Anskaffelsessak 2013-123. Innbydelse til åpen anbudskonkurranse. Melk og melkeprodukter. For 3 år med opsjonsmuligheter for 1+1 år Fra 1.2.

Anskaffelsessak 2013-123 Innbydelse til åpen anbudskonkurranse Melk og melkeprodukter For 3 år med opsjonsmuligheter for 1+1 år Fra 1.2.2014 Doffin ref.: 311128

INNHOLDSFORTEGNELSE: INNBYDELSE...4 1 INNBYDELSE...4 2 OPPDRAGSGIVERS REPRESENTANT OG TILLEGGSOPPLYSNINGER...4 3 ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID...4 4 SEKRETARIATS BIDRAG TIL ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID....4 5 LEVERANSENS OMFANG...5 KVALIFIKASJONSKRAV...5 6 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV...5 7 OBLIGATORISKE KRAV...5 8 TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING...5 9 TILBYDERS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING...6 10 TILBYDERS TEKNISKE KVALIFIKASJONER...6 KONKURRANSEGRUNNLAGET...6 11 DOFFIN...6 12 OFFENTLIG INNSYN...6 13 RAMMEAVTALE, AVTALENS LENGDE...7 14 FORBEHOLD...7 15 PRIS...7 16 ERSTATNINGSVARER OG NYE VARER...7 17 RETURORDNING FOR EMBALLASJE OG LIGNENDE...7 18 STATISTIKK, BRUKERMØTE...7 19 KONTRAKTSBESTEMMELSER...8 20 MILJØKRAV...8 21 VEDSTÅELSESFRIST OG SPRÅK...8 22 INNLEVERING OG INNLEVERINGSSTED...8 23 INNLEVERINGSFRIST...8 24 TILBUDSÅPNING...8 25 HABILITET...8 26 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET...9 27 ALTERNATIVE TILBUD...9 28 AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET...9 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN...9 29 AVLYSNING AV KONKURRANSEN...9 30 TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING...9 31 INGEN KONTRAKTSTILDELING. NY ANSKAFFELSESPROSEDYRE...9 Konkurransegrunnlag Side 2 av 17

Vedlegg: VEDLEGG 1 VEDLEGG 2 VEDLEGG 3 TILBUDSBREV KONTRAKTBESTEMMELSER FOR ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID LEVERINGSSTEDER VEDLEGG 4 PRISSKJEMA, SE EGET VEDLEGG 4 Konkurransegrunnlag Side 3 av 17

INNBYDELSE 1 Innbydelse Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid er et forpliktende samarbeid mellom kommunene Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker. Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid, heretter kalt Oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med rammeavtale på melk og melkeprodukter til kommunenes barnehager, skoler, SFO og lignende. Anskaffelsen er omfattet av Lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006. Ajourførte endringer pr.1. juli 2012. 2 Oppdragsgivers representant og tilleggsopplysninger Navn: Mona Andersen Postadresse: Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid Tunvegen 17, Sør-Gardermoen kultur- og næringspark 2060 Gardermoen Telefon: 64 82 22 66 / 40 52 50 00 E-post anskaffelser@orik.no All kommunikasjon av administrativ og faglig art i anbudsperioden skal føres mot faste kontaktpersoner. Det aksepteres ikke at det foregår noen form for kommunikasjon vedrørende tilbudet med andre personer som deltar i beslutningsprosessen. Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver representant. Tilleggsopplysninger kan gis senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. Muntlige henvendelser vil ikke bli besvart. Oppdragsgiver samler opp skriftelige stilte spørsmål og svarer samlet til samtlige deltakere. 3 Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid Gjennom Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid skal disse kommunene så langt det er praktisk mulig søke samarbeid ved inngåelse av leverandøravtaler for varer og tjenester. Kommunene som inngår i Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid kjøper på årsbasis varer og tjenester for ca. 1250 millioner kroner. Anskaffelsene omfatter tjenesteproduksjonsleveranser, strukturelle investeringer og innsatsfaktorer til egen tjenesteproduksjon. De operative anskaffelsene er i stor grad desentralisert til virksomhetene i den enkelte kommune. De sentrale rammekontraktene, gjennom Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid, er gjensidig bindende og skal sikre at aktørene gjennomgår anskaffelsesaktivitetene på en profesjonell måte. Forretningsmessige og anskaffelsesfaglige prinsipper, likebehandling, konkurranse og åpenhet skal prege Øvre Romerike Innkjøpssamarbeids anskaffelsesarbeid. 4 Sekretariats bidrag til Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid. Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid skal finansieres gjennom sekretariatsbidrag fra den enkelte avtale/leverandør. Dette bidraget er på 1,5 % av total omsetning eksklusiv merverdiavgift via avtalen. Dette bidraget skal være inkludert i prisene, rabattene eller prismekanismene som er oppgitt i prisskjema, vedlegg 4. Manglende innbetaling av sekretariatsbidrag vil medføre at kontrakten sies opp på grunn av mislighold. Konkurransegrunnlag Side 4 av 17

