Prosjektrapport i fag TDT 4290 Kundestyrt prosjekt. MIS for IME. Forprosjekt. Gruppe 10

Prosjektrapport i fag TDT 4290 Kundestyrt prosjekt MIS for IME Forprosjekt Gruppe 10 Marit Agner Ingvild Grande Belling Tor Martin Brekkeflat Leif Hamang Bru Bård Terje Fallan Tor Nordseth Erik Rød

Innholdsliste INNHOLD Forord Sammendrag Prosjektdirektiv Forstudie Kravspesifikasjon Konstruksjonsspesifikasjon Implementasjonsdokumentasjon Testdokumentasjon Prosjektevaluering MIS for IME - forprosjekt

Forord FORORD Denne rapporten er et resultat av arbeidet til gruppe Kpro10 i faget TDT4290, Kundestyrt Prosjekt ved Institutt for Datateknikk og Informasjonsvitenskap, NTNU. Kunden i prosjektet var Fakultetet for Informasjonsteknologi, Matematikk og Elektroteknikk, NTNU. IME-fakultetet produserer og lagrer data i sentrale databaser, men har ikke tilgang til de samme data i en form som kan brukes uten omfattende tileggsarbeid. De ønsket derfor en dokumentasjon på at det er mulig å realisere et system som gir løpende tilgang til data fra databasene gjennom et webgrensesnitt, samt en prototyp som vister at metoden er realiserbar. Prosjektet ble gjennomført høsten 2003. Det har vært et spennende, men tidkrevende prosjekt. Vi synes det er positivt at vi allerede som studenter får sjansen til å jobbe med en reell oppdragsgiver. Omfanget og arbeidsmengden på prosjektet har vært stort, så godt samarbeid innad i prosjektgruppen har vært helt avgjørende. Vi synes prosjektet har gitt oss god erfaring i teamarbeid. Vi vil gjerne takke kunden vår IME-fakultetet ved Erling Hagen for et godt samarbeid. Erling Hagen har vært positiv og hjelpsom gjennom hele prosjektet. Vi vil også takke hovedveileder Sari Hakkarainen og hjelpeveileder Erlend Wathne Oftedal for konstruktive tilbakemeldinger og god veiledning på prosjektstyring. Gruppen har også vært i kontakt med et stort antall tilsatte ved NTNU og vil takke for deres imøtekommenhet og hjelpsomhet. NTNU, Trondheim, 11.11.2003. Marit Agner Ingvild Grande Belling Tor Martin Brekkeflat Leif Hamang Bru Bård Terje Fallan Tor Nordseth Erik Rød MIS for IME - forprosjekt

Sammendrag SAMMENDRAG På oppdrag fra IME-fakultetet ved NTNU, har gruppen fått i oppgave å lage en dokumentasjon på at det er mulig å realisere et system som gjennom et webgrensesnitt gir fortløpende tilgang til data fra de sentrale databasene ved NTNU. Denne dokumentasjonen skal følges opp av en prototyp som viser at den foreslåtte løsningen er realiserbar. Prosjektrapporten er inndelt i ulike dokumenter. Prosjektdirektivet utgjør den første delen. Dette dokumentet ble skrevet under planleggingsfasen og inneholder en oversikt over det som kommer senere i prosjektet. Etter prosjektdirektivet kommer forstudiet. Her blir prosjektets bakgrunn og dagens situasjon blir beskrevet og vurdert, før det til slutt følger en presentasjon og en inngående vurdering av morgendagens løsninger. I kravspesifikasjonen blir de funksjonelle og ikke-funksjonelle kravene til prototypen presentert. Deretter følger konstruksjonsspesifikasjonen som beskriver den detaljerte planen for hvordan kravene i kravspesifikasjonen skal implementeres. Implementasjonsrapporten, som er neste del, beskriver hva som til slutt ble implementert. Denne inneholder blant annet en beskrivelse av programstrukturen og en modell over den endelige databasen. Implementasjonsrapporten etterfølges av en testrapport. Dette er en plan over hva som skal testes i prosjektet, samt en logg over de utførte testene. Rapporten avsluttes med en evaluering av prosjektet, der de ulike delene av prosjektarbeidet blir evaluert. Gruppemedlemmene vurderer her hvordan de har jobbet sammen, hvilke mål som er nådd, i tillegg til at det faglige opplegget rundt prosjektet blir vurdert. MIS for IME - forprosjekt

Prosjektdirektiv 1 PROSJEKTDIREKTIV MIS for IME - forprosjekt

Prosjektdirektiv SAMMENDRAG For at prosjektet skal tilfredsstille kunden, fakultetet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk (IME), sine ønsker med engasjementet, er det viktig å ha klargjort hvilke mål prosjektet skal ha. Foruten et mål vil ikke prosjektet kunne gjøre noen nytte. Derfor er det i prosjektmandatet satt opp et kunden ønsker en dokumentasjon på de hindre som måtte forekomme for å utvikle og innføre et informasjonssystem på IME. Systemet skal gjennom universitetets datanettverk formidle sentralt oppbevarte data til ansatte ved IME. I tillegg skal det lages en prototyp som viser at et slikt sytem teknisk vil være mulig å lage. Prosjekt skal bestå av 2170 timeverk, fordelt på prosjektgruppens syv personer. Prosjektet begynte 19. august 2003, og skal være ferdig 13. november samme år. Denne perioden er fordelt på åtte faser: 1. Planlegging 2. Forstudie 3. Kravspesifikasjon 4. Konstruksjon 5. Implementasjon 6. Testing 7. Evaluering 8. Presentasjon og demonstrasjon Til hver fase er det én hovedansvarlig. I tillegg er det definert andre ansvarsområder innen prosjektledelse, som gruppemedlemmene har delt seg imellom. Prosjektgruppen skal i starten av prosjektperioden ha ukentlige møter med kunden. Etter hvert skal dette gjøres etter behov. Kunden skal ha innkallelse innen klokken 12 dagen før møtet, og referat innen 24 timer etter møtet. Prosjektgruppen har to veiledere, Hovedveileder S. Hakkarainen og hjelpeveileder E. W. Oftedal. Prosjektets status skal ukentlig rapporteres til hovedveileder, som skal overvåke fremdriften i prosjektet. MIS for IME - forprosjekt

Prosjektdirektiv Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 1 2 Prosjektmandat... 3 2.1 Prosjektnavn... 3 2.2 Prosjektsponsor... 3 2.3 Interessenter... 3 2.4 Bakgrunn for prosjektet... 3 2.5 Effektmål... 3 2.6 Resultatmål... 3 2.7 Prosjektets omfang... 4 2.8 Rammebetingelser... 4 2.9 Økonomi... 4 2.10 Tid... 4 3 Prosjektplan... 5 3.1 Faser... 5 3.2 Detaljert faseplan... 6 4 Organisering... 11 4.1 Ansvarsfordeling... 11 4.2 Rollebeskrivelser... 12 5 Maler og standarder... 15 5.1 Maler... 15 5.2 Standarder... 15 6 Prosjektoppfølging... 21 6.1 Interne prosjektmøter... 21 6.2 Intern rapportering... 21 6.3 Statusrapportering... 21 6.4 Veiledermøter... 22 6.5 Risikofaktorer... 22 6.6 Konflikthåndtering... 23 7 Kvalitetssikring... 25 7.1 Rutiner i forhold til kunden... 25 7.2 Rutiner i forhold til veilederen... 26 7.3 Responstider internt i gruppen... 27 7.4 Rutiner for godkjenning av fasedokumenter... 27 8 Ordliste... 29 Vedlegg A: Interessenter... 31 Vedlegg B: Første prosjektplan... 33 Vedlegg C: Endelig prosjektplan... 35 Vedlegg D: Maler... 37 Vedlegg E: Veiledning for registrering av timer... 43 MIS for IME - forprosjekt

