FJELLINJEN AS. Konkurransegrunnlag. Inkasso Fjellinjen AS. Versjon

FJELLINJEN AS Konkurransegrunnlag Inkasso Fjellinjen AS Versjon 2 27.11.2013

1 Innledning... 3 1.1 Om Oppdragsgiveren... 3 2 Beskrivelse av anskaffelsen... 4 2.1 Omfang... 4 2.2 Tjenesten... 4 2.3 Varighet... 5 2.4 Opsjoner... 5 2.5 Fordeling av til oppdragets omfang.... 6 2.6 Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 6 3 REGLER SOM GJELDER FOR KONKURRANSEN... 7 3.1 Anskaffelsesprosedyre... 7 3.2 Kontrakt... 7 3.3 Kunngjøring... 7 3.4 Tilleggsopplysninger... 7 3.5 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 8 3.6 Tidligere oppdrag for Oppdragsgiver... 8 3.7 Tilbudsbefaring/tilbudskonferans... 8 3.8 Opplysningsplikt... 8 3.9 Taushetsplikt... 8 3.10 Offentlighet... 8 4 Kvalifikasjonskrav... 9 4.1 Generelt om kvalifikasjonskravene... 9 4.2 Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav... 9 5 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER... 10 5.1 Rapporteringskrav... 10 5.2 Overføring av pålagt purregebyr... 10 5.3 Løsningsgrad... 10 5.4 Fakturering... 11 6 Tildelingskriteriene... 12 7 KRAV TIL TILBUDET... 14 7.1 Tilbudsfrist... 14 7.2 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 14 7.3 Hvordan tilbudet skal presenteres... 15 7.4 Vedståelsesfrist... 15 7.5 Deltilbud og alternative tilbud... 15 7.6 Forbehold... 15 Konkurransegrunnlag Anskaffelse av inkassotjenester 1

7.7 Oppdragsgivers behandling av tilbudene... 15 8 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 16 Konkurransegrunnlag Anskaffelse av inkassotjenester 2

1 INNLEDNING Fjellinjen AS, heretter kalt Oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av inkassotjenester. Tre andre bomselskaper, (Horten bompengeselskap rv19 AS, Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS og Østfold bompengeselskap AS) skal også kunne benytte seg av anskaffelsen. Dette blir forklart nærmere under eget punkt. 1.1 Om Oppdragsgiveren Oppdragsgiver ble etablert 13.2.1986 med formål å finansiere E-18 gjennom Oslo sentrum med Oslo kommune som eneaksjonær. Ved Stortingsvedtak av 8.6.1988, St.prp. nr. 96 (1987-1988) ble selskapets ansvarsområde utvidet til å omfatte delfinansiering av hovedveiutbyggingen i Oslo og Akershus, (Oslopakke 1). Samtidig ble det vedtatt en bompengering som grunnlag for finansieringen. Akershus fylkeskommune kom inn som aksjonær i 1990 og eier i dag 40 % av aksjene, Oslo kommune eier de øvrige 60 %. I 2008 kom Oslopakke 3, en finansieringspakke for å finansiere utbygging av hovedveinettet og kollektivnettet i Oslo og Akershus. Pakken ble i 2012 forlenget med 5 år til 2032 med 56,4 mrd. kroner i bompengefinansiering. For mer informasjon om Oppdragsgiver, se www.fjellinjen.no. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn : Halldor Halldorsson E-postadresse : halldor.halldorsson@fjellinjen.no Eventuelle spørsmål til konkurransen skal rettes per e-post til kontaktpersonen. Det skal underveis i konkurransen ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. Konkurransegrunnlag Anskaffelse av inkassotjenester 3

