Digital fornying Møteinnkalling / agenda Tid & sted: 11. juni 2015 kl. 15.30-18:10 Sted: Hamar, møterom 105 Møteleder: Møtedeltagere: Fra Helse Sør-Øst RHF: Kopi: Bjørn Erikstein, Oslo universitetssykehus HF Helseforetaksdirektører: Morten Lang-Ree, Sykehuset Innlandet HF, Øystein Mæland, Akershus universitetssykehus HF, Just Ebbesen, Sykehuset Østfold HF, Einar Magnus Strand, Sunnaas sykehus HF, Nils Fredrik Wisløff, Vestre Viken HF, Bess Margrethe Frøyshov, Sykehuset Telemark HF, Stein Kinserdal, Sykehuset i Vestfold HF, Jan-Roger Olsen, Sørlandet sykehus HF, Tore Prestegard, Sykehusapotekene HF, Ole Johan Kvan, Sykehuspartner HF Konserntillitsvalgte (KTV): KTV Mats Larssen, Akademikerne, KTV Svein Øverland, LO, KTV Rita von der Fehr, SAN, KTV Irene Kronkvist, Unio, KTV Mette Vilhelmshaugen, YS Helse Sør-Øst RHF: Fagdirektør Alice Beathe Andersgaard, Helse Sør-Øst RHF, Konserndirektør Atle Brynestad, Helse Sør-Øst RHF, Steinar Marthinsen, Helse Sør-Øst RHF Brukerutvalg: Øistein Myhre Winje, leder brukerutvalget Helse Sør-Øst RHF Thomas Bagley, Andreas Brunvoll, Meetali Kakad, Bård Seiersnes (referent) Hanne Gaaserød, Helse Sør-Øst RHF, Benedicte Børge-Ask, Helse Sør-Øst RHF (på sak 13/15), Olav Berg, Sykehuspartner HF (på sak 15/15), Per Morten Sandset, Helse Sør-Øst RHF (på sak 14/15) Tid Nr. Beskrivelse Saksunderlag 15:30-16:00 12/15 IKT-støtte til forskning Saksfremlegg med vedlegg 16:00-16:05 11/15 Godkjenne innkalling og referat Saksfremlegg med vedlegg 16:05-16:15 - Orienteringer fra Helse Sør-Øst RHF Presentasjon i møtet 16:15-16:45 13/15 Tertialrapport 1-2015 inkl. status mai Saksfremlegg med vedlegg 16:45-16:55 - Utvidet status regionalt radiologiprosjekt Presentasjon i møte 16:55-17:25 14/15 Programdirektiv for Regional klinisk løsning Saksfremlegg med vedlegg 17:25-17:55 15/15 Strategisk partnerskap: Oppdatert status Saksfremlegg 17:55-18:10 16/15 Utrullingsplan regionalt økonomi- og logistikkprosjekt Saksfremlegg Saker til kommende møter Til møte Oppdatering av IKT strategi og handlingsplan September 2015 Tertialrapport 2-2015 inkl. status september Oktober 2015 20150611_Agenda
Digital fornying Saksnummer og saksnavn Møtedato U.off inntil en gitt dato? Sak 11/15 Referat fra møte i fornyingsstyret 16. april 2015 11.06.2015 Nei Type sak Beslutningssak: X Temasak: 1. HVA SAKEN OMHANDLER I KORTE TREKK Endelig behandling av referat fra møte i fornyingsstyret 16. april 2015 og godkjenning av innkalling til møte 11. juni 2015. 2. SÆRSKILTE FORHOLD FORNYINGSSTYRET BØR VÆRE KJENT MED Ingen. 3. VEDLEGG TIL SAKSFREMLEGGET Referatet fra møte i fornyingsstyret 16. april 2015. 4. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Fornyingsstyret godkjenner innkallingen til møtet. 2. Fornyingsstyret godkjenner referat fra møte i fornyingsstyret 16. april 2015. Side 1 av 1
Dato 16.4.2015 Emne Referat møte i fornyingsstyret Side 1 of 5 Tilstede fornyingsstyret (FS) Fraværende FS Helse Sør-Øst RHF På sak HF-direktører: Bjørn Erikstein, Oslo universitetssykehus HF (møteleder), Morten Lang-Ree, Sykehuset Innlandet HF, Nils Fredrik Wisløff, Vestre Viken HF, Einar Magnus Strand, Sunnaas Sykehus HF, Tore Prestegard, Sykehusapotekene, Øystein Mæland, Akershus universitetssykehus HF, Stein Kinserdal, Sykehuset i Vestfold HF, Harald Strøm for Bess Margrethe Frøyshov, Sykehuset Telemark HF, Ole Johan Kvan, Sykehuspartner HF, Jan-Roger Olsen, Sørlandet sykehuset HF KTV: KTV Svein Øverland, LO, Mats Larssen, Akademikerne, KTV Irene Kronkvist, Unio, KTV Rita von der Fehr, SAN, KTV Mette Vilhelmshaugen, YS Brukerutvalg: Øistein Myhre Winje, leder brukerutvalget, Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst RHF: Fagdirektør Alice Beathe Andersgaard, Helse Sør-Øst RHF, Konserndirektør Atle Brynestad, Helse Sør-Øst RHF, Steinar Marthinsen, Helse Sør-Øst RHF Just Ebbesen, Sykehuset Østfold HF Thomas Bagley, Meetali Kakad, Andreas Brunvoll, Bård Seiersnes (referent) Geir Ove Staalen, Sykehuspartner HF (på sak 09/15), Benedicte Børge-Ask, Helse Sør-Øst RHF (på sak 08/15) Sykehuset Østfold HF, Kalnes Sted: Dato: 16. april 2015, kl 15.00-17.30 Vedlegg til referatet: Presentasjon fra møtet Referat fornyingsstyret møte #18, 16. april 2015 Nr. Sak Underlag Innledning Møteleder ønsket velkommen. 05/15 Godkjenne innkalling og referat fra møte i fornyingsstyret 29. januar 2015 Saksfremlegg med referat Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret godkjenner innkalling og referat fra møte i fornyingsstyret 29. januar 2015. - Orientering fra Helse Sør-Øst RHF - Evaluering av fornyingsstyret o Det er utarbeidet et drøftingsunderlag som planlegges fremlagt for diskusjon i samarbeidsmøtet Versjon 0.9 Behandles i fornyingsstyremøtet 11. juni 2015
Dato 16.4.2015 Emne Referat møte i fornyingsstyret Side 2 of 5 Nr. Sak Underlag med de konserntillitsvalgte og i direktørmøtet. o Sak om evaluering planlegges fremmet i fornyingsstyrets møte 11. juni. - Oppdatering av IKT-strategi og handlingsplan 06/15 Status Digital fornying o o IKT-strategi og handlingsplan for Helse Sør-Øst RHF planlegges oppdatert basert på blant annet erfaringer etter to års gjennomføring av Digital fornying. Oppdateringen vil også hensyn ta nasjonal utvikling på området herunder for eksempel evt. konsekvenser av ny strategi for Nasjonal IKT HF, evt. etablering av IKT direktorat m. m. Andreas Brunvoll presenterte saken. - Det ble gitt en utvidet orientering omkring situasjonen rundt innføring av den regionale radiologløsningen ved Sykehuset Innlandet HF. - Arbeidet med eksternt partnerskap følger oppsatt plan. Det vil bli en utvidet orientering om status i neste fornyingsstyremøte. - Avtale om system for medikamentell kreftbehandling er tildelt leverandøren JAC. Prosjektet utarbeider nå planer for gjennomføring av pilot. Kommentarer fra fornyingsstyret: - Sykehuset Innlandet HF ga positiv tilbakemelding til den ledelsesmessig involvering fra Digital fornying og Helse Sør- Øst RHF i forbindelse med radiologiprosjektet. Saksfremlegg med vedlegg Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret tar status til orientering. 07/15 Tertialrapport 3-2014 Tertialrapport vil bli behandlet i Helse Sør-Øst RHF styre 30. april 2015. Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret tar tertialrapporten til orientering. 09/15 Utrulling ERP-løsning Saksfremlegg med vedlegg Saksfremlegg Geir Ove Staalen, Sykehuspartner HF, presenterte saken. Versjon 0.9 Behandles i fornyingsstyremøtet 11. juni 2015