5 Leveransens omfang Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid innbyr til anbudskonkurranse, for levering av melk og melkeprodukter til kommunenes sykehjem, bo -og servisentere, kantiner, barnehager, skoler, SFO og lignende. Estimert volum 2012 ca. kr. 4,5 mill eks/mva De seks kommunene på Øvre Romerike har til sammen ca. 92000 innbyggere. Volumet vil være avhengig av oppdragsgivernes budsjettsituasjon, aktiviteter og andre rammefaktorer og det historiske kjøpsvolumet må derfor kun oppfattes som veiledende. Tilbyder er ansvarlig for at leveransen er i overensstemmelse med norske lover og forskrifter, og at leveransens ellers er i samsvar med bestillingen fra bruker. Tilbyder er ansvarlig for sine underleverandørers ytelser på lik linje med sine egne. KVALIFIKASJONSKRAV 6 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til tilbyder. Tilbyderens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Etter kvalifikasjonen vil tilbudene til de som har oppfylt kvalifikasjonskravene bli evaluert. Kravene skal sikre at tilbyderne er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Oppdragsgiver skal ta hensyn til tilbyders berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen: 7 Obligatoriske krav Oppdragsgiver har følgende krav til tilbyder i henhold til regelverk: Det skal leveres to attester utstedt av henholdsvis kemner/kommunekasserer og skattefogd i Norge, og tilsvarende i det landet hvor tilbyder er etablert, som bekreftelse på at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene. Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fastsatt av Skattedirektoratet. Utstedes av Type attester Kemner/skattekontoret Egen skatt Forskuddstrekk Påleggstrekk Arbeidsgiveravgift Renter Skatteetaten Merverdiavgift Renter Alle attestene skal foreligge innen innleveringsfristens utløp. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristen. Manglende attester er avisningsgrunn. Oppdragsgiver har plikt til å avvise tilbydere som ikke har sendt inn attester eller oppfyller kvalifikasjonskravene som oppdragsgiver har krevd innen de angitte frister. 8 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Tilbyder og dennes underleverandør skal være lovlig etablerte foretak. Norske selskaper og enkeltmannsforetak.: Firmaattest fra Brønnøysundregisteret. Konkurransegrunnlag Side 5 av 17

Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor tilbyder er etablert. 9 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Tilbyder og dennes underleverandører skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Alternativt kan siste års regnskap vedlegges. 10 Tilbyders tekniske kvalifikasjoner Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Tilbyder skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag. Kort beskrivelse av tilsvarende tidligere gjennomførte oppdrag. KONKURRANSEGRUNNLAGET 11 Doffin Oppdragsgiver benytter www.doffin.no for å administrere konkurransen frem til innlevering av tilbud. Dette kan for eksempel gjelde korrigering av utlysningen og/eller konkurransegrunnlaget, herunder endring av tilbudsfrist, og svar på spørsmål fra tilbyderne. Tilbyder som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra www.doffin.no, vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av oppdragsgiver. Tilbyder vil motta en e-postbekreftelse med en link til kunngjøringen for nedlasting av dokumenter. Tilbyder som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn www.doffin.no, er selv ansvarlig for å skaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 12 Offentlig innsyn Lov 2006-05-19 nr.16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) med forskrift til offentleglova (offentlegforskrifta). Dokumentasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser er omfattet av offentlighetsloven. Visse opplysninger kan unntas fra offentlig innsyn, bl. a. forretningshemmeligheter. Av den grunn bes tilbyder opplyse om tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, i så fall identifiser disse og begrunn hvorfor det anses som forretningshemmelighet. Dette skal tilkjennegis i tilbudet, se vedlegg 1 taushetsbelagte opplysninger. Oppdragsgiver kan overprøve tilbyders sladding av tilbud, dersom dette vedrører elementer som strider mot offentlighetsloven eller Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 taushetsbelagte opplysninger. Det gis ikke innsyn i delpriser/enhetspriser, men det kan gis innsyn i totalprisen hvis denne ikke kan regnes tilbake til delpriser/enhetspriser. I henhold til offentlighetslov vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for innsyn frem til tilbyder er valgt, ref. paragraf 23. tredje ledd. Konkurransegrunnlag Side 6 av 17

