Kurset er rettet mot personer som er direkte involvert i rapporteringsarbeidet og datalevering på fagskolene og hos skoletilbyder.

Kursbeskrivelse: Kurset gir en innføring i hvordan man rapporterer, fyller ut maler og kvalitetssikrer dataene før de rapporteres inn og er rettet mot personer som er direkte involvert i rapporteringsarbeidet og dataleveringen ved fagskolene. Kurset er todelt. Den første delen tar for seg bakgrunnen og målsetningen med DBH-F, samt en kort gjennomgang av DBH og de ulike dataene i DBH-F. Andre del tar for seg hvordan websidene er bygget opp rundt rapporteringskrav og dokumentasjon, og deretter datalevering og kvalitetssikring av data før de rapporteres til DBH-F. Målgruppe: Kurset er rettet mot personer som er direkte involvert i rapporteringsarbeidet og datalevering på fagskolene og hos skoletilbyder. Mer informasjon om DBH-F på: fagskole.nsd.no Mer informasjon om kurset på: http://dbh.nsd.uib.no/fagskole/kurs/ 1

Innholdsfortegnelse DEL 1 Bakgrunn og statistikk... 3 1 Bakgrunn for etablering av DBH-F... 3 Målsetning med databasen:... 3 2 Forum for fagskolestatistikk... 4 3 Hva er DBH og DBH-F?... 5 Kort gjennomgang av de ulike dataene i DBH-F:... 6 DEL 2 Rapportering... 11 1 Innledning... 11 I hvilke sammenhenger skal rapporteringsdata brukes?... 11 Dokumentasjonen... 12 Fagskolenummer og studiestedsnummer... 16 2 Rapporteringskrav og frister... 18 Nye rapporteringskrav... 21 3 Datalevering... 22 1. Tekstfiler via studieadministrativt system... 22 2. Utfylling av standardisert excel-mal... 23 Datalevering i DBH-dimp... 28 Innlogging... 28 4 Veileder til levering og godkjenning av rapporteringsdata til DBH-F... 31 Punkt I Hvordan fungerer dette? Hva må jeg vite før jeg går i gang?... 31 Punkt II Laste opp filer... 33 Punkt III Vis rapport... 34 Punkt IV Godkjenning... 37 Punkt V Godkjenning og publisering... 42 Punkt VI Feilmeldinger... 44 Punkt VII Har ikke data... 45 Punkt VIII - Konflikthåndtering (i spesielle tilfeller)... 46 2

DEL 1 Bakgrunn og statistikk 1 Bakgrunn for etablering av DBH-F Database for statistikk om høgre utdanning Fagskolestatistikk (DBH-F) er en nasjonal database for statistikk om fagskoleutdanning, etablert etter initiativ fra Kunnskapsdepartementet som et resultat av arbeidet til «Arbeidsgruppe for fagskolestatistikk». Arbeidsgruppen hadde som oppgave å se på organiseringen av fagskolestatistikk. Sluttresultatet av dette arbeidet var en rapport som blant annet tok til orde for at det burde etableres en sentral database anbefalt lagt til Database for statistikk om høgre utdanning (DBH). Alle rapporteringskravene er fremsatt samlet på vegne av de viktigste aktørene i fagskolesektoren; Kunnskapsdepartementet, SSB, Lånekassen, NOKUT, Nasjonalt fagskoleråd og fagskolene selv. Målsetning med databasen: NB! Gi en bedre oversikt over fagskolesektoren som helhet det samlede tilbudet av fagskoleutdanninger og antall fagskolestudenter. Forbedre datakvaliteten gi grunnlag for bedre og mer detaljert statistikk som vil gi bedre informasjon om fagskolene. Gi bedre muligheter for overordnede og lokale analyser for styring og kvalitetsarbeid innenfor fagskolefeltet. Gi økt synliggjøring av fagskolesektoren og markedsføre fagskole som et utdanningsalternativ. Rasjonalisere rapporteringsarbeidet for fagskoletilbyderne Når databasen er ferdig utviklet og testet og kvaliteten er god nok, vil fagskolene kun rapportere til DBH-F. Lånekassen og SSB vil da kunne hente sine data direkte fra databasen. Inntil videre skal alle fagskoletilbyderne rapportere til Lånekassen og SSB som før. Skolene vil motta brev om rapportering slik som tidligere år fra disse to instansene. 3

2 Forum for fagskolestatistikk I arbeidet med å etablere databasen ble det opprettet et eget forum for fagskolestatistikk bestående av Kunnskapsdepartementet, SSB, Lånekassen, NOKUT, Nasjonalt fagskoleråd og NSD DBH. Fagskolenes statistikkforum er en sentral bidragsyter i arbeidet med databasen, både i utvikling av dataspesifikasjoner og rapporteringskrav. Forumet skal være en permanent ordning som skal fungere som en støttespiller for databaseleverandør og et bindeledd mellom fagskolesektoren og DBH-F. 4