Dato 16.4.2015 Emne Referat møte i fornyingsstyret Side 3 of 5 Nr. Sak Underlag Følgende ble vektlagt: - Det er tydeliggjort gevinstrealiseringsplaner og Sykehuset Østfold HF har begynt å beregne gevinster ved å sentralisere innkjøpene.. - Den største delen av kostnadene knyttet til regional utvikling er allerede gjennomført i arbeidet med å etablere den regionale løsningen. Dette er baser på styresak 049/12 og 036/13 behandlet i Helse Sør-Øst RHF. Kommentarer fra fornyingsstyret: - De økte avskrivningskostnadene medfører at det er krevende å realisere gevinster ved innføring av regional ERP-løsning i helseforetak med stor grad av desentrale organisasjoner. - Det er viktig at etablering av regionale løsninger gjennomføres selv om gevinstene for de enkelte vil realiseres over lang tid. Da store deler av kostnadene allerede er belastet vil avskrivningskostnadene for de helseforetak som allerede har tatt løsningen i bruk bli høyere enn hvis kostnadene fordeles på hele foretaksgruppen. Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Forslag til utrullingsplan tas til orientering. 2. Fornyingsstyret ber om at det fremmes en tydeliggjøring av gevinstrealiseringsplan for innføring av ERP i foretakene. Utrullingsplanenen bes avstemmes med foretakene og legges fram for fornyingsstyret. 08/15 Konsolidering på regional PAS/EPJ Benedicte Børge-Ask, programleder Regional klinisk løsning, presenterte saken. Følgende ble poengtert: - Programmet har fått meget god respons på ressursforespørsler fra alle foretak og det er bred involvering i fra foretaksgruppen i arbeidet. - For å kunne konsolidere løsningene må større grad av standardisering av arbeidsprosesser, rutiner og kodeverk mellom foretakene være tilstede. Dette er et krevende og omfatte arbeid. - Det pågående arbeidet gjennomføres som en foranalyse, det vil si at endelig gjennomføringsprosjekt ikke er vedtatt og analysen vil danne grunnlag for beslutning om etablering av en felles PAS/EPJ skal gjennomføres eller ikke. - Prosjektet arbeider med å avklare de lovmessige forholdene Saksfremlegg Versjon 0.9 Behandles i fornyingsstyremøtet 11. juni 2015
Dato 16.4.2015 Emne Referat møte i fornyingsstyret Side 4 of 5 Nr. Sak Underlag knyttet til eierskap til pasientjournalen og hvordan dette reguleres for en regional løsning. Kommentarer fra fornyingsstyret: - Arbeidet med å sikre bedre pasientflyt mellom helseforetakene vil være betydelig enklere ved tilgang til felles pasientjournal. Dette gjelder for eksempel behovet for større grad av utnyttelse av samlet kapasitet i hovedstadsområdet. Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret tar saken til orientering 10/15 Økonomisk langtidsplan for Digital fornying Andreas Brunvoll presenterte saken. - Saken vil presenteres i fornyingsstyrets møte i juni. - Budsjettet for 2016 presenteres ikke som del av denne saken, det presenteres som del av budsjettprosessen høsten 2015. - Det er gitt en frist til foretakene til førstkommende tirsdag (21. april 2015) for å gi tilbakemeldinger på utsendt økonomisk langtidsplan. Saksfremlegg Ev. Kommentarer fra fornyingsstyret: - Det bes om at i oversikten over programmer i Digital fornying tydeliggjøres hvor mye som er investert frem til og med 2015. - Det er krevende at investeringsnivået innen IKT ikke medfører et tilstrekkelig IKT-løft til å sikre at regionen i større grad kan innfri brukernes og innbyggeres forventninger til bruk av IKT-løsninger. - Det er viktig at det prehospitale området blir ivaretatt, og at det nasjonale arbeidet også ivaretar helheten i behovet for løsninger innen dette området. Fornyingsstyrets enstemmige vedtak: 1. Fornyingsstyret tar rammene for Digital fornying i økonomisk langtidsplan til orientering 2. Fornyingsstyret ber om at saksfremlegget legges til grunn for videre planlegging av Digital fornying. Status oppfølgingspunkter Versjon 0.9 Behandles i fornyingsstyremøtet 11. juni 2015
Dato 16.4.2015 Emne Referat møte i fornyingsstyret Side 5 of 5 Nr. Fra møte Oppfølgingspunkter samlet (utover vedtak). Ansvar: Status Ingen Oppdatert møteplan: Dato Kommentar 6. mai Vanlig møte - avlyses 11. juni Møte i etterkant av direktørmøtet 27. august Kort møte i etterkant av direktørmøtet 23. september Vanlig møte 29. oktober Gjennomføres ved behov, i etterkant av direktørmøtet 25. november Vanlig møte 10. desember Gjennomføres ved behov, i etterkant av direktørmøtet Sted avstemmes i forhold til møtested for direktørmøtet, men vil i hovedsak være på Grev Wedels plass. Versjon 0.9 Behandles i fornyingsstyremøtet 11. juni 2015
Digital fornying Saksnummer og saksnavn Møtedato U.off inntil en gitt dato? Sak 12/15 IKT-støtte til forskning 11.06.2015 Nei Type sak Beslutningssak: X Temasak: 1. HVA SAKEN OMHANDLER I KORTE TREKK Siden opprettelsen av Sykehuspartner er det ikke utviklet et regionalt IKT-tjenestetilbud for forskere. Behovet for å finne bedre løsninger for IKT-støtte til forskere i Helse Sør-Øst er derfor stort og akutt. Det har gjennom flere utredinger blitt skissert løsningsalternativer på ulike områder uten at det er kommet nærmere konkretisering og realisering av løsninger. Helse Sør- Øst RHF har gjennomført en foranalyse for å strukturere behovene. Foranalysen har resultert i et målbilde for IKT-relaterte tjenester, og peker samtidig på andre viktige faktorer som vil bedre IKT-støtten for forskerne i Helse Sør-Øst. Med bakgrunn i foranalysen er det behov for å få organisert og operasjonalisert IKT-tjenester som støtter forskningen. 2. SÆRSKILTE FORHOLD FORNYINGSSTYRET BØR VÆRE KJENT MED Direktør forskning og innovasjon har gått inn som medlem av programstyret for Infrastrukturmodernisering. 3. HOVEDMOMENTER I SAKEN Den foreliggende foranalyserapporten er grunnlag for å starte et strukturert arbeid med å utvikle og realisere IKT-tjenester for forskere. Foranalysen skisserer et målbilde som viser de funksjonelle områdene der det er nødvendig å tilby IKT-relaterte tjenester. Disse tjenestene er i hovedsak PCer og hardware som dekker forskningsmiljøers særbehov programvare som er nødvendig for å drive forskning løsninger som legger til rette for samhandling og samarbeid i forskning fleksibel og skalerbar lagringskapasitet for data støtte for uttrekk og strukturering av data støtte for planlegging og oppfølging av forskningsprosjekter, både for gjennomføring av forskningsaktiviteter og administrativ oppfølging løsninger for dialog med forskingsdeltakere løsninger for å gjøre tilgjengelig informasjon til bruk i forskning Det er i foranalysen ikke utført arbeid for å identifisere hvilke av disse tjenestene som enten helt eller delvis kan realiseres gjennom det som allerede er planlagt i IKT-moderniseringen. Realisering av IKT-målbildet for forskere vil med stor sannsynlighet ha stor avhengighet til de Side 1 av 3
