Møte 07/2016 INNKALLING TIL MØTE PORSGRUNN KIRKELIGE FELLESRÅD Torsdag 24. november kl 18.00 i Winthersgt 8
Innkalling til møte Du innkalles med dette til møte i Utvalg Møtedato 24.11.2016 Møtetid kl. 18:00 Møtested Kirkesjefens kontor, møterom Meld fra om eventuelt forfall. Innkalte: Unni Nord Samdal, Gunnar Andersen, Marita Bruun, Jan Erik Langangen, Morten Fleischer og Ole Henrik Lia. Innkalling sendes også: Eidanger menighetsråd v/tone Bryn, Porsgrunn menighetsråd v/astrid Emhjellen, Inger Auen (verneombud), Tore Nygård (tillitsvalgt) Eidanger menighetskontor, Porsgrunn menighetskontor, sogneprestene (Ivar Brobakken og Trond Engnes) og revisor. Sakliste Godkjenning av innkalling og referat fra sist møte, 25.10.16. ssaker Sak 025/16 Valg av delegater til å velge medlemmer KA's landsråd Sak 026/16 Godkjenning av Økonomireglement for Porsgrunn menighetsråd Sak 027/16 Forslag til aldersgrense 70 år Sak 028/16 Innredning nye kontorlokaler Sak 029/16 Konstituering 2017 Sak 030/16 Møteplan 1. halvår 2017 Orienteringssaker Status ØPK etter utvalgsbehandling v/kirkesjef Organisering av kirkens arbeid v/leder Vel møtt! 3921 PORSGRUNN, Porsgrunn 19.11.2016 Jan Erik Langangen Leder
Møtebok for Møtedato: 25.10.2016 Møtetid: kl. 18:00 Møtested: Kirkesjefens kontor Tilstede: Jan Erik Langangen, Gunnar Andersen, Marita Bruun, Unni Nord Samdal, Morten Fleischer, Ole Henrik Lia. Meldt forfall: Ingen Fra administrasjonen møtte Johannes Sørhaug og Kerstin E. Aas. Saker Innkalling og møtebok fra møte, 12.09. 2016. Innkallingen godkjent. Møteboken godkjent og signert. Sak 023/16 Budsjettjustering KLP-innskudd : Fellesrådet vedtar budsjettjustering for dekking av egenkapitalinnskudd i KLP slik det er vist. Sak 024/16 Delegasjonsreglement : Saken ble drøftet og tas opp igjen med bakgrunn i de innspill som kom. : Saken bearbeides og fremmes på nytt i senere møte. Orienteringssaker Kirkesjefen refererte fra møtet med biskopen og kommunen om status for Østre Porsgrunn kirke. Prosten ga uttrykk for bekymring ved å ta bort menighetsdelen av ØPK, og ga uttrykk for ønske om å få utvidet økonomisk ramme for prosjektet. Leder orienterte kort om temaet organisering av kirkens arbeid. Dette tas opp i neste møte. Status samlokalisering ved kirkesjefen. For
Kerstin E. Aas Administrasjonsleder Jan Erik Langangen Gunnar Andersen Marita Bruun Leder Nestleder Medlem Unni Nord Samdal Morten Fleischer Ole Henrik Lia Medlem Medlem Medlem Protokollen godkjent (dato)
Arkivsak 16/00017 Dokumentnummer: 16/00017-007 Arkivkode: 00 025/16 Valg av delegater til å velge medlemmer KA s landsråd 24.11.2016 Retningslinjer for valg til landsrådet er utdypende beskrevet i vedlegget fra nominasjonskomiteen. Det skal velges 4 representanter fra fellesrådene i Agder- og Telemark bispedømme. For å velge disse kan vårt fellesråd velge 3 delegater for å være med på valget i kontaktmøtet 17. januar 2017. Saken legges frem uten forslag til kandidater. Nominasjonslisten og retningslinjer for valg er vedlagt. Saken legges frem uten forslag til vedtak.
