Dato: 17. juli 2003 fullmaktssak /03 Direktøren i BBE KF Bjørndalsskogen skole, bygg 1 og 2, ombygging 2003. Valg av entreprenør for delte entrepriser med hovedentreprise for arkitektfagene. PEAD BBE-1632-200207336-26 Hva saken gjelder: I henhold til gjeldende skolebehovsplan og økonomiplan for 2003 2006 skal den eldste bygningen ved Bjørndalsskogen skole, oppført i 1983, ombygges etter at nytt skolebygg, bygg 3, ble tatt i bruk våren 2003. Det skal også foretaes en mindre ombygging av skolens SFO-base plassert i bygg 2. Skolen vil etter at de planlagte ombyggingsarbeidene sammen med nybygget framstå som en fullverdig 2-parallellers barneskole. I vedtatt økonomiplan er avsatt 31.3 mill til nybygg og ombygging fordelt på 21.3 mill i 1999-2002 for nybygg og 10,0 mill i 2003 til ombygging. Bergen Bygg og Eiendom KF utbyggingsavdelingen ønsker å engasjere entreprenører for gjennomføring av byggearbeidene ved Skeie skole som delte entrepriser med hovedentreprise for arkitektfagene. På grunnlag av ønske om å inngå kontrakt med de firmaene som har levert tilbud som er det økonomiske mest fordelaktig for Bergen Kommune, har BBE KF foretatt et valg, og det er det denne sakene gjelder. Vedtakskompetanse fullmaktssak Styresak 95/01, 11.12.01, fatter styret følgende vedtak: 1 Forutsatt at byrådet fatter vedtak i tråd med innstilling i denne sak, delegerer styret i BBE KF fullmakt til direktør til å slutte kontrakter innenfor bevilgning men uavhengig av prosjektkostnad. I byrådssak 1004/02, 16.01.02, heter det: 1
Byrådet viser til sitt vedtak av 05.09.01 sak 0434/01: budsjettfullmakter for kommunale bedrifter og foretak i Bergen kommune og vedtar nytt punkt III.B.1 i trykt vedlegg som får slik ordlyd: Investeringer i fast eiendom Styrene i BBE KF og BBB kan - uten beløpsbegrensning treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning for investeringsprosjekter, samt slutte de nødvendige kontrakter, innenfor rammen av det investeringsbudsjettet som bystyret har vedtatt for bedriften/ foretaket. Fullmakt til å treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning, kan delegeres til bedriftens /foretakets administrative leder når kostnadene for det enkelte prosjekt ikke overstiger 5 mill. Videre kan styret uten beløpsbegrensning delegere til bedriftens / foretakets administrative leder fullmakt til å slutte nødvendige kontrakter når bevilgning foreligger. I den grad administrativ leder utøver delegert myndighet som medfører beslutninger av prinsipiell art, forutsettes at avgjørelsen legges frem for styret. Vedtak av 05.09.01 sak 0434/01 i trykt vedlegg pkt. III.B.1 utgår. Direktøren har i medhold til fullmakt fra styret i BBE KF, sitert ovenfor, gjort følgende vedtak: 1. Det inngås kontrakt med følgende firmaer for gjennomføring av ombygging av bygg 1 og 2 ved Bjørndalsskogen skole høsten 2003 vinteren 2004, iht. innstilling ( vedlegg 1). * Nordgreen & Frønsdal A/S for A01 Hovedentreprise * Bergen Elektroservice A/S for E01 Elektroinstallasjoner * Gunnar Karlsen A/S for V02 Ventilasjon 2. Dersom det ikke oppnås enighet med nevnte firma, gis administrasjonen tillatelse til å opprette kontrakt med nest beste tilbyder iht. vedlagte innstilling ( vedlegg 1). Bergen den..2003 Bergen Bygg og Eiendom KF Dagfinn Øvrebotten Direktør Olav Ytre-Arne utbyggingssjef Trykt vedlegg: Notat av 17.07.03 med administrasjonens innstilling (vedlegg 1, unntatt off.) 2
Saksutredning: 1.0 Tidligere politiske vedtak: 1.1 Bystyret behandlet endelig budsjettforslag for 2001 og økonomiplan for 2001-2004 den 19. februar 2001. og den 02.04.2001. Utvidelse av Bjørndalsskogen skole med byggetrinn 3 inngår i denne økonomiplanen. 1.2 Styret i BBE KF behandlet i møte den 27.03.01 styresak 33/01 og fattet følgende enstemmig vedtak: 1. Styret i BBE KF delbevilger kr. 500.000,-- til dekning av nødvendige utgifter i forbindelse med innhenting av totalentreprisetilbud. Det bevilgete beløp vil senere inngå som andel av prosjektets samlede bevilgninger. 2. Budsjett og finansiering framgår av følgende tabell: År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering 1999 22210 0,5 mill av 1,0 mill totalt fonds ( salg av aksjer i BKK) 3. Finansiering av bevilgning gitt under punkt 3 skjer i henhold til finansieringsplan i gjeldende årsbudsjett. 