Digital fornying pågående programmene i Digital fornying og vil uansett innebære tett samspill og koordinering av planer både på kort og lengre sikt. Videre er det viktig at det oppnås god samordning av IKTløsninger for både forskning og pasientbehandling for mange av de funksjonelle områdene som er skissert. For å forbedre grunnleggende infrastrukturrelaterte IKT-tjenester for forskere på kort sikt er enkelte av tiltakene er allerede tatt inn i planene til infrastrukturmoderniseringsprogrammet. Selv om første fase er å få på plass grunnleggende IKT-infrastruktur og infrastrukturrelaterte IKT-tjenester for forskere gjennom Infrastrukturmoderniseringsprogrammet, er det ikke gjennom foranalysen utarbeidet detaljerte tilleggskrav til Infrastrukturmodernisering som vil være nødvendig for å realisere fremtidige IKT-tjenester med funksjonelt innhold. For å sikre kvalitetsmessige gode IKT-leveranser og videreutvikle tjenester i takt med nye behov vil det være helt nødvendig med tiltak knyttet til organisering av IKT og prosesser som ivaretar helheten. Foranalysen adresserer også behovet for å gjøre tiltak både på IKT-organiseringen, IKT-prosessene og IKT-tjenesteavtaler. Foranalysen viser behovet for et bredt spekter av IKT-tjenester samt nødvendigheten av tiltak på organisering, prosesser og avtaler. Det er derfor behov for å etablere et eget program under Digital fornying som vil bestille og følge opp leveranser fra andre, samt realisere egne tjenester. Anbefalingen for å ta arbeidet videre bør være å etablere et eget program innunder Digital fornying. Videre prosess Foranalysen konkluderer med at det er nødvendig å ta prosjektet inn i en forprosjektfase med følgende hensikt: Beskrive de funksjonelle behov og mulige løsninger nærmere. Avklare om de planlagte IKT-tjenestene i Digital fornying vil dekke forskeres IKT-behov. Utarbeide forslag til prioritering av funksjonelle områder. Sondere markedet for potensielle tjenester og leverandører av funksjonelle IKTtjenester. Utarbeide og avklare fremtidig behov/krav for IKT-støtte fra Infrastrukturmodernisering. Foreslå prosjekt for organisatoriske tiltak og gjennomgang av prosesser. Høsten 2015 vil bli benyttet til å utforme programmandat og programdirektiv, samt sette sammen et programstyre, slik at et forprosjekt kan etableres og være operativt fra årsskiftet 2015-2016. I tillegg må høsten benyttes til å bidra inn i budsjettprosessen slik at programmet kommer inn i budsjettene, og til å følge opp første fase med leveranser fra Infrastrukturmodernisering. Det vil derfor være nødvendig å få på plass en programleder i august/september 2015 som kan utføre disse oppgavene. 4. PROSESS MED UTARBEIDELSE AV SAKEN Foranalysen er gjennomført som et prosjekt forankret i en styringsgruppe som har bestått av: John Torgils Vaage, direktør forskning og innovasjon, Helse Sør-Øst RHF (leder frem til desember 2014) Øystein Krüger, forskningssjef, Helse Sør-Øst RHF (leder fra januar 2015) Side 2 av 3
Digital fornying Erlend B. Smeland direktør forskning, innovasjon og utdanning, Oslo universitetssykehus HF Ketil Are Lund, leder for teknologiutvikling i Teknologi og ehelse Helse Sør-Øst RHF Olav Berg, assisterende direktør IKT-ledelse, Sykehuspartner HF Kenneth Solstrand, Programstyreleder Infrastrukturmodernisering Sissel Jor, Stab IKT Oslo universitetssykehus HF Torunn Berge, forskning og innovasjon Helse Sør-Øst RHF Trond Snoen, prosjektleder, ekstern konsulent Prosjektet ble avsluttet mars 2015, og foranalyserapporten er godkjent av styringsgruppen. Finansiering Det er avsatt 10 millioner kroner av regionale strategiske forskningsmidler for 2015 til arbeid med å forbedre IKT-støtte til forskning. Midler innenfor disse økonomiske rammene vil finansiere programledelse og bistand til utforming av et programdirektiv for høsten 2015. Fra 2016 til 2020 er det spilt inn anslag til investeringsbehov gjennom regional langsiktig investeringsplan. Tallene (i millioner kroner) som er spilt inn er: 2016 2017 2018 2019 2020 Investeringsbehov sum (mill. kr) 36 40 42 27 15 Endelig behandling av investering må tas som en del av budsjettprosessen høsten 2015. 5. VEDLEGG TIL SAKSFREMLEGGET Foranalyserapporten versjon 1.1 6. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Fornyingsstyret oppretter et program innenfor Digital fornying for IKT-støtte til forskning. 2. Detaljert budsjett bes tatt med i budsjettprosessen høsten 2015. Side 3 av 3
Dato: 1 / 56 HSØ Stab Forskning og Innovasjon Regionale IKT-tjenester for forskning Foranalyserapport Regionale IKT-tjenester for forskning Foranalyserapport Versjon 1.1 GODKJENT AV: Rapporten godkjent i styringsgruppemøtet 04.03.2015. Leder av styringsgruppen er Øystein Krüger, konstruert direktør Forsking og innovasjon, HSØ RHF. Navn Rolle Stilling Dato Malversjon 1.3 Mal godkjent 18.08.11
