Budsjettfordeling 2015 grunnbevilgningen (GB) (prosjekt 00000)

UNIVERSITETET I BERGEN Universitetsmuseet Arkivkode: Styresak: 22/2014 Saksnr.: Møte: 10.desember 2014 Budsjettfordeling 2015 grunnbevilgningen (GB) (prosjekt 00000) Saksdokumenter: - Budsjettramme 2015 - Universitetsmuseet (2014/5319) Universitetsmuseet sendte inn budsjettforslag i september til UiB sentralt. Forslaget ble utarbeidet på bakgrunn av innspill fra enhetene, der det ble gjort rede for de utfordringer museet står overfor i 2015. Universitetsstyret vedtok i møte 07.11.2014 (sak 94/14) budsjettrammer for fakultetene og avdelingene. Museet har nå mottatt tildelingsbrevet for 2015 (datert 07.11.14), som gir en budsjettramme for Universitetsmuseet i 2015, til lønn, drift og husleie på kr. 122 238 000,- (inkl. øremerkede tiltak og instituttinntekter). Prinsippene i Kunnskapsdepartementets finansieringsmodell synliggjøres i museets budsjettramme: en basiskomponent og en forskningskomponent, hvor deler er basert på resultater (RBO) og deler er basert på øremerkede midler. I tillegg til disse inntektene utgjør i 2015 inntekter fra bidrags- og oppdragsvirksomheten (BOA) museets budsjettramme. Museet er i 2015, som ifjor, ikke tilført noen avskrivningsinntekter, mens museet er satt opp med instituttinntekter. Disse er imidlertid altfor høy noe det vil bli tatt høyde for ved fordeling. Budsjettet for bidrags- og oppdragsprosjekt (BOA) er satt til kr. 39,9 mill kroner i samsvar med budsjettforslaget for 2015 fremlagt av museet i september. Direktørens kommentar til administrasjonens forslag til budsjettfordeling 2015 Direktøren har forventet at Universitetsmuseets budsjett for 2015 ble svært stramt. Også selv om Universitetsmuseet i og for seg kan sees som en av årets «budsjettvinnere» ved UiB. Det henger sammen med at institusjonen har måttet ta helt nødvendige grep på personalsiden. En nedadgående utvikling av antallet vitenskapelig tilsatte siden 2005 måtte snus. Dette er gjort ved at vi i 2014 har lyst ut fem faste vitenskapelige stillinger, 3 ved DKS og 2 ved DNS. For på forsvarlig vis å kunne begynne implementeringen av den struktur som ble vedtatt av UiB-styret 24.09.2014 er det helt nødvendig å besette en rekke administrative lederstillinger. At UiB-styret i så måte har styrket museets GB med 3 mill. kr. fra og med 2015 er meget positivt, men dessverre også utilstrekkelig for å gjennomføre tilsetning i disse stillingene som 1

jo ifølge sakens natur er kostnadstunge stillinger. Fordi det dreier seg om nøkkelstillinger, må museet selv bidra til dette i 2015. I sum betyr det at museets lønnsbudsjett økes betydelig: fra 50.111.000 kr. i 2014 (pr. 1.12.14 tall) til forventet 56.914.232 kr. i 2015. En økning på 6,8 mill. kr. i faste utgifter er selvsagt problematisk ettersom situasjonen allerede i utgangspunktet var slik at vi mangler frie driftsmidler. Vårt handlingsrom er således ytterligere begrenset og utgjør nå 5,4 % av budsjettet. Ikke desto mindre er direktøren av den oppfatning at de grep som tas er helt nødvendige. Det er fristende å fremtvinge driftsmidler ved å spare inn på lønnsbudsjettet og i praksis overføre midler derfra og til drift. Som forskningsinstitusjon kan vi imidlertid ikke i lengden saldere museets budsjetter ved å unnlate å lyse ut vitenskapelige stillinger. En direkte nedadgående trend over år er ikke til å leve med. I tillegg til en lengre forhistorie har omstillingsprosessen ved museet konsentrert vart i vel 2 år, fra høsten 2012 til høsten 2014. Vi er ennå ikke helt i mål. Skal omstillingsprosessen ha noen mening må en ny struktur faktisk kunne implementeres i og med at nye nøkkelstillinger besettes. For det første er den nye strukturen som trer i kraft 1. januar 2015 en bedre og mer hensiktsmessig måte å organisere og drive Universitetsmuseet i Bergen på. For det annet medfører disse stillingene en avlastning av våre vitenskapelig tilsatte med den de facto styrking av forskningen som dette nødvendigvis må innebære. Museet lyser ut 6 stillinger og besetter 2 gjennom omdisponering. Det gjelder 4 ved Avd. for kulturhistorie (hvorav 2 omdisponeringer), 1 ved direktørens stab og 3 ved Avd. for naturhistorie. For å kunne gjøre dette har museet i praksis allerede disponert alle stillingsressurser som blir ledige i 2015. Vi har altså styrket forskningen ved og organiseringen av Universitetsmuseet i Bergen på bekostning av driftsmidler. Dette understreker hva en har kommunisert flere ganger i løpet av høsten, nemlig at driftsmidler og handlingsrom i stadig høyere grad må skaffes gjennom eksternt finansierte prosjekter. I så måte deler museet for øvrig skjebne med alle forskningsmiljøer ved landets universiteter. Å øke museets prosjektportefølje er derfor et prioritert område i årene fremover. For å få 2015-budsjettet i balanse har en lagt til grunn en forventning om at utlyste stillinger først besettes i løpet av våren 2015, og en har redusert budsjettpostene knyttet til drift. Når det gjelder reduksjonen, har en i hovedsak foretatt denne på kostnader knyttet til felles drift/direktørens stab, og direktørens disposisjonskonto. Reduksjonen på driftskostnader ved direktørens stab er kun realistisk fordi det erfaringsmessig normalt kommer en eller annen form for justering i løpet av året som tilfører midler. Det betyr imidlertid også at avdelingene i 2015 i liten grad kan påregne noen ekstrakostnader dekket sentralt. Når det gjelder direktørens disposisjonskonto har den også vært brukt til å dekke så vel ordinære driftskostnader som ekstra kostnader i organisasjonen. Det er en fremforhandlet ytelse høsten 2012 der beløpet fra og med 1. januar 2013 ble lagt til rammen, og det er slik at denne posten ikke fremover med noen automatikk vil bli brukt til å saldere budsjettet. I 2015 har direktøren likevel sett det som nødvendig i utgangspunktet å bruke denne posten på en måte som ikke er i samsvar med forutsetningene. 2

