Side 1 Konkurransegrunnlag Anbudskonkurranse etter forskriftens del I for kjøp av Prosjektledelse for prosjektet Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen For levering til Værnesregionen Saksnummer: 2016/7193-3 Utlyst: Til forhåndsutvalgte leverandører Anbudsfrist: 13. september 2016 kl. 12.00 Postadresse: Værnesregionen v/rune Hegge c/o Stjørdal kommune Postboks 133 Kjøpmannsgt. 9 7501 Stjørdal Telefon: 74833795 Epost: postmottak@stjordal.kommune.no Internett: http://www.varnesregionen.no
Side 2 INNHOLD 1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.3 Anskaffelsen... 3 1.4 Kontraktens omfang... 4 1.5 Kontraktsperiode... 4 1.6 Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 4 1.7 Kunngjøring... 4 1.8 Tilleggsopplysninger... 4 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 4 1.10 Tidsplan... 5 2 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 5 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 5 2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 5 2.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 5 3 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER... 6 3.1 Kravspesifikasjon/leveransebeskrivelse... 6 3.1.1 Generelt om leveransen... 6 3.1.2 Gjennomførings- og leveringstidspunkt... 6 3.1.3 Kontrakt... 7 3.2 Tildelingskriteriene... 7 3.2.1 Tildelingskriterium 1 - Oppdragsløsning... 7 3.2.2 Tildelingskriterium 2 - Pris... 7 3.2.3 Tildelingskriterium 3 - Kompetanse... 8 4 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 8 4.1 Anskaffelsesprosedyre... 8 4.2 Anbudskonkurranse... 8 4.3 Offentlighet... 8 4.4 Taushetsplikt... 8 4.5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 8 4.6 Forbehold og avvik... 9 4.7 Opplysningsplikt... 10 4.8 Alternative tilbud og minstekrav... 10 4.9 Deltilbud... 10 4.10 Vedståelsesfrist... 10 4.11 Tilbakekalling eller endring av tilbudet... 10 4.12 Kostnader... 10 4.13 Retur av tilbud... 10 5 VEDLEGG... 10
Side 3 1 Oppdraget og administrative bestemmelser Værnesregionen (VR) inviterer med dette mottakerne av invitasjonsbrevet datert 24,08,2016, til å delta i begrenset anbudskonkurranse om anskaffelse av Prosjektledelse for Evaluering av styring og ledelse av Værnesregionen 1.1 Om oppdragsgiver VR er et interkommunalt samarbeid mellom de seks kommunene Frosta, Malvik, Meråker, Selbu, Stjørdal og Tydal. Kommunene samarbeider på flere områder for å sikre innbyggerne et godt serviceog tjenestetilbud. Videre skal samarbeidet gi robuste fagmiljøer som skal gi tilfredsstillende kvalitet i tjenesteproduksjonen og trygghet i saksbehandlingen. VR har lang tradisjon for å samarbeide på tvers av fylkes- og kommunegrenser for å kunne se tjenesteproduksjon i sammenheng, uavhengig av de strukturelle tradisjoner som er gitt gjennom kommune- og fylkesinndeling. På denne måten vil VR styrke regionen totalt og skape bedre tjenester, sikre robuste fagmiljø og gjennom dette være en tydelig aktør som har som mål å utvikle regionen og hver enkelt kommune videre. Som en del av prosessen i arbeidet med Kommunereformen har det blitt fremmet forslag om en bred gjennomgang av de interkommunale samarbeidene i VR. Evaluering av VR skal gjennomføres av og for alle involverte kommuner under ett for å sikre at den nødvendige kunnskapen kommer frem. Det er ikke tilstrekkelig å evaluere én enkelt kommunes andel av et samarbeid. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Rune Hegge Postadresse : Postboks 133, 7501 Stjørdal E-postadresse : rune.hegge@varnesregionen.no : postmottak@stjordal.kommune.no Telefon : 74833795 Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsen Blant andre Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har betegnet VR som nasjonalt utstillingsvindu for interkommunale samarbeid. VR har kommet svært langt i å ta i bruk overordnede formelle samarbeid og å ta i bruk bestemmelsene i kommunelovens 28 om vertskommune med politisk nemnd for å løse kommunal tjenesteproduksjon uten formell kommunesammenslåing. Gjennom blant annet arbeidet med kommunereformen i VR er det avdekket at styring og ledelse i komplekse interkommunale samarbeid er krevende når volum på samarbeid og tjenesteproduksjon når et visst nivå. Dette medfører igjen behov for å se på de formelle strukturer som er etablert i et nytt lys. Det er en uttalt målsetting at samarbeidene i VR i denne omgang kun skal evalueres i et overordnet styrings- og ledelsesperspektiv og ikke i forhold til tjenesteproduksjon..