Dato: 2 / 56 HSØ Stab Forskning og Innovasjon Regionale IKT-tjenester for forskning Foranalyserapport INNHOLDSFORTEGNELSE 1 DOKUMENTHISTORIKK... 4 1.1 ENDRINGSLOGG MAL... 4 1.2 ENDRINGSLOGG PROSJEKT... 4 1.3 REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER... 4 2 HENSIKTEN MED DOKUMENTET... 5 3 OPPSUMMERING OG ANBEFALING... 6 4 BESKRIVELSE AV TJENESTEN/LØSNINGEN... 8 4.1 IDÉ... 8 4.2 BEHOV... 9 4.2.1 Overordnede behov for IKT-støtte til forskning... 9 4.2.2 Prosess for klinisk og basalmedisinsk forskning - Behovene for IKT-støtte til forskning... 14 4.3 FUNKSJONELT MÅLBILDE FOR REGIONAL IKT-STØTTE TIL FORSKNING... 17 4.3.1 Funksjonelle områder... 19 4.4 IMPLEMENTERINGSSTRATEGI... 37 5 MÅL... 39 5.1 EFFEKTMÅL... 40 5.2 INTERNE DRIVERE (INNENFOR HSØ ELLER HF):... 40 5.3 EKSTERNE DRIVERE (UTENFOR HSØ ELLER HF):... 40 5.4 GEVINSTER... 40 5.5 ENDRINGSBEHOV... 42 5.6 INTERESSENTER... 43 6 LØSNINGSALTERNATIV... 43 6.1 ALTERNATIV 0 - VIDEREFØRE DAGENS LØSNING... 43 6.2 ALTERNATIV 1 VENTE TIL FERDIGSTILLELSE AV IKT MODERNISERINGSPROGRAM... 43 6.3 ALTERNATIV 2 UTREDE «CLOUD» LØSNINGER... 43 6.4 ANBEFALT LØSNING ER TO-DELT:... 44 Kortsiktig løsning med oppgradering av dagens forskernett ved OUS som gjøres tilgjengelig for andre HF.... 44 Videreføre hovedprosjektet med forprosjektfase og starte etablering av organisasjon for IKT-støtte til forskning... 44 7 ARKITEKTUR... 44 7.1 VIRKSOMHETSARKITEKTUR... 44 7.2 INFORMASJONS- OG APPLIKASJONSARKITEKTUR... 47 7.3 TEKNOLOGIARKITEKTUR... 47 7.4 INTEGRASJONSARKITEKTUR... 48 7.5 SIKKERHETSARKITEKTUR... 48 7.6 TJENESTE/LØSNINGSRISIKO... 49 7.6.1 Klassifisering av tjenesten... 49 7.6.2 Tilgjengelighet... 49 7.6.3 Integritet og konfidensialitet... 49 7.6.4 Datakvalitet... 49 7.6.5 Samhandling... 49 8 FORSLAG TIL FORVALTNINGSMODELL... 50 8.1 DRIFTSMODELL... 50 8.2 FORVALTNINGSMODELL... 50 9 ØKONOMI... 51 Malversjon 1.3
Dato: 3 / 56 HSØ Stab Forskning og Innovasjon Regionale IKT-tjenester for forskning Foranalyserapport 9.1 ESTIMERTE PROSJEKTKOSTNADER FOR FORPROSJEKT... 51 10 ANSKAFFELSE OG UTFASING AV TJENESTE... 53 10.1 ANSKAFFELSESSTRATEGI... 53 10.2 UTFASING EKSISTERENDE TJENESTER... 53 11 FORSLAG TIL FORPROSJEKT... 53 11.1 RESULTATMÅL... 53 11.2 ORGANISERING... 53 11.3 PLANLEGGING OG GJENNOMFØRING... 55 11.3.1 Framdrift og tilnærming... 55 11.3.2 Ressursbehov... 55 11.3.3 Kompetansebehov og tilnærming til opplæring...56 11.4 PILOT... 56 11.5 IBRUKTAKELSE... 56 11.6 FORPLIKTELSE OG FORANKRING VED IBRUKTAKELSE... 56 11.7 RISIKOVURDERINGER... 56 11.7.1 Prosjektrisiko... 56 11.7.2 Gevinstrisiko... 56 12 FORUTSETNINGER OG AVHENGIGHETER...56 Vedlegg 1: En kort beskrivelse av funksjonelt innhold for fase 1 er definert i notat som grunnlag beslutning om løsning for fase 1. Malversjon 1.3
Dato: 4 / 56 HSØ Stab Forskning og Innovasjon Regionale IKT-tjenester for forskning Foranalyserapport 1 DOKUMENTHISTORIKK 1.1 Endringslogg MAL Versjon Dato Kapittel Endring Produsent Godkjent av 1.1 1.2 1.3 01.01.2012 Alle Komplettert foranalyse med arkitektur og sikkerhet 1.4 15.08.2012 Alle Justert mal for foranalyse iht fokus på nytte/kost og gevinstarbeid. Strukturert om Inger Marie Finborud Inger Marie Finborud Terje Wistner Roar Halvorsen 1.2 Endringslogg Prosjekt Versjon Dato Kapittel Endring Produsent Godkjent av 0.1 11.06.2014 Alle Etablering av dokument Trond Snoen 0.2 28.06.2014 Alle Videre bearbeiding etter nye innspill og Trond Snoen tilbakemelding i og i etterkant av arbeidsmøtet. 0.3 08.09.2014 Alle Videre bearbeiding etter nye innspill og Trond Snoen tilbakemelding i og i etterkant av arbeidsmøtet. 0.34 10.10.2014 Alle Arbeidsversjon Trond Snoen 0.35 13.11.2014 Alle Arbeidsversjon Trond Snoen 0.36 02.12.2014 Alle Arbeidsversjon Trond Snoen 0.9 11.12.2014 Alle Diverse endringer, økonomi og prosjekt Trond Snoen for neste fase 0.91 18.12.2014 Alle Kommentarer innspill fra Torun Berge, Trond Snoen Tim Papas og Geir Nygård 0.95 08.01.2015 Alle Diverse tekstlige forbedringer Trond Snoen 0.96 13.02.2015 Kap 3 og 11 Endinger på organisering og tidsangivelser i planverk fjernet Trond Snoen 0.99 27.02.2015 Kap: 4.2.1, 4.3, 4.4, 7, 8.2 1.0 09.03.2015 Kap 2, 4.3, 6.4 Endringer etter innspill fra Sykehuspartner etter siste verifikasjon Endringer etter beslutning om løsningsalternativ for kortsiktig løsning (fase 1) 1.1 28.04.2015 Kap 4.1 Retting og presisering som følge av endring av løsning for fase 1 Trond Snoen Trond Snoen Trond Snoen 1.3 Referanser til andre dokumenter Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato 1 Forskning og IKT i Helse Sør-Øst 0.99 02.12.2013 Foranalyserapport Forslag til tiltak på kort, mellom og lang sikt IKT Rapport fra arbeidsgruppe mellom Universitetet i Oslo (UiO) og Oslo universitetssykehus HF (OUS) som en del av arbeidet med plan for strategisk samhandling mellom UiO og Helse - Sør Øst RHF (HSØ) 31. oktober 2011 Malversjon 1.3
Dato: 5 / 56 HSØ Stab Forskning og Innovasjon Regionale IKT-tjenester for forskning Foranalyserapport 2 HENSIKTEN MED DOKUMENTET Dette dokumentet inneholder resultatet fra foranalysefasen av prosjektet Regionale IKTtjenester for forskning. Utredningen IKT og forskning i Helse Sør-Øst, utført i 2013, er benyttet som en del av grunnlaget for gjennomføring av denne fasen og utarbeidelse av dokumentet. Dokumentet har til hensikt å synliggjøre: Funksjonelle behov for IKT-støtte til forskere i Helse Sør-Øst. Et målbilde som viser en fremtidig helhetlig IKT-løsning for forskning. Overordnet beskrivelse av målbildet. Et forslag til faseinndeling for realisering av målbildet. Vedlegg - Fase 1 Behovet for å finne bedre løsninger for IKT-støtte til forskere i Helse Sør-Øst er stort og akutt, og det har gjennom flere runder blitt foreslått flere ulike løsningsalternativer for å bedre IKTsituasjonen for forskere. For å avhjelpe en del av de akutte behov forskning har for en funksjonell og helhetlig IKT-støtte, har dette prosjektet derfor som en del av foranalysen også hatt som mandat å gjøre eksisterende IKT-tjenester fra Universitetet i Oslo tilgjengelig for forskere i Helse Sør-Øst. I sluttfasen i foranalysefasen er det konkludert med at innhold og endringer i premisser for tjenester i løsningen fra UiO ikke gir tilstrekkelig verdi som er kortsiktig løsning på IKT utfordringene for forskning. Under tiden med utforming av foranalysen og konkrete løsninger for realisering av IKT-tjenester fra UiO har muligheter for løsninger gjennom IKTmoderniseringsprogrammene kommet nærmere. Videre er det konkludert med at en kortsiktig løsning som dekker et første steg skal realiseres gjennom Infrastrukturmoderniseringsprogrammet (IMP). En kort beskrivelse av funksjonelt innhold for fase 1 er definert i notat som grunnlag beslutning om løsning for fase 1 er vedlagt. Ansvar for realiseringen av fase 1 vil ligge hos IMP som organiserer arbeidet og sørger for at forskning er representert både i prosjektet og i styringsgruppen. Kort om bakgrunnen for prosjektet Bakgrunn for gjennomføring av prosjektet er store utfordringer knyttet til IKT-leveranser og IKT-utvikling for forskermiljøene i Helse Sør-Øst. Utfordringene er i all hovedsak relatert til: Manglende tilgjengelighet og utvikling av IKT-infrastruktur og IKT-verktøy i tråd med forskningsmiljøenes krav og behov. Manglede innhold i tjenesteleveranser, manglede kompetanse og kapasitet og lite tydelighet i roller og ansvarsfordeling for nødvendig IKT-støtte til forskning. Malversjon 1.3
