FIKS Brukermanual klubbklienten V1.3 Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no
Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 5 2 Menystruktur... 6 3 Pålogging... 7 3.1 Logg inn... 7 3.2 Glemt brukernavn eller passord?... 8 4 Sesonger i FIKS... 11 5 Klubb egenskaper styrt fra krets... 12 5.1 Kretsegenskaper... 12 5.2 Turneringsegenskaper... 12 6 Startsiden utestående arbeid... 13 6.1 Meldinger... 13 6.2 Lag... 13 6.3 Resultat... 14 6.4 Kampforandringer... 14 6.5 Manglende dommerrapporter... 14 7 Brukeradministrasjon... 15 7.1 Brukerprofiler i klubb...16 7.2 Opprette ny brukerkonto... 18 7.3 Bytt passord... 20 8 Administrere klubbopplysninger... 24 9 Administrere klubbens lag... 25 9.1 Oversikt over klubbens lag... 25 9.2 Oppdatere laginformasjon... 26 9.3 Opprette nytt lag... 28 Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 2
9.4 Slett lag... 29 9.5 Navnestandard... 29 10 Administrere klubbens anlegg... 32 10.1 Oversikt over klubbens anlegg... 32 10.2 Legg til anlegg... 33 11 Administrere klubbpersoner... 34 11.1 Oversikt over klubbens personer m/roller... 34 11.2 Oppdatere personopplysninger... 34 11.3 Opprette rolle for en eksisterende klubbperson... 35 11.4 Opprette klubbrolle for en ny klubbperson... 38 11.5 Avslutte klubb- eller lagrolle... 39 11.6 Slette klubb- eller lagrolle... 40 11.7 Opprette ny person... 40 12 Administrere klubbens spillere... 43 12.1 Spilleroversikt... 43 12.2 Spillerregistrering... 44 12.3 Spilleradministrasjon (avtaler/forsikring)... 47 13 Lagpåmelding... 51 13.1 Påmelding direkte via klubbklienten... 52 13.2 Godkjenning av Foreslått påmelding... 56 14 Kampadministrasjon... 58 14.1 Oversikt over klubbens kamper... 58 15 Support... 59 Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 3
Endringslogg Dato Beskrivelse Hvem? 09.11.09 Opprettet dokument Bjørn Knudsen 15.01.10 Release versjon 1.0 releaset til klubb Bjørn Knudsen 19.01.10 V1,1 oppdatert rettigheter ift påmelding Bjørn Knudsen 13.12.10 V1,2 oppdatert spillerregistrering, lagt til seksjon for navnestandard på lag, oppdatert Spilleradministrasjon og oppdatert Lagspåmelding Bjørn Knudsen 19.01.11 V1,3 modifisert Lagspåmelding Bjørn Knudsen Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 4
1 Innledning FIKS står for Fotballens Informasjon og Kommunikasjons System og eies av Norges Fotballforbund (NFF). Systemet holder oversikt over og administrerer all fotballaktivitet underlagt NFF. FIKS håndterer flere forskjellig brukergrupper: 1. Ansatte og frivillige i klubb administrere sin klubb 2. Krets og forbundsansatte administrere sin krets (forbund) 3. Resultatrapportører Innrapportere kampresultater 4. Dommere administrere sin dommerhverdag 5. Lagledere utføre lagpåmelding 6. Alle Publisering av spillertropper Hver av disse brukergruppene har en egen webklient som tilbyr funksjonalitet tilpasset brukergruppen. Dette dokumentet beskriver en av disse webklientene, klubbklienten, og viser i detalj alle menyene og hva disse brukes til. Målgruppe for dokumentet er Klubbbrukere FIKS er kompatibel med Windows Internet Explorer (tom. versjon 8). Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 5
2 Menystruktur FIKS Klubbklienten er delt inn i flere menypaneler: 1 2 6 3 5 4 7 1. Toppmeny linker til viktige komponenter - vises alltid 2. Hovedfaner - Arkiv/Klubb vises alltid 3. Underfaner vises iht valgt hovedfane 4. Turneringsdeltagelse Shortcut til turneringsinfo - kan skjules 5. Informasjon viser info iht valgte faner/linker 6. Hjelp Gir hjelp om den siden som vises 7. Tekst som står skrevet i oransje farge er linker som man kan klikke på 8 9 8. Lagreknapp lagrer oppdatert informasjon i databasen 9. Tilbakestill setter all data som har blitt endret tilbake til hva det var ved siste lagring Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 6
3 Pålogging FIKS har en hovedmeny som vises på www.fiks.fotball.no hvor man velger hvilken webklient som skal startes: For å starte Klubbklienten så klikker man på linken Klubb ( Klubb Logg inn skjermbildet vises). 3.1 Logg inn Klubbklienten krever en passordbeskyttet brukerkonto og hver klubb har en Klubbadministrator som kan opprette brukerkontoer for aktuelle kandidater (ref 7.2) Hvis man har fått tildelt en brukerkonto og valgt Klubb fra hovedmenyen så kan man gjøre en Logg in via Klubb Logg inn menyen. Angi brukernavn/passord og klikk på Logg in Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 7
3.2 Glemt brukernavn eller passord? Hvis man har en klubbklientbrukerkonto, men har glemt brukernavn eller passord så kan man få tilsendt denne informasjonen automatisk i mail. Systemet vil benytte mailadressen som er koblet opp mot brukerkontoen i FIKS. Gå til skjermbildet Klubb Logg inn og klikk på linken Har du glemt passordet ditt? 3.2.1 Glemt brukernavn Angi E-postadressen som er koblet opp mot din brukerkonto og klikk på Send brukernavn. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 8