Side 4 Målet for prosjektet er å evaluere dagens modell for styring og ledelse i Værnesregionen og foreslå ny styringsmodell for en fremtidsrettet organisasjon dersom dagens modell vurderes som ikke optimal. I den grad det er mulig skal tidligere gjennomførte evalueringer i Værnesregionen som har relevans for styring og ledelse innarbeides i prosjektet. 1.4 Kontraktens omfang Anskaffelsens omfang følger forskriftens del I, og har etter dette en terskelverdi under kr. 500.000,- eks mva. for varer og tjenester for offentlige anskaffelser og kunngjøres derfor kun til utvalgte leverandører. Aktuelle leverandører bes om å gi pristilbud i norske kroner med mva. spesifisert. Pristilbudet skal omfatte alle leverandørens utgifter knyttet til oppdraget, så som lønn, reiser og ferdig trykte rapporter. Sluttrapport skal tilgjengeliggjøres for oppdragsgiver i redigerbar elektronisk form. 1.5 Kontraktsperiode Oppstart av Prosjektet vil senest være 1. november 2016 og skal avsluttes ultimo februar 2017. 1.6 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet samt: - Kravspesifikasjon - Forprosjektplan 1.7 Kunngjøring Direkte invitasjon sendes aktuelle leverandører 1.8 Tilleggsopplysninger Dersom en leverandør finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Alle skriftlige henvendelser med svar fra oppdragsgiver vil anonymiseres og kunngjøres øvrige leverandører. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig. Skriftlige henvendelser om tilleggsopplysninger og evt. feil merkes «Anbud Evaluering av styring og ledelse i VR» og sende oppdragsgivers kontaktperson per epost. 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig art. Opplysninger om slik rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk til alle aktuelle leverandører.
Side 5 1.10 Tidsplan Planlagt uke Aktivitet Uke 34 Invitasjonen sendt til tilbydere Uke 37 Tilbudsfrist Uke 38 Intervju av leverandører og foreslått prosjektleder Uke 40 Tilbudsevaluering og valg av tilbud Uke 41 Kontraktsinngåelse Uke 43 Oppstart av kontrakt Det understrekes at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 Krav til leverandørene 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest (ikke eldre enn 6 mnd) Merverdiavgiftsattest (ikke eldre enn 6 mnd) Leverandøren skal ha et fungerende HMS-system HMS-egenerklæring 2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Firmaattest 2.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren må ha erfaring med utredninger som er relevante for dette oppdraget, dvs. styring og ledelse i offentlig forvaltning. Det forutsettes at prosjektlederen og prosjektdeltakerne som det framlegges dokumentasjon for skal være nøkkelpersoner i gjennomføringen av oppdraget. Prosjektleder/prosjektdeltakere som omfattes av tilbudet kan kun erstattes med personer med tilsvarende kompetanse. Skifte av personell kan kun skje etter oppdragsgivers samtykke. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 2 år der de aktuelle medarbeiderne har vært prosjektledere eller vært sentrale medarbeidere (oppgi kontaktperson for evt referansesjekk). Opplysninger om kapasitet og kvalifikasjoner (CV) for personer som vil være sentrale i arbeidet med oppdraget. Beskrivelse av organisasjonen til leverandøren og oversikt over eventuelle underleveranser, samt beskrivelse av eventuelle samarbeidsparter/underleverandører sin kompetanse.