Avdelingenes annuum reduseres i forhold til 2014-budsjettet med flg. prosent: Direktørens stab, drift felles (NB! + vakter og butikk) /dir. disp. 45 % Avd. for kulturhistorie 12 % Avd. for naturhistorie (NB! + Musehagen) 8 % Avd. for formidling (NB! Musehagen, vakter og butikk) 24 % Det finnes på nåværende tidspunkt ett stort usikkerhetsmoment, nemlig finansieringen av Flytteprosjektet i 2015. Museet har bedt om finansiering ut 2015, resten av flyttingen må da fra 2016 tas som en ordinær del av museumsdriften. Universitetsdirektørens kontor vurderer nå dette, men Flytteprosjektet var i budsjettoppsettet for 2015 ikke tilgodesett med midler. Universitetsmuseet har valgt å ta utgangspunkt i worst-case scenario og budsjetterer med knapt 2,1 mill. kr. til Flytteprosjektet i 2015. Skulle UiB sentralt dekke dette helt eller delvis, vil det få stor betydning for behovet for reduksjon av 2015-budsjettets poster. Det skal ikke være noen hemmelighet at det finnes især tre områder som i lys av det fremlagte budsjettforslag i særlig grad bekymrer direktøren: o Selv med en skjerming i budsjettet for 2015 er Formidlingsavdelingen klart underfinansiert. Det gjelder både stillinger en burde hatt og midler til produksjon av utstillinger og andre formidlingstiltak. o Samlingsforvaltningen er klart underfinansiert. Den får ikke allokert tilstrekkelige lønnsmidler til god nok gjennomføring av magasinering, konservering og digitalisering. o Fornminneseksjonens rammebetingelser er samlet sett ikke gunstige. For å kunne utnytte det forsknings- og formidlingspotensial utgravningsvirksomheten har burde en kunne redusere inntjeningskravet og etablere fellesprosjekter mellom ansatte ved Fornminneseksjonen og Forskningsseksjonen under Avd. for kulturhistorie, men også i høyere grad tverrfaglige prosjekter på tvers av avdelingene. Fremover må museet derfor i særlig grad har oppmerksomheten rettet mot disse tre områdene. 3