3 Hva er DBH og DBH-F? Database for statistikk om høgre utdanning (DBH) er et oppdrag NSD 1 utfører på vegne av Kunnskapsdepartementet. Kunnskapsdepartementet benytter databasen som et planleggingsverktøy i budsjettarbeidet. NSD har fått i oppdrag å utvikle og drive den. Databasen samler informasjon om alle aspekt ved virksomheten på norske universiteter og høgskoler. Rapporteringskravene settes av Kunnskapsdepartementet. Det lages statistikk, analyser og oversikter over: Studentdata Forskerutdanningsdata Økonomidata Personaldata Arealdata Vitenskapelige publiseringer publikasjonspoeng Selskapsdata Museumsvirksomhet På bakgrunn av strukturen DBH har utviklet for Universitets- og høyskolesektoren anbefalte «Arbeidsgruppe for fagskolestatistikk» å legge den nye databasen for fagskolestatistikk til DBH. Alle fagskolene rapporterte for første gang til DBH-Fagskolestatistikk 15. oktober 2011. De innrapporterte dataene er tilgjengelig som statistikkrapporter på nettsiden: fagskole.nsd.no 1 Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste AS 5

Kort gjennomgang av de ulike dataene i DBH-F: Studentdata Eksempel på studentdata i rapporten Aktive studenter: Velg hvordan du ønsker å sortere data Her ser vi bildet av rapporten Aktive studenter. Rapporten viser en oversikt over alle studenter ved fagskoler i Norge. Rapporten kan filtreres og sorteres etter ulike inndelinger. Rapporten viser automatisk (default) studenttallet fordelt på fagskoler i Norge, men studenttallet kan også fordeles på fylke. Rapporten kan drilles videre helt ned til utdanningstilbudsnivå. For å finne ut mer om hva som måles kan man bruke dokumentasjonen til denne rapporten. 6

Alle databasetabellene i DBH-F; definisjoner, filformater etc. er grundig dokumentert. I dokumentasjonen finnes en konkret avgrensing av hva som i denne sammenhengen menes med aktive studenter og hvordan de andre begrepene er definert. I nedtrekksmenyen øverst i rapporten kan man velge hvordan man vil sortere og organisere dataene. I feltet «Velg organisering» kan man bestemme om dataene skal sorteres på fagskole- eller fylkesnivå og hvordan dataene skal brytes ned på lavere organisatorisk nivå. 7

I feltet «Velg kolonner» finnes tre valgmuligheter. Årstall og semester kommer opp som standard (default). Eierforhold viser til om studenten går ved en offentlig eller privat eid fagskole. Med flere rapporteringer til DBH-F vil det også etter hvert bli mulig å følge utviklingen over tid eller velge et bestemt årstall i feltet «Velg årstall». I feltet «Velg beregning» kan man velge om man vil ha med totalt antall studenter og fordele på kjønn. 8

Utdanningstilbud Her ser vi bildet av en rapport om utdanningstilbud. Rapporten viser en oversikt over alle utdanningstilbud ved fagskoler i Norge. Rapporten kan filtreres og sorteres etter ulike inndelinger. Rapporten viser automatisk (default) antall utdanningstilbud fordelt på fagskoler i Norge, men antall utdanningstilbud kan også fordeles på fylke. Rapporten kan drilles videre ned på studiestedsnivå og på utdanningstilbudsnivå. 9

Økonomidata Økonomidataene er bygget opp noe annerledes enn de øvrige. Dataene leveres som dokumenter og disse vises enten i Excel-format eller som PDF. Man må gå inn på hver enkelt fagskole for å hente dataene. Et eksempel med rapporten Regnskap: Oppgaver: Hvor mange studenter går det ved din fagskole? Hvor mange studenter går ved en offentlig fagskole i ditt fylke? Hvor mange studenter fullførte sin fagskoleutdanning våren 2011? Hvor mange studenter fullførte ikke sin fagskoleutdanning på grunn av manglende bestått eksamen våren 2011? Hvor mange utdanningstilbud gikk på heltid i ditt fylke høsten 2011? Bruk dokumentasjonen til rapporten Utdanningstilbud; Hvordan beregnes andel av heltid? 10

