KDRS For IKAN/Fylkeskommunen Kontaktkonferansen 2010 12.04.2010 1
12.04.2010 2
Status Elektroniske arkiv Sak/arkiv Fagsystem Privatarkiv Digitale/digitaliserte objekt arkivdokumenter pdf/tif Lyd Bilder/kart/tegninger Film/video Trygt oppbevart men lite tilgjengelig! 12.04.2010 3
Status på avleveringer Fauske kommune: 1 (acos) (test avlevering?) Nordland fylkeskommune: 7 ( 4+2 doculive, profs) Arkiv i Nordland: (3) ( 2 Ephorte + 1 fagsystem) En avlevering refusert fra en kommune, da den ikke inneholdt data Planer om avlevering i nær fremtid: (ikke hentet) Lødingen Tjeldsund Steigen Har data som ønskes avlevert (på sikt): Meløy, Hamarøy, Ballangen, Bodø (Tja: Sømna, Evenes, Nesna, Fauske) 12.04.2010 4
Nær framtid - 2010 Ny server(e) er kjøpt inn og settes opp i disse dager Bygger opp lagringskapasitet med backup Digitaliseringsutstyr for Lyd Video Skanning (A3) Har satt av penger til / planlagt anskaffet Bokskanner (A2) Kassett digitaliserer 8x Arkivportalen 12.04.2010 5
Hva kan Arkiv i Nordland tilby? Råd og veiledning i forhold til kassasjon bevaringsvurdering av elektronisk arkivmaterialet Bistand ved arkivuttrekk Sikker lagring av data Deponering / avlevering Digitalisering Bilder Lyd/video (protokoller/dokument) (Film ) 12.04.2010 6
Interkommunalt arkiv Nordland - IKAN Arkiv i Nordland (IKAN) har muligheter for å ta imot digitalt skapt materialet - I dag, forutsatt at det foreligger en avtale om dette. 12.04.2010 7
Hvorfor tar vi vare på elektronisk arkivmateriale? Hjemlet i arkivloven med forskrift + Normalinstruksen Det offentlige ivaretar et dokumentasjonsbehov i forhold til identitet og eiendom Plikt til å dokumentere handlinger overfor sine borgere Offentlige organer er pålagt å ta vare på sin produksjon innenfor et avgrenset, men allikevel langsiktig tidsrom Bedre samfunnsmessig ressursutnyttelse Historisk verdi 12.04.2010 8
Lover og forskrifter elektronisk arkivering Arkivloven (arkl) Forskrift om offentlege arkiv (arkivforskriften af) Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. (taf) Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner (ni) (Lovdata) 12.04.2010 9
Hva sier lovverket? af 3-17. Klargjering av elektronisk journal og arkiv for deponering i arkivdepot Ein elektronisk kopi av basen for ein avslutta periode skal klargjerast for deponering i arkivdepot. For statlege organ skal data organiserast slik som det er spesifisert i Noark-standarden. Deponering skal skje straks, jf. elles føresegnene for avlevering frå statlege organ til Arkivverket, kap. V. Kommunar og fylkeskommunar skal følgje den same prosedyren eller eit anna opplegg som på fullgod måte ivaretek omsynet til langtidslagring og framtidig dokumentasjon. 12.04.2010 10
Avlevering Arkivloven 6 Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Skal til kommunalt depot! af 5-11 Kommuner skal selv fastsette krav til hvordan materialet skal behandles, men skal følge Riksarkivaren normalinstruks af 5-11 12.04.2010 11
System som skal avleveres til (e)depot/ AiN Journalsystemer med eller uten tilknyttede elektroniske dokumenter. I denne gruppen kommer sak-/arkivsystemer som er utarbeidet innenfor Koark- og Noark-standardene. Fagsystemer, dvs. registre og databaser som brukes som grunnlags- eller støttesystemer for saksbehandling. I denne kategorien vil spesielt klient-/pasientrettede IKT-systemer høre til, men også saksbehandlingssystemer med journalfunksjonalitet inngår i denne kategorien (jf. Noarkstandarden). Andre registre og databaser som dokumenterer organets saksbehandling 12.04.2010 12
