tildelingskriterier...10 Side 2 av 12
8.2 Evaluering...12 8.3 Forhandlinger...12 9 Avslutning av konkurransen... 12 9.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse...12 9.2 Meddelelse om valg av leverandør...12 Side 3 av 12
1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Oslo tingrett er Norges største domstol med ca. 200 ansatte. Domstolen har sammen med Oslo byfogdembete lokaler i Oslo tinghus som ligger på C. J. Hambros plass 4 i Oslo. Tinghuset sto ferdig i 1994 og det ble foretatt en større ombygging av blant annet en del av rettssalene i 2005. Det er til sammen 57 rettsaler i tinghuset i tillegg til meklingsrom, møterom, kontorer og diverse fellesrom. Oslo tingrett skal gjennomføre hovedforhandling i saken etter hendelsene 22. juli 2011 i Regjeringskvartalet og på Utøya. I den forbindelse er det nødvendig med adgangskontroll av alle som skal inn i Oslo tinghus i perioden. Både ansatte, aktører, presse og publikum skalpassere en metalldetektor og all bagasje må gjennomlyses. Det er til daglig ingen adgangskontroll i Oslo tinghus. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang 1.2.1 Anskaffelsens formål Oslo tingrett har behov for anskaffelse av adgangskontroll i forbindelse med straffesaken etter hendelsene 22. juli 2011. Saken skal starte 16. april 2012 og vil vare i ca.10 uker. Utstyret skal være på plass 10. april 2012. I forbindelse med saken skal det anskaffes: 1. Røntgenmaskiner (Til håndbagasje og en til vareleveranser) 2. Metalldetektorer (Til personkontroll) 3. Personell til forsvarlig gjennomføring av adgangskontroll ved betjening av ovennevnte utstyr. 1.2.2 Anskaffelsens omfang og innhold For informasjon om anskaffelsens omfang og innhold vises det til spesifikasjonen, se del 2 bilag 1 Kravsspesifikasjon. Oslo tingrett gir i Del 1 vedlegg 2 en oversikt over hvor og når adgangskontrollen skal foregå. Vedlegg 3 viser en beregning av forventet timeantall det vil være behov for. I vedlegg 4 er det foretatt et overslag over hvor mange og når man forventer trafikk inn i tinghuset. Det kan imidlertid bli nødvendig med justering av åpningstider hvis den praktiske gjennomføringen av rettssaken tilsier det. Vi ønsker at tilbyder på fritt grunnlag skal sette opp et forslag til en tilstrekkelig adgangskontroll og fylle det inn i Del 1 Vedlegg 7 Prisskjema. Plassforholdene på de tre steder det skal være adgangskontroll er begrensede, og det er opp til leverandøren å finne gode løsninger på plassering av maskiner og bemanning. Der det er nødvendig med telt eller overbygg, må dette dokumenteres. Oppdragsgiver vil forbeholde seg retten til å forhandle med tilbydere om omfanget av bemanningen og redusere eller utvide tilbudet. Side 4 av 12
1.2.3 Kontrakt Det skal inngås kontrakt med en leverandør for dette oppdraget. Leverandøren skal basere sitt tilbud på utkast til kontrakt som følger vedlagt, se del 2. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandøren 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen Konkurransen er ikke kunngjort. 2 Administrative bestemmelser 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling i 1 trinn i henhold til FOA del I og III, FOA 14-4 bokstav d. Anskaffelsen gir kun inviterte leverandører mulighet til å levere tilbud. 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del 1 (dette dokument) inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 har følgende vedlegg: Vedlegg 1: HMS-egenerklæring. Vedlegg 2: Behov apparater og bemanning Vedlegg 3: Beregning timeantall Vedlegg 4: Trafikk tinghuset Vedlegg 5: Tegning plan 0 Vedlegg 6: Tegning plan 1 Vedlegg 7: Prisskjema Del 2 inneholder kontrakten for denne anskaffelsen inklusive tekniske krav til anskaffelsen. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del 2 inneholder følgende dokumenter: Kontraktsbestemmelser med bilag som nevnt i bilagslisten i kontrakten. Bilag 1: Kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse (legges ved fra leverandør) Bilag 3: Samlet pris- og betalingsbetingelser. 2.3 Kontaktperson Henvendelser vedrørende denne anskaffelsen skal skje skriftlig på e-post til følgende kontaktperson: Kontaktperson: E-post: Jannicke Klepp Tryggestad Jannicke.tryggestad@inventura.no Side 5 av 12