Brukeren vil motta en mail med alle brukernavn som er koblet opp mot denne mailadressen. Eks. 3.2.2 Glemt Passord Angi Brukernavn klikk på Send engangspassord. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 9
Brukeren vil motta en mail med ett nytt passord. Brukeren vil bli bedt om å endre passordet ved pålogging. Eks. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 10
4 Sesonger i FIKS FIKS benytter begrepet sesong. Dvs. at man må velge en sesong som systemet vil benytte som ett av flere søkekriterier når data skal hentes til de mange visningene. Eks. Arkiv->Startside->Lag viser alle lagpåmeldinger ift. valgt sesong. Sesongene blir opprettet av forbundet og reflekterer fotballsesongene i Norge. Man velger sesong enten via topplinken sesong eller via Arkiv->Bytt sesong. Eks. på sesonger: Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 11
5 Klubb egenskaper styrt fra krets Kretsen har mulighet til å styre en del egenskaper som påvirker hvilken funksjonalitet som er tilgjengelig for klubbene i sin krets. Dette gjøres av kretsene via Kretsklienten og egenskapene er listet nedenfor. 5.1 Kretsegenskaper 5.2 Turneringsegenskaper 5.2.1 Lagspåmelding 5.2.2 Resultat Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 12
6 Startsiden utestående arbeid FIKS Klubbklienten har en startside med flere undersider. For å vise disse så klikker man på hovedfanen Arkiv og underfanen Startside. 6.1 Meldinger Her vises meldinger som kretsen legger ut via Kretsklienten til klubbene. Meldingene administreres fra Kretsklienten og klubbene kan kun lese meldingene via Klubbklienten. 6.2 Lag Her vises alle klubbens lag som har blitt påmeldt til en turnering innenfor valgt sesong (eks. viser Fotballsesongen 2009 ). Lagene kan ha forskjellig status iht. om påmeldingen er godkjent eller ikke (ref. 13). Man kan klikke seg videre inn på lagene, turneringene og kontaktpersonene. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 13
6.3 Resultat Her listes alle kamper som har blitt spilt men som mangler kampresultat. Kampen forsvinner fra listen når resultatet er registrert. 6.4 Kampforandringer Her vises en oversikt over kommende kamper der spilletid eller anlegg er blitt endret siste uke. 6.5 Manglende dommerrapporter Her vises en oversikt over kamper hvor klubbens lag er hjemmelag og et sluttresultat er rapportert, men kampen er ennå ikke godkjent av kretsen. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 14
7 Brukeradministrasjon En brukerkonto i FIKS er koblet opp mot KUN en person og må derfor anses som personlig. Dvs. at klubber ikke skal ha en felles brukerkonto, men tildele egen brukerkonto til hver enkelt som skal ha tilgang. Dette gjøres for å ha en god oversikt over systemets brukere og for å kunne gi brukerne mulighet til å kommunisere via systemet (mail/sms etc.) Det er lagt opp til en desentralisert brukeradministrasjon i FIKS. Dvs. NFF sentralt bestemmer hvilke kretser som skal ha tilgang Kretsene bestemmer hvilke av sine klubber som skal ha tilgang. Når en krets har gitt en klubb tilgang til FIKS, ved å opprette en brukerkonto av typen Klubbadministrator, så er det opp til klubben selv å bestemme hvem flere som skal ha tilgang i sin klubb. Det er kun brukerkontoer av typen Klubbadministrator som kan opprette nye brukerkontoer i klubben. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 15
7.1 Brukerprofiler i klubb Klubbene har fire forskjellig brukerprofiler å velge mellom når man oppretter brukerkontoer. Hvilken profil som skal velges avhenger av hvilken rolle personen har i klubben (varierende rettigheter) 7.1.1 Klubbadministrator (Superbruker klubb) Denne bør kun tildeles de i klubben som er med å administrere klubben (sportslig/merkantilt). Har maks rettigheter ift. sin klubb. Tilgang: Brukeradministrasjon Administrere klubbopplysninger Administrere klubbens lag Administrere klubbens anlegg Administrere klubbroller Administrere klubbens spillere Lagpåmelding Godkjenning lagpåmelding Kampadministrasjon Resultatrapportering Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 16
7.1.2 Klubbruker Dette vil være den mest vanlige profiltypen som tildeles de som er involvert i treneroppdrag, lagledelse, oppmannsroller etc. Har begrenset rettigheter ift. sin klubb Tilgang: Administrere klubbens lag Administrere klubbroller Lagpåmelding Kampadministrasjon Resultatrapportering 7.1.3 Resultatrapportør klubb Denne skal tildeles personer som kun skal være involvert i å utføre resultatrapportering for sin klubb. Har begrenset rettigheter. Tilgang: Resultatrapportering 7.1.4 Kampansvarlig Har samme rettigheter som klubbruker men har i tillegg rettigheter til å registrere elektronisk kamprapport. Denne brukerprofilen skal kun benyttes av de klubbene som deltar i Tippeligaen, Adeccoligaen eller Toppserien for 2010 sesongen. Disse klubbene vil derfor måtte ha noen dedikerte personer som får tildelt Kampadministratorrollen. Tilgang: Administrere klubbens lag Administrere klubbroller Kampadministrasjon Resultatrapportering Elektronisk kamprapport Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 17