Dato: 6 / 56 HSØ Stab Forskning og Innovasjon Regionale IKT-tjenester for forskning Foranalyserapport I lys av videre teknologisk og medisinsk utvikling, vil forskning på sikt håndteres som en mer integrert del av klinisk behandling, noe som igjen bør gjenspeiles i hvordan IKT utvikles og organiseres. Dagens ulike IKT-løsninger for forskning i Helse Sør-Øst faller i hovedsak inn under fire kategorier: PCer, plattform med operativ system og arbeidsflate med programvare fra Sykehuspartner Forskernett som leveres fra Sykehuspartner til Rikshospitalet og Radiumhospitalet ved Oslo universitetssykehus HF. IKT-tjenester på et eget UiO-nett levert av Universitetet i Oslo (UiO). Disse tjenestene er forbeholdt de som har et ansettelsesforhold eller en tilknytting til UiO. Noen ansatte innen forskning har delt ansettelsesforhold mellom helseforetak og UiO eller er gitt tilknytning til UiO etter etablert forskningssamarbeid etc. Lokale frittstående IKT-løsninger rundt om på forskningsinstituttene, i stor grad driftet og forvaltet utenfor standard av den enkelte klinikk. Forskernett med tilhørende tjenester, etablert innenfor OUS-nettverket for forskere på Rikshospitalet og Radiumhospitalet og som leveres fra Sykehuspartner, er ikke oppgradert den senere tid og tilfredsstiller på langt nær de behov forskermiljøene har for IKT og IKT-støtte. 3 OPPSUMMERING OG ANBEFALING Det er over lengre tid kommet frem behov for å gjøre store løft innenfor IKT-støtte til forskning i helseregionen. Gjennom arbeidet i foranalysen har prosjektet utformet et funksjonelt målbilde for IKT-støtte til forskning. Målbildet er inndelt i definerte funksjonelle områder som bindes sammen av en regional infrastruktur for helseforetakene som ivaretar viktige felleskomponenter som sikkerhet, tilgangsstyring osv. Foranalysen har gjort en første high-level vurdering og identifisering av de ulike funksjonelle områder og foreslått aktiviteter videre for hvert av områdene. Det er også laget et forslag til rekkefølge for implementering på et overordnet nivå. Foranalysen konkluderer med at det er nødvendig å ta prosjektet inn i en forprosjektfase som har til hensikt å: Utarbeide og avklare behov/krav for IKT-støtte mot Infrastrukturmoderniseringsprogrammet (IMP). Synliggjøre eventuelt GAP mellom funksjonalitet planlagt realisert i IMP fase 2 og særskilte behov fra forskning. Utarbeide løsningsskisser for alle funksjonelle områder i målbildet. Malversjon 1.3
Dato: 7 / 56 HSØ Stab Forskning og Innovasjon Regionale IKT-tjenester for forskning Foranalyserapport Identifisere potensielle tjenester og leverandører for leveranse av funksjonalitet. Utarbeide forslag til prioritering av funksjonelle områder. Etablere prosjekt for organisatoriske tiltak og gjennomgang av prosesser. I samarbeid med linjeorganisasjonen og støttefunksjoner identifisere og gjennomføre tiltak for riktig behandling av sensitive data i IKT-løsninger. Dette må gjøres ved å etablere et prosjekt med arbeidsgrupper. Foranalysen har følgende forslag til organisering av videre arbeid: Styringsgruppe for prosjektet med representanter fra forskning og IKT. Referansegruppe Prosjektledelse Representant fra Avdeling Forskning og Innovasjon, Helse Sør-Øst RHF Arbeidsgruppe med oppgave å utdype krav til IMP Arbeidsgruppe med oppgave å detaljere ut løsningsalternativer for hvert av de funksjonelle områdene i målbildet. Arbeidsgruppe med oppgave å foreslå og realisere tiltak for å styrke organisasjonen og videreutvikle forvaltingsprosesser knyttet til forskning. Arbeidsgruppe som jobber med tiltak for riktig behandling av sensitive data Forprosjektet må bemannes med dedikerte ressurser med relevant kompetanse og frigjort tid. Foranalysen foreslår en prosjektinitieringsfase på en måneds varighet og et forprosjekt som har seks måneders varighet. Behovet for interne ressurser i prosjektperioden vil oppsummert være: Helseforetakene (representanter fra forskning) ressurser tilsvarende 300% Regionalt forskningsstøtte, ressurser tilsvarende 100% IKT ved helseforetak tilsvarende 40% Avd. Forskning og Innovasjon, Helse Sør-Øst RHF tilsvarende 20% Avd. Teknologi og ehelse, Helse Sør-Øst RHF tilsvarende 20% Kompetansesenter for personvern og informasjonssikkerhet, OUS HF, tilsvarende 20% Kostnader for interne ressurser dekkes av de avgivende enheter. Belastingen må fordeles på flere ressurser basert på kompetanse og tilgjengelighet. Eksterne kostnader vil være timer på bistand til prosjektledelse på 60% fra ekstern konsulent, samt bistand på ulike områder fra Sykehuspartner tilsvarende 140% i prosjektperioden. Denne kostnaden beløper seg til kr 1,7 mill og dekkes av Avd. Forskning og Innovasjon, Helse Sør-Øst RHF. De viktigste risikoene for gjennomføring av forprosjektet vil være tilgang på ressurser og om omfang av de funksjonelle områdene i målbildet er større enn antatt. Malversjon 1.3
Dato: 8 / 56 HSØ Stab Forskning og Innovasjon Regionale IKT-tjenester for forskning Foranalyserapport 4 BESKRIVELSE AV TJENESTEN/LØSNINGEN 4.1 Idé Behovet for å finne bedre løsninger for IKT-støtte til forskere i Helse Sør-Øst er stort og akutt. Det har gjennom flere runder blitt skissert ulike løsningsalternativer på ulike områder. I og med at det er behov for forbedringer på IKT-støtte til forskning, samt at det er igangsatt et stort moderniseringsprogram for IKT i Helse Sør-Øst er det nødvendig å samle alle tråder for å tydeliggjøre og adressere en mer helhetlig og fremtidsrettet plan for IKT-støtte til forskning. Arbeidet i foranalysen har hatt stort fokus på å identifisere forskernes funksjonelle behov. Samtidig har det kommet frem et bilde av hvordan IKT-utfordringene oppleves og hvordan nødvendigheten for etablering av «lokale løsninger» har vokst frem. Denne kunnskapen har vært svært nyttig i arbeidet med å utforme et funksjonelt fremtidig målbilde for IKT-støtte til forskning. Behovene og løsningsforslag knyttet til realisering av målbildet synliggjøres