INNKALLING til Årsmøte i Hytteforeningen Grend 2 - Idsal 2009 Dato: Søndag 19. april 2009 kl. 14:00 Sted: Havnen i Idsal Grend 2 Saksliste iflg. vedtektene av 15. mai 2004 a. Valg av møteleder og to medlemmer til å underskrive protokollen b. Styrets beretning c. Årsregnskap (revisors beretning) d. Styrets forslag til arbeidsprogram og budsjett for neste år e. Fastsettelse av kontingent f. Innkomne forslag g. Eventuelt Til informasjon minnes om følgende fra vedtektene: Vedr. årsmøteprotokollen: Årsmøteprotokollen underskrives av møteleder og to medlemmer valgt på årsmøtet. Utskrift av protokollen sendes samtlige medlemmer. Vedr. avstemning: Alle saker avgjøres ved alminnelig flertall blant møtende medlemmer med mindre annet er bestemt (jfr. 7 og 8). Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Vedr. pkt. f) Innkomne forslag: Forslag må framsettes ovenfor styret innen 1. Februar. Vedr. pkt. g) - Eventuelt. Det kan ikke fattes beslutning av økonomisk art i saker som tas opp under dette punkt med mindre samtlige medlemmer er tilstede. 03.04.2009 Side: 1 av 1
Sak a) Valg av møteleder og to medlemmer til å underskrive protokollen Følgende ble foreslått: 1) Møteleder: 2) Underskriver 1: 3) Underskriver 2: Årsmøtet godkjenner de foreslåtte kandidatene. Sak b) Styrest beretning Følgende saker er gjennomført i 2008/2009: B1) Arealøkning fra 80 til 90 m2 Styret har gjennom vinteren arbeidet med saken og kan gi følgende opplysninger og status: 1. Arealøkning (grunnareal) vedrører reguleringsplanen for området og må hjemles i søknad som sendes Strand kommune. 2. Det finnes to måter å søke på, dvs. under ordning for 1) reguleringsendring og 2) mindre vesentlig reguleringsendring. Reguleringsendring er en omfattende ordning med behandling hos kommunen, fylkesmannen og igjen kommunen med i alt tre høringer hos berørte parter. Behandlingen tar gjerne mer enn et halvt år avhengig av innsigelser som måtte framkomme underveis. Mindre reguleringsendring er enklere og krever kun behandling i kommunen og én høring og tar gjerne vesentlig kortere tid enn et halvt år. Vi kan søke med henvisning til begge ordninger i samme søknad, men må overlate til kommunen og velge hvilken som skal benyttes ut fra sakens innhold. 3. Kommunen vurdere hele Grend 2 under ett, dvs. alle hyttene ansees som søkere. Det er derfor en fordel at det søkes samlet, dvs. at alle hytteeierne i Grend 2 står bak en søknad, som også vil gi søknaden større tyngde. 4. Grunneier er allerede orientert om saken av styret gjennom brev og samtaler. Han blir trukket inn i selve søknaden gjennom vår utsendelse av nabovarsel og kommunens høring ifm. reguleringsendring, 5. Styret mener hytteeierne både enkeltvis og samlet er tjent med at visse retningslinjer etableres for bruk av tilleggsarealet for å ivareta helheten gjennom arkitektur og bygningsmessig standard. Det er videre grunn til å tro at kommunen vil se det som positivt ifm. behandling av søknaden. Det samme gjelder grunneier, som allerede er gjort kjent med forslaget til retningslinjer og har gitt noen kommentarer, som er inntatt i følgende forslag fra styret: 03.04.2009 Side: 2 av 2
Utvidelse skal skje på den siden av hytten som vender fra sjøen og minimal synlighet fra sjøsiden skal tilstrebes. Utvidelsen skal ha utforming, arkitektonisk stil og farger som harmonerer godt med eksisterende bygg og terreng samt ha mønehøyder som ikke overstiger høyder i eksisterende bygg. Takvinkler på eksisterende bygg skal følges så langt det er rimelig - og torvtak bør benyttes hvor eksisterende bygg har torvtak. Det skal ikke benyttes traktor eller annet materiell som kan påføre stier eller marken skade ifm. utbygging, dvs. bygningsmaterialer må bæres fram til hyttene eller tas på trillebåre. 6. Det må varsles om søknad om reguleringsendring til berørte parter, dvs. hytteeierne i Grend 2 og Grend 1 samt grunneier, ved utsendelse av nabovarsel på vanlig måte. Det vil styret ta seg av i forkant av innsending av søknad til kommunen. 