7.2 Opprette ny brukerkonto Det er kun brukerkontoer av typen klubbadministrator som kan opprette nye brukerkontoer for sin klubb. Klubbenes første brukerkonto må opprettes av klubbens krets (førstegangs tilgang). Når en klubb skal opprette en ny brukerkonto så må man ta stilling til hvilken brukerprofil personen skal få tildelt (ref. 7.1) og man må vite personens navn og fødselsdato. 1. Klikk på Arkiv og så på Bruker. Systemet viser en oversikt over klubbens brukerkontoer 2. Klikk på Ny bruker. Systemet viser registreringsbildet for ny bruker. 3. Klikk på Kikkert. Systemet viser søkebildet for personer som allerede er registrert i FIKS. Her skal man søke opp personen som man oppretter en brukerkonto for. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 18
4. Hvis man finner personen i listen, navn og fødselsdato/idrettsnummer stemmer, så velger man personen ved å klikke på navnet. 5. Hvis man IKKE finner personen i listen så må man klikke på Ny person for å opprette personen i FIKS-databasen (ref. 11.7) 6. Når man enten har valgt person eller opprettet en ny person så går kommer man tilbake til registreringsbildet for ny bruker hvor systemet har tildelt et Brukernavn. Det er mulig å endre dette hvis ønskelig, men anbefaler at brukenavnet gjenspeiler personens navn. 7. Velg Brukertype. Typen Klubbruker kommer opp automatisk, men man kan endre dette ved å klikke på selve brukertype feltet (ref. 7.1 for definisjon brukertyper). Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 19
8. Huk av for Må bytte passord. Tvinger bruker å endre passord ved førstegangs pålogging. 9. Skriv inn et førstegangs Passord og Bekreft nytt passord. Passordet må inneholde minst seks tegn. Følgende tegn er tillatt: abcdefghijklmnopqrstuvwxyzabcdefghijklmnopqrstuvwxyz0123456789!#.- 10. Klikk Lagre for å opprette brukerkontoen. Systemet oppretter brukeren og viser detaljer for den nye brukerkontoen. 11. Sjekk at bruker er opprettet ved å klikke på Arkiv og så på Bruker. Systemet viser en oversikt over klubbens brukerkontoer inkludert den nye brukerkontoen. 7.3 Bytt passord Alle brukere kan endre sitt eget passord, men kun brukere av typen Klubbadministrator kan endre passordet til andre brukere. 7.3.1 Endre sitt eget passord En bruker må være pålogget for å kunne endre sitt eget passord. 1. Klikk så på Arkiv og så på Bytt passord Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 20
2. Oppgi ditt eget passord som er ditt nåværende passord 3. Angi Nytt passord for valgt bruker som da er ditt NYE passord. Passordet må inneholde minst seks tegn. Følgende tegn er tillatt: abcdefghijklmnopqrstuvwxyzabcdefghijklmnopqrstuvwxyz0123456789!#.- 4. Bekreft nytt passord. Dvs gjenta det NYE passordet 5. Klikk på Lagre for å aktivisere det nye passordet. Systemet kvitterer på passordendringen 7.3.2 Endre passord for andre brukerkontoer Man må være pålogget og ha en brukerkonto av typen Klubbadministrator for å kunne endre passord for andre brukere. 1. Klikk på Arkiv og så på Bruker. Systemet viser en oversikt over klubbens brukerkontoer Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 21
2. Klikk på brukeren du ønsker å bytte passord for 3. Klikk på Passord fanen 4. Oppgi ditt eget passord. Dvs. passordet til Klubbadministratoren som er pålogget. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 22
5. Angi Nytt passord for valgt bruker. Dvs nytt passord til brukeren du endrer passord for. Passordet må inneholde minst seks tegn. Følgende tegn er tillatt: abcdefghijklmnopqrstuvwxyzabcdefghijklmnopqrstuvwxyz0123456789!#.- 6. Bekreft nytt passord. Dvs gjenta det NYE passordet 7. Huk av for Må bytte passord slik at brukeren må endre passordet ved neste pålogging. 8. Klikk på Lagre for å aktivisere det nye passordet. Systemet kvitterer på passordendringen Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 23
8 Administrere klubbopplysninger Alle brukerkontoer kan se klubbopplysninger, men det er kun brukerkontoer av typen Klubbadministrator som kan oppdatere opplysningene for sin klubb. 1. Klikk på Klubb og så på Opplysninger. Systemet viser registreringsbildet for å klubbopplysninger med innhold. 2. Øverste delen av registreringsbildet inneholder data som kun kan endres av Krets og nedre del inneholder data som kan oppdateres av Klubbadministrator. 3. Gjør endringer på de feltene som skal oppdateres 4. Klikk Lagre for å lagre endringene til databasen. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 24