DEL 2 Rapportering 1 Innledning Denne delen starter innledningsvis med formålet med rapporteringen og i hvilke direkte sammenhenger rapporteringsdata skal brukes. Databasen skal levere data til Statistisk sentralbyrå (SSB) og Lånekassen, og dekke behovene for statistikk til styrings- og analyseformål for Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen (NOKUT), Kunnskapsdepartementet og fagskolene selv, i tillegg til studenter, media og andre aktører som har interesse for fagskolesektoren. I hvilke sammenhenger skal rapporteringsdata brukes? Statistisk sentralbyrå (SSB) har behov for data om fagskoleutdanningen som en del av det totale bildet av utdanningsvirksomheten i Norge. Dataene legges inn i Nasjonal Utdanningsdatabase (NUDB) og brukes til statistikkproduksjon og som grunnlag for forskning, offentlig planlegging og styring av utdanning i Norge. Lånekassen har behov for fagskolestatistikk i sin oppfølging av sin primærvirksomhet. Lånekassen ønsker å innhente opplysninger om resultater for studentene og opplysninger om de utdanningstilbudene lærestedene tilbyr. Opplysninger om resultater bruker Lånekassen til å omgjøre lån til stipend og til å kontrollere studentenes og elevenes faglige progresjon ved behandling av søknad om studiestøtte. Opplysninger om utdanningstilbud danner blant annet grunnlaget for støttebeløpet studentene får tildelt. Kunnskapsdepartementet har behov for fagskolestatistikk for å kunne føre en overordnet politikk på området, og for å kunne se fagskolesektoren i sammenheng med andre utdanningstyper. De innsamlede dataene blir brukt til lokale og overordnende analyser og som grunnlag for politikkutvikling. Fylkeskommunene har som forvaltningsnivå behov for fagskolestatistikk. NOKUT har behov for fagskolestatistikk for å kunne føre tilsyn over fagskolesektoren, evaluere kvaliteten i utdanningen og bistå fagskolene i deres utviklingsarbeid. Nasjonalt fagskoleråd har som en del av sitt mandat å bidra til å utvikle rammer og strategier for fagskoleutdanningen som ivaretar den enkeltes, virksomhetenes og samfunnets behov for yrkesrettet kompetanse og livslang læring. I den forbindelse er Fagskolerådet avhengig av statistikk fra fagskolesektoren som grunnlag for sine anbefalinger. Statistikk er også viktig for å følge opp kravet til å foreslå områder for forsøk, statistikk- og utviklingsarbeid og forskning innenfor fagskolesektoren. I tillegg har fagskolesektoren selv behov for statistikk som et verktøy i arbeidet med kvalitet i utdanning. 11

Dokumentasjonen I dokumentasjonen finner man en oversikt over alt som skal rapporteres og dokumentasjonen av hver enkelt datatabell. Velg Tabelldokumentasjon i menyen for å komme til siden med dokumentasjon av datatabeller. 12

Klikk for å se dokumentasjon Ved å klikke på de ulike datatabellene kommer du til dokumentasjonen. Dokumentasjonen gir en beskrivelse av hva som skal inngå i hver datatabell. Det er viktig å bruke dokumentasjonen aktivt for å sjekke hva som skal inngå i de ulike datafeltene. NB! Det oppfordres til å benytte lenkene på nettsiden for å hente ut dokumentasjon av hver enkelt tabell og datafeltene de inneholder, da denne blir kontinuerlig presisert på grunnlag av tilbakemeldinger til DBH-F fra skoletilbydere og fagskoler. 13

Her er dokumentasjonen vist for tabellen Utdanningstilbud: Øverst i tabelldokumentasjonen gis en definisjon av utdanningstilbud og en oversikt over frister for rapportering. 14

Klikk for forklaring Ved å trykke på hver variabel får du opp en forklaring på hva som skal inngå i hvert datafelt og hvilke verdier som er gyldige. 15

Fagskolenummer og studiestedsnummer I alle datatabellene som skal leveres til DBH-F inngår fagskolens identifikatorkode (fagskolenummer) og studiestedets identifikatorkode (studiestedsnummer) som egne datafelt. Fagskolenummeret og studiestedsnummeret til en bestemt fagskole finner man i oversikten over alle skoletilbydere i Norge på nettsiden. Velg Skoletilbydere i menyen for å komme til oversikten over alle skoletilbyderne. 16

I oversikten kan man søke etter en fagskole, skoletilbyder eller studiested eller bruke den alfabetiske oversikten over skoletilbydere. Oversikten er bygd opp hierarkisk der en skoletilbyder kan ha en eller flere fagskoler under seg og hver fagskole har ett eller flere studiesteder under seg. Eksempel for skoletilbyderen Fagskulane i Hordaland: 17

2 Rapporteringskrav og frister På nettsiden er det laget en egen oversikt som viser rapporteringskravene for den enkelte fagskole. Velg Rapporteringskrav i menyen for å komme til siden med rapporteringskrav. 18