Prosjektdirektiv Figuroversikt Figur 5 1: Katalogstruktur...17 Figur B 1: Første prosjektplan...33 Figur C 1: Endelig prosjektplan...35 Figur D 1: Mal for innkalling til internmøter...38 Figur D 2: Mal for innkallinger til kundemøter...39 Figur D 3: Mal for innkalling til veiledermøter...40 Figur D 4: Mal for møtereferat...41 Figur D 5: Mal for statusrapporter...42 Figur E 1: Påloggingsskjermbilde...43 Figur E 2: Registreringsskjermbildet...44 MIS for IME - forprosjekt

Prosjektdirektiv Tabelliste Tabell 3 1: Aktiviteter i skrivingen av prosjektdirektivet...6 Tabell 3 2: Aktiviteter i forstudiefasen...7 Tabell 3 3: Aktiviteter i kravspesifikasjonsfasen...7 Tabell 3 4: Aktiviteter i konstruksjonsfasen...8 Tabell 3 5: Aktiviteter i implementasjonsfasen...8 Tabell 3 6: Aktiviteter i implementasjonsfasen...9 Tabell 3 7: Aktiviteter i evalueringsfasen...9 Tabell 3 8: Aktiviteter i fasen Presentasjon og demonstrasjon...10 Tabell 4 1: Rollefordeling...11 Tabell 4 2: Rulleringsliste...12 Tabell 6 1: Risikofaktorer ved prosjektstart...22 MIS for IME - forprosjekt

Prosjektdirektiv 1 INNLEDNING Formålet med dette dokumentet er å fastsette regler og mål som til enhver tid er gjeldende for prosjektet. Disse reglene mener prosjektgruppen er viktige å ha på plass for at gruppen skal fungere bra sammen, og for at det ikke skal være misforståelser om hva som er målet. Målene for prosjektet er basert på opplysninger gitt av kunden. Dokumentet skal være dynamisk, det vil si at det skal oppdateres ved eventuelle nye avtaler eller endrede oppfatninger. Dermed kan det fungere som et oppslagsverk for gruppemedlemmene underveis i prosjektet. Dette dokumentet er delt opp i 6 andre kapittel etter denne innledningen: Kapittel 2 inneholder prosjektmandatet. Dette mandatet inneholder fakta om prosjektet som for eksempel navn, mål og interessenter. Kapittel 3 inneholder prosjektplanen. Denne planen viser hvordan prosjektet er delt opp. Delene er gitt en startdato og en tidsfrist for når den skal være ferdig. Det er også fordelt ansvar for delene. Kapittel 4 tar for seg gruppens interne organisering. Her blir ansvar for oppgaver innen prosjektledelse fordelt. Kapittel 5 definerer maler og standarder gruppen skal bruke. Kapittel 6 beskriver hvordan gruppen skal følge opp prosjektet underveis for å unngå krisesituasjoner. Dette går i hovedsak ut på å holde god kontakt med veilederne og underrette disse om prosjektets utvikling. Siste og 7. kapittel tar for seg kvalitetssikringen. Dette går i hovedsak ut på å holde god kontakt med kunden og veilederne gjennom prosjektet. MIS for IME - forprosjekt 1

Prosjektdirektiv 2 PROSJEKTMANDAT I dette kapittelet beskrives kort oppgaven gruppen er blitt tildelt. 2.1 PROSJEKTNAVN Navnet til prosjektet er MIS for IME - Forprosjekt. 2.2 PROSJEKTSPONSOR Prosjektets oppdragsgiver er Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk (IME) ved Norges Teknisk-Naturvitenskapelige Universitet (NTNU). Prosjektgruppens kontaktperson hos kunden er overingeniør Erling Hagen. 2.3 INTERESSENTER I tillegg til prosjektgruppen og kunden har gruppen en hovedveileder og en hjelpeveileder. Alle disse interessentene er listet i vedlegg A, Interessenter, med litt kontaktinformasjon om hver. 2.4 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Ansatte ved IME-fakultetet produserer og lagrer data i sentrale databaser, men har ikke tilgang til de samme data i en form som de kan bruke uten omfattende tilleggsarbeid. IMEfakultetet ønsker å ta tak i dette ved å realisere Kaleidoskopet. Kaleidoskopet er fakultetets visjon om et eget interaktivt, webbasert informasjonssystem, som skal reprodusere, integrere og publisere autoriserte data fra de sentrale databasene. Dette skal gjøres på fakultetets egne vilkår. En finansiering som vil muliggjøre en fullskala realisering av Kaleidoskopet foreligger, men er avhengig av en dokumentasjon på at et slikt system er realiserbart. 2.5 EFFEKTMÅL Vår dokumentasjon skal danne grunnlag for at IME-fakultetet skal beslutte å realisere Kaleidoskopet. 2.6 RESULTATMÅL Kunden ønsker en dokumentasjon på at det er mulig å realisere et system som gir løpende tilgang til data fra databasene gjennom et webgrensesnitt. Metoden for uthenting av data MIS for IME - forprosjekt 3

Prosjektdirektiv fra databasene skal vektlegges. I tillegg ønsker kunden en prototyp som viser at metoden er realiserbar. 2.7 PROSJEKTETS OMFANG Oppgaven vår består i å dokumentere og demonstrere at et slikt kaleidoskop er realiserbart. Både administrative, organisatoriske, sikkerhetsmessige og tekniske aspekter skal analyseres innenfor rammen av dokumentasjonen. Hovedformålet med prototypen er å demonstrere den tekniske løsningen prosjektet anbefaler. Prototypen skal ikke vise bruksområdene til et ferdig Kaleidoskop, men demonstrere at data kan hentes automatisk ut av databaser og vises på et webgrensesnitt. 2.8 RAMMEBETINGELSER Gruppen har fått tildelt en datamaskin hvor gruppen kan installere nødvendig programvare. En datasal med 44 pc er også reservert til de rundt 30 forskjellige gruppene. Ellers kan andre datasaler også benyttes. Kapasitet på servere kan være begrensende (blant annet på BSCW (Basic Support for Cooperative Work)). Gruppen har fått tildelt et gruppeområde på BSCW Shared Workspace Server som kan benyttes til å lagre dokumenter, utføre versjonskontroll og lignende. Alle dokumenter inneholdt i leveransen skrives på norsk. 2.9 ØKONOMI Gruppen har til rådighet 310 timer per student. Det vil si 2170 timer totalt. 2.10 TID De tre viktigste tidspunktene for prosjektet er startdatoen og de to fristene for levering. Disse datoene er: 19.august 2003: Prosjektets oppstart. 30.oktober 2003: Preleveranse forstudium og kravspesifikasjon. 13.november 2003: Presentasjon og demonstrasjon av prosjektet. MIS for IME - forprosjekt 4