Side 6 3 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 3.1 Kravspesifikasjon/leveransebeskrivelse 3.1.1 Generelt om leveransen Se også vedlagte Kravspesifikasjon. Leveransen består av prosjektledelse, utforming av sluttrapport og forslag til ny organisasjonsmodell som sikrer god styring og ledelse i Værnesregionen i henhold til følgende vedtatte mandat og prosjektmål for prosjektet Evaluering av styring og ledelse i Værnesregionen: Mandat - Evaluere dagens modell for styring og ledelse ut i fra prosjektets målsettinger: o o o o Gi rom for handlekraftig og effektiv ledelse sett fra vertskommunens side Gi rom for tilstrekkelige påvirkningsmuligheter for samarbeidskommunene Skape gode delegasjonsrutiner som ikke hindrer den fleksibilitet som skal ligge i bunn i interkommunale samarbeid Sikre demokratisk styring i tråd med kommunelovens bestemmelser - Prosjektet skal munne ut i en sluttrapport og et forslag til evt. ny modell for styring og ledelse i Værnesregionen. Prosjektmål Evaluere dagens styringslinjer og organisasjonsmodell for VR innenfor et vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28 i Værnesregionen, samt å foreslå ny modell for en fremtidsrettet organisasjon. Mål: - Foreslå en styringsmodell som gir vertskommunen mulighet til å utøve en handlekraftig ledelse med nødvendig påvirkningsmulighet i egen organisasjon - Foreslå en styringsmodell som gir samarbeidende kommuner tilstrekkelig innsikt og påvirkningsmulighet overfor vertskommunen. Evaluere politiske og administrative beslutningsprosesser, herunder analyse av rasjonalitet i prosessene, hastighet og forutsigbarhet både for vertskommunen og deltagerkommunene. Evaluere om det legges til rette for demokratiske prosesser og ivaretagelse av autonomien for kommunene. Mål: Foreslå tydelige styringslinjer som er handlekraftige innenfor: - Administrativt, ned til enhetsnivå hvor det skilles mellom vertskommunen og samarbeidende kommuner. - Politisk, opp til den enkelte kommunes øverste politiske ledelse, kommunestyret Etablere gode delegasjonsrutiner som ikke hindrer den fleksibilitet som skal ligge til grunn i interkommunale samarbeid. 3.1.2 Gjennomførings- og leveringstidspunkt Prosjektet skal utføres i perioden 1. november 2016 til 28. februar 2017 og sluttrapport med forslag til modell for styring og ledelse i Værnesregionen legges frem ved prosjektets slutt. Rapporten og prosjektet skal presenteres i Regionrådet av prosjektleder etter dette.
Side 7 3.1.3 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsvilkår. 3.2 Tildelingskriteriene Bare tilbud som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildeling av kontrakt skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterier Vekting 1. Oppdragsløsning 60 2. Pris 30 3. Kompetanse/erfaring 10 fra evaluering av styring og ledelse i offentlig sektor Sum 100 3.2.1 Tildelingskriterium 1 - Oppdragsløsning Oppdragsgiver ønsker en operasjonalisering av hvordan leverandøren vil løse oppdraget. Det legges vekt på: Hvordan tilbudet har besvart de sentrale elementene og problemstillingen i kravspesifikasjonen, samt de avgrensninger og forutsetninger som er satt som ramme for oppdraget. Leverandørens evne til å tilnærme seg oppdraget på en prosessuell og veiledende måte som skal bidra til læring for deltakere, læring mellom aktører og ulike forvaltningsnivå (lokalt/regionalt og nasjonalt) inkludert læring for andre kommuner/regionsamarbeid. Leverandøren må oppgi kilder/informantgrupper som antas benyttet i oppdragsløsningen, samt grunngi hvorfor disse er valgt. Leverandøren må også gi en beskrivelse av opplegg for erfaringsutveksling og delrapporter samt gi en beskrivelse av sluttleveransen, jfr. vedlegg 1 Kravspesifikasjonen. Som grunnlag for tildelingskriterium 1 vurderes leverandørens beskrivelse av valgt løsning av oppdraget kvalitativt sammen med påfølgende intervju hvor leverandørens prosjektleder og evt. andre sentrale prosjektmedarbeidere skal delta. På grunn av prosjektets tidsbegrensning er det avgjørende at prosjektansvarlig, kontaktperson og leverandørens prosjektleder/-medarbeidere kommuniserer godt. 3.2.2 Tildelingskriterium 2 - Pris Pris vil bli vurdert ut fra hva som iht. vedlagte kravspesifikasjon vil bli levert innenfor rammen. Pris skal oppgis som totalkostnad for prosjektet hvor mva. synliggjøres. Pris skal inneholde alle leverandørens kostnader i henhold til konkurransegrunnlagets pkt. 1.4.