2.4 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. 2.5 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Aktivitet Dato Konkurransegrunnlaget sendt ut til inviterte 02.01.2012 leverandører Befaring Uke 6 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 09.02.2012 kl. 14:00 Tilbudsfrist 13.02.2012 kl. 14:00 Tilbudsåpning 13.02.2012 kl. 14:30 Tilbudsevaluering Uke 7 Forhandlinger Uke 7 Kontraktstildeling 17.02.2012 Kontraktsignering 20.02.2012 2.6 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 2.7 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil sendt til de inviterte leverandørene senest 4 dager før tilbudsfristens utløp. 2.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt. 2.5. Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt. 2.3. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og sendt til alle de inviterte leverandrene. 2.9 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av tilbudet og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere oppdragsgiveren i økonomiske forpliktelser. 2.10 Returnering av tilbud Oppdragsgiveren vil ikke returnere leverandørenes tilbud. 3 Lønns- og arbeidsvilkår Dersom denne konkurransen omfatter tjenester eller bygge- og anleggsarbeid i henhold til forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, gjelder egne krav og beføyelser knyttet til dette, jf. del 2 Kontraktsbestemmelser. Side 6 av 12
4 Konfidensialitet og offentlighet 4.1 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 4.2 nedenfor. 4.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er foretatt kan tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet, jf. offentleglova av 19.05.2006 nr. 16 23. Leverandørene skal levere en elektronisk utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. 5 Krav til tilbudet 5.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. følgende inndeling: Seksjon Dokumentasjon: nr. 1. Tilbudsbrev som skal inneholde følgende: 1.1 Referanse til konkurransegrunnlagets navn og nummer. 1.2 Leverandørens adresse, telefon- og faksnummer, organisasjonsnummer. 1.3 Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse. 1.4 Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist, jf. pkt. 5.3. 1.5 Forpliktende underskrift fra en person med myndighet til å signere på vegne av leverandøren 2 Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav: 2.1 Skatteattester jf. pkt. 7.2. 2.2 HMS-egenerklæring, jf. pkt. 7.2. 2.3 Firmaattest, jf. pkt. 7.2 3 Dokumentasjon av tildelingskriterier, jf. pkt. 8.1 4 Utfylt prisskjema iht. tildelingskriterier, jf. pkt. 8.1 og del 2, bilag 3 jfr. Del 1 vedlegg 7 prisskjema. 5 Eventuelle forbehold eller endringer til konkurransegrunnlaget eller kontrakten, jf. pkt. 5.7. 5.2 Tilbudsformat 5.2.1 Innbinding, pakking og merking Tilbudet skal innbindes, pakkes og merkes på følgende måte: Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres i hard ringperm. Permen skal ha disposisjon og innhold i henhold til strukturen i pkt. 5.1. Det skal være skilleark for hvert punkt. Side 7 av 12
Arkene skal ikke være stiftet. Tilbudet skal pakkes i lukket og nøytral konvolutt/innpakning. Tilbudets konvolutt/innpakning skal merkes med følgende informasjon: o Tilbud Oslo tingrett adgangskontroll o Adresse som nevnt i pkt. 6.2, og navn på kontaktperson, jf. pkt. 2.3. 5.2.2 Antall kopier Tilbud skal leveres i 2 eksemplarer. I tillegg skal det leveres 1 elektronisk versjon av det fullstendige tilbudet på minnepinne, samt 1 elektronisk versjon av sladdet tilbud/oversikt over hvilke deler man anser unntatt offentlighet i tråd med punkt 4.2. Elektronisk versjon skal være i PDF-format og/eller Microsoft Office kompatibelt format. Prisskjema skal eventuelt i tillegg også leveres i Excel hvis det leveres i PDF. Papirversjonen har forrang foran den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid. 5.3 Vedståelsesfrist Tilbudet må ha en vedståelsesfrist fram til 1. april 2012. 5.4 Kontrakt Leverandøren skal basere sitt tilbud på kontrakten som er inntatt i del 2 Kontraktsbestemmelser. 5.5 Tilbud på hele eller deler av leveransen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 5.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 5.7 Forbehold og endringer Vesentlige forbehold og endringer vil føre til avvisning av tilbudet. Forbehold og endringer skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og endringer skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal inntas som vedlegg til tilbudet, jf. pkt. 5.1 nr. 5. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og endringer har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. 5.8 Tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 5.9 Avvisning av leverandør og tilbud Avvisningsreglene i FOA 20-12 til 20-14 kommer til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. Side 8 av 12