Arkivsak 15/00003 Dokumentnummer: 15/00003-014 Arkivkode: 131 026/16 Godkjenning av Økonomireglement for Porsgrunn 24.11.2016 menighetsråd Porsgrunn menighetsråd har vedtatt nytt Økonomireglement. I tråd med «Forskrift om økonomiforvaltning for kirkelige fellesråd og menighetsråd i Den norske kirke» 8 skal reglementet godkjennes av kirkelig fellesråd. Porsgrunn menighetsråds forslag til økonomireglement er vedlagt innkallingne. Fellesrådet godkjenner Porsgrunn menighetsråds økonomireglement slik det er vedlagt saken.
Arkivsak 16/00036 Dokumentnummer: 16/00036-001 Arkivkode: 209 027/16 Forslag til aldersgrense 70 år 24.11.2016 Etter arbeidsmiljøloven er aldersgrensen 72 år. I tariffavtalen er imidlertid aldersgrense satt til 70 år. For å kunne praktisere en aldersgrense på 70 år, må hver virksomhet (hvert fellesråd) fastsette en bedriftsintern aldersgrense. Aldersgrensen kan ikke være lavere enn 70 år. De virksomheter som ønsker å ha en slik aldersgrense må gjøre et vedta om dette etter reglene i aml. 15-13a nr. 3. Før Fellesrådet vedtar en slik aldersgrense skal den drøftes med de tillitsvalgte. Dette forutsetter at virksomheten har en tilfredsstillende pensjonsordning. Dette er oppfylt gjennom kravene til pensjonsordning i HTA. Aldersgrensen må gjøres kjent for de ansatte. Fellesrådets administrasjon ønsker å foreslå bedriftsintern aldersgrense på 70 år. Forslaget drøftes med tillitsvalgte, og resultatet av drøftingen framlegges i møtet. fastsetter sin bedriftsinterne aldersgrense 70 år.
Arkivsak 15/00003 Dokumentnummer: 15/00003-015 Arkivkode: 131 028/16 Innredning nye kontorlokaler 24.11.2016 De nye kontorlokalene for fellesrådets virksomhet står klare for innflytting første halvdel av desember 2016. Ut fra menighetenes aktivitet har vi avtalt at de fleste venter med flytting til over nyttår. Lokalene er nærmest skreddersydd fellesrådets behov, og vi mener de vil framstå som attraktive kontorplasser og bidra til et godt fellesskap og arbeidsmiljø. Det er innarbeidet gode fellesarealer og møteromsfunksjoner. I forbindelse med innredning av kontorer og det øvrige arealet har vi fått bistand av en innredningsarkitekt. Det har vært nedsatt en gruppe ansatte som har sett på ulike møbleringsløsninger. Etter innhenting av tilbud hos Erik Tanche Nilssen (via GKI s innkjøpsavtale) har vi oppnådd en kostnad på ca kr 36.000 pr arbeidsplass for kontorpult, stol, hyller, besøksstoler, samt møblering av møterom, garderobe, fellesrom, kantine/spiserom, arkiv og ekspedisjon. Til sammen beløper dette seg til i overkant av kr 1,3 mill. Kirkesjefen foreslår at dette dekkes av disposisjonsfond opparbeidet av siste tre års overskudd. Innkjøp av møbler og inventar til nye kontorlokaliteter dekkes av disposisjonsfond.
Arkivsak 15/00002 Dokumentnummer: 15/00002-013 Arkivkode: 012.20 029/16 Konstituering 2017 24.11.2016 Fellesrådet skal velge leder og velges for ett år om gangen, jfr Regler om formene for menighetsrådets og kirkelig fellesråds virksomhet, 1. De øvrige valg er gjort for hele funksjonsperioden. Saken legges fram for drøfting og valg uten forslag til vedtak.
Arkivsak 15/00002 Dokumentnummer: 15/00002-012 Arkivkode: 012.20 030/16 Møteplan 1. halvår 2017 24.11.2016 I forslag til møteplan har kirkesjefen forsøkt å ta hensyn til de aktiviteter som fellesrådet legger premisser for og de frister som gjelder for ulike saker. På grunn av noe usikkerhet i forhold til fremdrift på ulike saker er det her foreslått månedlige møter. Det er sannsynlig at 1-2 av disse kan bli kansellert. Det foreslås at møtene legges til tirsdager: Tirsdag 24. januar Tirsdag 28. februar, alternativt mandag 27. februar Tirsdag 21. mars Tirsdag 25. april Tirsdag 30. mai Tirsdag 20. juni Møteplanen vedtas slik den er foreslått i innkallingen.