9 Administrere klubbens lag Alle brukerkontoer kan se informasjon om klubbens lag, men det er kun brukerkontoer av typen Klubbadministrator, Klubbruker og Kampadministrator som kan administrere lagopplysninger. 9.1 Oversikt over klubbens lag 1. Klikk på Klubb og så på Lag. Systemet viser en oversikt over alle klubbens lag som ikke er blitt merket som Inaktiv. Man kan velge og også vise Inaktive lag og man kan filtrere oversikten iht. Kjønn og Alderskategori. 2. Oversikten viser lagets navn, kjønn, alderskategori og hvilke turneringskategorier laget har vært påmeldt tidligere sesonger (uthevet skrift betyr påmeldinger inneværende sesong). 3. Klikk på et lags navn for å se detaljer om et spesifikt lag Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 25
9.2 Oppdatere laginformasjon 1. Klikk på Opplysninger for å administrere lagets opplysninger 2. Klikk på Turneringer for å administrere hvilke turneringer laget skal delta i (lagpåmelding ref. 13). Her vises en oversikt over alle turneringskategoriene som laget er påmeldt inneværende sesong. Klikk på Dato kolonnen for å se detaljer om påmeldingen. 3. Klikk på Kamper for å se en oversikt over kamper i turneringene som laget er påmeldt i. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 26
4. Klikk på Personer for å administrere personroller for laget. Her kan man klikke på Legg til person hvis man skal opprette en ny lagrolle. 5. Klikk på Anlegg for å administrere baner som laget benytter. 6. Klikk på Tropp for å administrere lagets spillertropp. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 27
9.3 Opprette nytt lag Hvis klubben ønsker å opprette et nytt lag innunder sin klubb så kan det gjøres på følgende måte. 1. Finn frem oversikten over klubbens lag (ref. 9.1 / 11.1) 2. Klikk på Nytt lag 3. Systemet spør etter lagets Opplysninger. 4. Angi Lag navn, Alderskategori og Kjønn. Klikk på Lagre for opprette det nye laget. 5. Systemet viser laginformasjon (ref. 9.2) Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 28
9.4 Slett lag Kun brukere av typen Klubbadministrator kan slette et lag og det kan IKKE være engasjert i en turnering. 1. Finn frem oversikten over klubbens lag (ref. 9.111.1) 2. Huk av laget som skal slettes 3. Klikk på Slett knappen 4. Systemet enten kvitterer på at slettingen gikk OK eller gir en feilmeldingen hvis laget ikke kan slettes 9.5 Navnestandard Alle klubber må tilstrebe lik navnekonvensjon på lagsnavn i FIKS. Dette er spesielt viktig for at klubbene skal kunne velge riktige lag ved lagpåmelding før sesongstart. Et lag i FIKS har flere navn: ETT hovednavn som skal identifisere laget. Dette skal bestå av klubbnavn, alder og identifikasjon innenfor alder (vises på lagsider i FIKS og fotball.no) Eksempler: Haslum G10 3, Ready G15 5, Stabæk G07 Rød, Holmen Menn Senior A NB! På grunn av noen begrensninger i FIKS anbefales det at man for sesongen 2011 benytter benevnelsen alder (G12) og ikke årgang (G98) (årgang kan benyttes men vil ha en del begrensninger). ETT turneringsnavn i hver påmeldt turnering. Dette skal kun bestå av Klubbnavn og identifikasjon innenfor alder/årskull (vises i terminlister og tabeller i FIKS og fotball.no) Eksempler: Haslum 3, Ready 5, Stabæk Rød, Holmen Klubbadministrator i hver klubb må så raskt som mulig korrigere hovednavn på sine aktive lag. Dette gjøres på følgende måte: 4. Klubbadministrator logger inn i FIKS-klubben 5. Klikk på hovedfanen Klubb og så på underfanen Lag. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 29
6. Sett Kjønn, Alderskategori og Vis også inaktive lag iht. følgende bilde og klikk på Vis. 7. Systemet viser en oversikt med hovednavn, kjønn, alderskategori og hvilke turneringskategorier laget har vært påmeldt siste to sesonger (uthevet skrift betyr påmeldinger inneværende sesong). Tips! sorter oversikten ved å klikke på overskriften Lag 8. For hvert av lagene i oversikten så skal man vurdere om det er riktig navn eller om dette må endres iht. navnestandard som spesifisert øverst på siden. Eksempelet over viser fem lag hvor kun ett lag (linje 1) IKKE er iht. standard. 9. For å rette på et lagnavn: a. Fra oversikten, se hvilken turneringskategori laget har spilt i inneværende sesong og klikk lagnavnet. b. Innunder fanen Opplysninger så endrer man navnet iht. navnestandard Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 30
og klikker på Lagre. c. Klikk på fanen Lag for å gå tilbake til oversikten. 10. Gjenta for alle lagene hvor lagnavn må endres. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 31
10 Administrere klubbens anlegg Alle brukerkontoer kan se informasjon om klubbens anlegg, men det er kun brukerkontoer av typen Klubbadministrator som kan administrere klubbens anlegg. 10.1 Oversikt over klubbens anlegg 1. Klikk på Klubb og så på Anlegg. Systemet viser en oversikt over alle klubbens anlegg med informasjon om banetype, underlag, belysning, hvilke lag som benytter anlegget og om banen er Inaktiv eller ikke 2. Klikk på et anleggs navn for å se detaljer om et spesifikt anlegg 3. Brukeren kan se anleggets Opplysninger, Baner og Reservasjoner Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 32
