1 Til seksjonseierne i Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2013. Styret håper du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 Innkalling til ordinært sameiermøte 2014 Ordinært sameiermøte i avholdes onsdag 19. mars 2014 kl. 1800 i OBOS lokaler, Hammersborg torg 1. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og minst en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR 2013 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Avstengning av betongdekket mellom bygg A og bygg C B) Investering i fjernavleser til fjernvarmeanlegget C) Pergola til townhouse og takterrasser D) Utredelse for støyskjerming mot t-banen og jernbanen. Innkomne forslag er tatt inn i et eget vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 2 styremedlemmer for 1 år D) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år E) Valg av valgkomité, 2-3 personer F) Valg av miljøkomité, 2-3 personer Oslo, 3. mars 2014 Styret i Amund Balke Hveem/s/ Kine Halvorsen Hjelkerud/s/ Junhui Jiao/s/ Katrine Kristiansen/s/ Petter Thune-Larsen/s/
3 ÅRSBERETNING FOR 2013 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Styret Leder Amund Balke Hveem 2013-2014 Styremedlem Kine Halvorsen Hjelkerud 2013-2014 Styremedlem Junhui Jiao 2013-2014 Styremedlem Katrine Kristiansen 2013-2014 Styremedlem Petter Thune-Larsen 2013-2014 Varamedlem Hanne Dotterud Leiren 2013-2014 Varamedlem Jørn Ourom 2013-2014 Styret består i dag av 3 kvinner og 2 menn. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet som består av 158 seksjoner, er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 811954802, og ligger i bydel 3 Sagene i Oslo kommune. Adresse: Hans Nielsen Hauges Gate 37 A-G Gårds- og bruksnummer: 79-104 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS.
4 Styrets arbeid i perioden 2013/14 Sameiets første styre ble valgt på ekstraordinært sameiermøte 20. februar 2013. Styrets arbeid startet etter at de første flyttet inn tidlig i mars. Styret har bestått av de samme personene i hele perioden. Det ble gjennomført 13 styremøter i 2013, og hittil i år har det vært 4 styremøter. Det har vært skriftlig innkalling via epost med oppsatt dagsorden, og det er skrevet møtereferat fra møtene. Første varamann har deltatt på de fleste styremøtene. Det har også vært flere arbeidsmøter og møter/ besiktigelser med byggherre og entreprenør. Oppfølging av feil og mangler i fellesområder og boligseksjonene Styret har hatt svært mange oppgaver dette første året som er knyttet til at byggene er nye. Entreprenør har nå rettet opp mange av feilene/ manglene på fellesområdene, men det foreligger fortsatt en liste på utestående punkter. Det har vært relativt mange saker i forbindelse med feil og hærverk på låser, samt mangler med elektroinstallasjoner. Styreleder har deltatt på flere befaringer ved overtakelser av fellesområdet, og vi jobber fortsatt opp mot AS Ing. Gunnar M Backe (GMB) med diverse utbedringer som skal foretas. Vi har også benyttet ekstern ekspertise ved gjennomgang av fellesområdene. Se mer informasjon i tilleggsinformasjon om sameiets drift. Avtaler Styret har inngått en rekke avtaler for sameiet, blant annet vaktmestertjenester, renhold, parkeringsvakt og vektertjenester. Noen avtaler ble opprinnelig inngått med utbygger, og er overtatt av sameiet. Oversikt med kontaktinformasjon til disse viktige leverandører er plassert i alle oppgangene, og finnes tilgjengelig på websidene. Beboerinformasjon kontakt med sameiere Det er regelmessig blitt sendt ut informasjonsskriv til sameiere og de aller fleste leietakere via epost (kun en sameier har ikke epost, og får dette i postkassen). Viktig informasjon er også lagt ut på sameiets hjemmeside (www.torshovdalen1.no). Det er nedlagt mye arbeid i å skaffe epost-adresser og telefonnummer til seksjonseiere og leietakere. Styret har besvart en rekke henvendelser mottatt på epost, og vår styreportal har blitt et viktig redskap i kontakten med beboere. Det har også vært mange henvendelser per telefon, og vi har etter beste evne forsøkt å gi generell rettledning og henvisninger til leverandører, entreprenør etc. Sikkerhet Styret har som nevnt over inngått avtale med et vekterfirma for kontroll av fellesområdet. Det er også blitt investert i videoovervåking av garasjeanlegget etter at vi opplevde flere innbrudd i biler. Etter at videokameraene kom på plass, er det bare rapportert et nytt tilfelle av bilinnbrudd og tyven ble fanget på tape. Det er ellers rapportert ett tyveri fra sykkelboden, ett innbrudd i bod og innbrudd i styrets bod. Det nye styret bør vurdere ytterligere tiltak for å trygge sikkerheten i sameiet.