Prosjektdirektiv 3 PROSJEKTPLAN Dette kapittelet viser hvilke faser prosjektet består av, og hvem som er ansvarlig for de forskjellige delene. 3.1 FASER Prosjektet er delt i følgende faser (kronologisk listet): 1) Planlegging 2) Forstudie 3) Kravspesifikasjon 4) Konstruksjon 5) Implementasjon 6) Testing 7) Evaluering 8) Presentasjon og demonstrasjon I prosjektplanen står start- og sluttdato for hver fase. Prosjektplanen har utviklet seg gjennom prosjektet etter hvert som gruppemedlemmene har opparbeidet seg større forståelse for hvilke faser som trenger mest tid. Prosjektplanen slik den var ved prosjektstart ligger i vedlegg B, Første prosjektplan. Den prosjektplanen som faktisk ble fulgt ligger i vedlegg C, Endret prosjektplan. Her er endringene merket. Disse ble vedtatt på et internmøte 6.10.03. Hovedgrunnen til at planen måtte endres var at det viste seg å være svært vanskelig å sette seg inn i alle oppgavens sider. Det ble til stadighet oppdaget nye og viktige momenter som hadde betydning for vårt videre arbeid. Da gruppen innså at den ikke klarte å bli ferdig med forstudiet innen fristen, fikk vi utsatt preleveransen en uke. De påfølgende fasene ble dermed forskjøvet og intensivert noe. Prosjektplanen viser at fasene skal utføres sekvensielt, uten noen iterasjon over fasene. Planen viser også at det er lagt opp til noe overlapping i tid mellom fasene. Dette er tenkt utført ved at noen av gruppens medlemmer starter en ny fase mens andre gjør den forrige fasen ferdig. Mot slutten av hver fase går det med en del tid til å klargjøre dokumentet for levering, uten at noe nytt innhold settes inn. Dette gjør at nye faser som bygger på innholdet av dette dokumentet kan starte, selv om den forrige fasen ennå ikke er helt ferdig. Målet med overlappingen er at ingen i perioder skal gå uten arbeidsoppgaver. Testingen og implementasjonen går over samme periode. Grunnen til dette er at utformingen av testene kan starte straks kravene i kravspesifikasjonen er klare. Noen tester er derimot avhengig av implementasjonen. Utførelsen av testene kan kun gjøres MIS for IME - forprosjekt 5

Prosjektdirektiv etter at hele prototypen er implementert, mens implementasjonen på sin side ikke er ferdig før prototypen har bestått testene. Derfor går disse fasene parallelt. 3.2 DETALJERT FASEPLAN Den detaljerte faseplanen beskriver hvilke aktiviteter som inngår i de enkelte faser, samt hvem som er ansvarlig for de ulike aktiviteter. Hver fase har en hovedansvarlig, mens hver aktivitet innen fasen har en underordnet ansvarlig. Det er viktig at hovedansvarlig holder seg underrettet om hva som gjøres i de forskjellige aktivitetene, slik at det alt som bør gjøres i fasen blir gjort, og ikke mer. Den ansvarlige skal stå til rette for den produserte tekstens kvalitet. Også andre medlemmer kan være aktive i produksjonen av teksten, som forfatter og/eller informasjonssamler. Det er opp til den ansvarlige å fordele oppgaver og sørge for at teksten blir ferdig innen fristen. 3.2.1 Planlegging Her skal prosjektdirektivet (dette dokument) utarbeides og oppdateres. Hovedansvarlig for dette dokumentet er Tor Nordseth. Tabell 3 1 viser de forskjellige aktivitetene i fasen, og hvem som har ansvaret for dem. Tabell 3 1: Aktiviteter i skrivingen av prosjektdirektivet Aktivitet Ansvarlig Skrive prosjektmandat. Lage prosjektplan. Organisere gruppen. Lage maler og standarder. Planlegge oppfølging av prosjektet. Planlegge kvalitetssikring. Sette sammen alle delene i prosjektdirektivet til et ferdig dokument. Oppdatere dokumentet Marit Agner Ingvild Grande Belling Tor Nordseth Erik Rød Tor Martin Brekkeflat Leif Hamang Bru Tor Nordseth Tor Nordseth MIS for IME - forprosjekt 6

Prosjektdirektiv 3.2.2 Forstudie I denne fasen skal det produseres et fasedokument, Forstudie. Hovedansvarlig for dette dokumentet er Ingvild Grande Belling. Tabell 3 2 viser de forskjellige aktivitetene i fasen, og hvem som har ansvaret for dem. Tabell 3 2: Aktiviteter i forstudiefasen Aktivitet Beskrive oppgaven Beskrive dagens system. Beskrive ønsket situasjon. Kartlegge administrative og organisatoriske hindringer ved å få tilgang til databasene. Vurdere løsninger. Kartlegge sikkerhetsmessige og tekniske hindringer ved å få tilgang til databasene. Vurdere løsninger. Sette sammen alle delene til et ferdig dokument. Ansvarlig Ingvild Grande Belling Leif Hamang Bru Leif Hamang Bru Marit Agner Erik Rød Ingvild Grande Belling 3.2.3 Kravspesifikasjon I denne fasen skal det produseres en kravspesifikasjon. Hovedansvarlig for dette dokumentet er Tor Martin Brekkeflat. Tabell 3 3 viser de forskjellige aktivitetene i fasen, og hvem som har ansvaret for dem. Tabell 3 3: Aktiviteter i kravspesifikasjonsfasen Aktivitet Skissere overordnet systemarkitektur. Beskrive ikke-funksjonelle krav. Beskrive funksjonelle krav. Utarbeide overordnet testplan. Sette sammen alle delene til et ferdig dokument. Ansvarlig Bård Terje Fallan Tor Martin Brekkeflat Bård Terje Fallan Bård Terje Fallan Tor Martin Brekkeflat MIS for IME - forprosjekt 7

Prosjektdirektiv 3.2.4 Konstruksjon I denne fasen skal det produseres et konstruksjonsdokument. Hovedansvarlig for dette dokumentet er Tor Martin Brekkeflat. Tabell 3 4 viser de forskjellige aktivitetene i fasen, og hvem som har ansvaret for dem. Tabell 3 4: Aktiviteter i konstruksjonsfasen Aktivitet Overordnet beskrivelse. Beskrivelse av arkitektur. Beskrivelse av teknologi. Modellert representasjon. Sette sammen alle delene til et ferdig dokument. Ansvarlig Tor Martin Brekkeflat Leif Hamang Bru Erik Rød Tor Martin Brekkeflat Tor Martin Brekkeflat 3.2.5 Implementasjon I denne fasen skal det implementeres en prototyp og det skal skrives et implementasjonsdokument. Hovedansvarlig for dette dokumentet er Leif Hamang Bru. Tabell 3 5 viser de forskjellige aktivitetene i fasen, og hvem som har ansvaret for dem. Tabell 3 5: Aktiviteter i implementasjonsfasen Aktivitet Ansvarlig Implementasjon av grensesnitt. Implementasjon av systemkjerne. Skrive dokumentasjon. Skrive brukerveiledning. Sette sammen alle delene til et ferdig dokument. Erik Rød Leif Hamang Bru Tor Martin Brekkeflat Erik Rød Leif Hamang Bru MIS for IME - forprosjekt 8

