VEDLEGG 1 GENERELL KRAVSPESIFIKASJON FOR KJØP AV HÅNDVERKSTJENESTER STATSBYGG Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Side 1
1. Generell orientering Rammeavtaleleverandøren skal oppgi en fast kontaktperson som mottar bestillinger og følger opp kontrakten vis a vis oppdragsgiver. Kontaktpersonen skal delta på oppfølgingsmøter med Statsbygg ved behov uten at dette medfører kostnader for Statsbygg. Det vil forekomme arbeid på eiendommer der Statsbygg har leietakere og hvor ekstra sikring og sikkerhetsklarering av tilbudt personell er påkrevet. Det forutsettes at leverandøren i gjennomføringen av arbeidet kan forholde seg til dette på en akseptabel måte med hensyn til sikkerhet, effektivitet og atferd. For ordinære oppdrag for tjenestesteder i drift avtales oppstart og gjennomføring med avtalt kontaktperson på det enkelte sted så snart som mulig etter mottatt bestilling/avrop. Leverandører sørger for adekvat avsperring/sikring mens arbeidet pågår, holder arbeidsstedet ryddig og foretar fullstendig opprydding etter fullført oppdrag. Alt arbeid skal gjennomføres i henhold til «Rent bygg»- håndboken. Leverandøren skal sørge for bortkjøring av eventuelt avfall i forbindelse med gjennomføring av oppdraget og er ansvarlig for at spesialavfall bringes til godkjent miljøstasjon. Det forutsettes at leverandøren tilpasser sine arbeider med de øvrige aktiviteter på arbeidsstedet. Leverandøren skal gi tilbakemelding om oppstart- og forventet ferdigstillelsestidspunkt. Dersom ikke annet er avtalt skal det foretas en befaring på stedet før oppstart og en ferdigbefaring etter utførelse av oppdraget sammen med oppdragsgiver. 2. Arbeidstid Alle arbeider forutsettes gjennomført innenfor ordinær arbeidstid innenfor tidsrommet 07.00-17.00 mandag fredag. All bruk av overtid skal avklares med oppdragsgiver og følge satser i gjeldende tariff. Hasteoppdrag kan forekomme utenfor ordinær arbeidstid, men det skal etterstrebes å få utført disse innenfor ordinær arbeidstid. 3. Krav til språk og id-kort Gjennomføring av denne rammeavtalen skal skje på norsk språk. Dette omfatter alle forhold, herunder tegninger, beskrivelser, rapportering, HMS, kvalitet, avvik, anvisninger på arbeidssted m.m. Det skal til enhver tid være minst 1 representant for leverandør på arbeidsstedet som behersker norsk og vedkommende må kunne kommunisere med leverandørens øvrige ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers leietakere på arbeidsstedet. Leverandøren plikter også å sørge for at alle som utfører arbeid på bygge- og anleggsplassen skal ha id-kort i samsvar med forskrift om identitetskort på bygge- og anleggsplasser av 30.03.2007, nr. 366. 4. Kvalitet på arbeidet Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Side 2
Arbeidene skal inneha en slik kvalitet at det ikke skal være nødvendig for oppdragsgiver å kontrollere disse. Kvaliteten på utført arbeid skal inngå i leverandørens internkontroll og være godkjent i henhold til disse før arbeidene meldes ferdig utført til oppdragsgiver. Utførelsen av arbeidene skal være av god håndverksmessig kvalitet, komplett levert og montert, i tråd med kravene til teknisk utførelse, produkters kvalitet, merking, dokumentasjon m.m. gitt i NEK 400 og NS 3420L/N/P/Q/S/T/U/V med tilhørende henvisninger og eventuelle revisjoner av disse. Oppdragsgiver krever at det er minst en fagarbeider/montør (faglært håndverker) på hvert oppdrag. Stikkprøvekontroller vil kunne gjennomføres på utførelsen i henhold til bestillingene. Leverandøren skal sørge for tilstrekkelig ledelse av sine arbeidstakere og aktivt overholde de til enhver tid gjeldende offentlige HMS- bestemmelser. Leverandøren skal ha en plan for verne- og sikkerhetsarbeid under gjennomføring av oppdrag, samt påse at arbeidstakere og samarbeidspartnere bruker på budt verneutstyr, viser aktsomhet og medvirker til å hindre ulykker og helseskader. Oppdragsgiver er pålagt å ivareta ny Byggherreforskrift per 01.01.2010. Forskriften gjelder for arbeider som er gjenstand for denne konkurransen. Oppdragsgiver vil utarbeide en overordnet plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA-plan) iht. Byggherreforskriften 