Sluttrapport Innstilling til nasjonal jobbkoding for MTU/BHM 2. mai 2011
1. Oppsummering...3 2. Prosjektbakgrunn...3 3. Prosjektdeltakere...4 4. Mandat...5 5. Historikk...5 6. Prosjektbeskrivelse...5 7. Prosjektmetodikk...6 8. Utfordringer for prosjektet...6 9. Fremdriftsplan...7 10. Erfaringer med nye jobbkoder...8 11. Distribusjon av jobbkoder...10 12. Brukerforum...10 13. Vedlikehold av kodeverk...10 14. Referanser...10 15. Vedlegg: Innstilling til nytt kodeverk...11 Side 2 av 13
Oppsummering Prosjektet har hatt et sterkt fokus på å involvere hele det medisinsk-tekniske fagmiljøet for å sikre størst mulig deltagelse og engasjement. Målet er å få flest mulig medisinsk-tekniske avdelinger til å ta i bruk de nye kodene fremover. Det ble tidlig klart at det var behov for å teste ut de nye kodene for å få erfaring før prosjektet kunne gi sin innstilling til nye felles jobbkoder. Helseforetakene St. Olav Hospital, Akershus universitetssykehus, Oslo universitetssykehus HF lokasjon Rikshospitalet og Radiumhospitalet har siden mars-april 2010 testet ut de nye kodene. Uttestingen ved nevnte sykehus i kombinasjon med tilbakemeldinger som prosjektet fikk ifm. høringsrunden har prosjektgruppens kommet frem til en innstilling som beskrevet i vedlegg A. Alle kodene, inkludert eksisterende koder er dokumentert med utfyllende kommentarer som forhåpentligvis vil kunne oppleves som selvforklarende. Prosjektbakgrunn Medisinsk Teknisk forening (MTF) ved leder Leiv Hellefossmo ga senhøstes 2009 Oslo universitetssykehus HF, Rikshospitalet i oppdrag å analysere og anbefale et felles kodeverk for jobber knyttet til MTU/BHM. Bakgrunnen er at det mer eller mindre er tilfeldig i hvilken grad ulike helseforetak bruker samme koder. Målet er å få flest mulige medisinsk-tekniske avdelinger til å benytte samme koder da dette vil gi flere fordeler. Viktigste fordeler med felles bruk av koder Lettere å sammenstille data på tvers av helseforetak Mer effektiv utveksling av erfaring Bedre evne til samhandling om opplæring Dette bør på sikt gi bedre kvalitet i forhold til pasientsikkerhet, anskaffelses og planlegging samt økonomi generelt. Side 3 av 13
Prosjektdeltakere Oslo universitetssykehus HF, Rikshospitalet har prosjektledelsen og stiller med en deltaker i tillegg. Hver helseregion forøvrig stiller med en deltaker. Helse Sør-Øst stiller med ekstra deltaker fra gamle Helse Øst grunnet størrelse på den nye regionen. Per-Arne Jørgensen, prosjektleder e-post: Per-Arne.Jorgensen@Rikshospitalet.no Mobil: 4767 0795 Oslo universitetssykehus HF, Rikshospitalet. Anders Løvig, prosjektmedarbeider og prosjektdeltager ny utstyrsdatabase e-post: Anders.Lovig@Rikshospitalet.no Mobil: 9100 5851 Oslo universitetssykehus HF, Rikshospitalet Regionskontakt tidligere Helse Sør Erik Ilebekk e-post: Erik.Ilebekk@sshf.no Telefon: 3807 3857 Sørlandet Sykehus Regionskontakt tidligere Helse Øst Ingunn Elisabeth Janbu e-post: Ingunn.Elisabeth.Janbu@ahus.no Telefon: 67 96 41 45, Mobil: 916 47 129. Akershus universitetssykehus HF Magne Nordhus (Behandlingshjelpemidler) e-post: magne.nordhus.ronningen@sykehuset-innlandet.no Telefon: 6243 8850 Sykehuset Innlandet HF Regionskontakt Helse Nord Bjørn Kjøndahl e-post: bjorn.kjondahl@unn.no Telefon: 77 66 91 70, Mobil: 93 44 50 03. Universitetssykehuset Nord-Norge Regionskontakt Helse Midt Geir-Erlend Myhre Johansen e-post. Geir-Erlend.Johansen@stolav.no Mobil: 9244 7181 St. Olavs Hospital, Universitetssykehuset i Trondheim Regionskontakt Helse Vest Janike Hellebust e-post: janike.hellebust@helse-bergen.no Telefon: 5597 4870 Haukeland universitetssjukehus Side 4 av 13