13 Rammeavtale, avtalens lengde For oppdragsgiver skal det inngås en avtale med tilbyder på 2 år med opsjon 1 + 1 år til sammen maksimalt fire år. Varsel om utløsning av opsjon vil gis i forkant av avtalens utløp. 14 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbyder skal prise alle forbehold. Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 15 Pris Prisene skal oppgis i nettopriser per prisenhet eksklusiv merverdiavgift. Alle kostnader som er nødvendig for en komplett leveranse skal være medtatt, dvs. alle andre avgifter, ekspedisjonsog faktureringsgebyr, transport/frakt, emballasje, eventuell brutt forpakning, nødvendig oppfølging og lignende. Priser skal oppgis i den rekkefølge og den enhet det er forespurt på. Alle priser skal oppgis i norske kroner eksklusiv merverdiavgift. Tilbudet til Oppdragsgiver skal derfor baseres på følgende: Nettopriser per prisenhet i henhold til vedlagt prisskjema En spesifikk rabatt på resten av sortimentet Dersom tilbyder gjennomfører spesielle kampanjer, eller har tilbud med lavere priser enn det som er avtalt, skal oppdragsgiver ubetinget og uoppfordret godskrives denne. Erstatningsvarer i avtaleperioden skal følge samme pris- og rabattstruktur som vist ovenfor til samme pris og kvalitet. Prisene er faste de første 12 mnd i kontraktsperioden. Eventuelle prisjusteringer kan skje per 1.1. hvert år, må dokumenteres, godkjennes av Oppdragsgiver og meddeles skriftlig innen 15. november året før. 16 Erstatningsvarer og nye varer Tilbyder skal uoppfordret tilby oppdragsgiver erstatningsprodukt der varen er utsolgt. Ved erstatningsvarer skal tilbyder før leveransen skjer informere bestiller om dette. Nye varer til erstatning for varer som utgår av tilbyders sortiment, kan etter oppdragsgivers godkjenning innlemmes av Tilbyder i avtalen i løpet av avtaleperioden. 17 Returordning for emballasje og lignende Tilbyder bes i sitt tilbud om å informere om hvilke returordninger for emballasje som kan tilbys kommunenes leveringssteder. Hvis norsk tilbyder (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktinngåelse fremlegges dokumentasjon for at tilbyderen er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende ordning). 18 Statistikk, brukermøte Leverandøren skal kunne levere oppdragsgiver følgende statistikker uoppfordret innen 10 dager etter utløpet av hver periode. Statistikk: Total kjøp i perioden fordelt på varegrupper Omsetning totalt Omsetning pr. kommune I tillegg skal leverandør være behjelpelig med annen type statistikk, samt at de enkelte leveringssteder etter forespørsel skal kunne motta statistikk over sitt forbruk og leveranser. Konkurransegrunnlag Side 7 av 17

19 Kontraktsbestemmelser For oppdraget gjelder kontraktsvilkårene som angitt i vedlegg 2. 20 Miljøkrav Oppdragsgiver arbeider for at det skal brukes miljøvennlige produkter. Tilbyderne bør derfor kunne tilby et bredt spekter av slike produkter. Emballasjen som benyttes skal være resirkulerbar. Trykkfarger som benyttes skal ikke inneholde tungmetaller eller halogenerte stoffer. 21 Vedståelsesfrist og språk Tilbyder er forpliktet til å opprettholde sitt tilbud 5 måneder regnet fra innleveringsfristen. Tilbudet skal leveres på norsk. 22 Innlevering og innleveringssted Tilbyder må levere tre sett tilbud i papirform. Tilbudet må ikke være innbundet slik at det vanskeliggjør kopiering. Ett av tilbudsettene skal sladdes for taushetsbelagte opplysninger (må merkes sladdet tilbud), dette kan det bli gitt innsyn i. Hvis ikke tilbudet inneholder taushetsbelagte opplysninger, leveres det i 2 eksemplarer. Ved avvik mellom papir og elektronisk media har papirutgaven forrang. Tilbudet skal innleveres datert og underskrevet i lukket konvolutt merket Melk og melkeprodukter. Tilbud kan leveres og sendes per post til: Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid v/mona Andersen Tunvegen 17 Sør-Gardermoen kultur- og næringspark 2060 Gardermoen Tilbud må leveres i tidsrommet 09.00 til 15.00, tilbud som ønskes innlevert utenfor dette tidsrom må avtales med den enkelte saksbehandler. Tilbud legges i egen låst kasse merket Innlevering av tilbud i gangen ved våre kontorer. De som ønsker kan be om kvittering. Vi får post hver dag kl. 16.00 tilbydere må hensynta dette ved innlevering. Veibeskrivelse: Du finner oss i Gamle posthuset på Tunet på Sør- Gardermoen Kultur og Næringspark. Ta av fra E6 til Gardermoen (Oslo Lufthavn). Følg E16 og ta av mot Hønefoss / Nannestad. Ta til høyre i 3. rundkjøring mot Clarion Hotel (Sør Gardermoen N) Til høyre i neste rundkjøring. Så 1. til venstre (skilt "Tunet"). Følg veien inn til rødt avlangt hus, "Posthuset" inngang syd. 23 Innleveringsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 13.1. 2014 kl.12.00. Det er ikke adgang til å oversende tilbud ved elektronisk post eller pr telefaks. Tilbudet er levert i tide dersom det er kommet frem til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 24 Tilbudsåpning Rettidig levert tilbud åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Tilbyder vil ikke ha anledning til å overvære tilbudsåpning. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. Tilbyders eventuelle kostnader ved utarbeidelse av tilbud dekkes ikke av oppdragsgiver. 25 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. Konkurransegrunnlag Side 8 av 17