Budsjettfordeling 2015 - UM Prinsipper for fordeling av budsjett ved Universitetsmuseet for 2015: 1) Driftsmidler fordeles til de 4 nye enheter (kultur, natur, formidling, dir.stab). Lønn holdes sentralt. Det er opptil enhetene å viderefordele til seksjonene. 2) Det forventes at hver avdeling setter av midler til HMS og inkludering/likestilling. 3) Overføring av skal godkjennes av UiB styret i første møte etter at regnskap for 2014 er avsluttet. Forslag til fordeling av eventuelle godkjente overføringer vurderes i dialog med den aktuelle enhet før vedtak i UM styret. 4) UM dekker fortsatt fra sentralt hold eksternt finansierte forskningsprosjekters husleie. Dette sees som en strategisk innsats for å støttet fremtidig prosjektvirksomhet. 5) Museets RBO inngår som en del av GB. Videre omhandler denne saken fordeling av grunnbevilgningen (GB) (prosjekt 000000). Budsjettrammen for 2015 er kuttet med følgende: - strategikutt på 0,75 % utgjør: 0,805 mill kr. - effektiviseringskutt på 0,25 % utgjør: 0,270 mill kr. -museet må selv kutte inntektsgrunnlaget fra butikk. Det er satt opp med 1 mill, men vil ikke blir mer en for 2014, derav redusert til 0,2 mill. Budsjettrammen for 2015 er økt med følgende: - generell lønns- og priskompensasjon 2,996 mill kr.(3,0 %) - basisrammen er økt med 3,0 mill kr. grunnet museets nye organisasjonsstruktur - styrke Botanisk hage 0,3 mill kr. - RBO økt med 1,015 mill kr. grunnet økt uttelling i resultatmodellen inkl. lønns- og priskompensasjon. Øremerkede midler: - forprosjekt til nye naturhistoriske utstillinger i 2015: 2,0 mill.kr. - Nasjonalt museumsprosjekt (MUSIT) er styrket med 0,305 mill.kr. (kontingent) - fornyelse av IT-løsningen MUSIT styrket med 1,2 mill.kr. - Stipendiatstillinger: satsene for natur-stipendiatene øker og styrker totale inntekter med 0,324 mill kr. inkl. lønns- og priskompensasjon. Måltallet er fortsatt 8 stipendiater, med et minimumskrav på 6,4 stipendiater. Utgangspunktet blir derfor en budsjettramme på kr. 121 438 000,- inkl. øremerkede tiltak (MUSIT og rekruttering stipendiater) - eksklusiv bidrags- og oppdragsmidler - fordelt slik: Basis (prosjekt 000000) kr. 105 077 000 Resultatmidler forskning, RBO kr. 2 467 000 Instituttinntekter kr. 200 000 Øremerkede midler: Rekruttering stipendiater 1, 8 stillinger kr. 6 690 000 Forprosjekt, naturhistoriske utstillinger kr. 2 000 000 MUSIT 2 kr. 5 004 000 SUM kr. 121 438 000 4

Tabell 1 viser forslag til budsjettfordeling av grunnbevilgningen (prosjekt 000000) basert på; basistildeling UiB har gitt museet i styremøte 07.11.14, RBO, og i tillegg inntekter fra øremerkede midler til stipendiatene (note 1), MUSIT (note 2), inntekter fra BOA og andre inntekter (butikk/billetter). I tillegg viser tabellen hva som er øremerkede utgifter. I det videre gis det kommentarer til ulike kategorier/enkeltposter i fotnotene. Tabell 1 Forslag til fordeling av grunnbevilgningen (prosjekt 000000) for 2015: Inntekter Utgifter 2014 Basis bevilgning (p. 000000) -105 077 000-99 856 000 Resultatmidler forskning (RBO) -2 467 000-1 453 000 Inntekt: Museumsbutikken/billetter 3-200 000-235 000 Inntekt: GB - Øremerkede midler Stipendiat (8,5 årsverk) 1 -Drift -Husleie -Indirekte kostnader MUSIT 2 -frikjøp fast tilsatte, DKS BOA midler Husleieinntekt, SFYK (11 årsverk) Eksterne oppdrag -507 578-516 078-430 270-650 000-667 865-9,5 årsverk -418 044-551 988-331 512-643 300 9,58 årsverk -555 880-260 000 Lønn (eks. stipendiater, MUSIT, ansatte på 56 914 232 48 976 056 flytteprosjekt) 6 Husleie intern 7 47 345 988 45 676 600 «Øremerkede midler» Direktørens disposisjon 8 320 000 600 000 «Små driftsmidler» 9 300 000 280 000 Flytteprosjekt 10 2 099 692 3 810 336 Avdeling for kulturhistorie 589 000 670 000 Avdeling for naturhistorie 1 600 000 1 165 000 -Botanisk hage (øremerket) 300 000 Arboretet og botanisk hage -Botanisk hage 900 000 0 Formidlingsseksjonen -Grunnlovsutstillingen «VI» -FiF midler (egenandel) 511 000 - - 672 000 500 000 310 000 Direktørens stab - fellesdrift 535 879 954 732 HMS 0 30 000 Total 110 515 791 110 515 791 104 304 724 5