Velg egen fagskole, årstall og emne. Her finner du en oversikt over alt som skal rapporteres, maler, frister og dokumentasjon for din fagskole. Siden gir også en oversikt over ferdige leveringer og hvor mange som mangler. På denne siden kan alle (og ikke bare de rapporteringsansvarlige) følge med. Til fristen 15. mars 2012 skal fagskolene både levere data for 2011 og 2012. For å få opp en oversikt over hvilke data for 2011 som skal leveres til fristen velg årstall 2011 som over. 19

Her har vi valgt årstall 2011 og får opp en liste over alle data for 2011 som skal leveres til fristen 15. mars. Ved å velge årstall 2012 får man opp en oversikt over alle data for 2012 som skal leveres til fristen 15. mars. 20

Nye rapporteringskrav På vegne av Kunnskapsdepartementet og Forum for fagskolestatistikk ble det sendt ut en ny spesifikasjon for emne og avsluttende vurdering til alle fagskolene i slutten av januar. Dataene skal gi en bedre oversikt over studentenes gjennomføring og oppnådde resultater og skal blant annet benyttes av Lånekassen i deres saksbehandling av søknader om studiestøtte og omgjøring av lån til stipend. Med emne menes den minste resultatbærende enheten som gir en selvstendig karakter og som fremgår på vitnemålet. Hva som har blitt benyttet som begrep for minste resultatbærende enhet har til nå variert fra fagskole til fagskole (modul, fag, emne). Fellesbetegnelsen emne er innført for å få en likere begrepsbruk i forhold til øvrig tertiær utdanning. Merk, de fylkeskommunale fagskolene har til nå benyttet begrepet modul. Dette kan de fortsette å gjøre i en overgangsperiode, men sektoren tar sikte på å etablere begrepet emne. Dette innebærer ingen endringer i begrepsinnholdet. Med avsluttende vurdering menes avsluttende vurdering i et emne som ender opp med en selvstendig karakter som fremgår på vitnemålet. Data om emnene tilknyttet hvert utdanningstilbud skal for første gang rapporteres til fristen 15. mars. Fagskolene skal da rapportere alle emnene tilknyttet hvert utdanningstilbud for vårsemesteret 2012. Data om avsluttende vurdering skal for første gang rapporteres til fristen 15. august. Fagskolene skal da rapportere data om avsluttende vurderinger avlagt i perioden 15.01 01.08 samme år. Oppgaver: Bruk dokumentasjonen; Hva er telletidspunktet for rapportering av Gjennomføring av utdanningstilbud til fristen 15. mars? Gå til oversikten over skoletilbydere i Norge og finn skolenummer og studiestedsnummer for din fagskole. Bruk dokumentasjonen; Hva er telletidspunktet for rapportering av Aktive studenter til fristen 15. mars? 21

3 Datalevering Det er to måter å levere data på: For institusjoner som benytter et studieadministrativt system leveres dataene som tekstfiler. For fagskoler som ikke har et studieadministrativt system skal dataene leveres via utfylling av en standardisert excel-mal tilgjengelig på nettsiden. 1. Tekstfiler via studieadministrativt system For institusjoner som benytter et studieadministrativt system leveres dataene som tekstfiler. For å sikre automatisk validering og innlogging av data, stiller DBH-F strenge krav til filformat og datakvalitet for alle datafiler som leveres fra institusjonene. Krav til filformat Filene skal være rene tekstfiler kodet med kodesettet UTF-8 Felt skal separeres med semikolon (;) Alle tekstfelt (dvs. med datatypene CHAR eller VARCHAR) skal kvalifiseres med doble hermetegn ( ). Hermetegn inne i tekstfelt skal ikke forekomme. Krav til data Kolonnene i filen skal komme i samme rekkefølge som de er beskrevet i tabelldokumentasjonen for den enkelte tabell. Verdiene for de enkelte felt må være i samsvar med definisjonen i tabelldokumentasjonen med henhold til datatype og lengde. Tomme felt vil ikke tillates. For eksempel vil manglende verdier for felt som fagskolens identifikatorkode, studiestedets identifikatorkode eller utdanningstilbudets kode føre til at hele filen forkastes og må sendes inn på nytt. Eksempel på en rekke for tabellen Utdanningstilbud (dbf.utdanningstilbud): 222;111;2011;3;"BYGG";"Byggfag";60;1,0;1;NULL;25000;3;1;2008-01-01;2008-01- 09;NULL;NULL NB! Verdien NULL genereres for enkelte datafelt som kan være uaktuelle. Hvilke datafelt dette kan gjelde er spesifisert i dokumentasjonen av tabellene. 22

