SAKLISTE Prosjekt innføring internkontroll innen personvern/informasjonssikkerhet Møte i Styringsgruppa Tid og sted 18. mai 2015 kl. 13:30 15:00 Innkalt av: Følgende er innkalt: Sekretær Prosjektleder Nils Richard Hassel Tor Langvold, Siv Iren Stormo Andersson, Geir Aune, Bente Kristiansen, Gunn Karin Olsen, Kjetil By Rise, Ådne Røkkum. Solveig Melum Sak Saksopplysninger Ansvarlig Tidsfrist Sak 13/2015 Generell avmelding I perioden siden forrige møte (mars) har prosjektet fulgt tidsplanen med noe avvik. Dette avstedkommer mertid på risikovurdering. Grunnen er ett sykdomstilfelle og ett ikke møtt. Det er viktig at alle som er innkalt til ulike aktiviteter møter. Så godt som alle befaringer er gjennomført. Noe uklarheter på tilhørighet enkelte steder gjør at noen gjenstår. Vi er godt i gang med risikovurderinger og prosjektleders er så lang fornøyd. Det er i risikovurderingene satte en del tiltak som det er viktig at kommunalsjefene etterspør om er gjennomført eller når det skal være gjennomført. Dette for å sikre at alt er på plass til den neste samling i den enkelte enhet. (august)
Sak 14/2015 Milepæler: Rutiner Informasjonssikkerhetsplan Sak 15/2015 Plan for informasjonssikring AKTIVITET SEP OKT NOV DES JAN FEB MAR APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT Planlegging Grunnleggende opplæring Utarbeide behandlinger Utarbeide rutiner Utarbeide overordnet plan Melde behandlinger Struktuer/org. i RiskManager Befaringer Risikovurdering - tiltak Avvik Informasjon Egenkontroll/Tilsyn Rådmannens gjennomgang Milepæler etter forrige møte: Rutiner o Frist i forhold til milepælsplan er oversittet. Dette er ikke kritisk, men må være ferdig i løpet av mai. o Pågår og ferdigstilles ikke før slutten av mai. To enheter har ikke fått gjennomført etter planen og må settes inn i juni. Plan for informasjonssikkerhet Forslag til informasjonssikkerhetsplan legges fram i dette møte Plan for informasjonssikring legges fram til behandling. ( se vedlegg) Planen er et helhetsdokument som tilfredsstiller de krav som er beskrevet i Personopplysningsloven, Personopplysningsforskriften og veiledningen. Sak 16/2015 Informasjonsmøter i høst Prosjektleder har laget tidsplan for informasjonsmøtene i høst. Disse må spesielt kommunalsjefene gjennomgå før de sendes ut. Se vedlegg (nedenforstående sider)
Sak 17/2015 Rutiner Det er behov for å får ferdigstilt alle rutiner, få disse satt inn i riktig mal, godkjent av styringsgruppa og lagt ut i RiskManager. Dette arbeidet må få full prioritet i siste halvdel av mai. Prosjektleder kan tilby seg å gå gjennom dette med prosjektgruppas leder og systemansvarlig RiskManger.
18:00 20:00 Info-møte til Bekkefaret barnehage Plan for informasjonsmøter i september 11. sep. 08:00 10:15 12.45 10:00 12:15 Info-møte for ansatte Fosen Regnskap Info-møte for Anlegg og drift, Areal Info-møte Gruppe 1 NB! Helse og familie- Enheten skriver seg på under Institusjon og Hjemmesykepleie Info-møte Gruppe 2 15. sep. 08:00 10:00 Info-møte for Serviceavdelingen, Rådmannskontoret, Rådmannsfunksjon, IKT, Personal, Kulturavdelingen 10:15 12:15 NAV 16:00 18:00 Info-møte Botngård skole gr. 1 18. sep. 12:45 Info-møte Gruppe 3 Info-møte Gruppe 4 17:30 19:30 Info-møte Botngård skole gr. 2 22. sep. 12:45 Info-møte Gruppe 5 Info-møte Gruppe 6
23. sep. 12:45 15:45 18:00 17:45 20:00 Info-møte Gruppe 7 Infomøte Fagerenget og Vallersund Info-møte til barnehagene alle minus - Bekkefaret?? NB!!! Hva med Stranda og miljø. osv. 24. sep. Møte i Styringsgruppa MILEPÆL Info Prosjektavmelding Egenkontroll Styringsgruppa Tor Langvold Siv Iren Stormo Andersson Kjetil By Rise Bente Kristiansen Ådne Røkkum Geir Aune Gunn Karin Olsen Solveig Melum Prosjektleder