26 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 27 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 28 Avvik fra konkurransegrunnlaget Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Avvikene skal spesifiseres i tilbudsbrevet, eventuelt med henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyder. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 29 Avlysning av konkurransen Kommunen forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. 30 Tildelingskriterier og evaluering Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekting % Pris Sum 100 % Beskrivelse av hvordan evalueringen gjennomføres. Tildelingskriteriet pris vil bli evaluert etter oppgitt sluttsum i vedlegg 4. 31 Ingen kontraktstildeling. Ny anskaffelsesprosedyre Dersom oppdragsgiver ikke beslutter å tildele kontrakt for oppdraget, eller dersom oppdragsgiver beslutter å gjennomføre anskaffelsesprosedyren på nytt, skal oppdragsgiver skriftlig opplyse om begrunnelse for beslutningen. Konkurransegrunnlag Side 9 av 17

TILBUDSBREV, MÅ INNSENDES Vedlegg 1 Dato: Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid V/Mona Andersen Tunvegen 17, Sør-Gardermoen kultur- og næringspark 2060 Gardermoen TILBUD MELK OG MELKEPRODUKTER Undertegnede bekrefter herved at jeg på vegne av: har gått nøye gjennom dokumentene som grunnlag for tilbud på ovennevnte, og bekrefter at tilbudet er i henhold til kravene i konkurransegrunnlaget med vedlegg. Forbehold: Andre forbehold enn her nevnt tas det ikke hensyn til. Forbehold: Sjekkliste for tilbud Følgende dokumenter skal leveres med tilbudet: Tildelingskriterium: Tilbyders vedlegg Pris Ja nr: Er prisskjema, vedlegg 4 utfylt og vedlagt? 2 Kvalifikasjonskrav: Attester: Ja Er attest for skatt vedlagt? 3 Er attest for merverdiavgift vedlagt? 3 Annet: Ja Er firmaattest vedlagt? 3 Er kreditrating eller siste godkjente årsregnskap vedlagt? 3 Krav til tilbyders tekniske kvalifikasjoner: Ja Vedlegg nr: Er kort beskrivelse av minimum 3 tilsvarende gjennomførte oppdrag vedlagt? 3 Offentlig innsyn (taushetsbelagte opplysninger) Ja Nei Har tilbyder opplysninger som anses som forretningshemmeligheter i tilbudet? Konkurransegrunnlag Side 10 av 17

Hvis ja, er et ekstra tilbudssett (sladdet) vedlagt tilbudet? De enkelte punktene som er sladdet må begrunnes. Kontraktsbestemmelser: Er kontraktbestemmelsene i vedlegg 2 akseptert? Er vilkårene under pkt 4 om sekretariatsbidrag i konkurransegrunnlaget akseptert? Videre bekrefter vi i henhold til kravet i konkurransegrunnlaget opprettholder tilbudet 5 måneder fra innleveringsfristen. Ja Nei Tilbyders navn: Tilbyders post/besøksadresse: Tilbyders kontaktperson: Telefon: Telefon mobil: Alle henvendelser fra oppdragsgiver skal gå til følgende E-post adresse: Sted / Dato: Forpliktende signatur: Konkurransegrunnlag Side 11 av 17