2 BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN Kontrakten er en tjenesteavtale om kjøp av inkassotjenester. Ikke betalte krav mot eiere av norskregistrerte kjøretøy oversendes til inkassoselskapet fra Oppdragsgiver. 2.1 Omfang I 2012 oversendte Fjellinjen 131 180 saker til inkasso. Hovedstolen til disse var NOK 126 979 981,- Horten bompengeselskap rv19 AS oversendte ca. NOK 5 500 000,-. Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS oversendte ca. NOK 3 800 000,-. Østfold bompengeselskap AS oversendte ca. NOK 13 900 000,-. 2.2 Tjenesten Tjenesteavtalen består i utgangspunktet av følgende to hovedtyper krav som skal innfordres, samt nødvendige tilleggstjenester. Ytterligere informasjon blir lagt ut på doffin.no ved på forespørsel. 2.2.1 Inkasso av ubetalte passeringer inklusive tilleggsavgifter og avgiftsforhøyelser (passeringer uten gyldig AutoPASS-avtale). Som ubetalte passeringer uten gyldig AutoPASS regnes passeringer uten gyldig AutoPASS-avtale (bilde av bilskiltet ved passering) som ikke blir betalt etter påkrav. For krav om bomavgift for passeringer hvor kjøretøyets eier ikke har inngått eller ikke har en gyldig avtale med Oppdragsgiver gjelder Forskrift om betaling av bomavgift og tilleggsavgift (F30.04.2004 nr. 678). I henhold til forskriftens 3 og 4 skal det ved passering uten at lovlig bomavgift blir betalt, ilegges tilleggsavgift/forhøyelsesavgift fastsatt av Vegdirektoratet. Tilleggsavgift og forhøyet tilleggsavgift er p.t. fastlagt til hhv. NOK 300,- og NOK 450,-. Vegdirektoratets retningslinjer for ileggelse av tilleggsavgift følger som vedlegg. I henhold til Vegdirektoratets takstretningslinjer pkt. 5 kan det for krav som er tillagt tilleggsavgift ikke ilegges inkassogebyr eller andre former for utenomrettslige tilleggsavgifter. Vegdirektoratets takstretningslinjer følger som vedlegg, men nye takstretningslinjer er under utarbeidelse. Overordnet beskrivelse av ytelsen: Inkassoselskapet vil få tilgang til informasjon om ubetalte fakturerte passeringer og tilleggsavgifter. Dersom det finnes flere saker på samme skyldner, skal sakene slås sammen. Opprinnelig faktura- og kundenummer/saksnummer m.m. skal kunne identifiseres for å ivareta den elektroniske kommunikasjonen mellom inkassoselskapet og Oppdragsgiver. Oppfølging av kravene. Behandling av klagesaker. Foreta nødvendige forberedende handlinger for rettslig inkasso, herunder varsling jf. lov om inkassovirksomhet 9 og 11. Gjennomføring av rettslig inkasso. Daglige oppgjør til oppdragsgiver. Månedlig rapportering, herunder: o Løsningsgradsrapporter (i antall og kroner). Konkurransegrunnlag Anskaffelse av inkassotjenester 4