i denne foranalysen kun på et overordnet nivå. Totaliteten, utfordringer og kompleksiteten i en løsning som dekker hele målbildet er stort og vil ikke kunne håndteres i ett prosjekt. Arbeid med å finne detaljerte løsninger og løse utfordringer vil derfor videreføres i forprosjekter for de etterfølgende fasene av prosjektet Regionale IKT-tjenester for forskning, men sammenhenger og avhengigheter må løses i tråd med det totale målbildet. På grunn av omfang, kompleksitet og avhengigheter til IKT-moderniseringsprogrammene vil det være nødvendig å dele selve realiseringen av den totale løsningen/målbildet inn i faser basert på funksjonalitet, avhengigheter og styrt oppbygging av tjenesteleveranser. Realiseringen av målbildet vil ikke bare bestå av en «teknisk» IKT-løsning, men dreier seg vel så mye om å etablere en organisasjon med tydelige leveranse- og ansvarsområder med definerte grensesnitt mellom aktørene og definerte prosesser som grunnlag for kvalitet i leveransene. Det bør derfor iverksettes et tiltak i samspill med linjeorganisasjonen for å etablere en organisasjon som kan ivareta IKT til forskning fremover. Uten en organisasjon som er i stand til å levere og utvikle mer tidsriktige, integrerte tjenesteleveranser vil det ikke være mulig å få realisert de funksjonelle IKT-løsninger som denne foranalysen foreslår. Som en følge av denne foranalysen, bør prosjektet Regionale IKT-tjenester for forskning som helhet (for å realisere hele målbildet) vurderes som en del av moderniseringsprogrammene som gjennomføres i Digital Fornying. Eventuelt bør prosjektet være tett koordinert med disse programmene. Ettersom behovene for IKT-støtte til forskning er akutte, er første fase i dette prosjektet å finne løsninger på kort sikt for å gi bedre grunnleggende IKT-støtte til forskere. Etter en gjennomgang og avklaringer rundt muligheter for å benytte IKT-tjenester fra UiO, ble det av flere årsaker besluttet å ikke benytte IKT-tjenester fra UiO, men realisere en kortsiktig løsning som dekker et første steg skal realiseres gjennom Infrastrukturmoderniseringsprogrammet (IMP). En kort beskrivelse av funksjonelt innhold for fase 1 er definert i notat som grunnlag beslutning om løsning for fase 1 er vedlagt. Malversjon 1.3
Dato: 9 / 56 HSØ Stab Forskning og Innovasjon Regionale IKT-tjenester for forskning Foranalyserapport 4.2 Behov Det er gjennomført ulike kartlegginger av behov for IKT-støtte til forskning i helseregionen. I delkapitlene under er behovene beskrevet med to ulike innfallsvinkler: Gjennom muntlige og skriftlige innspill fra forskermiljøer samt dokumentasjon fra tidligere utredinger. Gjennom kobling mot generiske prosesser for gjennomføring av forskningsprosjekter. Innhold fra tidligere utredinger og tilbakemeldinger til prosjektet har vært benyttet som viktig input for å spisse og konkretisere funksjonelle behov for IKT-støtte til forskning. En opplisting av de funksjonelle behovene ligger i kapittelet under. Disse behovene er benyttet for å gjøre en funksjonell oppdeling av det fremtidige målbildet, som er skissert i kapittel 4.3. Videre er de funksjonelle behovene listet opp i innledningen til hvert underkapittel som overordnet beskriver løsningsforslagene. 4.2.1 Overordnede behov for IKT-støtte til forskning Gjennom en grundig gjennomgang er det fremkommet konkrete funksjonelle behov for IKTstøtte til forskning. Det er viktig at grunnlaget for behovene er en balanse mellom nødvendig og tilstrekkelig fleksibilitet, åpenhet og samarbeidsmuligheter men som samtidig ivaretar helt og fult lovpålagte krav til beskyttelse av personsensitiv informasjon som kliniske forskningsdata og pasientopplysninger. Behovene favner i tillegg til selve IKT-løsninger også behov knyttet til organisering, strukturerte prosesser, kvalitet og kostnadsnivå som en fremtidig løsning bør svare opp. Behovene er skissert under: 1. Tydelige føringer for bruk og behandling av sensitive data a. Lett tilgjengelige krav med rutiner for behandling av sensitive data knyttet til IKTløsninger b. Hver forsker må lett kunne finne og etterleve hva som er lov og ikke lov ved bruk av sensitive data 2. Behov knyttet til organisasjon En organisasjon for IKT til forskning med nødvendig kompetanse og kapasitet til å levere og videreutvikle gode, funksjonelle og integrerte IKT-tjenester som støtter forskningen på en best mulig måte. a. Ett sted for henvendelse for å komme i gang med elektroniske løsninger for forskning. b. Drift av IKT-løsninger. c. Teknologisk kompetanse som er i stand til å identifisere, tilgjengeliggjøre og/eller utvikle løsninger på forskeres behov. d. IKT-kompetanse for å kunne gi råd og finne løsninger (styrke IKT-kompetanse) i grenseflaten/kombinasjon database, systematisk uttrekk av data og IKT-løsninger. Malversjon 1.3
Dato: 10 / 56 HSØ Stab Forskning og Innovasjon Regionale IKT-tjenester for forskning Foranalyserapport e. Kompetanse på- og eierskap til videreutvikling av helhetsbildet for IKT-støtte til forskning. f. Kompetanse/mekanismer på å følge utvikling av relevante løsninger i markedet. Mekanismer for å anskaffe og ta i bruk IKT-løsninger innenfor tidsrammer for forskningsprosjekter. g. Utvikle og dele som filosofi lokale/nasjonale initiativer kan bli regionale løsninger. h. Kompetanse på IKT-infrastruktur og inngående kunnskap om hvilket mulighetsrom den gir til fleksibilitet og raske løsninger. i. Organisasjon med endringsevne i takt med endringer av behov og utvikling av løsninger. 3. Behov knyttet til brukerstøtte og bestilling Enkel tilgang til enhetlig/(felles) support, brukerstøtte og bestillingsrutiner som ivaretar IKTstøtte for forskning a. Nødvendig kompetanse og tilgang for brukerstøtte b. Bedre koordinering av brukerstøtte på IKT og forskningsstøtte 4. Behov knyttet til strukturerte prosesser Prosesser og mekanismer for god og kontinuerlig dialog og oppfølging av IKTtjenesteleveranser og utvikling av disse. a. Krav til responstid for leveranse av løsninger i henhold til gjennomføring av konkrete forskningsprosjekter b. Fleksibilitet og dynamisk dialog for å utforme og levere løsninger c. Forskning har store tidskritiske behov for endringer (egen SLA for endringer for forskning), som for eksempel IKT-støtte i form av oppsett av prosjekt med definerte brukere, og med tilgangsstyrt lagring og software knyttet til et konkret starttidspunkt for forskningsprosjekt. Starttidspunkt er styrt av prosess for finanseringsmidler. d. Forvaltingsprosesser som er tydelige og skaper forutsigbarhet for brukere både på kvaliteten i daglige leveranser, til behandling av forslag og effektuering av bestillinger 5. Behov knyttet til IKT-infrastruktur og basistjenester En IKT-infrastruktur med nødvendig og tilstrekkelig fleksibilitet, åpenhet og samarbeidsmuligheter og som samtidig ivaretar lovpålagte krav til beskyttelse av personsensitiv informasjon som kliniske forskningsdata og pasientopplysninger. a. Forskning har behov for å ha tilgang til tjenester og informasjon både innenfor og utenfor brannmur/sone på en brukervennlig måte og som oppfattes som integrert for bruker. b. Fleksibilitet for å ivareta særbehov fra konkrete forskningsprosjekt c. Løsninger som oppleves sømløse og brukervennlige Malversjon 1.3