2. Utfylling av standardisert excel-mal For fagskoler som ikke har et studieadministrativt system for uttak av studietilbud og studentdata, er det lagt ut excel-maler som kan benyttes for utfylling. På nettsiden med Tabelldokumentasjon finner du maler for hver enkelt datatabell. Malene er også lagt ut på siden med rapporteringskrav for hver fagskole. Klikk for mal Klikk på excel-symbolet for å laste ned malen og lagre den på egen maskin. Filen kan du kan du kalle akkurat hva du ønsker. 23

I malen er det en link til dokumentasjonen av datatabellen. Før man begynner å fylle inn verdier i excel-malen er det svært viktig at man har god kjennskap til dokumentasjonen av tabellen. Eksempel for utfylling av malen for tabellen Utdanningstilbud: Eksempel Skoletilbyderen Design AS driver Designerfagskolen. Denne fagskolen har et studiested og tilbyr et utdanningstilbud - Interiørdesign. Interiørdesign er et NOKUT-godkjent utdanningstilbud som går på heltid over 1,5 år. Utdanningstilbudet er stedsbasert, mottar ingen offentlige tilskudd og er fullfinansiert av skolepenger. Fagskolens identifikatorkode Fagskolens identifikatorkode er fagskolenummeret til fagskolen. Designerfagskolen har fagskolenummer 627. Dette nummeret finner man i oversikten over registrerte skoletilbydere på nettsiden. 24

Studiestedets identifikatorkode Studiestedets identifikatorkode er studiestedsnummeret til studiestedet. Designerfagskolen sitt studiested har studiestedsnummer 820. Studiestedsnummeret finner man i oversikten over registrerte skoletilbydere på nettsiden. Årstall Fagskolen skal til fristen 15. mars levere data om utdanningstilbud for vårsemesteret 2012, dataene gjelder derfor for 2012. Semester I dette eksempelet leveres data om utdanningstilbud for vårsemesteret. Verdien 1 fylles derfor inn i dette feltet. Utdanningstilbudets kode Dette er den lokale koden som Designerfagskolen har tilordnet sitt utdanningstilbud. Utdanningstilbudets kode skal være en kort kode som skal inngå i alle tabellene som leveres til DBH-F. Designerfagskolen har valgt å bruke en forkortelse av utdanningstilbudets navn som utdanningstilbudets kode. Det er viktig at den samme koden benyttes når data skal fylles inn i malene til tabellene Aktive studenter, Gjennomføring av utdanningstilbud og Gjennomføring av fagskolepoeng per semester. Dersom utdanningstilbudet er rapportert inn før til DBH-F skal samme kode som ved tidligere rapportering fylles inn her. Utdanningstilbudets navn Navnet på utdanningstilbudet. Det er svært viktig at navnet på utdanningstilbudet samsvarer med navnet på NOKUTs oversikt over godkjente utdanningstilbud. 25

Utdanningstilbudets fagskolepoeng Fagskolepoengene skal si noe om omfanget og arbeidsbelastningen til utdanningstilbudet. Som norm tilordnes 60 fagskolepoeng per år for et utdanningstilbud som går på heltid. Siden Interiørdesign er et utdanningstilbud som går heltid over 1,5 år skal det tilordnes 90 fagskolepoeng. Andel av heltid Interiørdesign er et utdanningstilbud som går på heltid. Her fylles derfor verdien 1.00 inn. Utdanningsform Interiørdesign er et stedsbasert tilbud. Her fylles derfor verdien 1 inn. Antall samlingsdager Ettersom Interiørdesign er et stedsbasert tilbud fylles det inn verdien NULL i dette feltet. Studentbetaling, hele utdanningstilbudet Studentene på Interiørdesign betaler totalt 100 000 kr for å gå på dette utdanningstilbudet. Finansieringsform Designerfagskolen får ingen offentlige tilskudd for å drive dette utdanningstilbudet. Verdien 3 fylles derfor inn i dette feltet. 26

Godkjenningsinstans Interiørdesign er et NOKUT-godkjent utdanningstilbud og verdien 1 fylles derfor inn. Godkjenningsdato Interiørdesign ble godkjent som utdanningstilbud av NOKUT den 1. mars 2008. Her fylles derfor verdien 2008-03-01 inn. Utdanningstilbudets startdato Interiørdesign ble startet opp som et utdanningstilbud ved Designerfagskolen den 1. august 2008. Her fylles derfor verdien 2008-08-01 inn. Utdanningstilbudets sluttdato Interiørdesign er et aktivt tilbud så her fylles verdien NULL inn. SSBs kode Her fylles utdanningstilbudets nus-kode inn slik den er tilordnet av Statistisk sentralbyrå. SSBs kode finner man i oversikten over nus-koder på nettsiden. NB! Hvis Designerfagskolen hadde flere utdanningstilbud våren 2012 skulle disse ha blitt ført inn i den samme malen. 27