o Økonomiske rapporter på utestående, utestående hovedstol, løpende saker, saker til overvåking, innbetalinger, avskrivninger m.m. Rapporter må være aldersdifferensierte. Svar på henvendelser fra skyldnere, etter at kravet er overført til inkasso. For disse sakene kan det ikke ilegges inkassogebyrer eller andre former for utenomrettslige tilleggsavgifter. 2.2.2 Inkasso avtalekunder - vanlig inkasso (passeringer med gyldig AutoPASS-avtale) For kunder som har et etterskuddsabonnement innfordres faktura på ordinært vis. I disse tilfellene vil det ikke bli utstedt tilleggsavgift. Det samme gjelder for abonnementskunder der det er foretatt passeringer i perioden mellom at innbetalt forskudd er brukt opp og avtalen er terminert. For disse sakene skal det ilegges inkassogebyrer etter gjeldende regelverk. For disse sakene skal oppdragsgiver ikke belastes for salærer. Overordnet beskrivelse av ytelsen: Inkassoselskapet vil få tilgang til informasjon om ubetalte fakturerte passeringer og tilleggsavgifter. Passeringene dokumenteres ved hjelp av abonnementsbrikken som er montert i kjøretøyet. Dersom det finnes flere saker på samme skyldner skal sakene slås sammen. Opprinnelig faktura- og kundenummer/saksnummer m.m. skal kunne identifiseres for å ivareta den elektroniske kommunikasjonen mellom inkassoselskapet og Oppdragsgiver. Oppfølging av kravene. Behandling av klagesaker. Før krav oversendes til inkassator vil oppdragsgiver selv utsende purring/inkassovarsel med pålagt purregebyr 10 % av inkassogebyr. Hvis ikke skyldner betaler kravet, som da oversendes til inkasso, skal inkassator etter at kravet er innfordret overføre purregebyret til oppdragsgiver sammen med kravets hovedstol. Foreta nødvendige forberedende handlinger for rettslig inkasso, herunder varsling jf. lov om inkassovirksomhet 9 og 11. Gjennomføring av rettslig inkasso. Daglige oppgjør til oppdragsgiver. Månedlig rapportering: o Løsningsgradsrapporter (i antall og kroner). o Økonomiske rapporter på utestående, utestående hovedstol, løpende saker, saker til overvåking, innbetalinger, avskrivninger m.m. o Rapporter på saker må være aldersdifferensierte. Svar på henvendelser fra skyldnere, etter at kravet er overført til inkasso. For disse sakene ilegges inkassosalærer på ordinært vis etter lov om inkassovirksomhet med tilhørende forskrifter. 2.3 Varighet Avtalen skal gjelde i 2 år fra kontraktsignering, med opsjoner på forlengelse to ganger, ett år ad gangen. 2.4 Opsjoner 2.4.1 Forlengelse Fjellinjen skal ha ensidig rett til å forlenge avtalen to ganger, ett år ad gangen. Konkurransegrunnlag Anskaffelse av inkassotjenester 5

Utløsning av opsjon på forlengelse av kontrakten er ikke knyttet til eventuelle andre oppdragsgivere tilknyttet anskaffelsen. 2.4.2 Inngåelse av kontrakt med tre øvrige bompengeselskaper. Tre andre bomselskaper (Horten bompengeselskap rv19 AS, Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS og Østfold bompengeselskap AS) skal ha ensidig, individuell rett til å inngå tjenesteavtale med prioritert leverandør (ikke de to øvrige leverandørene) på tilsvarende vilkår som Fjellinjen. Kontraktene følger som vedlegg til konkurransegrunnlaget. 2.5 Fordeling av til oppdragets omfang. Fjellinjen har til hensyn å inngå tjenesteavtale om inkassotjenester med tre leverandører. For å gi nødvendig sikkerhet blir valgte leverandører i denne konkurransen gitt 20 % av Fjellinjens volum, regnet basert på 12 måneders periode (ikke kalenderår). Av tekniske årsaker er det foreløpig ikke mulig å fordele inkassoporteføljen på flere enn en leverandør. Dette forventes løst i løpet av første halvår 2014. Fordeling på flere enn en leverandør vil starte når det er teknisk mulig. Fjellinjen forbeholder seg retten til fritt å fordele 40% av det samlet volum. Fjellinjen forbeholder seg retten til å heve kontrakten, såfremt løsningsgraden for avtalekunder ikke oppfylles. Det gjøres oppmerksom på at Fjellinjen kan ikke garantere at dette blir teknisk mulig og fraskriver seg ansvar for leverandørenes eventuelle tap av inntekter som følge av at det ikke blir mulig å fordele inkassoporteføljen på flere enn en leverandør. Ved å inngi tilbud aksepterer leverandører denne risikoen. 2.6 Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke/dato Aktivitet Kunngjøring av konkurranse på doffin.no 24. oktober gjør at den 28. oktober 2013 publiseres på TED senest 28. oktober 12. desember 2013 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget. 8. januar 2014 kl. 11:00 Frist for å levere tilbud 9. desember kl. 12:00 Tilbudsåpning 9. 16. januar 2014 Evaluering av kvalifikasjoner, tilbudsevaluering og valg av tilbud 17. januar 2014 Utsendelse av tildelings- og meddelelsesbrev 27. januar 2014 Karensperiode utløper 28. januar 2014 Kontraktsinngåelse 03. februar 2014 Oppstart av tjenesten 28. mars 2014 Vedståelsesfrist utløper Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene, bortsett fra utløp av vedståelsesfrist, er veiledende. Konkurransegrunnlag Anskaffelse av inkassotjenester 6

