Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang 1.0 Krav 1.1 To kategorier elektroniske medisindispensere Oslo kommune vil anskaffe elektroniske medisindispensere med tilhørende overvåkningsløsning, opplæring og installasjon. Behovet for dispensere er inndelt i to ulike kategorier; en enkel og en avansert. Det skal inngås en kontrakt for hver av kategoriene. Kategori 1-enkel dispenser Den første kategorien er en enkel type som planlegges anskaffet i et større antall for bruk i alle bydeler. Målet er at denne skal kunne tas i bruk av mange ulike brukere og at hjemmetjenestene raskt kan få nytte av tiltaket. Den enkle typen dispenser dekker nødvendigvis ikke alle brukerbehov. Kategori 2-avansert dispenser Den andre kategorien dispenser gjelder en mer avansert type som dekker andre og utvidede brukerbehov sammenlignet med den førstnevnte. Denne dispenseren vil inkludere større krav til funksjonalitet, brukervennlighet og sikkerhet. Målgrupper vil blant annet være: demente, psykisk syke og ulike misbrukere. Det forventes at denne dispenseren krever mindre manuelt oppfølgingsarbeid enn en enkel dispenser. Sikkerhet vil være svært viktig hos de ovenfor nevnte brukergruppene. Bydelene vil sannsynligvis avrope et mindre antall av kategori 2 for å prøve ut om disse kan dekke de utvidede behov til en pris som står i forhold til merverdien den gir. Estimert volum Oslo kommune har i dag avtale med Apotek1 om kjøp av multidoser til ca 5.000 brukere årlig. Nåværende kjent behov for dispensere er vurdert til å være ca 1.000 1.500 brukere, dvs. brukere som kan ha nytte av en dispenser anskaffet av kommunen. Dette omfatter begge kategorier. En ser imidlertid ikke bort ifra at ved ytterligere utprøving vil en oppdage behov hos nye bruker-grupper utover dette. Andre erfaringer tilsier at utskiftingen av brukere vil ligge på ca 20 % i året. Disse estimatene medfører ingen forpliktelser for oppdragsgiver knyttet til hva som faktisk blir avropt over rammeavtalene. 1.2 Kategori 1, enkel dispenser Enkel dispenser skal oppfylle følgende minimumskrav: 01 Skal ha påminnelse- og varslingsfunksjon overfor bruker 02 Skal ha kapasitet til minimum 28 doser 03 Skal kunne administreres og fjernovervåkes fra tilhørende overvåkningsløsning 04 Skal ha et strømforbruk som gir en varighet på 14 dager før batteriet må byttes eller lades 05 Skal ha dokumentasjon/ bruksanvisning på norsk 1
1.3 Kategori 1, overvåkningsløsning enkel dispenser Overvåkningsløsning for enkel dispenser skal oppfylle følgende minimumskrav: 06 Overvåkningsløsningen skal leveres som en SaaS løsning og være tilgjengelig via et web grensesnitt ved bruk av vanlige nettlesere eller via programvare som støtter Citrix klienter 07 Løsningen skal kunne settes opp slik at hver bydel kun ser egne brukere. 08 Skal ha automatisk varslingsfunksjon for avvik, overfor helsepersonell 09 Løsningen skal ha loggfunksjon for avvik i medisinering (f.eks. dersom en bruker ikke tar medisin til riktig tidspunkt). Med historikk per bruker og med samlerapporter pr bydel. 10 Skal ha mulighet for å administrere og konfigurere dispenseren og angi hvordan den skal tilpasses den enkelte bruker 1.4 Kategori 2, avansert dispenser Avansert dispenser skal oppfylle følgende minimumskrav: 12 Skal ha påminnelse- og varslingsfunksjon overfor bruker 13 Skal kunne administreres og fjernovervåkes fra tilhørende overvåkningsløsning 14 Skal ha mulighet for å være låsbar (i tidsavgrensede perioder mellom medisineringene) 15 Skal kunne benytte multidose automatisk, uten manuell bearbeiding 16 Skal kunne kontrollere at multidosepakningen tilhører bruker (ved hjelp av strekkodeleser eller tilsvarende) 17 Skal ha brukskapasitet for minimum 29 multidoser 18 Skal