Avlevering eller deponering? Ansvarsforhold ved deponering og avlevering af 2.1 Normalt er det som mottas å betrakte som en deponering, hvor kommunen selv ansvarlig for drift og vedlikehold av elektronisk arkivmaterialet. Når dataene når det fastsatte avleveringstidspunktet, går deponeringen automatisk over til å være en avlevering. Avlevering innebærer at arkivdepotet overtar det løpende ansvaret for materialet, jf. Arkivforskriften 5-1 tredje ledd. Administrasjonssjefen i medhold av arkivforskriften 3-17 og 5-12, kan bestemme at materialet i stedet skal avleveres. 12.04.2010 13
Når skal avlevering skje? Papirarkiv skal avleveres 25-30 år jmfr 5-2. Hvorfor kan ikke elektroniske arkiv avleveres samtidig? For statleg arkivmateriale kan Riksarkivaren ved generelle føresegner eller enkeltvedtak fastsetje lengre avleveringsfristar av administrative omsyn eller kortare fristar av bevaringsomsyn. Kommunar og fylkeskommunar kan gjere tilsvarande vedtak i høve til eigne arkiv dersom slike endringar ikkje går ut over tryggleiken til arkivmaterialet, jf. arkivlova 6. 12.04.2010 14
Verdt å merke seg mht avlevering Historiske baser inneholder data fra avsluttede perioder, og dannes ofte som et ledd i implementering av nye systemer eller versjoner av systemer. Historiske baser faller dermed inn under arkivforskriftens 3-17, og skal deponeres straks etter at perioden er avsluttet/den historiske basen er generert. Hvis et system går ut av aktivt bruk uten at datainnholdet konverteres til et nytt system, eller dersom et organs virksomhet opphører, skal det foretas en samlet avlevering, jfr. Arkivforskriften 5-3. Register som er underlagt konsesjon fra Datatilsynet, skal avleveres når organets konsesjon opphører, dvs. 31.12.2002. Fra og med 1.1.2003 gjelder det også for registre som er underlagt meldeplikt til Datatilsynet, eller hvor konsesjonen inneholder bestemmelser om sletting. Det er ikke tillatt å slette elektronisk arkivmateriale før det er bekreftet at avleveringen er godkjent. 12.04.2010 15
Kort om generell metode 12.04.2010 16
Metode På bakgrunn av metodikken i den tekniske håndteringen av elektroniske avleveringer skiller vi mellom følgende: Systemer som følger Noark-4 standard. Øvrige systemer. (Generell metode) 12.04.2010 17
Kommunens oppgaver Holde oversikt over IKT-systemer som skal avleveres Fastsette når IKT-systemene skal avleveres. Bistå ved uttrekk av periodisert informasjon Dokumentere avleveringen Sikker transport 12.04.2010 18
Krav til dokumentasjon I utgangspunktet vil det som står i arkivplan (.no) være utfyllende nok for Noark 4 system Koark/Noark 3 har ekstra krav. Krav står i normalinstruks (kortfattet, litt utdatert) Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Overordnet informasjon om arkivskaper og arkivversjon, eksempel fra Lund kommune eks.fra Lund kommune 12.04.2010 19
Depotets oppgaver Bevaringsvurdering Migrering fra database til tekst Samle / opprette Metadata Teste/godkjenne avlevering Bekrefte mottak 12.04.2010 20
Hvorfor er det så få som har avlevert elektronisk? Tenkologisk babel? Har arkivarer for mye fokus på papir! Er jobben så sterkt knyttet mot fysiske dokumenter? Dere forholder dere til det dere kan og jobber med? Antar at leverandør ordner dette Er det IT sitt ansvar (og problem)? Hvem er det som har kompetanse og erfaring med å ta vare på ting? 12.04.2010 21