3 REGLER SOM GJELDER FOR KONKURRANSEN 3.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III (over EØS-terskelverdi). Åpen anbudskonkurranse gir alle interesserte tilbydere anledning til å levere tilbud. Det er ingen prekvalifisering, og tilbyderen må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Tilbyderen må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. 3.2 Kontrakt 3.2.1 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet med Fjellinjen AS vil bli regulert av vedlagt kontrakt. Eventuelle kontraktsforhold med de tre øvrige bompengeselskapene blir regulert av respektive vedlagte kontrakter. 3.2.2 Særskilte kontraktsvilkår Kontrakten inneholder krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Kontrakten inneholder krav om at leverandøren samarbeider med oppdragsgiver for å vurdere og deretter redusere tjenestens negative miljøeffekter. 3.2.3 Kontraktsperiode Kontrakten gjelder i to år fra signering. Oppdragsgiver har utover dette ensidig rett til å forlenge avtalen to ganger utover dette, ett år ad gangen. (2+1+1). Utløsning av opsjon på forlengelse av kontrakten er ikke knyttet til eventuelle andre oppdragsgivere i kontrakten. 3.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort på i TED databasen og på DOFFIN databasen, se www.doffin.no All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal foregå via DOFFIN. Unntak er innsendelse av leverandørenes spørsmål til konkurransegrunnlaget, og innlevering av tilbud. 3.4 Tilleggsopplysninger Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig (e-post) be om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver ved Oppdragsgivers kontaktperson senest 29. november. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles per e-post til Oppdragsgivers kontaktperson. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og svar på alle spørsmål vil bli lagt ut på Doffin.no. Det vil således ikke bli sendt svar til den enkelte tilbyder, men kun lagt ut informasjon på doffin.no til de Konkurransegrunnlag Anskaffelse av inkassotjenester 7

som har meldt sin interesse for konkurransen der. Oppdragsgiver har ikke plikt til å besvare spørsmål som kommer inn etter fristen. 3.5 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp, har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer kunngjøres via DOFFIN slik at opplysninger som Oppdragsgiver gir på forespørsel fra en av leverandørene meddeles alle. 3.6 Tidligere oppdrag for Oppdragsgiver Har leverandøren gitt råd ved utarbeidelse av spesifikasjonene eller konkurransedokumentene i denne konkurransen, vil vedkommende leverandør kunne være utelukket fra å delta. 3.7 Tilbudsbefaring/tilbudskonferans Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferans eller tilbudsbefaring. 3.8 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig og begrunnet melding dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 3.9 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 3.10 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll vil unntas offentlighet, jf. offentlighetsloven av 19.5.2006 nr. 16 23 inntil valg av tilbyder er bestemt. Tilbyderne skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal Oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Konkurransegrunnlag Anskaffelse av inkassotjenester 8