10.2 Legg til anlegg Her kan man koble anlegg/baner til laget som er valgt. Dette gjøres for at systemet skal vite hvilke baner dette laget benytter. 1. Klikk på Klubb og så på Anlegg. Systemet viser en oversikt over alle klubbens anlegg med informasjon og en link til Legg til anlegg 2. Klikk på linken Legg til et anlegg (kun aktiv link hvis brukeren har rettigheter til å administrere anlegg) 3. Systemet viser en dialogboks hvor man enten kan søke frem anlegget/banen man ønsker eller opprette et Nytt anlegg hvis det ikke finnes i FIKS. 4. Oper velger anlegg/bane i oversikt eller oppretter et Nytt anlegg Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 33
11 Administrere klubbpersoner Alle brukerkontoer kan se personopplysninger, men det er kun brukerkontoer av typen Klubbadministrator og Klubbruker som kan oppdatere personens opplysninger og roller. Klubben har mange personer i sin klubb som innehar forskjellige klubbroller. Klubben må selv administrere disse rollene i FIKS. 11.1 Oversikt over klubbens personer m/roller For å få en oversikt over personer som er tilknyttet klubben: 1. Klikk på Klubb og så på Personer. Systemet viser en oversikt over klubbens personer m/roller. 11.2 Oppdatere personopplysninger Hvis man ønsker å oppdatere opplysninger for en person som allerede er registrert i FIKS, med en eller flere klubbroller, så gjør man følgende: 6. Finn frem oversikten for ønsket person (ref. 11.1) 7. Klikk på navnet til personen for å se personens opplysninger, roller, kurs og utmerkelser. 8. Klikk på fanen Opplysninger 9. Pålogget bruker kan redigere personens Opplysninger og klikke på Lagre. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 34
11.3 Opprette rolle for en eksisterende klubbperson Hvis man ønsker å legge til en klubb- eller lagrolle på en person som allerede er registrert i FIKS, med en eller flere klubbroller, så gjør man følgende: 1. Finn frem oversikten for ønsket person (ref. 11.1) 2. Klikk på navnet til personen for å se personens opplysninger, roller, kurs og utmerkelser. 3. Klikk på fanen Roller 11.3.1 Ny rolle i klubben Hvis man ønsker å legge til en klubbrolle på en person som allerede er registrert i FIKS, med en eller flere klubbroller, så gjør man følgende: Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 35
1. Finn frem rolleinfo for personen som skal oppdateres (ref. 11.1) 2. Klikk på Ny rolle i klubben systemet viser en dialog boks 3. Velg Rolle ved å klikke på rollefeltet 4. Angi fradato når gjelder rollen Fra? 5. Angi tildato - når gjelder rollen Til? Blank hvis det er en pågående rolle, registrer en dato hvis tildato er kjent eller hvis man avslutter en rolle (ref. 11.4) 6. Klikk Lagre for å opprette ny rolle. Systemet viser rolleoversikt for personen (med ny rolle) 11.3.2 Ny rolle i et lag Hvis man ønsker å legge til en lagrolle på en person som allerede er registrert i FIKS, med en eller flere klubbroller, så gjør man følgende: Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 36
1. Finn frem rolleinfo for personen som skal oppdateres (ref. 11) 2. Klikk på Ny rolle i et lag systemet viser en dialog boks 3. Velg Lag som rollen skal gjelde for 4. Velg Rolle ved å klikke på rollefeltet 5. Angi fradato når gjelder rollen Fra? 6. Angi tildato - når gjelder rollen Til? Blank hvis det er en pågående rolle, registrer en dato hvis tildato er kjent eller hvis man avslutter en rolle (ref. 11.4) 7. Klikk Lagre for å opprette ny rolle. Systemet viser rolleoversikt for personen (med ny rolle) Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 37
11.4 Opprette klubbrolle for en ny klubbperson Hvis man ønsker å legge til en klubbrolle på en person som IKKE allerede har en klubb- eller lagrolle i klubben, så gjør man følgende: 1. Finn frem oversikten over klubbens personer (ref. 11.1) 2. Klikk på Legg til person med rolle i klubben 3. Systemet viser en dialogboks hvor brukeren kan søke opp personen i FIKSdatabasen. Søk opp personen i databasen ved enten å angi Fornavn og Etternavn eller Idrettsnummer 4. Hvis søket IKKE gir resultat så må man klikke på Ny person for å opprette personen i FIKS-databasen (ref. 11.7). Systemet vil da vise en dialogboks hvor brukeren blir bedt om å registrere person- og rolleopplysninger (ref. 11.7) 5. Hvis søket derimot gir resultat, som i eksempelet over, så klikker man på personen som skal få tildelt en rolle. Systemet viser en ny dialogboks for Rolle. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 38