Prosjektdirektiv 3.2.6 Testing I denne fasen skal det skrives et testdokument. Hovedansvarlig for dette dokumentet er Bård Terje Fallan. Tabell 3 6 viser de forskjellige aktivitetene i fasen, og hvem som har ansvaret for dem. Tabell 3 6: Aktiviteter i implementasjonsfasen Aktivitet Dokumentere testrutiner. Utvikle tester. Sette sammen alle delene til et ferdig dokument, og sørge for at overordnet testplan er fulgt. Utføre testene. Ansvarlig Leif Hamang Bru Bård Terje Fallan Bård Terje Fallan Ingvild Grande Belling 3.2.7 Evaluering I denne fasen skal det produseres et evalueringsdokument. Hovedansvarlig for dette dokumentet er Marit Agner. Tabell 3 7 viser de forskjellige aktivitetene i fasen, og hvem som har ansvaret for dem. Tabell 3 7: Aktiviteter i evalueringsfasen Aktivitet Ansvarlig Skrive prosessevaluering. Skrive systemevaluering. Skrive kundeevaluering. Skrive fagevaluering. Sette sammen alle delene til et ferdig dokument. Tor Nordseth Tor Nordseth Ingvild Grande Belling Marit Agner Marit Agner 3.2.8 Presentasjon og demonstrasjon Ved prosjektslutt den 13.11.03 skal det holdes en presentasjon av oppgaven og en demonstrasjon av prototypen. I fasen Presentasjon og demonstrasjon skal dette forberedes. MIS for IME - forprosjekt 9

Prosjektdirektiv Hovedansvarlig er Marit Agner. Tabell 3 8 viser hvem som har ansvaret presentasjonen og demonstrasjonen. Tabell 3 8: Aktiviteter i fasen Presentasjon og demonstrasjon Aktivitet Ansvarlig Presentasjonen. Demonstrasjon. Marit Agner Erik Rød MIS for IME - forprosjekt 10

Prosjektdirektiv 4 ORGANISERING I dette kapittelet beskrives ansvarsroller prosjektgruppen skal tildele de enkelte medlemmene. Det er ikke nødvendig at den ansvarshavende utfører oppgavene forbundet med sitt ansvar, men han/hun skal sørge for at de blir gjort. Dersom det blir mye arbeid for enkelte, skal de andre gruppemedlemmene stille seg til disposisjon slik at den ansvarshavende kan delegere arbeidsoppgaver. 4.1 ANSVARSFORDELING Tabell 4 1 gir en oversikt over hvilke gruppemedlemmer som innehar hvilke roller i prosjektet. Tabell 4 1: Rollefordeling Rolle Tildelt Prosjektleder Koordinator Kundekontakt Teknisk ansvarlig Mal- og standardansvarlig Innholdsansvarlig Innholds- og presentasjonsansvarlig Dokumentansvarlig Møteleder Referent Tor Martin Brekkeflat Marit Agner Leif Hamang Bru Erik Rød Erik Rød Bård Terje Fallan Ingvild Grande Belling Tor Nordseth Går på rundgang i gruppen. Går på rundgang i gruppen. Møteleder og referent rullerer etter rulleringslisten i tabell 4 2. Den som var referent på et møte, er møteleder på neste. Rulleringen begynte den 03.09. Da var Marit møteleder og Ingvild referent. Grunnen til dette valget er at alle gruppemedlemmene skal få erfaring fra begge rollene. MIS for IME - forprosjekt 11

Prosjektdirektiv Tabell 4 2: Rulleringsliste Rulleringsliste Marit Agner Ingvild Grande Belling Bård Terje Fallan Tor Martin Brekkeflat Leif Hamang Bru Erik Rød Tor Nordseth 4.2 ROLLEBESKRIVELSER Nedenfor følger nærmere beskrivelser av de ulike rollene som er introdusert i tabell 4 1. 4.2.1 Prosjektleder Prosjektleder har overordnet ansvar for at arbeidet utføres etter prosjektplanen, og at retningslinjer og rutiner følges. Personen er ansvarlig for å holde resten av gruppen oppdatert på hva som skjer med prosjektet som helhet. Personen skal også motivere til innsats. 4.2.2 Koordinator Koordinatoren er ansvarlig for timeregistreringen, statusrapporter, møteinnkallinger og bestilling av nødvendige lokaler og utstyr. 4.2.3 Kundekontakt Kundekontakten er ansvarlig for at kommunikasjonen med kunden går etter gitte retningslinjer, og er gruppens bindeledd mot kunden. Skal holde resten av gruppen informert fortløpende om forholdet mellom kunde og gruppe. 4.2.4 Teknisk ansvarlig Teknisk ansvarlig administrerer gruppens datamaskin og hjelper til ved tekniske problemer. Personen er også ansvarlig for BSCW. Personen skal installere og konfigurere den programvare og maskinvare som gruppen finner det nødvendig å benytte. Personen er også ansvarlig for å ta backup med jevne mellomrom. MIS for IME - forprosjekt 12

Prosjektdirektiv 4.2.5 Mal- og standardansvarlig Mal- og standardansvarlig lager maler for dokumenter og standarder som skal brukes i prosjektet. Personen er ansvarlig for at disse malene følges, og skal foreta opplæring i bruk av malene når det er nødvendig. 4.2.6 Innholdsansvarlig Innholdsansvarlig er ansvarlig for dokumentenes konsistens i både innhold og form. 4.2.7 Presentasjonsansvarlig Presentasjonsansvarlig har hovedansvar for innhold og form på presentasjonen og demonstrasjonen av prosjektet. 4.2.8 Dokumentansvarlig Dokumentansvarlig har ansvar for at alle dokumentene foreligger på det formatet som kreves til enhver tid. Dette kan være på papir eller forskjellige elektroniske format, avhengig av hva det skal brukes til. 4.2.9 Møteleder Møteleder leder møter med kunde eller veileder og interne møter ved behov. Møtelederen skal sørge for at alle kommer til orde. 4.2.10 Referent Referent er ansvarlig for å skrive møtereferat fra arrangerte møter. MIS for IME - forprosjekt 13

Prosjektdirektiv 5 MALER OG STANDARDER I de følgende delkapitlene presenteres malene og standardene som gruppen skal benytte gjennom prosjektet. 5.1 MALER I dette delkapittelet finnes referanser til og forklaringer av dokumentmalene gruppen skal benytte. 5.1.1 Fasedokumenter Malen for fasedokumentene er lagt ved til dette dokumentet som vedlegg. Se vedlegg D, Maler. 5.1.2 Møteinnkalling Malene for møteinnkalling til kunde, til veileder og til interne møter er lagt ved dette dokumentet som vedlegg. Se vedlegg D, Maler. 5.1.3 Møtereferat Malen for møtereferat er lagt ved til dette dokumentet som vedlegg. Se vedlegg D, Maler. 5.1.4 Statusrapport Malen for statusrapporter er lagt ved til dette dokumentet som vedlegg. Se vedlegg D, Maler.. 5.2 STANDARDER I dette delkapittelet beskrives standardene gruppen skal benytte for å strømlinjeforme vanlige oppgaver. 5.2.1 Navngiving av filer Følgende standard for navngiving av filer er avtalt i gruppen: Møtereferat skal ha formen Kpro10 <dato> <Møtetype>, der <Møtetype> er en av Gruppemøte, Kundemøte eller Veiledermøte, og <dato> er formatert som MM-DD. Hver fase skal ha et tilhørende fasedokument (en bok i FrameMaker), som har samme navn som fasen. MIS for IME - forprosjekt 15

Prosjektdirektiv Filnavn skal ikke bestå av mer enn tre ord i tillegg til eventuell dato. Hvis det er nødvendig med mer informasjon for å beskrive filen, skal dette legges inn i beskrivelsen av filen. 5.2.2 Katalogstruktur Det skal opprettes en katalogstruktur på gruppens område på BSCW. Følgende standard for struktur av kataloger er avtalt i gruppen (som illustrert i figur 5 1): Det skal være en katalog for malene. Det skal være en katalog for eksterne dokumenter. Det skal være en katalog for referat og innkallinger. I denne katalogen skal det være en underkatalog for innkallingene. Det skal være en katalog for programvare. Det skal være en katalog for statusrapporter og timelister. Det skal være en katalog for fasene. Denne katalogen skal ha en underkatalog for hver fase. Disse underkatalogene skal igjen ha to underkataloger hver; en for figurer og en for backup. MIS for IME - forprosjekt 16