Dato: 11 / 56 HSØ Stab Forskning og Innovasjon Regionale IKT-tjenester for forskning Foranalyserapport d. Tydelig definisjon av hvem som kan ha hvilke tilganger. e. Tilgang for den enkelte sykehusforsker til alle nødvendige tjenester for støtte til forskning. f. Muligheter for synkronisering av kalender og epost til mobile enheter. g. IKT-løsninger med tydelige, felles retningslinjer for håndtering av personidentifiserbare data i henhold til lovverket. h. Mulighet for høykapasitetsnett (bølgelengder) for å kunne sette opp «lokale» eksperimentelle nett for «lukket» behandling av store datamengder. i. Mulighet for elektronisk utveksling av data og kommunikasjon i forskningssamarbeid mellom sykehusene, universitetene og andre samarbeidspartnere med klare, felles retningslinjer for håndtering av brukere, utstyr og programvare. j. Mulighet for eksport og import av forskningsdata for overføring av pasientsensitivt materiale mellom forskergrupper på forskjellige institusjoner, inklusive internasjonalt samarbeid 6. Behov knyttet til elektronisk dialog med forskningsdeltakere Mulighet for elektronisk dialog med forskningsdeltakere på ulike kanaler a. Mulighet for målrettet og prosjektspesifikk dialog med definerte dataelementer med identifiserte forskningsdeltakere/-objekter, også i et lukket system for håndtering av sensitive data b. Mulighet for proses-støtte for oppsett og administrasjon av dialogen, varsling på behandling som gir grunnlag for datafangst, og tilbakemeldinger på behandling 7. Behov knyttet til brukers digitale arbeidsverktøy Brukerne skal benytte en datamaskin med tilstrekkelig funksjonalitet og tilgang til nødvendige tjenester på en enkel og sømløs måte. a. En dedikert «arbeidsflate» knyttet til bruker uavhengig av hardware b. Mulighet til fjernpålogging fra annen PC. Løsningen må være rask og effektiv og inkludere mulighet for behandling av sensitive data c. Mulighet for off-line tilgang til ikke-sensitive data på bærbare enheter d. Mulighet for trådløst tilgang til de samme tjenestene e. Tilgang til hardware med spesifikasjoner i tråd med behov for forskning, utover «standard PCer». f. Operativsystem som er kompatibelt med moderne programvare g. Tilgang til tidligere versjoner av operativsystem for å operere programvare som kjører på gammel plattform 8. Behov knyttet til programvare for forskning - Tilgang til nødvendig og kompatibel programvare, både som web-baserte løsninger, tilgang til arbeidsflate og applikasjoner som installeres lokalt på brukers PC. Malversjon 1.3
Dato: 12 / 56 HSØ Stab Forskning og Innovasjon Regionale IKT-tjenester for forskning Foranalyserapport a. Oppdatert programvare med siste versjon innen et halvt år b. Ved oppgradering av OS må installert programvare fortsatt ligge på PC c. Programvare som er mye i bruk må være tilgjengelig off-line på PC, programvare som ikke er i «daglig» bruk kan være tilgjengelig på PC som er on-line d. Bestilling og brukerstøtte for programvare som innehar nødvendig kompetanse og som leverer på respons- og kvalitetskrav basert på behovene fra forskning e. Systematisk regelmessig/månedlig gjennomgang av programvareportefølje og innmeldte behov 9. Behov knyttet til bibliotekressurser - Elektronisk tilgang til bibliotekressurser med tilstrekkelige og relevante abonnementsordninger for elektroniske tidsskrift. a. Gode (intelligente) søkeverktøy og kontekst-spesifikke søkemaskiner. b. Systematisk månedlig gjennomgang av tidsskrift og innmeldte behov 10. Behov knyttet til lagring av data til forskning - Sikker lagring (inkl. databaser), overføring av data, tilgang til både sensitive og ikkesensitive data a. Tilgjengelig databaseverktøy b. Enkle og brukervennlige rutiner og løsninger for overføring av data, enkel tilgang til løsning for kryptering c. Gode mekanismer for av-identifisering og anonymisering av data d. Tilstrekkelig lagringskapasitet som er enkelt tilgjengelig e. Enkle bestillingsrutiner for lagringsplass f. Tilstrekkelig overføringskapasitet, lagringsmengde, komprimering, datareduksjon av store datamengder g. Mulighet for rekonstruksjon, gjenfinning, metadata, arkivering og standardisering inklusive store data 11. Behov knyttet til uttrekk og kobling av forskningsdata Tilrettelegging for uttrekk og kobling av forskningsdata. a. Muligheter for automatisert gjentakende uthenting av definerte forskningsdata b. Brukerstøtte med kompetanse til å bistå muligheter for- og effektivisere datafangst c. Mulighet for elektronisk uthenting av strukturerte data d. Elektronisk registering, lagring og uthenting av data fra medisinsk teknisk utstyr (MTU), inkludert bildediagnosestikk. e. Elektroniske løsninger som muliggjør kobling av forskningsdata fra ulike kilder (f.eks nettspørreskjema, biobank, registerdata) inkludert uttrekk av pasientdata og store datamengder (f.eks sekvenseringsdata og bildediagnostikk) Malversjon 1.3