6. Angi fradato når gjelder rollen Fra? 7. Angi tildato - når gjelder rollen Til? Blank hvis det er en pågående rolle, registrer en dato hvis tildato er kjent eller hvis man avslutter en rolle (ref. 11.4) 8. Klikk Lagre for å opprette ny rolle. Systemet viser rolleoversikt for personen (med ny rolle) 9. Systemet går tilbake til oversikten for klubbroller (ref. 11.1) 11.5 Avslutte klubb- eller lagrolle Når en person går ut av en klubb- eller lagrolle så skal denne IKKE slettes, men man skal oppdatere rollen med en tildato. 1. Finn frem rolleinfo for personen som skal oppdateres (ref. 11) 2. Klikk på rollen som skal avsluttes 3. Oppdater Tildato og klikk på Lagre. Systemet går tilbake til rolleoversikten og viser Tildato for avsluttet rolle. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 39
11.6 Slette klubb- eller lagrolle Roller skal kun slettes hvis det har forekommet en feilregistrering. Dvs. roller skal IKKE slettes når en person trer ut av en rolle. Hvis feilregistrering så: 1. Finn frem rolleinfo for personen som skal oppdateres (ref. 11.1) 2. Huk av rollen eller rollene som skal slettes 3. Klikk på Slett klubbrolle eller Slett lagrolle (avhengig av hvilken type rolle som skal slettes). Brukeren blir varslet om at roller bør avsluttes og ikke slettes og må bekrefte slettingen. 11.7 Opprette ny person Det er flere veier som leder til skjermbildet Ny person. Eks. Klubb->Personer->Legg til person med rolle i klubben->ny person 1. Opprette ny person - registrer inn persondata, huk av for Godkjenne registreringen og klikk Lagre Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 40
2. Dublettkontroll Systemet sjekker om personen du er i ferd med å opprette i systemet allerede finnes i systemet. Hvis systemet finner mulige kandidater så vises en oversikt over disse. Brukeren må enten velge Opprett ny person hvis man ikke finner sin kandidat i oversikten eller Bruk eksisterende person hvis man finner riktig kandidat. 3. Når man enten har opprettet ny person eller valgt en eksisterende person så må man velge en Rolle for personen. Her vil man bli presentert med forskjellig sett med roller avhengig av om man er i ferd med å opprette en person med klubbeller Lagrolle. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 41
4. Klikk Lagre for å lagre personopplysninger i databasen Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 42
12 Administrere klubbens spillere Lisensregistrering ble 1. mars 2010 flyttet fra Verktøykassen i Klubben Online (KO) til Fotballens Informasjon og Kommunikasjonssystem (FIKS). Hva betyr dette systemmessig? Linken "Lisensregistrering" i Verktøykassen i Klubben Online har byttet navn til "Lisens for NFF" og viser vei til FIKS (NB! man trenger ikke lenger å gå via KO for å utføre spillerregistrering - utføres direkte i FIKS) KO, NAIS, SA og FIKS er alle koblet sammen slik at organisasjons-, person- og funksjonsdata blir synkronisert mellom disse. Dvs. at en person som blir registrert som "Medlem" i KO/SA/NAIS kan søkes opp i FIKS ved Spillerregistrering. Lisens blir i FIKS referert til som Forsikring Hvem kan utføre Spillerregistrering i FIKS? Man må ha en FIKS-brukerkonto av typen Klubbadministrator. Dette tildeles av kretsen eller en annen Klubbadministrator i din klubb. Hvor kan jeg finne dokumentasjon? http://ekstranett.fotball.no/fiks/manualer/klubbklienten/ http://www.fotball.no/nff/fotballforsikring 12.1 Spilleroversikt 1. Klikk på Klubb, Spiller og Spiller for å få en oversikt over klubbens spillere samt en link til spillerregistreringen Registrer ny spiller. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 43
12.2 Spillerregistrering 1. Klikk på Registrer ny spiller. Du ser nå hovedskjermbildet for Spillerregistrering med mulighet til å registrere en spiller eller flere spillere fortløpende. 2. Klikk på kikkert for å angi personen som skal registreres som spiller. 3. Søk opp personen ved å angi kombinasjoner av Fornavn, Etternavn og Idrettsnummer og klikk på Søk. Tips! Huk av for Søk også i navn som staves på lignende måte hvis man er usikker på personens navn. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 44
4. Systemet viser en liste over personer i FIKS som tilsvarer søkekriteriene. 5. Man velger person ved å klikke på navnet. 6. Hvis systemet IKKE finner noen som passer til søkekriteriene så må man opprette personen i FIKS ved å klikke på linken Ny Person NB! Det er først innunder Ny Person man evt. vil finne en person som allerede finnes i NAIS/SA og som IKKE allerede er en fotballperson (Eks. person som er ny opprettet i Medlemsarkiv i Verktøykassen i KO) 7. Systemet henter personen inn i registreringsbildet: Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 45
