Møteprotokoll - Møtedato/tid: 15.09.2016 kl 09:00 11:35 Møtested: Fylkeshuset, møterom Kvarts Møtende medlemmer: Tove Eivindsen (møteleder) Olav Huseby Arne Braut Ragna Vorkinnslien Egil Hestnes Andre møtende: Sverre B. Midthjell, Konsek (møtesekretær) Torbjørn Berglann, Konsek Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge (sak 34-35, 37) Espen Langseth, Revisjon Midt-Norge (sak 36) Arkivsak: 16/138 Merknader: Protokollen blir godkjent i kontrollutvalgets neste møte. Sakliste: Saksnr. Saktittel 34/16 Referatsaker 35/16 Forvaltningsrevisjon av Skjetlein grønt kompetansesenter - prosjektplan 36/16 Prosjektplan/notat fra forundersøkelse av kollektivtrafikk i distriktene 37/16 Prosjektplan - tilpasset opplæring 38/16 Tilbakmeldingsbrev årsrevisjon 2015 39/16 Forslag til budsjett for kontrollutvalget 2017 og økonomiplan 2017-2020 40/16 Eventuelt
Sak 34/16 Referatsaker 15.09.2016 34/16 Referatsakene tas til orientering. Følgende omforente forslag til tillegg ble fremmet: Kontrollutvalgets medlemmer skal sørge for å oppdatere egen informasjon på http://www.styrevervregisteret.no Følgende referatsaker ble presentert: 1. Felles møte med kontrollutvalget i Nord-Trøndelag 27.9. 2. Notat om problemstillinger knyttet til fylkessammenslåing. 3. Prosesser for mulige sammenslåinger revisjon og sekretariat. 4. Uttalelse fra kommunesektorens etikkutvalg om kommunalt eierskap. 5. Mottatt henvendelse angående forhold ved Trondheim katedralskole. 6. Mottatt henvendelse angående regulering av bussrute. 7. Debattinllegg i Kommunerevisoren om kommunelovutvalgets forslag angående kontrollutvalgssekretariatenes rolle. Innstillinga med forslag til tillegg ble enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. Kontrollutvalgets medlemmer skal sørge for å oppdatere egen informasjon på http://www.styrevervregisteret.no Sak 35/16 Forvaltningsrevisjon av Skjetlein grønt kompetansesenter - prosjektplan 15.09.2016 35/16 Kontrollutvalget tar prosjektplanen til orientering. Kontrollutvalget ber om at prosjektet leveres innenfor en ramme på 300 timer, med
levering innen 31.12.2016. Olav Huseby og Arne Braut ba om å få vurdert sin habilitet. Notat med vurdering fra sekretariatet om Olav Husebys habilitet var sendt ut til utvalget på forhånd. Huseby og Braut fratrådte møtet under behandlingen. Utvalget fant enstemmig at Arne Braut var inhabil, jf. forvaltningsloven 6 første ledd bokstav a. Utvalget fant enstemmig at Olav Huseby var habil. Olav Huseby tiltrådte møtet under videre behandling av saken. Arne Braut fratrådte møtet under videre behandling av saken. Anna Ølnes fra Revisjon Midt-Norge orienterte om forslag til innretning på prosjektet. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar prosjektplanen til orientering. Kontrollutvalget ber om at prosjektet leveres innenfor en ramme på 300 timer, med levering innen 31.12.2016. Sak 36/16 Prosjektplan/notat fra forundersøkelse av kollektivtrafikk i distriktene 15.09.2016 36/16 1. Kontrollutvalget kansellerer bestillingen av forvaltningsrevisjon av kollektivtilbudet i distriktene. 2. Kontrollutvalget ber Revisjon Midt-Norge IKS om å legge fram forslag til prosjektplan for gjennomføringen av alternativ forvaltningsrevisjon til utvalgets neste møte med forslag til innretning, ressursramme og leveringsfrist. Følgende omforente forslag ble fremmet: Kontrollutvalget opprettholder bestilling av forvaltningsrevisjon av kollektivtilbudet i distriktene, med vekt på: 1. I hvilken grad er kollektivtilbudet i distriktene i tråd med fylkestingets vedtak og forutsetninger?