Datalevering i DBH-dimp DBH-dimp er dataleveringstjenesten i DBH og DBH-F. Tjenesten er et dataleverings- og saksbehandlerverktøy for ledelsesbruker og de rapporteringsansvarlige ved institusjonene. Fagskolene skal levere data direkte til DBH-F via dette dataleveringssystemet. Dataene kan enten leveres som tekstfiler via datauttak fra studieadministrativt system eller som en excelfil dersom den standardiserte excel-malen benyttes. Innlogging til DBH-Dimp er tilgjengelig på hovedsiden. Velg Filoverføring i hovedmenyen. Innlogging En del av funksjonene på rapporteringsnettsiden er bare tilgjengelig for påloggede brukere. 28

Systemet med rapporteringsansvarlig og ledelsesbruker Det er utviklet et gradert tilgangssystem med ulike rolleinndelinger. Alle skoletilbydere opprettet ledelsesbrukere og rapporteringsansvarlige i forbindelse med registreringen av organisasjonsopplysninger på nettsiden i juni 2011. Ledelsesbruker er tilknyttet skoletilbyderen og har det overordnede ansvaret for datakvaliteten, og for at dataene rapporteres inn på riktig måte og til rett tid. Den rapporteringsansvarlige er tilknyttet fagskolen og har ansvar for å levere dataene for sin fagskole. I noen tilfeller er det bare opprettet en ledelsesbruker og i disse tilfellene vil ledelsesbrukeren også ha rollen som rapporteringsansvarlig. 29

Hovedmenyen i DBH-dimp Hovedmenyen i DBH-dimp vil se ulik ut for ledelsesbruker og rapporteringsansvarlige. Ledelsesbrukeren har tilgang til datalevering for alle fagskolene tilknyttet skoletilbyderen, mens rapporteringsansvarlig bare har tilgang til dataleveringen for sin fagskole. Slik fremstår hovedsiden i DBH-dimp for ledelsesbruker: Denne gir en oversikt over de fagskolene skoletilbyderen er ansvarlig for. Slik fremstår hovedmenyen for rapporteringsansvarlig: Denne gir en oversikt over alle emner med tilhørende frist som skal leveres for den bestemte fagskolen. 30

4 Veileder til levering og godkjenning av rapporteringsdata til DBH-F Innledning Det er lagt til rette for et opplegg der fagskolene gjennomgår og godkjenner data før de publiseres i DBH-F. Formålet med dette opplegget er at fagskolene kan kvalitetssikre dataene i forkant av rapporteringsfristen. Først når data er gjennomgått kan de godkjennes og er klar til publisering i DBH-F. Vi håper at dette vil kunne bidra til at feil og mangler i dataene oppdages i forkant av fristen, og at perioden frem til rapporteringsfristen 15. mars brukes til å gjennomgå data. Her følger en veileder til dataleveringen. Punkt I Hvordan fungerer dette? Hva må jeg vite før jeg går i gang? Opplegget er basert på at dataene henger sammen i et hierarki. Utdanningstilbud vil være viktig bakgrunnsdata for de andre filene med studentdata. Denne avhengigheten er vist med en hierarkistisk struktur i dataleveringssystemet der de dataene som hører sammen er plassert under i hierarkiet. Dette innebærer at filen med Utdanningstilbud for høstsemesteret 2011 inneholder viktig bakgrunnsdata for data om Gjennomføring av utdanningstilbud og Gjennomføring av fagskolepoeng per semester for høstsemesteret 2011. 31

Dataleveringen har to ulike deler: 1. Først leveres filene fra øverst til nederst i hierarkiet. Ved levering gjøres det en valideringskontroll og filene endrer leveringsstatus. Når du har levert en fil kan status for filen være: Behandlet DBH Filen er validert Levert med feil Feilen må rettes opp i eget system og lastes inn på nytt Ikke data Betyr at tabellen er uaktuell eller at man mangler data. Må krysses av og godkjennes 2. Når alle filene er levert følger godkjenningsprosessen som skjer i to trinn. Først kvalitetssikres data ved hjelp av en rapport som gir en forhåndsvisning av de innlagte dataene. Deretter godkjennes filene fra nederst til øverst i hierarkiet. 32

Punkt II Laste opp filer Start med å levere data for 2011. Man begynner med å laste opp den øverste filen i hierarkiet - Utdanningstilbud. Merk; Utdanningstilbud har status «Leveres hvis endring». Det betyr at du bare trenger å levere denne filen dersom det er endringer i dataene i forhold til forrige rapportering. Dersom det er ingen endringer kan man begynne med å laste opp filene med studentdata. 1. Klikk «Bla gjennom..» og finn filen du skal levere. Klikk «Last opp» for å overføre filen til DBH-F. Når filen lastes opp blir den automatisk validert. Hvis alt er i orden endres status til Behandlet DBH. 33

