Møteinnkalling Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Agdenes kommune Møtedato/tid : Mandag 7. juni 2010 kl 09.00 Møtested/lokaler : Rådhuset, formannskapssalen. Arkivsak : 187-2010 Deltagere : Martin Vatn, leder Line Ølstøren, nestleder Per Arne Brevik Ann Mari Talsnes Knut Arne Selbekk Alf Lystad Forfall : Kopi : 1. Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Møteansvarlig Sakliste: : Martin Vatn Sted Dato Agdenes/Trondheim 31. mai 2010 Sak 16/2010 Godkjenning av protokoll fra møte den 03.05.2010...2 Sak 17/2010 Referatsaker...8 Sak 18/2010 Forvaltningsrevisjon Barnevernstjenesten... 13 Sak 19/2010 Forslag til møteplan 2. halvår 2010... 16 Sak 20/2010 Tilsynsrapport - Orientering til kontrollutvalget... 18 Sak 21/2010 Eventuelt... 27 Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Martin Vatn leder (sign) Eva J. Bekkavik Konsulent Side 1
AGDENES KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 16/2010 Godkjenning av protokoll fra møte den 03.05.2010 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 07.06.2010 16/2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 03.05.2010 godkjennes. SAKSDOKUMENTER: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 03.05.2010. SAKSUTREDNING: Godkjenning av møtebok. Side 2
Møteprotokoll NB! Godkjennes endelig i kontrollutvalgets neste møte. Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Agdenes kommune Møtedato/tid : Mandag 3. mai 2010 kl 09.00-11:00 Møtested/lokaler : Rådhuset, formannskapssalen. Arkivsak : 150-2010 Deltagere : Martin Vatn, leder Line Ølstøren, nestleder Per Arne Brevik Ann Mari Talsnes Forfall : Knut Arne Selbekk Kristine H. Grønningen 1. vara (ikke nådd pr. telefon) Møtende varamedlemmer: Willy Tøndel 2. vara Andre deltagere : John Ola Selbekk, rådmann (orientering og sak 9 ) Ole Edvard Meland, teknisk fagleder (orientering) Sissel Myrvoll, RMN IKS (orientering og sak 9 Eva J. Bekkavik, møtesekretær, KonSek Midt-Norge IKS Innkalling og sakliste : Ingen merknader Ole Edvard Meland ga en orientering vedr. byggingen av flerbrukshuset Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: Orientering sak 9 7 8 10 11 12 13 14-15 Side 3
Sak 7/2010 Godkjenning av protokoll fra møte den 08.03.2010 Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 03.05.2010 7/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 08.03.2010 godkjennes. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 08.03.2010 godkjennes. Sak 8/2010 Referatsaker Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 03.05.2010 8/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar fremlagte referatsaker til orientering. Protokoll Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Brev fra KRD, datert 15.02.2010, vedr. retten til å være til stede i og eventuelt referere fra møter som holdes for lukkede dører. 2. Studieplasser for lærere står tomme, Kommunal Rapport 29.03.2010. 3. Dårlig kontroll med kommuneselskaper, artikkel i nettutgaven av Aftenposten 29. mars 2010. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollutvalget tar fremlagte referatsaker til orientering. Sak 9/2010 Regnskap og revisjonsberetning for 2009 Kontrollutvalgets uttalelse Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 03.05.2010 3/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Agdenes kommunes årsregnskap for 2009 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Protokoll John Ola Selbekk, rådmann, ga en orientering om sentrale punkter i årsregnskap og årsberetning for 2009. Sissel Myrvoll, oppdragsansvarlig revisor, ga en tilleggsorientering om revisors arbeid med årsregnskapet for 2009. Side 4