Prosjektdirektiv Figur 5 1: Katalogstruktur 5.2.3 Filstruktur Følgende standard for struktur av filer er avtalt i gruppen: Hvert kapittel i fasedokumentene skal være skrevet i ett dokument, som senere inkluderes i hoveddokumentet. MIS for IME - forprosjekt 17

Prosjektdirektiv Innholdsfortegnelse og liste over figurer og tabeller skal ikke skrives, men genereres automatisk. 5.2.4 Plassering av filer Følgende standarder for plassering av filer på BSCW er avtalt i gruppen: Dokumenter fra eksterne kilder legges i katalogen Eksterne dokumenter. Maler legges i katalogen Maler. Møtereferat legges i katalogen Referat og innkallinger. Møteinnkallinger legges i katalogen Innkallinger, som er en underkatalog av Referat og innkallinger. Programvare legges i katalogen Programvare. Statusrapporter og timelister legges i katalogen Statusrapporter og timelister. Alle faser skal ha en egen underkatalog i katalogen Faser. Alle bilder som inkluderes i fasedokumentene til en fase skal legges i en underkatalog av fasen som heter Figurer. Filer som ikke inkluderes direkte i noen av dokumentene som skal leveres i, men som likevel brukes i fasen, skal ligge i katalogen Backup. Figur 5 1 viser hvor filer ligger ved siden av underkataloger. I tillegg finnes det filer i alle underkataloger i bunnen av hierarkiet. Disse filene er ikke illustrert i figuren. 5.2.5 Versjonskontroll Følgende standard for versjonskontroll er avtalt i gruppen: Filer skal låses før man starter å redigere dem. Hvis man trenger en fil som er låst, skal man ikke låse den opp selv. Man skal melde fra til den som har låst filen og så vente til den er låst ut. Man skal ikke overskrive filer man ikke eier, uten å ha fulgt prosedyrene for versjonskontroll. Har man glemt å låse en fil før den ble tatt ut for redigering, skal man gjøre følgende når den sjekkes inn igjen: Lås filen. Sjekk at filen på BSCW ikke har endret seg fra den ble tatt ut. MIS for IME - forprosjekt 18

Prosjektdirektiv Er ikke filen endret, overskriv den og lås den opp. Er den endret, må det samarbeides med den som redigerte filen forrige gang, slik at resultatene blir flettet. 5.2.6 Programvare Følgende standard for bruk av programvare er avtalt i gruppen: Adobe FrameMaker 5.5.6 brukes til å skrive fasedokumenter. Microsoft Word 2002 Professional brukes til å skrive møteinnkallinger, møtereferater og statusrapporter. PHP-skript på gruppens hjemmeside brukes til å registrere timebruk for gruppen. Microsoft Project 2002 Professional brukes til å lage prosjektplaner i form av Gantt-diagrammer. Microsoft PowerPoint 2002 Professional brukes til å lage presentasjoner. MIS for IME - forprosjekt 19

Prosjektdirektiv 6 PROSJEKTOPPFØLGING I dette kapittelet beskrives møteplanen og hvordan rapporteringen skal gjøres i gruppen. I tillegg beskrives noen rutiner for håndtering av konflikter og risikoer. 6.1 INTERNE PROSJEKTMØTER Det er avtalt interne gruppemøter på følgende tidspunkt og sted: Tirsdager kl.12.00-15.00 på rom nr 242 i IT-vest. Torsdager kl.13.45-16.00 på rom nr 458 i IT-vest. 6.2 INTERN RAPPORTERING Timerapporteringen for en periode (uke) regnes fra klokken 08.00 mandag morgen til neste mandag kl 08.00. Timeregistreringen gjøres på hjemmesiden http://www.stud.ntnu.no/ ~erikrod/prosjekt innen kl 10.00 mandag morgen. 6.3 STATUSRAPPORTERING Her forklares prosedyrene angående rapportering av prosjektets status til veilederne. 6.3.1 Til hvem, når, hva? Status rapporteres på gruppemøtet på tirsdag til Marit Agner. Gruppemedlemmene rapporterer hvilke aktiviteter som er fullført og påbegynt sist uke, samt eventuelle problem som har oppstått. Timeregistreringen gjennomgås og eventuelle avvik diskuteres. Dette danner grunnlaget for statusrapporten som gjennomgås på møtet med veileder. Se mal for statusrapport i vedlegg D, Maler. Se veiledning for timeregistrering i vedlegg E, Veiledning for registrering av timer. 6.3.2 TROKK TROKK-modellen danner basis for sluttrapporten. Denne gjengis i korte trekk under. Tid - Hvordan ligger prosjektet an tidsmessig? Risiko - Risikomomenter, sannsyneligheter, konsekvenser og tiltak er samlet i en risikotabell. Risikomomenter er alt som kan få betydning for prosjektet og dets fremdrift, kvalitet, kostnader, ressurser og lignende. I kapittel 6.5, Risikofaktorer, er det et eksempel på en risikotabell. Omfang - Prosjektets omfang og endringshåndtering. MIS for IME - forprosjekt 21

Prosjektdirektiv Kostnader/timer - Hvor mange timer er brukt så langt og på hvilke aktiviteter? Samsvarer dette med planlagt arbeid? Kvalitet - Er det noe som gjør at produktets kvalitet må reduseres? 6.4 VEILEDERMØTER Det er avtalt veiledermøter mellom gruppen, hjelpeveileder og hovedveileder hver torsdag 13:00 på rom 458. Her skal bl.a. statusrapport gjennomgås. Se mal for statusrapport, vedlegg D, Maler. 6.5 RISIKOFAKTORER I tabell 6 1 er risikofaktorer ved prosjektstart identifisert og spesifisert. Tabell 6 1: Risikofaktorer ved prosjektstart Nr Fase Risikofaktor Konsekvens Sannsyn lighet Styrbarhet og tiltak Ansvar 1 Forstudie Vanskelig å se omfanget av oppgaven tidlig. M Tidsrammen kan sprekke. H Kontinuerlig vurdering av omfanget ved statusrapporter. Koordinator 2 Forstudie Tilgang til database nektes. H Oppgaven må innskrenkes. M Involvere og informere databaseadministratorene. Ingvild 3 Konstruksjon og implement Manglende teknisk kompetanse. H Oppgaven må innskrenkes. M Søke informasjon på nett og blant hverandre. Alle 4 Alle Kunden endrer krav underveis. H Arbeid kan bli bortkastet. L Løpende kontakt med og oppdatering av kunden. Alle 5 Forstudie Manglende informasjon fra kunden. L Mer arbeid i forstudiet. M Holde kunden opprettet om vår oppgaveforståelse. Kundekontakt 6 Alle Data går tapt. M Arbeid må gjøres om igjen. L Ta jevnlige ekstra kopier. Innskrenke tilgang til filer. Teknisk ansvarlig 7 Alle Kundens mål samsvarer ikke med gruppens budsjett. M Tidsrammen kan sprekke. Kunden må senke målene. L Avgrense og spesifisere oppgaven i forstudiet. Leder 8 Alle Interne konflikter i gruppen. M Tid går med til ikkekonstruktive diskusjoner. L Arrangere sosiale sammenkomster for å heve gruppedynamikken. Alle Gruppens risikotabell oppdateres hver uke før den leveres veileder i statusrapporten (Se kapittel 6.3 for mer om statusrapportering). Enkelte tiltak utføres fortløpende, men der det er foretatt noe spesielt som et engangs tilfelle skal dette registreres i tabellen med dato. MIS for IME - forprosjekt 22