1.3 Styret i BBE KF behandlet i møte den 13.11.01 styresak 87/01 og fattet følgende enstemmig vedtak: 1. Under forutsetning av at nødvendige budsjettmidler blir stilt til rådighet ved bystyrets behandling av økonomiplanen for 2002-2005, og under forutsetning av byrådets godkjenning av romprogram, gir styret i BBE KF administrasjonen fullmakt til å gjennomføre utbygging av byggetrinn 3 ved Bjørndalsskogen skole. 2. Styret i BBE KF gir administrasjonen fullmakt til å oppta kontraktsforhandlinger med den tilbyder som har inngitt det økonomiske mest fordelaktige totalentrepriseforslaget for bygging av byggetrinn 3 ved Bjørndalsskogen skole. Dersom det ikke oppnås enighet med innstilte tilbyder, gis administrasjonen fullmakt til å oppta kontraktsforhandlinger med det firma som har det nest beste tilbudet. 3. Under forutsetning av at Bystyret i samband med behandling av økonomiplan for 2002-2005 budsjetterer 9,3 mill i 2002 i tillegg til 12,0 mill i vedtatt økonomiplan 2001, bevilger styret i BBE KF samlet 20,8 mill til utvidelse av Bjørndalsskogen skole med et nytt byggetrinn 3. Sammen med 0,5 mill bevilget tidligere, er det med dette bevilget 21,3 mill til nevnte utbygging. 3
4. Budsjett og finansiering framgår av følgende tabell: År Tjeneste Budsjettavsetning Finansierin g 1999 22210 0,5 mill av 0,5 mill til disposisjon av 1,0 mill totalt salg av aksjer BKK 2000 22210 3,0 mill Lån 2001 22210 8,0 mill 2002 22210 9,3 mill ( forslag til økonomiplan 2002) Samlet 20,8 mill av totalt 21,3 mill 5. Finansiering av bevilgning gitt under pkt. 3 skjer i henhold til finansieringsplan i gjeldende årsbudsjett. 1.4 Bystyret behandlet endelig budsjettforslag for 2002 og økonomiplan for 2002 2005 den 08.04. 2002. Bjørndalsskogen skole inngår i økonomiplanen med budsjetterte midler i 2002 og 2003. 1.5 Byrådet: Budsjettmessig avklaring for prioriterte skoler og barnehager Byrådet behandlet saken i møtet 300603 sak 1360-03 og fattet følgende vedtak: Byrådet godkjenner at det igangsettes utbyggings-/ombyggingsarbeider ved Skeie, Garnes, Tertnes, Alvøen, Krokeide, Bjørndalsskogen og Hop skole samt ved Apeltun, Nordås, Sandalsbotn og Ulsmåg barnehage. 2.0 Bakgrunn for saken: Ombyggingen av Bjørndalsskogen skole, bygg 1 og 2, blir hovedsakelig konsentrert om elevarbeidsplasser, både når det gjelder alment læringsareal og spesialisert læringsareal. Det vil også bli foretatt en mindre ombygging av skolens administrasjonsavdeling. Historikk: Bjørndalsskogen skole har i dag 3 undervisningsbygg fra hhv 1983 (bygg 1), 1996 ( bygg 2) og 2003(bygg 3) samt egen gymnastikksal oppført i 1983. Samlet har skolen et bruttogulvareal lik 4.340 m2 fordelt på bygg 1: 1.606 m2, gym.sal: 440 m2, bygg 2: 873 m2, bygg 3: 1.421 m2. 4
Utarbeidelse av anbefalt forslag til ombyggingstiltakene: Den administrative prosjektgruppen med representanter fra Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett, oppvektskontoret i Laksevåg bydel, skolens rektor og fra BBE KF har i samarbeid med skolens verneombud og tillitsvalgte, utarbeidet et anbefalt byggeprogram for de forestående ombyggingsarbeidene. Det anbefalte byggeprogrammet ble oversendt styringsgruppen for barnehage- og skoleutbygging, som i møte den 27.03.03 godkjente byggeprogrammet for ombygging av bygg 1 og 2 ved Bjørndalsskogen skole. I brev fra byrådsavdeling for miljø, byutvikling og tekniske tjenester datert den 25.06.03 ble prosjektet satt i bestilling. 3.0 Tilbudskonkurranse. Delte entrepriser med hovedentreprise for arkitektfagene. Prosjektet har innhentet pristilbud på ombygging av bygg 1 og 2 ved Bjørndalsskogen skole etter modell konkurranse med forhandlinger iht. Lov om offentlige anskaffelser av 15.06.01, del III (under EØS-terskelverdi ) i form av delte entrepriser for tekniske fag og hovedentreprise arkitektfagene samt grunn- og betongarbeider. Bergen Bygg og Eiendom KF har offentlig utlyst tilbudskonkurransen gjennom Norsk Lysningsblad, DOFFIN-basen den 10.04.03 og i dagspressen den 14.04.03. Konkurransegrunnlaget ble sendt ut til 28 entreprenører fordelt på alle fag, og ved innleveringsfristens utløp den 19.05.03 leverte 17 entreprenører tilbud. BBE KF har i samarbeid med prosjektleder og prosjektets rådgivere gjennomført forhandlinger med de entreprenører med lavest tilbudssum for de enkelte entrepriser, og som tilfredstiller våre krav til kvalifikasjon. Evaluering av tilbudene framgår av vedlegg 1, unntatt offentligheten. 5