Oppdragsansvarlig revisor og rådmann svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Ved en inkurie så har siste del av setning i andre avsnitt falt ut av kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet for 2009. Dette vil bli tatt med i uttalelsen som oversendes kommunestyret og formannskapet. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Agdenes kommunes årsregnskap for 2009 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Sak 10/2010 Kontrollutvalgets årsmelding for 2009 Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 03.05.2010 10/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding for 2009 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2009 til orientering. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding for 2009 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2009 til orientering. Sak 11/2010 Oppfølging av kontrollutvalgets vedtak i sak 3/2010 Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 03.05.2010 11/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Ingen innstilling. Protokoll Kontrollutvalget diskuterte saken grundig. Følgende omforent forslag til vedtak ble fremmet: Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret for en eventuell videre behandling. Kontrollutvalget ber rådmannen om å orientere på kommunestyrets møte når de skal behandle saken. Side 5
Vedtak Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret for en eventuell videre behandling. Sak 12/2010 Plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011 Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 03.05.2010 12/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til det vedlagte forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011. Planen legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollutvalget slutter seg til det vedlagte forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011. Planen legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Sak 13/2010 Omfanget av spesialundervisning i Agdenes kommune - Tilbakemelding Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 03.05.2010 13/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding på FR-prosjekt Omfanget av spesialundervisning i Agdenes kommune til orientering. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding på FR-prosjekt Omfanget av spesialundervisning i Agdenes kommune til orientering. Side 6
Sak 14/2010 Tilsynsrapport - Orientering til kontrollutvalget Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 03.05.2010 14/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Protokoll Følgende omforent forslag ble fremmet: Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering vedr. Fylkesmannens tilsynsrapport Rapport fra landsomfattende tilsyn 2009 kommunale sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger ved Agdenes kommune på sitt neste møte. Vedtak Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering vedr. Fylkesmannens tilsynsrapport Rapport fra landsomfattende tilsyn 2009 kommunale sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger ved Agdenes kommune på sitt neste møte. Sak 15/2010 Eventuelt Saken behandlet i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 03.05.2010 15/2010 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak Protokoll Ingen saker. Vedtak Ingen vedtak. Side 7
AGDENES KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 17/2010 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 07.06.2010 17/2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar fremlagte referatsaker til orientering. SAKSDOKUMENTER: Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kommunestyrets behandling av sak 12/2010 den 19. mai, Kontrollutvalg nyvalg. 2. Kommunestyrets behandling av sak 13/2010 den 19. mai, Kontrollutvalgets årsmelding for 2009. 3. Kommunestyrets behandling av sak 14/2010 den 19. mai, Plan for forvaltningsrevsjon for 2010 2011. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagte dokumenter som legges frem som referatsaker. Side 8