Prosjektdirektiv Når en risiko ikke lenger er reell for prosjektet skal den fjernes fra tabellen. Etter prosjektslutt er derfor denne tabellen tom. 6.6 KONFLIKTHÅNDTERING For å forhindre at det oppstår konflikter i gruppen er det avtalt sosiale sammenkomster for at medlemmene skal bli bedre kjent med hverandre. Dette innebærer blant annet to seminarer i gruppedynamikk. I tillegg vil gruppen selv arrangere middager og lignende. Hvis det allikevel skulle oppstå konflikt mellom to eller flere av medlemmene i gruppen, skal lederen informeres. De stridende parter skal møtes ansikt til ansikt, og lederen skal fungere som megler. Klarer ikke lederen å bringe partene til enighet skal hele gruppen samles og striden avgjøres ved avstemming. Mindretallet må så innfinne seg i flertallets avgjørelse. Skulle lederen være blant de stridende og disse ikke klarer å komme til enighet på egenhånd, går saken rett til avstemming i hele gruppen. Det er svært viktig at konfliktene blir håndtert så fort som mulig. Det skal ikke forsøkes å løse konflikter over mail eller lignende, men ansikt til ansikt. MIS for IME - forprosjekt 23

Prosjektdirektiv 7 KVALITETSSIKRING I dette kapittelet beskrives rutiner som blir brukt av gruppen for å sikre kvaliteten på resultatet av prosjektet. 7.1 RUTINER I FORHOLD TIL KUNDEN I dette delkapittelet beskrives avtalte rutiner for samarbeid med kunden. 7.1.1 Avtalte responstider med kunden Gruppen og kunden er blitt enige om følgende responstider fra kunden: Godkjenning av tilsendte referat fra kundemøter skal skje innen 24 timer etter mottatt referat. Fasedokumenter sendt til kunden skal godkjennes innen 48 timer. Kunden skal være tilgjengelig for å svare på spørsmål innen 24 timer. Kunden skal skaffe til veie avtalte dokumenter innen 48 timer. 7.1.2 Innkalling til kundemøter Gruppen og kunden er blitt enige om følgende rutiner angående innkalling til kundemøter: Agendaen for et møte med kunden skal sendes kunden innen klokken 12.00 dagen før møtet. Mal for møteinnkalling til kunde skal benyttes. Denne ligger lagt ved dette dokument i vedlegg D, Maler. Saker gruppemedlemmer ønsker å ta opp med kunden må sendes til koordinator innen klokken 12.00 to dager før møtet. Møteinnkallinger legges ut på BSCW (også kalt fellesområdet) for godkjenning, og regnes som godkjent av de gruppemedlemmer som ikke har kommet med kommentarer innen klokken 10.00 dagen før møtet. 7.1.3 Referat fra kundemøter Gruppen og kunden er blitt enige om følgende rutiner angående referat fra kundemøter: Referat fra kundemøter skal sendes kunde innen 24 timer etter møtet. Malen for møtereferat skal benyttes. Denne ligger lagt ved dette dokument i vedlegg D, Maler. Møtereferat skal legges ut på BSCW og godkjennes av samtlige gruppemedlemmer før de blir sendt til kunden. MIS for IME - forprosjekt 25

Prosjektdirektiv 7.2 RUTINER I FORHOLD TIL VEILEDEREN I dette delkapittelet beskrives avtalte rutiner for samarbeid med hovedveilederen. 7.2.1 Innkalling til veiledermøter Gruppen og hovedveileder er blitt enige om følgende rutiner angående innkalling til veiledermøter: Agendaen for møter med veilederen skal sendes hovedveilederen, hjelpeveilederen og samtlige gruppemedlemmer innen klokken 12.00 dagen før møtet. Mal for møteinnkalling til veileder skal benyttes. Denne ligger lagt ved dette dokument i vedlegg D, Maler. Saker gruppemedlemmer ønsker å ta opp med veiledere må være koordinator i hende innen klokken 12.00 to dager før møtet. Dokumenter som skal tas opp under møtet må være veileder i hende minst 4 timer før møtestart. Møteinnkallinger legges ut på BSCW for godkjenning, og regnes som godkjent av de gruppemedlemmer som ikke har kommet med kommentarer innen klokken 10.00 dagen før det aktuelle møtet. E-post til veileder skal begynne med Kpro10 i emnefeltet. Alle elektroniske dokumenter som sendes til veileder skal begynne med Kpro10. Reviderte dokumenter bør merkes på punktene de er endret for å unngå unødvendig gjennomlesning. 7.2.2 Referat fra veiledermøte Gruppen og hovedveileder er blitt enige om følgende rutiner angående referat fra veiledermøter: Referat fra veiledermøter legges ved neste møteinnkalling og er et fast punkt på agendaen. Mal for møtereferat skal benyttes. Denne ligger lagt ved dette dokument i vedlegg D, Maler. Møtereferater skal legges ut på BSCW og godkjennes av samtlige gruppemedlemmer innen klokken 10.00 dagen før det aktuelle møtet. MIS for IME - forprosjekt 26

Prosjektdirektiv 7.3 RESPONSTIDER INTERNT I GRUPPEN Gruppens medlemmer er blitt enige om at alle møteinnkallinger til kunde og veileder må godkjennes innen klokken 10.00 dagen før møtet. 7.4 RUTINER FOR GODKJENNING AV FASEDOKUMENTER Gruppen er blitt enige om følgende rutiner angående godkjenning av fasedokumenter: Når et fasedokument betraktes som ferdig, legger den ansvarlige for dokumentet det ut på BSCW for gjennomsyn. Vedkommende skal også sende en melding alle gruppemedlemmene for å informere om at dokumentet er lagt ut. Gruppemedlemmene ser igjennom dokumentet og noterer eventuelle kommentarer. På første gruppemøte etter at dokumentet er lagt ut, vil dokumentet bli gått gjennom, og eventuelle kommentarer diskutert. Dokumentet godkjennes dersom forslag til endringer er ubetydelige. Den ansvarlige for dokumentet skal sørge for at eventuelle endringer blir utført. MIS for IME - forprosjekt 27

Prosjektdirektiv 8 ORDLISTE Under står det en liste over alle forkortelser som er brukt i dette dokumentet, samt en forklaring på hva de står for. Listen er sortert alfabetisk, og den er ment som et oppslagsverk for leseren. BSCW PHP Basic Support for Cooperative Work PHP Hypertext Preprocessor MIS for IME - forprosjekt 29

Prosjektdirektiv VEDLEGG A: INTERESSENTER I dette vedlegget listes prosjektets interessenter med litt kontaktinformasjon. KUNDEN Prosjektgruppens kontaktperson hos kunden er: Overing. Erling Hagen e-post: erling.hagen@ime.ntnu.no Tlf: 73 59 43 09 VEILEDERNE Prosjektgruppen har to veiledere: Hovedveileder: Hjelpeveileder: Sari Hakkarainen Erlend Wathne Oftedal e-post: sari.hakkarainen@idi.ntnu.no e-post: erlendwa@idi.ntnu.no Tlf: 73 59 42 18 Tlf: 959 32 661 PROSJEKTMEDLEMMENE Følgende syv personer utgjør prosjektgruppen: Marit Agner Ingvild Grande Belling e-post: agner@stud.ntnu.no e-post: belling@stud.ntnu.no Tlf. 924 10 185 Tlf: 950 81 478 Tor Martin Brekkeflat Leif Hamang Bru e-post: brekkefl@stud.ntnu.no e-post: leifhama@stud.ntnu.no Tlf: 909 65 083 Tlf: 412 18 680 Bård Terje Fallan Tor Nordseth e-post: fallan@stud.ntnu.no e-post: tornord@stud.ntnu.no Tlf. 922 82 166 Tlf: 922 53 447 Erik Rød e-post: erikrod@stud.ntnu.no Tlf: 412 16 321 MIS for IME - forprosjekt 31