5 Andre saker styret har arbeidet med: Oppfølging av vaktmester- og renholdstjenester (ISS) og renovasjonsetaten Kontakt med forretningsfører (OBOS) Solskjermingsløsninger Ordning med parkeringsbevis for gjesteplasser Klager på brudd på husordensregler Klager på feil ilagte parkeringsgebyrer Forsikringsspørsmål Julegrantenning med sosial tilstelning Nye lysmaster på baksiden av bygget (ved parkeringsplasser mot T-banen) Diverse driftsmessige feil bl.a. med heiser og garasjeport. Kommende styreperiode Etter planen skal Torshovdalen 2 ha overtakelser ved påsketider. Innen august 2014 skal barnehagen være ferdig, og brakkene og anleggsveien blir fjernet. Ettårsbefaringer vil finne stede de nærmeste ukene både for seksjonseiere og for fellesområdene. Det er viktig at alle feil og mangler blir påpekt slik at de raskt kan bli utbedret. Garantien for reklamasjoner på skjulte feil gjelder imidlertid i 5 år. Styret vil samarbeide med GMB om å lage en vedlikeholdsplan for fellesareal. Det vil også legges vekt på å engasjere beboere til å delta på dugnader og i «miljøkomiteen» hvor fokus er å holde orden på fellesområdene og skape et hyggelig bomiljø. Noen saker som bør drøftes av det nye styret: Oppfølging av 1-års-befaringen (feil/mangler som gjelder mange leiligheter eller fellesområder) HMS-plan for sameiet Samarbeid med styret i Torshovdalen 2 sameie Endelig etablering av garasjesameie (felles for begge sameiene) Vårrengjøring generelt, og av utvendig balkongglass spesielt Skifte av tjenesteleverandør for renhold Tiltak for å bedre utemiljøet på fellesområder. Få i gang arbeidet til miljøkomiteen med dugnader og miljømessige tiltak.
6 ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kommentarer til årsregnskap for 2013 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2014. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2013 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2013 var til sammen kr 3 298 849. Kostnader Driftskostnadene i 2013 var på kr 2 431 965. Resultat Årets resultat på kr 870 358 foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2013. Arbeidskapital er sameiets tilgjengelige midler, og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2013 er kr 870 358. Neste års budsjett er nærmere omtalt under avsnittet Budsjett for 2014. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2013 som påvirker regnskapet i vesentlig grad.
7 KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2014 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2014. Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften øker med 3,5 %, mens renovasjonsavgiften øker med 8 %. Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som for 2013. Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for fastsettelse av felleskostnader for 2014 som vil forbli lik felleskostnadene i 2013. I budsjettet er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, 3. mars.2014 Styret i Amund Balke Hveem/s/ Kine Halvorsen Hjelkerud/s/ Junhui Jiao/s/ Katrine Kristiansen/s/ Petter Thune-Larsen
8
9
10 RESULTATREGNSKAP 06.03.13-31.12.13 Regnskap 2013 Budsjett 2014 2 3 3 293 299 5 550 3 298 849 4 172 412 0 4 172 412 4-6 056-165 400-12 938-441 889-237 981-663 090-131 900-308 371-464 340-2 431 965-9 000-200 000-15 000-500 000-375 000-700 000-300 000-445 000-831 000-3 375 000 866 884 797 412 3 493-20 3 473 0 0 0 ÅRSRESULTAT 870 358 797 412 Overføringer: Til opptjent egenkapital 870 358 Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER 5 6 7 8 DRIFTSRESULTAT Finansinntekter 9 Finanskostnader 10 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER
11 BALANSE Note 2013 EIENDELER OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS-banken/OBOS SUM OMLØPSMIDLER 17 876 275 882 1 868 479 2 162 237 11 SUM EIENDELER 2 162 237 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL 870 358 870 358 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Brenselsavregning Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD 121 713 234 417 150 930 784 819 1 291 879 12 13 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 2 162 237 Pantstillelse Garantiansvar 0 0 0 0 OSLO, 3.mars 2014 STYRET FOR TORSHOVDALEN 1 SAMEIE AMUND BALKE HVEEM/S/ KINE HALVORSEN HJELKERUD/S/ KATRINE KRISTIANSEN/S/ JUNHUI JIAO/S/ PETTER THUNE-LARSEN/S/
12 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak.. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid.. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene.. ANTALL ANSATTE Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Det har heller ikke vært utbetalt styrehonorar. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Parkering Startkapital Felleskostnader Næring - ikke fakturert Felleskostnader Kabel-TV SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Utrykkningsgebyr brannvesen Opprydning reskontro Leie av p-plass Portåpner SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 6 056. 149 406 548 821 102 494 2 182 658 309 920 3 293 299 4 059 41 500 950 5 550
NOTE: 5 KONSULENTHONORAR OPAK AS OBOS Eiendomsforvaltning AS Andre konsulenthonorarer SUM KONSULENTHONORAR 13-6 836-5 214-888 -12 938 NOTE: 6 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold garasjeanlegg Egenandel forsikring SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -361 694-5 405-18 750-33 271-4 059-15 710-3 000-441 889 NOTE: 7 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER -451 979-211 111-663 090 NOTE: 8 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Vakthold Renhold ved firmaer Snørydding/gressklipping Andre fremmede tjenester Trykksaker Møter, kurs, oppdateringer mv Andre kostnader tillitsvalgte Andre kontorkostnader Porto Bank- og kortgebyr Velferdskostnader SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -7 381-5 576-136 415-43 125-197 884-45 961-3 593-714 -1 000-4 300-2 894-648 -1 471-13 379-464 340 NOTE: 9 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken/OBOS Renter av for sent innbetalte felleskostnader SUM FINANSINNTEKTER 3 132 361 3 493
14 NOTE: 10 FINANSKOSTNADER Andre rentekostnader SUM FINANSKOSTNADER -20-20 NOTE: 11 KORTSIKTIGE FORDRINGER Hafslund Varme AS 59 922 Ikke fakturerte felleskostnader - Næring 102 494 Andre forskuddsbetalte kostnader (vil bli kostnadsført i 2014) 113 467 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 275 882 Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2014, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i 2014. NOTE: 12 BRENSELSAVREGNING Akonto innbetalt Fjernvarme kostnader SUM BRENSELSAVREGNING NOTE: 13 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Kommunale avgifter - påløpte kostnader Backe Prosjekt AS - påløpte kostnader Dette beløpet gjelder et krav vedr. strøm for 2013 Hafslund - påløpte kostnader SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -854 079 703 148-150 929-450 000-297 000-37 819-784 819
15 GODTGJØRELSE TIL STYRET I forbindelse med s første sameiermøte i 2013 ble det foreslått en sum til styrehonorar i budsjettet som ble vedtatt. I ettertid har styret sett at denne summen er for lav i forhold til jobben som kreves av et styre i et nytt sameie. Arbeidsmengden styret har hatt siden overtakelse med blant annet befaringer, klager og reklamasjoner, overtakelser av bygg, fellesarealer og uteområdene samt garasjeanlegget har tatt veldig mye tid. Det var også få service- og vedlikeholdsavtaler som var inngått før overtakelse og mye arbeid ble lagt ned på å få alle disse avtalene på plass. I tillegg kommer selvfølgelig de faste arbeidsoppgavene for styret. Normalt er styrehonorar i et sameie/borettslag på kr 1.000-2.000 per leilighet mens budsjettet for vårt sameie p.t. er kr 960 per leilighet. Styret foreslår derfor at styrehonoraret settes til kr 230.000, noe som tilsier kr 1.500 per leilighet. Budsjettet vedtatt på konstituerende sameiermøte var kr.150.000.