kunne veilede bruker, med individuelt tilpassede beskjeder 19 Skal kunne konfigureres til uregelmessig medisinering 20 Skal kunne tilknyttes strømnett og ha batteri (back-up) med varighet på minimum 24 timer 21 Skal ha dokumentasjon/ bruksanvisning på norsk 1.5 Kategori 2, overvåkningsløsning, avansert dispenser Overvåkningsløsning for avansert dispenser skal oppfylle følgende minimumskrav: 22 Overvåkningsløsningen skal leveres som en SaaS løsning og være tilgjengelig via et web grensesnitt ved bruk av vanlige nettlesere eller via programvare som støtter Citrix klienter 23 Løsningen skal kunne settes opp slik at hver bydel kun ser egne brukere. 24 Skal ha automatisk varslingsfunksjon for avvik som skal følges opp av helsepersonell, 25 Løsningen skal ha loggfunksjon for avvik i medisinering (f.eks. dersom en bruker ikke tar medisin til riktig tidspunkt). Med historikk per bruker og med samlerapporter pr bydel. 26 Skal ha mulighet for å administrere og konfigurere dispenseren og angi hvordan den skal tilpasses den enkelte bruker 27 Systemet skal ha automatisk varslingsfunksjon for feil på dispenser 2
1.6 Andre forhold Sikkerhet 28 Samtidig med kontraktsignering skal det inngås en databehandleravtale, se eget bilag for databehandleravtale. Kravene til informasjonssikkerhet i denne skal ivaretas. Data skal være lagret innen EU/EØS. 29 Alle data tilhører oppdragsgiver 30 Data skal tilbakeføres til Oslo kommune ved avtalens opphør uansett årsak til avtaleopphør. 31 Etter at data ved avtalens opphør er tilbakeført Oslo kommune, skal leverandøren dokumentere sikker sletting av Oslo kommune sine data fra leverandørens systemer 32 All bruk av oppdragsgivers data må avtales på forhånd 33 All bruk av oppdragsgivers data ovenfor 3.part må avtales på forhånd 34 Det skal gjennomføres daglig backup av overvåkningsløsning Oslo kommune vil involvere 3.part for objektiv sikkerhetstest og i forbindelse med en slik test må leverandør beskrive risiko for tap av data Leveranse 35 Dispenser skal leveres hos den enkelte virksomhet (bydel) Installasjon 36 Leverandøren skal bistå med installasjon hjemme hos bruker etter nærmere avtale. Leverandøren skal bistå bydel med konfigurering og test av at kommunikasjonen virker. Dette skal være valgfritt for den enkelte bydel. Bistand gjelder også når det er behov for å bytte dispenser på grunn av feil. Service/vedlikehold 37 Leverandøren skal utføre feilretting og eventuelt ved behov, bytte dispenser 38 Feilmeldinger vil bli rapportert til leverandør av superbrukere i bydelen 39 Feilretting skjer via overvåkningsløsningen 40 Feilretting eller bytte av dispenser skal skje innen 24 timer på virkedager. 3
41 Prisen skal inkludere batterikostnader for 2 år 42 Prisen skal inkludere bruksanvisning og opplæringsmateriell, dvs: - Bruksanvisning og opplæringsmateriell for ansatte - Bruksanvisning for brukere (leservennlig, store bokstaver) Opplæring 43 Leverandøren skal lære opp ansatte og superbrukere (ansatte) i bydelene: Opplæring i bruk, i konfigurering av dispenser og opplæring i overvåkningsløsning 44 Superbrukere skal gis slik opplæring slik at de kan lære opp andre ansatte Mobiltelefoni 45 Oslo kommune har egen avtale for datakommunikasjon/ bruk av mobil telefoni. Bydelene gjør avrop på denne avtalen i forbindelse med utplassering av dispensere. Koordinator (opsjon) 46 Leverandøren skal på forespørsel stille en koordinator til disposisjon. Koordinator skal være en person med kompetanse og erfaring innen innføring, opplæring og praktiske sider ved håndtering og bruk av dispenser med overvåkningsløsning 47 Oppdragsgiver ønsker tilbud (timepris) på slik bistand. 