Mandat Prosjektet skal kartlegge alle koder som benyttes ved jobber ført i dagens MTU/BHM-databaser ved helseforetak i Norge. Prosjektet skal komme med en innstilling til MTF om hvilke felles koder man i fremtiden mener alle helseforetak bør benytte. Historikk Hvorfor kode jobber? Alle medisinsk-tekniske avdelinger benytter i større eller mindre grad koding av alle utførte jobber. Dette dreier seg i hovedsak om kode for hvilken type jobb som er utført, hvilke feil som er funnet og kode for eventuelt tiltak jobben måtte medføre. Det er pr. i dag liten og i tilfeldig grad likhet i tilgjengelige koder og i tolkning av hvordan slike koder benyttes ved de enkelte foretak. Dette medfører at man ikke kan hente ut det potensial som kan ligge i å ha felles kodebruk. Prosjektbeskrivelse Myndighetskrav Forskrift om bruk og vedlikehold av elektromedisinsk utstyr, Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten og Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) stiller krav til opplæring og krever at virksomheter skal ha interne systemer for å sikre kontinuerlig forbedring i virksomheten. Det fleste benytter i dag Merida for MTU/BHM-oversikt eller tilsvarende eks. Plania, Medusa eller QA-MAP. Kodene i Merida for jobbtiltak er det kriterium som tydeligst relaterer seg til krav om forbedringer som angitt i lover og forskrifter. Merida benytter i dag 3 koder for å beskrive en utført jobb. Det er etter prosjektets oppfattning ikke godt nok kun å evaluere feilkode alene. Prosjektet vil se feilkode, jobbtype og jobbtiltak eller tilsvarende koder i sammenheng. Det antas å være et stort antall koder i bruk. Prosjektet vil i den grad det er hensiktsmessig forenkle koder både i bedret beskrivelse av dem og i antall koder totalt. Side 5 av 13
Prosjektmetodikk Foretakene fikk invitasjon til å sende inn sine koder som i dag blir benyttet ved koding av MTU/BHM jobber gjennom sin regionskontakt. Samtlige koder ble dokumentert og kategoriseres i et felles EXCEL ark med referanse til avsender. Kodene ble så gruppert, vurdert, prioritert og forenklet hvor dette var mulig før vi hadde en enhetlig liste som dannet underlaget for vår innstilling til MTF. Utfordringer for prosjektet Å utarbeide et kodeverk som i størst mulig grad er entydig i bruk. Å få alle foretak til å akseptere og ta i bruk det nye kodeverket. Å velge bort koder som vurderes som uegnede for gode statistikkformål eller som sannsynelig ikke vil gi driftsforbedring, mao. en kost nytte vurdering. Side 6 av 13
Fremdriftsplan Alle foretak som ønsker å medvirke i prosessen sender inn sine koder til sin regionskontakt. Fase 0: Medlemmer i prosjektet identifiseres (senhøst 2009) Fase 1: Datafangst fra foretakene (januar ultimo februar 2010) Fase 2: Bearbeiding og førsteutkast (medio mars 2010) Fase 3: Bearbeiding fortsetter, nye koder testes ut Prosjektstatus presenteres på: MTF symposiet 17. mars 2010, MTF Landsmøte 10-12. mai 2010 Fase 4: Høring til alle deltagende foretak (frist mid februar 2011) Prosjektet gjør sin innstilling til nasjonal koder basert på tilbakemeldinger og erfaringer. Sluttdokument overlevert MTF vår 2011, presenteres på MTF Symposiet Olavsgaard 16. mars 2011. ------------------------------------------------------------------------ Fase 5? Evaluering av felles kodebruk høsten 2012 (Ny prosjektgruppe?). Side 7 av 13
