nyheter 2012 Profesjonell programvare for revisorer og regnskapskontorer

nyheter 2012 Profesjonell programvare for revisorer og regnskapskontorer 27. september 2012, Radisson Blu Plaza Hotell Oslo, Sonja Henies Plass 3, 0134 Oslo

Brukerkonferansen 2012 Foreløpige planer for Total 2012 Vi er allerede godt i gang med 2012-versjonene av Total. Som tidligere år er det også foretatt programmessige endringer og ytterligere forbedringer. De endringene og forbedringene som er medtatt i 2012-versjonene baserer seg på: Tilbakemelding fra brukerne. Referansegruppens medlemmer. Egne vurderinger. Noen av forslagene som er kommet inn, er ennå ikke gjennomført. Disse skal vurderes nærmere og prioriteres i samarbeid med referansegruppen. Oppsummering av punktene: Generelle endringer Endring av topptekst på programlinjen: I de tilfeller hvor man hadde mange rapportfaner oppe på skjermen samtidig, forsvant klientnummer og firmanavnet bak fanene. Vi har nå byttet om rekkefølgen på teksten, slik at klientnummer og firmanavn vises først og derfor vil være mer synlig. Forhåndsinnstilling utskriftsvalg: I 2011-versjonen ble utskriftsdialogen helt omarbeidet. Man fikk blant annet mulighet til å krysse av for flere utskriftsvalg. Standard valg var «Skriver». I 2012- versjonen vil det være slik at når man velger f.eks utskrift til skjerm, vil systemet huske dette valget inntil bruker på nytt velger noe annet. Denne innstillingen er overordnet og gjelder for alle klienter for den aktuelle brukeren. Skattefritt selskap: Tidligere lå valg vedrørende skattefritt selskap litt gjemt i dialogen for Skatt-, rente-, avgift- og avsetningssatser, som kun var tilgjengelig fra dialogrunden. Ettersom det var en del brukere som ikke fant dette valget, har vi nå flyttet det til dialogen for «Selskapstype». Mulighet for å slå av systemposteringer: Enkelte brukere kan av ulike grunner ha utført årsoppgjøret på forhånd og ønsker å oppheve alle systemposteringer. Ligningsskjemaer og rapporter vil da bli utfylt basert på innregistrert IB/UB-saldobalanse, og eventuelle tilleggsposteringer, og utelukke alle automatiske systemposteringer. Denne valgmuligheten finner du under Opplysninger Selskapstype «Deaktiver systemposteringer». Saldobalanse Posteringer på kontonivå: Dersom man har importert saldobalanse fra et system som Total har integrasjon mot, kan man nå stå på en kontolinje og trykke på Ctrl+T. Da vil posteringer fra økonomisystemet listes opp.

Vi støtter også systemer for scanning av bilag, slik at man kan se bilaget for en postering i Total når man klikker på den enkelte posteringslinje. Antall scannesystemer som støttes vil øke etter hvert. Melding om feilført Avsatt utbytte IFRS: Vi opplever at enkelte ved en feiltakelse bokfører for eksempel ekstraordinært utbytte på konto 2054 Avsatt utbytte IFRS i stedet for konto 2800 Avsatt utbytte. Ved opprettelse av ny klient har vi nå endret teksten, slik at det tydelig fremkommer at konto 2054 gjelder IFRS. I tillegg til dette har det også blitt laget en kontroll som undersøker om bruker har benyttet konto 2054, men ikke krysset av for «IFRS» eller «Forenklet IFRS» på side 1 på næringsoppgaven. Når denne kontrollen slår til vil bruker få melding om dette i meldingsvinduet nederst på skjermen. Årsregnskap Forsideinformasjon Informasjon om hvem som utarbeidet årsregnskapet gjaldt tidligere kun for regnskapsfører. I dialogen for «Forsideinformasjon» har vi for 2012 laget flere valgmuligheter. Alternativene du nå kan velge blant er Regnskapsfører, Revisor eller Foretak. I de tilfeller hvor man har valgt bort revisjon eller ikke er revisjonspliktig, vil det heller ikke være aktuelt at revisjonsberetning skal fremkomme på forsiden til årsregnskapet. I år har vi derfor laget en egen variabel i dialogen som hensyntar revisjonsplikt eller ikke. Har man lagt inn revisjonsberetnings-variabelen på en linjeoppføring midt i, men valgt bort revisjon, vil programmet overse denne linjen ved utskrift.