16 Orientering om sameiets drift Styret Styret har epost: torshovdalen1@styrerommet.net. Se også sameiets hjemmeside på www.torshovdalen1.no for informasjon. Vaktmestertjenester Sameiet har avtale om vaktmestertjenester med ISS som kan kontaktes på telefon 05155. Vaktmester skal være på befaring hos oss 3 ganger i uken, normalt mandag, onsdag og fredag. Dersom ikke annet er avtalt med styret på forhånd, må seksjonseier påregne å måtte betale for tjenesten selv, om de kontakter ISS. Vektertjenester Sameiet har avtale med Norsk vektertjeneste om vakthold. Dersom seksjonseier har behov for assistanse kan vektertjenesten kontaktes på 22 20 70 00. Parkering og parkeringskontroll Det er mulighet for kjøp og leie av garasjeplass i sameiet gjennom Backe. Sameiet har gjesteplasser i garasjen som kan benyttes iht sameiets regler og skilting. Vi har ingen gjesteplasser utendørs, men næringsdelens (Rema 1000 m.fl.) plasser kan benyttes utenom butikkens åpningstid. Sameiet har også mulighet for parkering av motorsykler i garasjeanlegget som leies ut etter venteliste. Beboere som ønsker plass kan ta kontakt med styret på epost. Sameiere som eier parkeringsplasser de ikke benytter selv, kan leie ut plasser til andre beboere, men ikke til personer som ikke bor i sameiet. Sameiet og Rema 1000 har nå avtale med P-Service AS (har nylig overtatt virksomheten A1 Security AS) om kontroll av parkeringsregler. Da vi foreløpig vet lite om dette selskapet, bør styret gjøre en ny vurdering av avtalen. Nøkler /postkasseskilt/ ringetablå Nøkler og låsesylindere kan bestilles hos Anne Marie Tuft hos OBOS Eiendomsforvaltning via e-post: anne.marie.tuft@obos.no. Se også sameiets websider. Skilt til postkasse skal ha standard format som bestilles hos f.eks. Posten. Styret vil i løpet av mars/ april sørge for at alle skilt som ikke følger standarden blir byttet ut. Ønske om endring av navn på navneliste ved ringeklokker, sendes styret per epost. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i If Skadeforsikring med polisenummer 621632. Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal beboer sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar.
17 Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Kabel-TV og bredbånd Sameiet har avtale med Canal Digital. Feil ved TV-signaler og Canal Digitals tjenester må tas opp direkte med Canal Digital. Dersom det er mangler på avtalte tjenester som er inkludert i felleskostnadene, bør styret varsles. Avtale om leveranse av elektrisk kraft Sameiet får levert elektrisk kraft og fjernvarme fra Hafslund. ISS overvåker vårt sentrale driftssystem, og skal ta aksjon eller kontakt med Hafslund om det oppstår problemer som er knyttet til vårt eget anlegg. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Røykvarslere i leiligheter Et stort antall røkvarslere med feil måtte byttes ut 2013. Dette ble gjort relativt raskt og effektivt. Har du ikke fått nye røykvarslere, og opplever at det av og til uten grunn kommer pipelyder fra dem, bør dette rapporteres som reklamasjon og føres på listen over mangler til ettårsbefaringen. Renovasjon Det har vært en del innkjøringsproblemer med renovasjon, spesielt i forbindelse med papiravfall. Dette har bedret seg betraktelig, og vi håper det blir enda bedre når byggetrinn 2 er ferdig. Hver enkelt beboer må påse at kartong/emballasje blir kuttet i småbiter, slik at ikke tetter seg i nedkastet søppelbeholderne. Renovasjonsetaten har regler som tilsier at vi ikke kan ha større åpninger. Andre feil Per 1. mars har vi noen rapporterte feil som må følges opp i tiden som kommer: Baderom der feil med spotlights ennå ikke er utbedret Vannlekkasjer rundt søylehoder på balkonger Feil i masteroppsett av fjernvarmen (noen rom blir aldri varme nok?) Feil med lyssensorer i trappehus/ ganger Feil med låsesylindere inngangsdører
18 INNKOMNE FORSLAG A. Avstengning av betongdekket mellom bygg A og bygg C B. Investering i fjernavleser til fjernvarmeanlegget C. Pergola til townhouse og takterrasser D. Utredelse for støyskjerming mot t-banen og jernbanen. Se separat bilag