4 KVALIFIKASJONSKRAV 4.1 Generelt om kvalifikasjonskravene Oppdragsgiver stiller i denne konkurransen krav til leverandørens kvalifikasjoner. Kvalifikasjonene vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Støtter leverandøren seg på andre foretak for å bli kvalifisert skal det innleveres dokumentasjon (forpliktelseserklæring eller lignende) for at leverandøren har rådighet over de ressursene som er nødvendige for å bli kvalifisert. 4.2 Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt, fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor. Skatteattest for merverdiavgift, fås ved henvendelse til skattekontoret. Leverandøren skal levere HMS-egenerklæring. Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Leverandøren skal være kredittverdig. Det kreves bevilling for å drive inkassovirksomhet i Norge. Det kreves meget god gjennomføringsevne. Det kreves relevant erfaring fra tilsvarende oppdrag. Leverandør skal ha et godt og velfungerende system for kvalitetssikring. Leverandøren skal ha et godt system for ivaretakelse av informasjonssikkerhet. Attestene kan ikke være eldre enn 6 måneder gamle. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Utfylt og signert HMS-egenerklæring. (Se vedlegg til konkurransegrunnlaget). Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Foretakets to siste årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Kredittvurdering, ikke eldre enn 6 måneder, som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente kredittvurdering på eget initiativ. Kopi av bevilling/konsesjon Beskrivelse av leverandørens organisasjon og tekniske plattform. Beskrivelse av leverandørens personell til oppfyllelse av kontrakten. Liste over de viktigste utførte oppdrag de siste tre årene, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. Kopi av sertifikat utstedt av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon (ISO sertifisering eller tilsvarende) eller redegjørelse for leverandørens kvalitetssikringssystem. Kopi av sertifikat utstedt av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon (ISO/IEC 27001 eller tilsvarende) eller redegjørelse for leverandørens system for informasjonssikkerhet. Konkurransegrunnlag Anskaffelse av inkassotjenester 9

5 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER 5.1 Rapporteringskrav Tjenesteleverandøren skal minimum hver måned (før månedens 4. arbeidsdag) sende følgende rapporter til oppdragsgiver: Aldersfordelt saldoliste fordelt på fullpris- og avtalekunder månedsvis 12 måneder tilbake i tid. Saldolisten skal leveres på både antall saker og verdi av saker: 1. Innsendt 2. Avslått / tilbaketrukket av oppdragsgiver 3. Avskrevet 4. Konkurs / gjeldsordning 5. Påløpte renter 6. Innbetalt 7. Sum krav 8. Herav andel med avdragsordning 9. Løsningsgrad. (Verdi innbetalt i prosent av innsendt krav fratrukket verdi av tilbaketrukket/avslått krav ref. pkt. 2 over). 10. Løsningsgrad på krav eldre enn 60 dag. (Verdi innbetalt i prosent av innsendt krav fratrukket verdi av tilbaketrukket/avslått krav ref. pkt. 2 over). 11. Oversikt over saker hvor det er etablert nedbetalingsplan. Produksjonsrapport fordelt på fullpris- og avtalekunder månedsvis 12 måneder tilbake i tid. 1. Innsendt 2. Intern oppfølgning 3. Formell / juridisk oppfølgning (rettslig / forliksråd) 4. Etablert nedbetalingsplan 5. Avsluttet Oppdragsgivers internrevisjon skal ved forespørsel få umiddelbart tilgang til å gjennomføre stikkprøvekontroller av rapporteringen. Vesentlige feil og mangler kan føre til oppsigelse av avtalen eller en reduksjon i andel av tildelte saker. Ved manglende rapportering kan tjenesteleverandøren ilegges en konvensjonalbot på NOK 50 000,-. 5.2 Overføring av pålagt purregebyr Når bompengeselskapet har pålagt skyldneren purregebyr på 10 % av inkassogebyr og senere oversendt kravet til inkasso, skal inkassator, etter at fordringen er innkrevet, overføre 10 % av inkassogebyret til oppdragsgiver sammen med kravets opprinnelige hovedstol. 5.3 Løsningsgrad Tilbyder skal tilby løsningsgrad for innkreving av ubetalte passeringer for 60 dager etter mottatt krav. Manglende oppnåelse av løsningsgrad fører til to typer sanksjoner, den ene i form av refusjon av honorar, den andre fører til at leverandøren får tildelt en lavere andel av Oppdragsgivers totalvolum ved neste tildeling. Konkurransegrunnlag Anskaffelse av inkassotjenester 10

Sanksjoner som følge av ikke-oppnådd løsningsgrad begynner først 90 dager etter oppstart av leveransen. Deretter hver måned. 5.4 Fakturering Fakturering skal skje etterskuddsvis en gang per måned. 10-15 hver måned. Det skal gis 30 dagers betalingsfrist. Konkurransegrunnlag Anskaffelse av inkassotjenester 11