Dato: 13 / 56 HSØ Stab Forskning og Innovasjon Regionale IKT-tjenester for forskning Foranalyserapport 12. Behov knyttet til tungregning Tilgang til funksjonalitet og kapasitet for å foreta tungregning a. Hardware og infrastruktur som ivaretar behovet for å prosessere store mengder data b. Enkel tilgang til tungregningsverktøy/programvare c. Enkel tilgang til lagringskapasitet for tungregning for forskningsprosjekt 13. Behov knyttet til systemstøtte for gjennomføring av forskingsstudier Mulighet for fullelektronisk håndtering av forskingsstudier som dekker alle ledd i forskningsprosessen a. All informasjon i forskningsprosjekter skal kun registreres en gang b. Enhetlig brukervennlig mulighet til å koble sammen ulike systemer/datakilder til definerte løsningspakker c. Brukervennlig prosjektstyringsverktøy for forskningsprosjekter d. Veiledning for å finne optimale systemer og verktøy for gjennomføring av forskningsprosjekter (f.eks. system for biobank, datainnhenting fra ulike kilder, verktøy for kommunikasjon med forskningsdeltakere) e. Tilrettelegging for gjenbruk av løsninger brukt i tidligere prosjekter 14. Behov knyttet til elektronisk lab-bok /CRF (Case Record Form) Mulighet for tilgang til elektronisk lab-bok/journal med dokumentasjon av protokoll/utførelse av forsøk/intervensjon og lenking til data og analyse for enkel sporbarhet og støtte for krav om langtidslagring av grunnlag for publisert materiale. a. Mulighet for å følge/spore forskningsobjekt med utgangspunkt i enhver oppføring i databasen. b. Tilgang til felles område for å kunne arbeide med samme dokumenter og data (inklusive registrering av data) c. Link til publikasjon 15. Behov knyttet til forskningsadministrativt system for prosjektledere Et elektronisk forskningsadministrativt system som enkelt gir prosjektleder tilgang til all nødvendig informasjon om eksisterende prosjekter, integrert med budsjettstyrings- og regnskapssystem a. Styre forskningsprosjekter ett sted med full oversikt over all informasjon med link til alle relevante rapportering og oversiktssystemer. b. Sømløs tilgang med mulighet for sammenstilling av alle forskerrelevante administrative systemer, inkludert prosjektstyringsverktøy, støtte til økonomistyring, bestillingssystem, avviksmeldingssystem, rapportering og formidling. c. All administrativ informasjon i forskningsprosjekter skal kun registreres en gang d. Automatisk prosesstøtte, varsling på tiltak i prosjektet på aktiviteter og frister e. Oversikt over pågående og gjennomførte prosjekter Malversjon 1.3
Dato: 14 / 56 HSØ Stab Forskning og Innovasjon Regionale IKT-tjenester for forskning Foranalyserapport f. Mulighet til fleksibilitet i parametere for oppfølging av økonomi med direkte knytning mot flere og ulike finansieringskilder og koststeder 16. Behov knyttet til avtaler og priser for IKT-tjenester Tydelige avtaler for IKT-tjenester og videreutvikling av disse. a. Tydelige og entydige definisjoner og beskrivelser av tjenesteinnhold b. Tydelige leveransekrav knyttet til tjenesten (SLA) i tråd med reelle behov c. Tydelige og forutsigbare prosesser for kvalitetsoppfølging av leveransene d. Tydelige og forutsigbare prosesser for videreutvikling av leveransene/avtalen e. Konkurransedyktige priser på IKT-tjenester f. Eksterne tjenester er konkurranseutsatte g. Interne priser blir periodisk sammenlignet med tilsvarende leveranser i markedet Det er ikke gitt at alle ønsker og behov som fremkommer kan realiseres med den vinklingen behovet er fremsatt. Det vil fortsatt være både tekniske-, sikkerhets- og lovmessige forhold, samt kost-/nytte vurderinger som gjør at enkelte ønsker om funksjonalitet er utfordrende å realisere. Det er derfor viktig å fremheve at selv om punktene ovenfor med ønsker og behov fra brukere er fremmet veldig tydelig, må det ikke skapes forventinger til at alle ønsker og behov kan oppfylles. Resultatet fra foranalysen er et målbilde med overordnede løsningsforslag/-konsepter. Foranalysen har ikke gjort prioriteringer basert på behov og kost/-nyttevurderinger. Prioriteringer må eventuelt foretas i forprosjekt- og gjennomføringsfaser. 4.2.2 Prosess for klinisk og basalmedisinsk forskning - Behovene for IKT-støtte til forskning Behovene for IKT-støtte bør være forankret i en effektiv prosess for gjennomføring av forskningsprosjekter. Under vises to eksempler på prosesser for typiske medisinske forskningsprosjekter: Klinisk forskningsprosjekt Basalmedisinsk forskningsprosjekt Det vil være til dels stor variasjon innenfor ulike prosjekter. Under beskrives aktiviteter som er generiske for hver av prosessene. 4.2.2.1 Prosess for klinisk forskningsprosjekt En generisk prosess for gjennomføring av et klinisk forskningsprosjekt består av følgende prosesstrinn: Prosjektidé og søknad: Malversjon 1.3
Dato: 15 / 56 HSØ Stab Forskning og Innovasjon Regionale IKT-tjenester for forskning Foranalyserapport Hypotesegenerering og idéskaping for forskningsprosjekt Litteraturgjennomgang, metodevalg, design Diskutere og forankre prosjektet med samarbeidspartnere Utarbeide forskningsprotokoll (for forskning som involverer mennesker, humant biologisk materiale og helseopplysninger) Utarbeide søknad om midler til forskningsprosjektet Forankre forskningssøknad lokalt, i avdelinger og med alle relevante involverte parter Godkjenne forskningsprosjektet i relevante instanser Regional Etisk Komité Legemiddelverket Datatilsynet Oppstart av prosjektarbeid: Planlegging og eventuelt pilotering av metoder Etablere metode for innhenting og lagring av personsensitive data Etablere databaser for uthenting av data etter kobling mot ulike forskningsdata fra klinikk, spørreskjema, registreringskort, biobankanalyser Etablere metode for biobank, inklusive innsamling, lagring og håndtering av biologisk materiale, herunder sporbarhet og logistikk versus eksport og import av bio-sampler og analysesvar Utarbeide informasjonsmateriale, og eventuell web-side for prosjektet Registrere prosjektet hos ClinicalTrials.gov, Eudrac og lignende, samt sikre oppdatering av disse Rekruttere forskningsdeltagere herunder innhenting av skriftlig samtykke Prosjektgjennomføring: Etablere og gjennomføre logistikk inkl. timebok ved sykehus, bio-sampling (flere steder), elektroniske samhandling mellom kliniske data, registrering og analyseresultater av biologiske data og egenregistrerte data (flere regioner og internasjonalt) og deltakerkommunikasjon, inklusive internasjonalt samarbeid, datauthenting Evt. gjennomføring av monitorering av studien Etablere evt. kobling mellom personsensitive forskningsdata og biobank-prøver og analysesvar For sekvenseringsanalyser etc; gjennomføre tungregning og koble disse mot øvrige forskningsdata Rapportering til finansieringskilde underveis Avslutning av prosjekt: Malversjon 1.3