19 Forslag 1 til ordinært sameiermøte 19. mars i Forslag til avstenging av betongdekket «Parkalléen» og fartsdumper i vei mellom Nordre Torg og Søndre Torg Nordre Søndre Forslag til plassering av bom Forslag til fartsdumper Begrunnelse for forslaget Parkalleen er «gaten» mellom A, B og C1-bygget på den ene siden, og C2, townhouserekken og D-bygget på den andre siden. Området er definert som fotgjengerområde, og ligger i direkte tilknytning til våre egne grøntområder og lekeområdene. Det er i dag innkjøring, gjennomkjøring og parkering forbudt på området, med unntak for helt nødvendig kjøring1. Dette forbudet brytes av alt for mange. Noen biler kjører også for raskt, og er en fare spesielt for barn. Vi ønsker at barna i sameiet skal kunne ferdes trygt på dette området. Det er også et problem for noen leiligheter at det er støy fra biler på sen kveld og om natten. Til høsten åpner barnehagen. Dette vil øke biltrafikken til Søndre Torg tidlig morgen og på ettermiddagen. Vi må unngå at de som bringer og henter barn kjører gjennom Parkalléen. Styret foreslår fysisk avstengning av området, for å sikre trygghet, nattero og mulighet for å gjøre området til et mer attraktivt uteområde for alle beboere. Vi foreslår bruk av en enkel, manuell og låsbar bom. Elektroniske bommer vil være betydelig mer utsatt for hærverk og misbruk som medfører ekstra driftskostnader. Man kan kjøre til alle innganger uten bom, men gjennomkjøring er ikke mulig for andre enn utrykningskjøretøy o.l. (bom kan åpnes ved bruk av spesialnøkkel). Ingen beboere skal ha behov for å åpne bommen. 1 Se mer informasjon i sameiets parkeringsbestemmelser: http://web4.herborvi.no/7277/arch/_img/9157281.pdf
20 Plassering Bom plasseres rett etter oppgang B i retning fra A-bygget. Vi har sjekket ut at plassering ikke er til hinder for brannvesenets stigebiler. Mest aktuelle bomtype Manuel bom med lås, evt to typer lås, Sameiets «vaktmesternøkkel» og Oslo-nøkkel (brukes av utrykningskjøretøy mm). Bredde 3,2 3,6 meter. For å komme til B-inngangen kan man kjøre korteste vei forbi A-inngangen, og man må kjøre samme vei ut igjen. Samme regler som i dag for innkjøring og parkering. Det er kun ved helt nødvendig kjøring det er tillat å kjøre inn til inngangen. Taxier som ikke frakter bevegelseshemmede, budbiler etc anses ikke som nødvendig kjøring. Området mellom B og C skal være et helt bilfritt område. Området mellom A og B skal være så bilfritt som mulig, med meget begrenset kjøring fram til B-inngangen. Fartsdumper: Foreslås anlagt 3 steder mellom hjørne av D-blokken (37F) og hjørnet av C2-blokken (37G). Forslagsstiller: Styret Forslag til vedtak Årsmøtet gir styret gis fullmakt til å få montert bom og fartsdumper iht ovennevnte forslag.
21 Forslag 2 til ordinært sameiermøte 19. mars i Investering i fjernavlesing av måler for forbruk av fjernvarme og vannforbruk per seksjon Det er installert målere for forbruk av fjernvarme, varmtvann og kaldtvann i alle leiligheter. Dette er primært gjort for at man skal kunne fordele kostnader ut fra forbruk, og ikke basert på kvadratmeter eller en definert seksjonsbrøk som brukes i andre sammenhenger. I 2013 har alle betalt et anslått a-konto beløp, definert ut fra nøkkeltall som ble bestemt av byggherre. Styret har innhentet 2 tilbud på fjernavlesing. Det rimeligste tilbudet er fra Ista AS som har levert målersystemet til sameiet. Det andre tilbudet var fra Inergi AS som leverer målere til byggetrinn 2. Det må installeres en modul som fanger opp målerstand fra eksistrenede målere for energi- og vannmåling i hver leilighet, samt 2 radiomoduler. Alt vil bli montert i dagens målerkabinetter. I tillegg vil det totalt være 15 konsentratorer i oppgangene. Disse fanger opp radiosignalene fra leilighetene, og sørger for at målerstand daglig sendes til sentral server vi Internett. Begrunnelse Det er uansett behov for å gjøre en avlesing av alle målere så snart det er praktisk mulig. Erfaringer fra andre sameier/borettslag viser at en løsning med bare selvavlesing fungerer dårlig. Vi vil derfor være avhengig av en ordning, der også vaktmesterfirma eller målerleverandør gjør avlesinger. Fjernavlesing vil være mye mer effektivt, gir bedre løpende oppfølging og vil på sikt ikke være vesentlig dyrere enn en manuell avlesing. Vi viser til tilleggsinformasjon som er mottatt fra leverandør på neste side. Kostnader Tilbudspris: kr 255.875.- Budsjettforslag: kr 273.600 = kr 1.800 per leilighet. Årlige kostnader: kr 320 per leilighet. Dekkes inn av ordinære felleskostnader. Forslagsstiller Styret Forslag til vedtak Styret gis fullmakt til å anskaffe system for fjernavlesing av fjernvarmeenergi og vannforbruk. Avlesing for avregning av fjernvarmekostnader fra overtakelse gjøres ved montering.