Noter Total Notesenter: I Total 2010 introduserte vi en helt ny og mer avansert note-motor, integrert i samme arbeidsbildet som årsregnskapet. Tre forskjellige notetyper kan opprettes: Innledende, Nummererte og Avsluttende. Styrken til Total Notesenter ligger i opprettelse av notemaler hvor tall og årstall automatisk oppdateres løpende, samt at notenummerering og notehenvisninger i årsregnskapet er automatisk. Midl. Forskjeller /Utsatt skatt/skattefordel: Dersom foretaket av forsiktighetshensyn ikke har balanseført en fremtidig skattefordel, vil noten nå inneholde informasjon om dette sammen med størrelsen på den mulige skattefordelen. Årsberetning: Fortegnsnøytrale variabler: I forbindelse med utarbeidelse av tekster til årsberetning, har det vært ønskelig med flere tekstlige variabler, samt fortegnsnøytrale verdier, slik at beretningstekst kan oppdateres enda mer automatisk fra år til år. Se nedenfor eksempel på bruk (rastrert er innsatte feltverdier som automatisk oppdateres): Eksempel 1: Selskapet hadde i 2012 inntekter på kr. 5 400 000. Driftskostnadene beløp seg til kr. 5 570 385. Netto finansinntekter beløp seg til kr. 132 500. Regnskapet er gjort opp med et negativt resultat på kr. 25 698. Eksempel 2: Selskapet hadde i 2012 inntekter på kr. 5 400 000. Driftskostnadene beløp seg til kr. 5 260 804. Netto finanskostnader beløp seg til kr. 2 500. Regnskapet er gjort opp med et positivt resultat på kr. 100 000.

Internnoten Midlertidige forskjeller I tidligere versjoner har man i internnoten alltid vist alle linjeoppføringene (ueliminert), enten om de har verdier eller ikke. Nytt i år er at man kan skru Null-linjer av/på på tilsvarende måte som man har muligheten til i saldobalansen. Når man skrur null-linjer av vil det være lettere å få oversikt over de linjene som er aktuelle. Ligningsskjema RF-1084: Er driftsmiddelet skattemessig avskrevet i sin helhet (saldogrunnlag lavere enn 15.000), vil programmet nå påfølgende år automatisk oppdage at saldogrunnlaget er null og hensyn ta dette i utfyllingen av internnoten 01.01 og RF-1217 Forskjeller mellom regnskapsmessige og skattemessige verdier. RF-1084 Forslagsverdier fra Driftsmiddelkartoteket: Hvis man benytter driftsmiddelkartoteket vil programmet kunne hente verdier vedrørende tilgang/avgang fra driftsmiddelkartoteket og benytte disse i avskrivningsskjemaet. Dermed slipper bruker å summere verdiene for tilgang/avgang manuelt ved registrering av opplysninger i avskrivningsskjemaet. RF-1206: I fjor laget vi automatisk utfylling av RF-1206 Konsernbidrag på bakgrunn av opplysninger vedrørende konsernbidrag i disponeringsdialogen. Noen har behov for annerledes presentasjon av skjemaføringene. I konsernbidragdialogen er det nå derfor blitt laget en valgmulighet for om skjemaføringene skal være automatisk utfylt eller åpne grønne felt for manuell utfylling. RF-1294 Nytt skjema: I de tilfeller hvor det er realisert gårdsbruk/skog helt eller delvis i løp av året skal RF-1294 Realisasjon av/fra landbrukseiendom leveres. Dette skjemaet er ikke tilgjengelig på Altinn. Ved innsendelse til Altinn må derfor dette skjemaet legges til som vedlegg.