8. Brukeren må angi Forsikringstype fra drop down. Det er to typer: a. Lagsforsikring (klubben faktureres) b. Individuell forsikring (spilleren faktureres) NB! Man angir ikke hvilken type individuell forsikring spilleren skal ha. Dette settes i etterkant basert på hvilket beløp spilleren velger å betale inn. Se http://www.fotball.no/nff/fotballforsikring/ for forsikringstypeinformasjon) 3. Brukeren må velge Forsikringsperiode fra drop down : 4. Brukeren må angi Spillerstatus (trenger ikke å angi Spilleklar dato ): 5. Hvis spilleren skal ha Individuell forsikring så må det sendes et forsikringskrav til spilleren. Klubben må via en Brevmodul opprette og sende et forsikringskrav til Spilleren. 3. Lagre den nye spilleren enten ved å Lagre og vis spillerliste eller Lagre og registrer ny spiller. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 46
4. Spilleren blir definert som Aktiv hvis han/hun har en forsikring for inneværende forsikringsperiode. Listes som Inaktiv eller. 12.3 Spilleradministrasjon (avtaler/forsikring) Hvis man klikker seg inn på en spiller via spilleroversikten så får man tilgang til spillerens Opplysninger, Avtaler og Forsikringer. 12.3.1 Spilleropplysninger 12.3.2 Spilleravtaler Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 47
12.3.3 Forsikringer Alle spillere i klubben som er med på trening og/eller kamp MÅ ha en aktiv forsikring i FIKS. Hva betyr en Aktiv spiller? En spiller som har en forsikring for inneværende forsikringsperiode er en Aktiv spiller. En spiller som IKKE har en forsikring for inneværende forsikringsperiode er Inaktiv. Hva skjer ved oppstart av en ny forsikringsperiode (år)? Alle spillere med status Aktiv blir overført til ny periode ved at systemet oppretter en forsikring av typen Lagsforsikring. Hvis spiller senere ønsker en Individuell forsikring så må denne opprettes manuelt (Lagsforsikringen blir da avsluttet). Hvordan kan jeg aktivere en Inaktiv spiller? 1. Klikk på spiller man ønsker å aktivere og klikk på fanen Forsikringer. 2. Klikk på Ny forsikring Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 48
3. Brukeren må velge Forsikringsperiode fra drop down 4. Det er mulig å angi Startdato og Sluttdato for forsikringen. Hvis man ikke registrerer noe fyller systemet inn disse datoene slik at de samsvarer med forsikringsperioden. 5. Brukeren må angi Forsikringstype fra drop down NB! Man angir ikke hvilken type individuell forsikring spilleren skal ha. Dette settes i etterkant basert på hvilket beløp spilleren velger å betale inn. Se http://www.fotball.no/nff/fotballforsikring/ for forsikringstypeinformasjon) 6. Hvis spilleren skal ha Individuell forsikring så må det sendes et forsikringskrav til spilleren. Brukeren må via en brevmodul opprette og sende et forsikringskrav til Spilleren. 7. Bekreft registrering og Lagre den nye forsikringen 8. Spilleren har nå en Pågående forsikring og er dermed pr. definisjon en Aktiv spiller. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 49
Hvordan kan jeg inaktivere en Aktiv spiller? 1. Finn frem oversikten over din klubbs Aktive spillere 2. Huk av spillerne du ønsker å innaktivere 3. Klikk på Inaktiver spiller og bekreft inaktivering. 4. Systemet fyller inn dagens dato som sluttdato for pågående forsikring. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 50
13 Lagpåmelding Lagpåmelding utføres via klubbklienten (Klubb). Kretsene bestemmer om og når en bestemt turneringskategori er åpen for påmelding via nettet. Kretsene oppretter Turneringskategorier og legger disse åpne for lagpåmelding fra klubbene. Etter at påmeldingene er utført og godkjente så plasserer kretsene lagene ut i turneringer som ligger innunder turneringskategorien. Eks. Påmeldt i turneringskategori ser slik ut (Turnering blank) Eks. Plassert i en turnering (siste linje) ser slik ut (Turnering utfylt) Denne manualen ser på to varianter av lagpåmelding: 1. Påmelding direkte via klubbklienten 2. Godkjenning av foreslåtte påmeldinger via klubbklienten. NB! Viktig at man før oppstart Lagspåmelding administrerer klubbens lagsnavn iht navnestandard (ref. 9.5). Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 51
13.1 Påmelding direkte via klubbklienten Både Klubbruker og Klubbadministrator kan utføre lagpåmelding via klubbklienten (kun sistnevnte kan godkjenne en påmelding). All påmelding av en Klubbruker får bare påmeldingsstatus Foreslått. Klubbadministrator må godkjenne disse i etterkant innefor påmeldingsfristen slik at disse får status Påmeldt (ref. 13.2). Fremgangsmåte: 1. Bruker logger inn i FIKS-klubben 2. Finn frem oversikten over klubbens lag (Klikk på Klubb og Lag) 3. Finn frem laget du ønsker å utføre en Lagspåmelding for (Klikk på lagsnavnet) Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 52