Punkt III Vis rapport Når du har lastet opp en fil med bakgrunnsdata (dvs. fil med data om Utdanningstilbud) kan du få opp en endringsrapport ved å trykke «Vis rapport». Bakgrunnsdata kontrolleres ved hjelp av en endringsrapport som viser endringer i forhold til forrige semester. I eksempelet nedenfor har utdanningstilbudet skiftet navn. Dersom dette er riktig går du bare videre. Dersom det ikke stemmer, må dette rettes og filen må leveres på nytt. På denne måten kan du fange opp eventuelle feil i begynnelsen, og dermed unngå å måtte laste opp avhengige filer flere ganger. Dersom du velger Utdanningstilbud får du opp en rapport som viser de innlagte utdanningstilbudene. 34

Trykk på linken Trykk på linken. Du får da opp en oversikt over alle utdanningstilbudene for høstsemesteret 2011 som er levert til denne fristen og ved forrige frist i oktober 2011. For å gå tilbake og fortsette opplastningen av de andre filene trykk på «Tilbake». 35

2. For å laste opp de andre filene med studentdata klikk «Bla gjennom..» og finn filen du skal levere. Klikk «Last opp» for å overføre filen til DBH-F.. 36

Punkt IV Godkjenning Når alle filene er levert og validert har filen med bakgrunnsdata status Vis rapport, mens filene under i hierarkiet har status Gå til godkjenning. Før filene godkjennes skal alle data gjennomgås i en kvalitetssikringsprosess. Etter dette godkjennes filene i omvendt rekkefølge av opplastningen. Det vil si at du må ha godkjent filene med studentdata før du kan godkjenne bakgrunnsfilen med utdanningstilbud. Når du til slutt godkjenner bakgrunnsfilen med utdanningstilbud, får alle filene status Publisert. Det er to ulike deler i godkjenningsprosessen. Den ene delen er kvalitetssikring. Her kan du laste opp ulike filer for visning av data med mulighet for å sammenligne flere versjoner. Det er alltid siste versjon som er aktuell for godkjenning. I den andre delen faktisk godkjenner du data. NB! Det er svært viktig at data ikke godkjennes før de er korrekte. Data skal i første omgang Klikk på Gå til godkjenning for å starte med visningsrapporter i DBH-F Dimp. vises som en rapport i DBH-dimp. Først når alle data er gjennomgått trykker man på Velg knappen Gå til Godkjenn. godkjenning Data for er å da starte publiseringsklar med kvalitetssikring for visning av data. i DBH-F. 37

1. Kvalitetssikring Start med å kvalitetssikre en av filene med studentdata. I eksempelet under er kvalitetssikring og godkjenning av filen Gjennomføring av utdanningstilbud vist. 1. Trykk på «Gå til godkjenning». Her er det lastet opp to filer med data. Velg versjoner du vil se på og klikk på «Oppdater». Man kan da sammenligne ulike versjoner av filen for å sjekke at de innlagte dataene er korrekte. Det er alltid den siste opplastede versjonen som er aktuell for godkjenning. 38

For å se nærmere på rapporten trykk på linken. Man får da opp en oversikt over antall studenter som er rapportert på hvert enkelt utdanningstilbud. Rapporten kan filtreres og sorteres etter ulike inndelinger. Velg et bestemt utdanningstilbud Ved å velge et bestemt utdanningstilbud får du opp en oversikt over antall studenter fordelt på karakter. 39

Hvis du ønsker å laste opp en ny versjon av filen klikk på «Last opp ny versjon». Last opp en ny versjon 40

2. Endelig godkjenning Det er alltid den siste opplastede versjonen som er aktuell for godkjenning. Trykk først på innleggingsmeldingene for å sjekke at filen ikke har noen advarsler eller infomeldinger. Merk deretter av for «Jeg har kontrollert innleggingsmeldingene...» og trykk «Godkjenn». Filen Gjennomføring av utdanningstilbud har nå fått status Godkjent. 41

Punkt V Godkjenning og publisering Når filene med studentdata er godkjent blir dataene publisert ved godkjenning av bakgrunnsfilen Utdanningstilbud. 1. Når du velger «Gå til godkjenning» får du opp knappen «Godkjenn og publiser». Sjekk rapportene før du krysser av for «Jeg har kontrollert endringene for filen» og for «Jeg har kontrollert innleggingsmeldingene for filen». Trykk deretter på «Godkjenn og publiser». Alle filene i hierarkiet får da status Publisert. 42