Side 8 3.2.3 Tildelingskriterium 3 - Kompetanse Leverandørens erfaring med tilsvarende utredninger ut over minimumskrav gir tillegg etter de kriteriene for utvelgelse og ellers med følgende vektlegging: Oppdragsgiver vil vektlegge at arbeidet skal ledes, og analysearbeidet utføres av personer med høy relevant kompetanse, helst også med realkompetanse fra lignende oppdrag. Tilbudet skal oppgi en oversikt over hvor mange arbeidstimer som er lagt inn i tilbudet, samt et anslag på hvordan dette fordeler seg mellom nøkkelpersoner, og eventuelt andre bidragsytere. Oppdragsgiver ser positivt på et eventuelt samarbeid mellom flere miljø. 4 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud 4.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsens anslåtte verdi er under den nasjonale terskelverdi på kr 500 000 ekskl. mva. og er fritatt fra kunngjøringsplikten. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. 4.2 Anbudskonkurranse Konkurransen vil bli gjennomført som en begrenset anbudskonkurranse. Forhandlinger er ikke tillatt. Leverandøren oppfordres til å gi sitt beste tilbud. 4.3 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. Offentleglova av 19.05.2006 nr. 16 23 inntil valg av leverandør er bestemt. Leverandørene skal også levere en utgave av eget tilbud hvor det som anses å være leverandørens forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 4.4 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 4.5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudet skal være skriftlig, datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Det skal leveres tilbud sammen med èn kopi i lukket forsendelse, enten direkte eller per post. Kopi av tilbud hvor leverandørens forretningshemmeligheter er sladdet skal leveres i tillegg
Side 9 til det ovenstående. Det skal leveres elektronisk kopi av tilbudet på et vanlig elektronisk lagringsmedium. Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: - Virksomhetens navn - Adresse - Organisasjonsnummer - Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer - Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet. Tilbudet skal merkes Anbudskonkurranse Styring og ledelse i VR, og sendes/leveres til: Værnesregionen v/rune Hegge c/o Stjørdal kommune Postboks 133, Kjøpmannsgt. 9 7501 Stjørdal Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudet skal besvares i følgende rekkefølge: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punktet. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering framgå. 2. Prosjektbeskrivelse som angitt i kravspesifikasjonen. Følgende skal vedlegges tilbudsbrevet 1. Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt og arbeidsgiveravgift fra kemner/kommunekasserer (ikke eldre enn 6 mnd) 2. HMS-egenerklæring 3. Dokumentasjon på leverandørens juridiske stilling (firmaattest) 4. Faglige kvalifikasjoner Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 4.6 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til aktuelle punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet, jf. omtalen i punkt 2.4. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser.
Side 10 4.7 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom - Tilbudet avvises - Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet. 4.8 Alternative tilbud og minstekrav Alternative tilbud aksepteres ikke. 4.9 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget hvis dette ikke er eksplisitt nevnt i konkurransegrunnlaget. 4.10 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg tilbudet i 30 dager regnet fra tilbudsfristens utløp. 4.11 Tilbakekalling eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristen løper ut. Tilbakekalling av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav. 4.12 Kostnader Leverandøren svarer selv for kostnader i forbindelse med utarbeiding, levering og oppfølging av tilbudet. 4.13 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 5 Vedlegg Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Vedlegg 2 Forprosjektplan Vedlegg 3 Kontraktsvilkår