Erfaringer med nye jobbkoder Flere foretak har gjennom nærmere ett års bruk av de nye kodene fått erfaring med disse. De nye kodene ble bevisst innført ved Oslo universitetssykehus HF lokasjon Rikshospitalet og Radiumhospitalet uten tilleggsopplæring for å teste om kodeverket var selvforklarende. Erfaringer viser at kodene kan introduseres uten spesiell tilleggsopplæring. Oslo universitetssykehus HF lokasjon Rikshospitalet og Radiumhospitalet erfarte at bare det å endre kodeverket har gitt fornyet fokus på mer riktig jobbkoding noe som igjen har resultert i en forbedring av datakvalitet. En nøkkel til suksess vil være regelmessig analyse og tilbakemelding til brukerne. Det nye kodeverket har så langt gitt Oslo universitetssykehus HF lokasjon Rikshospitalet og Radiumhospitalet: En bedre metode for å identifisere behov for opplæring blant sluttbrukere gjennom feilkodene brukerrelatert og ingen feil funnet. (pasientsikkerhet). Bedre grunnlag for å kjøre en reklamasjon på kjøpte servicetjenester, jobbtype: Feil etter reparasjon eller vedlikehold (økonomi). Bedre evaluering- og besluttningsunderlag ift. valg av servicestrategi (tydeligere koder), kan gi en økonomisk gevinst ved siden av en vurdering ift. egen bemanning. Gjennom bedre datakvalitet har det nå blitt enklere mht. avviksrapportering ift. definert leveransekvalitet (kvalitetsmål) På den neste siden vil man se to diagrammer som viser prosentvis fordeling mellom de respektive feilkodene før og etter introduksjon av det nye kodeverket. Noen viktig forbedringer: Jobber som ikke er kodet har gått ned fra 49 % til 27 %. Ingen feil funnet økt fra 6 % til 11 %. Brukerrelaterte feil (tidligere kode brukerfeil) har økt fra 6 % til 9 %. Skadet av ytre påvirkning (ny kode) brukt i 5 % av tilfellene. (Tidligere ofte kodet som mekanisk slitasje eller væskesøl) Feil pga mangelfullt vedlikehold brukt i 0,4 % av tilfellene. Side 8 av 13
Feilkoding - analyse Q3 2009 Feilkoding - analyse Q3 2010 Side 9 av 13
Distribusjon av jobbkoder Prosjektgruppen har vurdert alternative distribusjonskanaler, selv om dette ikke var en del av det opprinnelige mandatet. Vi erkjenner at kodeverket bør ha en så effektiv distribusjonsprosess som mulig. Prosjektet konkluderte med at vi ikke ønsker å låse distribusjonen til en bestemt leverandør eller applikasjon. Prosjektgruppen anbefaler således at kodeverket blir gjort tilgjengelig via Medisinsk Teknisk Forening sin hjemmeside, http://www.medisinsktekniskforening.no/. Brukerforum Prosjektet ber MTF vurdere å etablere et brukerforum i regi av MTF, men erfaringer fra testperioden tyder på at innføringen av nytt kodeverk kan gjennomføres uten spesiell tilleggsopplæring. Vedlikehold av kodeverk Prosjektet har ikke tatt stilling til videreutvikling av kodeverket, men prosjektet ber MTF vurdere å etablere en ny prosjektgruppe om 1-2 år fra d.d. som kan evaluere og revidere kodeverket. Referanser Linker: Medisinsk teknisk forening http://www.medisinsktekniskforening.no/ Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap www.dsb.no Forskrift om bruk og vedlikehold av elektromedisinsk utstyr Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) Side 10 av 13
Vedlegg: Innstilling til nytt kodeverk På de neste sidene er prosjektgruppens innstilling til nytt kodeverk som anbefales benyttet fremover ved alle medisinsk-tekniske avdelinger. Koder skrevet i sort er koder som forefinnes i dagens Merida løsning (v2 release 15.03.1357). Koder skrevet i blått er enten ny kode eller endring til eksisterende kode. Jobbtyper Side 11 av 13
Feilkoder Det er større og mindre endringer for alle feilkoder og av den grunn er de ikke farget blå. Side 12 av 13
Jobbtiltak Side 13 av 13