7, og planen vil bli tilpasset det enkelte, konkrete oppdrag. Entreprenøren er forpliktet til å etterleve planen og implementere tilstrekkelige tiltak i egne HMS- rutiner. Leverandørens maskiner, arbeidsutstyr og produkter skal oppfylle krav som settes i relevante lover og forskrifter. Leverandøren skal gjøre seg kjent med Riksantikvarens/Byantikvarens retningslinjer for arbeider på og i bygg som omfattes av «Gul liste» med hensyn til fredede, vernede og bevaringsverdige bygg. Leverandør skal i nær samhandling med oppdragsgiver påse at arbeider ikke startes opp før det foreligger nødvendig godkjenning fra Byantikvaren/Riksantikvar der dette er aktuelt. Oppdragsgiver vil gjøre avrop på rammeavtalen etter bestilling og det er først ved slikt avrop at et oppdrag for aktuell eiendom trer i kraft. Som ledd i innført kvalitetssikringsarbeid vil vi be leverandøren vedlegge en egenerklæring for utførte tjenester sammen med faktura på arbeidet. Som et minimum skal egenerklæringen innehold følgende opplysninger: Anleggsadresse(-r) Arbeidets art og omfang (for eksempel behandling av vindu) Oppdragstype (bestilt eller periodisk) Om oppdraget involverer/bør involvere andre faggrupper (for eksempel snekker, murer for tetting av åpninger o.l.) Krav til utførelsen (foreligger spesielle myndighets- og/eller brukerkrav) Henvisning til annen dokumentasjon (skisse, tegning, datablad, internkontrollskjema, foto, e.l.) Oppdragets start- og eventuell sluttdato Om FDV- dokumentasjon og kopi av egenerklæringsskjema er levert på arbeidsstedet Kontrolldato og kontaktinformasjon Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Side 3
Ved ferdigstillelse av oppdraget skal leverandøren gi skriftlig tilbakemelding til oppdragsgiver, herunder egenerklæringsskjema med relevante opplysninger for gjennomgang og overtakelse. Fakturabehandling kan ikke påregnes utført for ovennevnte foreligger. 5. Leveringstid Oppdragsgiver krever at leverandøren har kapasitet til å igangsette og utføre oppdrag innen avtalt frist. Ordinære arbeider som bestilles skal påbegynnes snarest og senest innen 5 virkedager dersom annet ikke blir avtalt. Oppdrag skal gjennomføres med god framdrift og skal sluttføres innen rimelig tid. Enkelte oppdrag kan kreve raskere oppstart. Oppdragsgivers eiendomsmasse består av utleide objekt som krever at driften er i gang til enhver tid. Oppdragsgiver forutsetter at rammeavtalepartner gir slik service oppdraget krever og at man ved behov kan iverksette nødvendige arbeider i løpet av 24 timer etter bestilling. Ved behov for umiddelbar utrykning gjelder krav til oppmøte i løpet av 2 timer både natt og dag 365 dager i året. I slike tilfeller kan det faktureres kostnader for utrykning i tillegg til påløpte timer. 6. Koordinering av arbeider/underleverandører Rammeavtalepartner i denne avtalen har ansvar for koordinering og styring av egne ansatte. Eventuelle underleverandører skal oppgis i tilbudsbrevet og må godkjennes av oppdragsgiver. På oppdrag der andre faggrupper er involvert kan oppdragsgiver pålegge rammeavtalepartner ansvar for koordinering av fremdriften på arbeidsstedet. Samtidig aksepterer rammeavtalepartner i denne avtalen at han kan bli pålagt å underordne seg annen rammeavtalepartner med ansvar for administrasjon og koordinering av fremdrift på byggeplass. Eventuell koordinering faktureres etter medgått tid i henhold til timepriser oppgitt i Vedlegg 4 Prisskjema. Medgåtte timer skal fremgå av timelister vedlagt faktura. 7. Teknisk bistand Det forutsettes at leverandøren kan bistå oppdragsgiver med kostnadsberegninger, teknisk bistand, enkle skisser, kalkulering m.m. for plan og budsjettarbeid. Det vil særlig være relevant og aktuelt å be om slik faglig bistand og rådgivning i forbindelse med arbeid på vernede, antikvariske bygg. Punktet gjelder ikke ved tilbudsforespørsel som ikke omfattes av denne rammeavtale. Slik rådgivning og faglig bistand honoreres etter medgått tid og i henhold til særskilt bestilling. 8. Avrop på rammeavtale Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Side 4