Kommunestyre sak 12/10 KONTROLLUTVALG - NYVALG Vedlegg 1 Innstilling: Behandling: Forslag i møtet: Kommunestyret foreslo: 1. Alf Lystad gis fritak for vervet som varamedlem i formannskapet fra 19.05.10 og ut valgperioden. 2. Som kontrollutvalg fra 19.05.10 og ut valgperioden velges: Medlemmer: FFB/A/S: Ann Mari Talsnes Per Arne Brevik Line Helen W. Ølstøren TVP: Martin Vatn Alf Lystad H/KRF/FRP: Knut Arne Selbekk Leder: Nestleder: Martin Vatn Line Helen W. Ølstøren Varamedlemmer: Anne Birgit Jørgensen Johan Arne Selven Heidi Tevik Nils Olav Eriksen Elisabeth Meland Tangvik Ingrid Ysland Ove Meier Liv Randi Eidem Kristine H. Grønningen Willy Tøndel Irene Brevik Votering: Enstemmig som forslag i møtet. Vedtak: 1. Alf Lystad gis fritak for vervet som varamedlem i formannskapet fra 19.05.10 og ut valgperioden. 2. Som kontrollutvalg fra 19.05.10 og ut valgperioden velges: Medlemmer: FFB/A/S: Ann Mari Talsnes Per Arne Brevik Varamedlemmer: Anne Birgit Jørgensen Johan Arne Selven Side 9
Line Helen W. Ølstøren TVP: Martin Vatn Alf Lystad H/KRF/FRP: Knut Arne Selbekk Leder: Nestleder: Martin Vatn Line Helen W. Ølstøren Heidi Tevik Nils Olav Eriksen Elisabeth Meland Tangvik Ingrid Ysland Ove Meier Liv Randi Eidem Kristine H. Grønningen Willy Tøndel Irene Brevik Side 10
Vedlegg 2 Kommunestyre sak 13/10 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2009 Innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2009 til orientering. Behandling: Forslag i møtet: Ingen. Votering: Enstemmig som rådmannens innstilling. Vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2009 til orientering. Side 11
Vedlegg 3 Kommunestyre sak 14/10 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR 2010-2011 Innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Behandling: Forslag i møtet: FFB/ SP/ AP v/ Hans B. Meland foreslo: 1. setning som innstillingen. 2. setning utgår. I tillegg: Det foretas ingen forvaltningsrevisjon i 2010 og fokusområdene vurderes på nytt i 2011. Votering: Innstillingen fikk 0 stemmer og falt. Forslag i møtet enstemmig. Vedtak: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011. Det foretas ingen forvaltningsrevisjon i 2010 og fokusområdene vurderes på nytt i 2011. Side 12
AGDENES KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 18/2010 Forvaltningsrevisjon Barnevernstjenesten Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 07.06.2010 18/2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Kompetanse, samarbeid og frister i barnevernstjenesten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingen i rapportens pkt 7.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en tilbakemelding om hvordan anbefalingen er fulgt opp på kontrollutvalgets første møte i 2011. VEDLEGG 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Kompetanse, samarbeid og frister i barnevernstjenesten SAKSUTREDNING: Plan for forvaltningsrevisjon for 2009 ble behandlet i kommunestyremøte den 24.06.2009 i sak 24/09. Revisjon Midt-Norge har avgitt sin forvaltningsrevisjonsrapport den 18.05.2010. Barneverntjenesten er i dag et vertskommunesamarbeid mellom Orkdal, Meldal og Agdenes kommuner, der Orkdal er vertskommune. Det innebærer at rådmannen i Orkdal har delegert ansvar etter barnevernloven for Agdenes kommune. En foreløpig utgave av rapporten ble sendt på høring til rådmannen i Orkdal og rådmannen i Agdenes. Høringsmøte ble avholdt med enhetsleder for helse og mestring i Orkdal kommune og barnevernleder. Referat fra høringsmøte er vedlagt rapporten. Referatet gjelder som høringssvar fra rådmannen i Orkdal. Det er ikke mottatt høringsuttalelse fra rådmannen i Agdenes. Kontrollutvalgets bestilling Kontrollutvalget har i sin vurdering av risiko og vesentlighet i Agdenes kommune vurdert Barnevern som et viktig område å se nærmere på i 2009. Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for 2009, vedtok utvalget i sak 19/2009, å bestille en forvaltningsrevisjon med fokus på barne- og familietjenesten i Agdenes kommune. Side 13
Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling har Revisjon Midt-Norge IKS formulert følgende problemstilling for prosjektet: Hovedproblemstilling: Yter barneverntjenesten tjenester i henhold til lov og regelverk? Delproblemstillinger: 1. Har barneverntjenesten tilstrekkelig kompetanse? 2. Samarbeider barneverntjenesten med andre i Agdenes kommune? 3. Overholder barneverntjenesten tidsfrister i barnevernloven? Revisjonens konklusjon Hovedproblemstillingen for undersøkelsen er om barneverntjenesten yter tjenester i henhold til lov og regelverk. Vår hovedkonklusjon er at barneverntjenesten på de områder vi har undersøkt, gjør det. Undersøkelsen tyder på at situasjonen for barnevernet er i stadig utvikling, og at tendensen går i retning av flere, tunge saker og dermed økende behov for ressurser. Fordi barnevern er et uforutsigbart økonomisk område, er det viktig at kommunen har kontinuerlig fokus på den økonomiske utviklingen, slik at de nødvendige ressurser kan stilles til rådighet for å drive et forsvarlig barnevern. Delproblemstilling 1: Har barneverntjenesten tilstrekkelig kompetanse? Undersøkelsen tyder på at barneverntjenesten har tilstrekkelig kompetanse til å utføre sine oppgaver på en forsvarlig måte. Barneverntjenesten er en tverrfaglig gruppe med god formell kompetanse og en positiv kultur for internt samarbeid og kompetanseutvikling. Datamaterialet viser imidlertid at barneverntjenesten behandler mange saker i forhold til antall ansatte, og at dette medfører en hektisk arbeidshverdag Delproblemstilling 2: Samarbeider barneverntjenesten med andre i Agdenes kommune? Barneverntjenesten jobber aktivt for å etablere samarbeid med andre i Agdenes kommune, men har fremdeles et stykke igjen. Vårt inntrykk er at dette skyldes vel så mye andre ansatte i Agdenes, som barneverntjenesten. Et godt samarbeid krever at begge parter jobber for å oppnå det. Vi må likevel ta høyde for at mye av dette fremdeles kan være oppstartsproblemer, og at samarbeidet vil bedre seg over tid. Flere opplever barnevernet som mindre tilgjengelige i dag enn før Agdenes ble tilknyttet den felles barneverntjenesten. Dette er en naturlig konsekvens av at barnevernet har flyttet vekk fra rådhuset i Agdenes. Vi tror likevel at mye ligger til rette for at samarbeidet kan ta seg opp igjen, om man bare får skapt nye relasjoner og etablert nye rutiner. Det er bare én barnehage som per i dag har etablert tverrfaglig team. Den barnehagen er til gjengjeld veldig fornøyd med hvordan team-samarbeidet fungerer. Side 14
Den andre barnehagen og skolene har av ulike grunner ikke prioritert å opprette teamsamarbeid. Vårt inntrykk er at dette først og fremst skyldes forhold hos skolene og barnehagen, ikke barneverntjenesten. Rådmannen i Agdenes har det øverste administrative ansvaret for barnevernloven i Agdenes kommune. I dette ligger også et ansvar for å legge tilrette for at barnevernet kan samarbeide med andre både i det forebyggende arbeidet og i konkrete saker. Hvis avstanden mellom barnevern og andre oppleves for stor, kan det medføre at barnevernet ikke får beskjed om saker så tidlig som de kunne ha gjort med tettere samarbeid. Det er derfor av stor betydning at alle jobber for å etablere et godt og tett samarbeid mellom barnevernstjenesten og de ansatte i Agdenes kommune. Delproblemstilling 3: Overholder barneverntjenesten tidsfrister i barnevernloven? Statistikk og intervju tyder på at barneverntjenesten prioriterer å holde fristene, at de har gode rutiner for å sikre dette, og at de holder fristene i de aller fleste tilfeller. Revisors anbefalinger: Revisor anbefaler rådmannen i Agdenes å jobbe aktivt for at alle aktuelle ansatte i kommunen skal ha et godt og aktivt samarbeid med den felles barneverntjenesten. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Kompetanse, samarbeid og frister i barnevernstjenesten for å gi nyttig informasjon. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret med forslag om at revisjonens anbefaling følges opp av rådmannen. Side 15