4. Klikk på Lagspåmelding 5. Hovednavn - Alle lag har ett hovednavn som beskriver og identifiserer laget. Eks. Holmen Menn Senior A, Holmen G12 3 eller Holmen G08 Gul. Feltet er IKKE redigerbart og kan kun endres av klubbadministrator innunder skjermbildet for lagets opplysninger. 6. Lagets navn i turneringen Her angis hvilket navn laget skal ha i turneringen (vises i terminlister og tabeller). Første del av navnet er fast og bestemmes av kretsen. Andre del er valgfri. Eks. Testklubb 2 hvor Testklubb er DEL1 og 2 er DEL2 7. Sesong - Velg påmeldingssesong fra rullgardin 8. Krets Velg hvilken krets man ønsker å delta i fra rullgardin. Klubbens krets styrer om klubben tillates å velge andre enn sin egen krets (rullgardin evt. ikke aktiv). 9. Turneringskategori Her velger man hvilken turneringskategori man ønsker å Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 53
delta i. Rullgardinen viser kun turneringskategorier som matcher lagets Kjønn/Alderskategori og hvor påmeldingsfristen ikke har utløpt. Feltene hjemmebane og reservebane er inaktive før turneringskategori er valgt. NB! Via klubbklienten kan et lag kun melde seg på EN turneringskategori av typen Serie innenfor samme sesong (får feilmelding). Man kan melde på flere turneringskategorier av typen Cup. 10. Kontaktperson i turneringen - Velg eller søk opp personen som skal være kontaktperson for laget i denne turneringen. Via blyant iconet er det mulig å redigere personopplysninger for den valgte kontaktpersonen. Det er også mulig å opprette personen hvis ikke allerede i systemet (via. Kikkert). 11. Hjemmebane og Reservebane Velg foretrukket hjemme- og reservebane. Rullgardin inneholder kun baner som er listet som klubbens/lagets baner og som matcher lagets banetype (11 er, 7 er, 5 er) 12. Vanskelighetsgrad - Velg vanskelighetsgrad. Feltet er kun synlig hvis kretsen har bestemt at klubbene skal benytte dette. 13. Kommentar Legg inn en kommentar hvis ønskelig 14. Klikk på Lagre lagspåmeldingen for å utføre påmeldingen. Hvis påmeldingen er OK så lagres denne med status påmeldt, men man blir stående i skjermbildet for påmelding. Hvis kretsen har bestemt at klubbene kan benytte Antilag så vil det dukke opp en link Legg til antilag. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 54
15. Legg til antilag Antilag er lag som man ikke ønsker skal spille samtidig som laget man melder på. 16. Klikk på Tilbake knappen for å se oversikt over lagets påmeldinger NB! Status er Påmeldt hvis Klubbadministrator har utført påmeldingen og Foreslått hvis en Klubbruker har utført påmeldingen (siste krever da godkjenning av Klubbadministrator). 17. Gå tilbake til oversikten over klubbens lag (Klikk på Lag) Her ser man nå at laget som har blitt påmeldt står oppført med turneringskategori i bold tekst. Velg nå et nytt lag for en evt. ny påmelding. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 55
18. Hvis kretsen har bestemt at klubbene skal ha mulighet til å Avmelde lag så vil dette være mulig å utføre via det røde krysset innunder Turnering på Lag (hvis ikke så må man ta kontakt med krets for å avmelde). 13.2 Godkjenning av Foreslått påmelding For at en påmelding skal være fullført må den ha status Påmeldt. En påmelding vil ha status Foreslått hvis en Klubbruker har utført påmeldingen eller kretsen har foreslått en påmelding. Kun Klubbadministrator kan godkjenne lagpåmeldinger (sette til status Påmeldt ) via klubbklienten. Fremgangsmåte: 1. Man vil finne disse foreslåtte påmeldingene innunder Arkiv, Startside og Påmeldte lag (?) Eksempelet viser at klubben har ett lag hvor påmeldingen er fullført (status=påmeldt) og ett lag som er Foreslått. NB! Fanen Påmeldte lag (1) viser hvor mange foreslåtte lag som venter på godkjenning. 2. Klubbadministrator kan godkjenne en foreslått påmelding ved å klikke på den grønne haken. Status endrer seg da til Påmeldt og påmeldingen er fullført. Hvis påmeldingen er feil så klikker man på det røde krysset. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 56
3. Klubbadministrator kan nå Oppdatere påmeldingen via Oppdater NB! Oppdater har begrensninger hvis påmeldingsfristen har utløpt. Følgende felt kan oppdateres hvis fristen IKKE HAR utløpt: Kontaktperson Hjemmebane Reservebane Vanskelighetsgrad Kommentar Følgende felt kan oppdateres hvis fristen HAR utløpt: Kontaktperson Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 57
14 Kampadministrasjon Alle brukere kan se på klubbens kampoversikt, men det er kun brukerkontoer av typen Klubbadministrator som kan administrere kampendringer. 14.1 Oversikt over klubbens kamper 1. Klikk på Klubb og så på Kamper for å vise en oversikt over klubbens kamper. 2. Brukeren kan klikke på Vis-feltet og filtrere kamper iht. følgende: 3. Eksempel Alle kamper (inneværende sesong) Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 58
15 Support Første og annen linje support ut mot klubbene vil bli håndtert av kretsene. Ta kontakt enten via kretsens mail eller telefon. Tredje linje support vil bli håndtert av NFF sentralt etter at saken har blitt sendt videre fra krets. Ullevaal Stadion N-0840 Oslo tlf: 04 420 www.fotball.no Side 59