Bestilling fra oppdragsgiver skal skje skriftlig for hvert enkelt oppdrag. Arbeid skal ikke igangsettes før bestilling foreligger. Ved hasteoppdrag er det tilstrekkelig at eventuell telefonbestilling bekreftes elektronisk av rammeavtaleleverandør. Leverandøren forplikter seg til å kunne motta alle bestillinger elektronisk. Ved bestilling av endringsarbeid skal endringsskjema foreligge før gjennomføring av arbeidet dersom ikke annet er avtalt. Endrings- og tilleggsarbeid skal varsles av oppdragsgiver. Det presiseres at det kun er oppdragsgivers ansatte som skal foreta bestillinger/avrope på rammeavtalen. 9. Avviksrapportering Leverandøren skal ha et system for registrering, rapportering og behandling av avvik. Gjennom egenkontroll skal avvik synliggjøres og rettes opp. Avviksrapportering skal skje umiddelbart av den som oppdager avviket og oversendes elektronisk (e-post). Korrigerende tiltak skal iverksettes snarest og senest innen 3 virkedager dersom ikke annet er avtalt eller påkrevd ut fra avvikets art. 10. Fakturering Fakturering skal foregå i henhold til kontraktens bestemmelser, jfr. punkt i kontrakt og punkt 16.2, jfr. 16.3 under. 11. Oppfølging av kontrakt Etter inngåelse av rammeavtalen vil oppdragsgiver ha første møte med leverandøren etter 3 til 6 måneder. Deretter vil oppdragsgiver ha møte med leverandøren en gang per år. Oppdragsgiver kan ved behov innkalle leverandøren til særmøter utover dette. Utgangspunktet for kontraktsoppfølgingen vil være etterprøving av leverandørens ytelser og etterlevelse av de kriterier som rammeavtalen er inngått på grunnlag av og på eventuelle rapporterte og avdekkede avvik. 12. FDV- dokumentasjon Leverandøren skal levere FDV- dokumentasjon senest 14 dager etter at oppdraget er fullført. All dokumentasjon skal være på norsk. Dokumentasjonen skal leveres i følgende format: Elektronisk på minnepenn/cd- rom eller tilsvarende Tegninger skal være i pdf. format 13. Etiske regler og habilitet Statsbygg har etiske retningslinjer som ansatte plikter å etterleve. Regelverket skal sikre at virksomhetens ansatte opptrer med høy integritet og på en forretningsmessig korrekt måte. Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Side 5
Det er særskilt fokus på forutberegnelighet, likebehandling, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet, blant annet for å sikre habilitet og unngå interessekonflikter. Ved mistanke om eller forsøk på korrupsjon eller annen uetisk opptreden fra leverandører eller ansatte internt skal virksomhetens internrevisjon kontaktes umiddelbart. 14. Spesielle forhold Nedenstående vil legges til grunn for oppfølging/praktisering av avtalen. I den grad punktene avviker fra andre opplysninger i konkurransegrunnlaget har nedenstående forrang: 16.1 Alle oppgaver skal utføres mellom kl. 07:00 og 17:00 på hverdager. Oppdrag som bestilles eller må utføres utenfor ovennevnte tidsrom, faktureres i henhold til leverandørens gjeldende satser (tariff). Befaringer, herunder oppstartsmøter og sluttbefaring skal avholdes ved behov. 16.2 Leverandøren skal fakturere oppdragsgiver pr bestilling når bestillingen er utført. Leverandøren plikter å fakturere innen samme kalenderår som arbeidet er utført. Leverandøren skal merke hver faktura med Statsbyggs bestillingsnummer. Underbilag, herunder time- og materiallister, skal følge faktura. Dokumentasjon skal til enhver tid være tilgjengelig for oppdragsgiver. 16.3 All korrespondanse sendes til bestillers kontaktperson og henvendelser skal alltid merkes med Doculivenummer, prosjektnummer, adresse og eventuelt andre opplysninger oppdragsgiver har inntatt i sin bestilling. 16.4 Det er kun oppdragsgivers representanter som skal gi uttalelser til pressen, leietakere og andre. Leverandøren har ansvar for å informere sine arbeidstakere og eventuelle underleverandører om dette. 16.5 Leverandøren plikter å planlegge og utføre alt arbeid slik at helse, miljø og sikkerhet til de involverte blir ivaretatt på en betryggende måte, og slik at arbeidet gjennomføres uten skade på person eller miljø i.h.t det til enhver tid gjeldende regelverk. Leverandøren plikter å opptre med respekt overfor oppdragsgivers leietakere, kontraktsparter og andre. Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Side 6