Vedlegg 2 Kontraktbestemmelser: Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid Kommunene: Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker 1 INNLEDNING 1.1 Nedenstående kontraktbestemmelser gjelder for kjøp av tjenester og varer til Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid så langt de ikke strider mot norsk lov eller bestemmelser gitt i medhold av lov. 1.2 Vilkårene gjelder for alle 6 kommunene og alle foretak eid av de samme kommunene. 1.3 Vilkårene utgjør en del av avtalen mellom Kjøper og Selger så langt ikke annet følger av krav eller betingelser stilt i konkurransegrunnlag, tilbudsforespørsel eller bestilling. 1.4 Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for avtalen med mindre Kjøper skriftlig har godtatt dem. 1.5 Kun skriftlige bestillinger, herunder elektronisk fremstilte ordre fra Kjøpers innkjøpssystem er bindende for Kjøper. 2 DOKUMENTRANG 2.1 Med mindre annet er avtalt, består avtalen av følgende dokumenter: 3 DEFINISJONER a) Avtaledokumentet, samt eventuelle endringsavtaler b) Kjøpers konkurransegrunnlag c) Kontraktbestemmelser d) Tilbyders tilbud Ved motstrid gjelder dokumentene i nevnte rekkefølge. 3.1 I denne avtale menes med: 4 KJØPERS PLIKTER a) Kjøper: den kommunen eller kommunale enhet som har sendt bestillingen. b) Selger: den part som påtar seg å levere tjenesten og varen i henhold til avtalen. 4.1 Kjøper er forpliktet til uten ugrunnet opphold etter mottaket å kontrollere at varen(e) er i samsvar med bestillingen. Dersom varen(e) eller deler av den/dem har en vesentlig mangel, har Kjøper rett til å avvise den/dem eller de mangelfulle deler ved å gi Selger umiddelbar skriftlig beskjed om dette. For den avviste del, anses levering ikke skjedd. 4.2 Dersom Kjøper ikke kan motta den bestilte varen til avtalt tid, skal Kjøper umiddelbart underrette Selger skriftlig med beskjed om hvordan Selger skal forholde seg. Kjøper betaler den bestilte vare slik opprinnelig forutsatt og dekker for øvrig de merkostnader Selger måtte ha som følge av slik forsinkelse, dersom Selger har gått frem på en rimelig måte. 5 SELGERS PLIKTER 5.1 Tjenesten skal utføres fagmessig, i samsvar med lover, forskrifter og offentlige vedtak, og for øvrig i dialog med Kjøper. 5.2 Selger skal ikke overlate vesentlige deler av tjenesten til underleverandører uten Kjøpers skriftlige samtykke. Slikt samtykke fritar ikke Selger for plikter etter avtalen. Alle plikter etter avtalen gjelder også for Selgers underleverandører. 5.3 Kjøper skal ikke anses som arbeidsgiver for Selgers personell, selv om slikt personell utfører tjenesten eller deler av denne i samarbeid med Kjøper. 5.4 Dersom avtalen utpeker nøkkelpersonell hos Selger, skal utskifting av slikt personell godkjennes av Kjøper. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn. 5.5 Selger skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som er tilpasset tjenesten. Kjøper har rett til å foreta, og Selger skal være behjelpelig med å gjennomføre kvalitetsrevisjoner hos Selger og eventuelle underleverandører. 5.6 Ved arbeid på Kjøpers virksomhetssted skal Selger påse at tjenesten utføres innenfor rammen av de regler for sikkerhet og arbeidsforhold som gjelder på Kjøpers virksomhetssted. Kjøper skal gjøre Selger kjent med disse reglene. 5.7 Når Selger anser tjenesten som utført, skal han varsle Kjøper skriftlig så snart som mulig. Innen rimelig tid etter at slikt varsel er mottatt, skal Kjøper ved skriftlig melding enten akseptere utførelsen av tjenesten, eller erklære at tjenestens utførelse ikke er akseptert og årsaken til dette. 6 PRIS 6.1 Dersom ikke annet er avtalt, er prisen i norske kroner, fast, og eksklusive merverdiavgift, men inkluderer Konkurransegrunnlag Side 12 av 17