48 Det er den enkelte bydel som avgjør om de vil benytte seg av slik bistand Bistand til integrasjon med kommunens pleie- og omsorgssystem (opsjon) 49 Leverandøren skal forplikte seg til å bidra i samarbeid om å integrere sine løsninger mot kommunens pleie- og omsorgssystem 2 Tildelingskriterier Valg av dispenser vil bli foretatt ut i fra det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Tildelingskriteriene består av en kombinasjon av pris (70%) og kvalitet (30%). 2.1 Priselementer (70%) Det kan gis tilbud på én eller begge dispensere. Det må gis en pris for hvert av punktene beskrevet under: A, B, C, D og E. Priser settes inn i prisskjema i bilag 7. 4
2.2 Kvalitet (30%) Kvalitet, herunder men ikke begrenset til: Brukervennlighet og produktets egenskaper Funksjoner i overvåkningsløsningen Opplæring av ansatte Leverandørens besvarelse skal være maksimalt 10 sider. Leveres det tilbud på både enkel og avansert dispenser, skal det lages en besvarelse av nedenfor stående punkter for enkel dispenser og en for avansert dispenser. Besvarelse skal altså ikke slås sammen for enkel og avansert dispenser. Dette besvares i bilag 2. I bilag 2 er det også utdypet hvilke elementer Oppdragsgiver ønsker besvart. Besvarelsen vil danne grunnlag for Oppdragsgivers skjønnsmessige evaluering av tildelingskriteriene. Det gjøres oppmerksom på Leverandørens besvarelse også vil inngå i en kontraktuell ramme og derved binder Leverandøren på avtalerettslig grunnlag. Avropsmekanisme: Kunden benytter Bilag 10 «Avropsavtalen» når det skal gjennomføres avrop på avtalen. 5
Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon I dette bilaget skal Leverandøren beskrive hvordan Leverandøren funksjonelt vil oppfylle de kravene som er stilt i bilag 1 og spesifisere den programvare og andre ytelser som tilbys. Oppfyllelse av minimumskrav Leverandøren skal her angi i hvilken grad minstekrav oppfylles: ja/nei 1.2 Kategori 1, enkel dispenser En enkel dispenser skal oppfylle følgende krav: 01 Skal ha påminnelse- og varslingsfunksjon overfor bruker 02 Skal ha kapasitet til minimum 28 doser 03 Skal kunne administreres og fjernovervåkes fra tilhørende overvåkningsløsning 04 Skal ha et strømforbruk som gir en varighet på 14 dager før batteriet må byttes eller lades 05 Skal ha dokumentasjon/ bruksanvisning på norsk Ja/Nei 1.3 Kategori 1, overvåkningsløsning enkel dispenser Overvåkningsløsning for enkel dispenser skal oppfylle følgende krav Ja/Nei 06 Overvåkningsløsningen skal leveres som en SaaS løsning og være tilgjengelig via et web grensesnitt ved bruk av vanlige nettlesere eller via programvare som støtter Citrix klienter 07 Løsningen skal kunne settes opp slik at hver bydel kun ser egne brukere. 08 Skal ha automatisk varslingsfunksjon for avvik, overfor helsepersonell 09 Løsningen skal ha loggfunksjon for avvik i medisinering (f.eks. dersom en bruker ikke tar medisin til riktig tidspunkt). Med historikk per bruker og med samlerapporter pr bydel. 10 Skal ha mulighet for å administrere og konfigurere dispenseren og angi hvordan den skal tilpasses den enkelte bruker 1.4 Kategori 2, avansert dispenser En avansert dispenser skal oppfylle følgende krav: 12 Skal ha påminnelse- og varslingsfunksjon overfor bruker 13 Skal kunne administreres og fjernovervåkes fra tilhørende overvåkningsløsning 14 Skal ha mulighet for å være låsbar (i tidsavgrensede perioder mellom medisineringene) 15 Skal kunne benytte multidose automatisk, uten manuell bearbeiding 16 Skal kunne kontrollere at multidosepakningen tilhører bruker (ved hjelp av strekkodeleser eller tilsvarende) 17 Skal ha brukskapasitet for minimum 29 multidoser 18 Skal kunne veilede bruker, med individuelt tilpassede beskjeder 19 Skal kunne konfigureres til uregelmessig medisinering 20 Skal kunne tilknyttes strømnett og ha batteri (back-up) med varighet på Ja/Nei 6