6 TILDELINGSKRITERIENE Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier og som vektes slik: Tildelingskriterium Vekt Dokumentasjon Honorar Honorar for inkasso i tilknytning til utbetalte passeringer/tilleggsavgifter (ikke abonnementskunder), jf. pkt. 1.4.1.1. over, beregnes som en prosentandel av innfordret beløp. I fall skyldner foretar innbetaling direkte til Oppdragsgiver etter saken er startet av inkassoselskapet, skal innbetalt beløp tas med ved beregning av honorar. 15 % Utfylt tilbudsskjema Prosenten som tilbys skal være den samme uavhengig av størrelsen på det enkelte krav og uavhengig av om kravet er overført til overvåkning før løsning oppnås. For inkasso i tilknytning til abonnementskunder, jf. pkt. 1.4.1.2. over, vil det ikke bli betalt honorar, da det for disse krav på ordinær måte kan ilegges inkassogebyrer. Løsningsgrad Avtalekunder Avtalekunder: Tilbyder skal tilby løsningsgrad for innkreving av ubetalte passeringer for 60 dager etter mottatt krav. Fjellinjen forbeholder seg retten til å heve kontrakten, såfremt løsningsgraden for avtalekunder ikke oppfylles. Løsningsgrad Fullpriskunder Fullpriskunder: Tilbyder skal tilby løsningsgrad for innkreving av ubetalte passeringer/tilleggsavgift for 60 dager etter mottatt krav. Refusjonsandel på fullpriskunder Hvis ikke leverandøren oppnår tilbudt løsningsgrad på fullpriskunder, skal leverandøren kompensere Oppdragsgiver med et beløp tilsvarende tilbudt prosentandel av det avvikende beløpet. 25% Utfylt tilbudsskjema 35 % Utfylt tilbudsskjema 25 % Utfylt tilbudsskjema Et eksempel: Selskap A lover 80% løsningsgrad og refusjonsgrad på 10 %. 1. Januar oversendes krav for 10 Millioner kroner Selskap A innkrever 7 millioner kroner i perioden. 1. mars sjekkes løsningsgraden for alle saker over 45 dager. SLA utregning: 10 millioner * 80 % = 8 millioner lovet løst Faktisk løst 7 millioner = 1 million utestående Refusjon: 1 million * 10 % = 100 000 kroner 1. Februar oversendes krav for 10 millioner kroner Selskap A innkrever 7 millioner i perioden 1.April sjekkes løsningsgrad for alle saker eldre enn 45 dager SLA utregning: Faktisk løst 14 millioner av 20 millioner (16 millioner lovet) => 2 million utestående Refusjon: 1 million * 10 % = 200 000 kroner Konkurransegrunnlag Anskaffelse av inkassotjenester 12

6.1.1 Evaluering Poengsetting av tildelingskriteriene «Løsningsgrad» foregår etter lineær metode. En løsningsgrad som er 20% lavere enn høyeste løsningsgrad vil få 0 poeng.10 % lavere vil gi 5 poeng osv. Høyeste løsningsgrad vil få 10 poeng. Poengsetting av tildelingskriteriet «Refusjonsandel» foregår etter lineær metode. En refusjonsandel som er 20 % lavere enn høyeste refusjonsandel vil få 0 poeng. Høyeste kompensasjonsandel vil få 10 poeng. Poengsetting av tildelingskriteriet «Honorar» foregår etter lineær metode. Et tilbudt honorar som er 100 % høyere enn laveste tilbudt honorar vil få 0 poeng. Laveste honorar vil få 10 poeng. Poeng fra hver gruppe blir vektet og sammenlagt. De tre leverandørene med flest poeng etter vekting vil bli tildelt oppdraget. Den leverandøren med flest poeng vil oppnå statusen «Prioritert leverandør». Konkurransegrunnlag Anskaffelse av inkassotjenester 13