7. Kommunen forlanger en avgift for å behandle søknad om reguleringsendring, som i vårt tilfelle er rundt kr 10,000 for feltet. Styret finner det rimelig at denne kostnaden fordeles jevnt mellom hytteeierne uavhengig av interesse for arealutvidelse, fordi det bl.a. øker verdien av hyttene ved et eventuelt senere salg. 8. Det er verdt å merke seg at det kun søkes om en rett til arealutvidelse, ingen konkret utbygging. Det står derfor fritt opp til hver hytteeier å benytte retten etter at søknaden er innvilget. Årsmøtet ber styret søke om arealutvidelse (grunnareal) fra 80 til 90 m2 iht. det som er nevnt over. Medlemmene (alle) skal solidarisk dekke kostnadene for kommunens saksbehandling, som er estimert til rundt 10,000 kr for feltet. Utbygging skal utformes slik at best mulig harmoni med eksisterende bygg og omgivelser oppnås. B2) Tilrettelegging i havnen Styret har gjennom vinteren arbeidet med saken og kan gi følgende opplysninger og status: Det foreslås å søke om å få lov til å tilrettelegge innerst i havnen mot fjelleveggen i nord, slik at området foran kan være egnet til forskjellige fritidsaktiviteter, som soling, grilling og alminnelig opphold. Vi ønsker å dele et par av de store steinene som i dag ligger der og benytte massen til avretting av grunnen. Tilretteleggingen tenkes utført i tre mulige etapper: 1. Planering av terreng mellom sti til innerste brygge og fjellsiden i bakkant mot nord. 2. Bygging av terassedekke på planert område. 3. Tilrettelegge for oppføring av sjøboder i innerste del av planert område, men slik at tilstrekkelig areal til andre formål ivaretas, dvs. soling, grilling og alminnelig opphold. Sjøbodene vil ikke være for felles bruk, men vil bekostes og benyttes av interesserte hytteeiere. Retningslinjene som nevnt for tilbygg skal så langt det er rimelig og relevant også gjelde for sjøboder se pkt B1-5. 03.04.2009 Side: 3 av 3
Også denne saken må tas opp med kommunen gjennom søknad om reguleringsendring, som stort sett vil følge samme fremgangsmåte som for arealøkning. Det kan gjøres som en sak nummer to i søknaden for arealutvidelse og vil da komme under samme behandling og ikke medføre tilleggskostnader. Forslaget går ut på å etablere et fellesområde i i havnen, plassert mellom fjellet og stien til den innerste bryggen se skisse over. I tilknytning til fellesområdet vil det også legges til rette for oppføring av sjøboder. Selve fellesområdet må besluttes og gjennomføres i regi av hytteforeningen, mens den delen som skal disponeres til sjøboder må bekostes og bygges av de som eventuelt ønsker å sette opp slike. Om fellesområdet: Fellesområdet er tenkt oppført nærmest innerste brygge. Det foreslås å bygge en treplatting på ca. 60 kvm. Kostnader til materialer er foreløpig estimert til 500 kr/m2. I tillegg kommer utgifter til å sprenge bort stein. Prosjektet foreslås gjennomført med dugnadsinnsats - med dugnadsplikt for alle hyttene. Ut fra et foreløpig totalt kostnadsestimat på ca 45.000 kr, betyr det en kostnad per hytte på ca. 3.000 kr. Detaljutformingen av fellesområdet vil bli basert på innspill fra hytte-eierne, så som om der skal være sløyeplass, grillplass, vanntilførsel og eventuelt ett stativ til sommerlagring av kajakker. Om sjøbodene: Disse tenkes oppsatt langs fjellet i enden som vender mot Grøtteland. Hver hytte vil iflg. gjeldende regler og praksis kunne sette opp en sjøbod på 3 m2 om plassen tillater det og nødvendige godkjennelser foreligger. Sjøbodene må utformes enhetlig, og slik at de harmoner mest mulig med omgivelsene. For å sikre god bygningsmessig kvalitet, må sjøbodene oppføres av kvalifiserte fagfolk ikke ved hjemmesnekring. Styret antar at kun et begrenset antall hytteeierne er interessert i å benytte seg av denne muligheten nå. Derfor må det forberedes etappevis oppføring. Styret kan ta initiativ til å organisere interesserte hytteeierne, slik at første utbygging kan drives frem parallelt med fellesområdet. 03.04.2009 Side: 4 av 4