minimum 24 timer 21 Skal ha dokumentasjon/ bruksanvisning på norsk 1.5 Kategori 2, overvåkningsløsning, avansert dispenser Overvåkningsløsning for avansert dispenser skal oppfylle følgende krav: Ja/Nei 22 Overvåkningsløsningen skal leveres som en SaaS løsning og være tilgjengelig via et web grensesnitt ved bruk av vanlige nettlesere eller via programvare som støtter Citrix klienter 23 Løsningen skal kunne settes opp slik at hver bydel kun ser egne brukere. 24 Skal ha automatisk varslingsfunksjon for avvik som skal følges opp av helsepersonell, 25 Løsningen skal ha loggfunksjon for avvik i medisinering (f.eks. dersom en bruker ikke tar medisin til riktig tidspunkt). Med historikk per bruker og med samlerapporter pr bydel. 26 Skal ha mulighet for å administrere og konfigurere dispenseren og angi hvordan den skal tilpasses den enkelte bruker 27 Systemet skal ha automatisk varslingsfunksjon for feil på dispenser 1.6 Andre forhold Sikkerhet 28 Samtidig med kontraktsignering skal det inngås en databehandleravtale, se eget bilag for databehandleravtale. Kravene til informasjonssikkerhet i denne skal ivaretas. Data skal være lagret innen EU/EØS. Ja/Nei 29 Alle data tilhører oppdragsgiver 30 Data skal tilbakeføres til Oslo kommune ved avtalens opphør uansett årsak til avtaleopphør. 31 Etter at data ved avtalens opphør er tilbakeført Oslo kommune, skal leverandøren dokumentere sikker sletting av Oslo kommune sine data fra leverandørens systemer 32 All bruk av oppdragsgivers data må avtales på forhånd 33 All bruk av oppdragsgivers data ovenfor 3.part må avtales på forhånd 34 Det skal gjennomføres daglig backup av overvåkningsløsning Oslo kommune vil involvere 3.part for objektiv sikkerhetstest og i forbindelse med en slik test må leverandør beskrive risiko for tap av data Leveranse 35 Dispenser skal leveres hos den enkelte virksomhet (bydel) Ja/Nei 7
Installasjon Ja/Nei 36 Leverandøren skal bistå med installasjon hjemme hos bruker etter nærmere avtale. Leverandøren skal bistå bydel med konfigurering og test av at kommunikasjonen virker. Dette skal være valgfritt for den enkelte bydel. Bistand gjelder også når det er behov for å bytte dispenser på grunn av feil. Service/vedlikehold 37 Leverandøren skal utføre feilretting og eventuelt ved behov, bytte dispenser Ja/Nei 38 Feilmeldinger vil bli rapportert til leverandør av superbrukere i bydelen 39 Feilretting skjer via overvåkningsløsningen 40 Feilretting eller bytte av dispenser skal skje innen 24 timer på virkedager. 41 Prisen skal inkludere batterikostnader for 2 år 42 Prisen skal inkludere bruksanvisning og opplæringsmateriell, dvs: Bruksanvisning og opplæringsmateriell for ansatte Bruksanvisning for brukere (leservennlig, store bokstaver) Opplæring Ja/Nei 43 Leverandøren skal lære opp ansatte og superbrukere (ansatte) i bydelene: Opplæring i bruk, i konfigurering av dispenser og opplæring i overvåkningsløsning 44 Superbrukere skal gis slik opplæring at de kan lære opp andre ansatte Mobiltelefoni 45 Oslo kommune har egen avtale for datakommunikasjon/ bruk av mobil telefoni. Bydelene gjør avrop på denne avtalen i forbindelse med utplassering av dispensere. Koordinator (opsjon) 45 Leverandørens skal på forespørsel stille en koordinator til disposisjon. Koordinator skal være en person med kompetanse og erfaring innen innføring, opplæring og praktiske sider ved håndtering og bruk av dispenser med overvåkningsløsning Ja/Nei Ja/Nei 46 Oppdragsgiver ønsker tilbud (timepris) på slik bistand. 47 Det er den enkelte bydel som avgjør om de vil benytte seg av slik bistand 8