Kommentarer til de ulike postene markert med fotnote: 1 Stipendiater Stipendiattildelingen for 2015 er satt til 8 årsverk. Det er budsjettert med totalt 8,5 stipendiater grunnet gjenstående midler på stipendiatprosjektene; 5,5 stipendiater ved DNS og 3 stipendiater ved DKS. Stipendiat kalkyle 2015 Inntekt Utgift pr.år Utgift pr.mnd Inntekt pr. stilling (ny grunnsats) -836 250 Lønn, gj.snitt ltr.53 Drift Husleie Indirekte kostnader UiB sentrale felleskostnader 599 200 59 715 60 715 50 620 66 000 49 933 4 976 5 060 4 218 5 500-836 250 836 250 69 688 Midler til drift, husleie og indirekte kostnader pr. stipendiat fordeles etter følgende nøkkel (jfr. UM styresak 29/12; fordeling av ekstern finansierte prosjekt): Drift Går direkte til enheten som innehar stipendiaten Husleie Dekkes av museets fellesdrift Indirekte kostnader 65 % går til enheten som innehar stipendiaten 15 % går til publikumsseksjonen 20 % går til museets fellesdrift Disse postene inngår i den enkelte enhets tildeling (tabell 1). 2 MUSIT MUSIT 2015 Inntekt Utgift Tildeling -5 004 000 Kontingent Lønn 100 % stilling, ANH Frikjøp fast tilsatte Reiser, drift MUSIT utstyr, forbedring IT-løsning 2 326 000 608 802 650 000 219 198 1 200 000-5 004 000 5 004 000 Ved foreløpige regnskapstall for 2014 viser at MUSIT har et lite overforbruk. Ved et evt. vedtak i UiB styret vil posten reiser, drift endres. 3 Museumsbutikken/billetter Inntektene fra billetter og butikk er redusert fra tildelingsbrevet, basert på 2014-tall. Disse inntektene inngår i direktørens stab fellesdrift, evt. overskudd finansierer i hovedsak formidlingsprosjekter og inngår i Formidlingsavdelingens budsjett. 6

6 Lønn Lønnspotten dekker alle ansatte eksl. stipendiater samt en 100 % lønnet stilling fra MUSIT. Det er satt av en pott til både undervisere (formidling) og sommerhjelper i samme omfang som for 2014 pris og lønnsjustert. I tillegg er det satt av reserve til lønnsøkning fra 1.mai (3,0 %). Dette skal dekke sentralt og lokalt lønnsoppgjør og ansiennitetsopprykk. 7 Husleie internt Kostnadene til husleie er vedtatt av UiB sentralt med en gjennomsnittlig vekst 4,5 % for 2015, altså 1,5 % mer enn lønns- og priskompensasjon. Dette medfører at museet dekker mellomlegget på 1,5 % gjennom GB. 8 Direktørens disposisjon Det er etter avtale med UiB sentralt i 2015 avsatt midler til direktørens disposisjon, videreført fra 2012 og frem til i dag. 9 «Små driftsmidler» Små driftsmidler videreføres i 2015 på samme måte som for i 2014; 70 % på fellesdrift som utløses ved 30 % på enhet/forsker. 10 Flytteprosjektet Inntekt Utgift UM (lønn 3 personer 12 mnd) -1 599 692 UM (drift) -500 000 Lønn 3 pers, 12 mnd 1 599 692 Drift 500 000-2 099 692 2 099 692 Foreløpige regnskapstall for 2014 viser at prosjektet har et underforbruk. Ved et evt. vedtak i UiB styret vil midlene overføres til 2015 som driftsmidler. UM skal i dialogmøte med UiB sentralt for å se på prosjektet for 2015. Andre kommentarer: Nye satser for stipendiater Når det gjelder satser for stipendiatene så er denne summen økt pga innføring av nye satser, der ny grunnsats er kr. 786.200,- og mellomsats er kr. 836.300,-. Museet er tildelt en sum som dekker 8 stipendiater a kr.836.250,- Overføringer til 2015 I styresak 84/12 ble det vedtatt at overføringer ved fakulteter/enheter som er mer enn 2 % av grunnbevilgningen må godkjennes av UiB styret. Overføringer til 2015 styrebehandles i UiB styremøte i februar. Museet har til denne styresaken måtte sende inn særskilt begrunnelse for hvorfor beløp over 2 % evt. skal overføres. Overføringer og fordeling av disse blir sak i neste UM styremøte. Pr.31.10.14 forventes samlet sett overført ca. 4,2 mill hvor 3,1 mill er øremerket. 7

HMS-avsetning EIA Vedr. fysiske HMS-tiltak, vil det ikke i 2015 bli mulighet for å løse ut midler avsatt på EIA sitt budsjett med egenfinansiering, da EIA faser ut posten. Forslag til vedtak: Fordeling grunnbevilgning (prosjekt 000000) Styret vedtok enstemmig å fordele grunnbevilgningen (prosjekt 000000) for 2015, i samsvar med saksfremlegget over (sak 22/2014). 05.12.14/Kristin Miskov Nodland 8