emballasje, faktureringskostnader, toll, skatter og andre avgifter. 6.2 Dersom skatte- og avgiftsbestemmelsene endres, kan prisen endres tilsvarende etter nærmere avtale. Ved fall i markedsprisene skal disse automatisk gjøres gjeldende for Kjøper. 6.3 Kjøper betaler ikke for ytelser og kvanta utover det bestillingen omfatter uten at disse og prisen for dem er skriftlig godkjent av Kjøper. 6.4 Prisendringer skal dokumenteres og skriftlig godkjennes av Kjøper. 6.5 Endring av prisen som følge av forskjellige valutakurser på tilbuds- og avtalt leverings-/faktureringstidspunkt, kan bare foretas når det er avtalt mellom partene, og under forutsetning av at tilbyder i tilbudet har oppgitt kursbasis og hvilken andel av prisen som er valutaavhengig. 6.6 Eventuelle prisjusteringer skal varsles 3mnd før ikrafttredelse. 7 FREMDRIFT 7.1 Dersom Selger har grunn til å tro at tjenesten/varen ikke kan gjennomføres i samsvar med fremdriftsplanen, skal han straks skriftlig varsle Kjøper. Varselet skal oppgi årsak til forsinkelsen, antatt innvirkning på fremdriftsplanen samt forslag til tiltak for å begrense forsinkelsen. Selger skal dekke egne kostnader som påløper for å begrense forsinkelsen, med mindre denne skyldes Kjøpers forhold. 7.2 Selger er ansvarlig for tap som Kjøper lider, og som kunne ha vært unngått dersom Selger hadde gitt Kjøper varsel i rett tid. 8 ENDRINGER, UTSETTELSE OG AVBESTILLING Endringer 8.1 Innenfor det partene med rimelighet kunne forvente da avtalen ble inngått, kan Kjøper kreve kvalitetsmessige og/eller kvantitetsmessige endringer i tjenesten samt endringer i fremdriftsplaner. 8.2 Oppdager eller burde Selger oppdage behov for endringer, skal Kjøper varsles skriftlig om dette så snart som mulig. Endringer skal være godkjent av Kjøper ved skriftlig endringsordre før de iverksettes. 8.3 Krever Kjøper endring, skal Selger uten ugrunnet opphold utarbeide en bekreftelse med beskrivelse av endringen samt opplysninger om eventuell innvirkning på pris og fremdriftsplan. Selger skal ikke påbegynne endringer før Kjøper skriftlig har tatt stilling til Selgers bekreftelse. 8.4 Vederlag for endringer skal være i samsvar med avtalens opprinnelige prisnivå. Dersom endringer medfører besparelser for Selger, skal Kjøper godskrives dette. Utsettelse 8.5 Kjøper kan ved skriftlig varsel utsette hele eller deler av tjenesten. Etter slikt varsel skal Selger uten ugrunnet opphold meddele Kjøper hvilke virkninger utsettelsen kan få på gjennomføringen av tjenesten. 8.6 Dersom utsettelsen varer utover 90 dager, har Selger rett til å si opp avtalen ved skriftlig varsel til Kjøper. 8.7 I utsettelsesperioden skal Kjøper kun dekke dokumenterte og nødvendige utgifter i forbindelse med demobilisering og mobilisering av personell. Avbestilling 8.8 Kjøper kan ved skriftlig varsel til Selger avbestille tjenesten helt eller delvis. 8.9 For den del av tjenesten som er utført, kan Selger kreve vederlag som svarer til det prisen ville utgjøre dersom oppdraget bare omfattet denne del. 8.10 Selger kan videre kreve erstatning for tap som følge av avbestillingen. Dette gjelder også tapt fortjeneste så langt det godtgjøres at det ikke var mulig å oppnå en tilsvarende fortjeneste ved oppdrag for andre. 9 BETALING 9.1 Kjøper betaler ikke for ytelser utover det avtalen omfatter uten at dette er skriftlig godkjent av Kjøper. 9.2 Selgers fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Kjøper. Alle fakturaer skal være påført Kjøpers rekvisisjonsnummer, eventuelt andre referanser som Kjøper krever, og klart angi hva beløpet gjelder. 9.3 Selgers fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Kjøper. Alle fakturaer skal være påført Kjøpers bestillingsnummer (ansvarsnummer), eventuelt andre referanser som Kjøper krever, og klart angi hva beløpet gjelder. 9.4 Betalingsbetingelsene er: Fakturadato + 30 dager. 9.5 Tilbyder skal sende fakturaen til kommunene forløpende, uten unødig opphold. 9.6 Dersom det er avtalt at Selger skal stille bankgaranti, plikter ikke Kjøper å foreta utbetalinger før han har mottatt slik garanti. 9.7 Selger skal innen 90 dager etter at Kjøper har akseptert utførelsen av tjenesten sende sluttfaktura. Sluttfakturaen skal dekke alle Selgers krav under avtalen. Krav som ikke er tatt med i sluttfakturaen, kan ikke Konkurransegrunnlag Side 13 av 17