Bistand til integrasjon med kommunens pleie- og omsorgssystem (opsjon) 49 Leverandøren skal forplikte seg til å bidra i samarbeid om å integrere sine løsninger mot kommunens pleie- og omsorgssystem Ja/Nei 50 Oppdragsgiver ønsker tilbud (timepris) på slik bistand 2 Tildelingskriterier Valg av dispenser vil bli foretatt ut i fra det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Tildelingskriteriene består av en kombinasjon av pris (70%) og kvalitet (30%) 2.1 Priselementer (70%) Priser for dispenser og tjenester som beskrevet i dette bilaget angis i bilag 7. 2.2 Kvalitet (30%) Kvalitet, herunder men ikke begrenset til: Brukervennlighet og produktets egenskaper Funksjoner i overvåkningsløsningen Opplæring av ansatte Leverandørens besvarelse skal være maksimalt 10 sider. Leveres det tilbud på både enkel og avansert dispenser, skal det lages en besvarelse av nedenfor stående punkter for enkel dispenser og en for avansert dispenser. Besvarelse skal altså ikke slås sammen for enkel og avansert dispenser. Evalueringsområdene besvares ved at leverandøren legger inn sin beskrivelse av løsning pr område i høyre kolonne i tabellene nedenfor. Det kan eventuelt benyttes eget ark for besvarelse av evalueringsområdene, det må da fremkomme tydelig med henvisning til hvilket evalueringsområde besvarelsen gjelder, jf. nummerering i tabellen under (venstre kolonne). Evalueringsområde 1 Brukervennlighet og produktets egenskaper: 1A Beskriv hvor enkelt det er å betjene dispenseren for brukeren. Dette kulepunktet vektlegges mest. 1B Beskriv hvordan dispenseren kan justeres og tilpasses ulike brukeres behov. 1C Beskriv eventuelle begrensninger i forhold til typer tabletter dispenseren kan håndtere. Leverandørens beskrivelse: 9
1D Beskriv hvordan dispenseren fungerer ved bruk utenfor eget hjem (for eksempel beskrivelse av andre funksjoner som kan være aktuelle ved transport og reise, for eksempel vekt). 1E Beskriv hvordan dispenseren kan sikre at brukeren ikke tar medisin mellom medisineringene Evalueringsområde 2 Funksjoner i overvåkningsløsningen: 2A Beskriv hvordan løsningen varsler avvik i medisineringen hos virksomhet (bydel). Leverandørens beskrivelse 2B Beskriv hva som logges av historikk i systemet og hva det kan leveres rapporter på. 2C Beskriv hvor enkelt dispenseren kan konfigureres 2D Beskriv mulighet for teknisk overvåkning, gjelder overvåkningsløsning for avansert dispenser (Gjelder kun for tilbud på avansert dispenser) Evalueringsområde 3 Opplæring av ansatte: Leverandørens beskrivelse 3A Beskriv opplæringen av ansatte og superbrukere (ansatte). Herunder opplæring i bruk av dispenser, konfigurasjon av dispenser og overvåkningsløsning 3B Beskriv opplæringsmaterialet 10
Avtalen punkt 2.1.2 Dokumentasjon, opplæring, annen bistand mv. Dokumentasjon: Jf. bilag 4. Medium og format for dokumentasjon: Opplæring: Superbrukere skal motta opplæring. Antall superbrukere som skal motta opplæring avtales nærmere i det enkelte avrop. Opplæring skjer i kundens lokaler. Avtalen punkt 4.3 Fri programvare Fri programvare som benyttes i leveransen: Navn på fri programvare Fri programvarelisens Kopi av aktuelle fri programvarelisenser skal vedlegges Leverandøren redegjørelse for sin vurdering av hvorvidt den frie programvare kan krenke tredjeparts rettigheter: 11
Bilag 3 Kundens tekniske plattform Overordnet beskrivelse av Kundens tekniske plattform: Det vil ikke være behov for samvirke med Oslo kommunes tekniske plattform. Beskrivelse av teknisk plattform er derfor ikke gitt. 12
Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan Avtalen punkt 2.1.3 Tid og sted for Leverandørens ytelse Levering av utstyr og programmer og andre ytelser i samsvar med denne avtalen skal skje til den enkelte bydel/virksomhet, senest innen den dato som avtales i det enkelte avrop. Avtalen punkt 2.1.2 Dokumentasjon, opplæring, annen bistand mv. Følgende grunnlagsmateriale skal utarbeides og overleveres Kunden ved avslutning av alle Leveranser: Bruksanvisning og opplæringsmateriell for ansatte. Bruksanvisningen for bruker (store bokstaver, enkel og leservennlig) Dato for opplæring avtales i forbindelse med det enkelte avrop. Se avropsskjema Bilag 10. 13
Bilag 5 Testing og godkjenning Avtalen punkt 2.2.2 Undersøkelsesplikt Beskrivelse av Kundens godkjenningsprøve: Kunden skal ha mulighet til å foreta undersøkelser ved hvert nye avrop. Avtalt dokumentasjon skal være levert forut for en slik test/godkjenning. 14
Bilag 6 Administrative bestemmelser Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter Bemyndiget representant for partene: For Kunden Navn: Morten Thorgersen For Leverandøren Navn: Stilling: Telefon: 952 66 635 E-post: morten.thorgersen@hel.oslo.kommune.no Stilling: Telefon: E-post: Prosedyrer og varslingsfrister for utskifting av bemyndiget representant: Kunden skal ha varsel 14 dager forut for at Leverandøren bytter bemyndiget representant. Leverandørens nøkkelpersonell: Navn Stilling Kompetanseområde Leverandørens underleverandører: Navn Org.nr Leveranseområde 15
Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser Avtalen punkt 3.1 Vederlag Det kan gis tilbud på én eller begge dispensere. Det må gis en pris for hvert av punktene beskrevet under: A, B, C, D og E. A Dispenser med overvåkningsløsning Inkluderer service og vedlikehold på dispenser, samt overvåkningsløsning. Dispenser levert bydel. Pris Pris oppgis som månedsleie per bruker som inkluderer dispenser, overvåkningsløsning, service og vedlikehold. Leieperiode: 24 måneder med opsjon på forlengelse 1 + 1, samt 3 måneders oppsigelse B Opplæring av ansatte og superbrukere (ansatte) Gjennomføres i grupper pr bydel Timepris for opplæring C Bistand til installasjon Bistå bydel med installasjon, konfigurering og test av at kommunikasjonen virker. D Koordinator (opsjon) Pris for koordinator Pris oppgis per installasjon per bruker. Timepris oppgis for koordinator-bistand E Bistand til integrasjon mot pleie- og omsorgssystem (opsjon) Bistand til integrasjon mot pleie- og omsorgssystem Timepris oppgis for integrasjons-bistand Utlegg dekkes kun dersom det er særskilt avtalt.. Reise- og diettkostnader dekkes ikke. Reisetid kan ikke faktureres. Avtalen punkt 3.2 Faktureringstidspunkt og betalingsbetingelser Betalingsplan: Øvrige betalingsvilkår: 16
Vilkår for implementering av EHF (elektronisk handelsformat): Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den av Direktorat for økonomistyring (DFØ) sin til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil Leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Leverandøren plikter å sende elektroniske fakturaer i Elektronisk handelsformat (EHF) fra dato for kontraktsinngåelse. Som Leverandør må det inngås en egen avtale med et aksesspunkt. Dersom Leverandøren ikke oppfyller kravet til e-faktura påløper et gebyr pålydende kroner 100,- per faktura Kunden mottar på papir. Det skal utstedes månedlig kreditnota pålydende kroner 100,- for hver faktura Kunden mottar på papir. Fakturaadresse: Oslo kommune Fakturasentralen (Bestiller) Postboks 6532 Etterstad 0606 Oslo Faktura skal merkes med referansenummer navn Den enkelte bestiller som gjør avrop på rammeavtalen oppgir sin egen fakturaadresse i forbindelse med avtaler om de enkelte kjøp. Avtalen punkt 3.5 Prisendring Prisene skal være faste i hele avtaleperioden inkludert opsjoner på forlengelse av avtalen. 17
Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 8, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Leverandøren bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Punkt Erstattes med 1.1 Første ledd endres fra: Avtalen gjelder anskaffelse av utstyr, programvare og/eller andre ytelser ( leveransen ) som spesifisert nærmere i bilagene. Endres til: Denne rammeavtalen gjelder månedlig leie av dispenser, inkludert overvåkningsløsning, samt service og vedlikehold. Rammeavtalen gjelder også kjøp av andre ytelser («leveransen») som spesifisert nærmere i bilagene. Oslo kommune v/helseetaten, samt Helseetatens virksomheter (Kunden) har anledning til å avrope på avtalen etter behov ved bruk av bilag 10. Kunden har ingen leie- eller kjøpsforpliktelser. 1.1 Nytt punkt 1.1.1 Varighet: Partenes rettigheter og plikter etter avtalen løper i 2 år fra kontraktinngåelse, med opsjonsmulighet for 1 + 1 år. Kunden skal senest 3 måneder før utløpet av avtalen gi Leverandøren skriftlig melding om opsjon vil bli utløst. Kunden kan si opp rammeavtalen, helt eller delvis, med 6 måneders oppsigelsesfrist. Oppsigelsen skal skje skriftlig. 2.1.2 Fjerde ledd endres fra: I forbindelse med denne anskaffelsen vil Leverandøren uten tillegg i prisen gi opplæring av Kundens ansatte i bruken av det utstyret og de programmene som skal leveres. Antall ansatte som omfattes av opplæring etter dette punkt er angitt i bilag 2. Opplæring blir gitt hos Kunden hvis ikke annet er angitt i bilag 2. De konkrete datoer for opplæringen er angitt i bilag 4. Nytt punkt 2.1.5 Nytt punkt 2.1.6 Endres til. I forbindelse med denne anskaffelsen vil Leverandøren gi opplæring av Kundens ansatte i bruken av det utstyret og de programmene som skal leveres iht. tilbudte priser i bilag 7. Opplæring blir gitt hos Kunden hvis ikke annet er angitt i bilag 2. De konkrete datoer for opplæringen er angitt i den enkelte avropsavtale, se Bilag 10. Returordning Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). Tillegg etiske krav Leverandøren skal respektere internasjonalt anerkjente menneskerettigheter i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Leverandøren plikter å påse at ILOs 18
kjernekonvensjoner etterleves i egen virksomhet, og arbeide aktivt for å sikre at disse overholdes også av den eller de underleverandører som medvirker til produksjonen av varer til Oslo kommune. Dette betyr: Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon artikkel 32, ILO- konvensjon nr 138 og 182) Forbud mot tvangsarbeid/slavearbeid (ILO- konvensjon nr 29 og 105) Forbud mot diskriminering (ILO-konvensjoner nr 100 og 111) Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO- konvensjon nr 87 og 98) Kravene angir minimumsstandarder. Der hvor konvensjoner og nasjonale lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Arbeidslovgivningen der produksjonen finner sted skal etterleves. Av særlige relevante forhold fremheves lønns- og arbeidstidsbestemmelser, helse, miljø og sikkerhet, lovfestede forsikringer og sosiale ordninger, samt regulære ansettelsesforhold, inklusive arbeidskontrakter. 2.4 Femte avsnitt med følgende ordlyd utgår: Leverandørens forpliktelser som nevnt ovenfor skal dokumenteres i bilag 6, dels ved identifikasjon av allmenngjort tariffavtale eller aktuell landsomfattende tariffavtale, òg dels ved en egenerklæring/ tredjepartserklæring om at det er samsvar mellom aktuell tariffavtale og faktiske lønns- og arbeidsvilkår for oppfyllelse av Leverandørens og eventuelle underleverandørers forpliktelser. 3.1 Annet ledd: Utlegg dekkes bare i den grad de er avtalt. Reise- og diettkostnader skal spesifiseres særskilt, og dekkes etter Statens gjeldende satser hvis ikke annet er avtalt. Reisetid faktureres bare hvis det er avtalt i bilag 7. Endres til: Utlegg dekkes bare i den grad det er avtalt. Reise- og diettkostnader dekkes ikke. Reisetid faktureres bare dersom det er avtalt i bilag 7. 