Rapporter Gruppeutskrift saldo: I tilknytning til RF-1084 Avskrivninger er det i år laget en ny rapport som viser en oversikt over alle saldoverdiene. Med en slik rapport får du en fin og oversiktlig opplisting av de ulike saldogruppene. Rapporten er tilgjengelig både på skjerm og utskrift. Dialoger Disponeringer Tidligere har det vært tilfeller hvor bruker i resultatregnskapet ønsker en annen disponering av årets resultat enn det Total har foreslått. Løsningen har da vært å overstyre de aktuelle feltene direkte i årsregnskapet. I Total 2012 har vil laget en mer fleksibel løsning hvor bruker nå i disponeringsdialogen selv kan styre om f.eks underskudd skal føres mot overkursfond, annen egenkapital eller udekket tap. I dialogen er det listet opp ulike alternativer for Overskudd og Underskudd. Avsetninger I dialogen for avsetninger har vi nå laget mulighet for automatisk skattemessig nedskrivning av kundefordringer på 2 % i forbindelse med nystiftet selskap. Når du krysser av her i dialogen vil programmet automatisk beregne 2 % av beløp registrert på konto 1500 Kundefordringer i saldobalansen. Beløpet vil også fremkomme på side 1 på næringsoppgaven. Skatt, rente, avgift- og avsetningssatser Dialogen for prosentsatser har de siste årene kun vært tilgjengelig fra dialogenrunden. For å gjøre den mer synlig har vi valgt at bruker også skal få tilgang til dialogen via Fil-menyen. Konsernbidrag Når det gjelder konsernbidrag mellom søsterselskap så skal dette bokføres som egenkapitaltransaksjoner i begge selskapene, det vil si at bokføringen blir lik som om mottaker er datter. I dialogen for både konsernbidrag Giver og konsernbidrag Mottaker har vi nå endret teksten, slik at det kommer tydeligere frem at føringen gjelder både «Datter» og Søster». I forbindelse med konsernbidrag avrundes nå beløpet, slik at videre posteringer kun fremkommer i hele kroner. Tilleggsposteringer Bredere kommentarfelt: I fjor ble det foretatt en del endringer i tilleggsposteringsbildet. Det ble blant annet laget et kommentarfelt på hver posteringslinje. Noe som medførte mindre plass til kommentarer. I 2012-versjonen har vi nå laget dette kommentarfeltet litt bredere. Hvor bredt dette feltet er avhenger av oppløsning/bredde på skjermen. Jo høyre oppløsning/bredde, desto mer plass. Tekst som det ikke er plass til, vil bli kuttet på utskriften.

Konsern Ny rapport: I 2012-versjonen har vi laget en ny rapport som er delt i to hvor årsregnskapet til morselskapet vises på den ene side og konsernregnskapet på den andre siden. På den måten kan man enkelt sammenstille de to regnskapene. Periode Total Periode er en egen modul som brukes for å sette opp periodiske rapporteringer til klientene. En av fordelene med Total Periode i forhold til kun å benytte økonomisystemets rapporter, er mer konsistente rapporteringer med utgangspunkt i lik oppstilling som årsregnskapet. Nye rapporter: Årets utgave blir utvidet med mulgihet for en overordnet resultatrapport som viser inndelinger for denne periode, hittil i år, og fjorår. Bruker bestemmer selv hvilke kolonner som ønskes i rapporten. Ønskes mer detaljinnsikt, kan mer detaljerte rapporter genereres for å bedre se de underliggende tallene. Budsjett: Mens ordinær regnskapsførsel først og fremst dokumenterer historiske data, vil regnskapstallene sammen med et budsjett gi et vesentlig bedre styringsgrunnlag for klientene. Fordi det tidligere har tatt mye tid å sette opp et budsjett, er dette noe som det ofte slurves med. I Total Periode 2012 kan man sette opp budsjetter for klient, og bruke historiske tall som grunnlag. Man angir på et overordnet plan justeringsfaktorer og får automatisk utarbeidet et grunnlagsbudsjett. Deretter kan man konsentrere seg om de postene som vil ha en annen karakteristikk enn det historiske grunnlaget. Basert på generert budsjett kan man få produsert rapporter for budsjett, regnskap mot budsjett og prognose for resten av året.

Total Webrapportering I motsetning til den «eldre garde» som har opplevd overgangen fra papir til «data», kommer det nå en ny generasjon klienter som er født og oppvokst kun med «data». De stiller mye større krav til regnskapsførerne enn før. Undersøkelser viser at det er en oppfatning i regnskapsbransjen at klientene ikke er så «veldig interessert» i det som bransjen produserer. Kan det være at produktet som lages presenteres på en slik måte at du må være «tallkæll» for å forstå og dermed sette pris på det? Det vil gi store fremtidige muligheter for de regnskapskontorene som tar utfordringen og er i stand til å levere regnskapsinformasjon som klientene kan forstå, på plattformer og media de vil ha. Total Webrapportering er en ny skytjeneste utviklet av Mokastet Data AS, som gir klientene tilgang til regnskapsinformasjon via internett, sammen med faglige vurderinger og analyse som du som regnskapsfører kan utarbeide. Når regnskap (og eventuelt budsjett) er utarbeidet i Total Periode, kan du publisere informasjonen til nettskyen, slik at klientene dine kan få tilgang. De kan benytte alt fra smarttelefon, nettbrett til ordinær pc. Alt som behøves er tilgang til internett. Etter innlogging vises et overordnet «dashbord». Der vises regnskapets resultat og balanse i grafiske søyler og diagrammer for å gi overordnet blikk på hvordan ting utvikler seg. Grafisk presentasjon gir bedre overordnet forståelse enn en oppstilling med masse tall. Noen klienter vil ikke ha behov for mer enn dette.