senere gjøres gjeldende. 9.8 Betaling innebærer ingen godkjennelse av tjenesten/varen. 9.9 Ved forsinket betaling kan Selger kreve forsinkelsesrente i henhold til lov av 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling. 9.10 Eiendomsrett, varer som leveres etter denne avtalen blir kundens eiendom fra og med tidspunktet for korrekt betaling. 10 BRUDD PÅ AVTALEN Forsinkelse 10.1 Selger er ansvarlig for forsinkelse i henhold til art. 8.2. 10.2 Dersom Selgers utførelse av tjenesten/varen har slike mangler at Kjøpers formål med tjenesten/varen blir vesentlig forfeilet, likestilles dette med forsinkelse. Virkninger av forsinkelse 10.3 Dersom ikke annet er avtalt, påløper i tilfelle forsinkelse dagmulkt/konvensjonalbot med 0,5 % av det totale vederlag, eksklusiv merverdiavgift, som skal betales i henhold til avtalen, pr kalender dag inntil avtalemessig levering finner sted. Samlet dagmulkt/konvensjonalbot skal likevel ikke overstige 10 % av det totale vederlag som skal betales i henhold til avtalen. 10.4 Skyldes forsinkelsen at Selger eller noen han svarer for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett, kan Kjøper, i stedet for dagmulkt/konvensjonalbot, kreve erstatning for tap han lider som følge av forsinkelsen. 10.5 Kjøper kan heve avtalen dersom maksimal dagmulkt/ konvensjonalbot er påløpt, eller forsinkelsen medfører vesentlig brudd på avtalen. Mangler 10.6 Dersom det foreligger en mangel ved utførelsen av tjenesten/varen, er Selger ansvarlig for mangelen i henhold til art. 8.4. 10.7 Kjøper skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at mangel er oppdaget, men ikke senere enn 24 måneder etter at Kjøper skriftlig har akseptert utførelsen av tjenesten/varen. For utbedringsarbeider løper en tilsvarende reklamasjonsfrist fra det tidspunkt utbedringsarbeidet ble fullført. Reklamasjonsfristene løper ikke så lenge det foretas utbedringer eller annen aktivitet, som er nødvendig for korrekt oppfyllelse av avtalen. Virkning av mangel 10.8 Dersom Kjøper reklamerer, skal Selger utbedre mangelen omgående. Utbedring kan utsettes dersom Kjøper har saklig grunn for å kreve det. Utbedring skal gjennomføres uten kostnader for Kjøper. 10.9 Dersom Selger ikke innen rimelig tid foretar nødvendig utbedring av mangelen, er Kjøper berettiget til selv eller ved andre å foreta utbedring for Selgers regning og risiko. Det samme gjelder dersom det vil medføre vesentlig ulempe for Kjøper å avvente Selgers utbedring. I slike tilfeller skal Selger underrettes før utbedring iverksettes. 10.10 Dersom Selger ikke utbedrer mangelen innen rimelig tid, kan Kjøper kreve prisavslag. 10.11 Kjøper kan kreve erstatning for tap han lider som følge av mangel. 10.12 Kjøper kan heve avtalen dersom mangelen medfører vesentlig avtalebrudd. I slike tilfeller kan Kjøper motsette seg Selgers tilbud om utbedring. 10.13 Selger skal holde Kjøper skadesløs dersom utførelsen eller resultatet av tjenesten/varen innebærer inngrep på tredjemanns patentrettigheter eller andre immaterielle rettigheter, unntatt når dette er en nødvendig følge av Kjøpers spesifikasjoner og Selger ikke visste eller burde visst at slikt inngrep forelå. 11 FORSIKRING 11.1 Selger skal for egen regning tegne og opprettholde forsikringer tilpasset Selgers virksomhet og tjenestens art, herunder ansvarsforsikring. 11.2 Selger skal sørge for at Kjøper varsles av forsikringsselskapet minimum 30 dager før forsikring i henhold til punkt 9.1 blir endret, sagt opp eller faller bort. Selger skal på Kjøpers anmodning utlevere forsikringsbevis som dokumenterer at plikten i henhold punkt 9.1 er oppfylt. Kjøpers kontroll fratar ikke Selger risikoen for at forsikringen er dekkende. 12 TAUSHETSPLIKT 12.1 Partene har taushetsplikt etter forvl 13 flg. Hver part skal bl a sørge for at andre ikke får kjennskap til opplysninger som fremkommer om andres forretningsmessige eller personlige forhold når det foreligger en berettiget interesse i at opplysningene ikke blir spredt. Dette skal ikke være til hinder for at slike opplysninger gis til andre når dette er nødvendig for gjennomføringen av oppdraget. Det samme gjelder opplysninger som er nødvendige for senere drift og vedlikehold. 13 REKLAME 13.1 Selger må innhente forhåndsgodkjennelse fra Kjøper dersom Selger for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om bestillingen ut over å oppgi leveransen som generell referanse. Konkurransegrunnlag Side 14 av 17