Prosjektdirektiv VEDLEGG B: FØRSTE PROSJEKTPLAN Figur B 1: Første prosjektplan MIS for IME - forprosjekt 33

Prosjektdirektiv VEDLEGG C: ENDELIG PROSJEKTPLAN Figur C 1: Endelig prosjektplan MIS for IME - forprosjekt 35

Prosjektdirektiv VEDLEGG D: MALER I dette vedlegget ligger det maler for: Innkalling til internmøter Innkalling til kundemøter Innkalling til veiledermøter Møtereferat Statusrapport i denne rekkefølgen på de neste fem sidene. Det skal brukes samme type møtereferat til alle de tre typene møter. Disse malene er ment som et hjelpemiddel for forfatterne av de respektive dokumentene. I tillegg skal de forsikre om at like typer dokument ser like ut, noe som gjør de lettere å slå opp i senere. MIS for IME - forprosjekt 37

Prosjektdirektiv MAL FOR INNKALLINGER TIL INTERNMØTER TDT 4290 Kundestyrt Prosjekt - gruppe 10 MØTEINNKALLING Internmøte 04/2003 Dato: Kl.: Møtested: [DD.MM.ÅÅ] ([ukedag]) [Fra] [Til] [Rom] [Bygg] Til: Møteleder: Referent: Marit Agner Ingvild Grande Belling Bård Terje Fallan Tor Martin Brekkeflat Leif Hamang Bru Erik Rød Tor Nordseth [Møteleders navn] [Referents navn] Agenda 1. Godkjenning av møtereferat [Dato forrige møte] 2. 3. 4. 5.. 6. Eventuelt Marit Agner Koordinator Figur D 1: Mal for innkalling til internmøter MIS for IME - forprosjekt 38

Prosjektdirektiv MAL FOR INNKALLINGER TIL KUNDEMØTER TDT 4290 Kundestyrt Prosjekt - gruppe 10 MØTEINNKALLING Kundemøte [Møtenummer]/2003 Dato: Kl.: Møtested: [DD.MM.ÅÅ] ([ukedag]) [Fra] [Til] [Rom] ([Bygg]) Til: Møteleder: Referent: Erling Hagen Erlend Oftedal Marit Agner Ingvild Grande Belling Bård Terje Fallan Tor Martin Brekkeflat Leif Hamang Bru Erik Rød Tor Nordseth [Møteleders navn] [Referents navn] Agenda 1. Godkjenning av møtereferat [Møtenummer forrige møte]. 2.. 3... 4.. 5.. 6. Eventuelt. Marit Agner Koordinator Figur D 2: Mal for innkallinger til kundemøter MIS for IME - forprosjekt 39

Prosjektdirektiv MAL FOR INNKALLINGER TIL VEILEDERMØTER TDT 4290 Kundestyrt Prosjekt - gruppe 10 MØTEINNKALLING Veiledermøte [Møtenummer]/2003 Dato: Kl.: Møtested: [DD.MM.ÅÅ] ([ukedag]) [Fra] [Til] [Rom] ([Bygg]) Til: Møteleder: Referent: Sari Hakkarainen Erlend Oftedal Marit Agner Ingvild Grande Belling Bård Terje Fallan Tor Martin Brekkeflat Leif Hamang Bru Erik Rød Tor Nordseth [Møteleders navn] [Referents navn] Agenda 1. Godkjenning av dagsorden 2. Godkjenning av møtereferat [Møtenummer forrige møte] 3. Godkjenning av statusrapport 4. Gjennomgang av referat fra siste kundemøte [Møtenummer forrige møte] 5.. 6. 7. 8.. 9. Eventuelt Marit Agner Koordinator Figur D 3: Mal for innkalling til veiledermøter MIS for IME - forprosjekt 40

Prosjektdirektiv MAL FOR MØTEREFERAT Kundestyrt prosjekt gruppe 10 REFERAT Fra: [Møtetype/nummer] Sted: [Sted] Dato: [DD.MM. ÅÅ] Kl:[Fra - Til] Møteleder: Le if H. Bru Referent: Erik Rød Deltagerer: (Erling Hagen) (Erlend Oftedal) (Sari Hakkarainen) Ingvild G. Belling Marit Agner Bård Terje Fallan Tor Martin Brekkeflat Leif Hamang Bru Erik Rød Tor Nordseth Referatet sendes til: deltagerene Neste møte: [dato for neste mote] Kl: [Tid neste møte] Sted: [Sted neste mote] Sak nr. Tekst Behandles av: [Møtenummer].[Saksnummer] [SAK] [Kommentar til saken] [(Saksansvarlig)] Figur D 4: Mal for møtereferat MIS for IME - forprosjekt 41

Prosjektdirektiv MAL FOR STATUSRAPPORTER TDT 4290 Kundestyrt Prosjekt - gruppe 10 STATUSRAPPORT Uke [ Sett inn ukenummer her] Generelt Utført arbeid i perioden Status på dokumenter som skal utarbeides Møter Avholdte møter Aktiviteter Utførte aktiviteter Annet Annet relevant TROKK Tid Risiko Omfang Kostnad Kvalitet [Hvordan vi ligger an tidsmessig] Se vedlagt risikoplan [Utdypes ved endringer oppgavens omfang] Se vedlagt timeliste [Er det noe som tilsier at kvaliteten på produktet må reduseres] Problemer Problemer vi har møtt i foregående uke Planlagt arbeid neste periode Møter Aktiviteter Annet Figur D 5: Mal for statusrapporter MIS for IME - forprosjekt 42

Prosjektdirektiv VEDLEGG E: VEILEDNING FOR REGISTRERING AV TIMER Gruppens medlemmer skal hver uke registrere hvor mange timer de har jobbet på prosjektet. Dette skal forgå på http://www.stud.ntnu.no/~erikrod/prosjekt/ timeregistrering/index.php. Her er det under hele prosjektperioden installert et timeregistreringsprogram. Programmet er laget av Erlend Wathne Oftedal 1 (som også fungerer som hjelpveileder i prosjektet). Figur E 1 viser skjermbildet fra denne adressen. Figur E 1: Påloggingsskjermbilde Hvis man ikke har passord eller har glemt passordet sitt, trykk på Nytt/glemt passord. Skriv så inn stud-brukernavnet 2 ditt og trykk Send. Passordet blir da sendt til deg med e- post. Skriv så inn stud-brukernavn og passordet til timeregistreringen. Man får da opp skjermbildet gjengitt i figur E 2. 1. For kontaktinformasjon til E. W. Oftedal, se vedlegg A, Interessenter. 2. Et brukernavn er et lite ord som identifiserer brukeren av et datamaskinnettverk. Stud-brukernavn er brukernavnet til studentdelen av NTNUs datamaskinnettverk. Alle studenter ved NTNU har et slikt. MIS for IME - forprosjekt 43