7 KRAV TIL TILBUDET 7.1 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud: 8. januar 2014 kl. 11:00. Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Oppdragsgiver plikter å avvise et tilbud som blir levert senere enn tilbudsfristen. 7.2 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Fjellinjen AS Adresse: St. Olavsgate 28 0166 Oslo Tilbudet skal leveres i resepsjonen i 6. etasje før utløpet av tilbudsfristen. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: og Inkasso Fjellinjen AS Att: Halldor Halldorsson Åpnes kun av adressaten For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). Tilbudet skal: Oversendes i lukket og nøytral forsendelse og være merket: «Inkasso Fjellinjen AS» Være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert Med tilhørende dokumenter og kommunikasjon utformet på norsk Leveres på papir direkte til leveringsadressen eller sendes med post. Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverføring aksepteres ikke. Leveres med: - To eksemplarer av tilbudet - En papirkopi av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. - Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen skal også leveres elektronisk på en USB brikke med identisk innhold. Disse skal være sikret mot virus. Den elektroniske versjonen skal være i PDF-format. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudsbrevet skal forøvrig inneholde: Referanse til sak «Inkasso Fjellinjen AS» Tilbyderens adresse, telefon/telefaksnummer og foretaksnummer Tilbyderens kontaktpersoner med telefonnummer og e-postadresser Eventuelle forbehold skal klart fremkomme av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbehold(ene) fremkommer (med sidetall og punktnummer) Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte tilbyderen. Konkurransegrunnlag Anskaffelse av inkassotjenester 14

7.3 Hvordan tilbudet skal presenteres Tilbudet bes levert i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokument(er) Skilleark Signert tilbudsbrev. Forbehold og avvik skal klart fremgå av tilbudsbrevet med 1 henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest, jf. punkt 4.2 2 Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 4.2 3 Utfylt HMS-egenerklæring, jf. punkt 4.2 4 Dokumentasjon på oppfyllelse av andre kvalifikasjonskrav, jf. punkt 4.2 5 Utfylt tilbudsskjema. 6 Sladdet utgave av tilbudet 8 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Avvik fra ovennevnte krav til tilbudet som medfører tvil om hvordan tilbudet skal evalueres sammenlignet med øvrige tilbud, vil medføre avvisning. 7.4 Vedståelsesfrist Tilbyder er bundet av tilbudet til 28. mars 2014, kl. 16:00. 7.5 Deltilbud og alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 7.6 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at Oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer. Tilbud som inneholder forbehold som medfører tvil om hvordan tilbudet skal evalueres sammenlignet med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra bestemmelsene i dette konkurransegrunnlaget. 7.7 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 7.7.1 Registrering av innkomne tilbud Oppdragsgiver vil påføre tilbudene innleveringstidspunktet etter hvert som de blir levert. Leverandøren har krav på å motta en skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. 7.7.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted 8. januar 2014, kl. 13:00. Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. Konkurransegrunnlag Anskaffelse av inkassotjenester 15

8 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN Alle deltakerne i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvilke leverandører Oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med, samt en begrunnelse for valget. I meddelelsen vil Oppdragsgiver gi leverandørene en frist for å påklage beslutningen. Når klagefristen har utløpt vil Oppdragsgiver inngå kontrakt med vinnerne av konkurransen. De tre andre bomselskapene (Horten bompengeselskap rv19 AS, Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS og Østfold bompengeselskap AS) vil avgjøre om de ønsker inngå kontrakt med prioritert leverandør etter at Oppdragsgiver har inngått kontrakt. Senest vil dette skje 28. februar 2014. * * * Anne-Karin Sogn Administrerende direktør Kai G. Henriksen Styreformann Vedlegg: 1. Tilbudsskjema 2. HMS-egenerklæring 3. Vegdirektoratets retningslinjer for ileggelse av tilleggsavgift. 4. Vegdirektoratets takstretningslinjer 5. Kontrakt med Fjellinjen AS 6. Kontrakt med Horten bompengeselskap rv19 AS 7. Kontrakt med Fredrikstad-Distriktets Vegfinansiering AS 8. Kontrakt med Østfold bompengeselskap AS Konkurransegrunnlag Anskaffelse av inkassotjenester 16