22
23 Forslag 3 til ordinært sameiermøte 19. mars i Forslag om tillatelse for Pergola-løsning for townhouse og takterrasser Bakgrunn for forslag Flere av eierne av seksjoner med takterrasser ønsker å gå til anskaffelse av solskjerming på disse. Vanlige markiser anses ikke som tilstrekkelig ifht vind og vær, samtidig som det flere steder heller ikke vil være estetisk passende. Styret foreslår at disse seksjonene får tillatelse til å ha pergolaløsninger på sine terrasser. ligger bra plassert med hensyn til solforhold. Dette var grunnen til at styret valgte å tillate markiser på balkongene, da det ble vurdert i fjor. «Screens» alene skjermer bare for sola inne i leilighetene og ikke på selve balkongen. Etter grundig gjennomgang med både arkitekter og solskjermings-leverandør, ble det valgt en løsning som står i stil med resten av arkitekturen. De vanlige markisene vil ikke være like praktiske eller estetisk passende på takterrassene, da de varierer mye mer i både størrelse og fasong. På de fleste takterrassene er det til tider kraftig vind, og med åpen plass på 30-70 kvm blir disse terrassene langt mindre brukervennlige enn balkongene som er bedre skjermet. For at eierne av seksjoner med terrasse skal få bedre mulighet til å utnytte disse, har styret derfor gjort grundige undersøkelser på alternative løsninger som både er praktisk og estetisk passende til arkitekturen. Valget har falt på Palmiye som leverer løsninger både til privat- og bedriftsmarkedet. Søknad til Oslo kommune, Plan- og Bygningsetaten Søknad om fasadeendring må sendes til Plan- og Bygningsetaten. Det er også krav om nabovarsel til tilgrensende eiendommer. Søknad er utformet, og vil bli sendt inn i nærmeste framtid. Sameiet står som søker, men leverandør vil stå for det praktiske. Varsling av nærmeste naboer i sameiet Dersom det er naboer som får sine solforhold eller utsikt vesentlig påvirket av pergolaløsningene, skal disse få anledning til å uttale seg om planene. Dette omfattes ikke av det kommunale nabovarselet, og må håndteres av sameiets styre og evt. sameiermøtet. Forslagstiller: Styret *) Forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner at eiere av store terrasser kan sette opp pergola markiseløsninger. Godkjennelse av Plan- og Bygningsetaten forutsettes. Markisene skal ha samme type duk og samme farge på stolper/rammeverk. Markisen skal ikke i vesentlig grad hindre utsikt eller begrense solforhold for naboer i sameiet. Alle kostnader i forbindelse med søkeprosess, prosjektering og praktisk utførelse skal dekkes av de enkelte søkerne. Styret kan vedta nærmere retningslinjer. *) Ved behandling i styremøte, meldte styreleder og ett styremedlem seg inhabile. De har bekreftet at de ønsker å anskaffe pergolamarkiser om det godkjennes.
24 Illustrasjon 1: Fargevalg på disse er ikke riktig. Det planlegges grå duker og hvite stolper
Illustrasjon 2 og 3: 25
26 Forslag 4 til ordinært sameiermøte 19. mars i Støyskjerm mot t-bane og tog Backe har gjennomført støymålinger. Konklusjonen var at «støynivået» ikke kvalifiserer til støyskjerm ut fra de regler som gjelder for nybygg i Oslo. Vi ønsker likevel at styret/sameiermøtet vurderer dette igjen. Støyen fra t-bane og tog er både sjenerende og lite hyggelig, ikke minst på kveldstid, nattetid og tidlig morgen. Det går av og til utover nattesøvnen til flere beboere. Togene dunker forbi og «hylet» fra t-banen er plagsomt for mange. Synet av skinnegang og t-banestasjon er heller ikke særlig pent. Flere av bolighusene langs t-banen (retning Storo/Nydalen) har støyskjermer. Vi mener at Torshovdalen 1 sameie bør ha det samme. Forslag til vedtak: Styret utreder alternative muligheter for å få satt opp en støyskjerm mot jernbane og/eller t-bane. Dette gjøres i samarbeid med en prosjektgruppe bestående av 2-3 personer blant de som er mest berørt av dagens støy. Disse velges på sameiermøtet i forbindelse med behandlingen av forslaget. Det forutsettes at det innkalles til et ekstraordinært sameiermøte for å beslutte tiltak som medfører større kostnader for sameiet. Forslagsstillere: Henrik og Mette Øinæs Habberstad Epost:henrik.habberstad@me.com> Styrets innstilling: Styret støtter forslaget Amund Hveem Styreleder