Prosjektdirektiv Figur E 2: Registreringsskjermbildet Her registrer man følgende data: Øverst velger man datoen man jobbet. Deretter velger man antall timer man har jobbet. Her kan man kun velge med en nøyaktighet på en halv time, så brukeren må runde av sin arbeidsøkt til nærmeste halve time. Så velger man hvilken fase man har jobbet med, eller om det har vært egenlæring eller prosjektledelse. Disse kategoriene finner man som alternativer når man trykker på nedoverpilen til høyre i feltet. Deretter skriver man inn en kort betegnelse på hva man gjorde da man jobbet. Dette skrives inn i feltet merket Kommentarer. Til slutt trykker man enten Reset skjema, som avbryter registreringen, Registrer timer, som lagrer registreringen. I bunnen av skjermbildet kan man se tre lenker: MIS for IME - forprosjekt 44

Prosjektdirektiv Se din timeoversikt fører til en ukevis oversikt over dine registreringer. Her kan man få bekreftet hvilke registreringer man har gjort og eventuelt endre eller slette disse. Se samleoversikt for gruppa fører til total og ukevis oversikt over hvor mange timer gruppen til sammen har brukt på hver enkelt fase, til egenlæring og til prosjektledelse. Statusoversikt gir en komplett oversikt over fremdriften til prosjektet innen de forskjellige kategoriene. Her kan også estimater for gjenstående arbeidsmengde legges inn. Oversikten danner grunnlaget for vår oppdatering av veileder på prosjektets fremdrift. MIS for IME - forprosjekt 45

Forstudie 2 FORSTUDIE MIS for IME - forprosjekt

Forstudie SAMMENDRAG IME-fakultetet arbeider for mer effektive samhandlingsformer og behøver for dette formålet et effektivt informasjonssystem. Arbeidet som blir gjort i MIS for IME - Forprosjekt er et ledd i dette utviklingsarbeidet. Realisering av visjonen MIS for IME skal skje ved hjelp av blant annet utvikling og innføring av et nytt informasjonssystem kalt Kaleidoskopet. Realiseringen krever i sin helhet et prosjekt hvor man tar hensyn til og finner løsninger på utfordringer av så vel organisatorisk og administrativ, som teknisk og sikkerhetsmessig karakter. Forstudiets første del består av en grundig kartlegging og vurdering av prosjektets bakgrunn. På grunn av en mengde komplekse utfordringer har denne delen av forstudiet blitt tillagt forholdsvis stor vekt. Man har ut fra en helhetlig vurdering, og i samråd med kunden, valgt problemene med manglende tilgang til de sentrale databaser som den utfordringen som bør prioriteres og forsøkes løst først. Dette er grunnlaget for den oppgavebegrensning som blir gjort. Gruppens hovedfokus er å kartlegge, analysere og dokumentere hindre og mulige løsninger i forhold til tilgang til sentrale databaser. I tillegg er det et mål å utvikle en prototyp som demonstrerer prosjektets ideer i realistisk skala. Vi anbefaler kunden følgende løsning : IME bør søke hver databaseeier om mulighet for å få dumpet fil med et utvalg spesifiserte data fra databasen. Filene kan legges inn i Kaleidoskopdatabasen slik at de deretter kan persenteres på en enkel og formålstjenelig måte. Kaledioskopdatabasen kan oppdaterers automatisk etter prinsipper vist i prototypen. Forstudiets innledende kapittel 2 og 3 gjennomgår prosjektets bakgrunn og det diskuteres ulike innfallsvinkler for å realisere kundens ønske om et informasjonssystem. I kapittel 4 diskuteres moment av betydning for realiseringen av kundens bakenforliggende hensikter, - en organisasjon med effektivt samhandligsmønster. I kapittel 5 og 6 analyseres den omgivelse informasjonssystemet skal fungere i, og ulike faktorer som vil påvirke realiseringen. Avslutningsvis diskuteres det i kapittel 7 og 8 alternative løsninger før det til slutt trekkes konklusjoner. MIS for IME - forprosjekt

Forstudie Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 1 2 Kunden... 3 2.1 NTNU... 3 2.2 IME-fakultetet... 4 3 Prosjektets bakgrunn... 7 3.1 Kundens overordnede problem... 7 3.2 Vurdering av prosjektets bakgrunn... 9 3.3 Prosjektets mål og oppgavekonkretisering... 14 4 MIS for IME - en managementidé... 17 4.1 Informasjon som konkurransefortrinn - produktiv informasjonsbruk... 17 4.2 Hva fordrer intelligent bruk av informasjon?... 19 4.3 MIS for IME - Et informasjonssystem og styringsredskap... 20 5 Beskrivelse av dagens situasjon... 25 5.1 Personaladministrasjon og økonomi... 25 5.2 Undervisning og forskning... 28 5.3 Sentrale databaser... 29 6 Vurdering av aspekter ved dagens situasjon... 33 6.1 Personaladministrasjon og økonomi... 33 6.2 Undervisning og forskning... 34 6.3 Sentrale databaser... 35 7 Løsningsalternativ... 43 7.1 Administrativ og organisatorisk fremgangsmåte... 43 7.2 Tekniske løsningsalternativ... 45 7.3 Overordnede løsningsalternativ... 52 8 Konklusjon... 59 8.1 Anbefalinger og valg av løsninger... 59 8.2 Videreføring av løsning... 60 9 Ordliste... 63 10 Referanseliste... 65 Vedlegg A: IT-strategi for NTNU 2001-2005... 69 Vedlegg B: Fra IMEs strategidokument... 73 Vedlegg C: Tidligere prosjekter... 75 Vedlegg D: Kaleidoskopet... 79 Vedlegg E: Personvernhensyn... 81 Vedlegg F: Databasen ARKIV... 83 Vedlegg G: Databasen FS... 89 Vedlegg H: Databasen ØKONOMI... 95 Vedlegg I: Databasen SLP4... 99 Vedlegg J: MaXware DSE... 105 Vedlegg K: Databasen Kjernen... 109 Vedlegg L: Modelleringskonferansen... 113 MIS for IME - forprosjekt

Forstudie Figuroversikt Figur 2 1: NTNUs organisasjon...4 Figur 2 2: Organisasjonsstruktur ved IME-fakultetet...5 Figur 3 1: Push&pull-konseptet...8 Figur 5 1: Dataflyt for økonomi...26 Figur 5 2: Dataflyt for fakultetsadministrasjonen...28 Figur 7 1: Manuelle metoder...46 Figur 7 2: Direkte tilkobling...47 Figur 7 3: Dump til fil...48 Figur 8 2: Dekomponering av Kaleidoskopet...61 Figur G 1: Oversikt over relasjoner mellom FS og andre systemer...93 Figur I 1: Oversikt over de ulike modulene i personalsystemet...100 Figur J 1: MaXware DSE...106 Figur K 1: Faseinndelingen til Kjernen...110 Figur K 2: ETL prosessen...110 MIS for IME - forprosjekt

Forstudie Tabelliste Tabell 7 1: Oppsummering av transmisjonsmetodene...51 Tabell 7 2: Oppsummering av vurderingene...57 Tabell 7 3: Oppsummering av vektene...57 Tabell 7 4: Konverteringstabell...58 Tabell 7 5: Rangering av løsningsalternativer...58 Tabell 8 1: Gjentagelse av oppsummering av transmisjonsmetodene...59 Tabell F 1: Graderingsnivå på dokumenter lagret i arkivet...85 Tabell G 1: Felter med personlig informasjon lagret i FS database...90 Tabell I 1: Felter i SLP4 database...101 MIS for IME - forprosjekt