Hyllestad kontrollutval SEKOM-sekretariat Møtebok Møtestad: Formannskapssalen (flytta frå NAV Hyllestad, møterom) Dato: 20.09.2016 Tid: Kl. 11:00 Faste representantar som møtte: Gunn Tonning Albertsen Jørgen Solvang Svein Arild Dale Sakliste Sak nr. Sakstittel 28/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 29/16 Skriv og meldingar 30/16 Hyllestad kommune - Rekneskap 2015 for omstillingsorganisasjonen 31/16 Kvalitetssystem - presentasjon 32/16 Rekneskapsrevisjon 2016 - informasjon frå revisor 33/16 Val av forvaltningsrevisjon 34/16 Budsjett 2017 for Hyllestad kontrollutval 35/16 Oppfølgingsliste 4-2016 36/16 Eventuelt Andre som møtte: Første vara: Jeanett Herstad (møter fast). Rådmann Bente Nesse (sak 28-31). Ordførar Morten Askvik (sak 28-33). KRYSS Revisjon ved Terje Førde, Charles Litsheim og Aud Marit Nyland Eide (sak 28-33). SEKOM-sekretariat ved Arnar Helgheim Underskrifter:
28/16: Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vert godkjent. HYL- 28/16 VEDTAK: Innkalling og sakliste vert godkjent. 29/16: Skriv og meldingar Skriv og meldingar vert tekne til orientering., HYL- 29/16 VEDTAK: Skriv og meldingar vert tekne til orientering. 30/16: Hyllestad kommune - Rekneskap 2015 for omstillingsorganisasjonen (Saka går vidare til kommunestyret). 1. Kontrollutvalet viser til uttale frå revisor, og meiner rekneskapen for omstillingsorganisasjonen kan godkjennast. 2. Kontrollutvalet tingar undersøking frå KRYSS Revisjon knytt til avslutting av prosjektperioden. Problemstilling: Kan det gjerast greie for kva som er gjort med inventar og utstyr som er kjøpt inn som del av omstillingsarbeidet? Framlegg til endring av problemstillingar i punkt 2 i møtet: Kva inventar og utstyr er kjøpt inn i prosjektperioden og kan det gjerast greie for kva som er gjort med dette etter prosjektavslutning? Kva fullmakter har det vore til innkjøp i omstillingsorganisasjonen, og har desse vore følgde? Tilrådinga med endringsframlegg vart samrøystes vedteken. Side 2
HYL- 30/16 VEDTAK: 1. Kontrollutvalet viser til uttale frå revisor, og meiner rekneskapen for omstillingsorganisasjonen kan godkjennast. 2. Kontrollutvalet tingar undersøking frå KRYSS Revisjon knytt til avslutting av prosjektperioden. Problemstilling: Kva inventar og utstyr er kjøpt inn i prosjektperioden og kan det gjerast greie for kva som er gjort med dette etter prosjektavslutning? Kva fullmakter har det vore til innkjøp i omstillingsorganisasjonen, og har desse vore følgde? 31/16: Kvalitetssystem - presentasjon Informasjonen vert teken til vitande. Saka vart handsama før sak 30. Rådmann Bente Nesse prsenterte systemet og informerte om status for innføring av kvalitetssystemet. Kontrollutvalet ønskjer rapportar frå kvalitetssystemet, i samband med årsmelding eller på annan måte. HYL- 31/16 VEDTAK: Informasjonen vert teken til vitande. 32/16: Rekneskapsrevisjon 2016 - informasjon frå revisor Informasjonen vert teken til orientering. Rekneskapsrevisor Aud Marit Nyland Eide informerte og viste revisjonssystemet Descartes Side 3
som KRYSS Revisjon nyttar. HYL- 32/16 VEDTAK: Informasjonen vert teken til orientering. 33/16: Val av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet tingar revisjonsrapport om Eigarskapskontroll, selskapsformer hjå KRYSS Revisjon. Hovudproblemstilling: Er kommunen ein aktiv eigar med strategi og mål for eigarskapen i dei ulike selskapa? Underproblemstillingar: Kva selskapsformer er kommunen involvert som eigar i? Vurderer kommunen kva som er hensiktsmessig selskapsform? Har kommunen rutinar for informasjonsutveksling med dei som representerer kommunen i generalforsamlingar og tilsvarande? Vert rutinane følgde opp? Er kommunen ein aktiv eigar frammøte, deltaking? Tilleggsframlegg i møtet: Prosjektplan vert handsama i neste møte. Tilrådinga med tilleggsframlegg vart samrøystes vedteken. HYL- 33/16 VEDTAK: Kontrollutvalet tingar revisjonsrapport om Eigarskapskontroll, selskapsformer hjå KRYSS Revisjon. Hovudproblemstilling: Er kommunen ein aktiv eigar med strategi og mål for eigarskapen i dei ulike selskapa? Side 4
Underproblemstillingar: Kva selskapsformer er kommunen involvert som eigar i? Vurderer kommunen kva som er hensiktsmessig selskapsform? Har kommunen rutinar for informasjonsutveksling med dei som representerer kommunen i generalforsamlingar og tilsvarande? Vert rutinane følgde opp? Er kommunen ein aktiv eigar frammøte, deltaking? Prosjektplan vert handsama i neste møte. 34/16: Budsjett 2017 for Hyllestad kontrollutval (Saka går vidare til kommunestyret). Kontrollutvalet tilrår følgjande budsjett for drift av kontrollutvalet i 2017: Post Tekst B2016 B2017 10800 Godtgjersle folkevalde 15 000 16 000 10990 Arbeidsgjevaravgift 2 000 2 000 11500 Opplæring/kurs/seminar 22 000 22 000 11600 Skyss- og 1 000 1 000 diettgodtgjersle 11959 Kontingentar 1 500 1 500 Sum 41 500 42 500 Endringsframlegg til budsjettet med bakgrunn i at kommunestyret har vedteke godtgjersle for folkevalde.: 10800: 21.000 Tilråding med endringsframlegg vart samrøystes vedteken. HYL- 34/16 VEDTAK: Kontrollutvalet tilrår følgjande budsjett for drift av kontrollutvalet i 2017: Side 5 Post Tekst B2016 B2017 10800 Godtgjersle folkevalde 15 000 21 000 10990 Arbeidsgjevaravgift 2 000 2 000 11500 Opplæring/kurs/seminar 22 000 22 000 11600 Skyss- og diettgodtgjersle 1 000 1 000
11959 Kontingentar 1 500 1 500 Sum 41 500 47 500 35/16: Oppfølgingsliste 4-2016 Kontrollutvalet tek gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. HYL- 35/16 VEDTAK: Kontrollutvalet tek gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. 36/16: Eventuelt Møte den 15. november vert flytta til 21. november kl 12.00-15.00 HYL- 36/16 VEDTAK: Side 6