MØTEINNKALLING i Rendalen kommune Møtested: Kommunehuset Møtedato: Mandag, 31. oktober 2016 Tid: Kl. 08.30 Saknr. 28/2016 33/2016 Sakliste Sak nr.: Innhold 28/2016 Godkjenning av sakliste og innkalling 29/2016 Godkjenning av møteprotokoll fra kontrollutvalgsmøte 12.02.2016 30/2016 Budsjett 2017 31/2016 Møteplan 2017 32/2016 Overordnet analyse 2017 2020 33/2016 Årsrapport 2016, drøfting 34/2016 Eventuelt Tirsdag 25.10.2016 For Ann Kristin Moen, leder i kontrollutvalget Audun Holte Rådhuset Vingelen AS, Sekretariat Eventuelle forfall meldes til Sekretariatet, Audun Holte tlf.: 997 50 681 Kopi: Ordfører Revisjon KPMG Ekspedisjonen
Godkjenning av sakliste og innkalling 28/2016 31.10.2015 Saksdokumenter Sakliste til møte 31.10.2016 Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakliste og innkalling til møte 31.10.2016 godkjennes. Behandling: s vedtak:
Møteprotokoller fra møte 16.09.2016 og 27.09.16 29/2016 31.10.2016 Saksdokumenter Møteprotokoller fra møte 16.09.2016 og 27.09.2016. Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Vedlagte møteprotokoller fra møte 16.09.2016 og 27.09.2016 godkjennes og signeres. Behandling: s vedtak:
Budsjett 2017 30/2016 31.10.2016 Saksdokumenter Budsjett 2016 Saksframlegg: har etter 18 i forskrift om kontrollutvalg ansvar for å utarbeide samlet budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Utgangspunktet er at budsjettet skal omfatte alle utgifter forbundet med kontrollutvalgets arbeid. har budsjettansvar for eget budsjett, og har ansvaret for regnskap og regnskapsoppfølging. Kommuneloven 77 pålegger kommunen å ha et kontrollutvalg. I tillegg pålegges kommunen å ha et uavhengig sekretariat samt en forsvarlig revisjonsordning etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Budsjettforslaget omfatter de lovpålagte oppgavene. Jfr. forskriftens 18 skal kontrollutvalgets forslag til budsjettramme følge formannskapets innstilling til kommunestyret, slik at forslaget er gjort kjent for kommunestyret når totalbudsjettet skal behandles. Saksvurdering Forslag til budsjettrammen for kontroll- og tilsynsarbeidet for Rendalen kommune for 2016 utarbeides etter følgende mal: Konto Konto (T) Prosjekt Budsjett 2017 Merknader 10803 Godtgjørelse folkevalgte 10990 Arbeidsgiveravgift 11151 Mat til ansatte og besøkende 11201 Annet forbr.matr. /råvarer 11500 Faglig oppdatering 11600 Skyss- og kostgodtgjørelse 11650 Telefongodtgjørelse 12700 Konsulenttjenester Konsulenttjenester Sekretariat I følge avtale Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll 12702 Revisjonstjenester Regnskapsrevisjon I følge avtale
Merverdiavgift som gir rett til 14290 kompensasjon 17290 Komp. mva. ansk./ drift Påkommende prosjekt. 0,00 Følgende budsjett ble vedtatt for 2016: Konto Konto (T) Prosjekt Budsjett 2016 Merknader 10803 Godtgjørelse folkevalgte 40000 Inkl. 6 kursdager (tapt arb.fortj) 10990 Arbeidsgiveravgift 3000 11151 Mat til ansatte og besøkende 3000 11201 Annet forbr.matr. /råvarer 0 11500 Faglig oppdatering 21000 Kursavgift 11600 Skyss- og kostgodtgjørelse 5000 Inkl. reise kurs 11650 Telefongodtgjørelse 0 12700 Konsulenttjenester Konsulenttjenester 40000 3 anbudsrunder Sekretariat 89000 I følge avtale Forvaltningsrevisjon 102000 Overordnet analyse 20000 Plan for selskapskontroll og forvalt ningsrevisjon. Denne gjennomføres ved starten av ny periode Selskapskontroll 0 Denne tas etter planen, en gang i perioden 12702 Revisjonstjenester Regnskapsrevisjon 140000 I følge avtale Merverdiavgift som gir rett til 14290 kompensasjon 17290 Komp. mva. ansk./ drift 463000 Utvalget vedtar følgende budsjett, med kommentarer, for 2017 og oversender det til økonomikontoret for innarbeidelse i Budsjett 2017 for Rendalen kommune. Behandling: s vedtak:
Møteplan 2017 31/2016 31.10.2016 Saksdokumenter Saksframlegg Følgende årsplan ble vedtatt for 2016: Fredag 12. februar Kl. 12.00 Fredag 6. mai Kl. 12.00 Fredag 16. september Kl. 12.00 Fredag 16. desember Kl. 12.30 Kontrollutvalgsmøte Kontrollutvalgsmøte Kontrollutvalgsmøte Kontrollutvalgsmøte Årsrapport 2015 Regnskapsrapport for kontrollutvalget, foreløpig for 2015. Behandling av rapport, forvaltningsrevisjon 2015 Forvaltningsrevisjon, anbud Selskapskontroll, anbud Valg av leverandør sekretariat Bestilling av overordnet analyse Plan for selskapskontroll Bestilling av overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon Orientering fra administrasjonen. Regnskapsrapport for kontrollutvalget Regnskap og årsmelding 2015 for Rendalen kommune, (revisor med) Regnskap og årsmelding 2015 for Rendalen Kommuneskoger KF Valg av leverandør forvaltningsrevisjon Valg av leverandør selskapskontroll Regnskapsrapport for kontrollutvalget Behandling av rapport, forvaltnings-revisjon Behandling av rapport, selskapsrevisjon Behandle overordnet analyse Regnskapsrapport for kontrollutvalget Årsrapport 2016, Møteplan 2017 Saksvurdering Årsplan for 2017 utarbeides etter mal fra tidligere år og tilpasses de oppgaver som skal løses i 2017. Saken legges fram uten innstilling. Planen bearbeides av kontrollutvalget.
Behandling s vedtak
Overordnet analyse 2017 2020 32/2016 31.10.2016 Saksdokumenter: Overordnet analyse Forvaltningsrevisjon Overordnet analyse Selskapsrevisjon Plan for Forvaltningsrevisjon Plan for Selskapskontroll Saksframlegg: Det ble høsten 2016 utarbeidet en overordnet analyse for Forvaltnings- og selskapsrevisjon for Rendalen kommune i perioden 2017-2020. Analysen ble utarbeidet av KPMG. skal gjennomgå analysen, for så å fremme en innstilling til kommunestyret på konkrete selskaps- og forvaltningsrevisjonsprosjekter. Saksvurdering: Planen skal vedtas i kommunestyret. Når planene vedtas i kommunestyret kan det være nyttig å gjøre kommunestyret kjent med hvordan den overordnede analysen er gjennomført og begrunnelse for de prosjekter som er valgt ut. Dette gjøres ved legge med analysegrunnlaget til saken, men den kan i tillegg presenteres for kommunestyret av en fra utvalget. For å sikre at planen blir tilpasset behovet i løpet av perioden, bør kommunestyret delegere til kontrollutvalget til å gjøre endringer. Eventuelle endringer som gjøres i perioden rapporteres til kommunestyret i kontrollutvalgets årsrapport. Kommunestyret slutter seg til planen for Forvaltnings- og selskapskontroll i Rendalen kommune for perioden 2017-2020. gis myndighet til årlig rullering av planen og valg av enkeltprosjekter innenfor planperioden. Behandling: s vedtak:
Årsrapport 2016, drøfting 33/2016 31.10.2016 Saksdokumenter: Årsrapport 2015 Saksframlegg: s årsrapport for 2016 skal behandles i februarmøtet 2017. For å være i forkant tar utvalget en gjennomgang av årets aktiviteter på dette møtet. Saksvurdering: Innspillene i forbindelse med gjennomgangen tas inn i rapporten. Årsrapporten behandles i februar 2017. Behandling: s vedtak:
Eventuelt 34/2016 31.10.2016.