Veien videre: Hvis årsmøtet støtter styrets forslag, vil den videre prosess være som følger: 1. Utarbeide mer detaljert plan for området 2. Sende inn søknad om endring av reguleringsplanen 3. Avklare med grunneier 4. Identifisere hvor mange som er interessert i sjøbod nå Når nødvendige godkjennelser og avklaringer foreligger, kan begge prosjektene iverksettes, dvs. opparbeidesle av fellesområde og oppføring av første etappe sjøboder. Styret vil holde dialog med hytteeierne under det videre planarbeidet. Årsmøtet ber styret søke kommunen om tillatelse til å lage et fellesområde for hytteeierne i forbindelse med bryggene samt å legge til rette for oppføring av sjøboder. Både sjøbodene og fellesområdet skal utformes enhetlig, og slik at de harmoner mest mulig med omgivelsene. Kostnadene knyttet til fellesområdet dekkes solidarisk av medlemmene (alle) via ekstraordinær innbetaling, estimert til ca 3.000 kr/hytte. Kostnader knyttet til sjøboder dekkes av de enkelte hytteeiere som ønsker slik oppført. Hytteeierne pålegges dugnadsplikt for å kunne gjennomføre prosjektet (unntatt oppføring av sjøboder) til lavest mulig kostnad. De som ikke kan delta på de planlagte dugnadene, må betale en ekstra årskontigent i 2009 på 1.000 kr/hytte. B3) Havnen Det er avholdt tre dugnader, hvor grøntareal er etablert og sjøbunnen rensket. Grus (steinstøv), jord og plenfrø ble kjøpt inn. B4) Samlepostkasse Det er kjøpt inn satt opp en postkasse for Grend 2 ved innkjøring til feltet for Postens bruk og en ved parkeringsplassen i feltet sistnevnte som mellomstasjon for bruk av hytteeierne. B5) Livbøyer Det er montert en livbøye ved hver av de to bryggene velvilligst gitt av SR-Bank. B6) Bade- og redningstrapp Det er innkjøpt og montert trapp til sjøen på enden av ytterste brygge. B7) Adkomst til sjøen mellom Fadnes og Vågen Det er gjort avtale med grunneier og berørte hytteeiere om å anlegge en ca. 40 cm bred sti mellom Fadnes og Vågen for å lette adkomst til sjøen. Stien skal bygges av sviller og skal kunne fjernes uten varig skade av naturen. B8) Overtakelse fellesanlegg Det er styrets oppfatning at overtakelse har funnet sted gjennom hytteeiernes overtakelse av hyttene og bruk av fellesanlegget. 03.04.2009 Side: 5 av 5
B9) Ansvarsforhold bryggeanlegg Det er styrets oppfatning at ansvarsforhold er regulert gjennom festekontraktene. B10) Flytting av gjerde ved Fadnes Saken må avklares mellom hytteeier og grunneier. B11) Brønnkapasitet Styret har undersøkt saken og inntil videre konkludert at problemet ikke ligger i brønnens kapasistet, men i spredenettets utforming til et par av de mest høytliggende hyttene. Styret følger opp saken mot utbygger sammen med de berørt hytteeierne. B12) Møte med utbygger Det har vært flere samtaler med utbygger for å klarere og avslutte diverse mindre saker. B13) Annet Ut fra erfaringer gjennom arbeidet siste år, vil styret oppfordre hytteeierne til å respektere gjeldende regler for bruk av tomtearealet rundt hyttene, dvs. bruk og arealmessige begrensninger (1 mål) samt forvaltning av vegetasjonen. Jfr. reguleringsplanen og festekontrakten. B14) Styremøter Det er avholdt i alt seks styremøter, dvs. fire i 2008 og to i 2009 fram til 31. mars. Årsmøtet godkjenner styrets beretning. Sak c) - Årsregnskap (revisors beretning) Se vedlegg 1. Årsmøtet godkjenner årsregnskapet for 2008. Sak d) Valg Ingen av styremedlemmene er på valg, men styret foreslår at halvparten av medlemmene sitter ett år ekstra, dvs. i alt i tre år fram til sommeren 2011, slik at ikke hele styret skiftes ut annet hvert år. Dette for å holde bedre kontinuitet i arbeidet. Årsmøtet godkjenner at Rune Kvernberg og Lars Mølster velges for ett ekstra år. 03.04.2009 Side: 6 av 6
