6 NA-rundskriv 01/25 Firmakvalifisering ved bygg- og anleggsentrepriser
Statens vegvesen Vegdirektoratet Vår saksbehandler - innvalgsnr. Ole Molstad - 22 07 36 40 Vår dato Vår referanse 2001-10-29 1998/03982-014 Vårt ark nr. 077 Deres referanse Statens vegvesen NA-RUNDSKRIV 01/25 Vegkontorene Firmakvalifisering ved bygg- og anleggsentrepriser. Bruk av håndbok 066 kapittel F Dette rundskriv erstatter NA-rundskriv 00/10, ved at det er ajourført i henhold til ny lov og ny forskrift om offentlige anskaffelser. Endringene i dette rundskriv gjelder hjemmelshenvisninger og bruk av begrepet tilbud i stedet for anbud. Oversikt over endringer i forhold til NA-rundskriv 96/3 Krav til arbeidsfellesskap: Tidligere skulle de enkelte deltakere i et arbeidsfellesskap hver for seg tilfredsstille minimumskravene. Nå skal arbeidsfellesskapet vurderes samlet. Hvert enkelt av de deltakende firmaer skal likevel hver for seg ha tilfredsstillende systemer for kvalitetssikring og internkontroll (HMS) iht F4, og de skal hver for seg tilfredsstille kravet om at egenkapitalen skal være minimum 10 % av tilbudssummen. F3 Egne ansatte: Kravet til egne ansatte heves fra 10 % til 25 % av antall årsverk. F5 Firmaets omsetning og F6 Likviditet og soliditet: Ved beregning av poengverdi for F5og F6 skal det ikke tas hensyn til budsjettert omsetning inneværende år. Det skal kun brukes kjente historiske tall. Konkurransesum: Det skal ikke gis tillegg til tilbudssum som følge av den poengsum tilbyder oppnår. Grense for avvisning: Dersom tilbyder ikke oppnår 2,25 poeng eller mer i gjennomsnitt, vurderes tilbyderen som uegnet og skal dermed avvises. Tilbakemelding: Vegkontorene skal gi hver tilbyder tilbakemelding om resultatet av firmakvalifiseringen, ved kopi av utfylt poengskjema (side F1). F11 Evalueringsskjema for utført entreprise: F11 benyttes på samarbeidsmøter, f.eks. 2 ganger pr. år. Kopi sendes Vegdirektoratet. F12 Sluttattest for utført entreprise: Kopi sendes Vegdirektoratet. Postadresse Kontoradresse Telefon Egne kontoradresser Postboks 8142 Dep Grenseveien 92 22 07 35 00 Bruavdelingen Vegteknisk avdeling 0033 OSLO Telefaks Grenseveien 97 Gaustadalléen 25 22 07 37 68 Telefon 22 07 35 00 Telefon 22 07 39 00 firmapost@vegvesen.no Org.nr: 971032081 Telefaks 22 07 38 66 Telefaks 22 07 34 44
2 Konkurransegrunnlag: Dette rundskrivet skal være en del av konkurransegrunnlaget og skal derfor innarbeides som dokument i kapittel A i konkurransegrunnlaget (pkt. 12 Anbudsgrunnlag i Håndbok 066). Målsetting Firmakvalifiseringen skal sikre at tilbydere som ønsker å inngå kontrakt med Statens vegvesen har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som er nødvendig for å utføre arbeidet. Praktisering av kapittel F Firmakvalifisering etter kapittel F er grunnlag for den formelle vurdering av egnethet, jf Forskrift om offentlige anskaffelser 8-2 og 15-2. Det er meget viktig at Statens vegvesen praktiserer kapittel F likt. Det skal etterstrebes at etaten har lik oppfølgning av entreprenører for all virksomhet hvor den er byggherre. Også her gjelder de alminnelige og uskrevne regler for skjønnsutøvelse, som forbyr vilkårlig skjønn, skjønn som beror på usaklig forskjellsbehandling eller er grovt urimelig. Vegkontorene skal sørge for at praktiseringen av kapittel F skjer i henhold til dette rundskriv. Når skal firmakvalifisering benyttes Full firmakvalifisering: Alle arbeider med antatt tilbudssum (kalkyle, ekskl. mva) 25 mill. kroner. Arbeider som omfatter ikke normerte bruer eller elektro- og andre tekniske installasjoner i tunneler med antatt tilbudssum 3,0 mill. kroner. Ovennevnte arbeider skal alltid ha med hele kapittel F Firmakvalifisering i konkurransegrunnlaget. Alle opplysninger, dvs. både generelle opplysninger (F1 - F6) og spesielle opplysninger (F7 - F10) skal etterspørres og kreves oppgitt av tilbyder. Forenklet firmakvalifisering: Arbeider med antatt tilbudssum under 25 mill. kroner, og for bruer og elektro- og tekniske installasjoner under 3 mill. kroner, kan ha et redusert krav til omfang av opplysninger avhengig av type arbeid, vegvesenets risiko m.v. Krav til faglig, teknisk og økonomisk grunnlag skal ikke være strengere enn nødvendig, og skal stilles i forhold til arbeidets kompleksitet og vanskelighetsgrad. Vanligvis etterspørres bare generelle opplysninger (F1-F6). Det skal framgå av kapittel D hvilke punkter som skal være med i kapittel F. Vurderingen av F1 - F4 blir uforandret. Kravene i F5 og F6 må ses i sammenheng med type arbeider, vegvesenets risiko og arbeidenes avhengighet i forhold til prosjektet forøvrig. Hvilke krav som stilles skal framgå klart av kapittel D.
