Møteprotokoll Kristiansand kontrollutvalg Dato: 11.02.2016 kl. 12:00 Sted: Rådhuskvartalet, møterom Antonette Braavig Arkivsak: 15/10170 Til stede: Makvan Kasheikal (DEM), Leif Oskar Hopland (AP), Terje Pettersen (H), Vidar Karlsen (KRF) og Randi Bruvik Dahl (SV) Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Revisjonssjef Tor Ole Holbek Ass. revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen Ellen Rudnes (sak 1/16) Protokollfører: Sekretær Alexander Etsy Jensen Sakskart Side Møteinnkalling 1/16 16/02942-1 Godkjenning av møteinnkalling 11.02.16 3 Møteprotokoll 1/16 16/02943-1 Godkjenning av protokoll fra møte 10.12.15 4 Saker til behandling 1/16 15/13466-7 Spørsmål til kontrollutvalget vedr. Torvparkering AS 5 2/16 16/03031-1 Revisors egenvurdering av uavhengighet - Kristiansand kommune 6 1
3/16 16/03033-1 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Kristiansand kommune 7 4/16 16/03184-5 Personalsak i kommunikasjonsenheten - foreløpig innberetning 8 5/16 16/03201-1 Mislighetssak i helse og sosialsektoren endelig innberetning 9 6/16 16/03357-1 Mislighetssak i helse og sosialsektoren endelig innberetning 10 7/16 16/03036-1 Orientering fra revisjonen i møte 11.02.16 11 8/16 16/03038-1 Eventuelt i møte 11.02.16 12 Kristiansand, 11.02.2016 Makvan Kasheikal Kontrollutvalgsleder Alexander Etsy Jensen Sekretær 2
Møteinnkalling 1/16 Godkjenning av møteinnkalling 11.02.16 1 Kristiansand kontrollutvalg 11.02.2016 1/16 Møteinnkalling 11.02.16 godkjennes. Møteinnkalling 11.02.16 godkjennes. 3
Møteprotokoll 1/16 Godkjenning av protokoll fra møte 10.12.15 1 Kristiansand kontrollutvalg 11.02.2016 1/16 Protokoll fra møte 10.12.15 godkjennes. Protokoll fra møte 10.12.15 godkjennes. 4
Saker til behandling 1/16 Spørsmål til kontrollutvalget vedr. Torvparkering AS 1 Kristiansand kontrollutvalg 11.02.2016 1/16 Kontrollutvalget opprettholder vedtak fattet i møte 24.09.15 sak. 38/15 om å avvente videre behandling av saken frem til avgjørelse foreligger fra ESA. Kontrollutvalget avviser å behandle henvendelsen fra Ellen Rudnes. Kontrollutvalget avklarte først at det kun var spørsmålene fra Ellen Rudnes som utvalget skulle ta stilling til i dette møtet. Med bakgrunn i vedtak fattet i møte 10.12.15 redegjorde revisjonssjef Tor Ole Holbek for sekretariatets og revisjonens gjennomgang av henvendelsen fra Rudnes. Formålet med gjennomgangen var å få frem hva som evt. kan/bør undersøkes av de spørsmålene Rudnes stiller og på hvilken måte. Det kom klart frem av redegjørelsen til revisor at det kontradiktoriske prinsipp bør følges før kontrollutvalget vedtar en undersøkelse eller selskapskontroll bestilt hos revisjonen. Ved å legge det prinsippet til grunn kunne kontrollutvalget be daglig leder i KNAS og styreleder/nestleder om å komme i kontrollutvalget å redegjøre for saken, jf. Koml. 80. Resultat av kontradiksjon kunne videre danne grunnlag for eventuelt vedtak om selskapskontroll/undersøkelse. Rudnes fikk redegjøre for sin henvendelse til kontrollutvalget vedrørende spørsmål knyttet til habilitet i forbindelse med Torvparkering AS. Leder fremsatte slikt forslag til vedtak i møte: Kontrollutvalget ber om at revisjonen undersøker henvendelsene fra Ellen Rudnes vedrørende Bjarne Uglands roller i saken. Enstemmig for leders forslag til vedtak. Kontrollutvalget ber om at revisjonen undersøker henvendelsene fra Ellen Rudnes vedrørende Bjarne Uglands roller i saken. 5
2/16 Revisors egenvurdering av uavhengighet - Kristiansand kommune 1 Kristiansand kontrollutvalg 11.02.2016 2/16 Kontrollutvalget tar uavhengighetserklæringene til orientering. Til møtet forelå undertegnede uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor og forvaltningsrevisor. Kontrollutvalget tar uavhengighetserklæringene til orientering. 6
3/16 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Kristiansand kommune 1 Kristiansand kontrollutvalg 11.02.2016 3/16 Innstilling til bystyret: Bystyret godkjenner Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Kristiansand kommune som den foreligger. Kontrollutvalgets medlemmer vedtok å godkjenne årsmeldingen som den forelå. Kontrollutvalget godkjenner Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Kristiansand kommune som den foreligger. Innstilling til bystyret: Bystyret godkjenner Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Kristiansand kommune som den foreligger. 7