Sak e) - Styrets forslag til arbeidsprogram og budsjett for neste år Arbeidsprogram: E1) Økning av hytteareal (grunnflate) fra 80 til 90m2 Søke Strand kommune om arealutvidelse som nevnt tidligere og følger opp saken ift. kommunen, hytteeierne og grunneier. E2) Tilrettelegging i havnen Søke Strand kommune om tilrettelegging som nevnt tidligere og følger opp saken ift. kommunen, hytteeierne og grunneier. E3) Vårdugnad Styret forslå at det også i år arrangeres en vårdugnad. I tillegg til generell rydding i området, legger vi opp til renskning av sjøbunn, tilførsel av ny jord til grøntområdet ved bryggene, samt fjerning av kvisthaugen ved stien mellom Frøyland og Kvernberg. Andre saker: E4) Vanntilførsel Saken må tas opp med utbygger av den enkelte hytteier, da den ikke hører under styrets ansvar, men er å anse som en kontraktuell mangel i forhold til kjøpskontrakt som styret ikke er part i. Styret har dog vært i kontakt med utbygger for belyse problemet. E5) Varmekabler i vannrør Det henstilles til ALLE hytteiere om IKKE å skru av strømmen til kabelen som går inn i røret for hovedvanntilførsel uansett årstid: Systemet er jo termostatstyrt og regulerer dermed seg selv. Dersom vannledningen fryser, vil flere hytteeiere berøres pga. systemets design noe som kan føre til kostbare skader. E6) Parkeringsplass Tømmerstokker er lagt ut i den delen som ligger mot sjøen, men det mangler en opprensking på motsatt side. Styret vil ta saken opp med grunneier og eventuelt engasjere ham til arbeidet. E7) Vann til bryggene Det er ikke ny fremdrift i denne saken, og prosjektet avhenger at vi finner en løsning ifm. E4. E8) Stupebrett Styret har i budsjettet for 2009 innarbeidet oppføring av et stupebrett i havnen, dvs. på neset mot syd. Denne saken må imidlertid avklares med grunneier og i tillegg innarbeidet i søknad om endinger i reguleringsplanen før arbeid kan iverksettes. Oppføring av stupebrett er forutsatt gjort på dugnad. E9) Vedlikehold av stier Styret har i budsjettet for 2009 innarbeidet kjøp av masse for vedlikehold av stiene. 03.04.2009 Side: 7 av 7
Årsmøtet godkjenner arbeidsprogrammet Budsjett: Se Vedlegg 2. Årsmøtet godkjenner budsjettet. Sak f) Fast settelse av kontingent For gjennomføring av foreslåtte arbeidsprogram og budsjett må kontingenten justeres. Årsmøtet godkjenner at kontingentensettes til 2.000 kr/ hytte for 2009. Sak g) Innkomne forslag Ingen forslag er mottatt. Sak h) Eventuelt Styret foreslår årets sommersamling lagt til pinsehelgen som tidligere år, dvs. 30. mai kl. 14:00. Invitasjon blir sendt ut senere. Styret foreslår at årets dugnad legges til 23. mai kl. 15:00. Invitasjon blir sendt ut senere. Årsmøtet godkjenner tidspunkter for sommersamling og dugnad. Stavanger, 3. april 2009 For styret i Idsal Hytteforening Grend 2 ------------------------------ Rune Kvernberg 03.04.2009 Side: 8 av 8
Vedlegg 1: Regnskap og Revisors beretning 2008 REGN SKA P 2 008 Kontingent 15 0 00 Strøm og vedlikehold 3 069 Strøm 2006 2007 3 843 Prosjekter 11 204 Renteinntekter 3 Perioden resulta t 3 1 12 Eiendeler Kasse/Bank 3 358 Sum eiendeler 3 358 Gjeld Forskuddsbetalt kontingent 1 000 Gjeld til Arild 5 470 Underskudd 3 112 Sum gjeld 3 358 Stavanger, 1. april 2009 Rune Kvernberg Eirik B. S. Nilsen Nina Støle Lars Mølster Styrets leder Styremedlem Styremedlem Kasserer Revisor beretning, 2008 regnskap: -----Original Message----- From: tore.medhus@sr-bank.no [mailto:tore.medhus@sr-bank.no] Sent: 24. mars 2009 10:25 To: rune.kvernberg@lyse.net Cc: moelster@online.no Subject: Revisjon Velforerning Idsal Grend 2 Hei. Jeg har gjennomgått regnskapet for Velforeningen Idsal Grend 2 og funnet regnskapet i orden. Det bemerkes at det pr. 31.12.08 er en mindre gjeldspost fra velforeningen til tidligere leder av styret knyttet til strøm for pumpehus i 2006-07, men det er lagt en plan for å gjøre dette opp gjennom økt kontingent fra medlemmene i 2009. Mvh Tore Medhus 03.04.2009 Side: 9 av 9
Vedlegg 2: Budsjett 2009 Resultatbudsjett 2009 Antall hytter 15 kontingent per hytte 2000 Inntekter 31500 Drift og vedlikehold strøm 3750 vedlikehold pumpehuset 1000 masse til stier 2500 uforutsett 2000 Sum drift 9250 Prosjekter søknad om endring av reguleringsplan 10000 stupebrett 2500 Sum prosjekter 12500 Likviditetsbudsjett IB 3357 Periodens resultat 9750 gammel gjeld 5470 forskudd leie 1000 UB 6637 03.04.2009 Side: 10 av 10