3.2 Tillegg: Nytt avsnitt 4 og 5: Leverandøren plikter å sende elektroniske fakturaer i Elektronisk handelsformat (EHF) fra dato for kontraktsinngåelse. Som Leverandør må det inngås en egen avtale med et aksesspunkt. Dersom Leverandøren ikke oppfyller kravet til e-faktura påløper et gebyr pålydende kroner 100,- per faktura Kunden mottar på papir. Det skal utstedes månedlig kreditnota pålydende kroner 100,- for hver faktura Kunden mottar på papir. 3.5 Endres fra: Prisen kan endres i den utstrekning regler eller vedtak for offentlige avgifter endres med virkning for Leverandørens vederlag eller kostnader. Endringer i valutakurser som påvirker kostnader Leverandøren har i forbindelse med ytelsene, kan gjøres gjeldende overfor Kunden med 1 (en) måneds skriftlig varsel. Hvis økninger i valutakurser er grunnlag for endringer i vederlaget, skal vederlaget tilsvarende settes ned uten at Kunden må kreve det hvis valutakursene senere synker. Timepris for tjenester kan endres hvert årsskifte tilsvarende økningen i 19
Statistisk sentralbyrå sin konsumprisindeks (hovedindeksen) med utgangspunkt i indeksen for den måned avtalen ble inngått, med mindre annen indeks er avtalt i bilag 7. Eventuelle andre bestemmelser om prisendringer fremgår av bilag 7. Endres til: Prisene er faste gjennom hele kontraktsperioden. 4.1 Eiendomsrett til utstyr: 1. ledd Utstyr som leveres i følge denne avtalen er Leverandørens eiendom gjennom hele leieperioden, og skal returneres til Leverandøren ved utløpet av leieperioden. Kunden har full disposisjonsrett i den avtalte leieperioden. 6.2 Dagbot ved forsinkelse: Det påløper ikke dagbøter. 20
Bilag 9 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen skal følge prosedyrene i kapittel 3 og gjøres skriftlig. Leverandøren skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder 21
Bilag 10 Kontraktsdokument for det enkelte avrop (Leveransen) KONTRAKT FOR KJØP OG LEIE AV ELEKTRONISKE MEDISINDISPENSERE M.M mellom (heretter kalt Kunden) og (heretter kalt Konsulenten) Organisasjonsnummer. om (kort beskrivelse av oppdraget) For denne kontrakten gjelder Rammeavtalen Statens standardavtale om Kjøp av varer Den lille Kjøpsavtalen (heretter kalt standardvilkårene) med bilag, med de endringer og suppleringer som følger av dette kontraktsdokumentet. Dette kontraktsdokumentet med bilag er utferdiget i to eksemplarer, hvorav partene beholder hvert sitt. den Kunden den Konsulenten 22
1. Partenes representanter Hos Kunden: Navn: Telefon: E-post: Hos Leverandøren: Navn Telefon E-post 2. Beskrivelse av Leveransen og enhetspriser: Leveransen omfatter følgende ytelser: Antall Varelinjebeskrivelse Enhetspris Enkel dispenser, (leie pr mnd) Avansert dispenser (leie pris pr mnd) Installasjon Opplæring (timer) Koordinator (timer) - opsjon Bistand til integrasjon med pleie- og omsorgssystem (timer) opsjon. 3. Tid og sted for Leverandørens ytelse Utstyr og programmer og andre ytelser i samsvar med denne avtalen skal være levert til Kundens adresse senest (dato) Leveringsadresse: Utstyret skal monteres og installeres av: Leverandøren Kunden Programmene skal installeres av: Leverandøren Kunden Dato for opplæring: (dato) 4. Dokumentasjon etter leveransen Følgende grunnlagsmateriale skal utarbeides og overleveres Kunden ved avslutning av alle Leveranser: Bruksanvisning og opplæringsmateriell for ansatte. Bruksanvisningen for bruker (store bokstaver, enkel og leservennlig) 23
5. Oppdragsgivers medvirkning Oppdragsgiverens medvirkning omfatter følgende ytelser: Ytelse: Frist: 6. Møter Kunden vil gjennomføre et oppstartsmøte med Leverandøren forut for den enkelte leveransen og et møte ved overlevering av sluttrapport for den enkelte leveransen. Andre avtalte møter: 24