AGDENES KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 19/2010 Forslag til møteplan 2. halvår 2010 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 07.06.2010 19/2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2. halvår 2010: August September Oktober November Desember Kommunestyret 8. 13. 10. 15. Formannskapet 25. 22. 27. 10. 17. 24. 8. Kontrollutvalget 27. 29. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSFREMSTILLING: I budsjettet for 2010 har kontrollutvalget budsjettert med å gjennomføre 5 møter i 2010, og det er naturlig å avvikle 3 på våren og 2 på høsten. Med bakgrunn i forventninger om saker så langt så kan følgende møteplan antydes for 2. halvår 2010: August September Oktober November Desember Kommunestyret 8. 13. 10. 15. Formannskapet 25. 22. 27. 10. 17. 24. 8. Kontrollutvalget 27. 29. Side 16
27. september 2010 Viktige saker i september er oppfølging av den finansielle revisjonen, og det må utarbeides budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten for 2011 som legges frem for endelig vedtak i kommunestyret i forbindelse med budsjettbehandlingen for 2011. 29. november 2010 Kontrollutvalget må ta en gjennomgang av vedtatt plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011 og se om prosjektene som er satt opp som fokusområder fortsatt er aktuelle eller om det har dukket opp forhold som gjør at man må omprioritere. Sekretariatet foreslår å legge kontrollutvalgets siste møte til 29. november. Tidspunktet er valgt ut fra at de fleste oppgaver for 2010 da må være ferdigstilt, samtidig kan behandling av saker 29. november være tidsnok til å kunne få saker fremmet for kommunestyrets siste møte før jul, som er satt opp til 15. desember. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 5 møter i 2010. Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. Side 17
AGDENES KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 20/2010 Tilsynsrapport - Orientering til kontrollutvalget Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 07.06.2010 20/2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar saken til orientering. VEDLEGG 1. Rapport fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag etter landsomfattende tilsyn 2009 kommunale sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger ved Agdenes kommune, datert 16.09.2009. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Sosial- og helseavdelingen hos Fylkesmannen i Sør-Trøndelag gjennomførte et tilsyn med kommunale sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger i Agdenes kommune. Tidsrommet for tilsynet var 12. mai til 16. september 2009, og rapporten fra tilsynet følger vedlagt. Formålet med tilsynet var som følger: Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlige sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger. Tilsynet skal undersøke om kommunen sikrer at barne- og avlastningsboligene ivaretar barnets grunnleggende behov, herunder Samvær, aktiviteter og meningsfullt dagligliv Spesielle ernæringsbehov Tilpassede pleie- og omsorgstjenester Forsvarlig legemiddelhåndtering Fysisk tilrettelegging Side 18
En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring Fylkesmannen avdekket følgende under tilsynet: Avvik 1: Kommunen har ikke et internkontrollsystem med skriftlige prosedyrer for avlastningstjenesten Avvik 2: Kommunen har ikke sikret forsvarlig legemiddelhåndtering i virksomheten. Merknad 1 Kommunen kan forbedre den fysiske utformingen av avlastningsenheten. Fylkesmannens funn fremgår av rapportens pkt. 5 Rådmannen vil orientere kontrollutvalget om kommunens tilbakemelding på lukking av avvik og om Fylkesmannen anser tilsynet for avsluttet. Kontrollutvalgets sekretariat viser til den vedlagte tilsynsrapporten for utfyllende informasjon om tilsynet. Vi anser rapporten for å være en nyttig veiledning overfor kommunen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår rapporten og legger den til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Agdenes kommune. Side 19
Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Rapport fra landsomfattende tilsyn 2009 kommunale sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger Ved Agdenes kommune Virksomhetens adresse: 7316 Lensvik Tidsrom for tilsynet: 12.05.09 16.09.09 Kontaktperson i virksomheten: Bjørn Atle Ebbesen Sammendrag Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlige sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger. Tilsynet skal undersøke om kommunen sikrer at barne- og avlastningsboligene ivaretar barnets grunnleggende behov, herunder Samvær, aktiviteter og meningsfullt dagligliv Spesielle ernæringsbehov Tilpassede pleie- og omsorgstjenester Forsvarlig legemiddelhåndtering Fysisk tilrettelegging Avvik 1: Kommunen har ikke et internkontrollsystem med skriftlige prosedyrer for avlastningstjenesten Avvik 2 Kommunen har ikke sikret forsvarlig legemiddelhåndtering i virksomheten. Merknad 1 Kommunen kan forbedre den fysiske utformingen av avlastningsenheten. Dato: 16.09.09 Liv Murberg revisjonsleder Inger Williams revisor Side 20
Innhold Sammendrag 20 1. Innledning... 22 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold... 22 3. Gjennomføring... 23 4. Hva tilsynet omfattet... 23 5. Funn 23 6. Regelverk... 24 7. Dokumentunderlag... 25 8. Deltakere ved tilsynet... 25 Side 21
1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Agdenes kommune i perioden 12.05.09 11.09.09. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester 2-6. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Agdenes er en kystkommune med ca 1800 innbyggere ytterst i Trondheimsfjorden. Kommunen har dessuten ca 800 fritidseiendommer. Kommunen har spredt bosetting selv om boligbyggingen de siste ti årene i hovedsak har foregått i kommunesenteret i Lensvik og i boligfeltene i Selva og Mølnbukt. Kommunens ledelse består av rådmann og to kommuneledere og to avdelinger, Oppvekst og levekår og Næring og drift. Kommunen har under utarbeidelse en mer utfyllende kartlegging av sine ansattes kompetanse, realkompetanse og fremtidig kompetansebehov. Kommunen har en informasjonsavis, Agdenesposten, som går til alle husstander 5-6 ganger i året. Denne inneholder bl.a. en del informasjon fra kommunens administrasjon til sine innbyggere. Kommunes hjemmeside gir informasjon om hvilke tjenester som tilbys i de ulike sektorer. Hjemmesiden er under revidering for å være raskere og enklere å finne frem i. Det vil også gi mulighet til å kontakte saksbehandlere og få svar, elektronisk. I og med at kommunen er relativt liten og svært oversiktlig, er veien til informasjon mange, både formelle og uformelle. Pleie og omsorg har relativt god oversikt over de som har, eller kan ha et hjelpebehov og har lav terskel for å ta kontakt og yte tjenester. Side 22
3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt 12.05.09. Åpningsmøte ble avholdt 01.09.09. Intervjuer Syv personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Det ble gjennomført befaring ved Blekkan avlastningsbolig. Sluttmøte ble avholdt 02.09.09. 4. Hva tilsynet omfattet Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlige sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger. Tilsynet skal undersøke om kommunen sikrer at barne- og avlastningsboligene ivaretar barnets grunnlaggende behov, herunder Samvær, aktiviteter og meningsfullt dagligliv Spesielle ernæringsbehov Tilpassede pleie- og omsorgstjenester Forsvarlig legemiddelhåndtering Fysisk tilrettelegging 5. Funn Avvik 1: Kommunen har ikke et internkontrollsystem med skriftlige prosedyrer for avlastningstjenesten Myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester 2-1 tredje ledd Internkontrollforskriften 4 andre ledd Kvalitetsforskriften 3 Avviket er basert på følgende observasjoner: Kommunen har gitt lite føringer på hvordan avlastningstjenesten skal være og det finnes for eksempel ikke generelle prosedyrer for hvordan barna skal få dekke sosiale behov og behov for pleie, omsorg og behandling jf kvalitetsforskriften. Det som foreligger av skriftelige rutiner, er ofte udaterte og ikke underskrevet av ansvarlig. Ikke system for evaluering. Det foreligger prosedyre bare i forbindelse med barns sykdom. Det er ikke gjennomført risikovurdering av hvor det kan oppstå svikt i virksomheten. Side 23