Når data for høstsemesteret 2011 er levert kan man fortsette med å laste opp filene for 2012. 43

Punkt VI Feilmeldinger Dersom filen man laster opp har feil, endres status for filen til Levert med feil. Slike feil må rettes opp i og filen må leveres på nytt. For å finne ut hva feilen skyldes og hvor feilen ligger trykk på «Vis feilrapport». I feilrapporten fremgår det hvilken form feilmeldingen har og hvor feilen ligger. I eksempelet nedenfor oppstår feilen fordi utdanningstilbudets kode HELSE ikke inngår i bakgrunnsfilen med data om utdanningstilbudene. Det vil si at det i filen med utdanningstilbud ikke er registrert et utdanningstilbud som har koden HELSE. Feilen må rettes opp i det studieadministrative systemet eller i excel-malen. - Dersom utdanningstilbudets kode er feil må feilen rettes opp i filen Aktive studenter og filen leveres på nytt. - Dersom utdanningstilbudets kode er riktig må den legges til i bakgrunnsfilen med Utdanningstilbud og denne filen må leveres på nytt. Hva skyldes feilen? Kombinasjonen av variablene finnes ikke i filen Utdanningstilbud Hvilken form har feilen? Feilmeldingen har formen FATAL Hvor er feilen? Feilen befinner seg i første rekke (rad) og gjelder bare for 1 rekke. Hvis feilen gjelder for flere rekker kan man trykke på antall rekker for å få opp alle feilene. Løsningsforslag: Sjekk at utdanningstilbudets kode HELSE er gyldig 44

Generelt vil feilmeldingen ha følgende form alt etter hvilket problem som er identifisert: FATAL er en type feil som må rettes før filen kan leveres på nytt. For eksempel om tilhørende utdanningstilbud ikke finnes i utdanningstilbudsdata som i eksempelet over. ADVARSEL er en feil som innleggingsprogrammet har endret automatisk til gyldig verdi. Slike feil bør oppdateres i systemet lokalt. INFO omfatter feil som innleggingsprogrammet godkjenner. For eksempel dersom studiestedet en leverer for er nedlagt. Dette må oppdateres i systemet lokalt. I alle feilrapporter, uavhengig av antall feil, opplyses det om at valideringen blir avbrutt om systemet finner mer enn 200 fatale feil. Det vil si at det bare vil være mulig å se de 200 første feilene. Punkt VII Har ikke data I de tilfeller man ikke har data må dette merkes av. Merk av for Har ikke data Selv om man ikke har data må man gå gjennom den samme godkjenningsprosessen som med de andre filene. 45

Punkt VIII - Konflikthåndtering (i spesielle tilfeller) En konflikt kan oppstå dersom du leverer en bakgrunnsfil med utdanningstilbud som kommer i konflikt med data levert til en tidligere frist. I eksempelet nedenfor er det levert en ny fil med utdanningstilbud for høstsemesteret 2011 ettersom det har vært endringer siden forrige levering. Det oppstår da en konflikt fordi noen av dataene som er levert tidligere er endret. Dette berører tidligere publiserte data om Aktive studenter. Status for leveringen settes da til Konflikt. Når du trykker «Løs konflikt» knappen får du opp en oversikt over de data som er i konflikt med hverandre. Klikk på linken 46

Rapporten gir en oversikt over hvilke data som er i konflikt med hverandre. I dette eksempelet inneholder den nye bakgrunnsfilen endringer i rekker som allerede inngår i filen Aktive studenter som ble levert ved forrige levering i oktober 2011. Konflikten skyldes at 1) et utdanningstilbud som ble levert også ved forrige frist har skiftet navn og 2) at et annet utdanningstilbud som også ble levert ved forrige frist har endret antall fagskolepoeng fra 60 til 50 fagskolepoeng. Lukk vinduet og laste opp filen på nytt eller velg fra listen og trykk «Ok». For å løse konflikten kan du enten lukke vinduet og laste opp en ny fil, eller velge fra listen over og trykke 'Ok'. Dersom du velger å beholde de gamle verdiene vil alle bakgrunnsdata som er levert for den nye fristen falle bort fra leveringen. Dette innebærer at det bare er bakgrunnsdata som ble levert til forrige frist (oktober 2011) som beholdes. Dersom du velger å sende mail til DBH kan en velge om en vil oppdatere alle verdier eller skrive en liste over hvilke endringer som skal gjennomføres. Eventuelle endringer vil også påvirke data i berørte tabeller som er publisert for en tidligere frist. I eksempelet over innebærer det at studentdata om Aktive studenter for høstsemesteret 2011 blir berørt. Ved spørsmål kontakt fagskole@nsd.uib.no 47