Dersom man ønsker mer informasjon om et delområde, klikker man på et av elementene på dashbordet. Da kommer man til en mer detaljert presentasjon, som kan gå helt ned på bilagsnivå hvis du ønsker det. Benytter du scanning av bilag, vil også disse scanningene kunne vises. Som regnskapsfører bestemmer du hvilke klienter som skal ha tilgang til hvilket selskap. Du bestemmer også hvilket detaljnivå den enkelte bruker skal kunne se, alt fra overordnet dashbord til bilagsvisning. På dashbordet kan du også gi kommentarer til regnskapet og legge grunnlag for forslag til videre aktiviterer hvor din kunnskap som regnskapfører kan gi nytte til klienten. I tillegg inneholder Total Webrapportering et dokumentbibliotek. Du kan publisere rapporter direkte fra Total like enkelt som du lager en utskrift. Dokumenter i andre format, slik som PDF, Word, Excel etc. kan også publiseres. Total webrapportering kan enkelt tilpasses med hensyn til fargevalg og logo, slik at det vil fremstå som din egen løsning. Hvis du har egen nettside på internett i dag, kan du lage en kobling til innlogginssiden derfra. Altinn Altinn II: Altinn II ble tatt i bruk sommeren 2010, med funksjonalitet tilsvarende den som fantes i den eksisterende Altinn I. I fjor ble følgende hovedskjemaer implementert i Altinn II-løsningen. RF-1086 Aksjonærregisteroppgaven, RF-1015 Lønns og trekkoppgave, RF-1139 Oppgave over andelshavers/aksjonærs andeler i boligsselskapets ligningsmessige beløp, RF-1140 Oppgave over sameiers andeler av boligsameiets ligningsmessige beløp og RF-1241 Oppgave over betaling for pass og stell av barn. I år flyttes de resterende hovedskjemaene over på Altinn II-løsningen: RF-1028 Selvangivelse for aksjeselskap, RF-1030 Selvangivelse og RF-1215 Selskapsoppgave ANS/KS og RF-1245 Selskapsoppgave NOKUS. Dette er hovedskjemaer som representerer en stor del av trafikken på Altinn-portalen og Altinn og Skatteetaten er derfor veldig spente på denne overgangen. For deg som bruker vil du ikke merke noen forskjell på om skjemaene sendes til Altinn I eller Altinn II, dette håndteres av Total. Nytt i Altinn II: Altinn vil fra nå av rekalkulere skjema og overføre verdier mellom skjema etter at de er innsendt fra fagsystem (Total). Det vil derfor stilles større krav til samsvar i kalkulasjonslogikk mellom Altinn og fagsystemer som Total. Det vil i tillegg stilles større krav til deg som bruker vedrørende konsistens av endringer/overstyringer i de tilfeller hvor manuelle overstyringer utføres i Total. Maskinteknisk Hvilke Windows-utgaver kan Total kjøre på: Fra kunder og ASP-leverandører får vi ofte spørsmål om hvilke Windows-utgaver som Total kan kjøres på. Nedenfor finner du en liste: Windows XP Windows Vista Windows 7

Windows 8 Windows Server 2003 Windows Server 2003 R2 Windows Server 2008 Windows Server 2008 R2 Windows Server 2012 Total kjøres godt både på 32-bit og 64-bits utgaver av de nevnte versjoner. Windows 2008 R2 og Windows Server 2012 leveres kun i 64-bit utgave fra Microsoft. Viktig vedrørende Windows XP: Microsoft slutter med brukerstøtte og publisering av sikkerhetsoppdateringer til Windows XP i april 2014. Det betyr at årsoppgjøret 2012 (Total 2012) blir det siste årsoppgjøret hvor Windows XP kan benyttes. Du må derfor før desember 2013 ha oppgradert dine maskiner til en nyere Windows-utgave.