Planer for e-depot Kartlegging i Nordland 12.04.2010 22
Ha ett depot selv? Server(e), Nettverk, Lagringskapaisitet, Sikkerhet, Formidlingsløsninger => Infrastruktur Personell Kompetanse, tid, lønn AiN har nettopp investert ca 125 i servere og lagring. Årlig kostnad på 90 for nettverket alene. Nasjonale krav kommer, streng og omfattende sertifisering. (Intensjon med KDRS var å være sikkerhetslager, Varslede krav kommer antagelig til å snu på problemstilling hoveddepot) 12.04.2010 23
IKAN opprette edepot Lagring Kvalitetsikring Sikkerhet Forvaltning Formidling Livsløp 1000 år Riksarkivet CDer som medium for langtidslagring skal fases ut. Et prosjekt er påbegynt, det vil benytte OAIS-standarden. Det digitale sikringsmagasinet er ikke på plass i dag, men forventes etablert i løpet av de nærmeste årene 12.04.2010 24
Utfordringer Elektronisk depot er bare ett svart arkiv. Data lagres, uten gjenbruk Innsynsløsninger (internt/eksternt) Sak/arkiv system er ikke de eneste som er bevaringsverdig (elektronisk) Fagsystem, løse dokumenter Lyd, bilde, film/video m.m. Nasjonale/internasjonale krav kommer. Styres for det meste fra Riksarkivet. KAI miljøet er liten grad tatt med. Forskning og utvikling Ett av verdens 7 største IT utfordringer i fremtiden! (Gartner group) 12.04.2010 25
Uttrykt ønske fra Riksarkivaren til KS om at det opprettes eget nasjonalt depot for kommunesektoren. Lovbestemt oppgave Overordnet juridisk ansvar ligger hos adminstrasjonssjefen! Staten sørger for sitt, kommunen må sørge for seg selv! KAI miljøet ser gevinster ved å samarbeide Det ligger store oppgaver fremfor oss som alle må gjøre. Ved å putte mye av dette inn i ett kompetansesenter får alle like muligheter til å høste gevinster til en lavere pris. (Støtte tjenester, utvikling m.m.) 12.04.2010 26
12.04.2010 27
Basismodell Faglig dialog med offentlige myndigheter, organisasjoner m.m. Etablere og delta i prosjekter Utvikling, testing og anbefaling av verktøy for KAIenes arbeid med å bevare digitale arkiver. Dokumentasjon av metoder, prosesser og verktøy Ansvar for kompetansebyggende aktiviteter (kurs, workshop ol.) Utvelgelse av depotstyringssystem. Veiledning til avlevering Standardisering av lagrings-, formidlings- og utvekslingsformater Bygge opp nettverk for sikker online avlevering av digitale arkiv fra arkivskaper til arkivdepot. Etablere et sikringslager for digitale avleveringer. 12.04.2010 28
Hvorfor ikke outsource til alt til KDRS? Ikke kapasitet til å drifte hele Norge med stab på 2-5 personer Nærhet til lokale arkivskapere en absolutt fordel Kommunale Arkiv Institusjoner (KAI) er viktige lokale sentre for kunnskap og utførelse av oppgaver/tjenester, som må fortsatt bestå og videreutvikles KDRS sin modell forutsetter at det finnes kvalifisert personell til å fremskaffe/ håndtere/kvalitetssikre avleveringer før de kommer til ett e-depot. (produksjonslinje). 12.04.2010 29
KDRS betydning IKAN Kan konsentrere oss sterkere om Produksjon av uttrekk Råd/veiledning Andre digitale tjenester Vi kan bidra med det som vi er gode på til andre og få hjelp til det vi ikke er så gode. Skape en slagkraftig arena for kompetanse nasjonalt som er med å sette det som er viktig for kommunesektoren på dagsorden Metoder/verktøy som testes gir oss bedre kunnskap til å velge bedre løsninger som alle er tjent med Kompetanse! 12.04.2010 30
Kontaktinformasjon Rolf B. Holte ikt rådgiver Arkiv i Nordland rolf.holte@nfk.no 75 51 75 87 12.04.2010 31