Avviksmelding blir kun brukt på avvik innen legemiddelhåndtering. Det bruker ikke kartleggingsskjema for å kartlegge barnets behov Det mangler brukermappe med all nødvendig informasjon om barnet, herunder en samlet oversikt over barnets sosiale behov og behov for helsehjelp. Det foreligger ikke prosedyrer for hvordan barna skal få dekket sosiale behov utover ønsker fra foreldre/foresatte. Det foreligger ikke prosedyrer for å tilrettelegge spesielle behov for ernæring. Individuell plan brukes ikke i avlastningstjenesten. Innholdet i individuell plan er lite kjent blant personalet og er i liten grad styrende for utøvelse av tjenesten. Mangler rutiner for systematisk tilbakemelding til personalet om råd fra habiliteringstjenesten og hvilke konsekvenser slike råd får for tjenesteutøvelsen. Det gis informasjon på avdelingsmøtet. Møtet er ikke lagt inn i turnus. Det skrives referat som settes i perm, men det er ikke kvitteringssystem. Sikrer ikke at informasjonen er kommet til alle. Ikke alle har tilgang til kommunens journalsystem i Gerica. Avvik 2: Kommunen har ikke sikret forsvarlig legemiddelhåndtering i virksomheten. Myndighetskrav: Legemiddelforskriften 4 og 7. Avviket er basert på følgende observasjoner: Kommunen har prosedyre for ordinasjon av legemidler av 20.02.06. Det er ikke utarbeidet oppdaterte skriftlige prosedyrer etter den nye legemiddelforskriften som trådte i kraft 1. mai 2008. Det fremgår ikke skriftlig hvem som er utpekt som virksomhetsleder med ansvar for legemiddelhåndtering og hvem som er utpekt som faglig rådgiver med legemiddelkompetanse. Alle ansatte har gjennomført kurs i legemiddelhåndtering. Ett av barna får eventuellmedisin i form av Duphalac og Paracet, men det mangler egne rutiner for forskrivning og bruk av disse medisner. Merknad: Kommunen kan forbedre den fysiske utformingen av avlastningsenheten. Boliger er ikke planlagt og bygget som avlastningsenhet for barn. Leiligheten har et lite hjemlig preg. 6. Regelverk Lov om sosiale tjenester 4-2 b og d jf 4-3 og 7-12 Lov om kommunehelsetjeneste 1-3, 1-3a og 2-1 Forskrift til sosialtjenesteloven 7-2 b Forskrift om legemiddelhåndtering Forskrift om internkontroll Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten Side 24
7. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Kommunens organisering Delegasjonsreglement Kommuneplan/handlingsprogram Årsmelding 2008 Kompetanseplan Informasjonsmateriell Kommunens plan for avlastnings/barnebolig herunder organisering av helsehjelp i boligen Ansatteoversikt Inntaks- og utskrivningsprosedyre Prosedyrer for utarbeidelse av individuell plan Prosedyre for legemiddelhåndtering Oversikt over tjenestemottakere i avlastnings/barnebolig Rutiner for å vurdere behov for helsehjelp mens barnet er på avlastning/i bolig Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: Pleie- og omsorgsplan 2009-2015 av 20.05.09 Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Brev av 04.08.09 med oversendelse av program for tilsynet Diverse e-post om praktisk tilrettelegging av tilsynet 8. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Line Wigdahl Ass. rådmann Oppvekst og X X X Ranstein levekår Bjørn Atle. Ebbesen Pleie- og omsorgsleder X X X Anita Aune Blekkan X X Anna Rigmor Vigrestad Blekkan/Dagsenter X X X Jan Reidar Landrø Faglig leder X X X Geir Åge Moe Leder dagsenter X Linda Selnes Blekkan/dagsenter X X X Eli Selbæk Alvestad Blekkan/dagsenter X X X Roger Fløan Blekkan/dagsenter X Side 25
Fra tilsynsmyndighetene deltok: Revisjonsleder/seniorrådgiver Liv Murberg Seniorrådgiver Åsmund Edvardsen Assisterende fylkeslege Inger Williams Side 26
AGDENES KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 21/2010 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget 07.06.2010 21/2010 Saksbeh: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033 Arkivsaknr: KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til vedtak SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING: Ingen. Side 27