6 Tilbudslevering 6.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest innen tilbudsfristen angitt i pkt. 2.5. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Leverandøren bærer risikoen for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 6.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudet skal leveres i det formatet som er angitt under pkt. 5.2. Tilbud som leveres pr. post skal sendes til følgende adresse: Inventura As v/jannicke Klepp Tryggestad Karl Johansgate 12 J 0154 Oslo Tilbud kan også leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden (kl. 09:00 til 16:00) til følgende adresse: Inventura As Karl Johansgate 12 J 0154 Oslo 6.3 Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Tilbudene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de mottas av oppdragsgiveren. Tilbudsåpningen vil bli foretatt av minimum to representanter fra oppdragsgiveren i fellesskap. Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. 7 Kvalifikasjonskrav 7.1 Om kvalifikasjonskravene Leverandøren må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandørene er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at leverandøren blir avvist, jf. FOA 20-12. 7.2 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for merverdiavgift utstedt av skattekontoret. Side 9 av 12
For arbeid som skal utføres i Norge skal leverandøren oppfylle norske HMS-krav. Leverandøren skal være en lovlig etablert virksomhet Det forutsettes at alt personell har tilstrekkelig opplæring på betjening av metalldetektorer og røntgenmaskiner så adgangskontrollen kan foretas så smidig som mulig Det forutsettes at alt personell behersker norsk og engelsk. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av skatteoppkreverkontoret. Utfylt og signert HMS-egenerklæring i henhold til FOA vedlegg 2. Benytt gjerne vedlagte mal, se del 1 vedlegg 1. Firmaattest Dokumentasjon eller en redegjørelse for opplæring av personellet i bruk av metalldetektorer og røntgenmaskiner. Utfylt erklæring om at personellet behersker norsk og engelsk. 8 Tildelingskriterier og evaluering 8.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt foretas basert på en vurdering av det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på tildelingskriteriene nedenfor. TILDELINGSKRITERIUM DOKUMENTASJON VEKT % Pris Leverandøren skal fylle ut prismatrisen i del 2 bilag 3 jfr. Del 1 vedlegg 7 Prisskjema. Avvik i forhold til prismatrisen kan medføre avvisning. 50 Løsningsforslag - Alle priser skal oppgis i NOK eks. mva. En beskrivelse av hvordan leverandøren ser for seg løsning av oppdraget, herunder blant annet : Forslag til antall utstyr på de tre lokalsjonene og hvilke kapasitet de vil kunne håndtere pr. halvtime eller time. Forslag til hvordan utstyret fysisk skal plasseres på tre lokasjoner, skissert på tegninger i Kravspesifikasjonen vedlegg 3 og 4. Plassering av eventuelle øvrige røntgenmaskiner, 40 Side 10 av 12
hvor mange er det behov for. Bemanning pr. røntgenmaskin / inngang Forslag til lagring av utstyr når det ikke er rettssak Strømtilkoblinger og eventuelle andre tillegg som må til (telt, vaktboder m.v.) Oslo tingrett har skissert et forslag til antall utstyr. Det ønskes en tilbakemelding på om dette antallet er tilstrekkelig, eller om leverandøren ser for seg et mindre eller større antall. Leverandøren må eventuelt gi en begrunnelse for hvorfor antallet avviker. Kravtabell i Bilag 1 Kravspesifikasjon skal besvares. Bemanning Teamledelse og organisering av oppdraget Personell for gjennomføring av adgangskontroll En redegjørelse for hvordan leverandøren ser for seg teamledelsen, organisering av oppdraget, samarbeid med øvrig sikkerhetspersonell. Beskrivelse av system for tilbakemeldinger og samordning med politiet og tinghusets stab. En redegjørelse for bemanning av de ulike lokasjoner og utstyr. Det er ønskelig å ha fast personell gjennom hele kontraktsperioden, men leverandøren må redegjøre for håndtering av ekstrapersonell i tilfelle sykdom m.v. Det kan også bli behov for mindre /færre personer gjennom perioden. 10 Oslo tingrett har skissert et antall personell til ulike lokasjoner og ulike tider av døgnet. Det ønskes en tilbakemelding på om dette bemanningsantallet er Side 11 av 12
tilstrekkelig, eller om leverandøren ser for seg et annet antall. Leverandøren må eventuelt gi en begrunnelse for annet antall. Kravtabell i Bilag 1 Kravspesifikasjon skal besvares. 8.2 Evaluering Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 6 er høyest og 0 er lavest. Pris evalueres etter formelen [laveste pris/evaluert pris*6]. 8.3 Forhandlinger Forhandlingene vil forløpe i flere faser, og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om, jf. FOA 20-11. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Forhandlinger vil bli gjennomført i samsvar med de alminnelige reglene i FOA 3-1 og 3-6. Etter at forhandlingsfasen er avsluttet vil oppdragsgiver legge tilbud med eventuelle endringer fra forhandlingsfasen til grunn for sin vurdering. Eget evalueringsutvalg hos oppdragsgiver vil forestå forhandlingene og utarbeide innstilling om valg av leverandør(er) i henhold til tildelingskriteriene. 9 Avslutning av konkurransen 9.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 22-1. 9.2 Meddelelse om valg av leverandør Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiveren har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget. Dersom oppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått. Side 12 av 12