2. Hvordan har STFK og AtB jobbet for å bedre kollektivtilbudet i distriktene? 3. Hvordan har fylkesrådmannen og AtB jobbet for å få på plass ordninger for bestillingstransport, herunder samordning med pasienttransport? 4. Hva har NTFK lykkes bedre med enn STFK angående bestillingstransport i distriktene? Kontrollutvalget ønsker en orientering i løpet av våren 2017 om pågående prosjekt om fremtidig organisering av bestillingstransport. Espen Langseth fra Revisjon Midt-Norge orienterte. Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget opprettholder bestilling av forvaltningsrevisjon av kollektivtilbudet i distriktene, med vekt på: 1. I hvilken grad er kollektivtilbudet i distriktene i tråd med fylkestingets vedtak og forutsetninger? 2. Hvordan har STFK og AtB jobbet for å bedre kollektivtilbudet i distriktene? 3. Hvordan har fylkesrådmannen og AtB jobbet for å få på plass ordninger for bestillingstransport, herunder samordning med pasienttransport? 4. Hva har NTFK lykkes bedre med enn STFK angående bestillingstransport i distriktene? Kontrollutvalget ønsker en orientering i løpet av våren 2017 om pågående prosjekt om fremtidig organisering av bestillingstransport. Sak 37/16 Prosjektplan - tilpasset opplæring 15.09.2016 37/16 1. Kontrollutvalget tar prosjektplanen til orientering og ber revisjonen om å innarbeide eventuelle innspill fra utvalget. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 350 timer med levering til kontrollutvalgets sekretariat 25.1.2017. Følgende omforente forslag ble fremmet: Kontrollutvalget ber om at prosjektplanen omarbeides i tråd med de innspill som kom i møtet, og de 4 problemstillingene som ble trukket fram i saksframlegget. Kontrollutvalgets leder, i samråd med sekretariatet, gis fullmakt til å godkjenne ny
prosjektplan. Utvalgets medlemmer involveres på e-post. Utvalget kommer tilbake til ressurser og leveringsfrist i neste møte. Anna Ølnes fra Revisjon Midt-Norge orienterte. Omforent forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber om at prosjektplanen omarbeides i tråd med de innspill som kom i møtet, og de 4 problemstillingene som ble trukket fram i saksframlegget. Kontrollutvalgets leder, i samråd med sekretariatet, gis fullmakt til å godkjenne ny prosjektplan. Utvalgets medlemmer involveres på e-post. Utvalget kommer tilbake til ressurser og leveringsfrist i neste møte. Sak 38/16 Tilbakmeldingsbrev årsrevisjon 2015 15.09.2016 38/16 Tilbakemeldingsbrev etter årsrevisjon 2015 tas til orientering Følgende omforente forslag ble fremmet: Kontrollutvalget ber om en orientering på neste møte om oppfølging av problemstillinger knyttet til offentlige anskaffelser i bygge- og eiendomstjenesten. Innstillinga med omforent forslag til tillegg ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber om en orientering på neste møte om oppfølging av problemstillinger knyttet til offentlige anskaffelser i bygge- og eiendomstjenesten. Sak 39/16 Forslag til budsjett for kontrollutvalget 2017 og økonomiplan 2017-2020
15.09.2016 39/16 Forslag til budsjett 2017 med en samlet kostnadsramme på 6 993 000, og økonomiplan 2017-2020 vedtas og oversendes fylkesutvalget i tråd med kontrollutvalgsforskriften 18. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Forslag til budsjett 2017 med en samlet kostnadsramme på 6 993 000, og økonomiplan 2017-2020 vedtas og oversendes fylkesutvalget i tråd med kontrollutvalgsforskriften 18. Sak 40/16 Eventuelt 15.09.2016 40/16 Saken legges fram uten innstilling. Ingen saker fremmet. Ingen vedtak fattet.