14 RETTIGHETER TIL RESULTATER 14.1 Dersom ikke annet er avtalt, får Kjøper alle rettigheter til resultatene av tjenesten etter hvert som den utføres. Alle rapporter, tegninger, spesifikasjoner og lignende dokumenter samt dataprogrammer, som utarbeides i forbindelse med tjenesten, inngår som en del av tjenestens resultater. 15 OVERDRAGELSE AV AVTALEN 15.1 Selger kan ikke overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen uten Kjøpers skriftlige samtykke 16 TVISTER 16.1 Dersom det oppstår tvist om fortolkninger eller rettsvirkninger av avtalen skal denne søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlingene frem skal saken avgjøres ved de ordinære domstoler, med mindre partene er enige om avgjørelse ved voldgift. Voldgift må i tilfelle være begjært innen 14 dager etter at partene er blitt enige om voldgiftbehandlingen. 16.2 For voldgiftsrettens oppnevnelse og saksbehandling gjelder ellers bestemmelsene i lov av 13. august 1915 nr 6 om rettergangsmåten for tvistemål, kapittel 32. 16.3 I tilfelle søksmål eller voldgift er Kjøpers hjemting verne- ting for partene i avtalen. Ved løsning av tvister ved søksmål eller voldgift skal norsk rett legges til grunn. 17 FORCE MAJEURE 17.1 Partnerne er ikke ansvarlig for forhold som skyldes force majeure med mindre annet uttrykkelig er bestemt. Dersom en force majeure situasjon inntreffer skal partnerne varsle hverandre umiddelbart. 18 SEKRETÆRBIDRAG TIL ØVRE ROMERIKE INNKJØPSSAMARBEID 18.1 Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid skal finansieres gjennom sekretariats bidrag fra den enkelte avtale. Dette bidraget er på 1,5 % av total omsetning via avtalen. Bidraget regnes av omsetning eksklusiv merverdiavgift. 19 STATISTIKK 19.1 Leverandør skal oversende avtalt statistikk til Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid, v/innkjøp uoppfordret hvert ½ år. Statistikken skal inneholde samlet omsetning for perioden, totalt og per kommune/produktområde. leveres på E-post i Excel versjon. Det skal også leveres på e-post en statistikk over årsforbruket for alle kommunene til oppdragsgivers representant. 19.2 I tillegg skal leverandør være behjelpelig med annen type statistikk på forespørsel fra oppdragsgiver. Den enkelte kjøper skal etter forespørsel kunne motta statistikk over sitt forbruk og leveranser. Slik statistikkutarbeidelse skal være kostnadsfritt for oppdragsgiver og kjøper. 20. Oppsigelse, mislighold Ved vesentlig mislighold kan avtalen heves av begge parter med øyeblikkelig virkning. Oppsigelsen skal være skriftlig. Avtalen er gjensidig bindende, dette er tatt med i tilfelle en av partene ikke oppfyller sine forpliktelser. Som vesentlig mislighold regnes blant annet: Tilbyder fakturerer til andre priser enn avtalt, betalingsbetingelser ikke overholdes, stadige leveringsforsinkelser og feil og mangler. Ved ny anskaffelses etter avtalens utløp, plikter Tilbyder og avhjelpe Oppdragsgiver med leveranser til ny avtale er på plass. 21. Organisasjonsform Endringer som for øvrig kan ha betydning for kontrakten, for eksempel tilbyders organisasjonsform, overdragelse av virksomheten og lignende. Kontraktspartner kan ikke overdra sine rettigheter og forpliktelser uten godkjennelse av oppdragsgiver. Partene skal skriftlig varsle hverandre ved utskifting av representant. Ved eventuell bytte av kontaktperson som følge av sykdom, oppsigelser eller lignende skal meddeles Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid, Sør-Gardermoen kultur- og næringspark, 2060 Gardermoen varsles om dette snarest mulig. Konkurransegrunnlag Side 15 av 17

Leveringssteder melk og melkeprodukter Leveringstidspunkt og hvor ofte vi ønsker varer vil kommunene selv bestemme. Det er ønske om elektronisk faktura. Vedlegg 3 Eidsvoll kommune Vilberg Helsetun Pålsejordet Hjemmetjenesten Kantiner Barnehager Skoler og SFO Hurdal kommune Helsetunet sykehjem Kantiner Barnehager Skoler og SFO Nannestad kommune Nannestad pleie- og omsorgssenter Myrstad Boveiledertjeneste Nannestad aktivitetssenter Kantiner Barnehager Skoler og SFO Nes kommune Nes sykehjem Nes Bo- og servicesenter Kantiner Barnehager Skoler og SFO Ullensaker kommune Gystadmyr Bo- og aktivitetssenter Kløfta Bo- og aktivitetssenter Gjestad Bo- og aktivitetssenter Kantiner Barnehager Skoler og SFO Gjerdrum kommune Gjerdrum barnehage Grønlund Barnehage Gjerdrum bo- og behandlingssenter Gjerdrum ungdomsskole Gjerdrum barneskole Veståsen skole Konkurransegrunnlag Side 16 av 17

Vedlegg 4 Prisskjema Se eget Excel ark Konkurransegrunnlag Side 17 av 17