4/16 Personalsak i kommunikasjonsenheten - foreløpig innberetning 1 Kristiansand kontrollutvalg 11.02.2016 4/16 Revisors foreløpige innberetning tas til orientering. Kontrollutvalget besluttet å lukke møtet under behandlingen av saken jf. Kommunelovens 31.3 jf. Offentlighetsloven 13 og Forvaltningsloven 13. I henhold til Revisjonsforskriften 3 la revisjonen frem deres foreløpige innberetning. Revisors foreløpige innberetning tas til orientering. 8
5/16 Mislighetssak i helse og sosialsektoren endelig innberetning 1 Kristiansand kontrollutvalg 11.02.2016 5/16 Revisors endelige innberetning tas til orientering. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger og anmoder rådmann om å følge opp revisjonens anbefalinger. Kontrollutvalget ønsker en muntlig redegjørelse i neste møte om hvilke rutiner og retningslinjer kommunen har knyttet til mislighetssaker, i tillegg til at det gis en skriftlig tilbakemelding i denne konkrete saken innen 02.05.16. Kontrollutvalget besluttet å lukke møtet under behandlingen av saken jf. Kommunelovens 31.3 jf. Offentlighetsloven 13 og Forvaltningsloven 13. I henhold til Revisjonsforskriften 3 la revisjonen frem deres endelige innberetning. Det kom frem under møtebehandlingen at kontrollutvalget ønsker en muntlig redegjørelse fra rådmann i neste møte om hvilke rutiner og retningslinjer kommunen har knyttet til mislighetssaker. Revisors endelige innberetning tas til orientering. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger og anmoder rådmann om å følge opp revisjonens anbefalinger. Kontrollutvalget ønsker en muntlig redegjørelse i neste møte om hvilke rutiner og retningslinjer kommunen har knyttet til mislighetssaker, i tillegg til at det gis en skriftlig tilbakemelding i denne konkrete saken innen 02.05.16. 9
6/16 Mislighetssak i helse og sosialsektoren endelig innberetning 1 Kristiansand kontrollutvalg 11.02.2016 6/16 Revisors endelige innberetning tas til orientering. Kontrollutvalget besluttet å lukke møtet under behandlingen av saken jf. Kommunelovens 31.3 jf. Offentlighetsloven 13 og Forvaltningsloven 13. I henhold til Revisjonsforskriften 3 la revisjonen frem deres endelige innberetning. Revisors endelige innberetning tas til orientering. 10
7/16 Orientering fra revisjonen i møte 11.02.16 1 Kristiansand kontrollutvalg 11.02.2016 7/16 Saken tas til orientering. Agder kommunerevisjon IKS orienterte om følgende i møte: 1. Løpende revisjon Ass. revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen orienterte om løpende revisjon. 2. Særattestasjoner Revisjonssjefen orienterte om omfanget av særattestasjoner og revisjonens arbeid. 3. Returkraft AS Revisjonssjefen orienterte om status i Returkraft AS. Selskapet arbeider med en refinansiering av låneporteføljen. 4. Pågående prosjekter Ass. revisjonssjef Monica Harsvik Smith-Tønnessen og revisjonssjef Tor Ole Holbek orienterte om arbeidet med pågående prosjekter. 5. Informasjon om Agder kommunerevisjon IKS Revisjonssjef Tor Ole Holbek orienterte om etableringen av det nye selskapet. Saken tas til orientering. 11
8/16 Eventuelt i møte 11.02.16 1 Kristiansand kontrollutvalg 11.02.2016 8/16 Saken tas til orientering. 1. Innkommen post Sekretariatet gjorde oppmerksom på at kontrollutvalgets medlemmer er invitert til et seminar om Antikorrupsjon 2. mars i regi av KS og Transparency i samarbeid med Grimstad kommune. 2. Sekretariatet orienterte om saker som har vært til behandling i bystyret: a. 09.12.15 sak 232/15 Utvidelse av Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS til Agder Kommunerevisjon IKS b. 20.01.16 sak 06/16 Kontrollutvalget - Møte- og arbeidsplan for 2016 3. Neste møte 14.04.16 kl. 12:00 4. Eventuelt a. Sekretariatet gjorde oppmerksom på at ordfører er invitert til kontrollutvalget for å få en dialog om samspillet mellom kommunestyret og kontrollutvalget. Henvendelsen er ikke besvart. b. Sekretariatet gav en kort oppsummering av kontrollutvalgskonferansen som ble avholdt i regi av NKRF på Gardermoen 2.-4. februar. c. Spørsmål om Kommunal rapport d. Mediehåndtering Leder uttaler seg primært til media e. Revisjonen delte ut skriv fra ESA vedr. «Parkeringskontrakt i Kristiansand» datert 09.02.16. Saken tas til orientering. 12