3 Arbeidsfellesskap I firmakvalifiseringen blir arbeidsfellesskap vurdert som ett selskap, med unntak av kravet til egenkapital. Hver enkelt deltaker i arbeidsfellesskapet skal hver for seg ha tilfredsstillende systemer for kvalitetssikring og internkontroll (HMS) iht F4, og de skal hver for seg tilfredsstille kravet om at egenkapitalen skal være minimum 10 % av tilbudssummen. I tillegg til felles opplysninger som gis i kapittel F, skal hvert enkelt firma som inngår i et arbeidsfellesskap oppgi tilsvarende opplysninger, dersom dette er krevd i kapittel D. Betalte skatter og avgifter Av konkurransegrunnlaget og utlysningsteksten skal det framgå at tilbyderne ved innlevering av tilbudet skal legge fram dokumentasjon på at skatter og avgifter er betalt. Ved eventuelle restanser skal det foreligge en avtale om betalingsplan med kommunekasserer (evt. kemner) eller skattefogd. Dokumentasjon ved attester skal være framlagt senest ved tilbudsfristens utløp. For forhandlede kontrakter gjelder at attester skal framlegges senest ved inngåelse av kontrakten. Slik dokumentasjon skal foreligge i form av: 1) attest fra kommunekasserer (evt. kemner) der tilbyder har sitt hovedkontor og 2) attest fra skattefogden i vedkommende fylke. For utenlandske tilbydere kreves tilsvarende attester utstedt av kompetent myndighet i det landet hvor tilbyderen hører hjemme. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra den dag attest skal være oppdragsgiver i hende, dvs ved tilbudsfristens utløp. Tilbud som mangler en av disse, eller begge, skal avvises. Det samme gjelder dersom en eller begge attestene er eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Krav om skatteattester gjelder uansett kontraktssum. På side G1 Oversikt over tilbudsopplysninger skal det føres opp at det kreves skatteattest fra kommunekasserer (evt. kemner) og fra skattefogden. Poengvurdering Hensikten med poengvurderingen er å unngå at oppdrag settes bort til tilbydere som ikke har det nødvendige grunnlag for å gjennomføre kontraktene etter byggherrens intensjoner. Hensikten er ikke å foreta et skille mellom de mest kvalifiserte tilbyderne. Vegvesenet ønsker som byggherre å forsikre seg om at tilbyderen har en økonomi som tilsier at firmaet er i stand til å oppfylle sine forpliktelser, selv om det skulle bli tap på oppdraget. Dette er vesentlig for det ansvar firmaet har i kontraktens reklamasjonstid. Vegvesenet ønsker ikke at dette ansvaret skal ivaretas av en garantist. I det følgende er det angitt hvordan poeng gis på grunnlag av opplysningene i tilbudet og eventuelle tilleggsopplysninger, i forhold til kravene i konkurransegrunnlaget. Tilleggsopplysninger skal som regel ikke innhentes hos tilbyderen selv, men hos referanser som er oppgitt, og eventuelt hos offentlige og private registre, som f.eks. Brønnøysund-
4 registrene, kredittopplysningsfirma etc. Følgende forhold til tilbyder og hans firma skal ivaretas: a) Det er tilbyderen som skal vurderes og ikke hans tilknytning til et konsern eller andre selskapstilknytninger. b) Nystartet firma som ikke kan framlegge tidligere regnskapstall, skal behandles særskilt. Tilbyder skal gi alle opplysninger som det bes om i kapittel F. Det skal redegjøres for selskapdannelsen og eventuell aksjekapital. Planlagt organisasjon for oppdraget og CV for nøkkelpersoner i prosjektorganisasjonen er særlig viktig. c) Firma som fusjonerer eller kjøpes opp av annet firma mens tilbudsbehandling pågår, skal vurderes særskilt. d) Grove feilopplysninger gitt av tilbyder kan medføre avvisning. Konkurransesum Det skal ikke gis tillegg til tilbudssum som følge av den poengsum tilbyder oppnår. Dette er ikke til hinder for at byggherren etter skjønn kan vurdere påslag for risiko for tilleggskostnader. Dette skal i så tilfelle være basert på dokumenterte erfaringer. Grense for avvisning Dersom tilbyder ikke oppnår 2,25 poeng eller mer i gjennomsnitt, vurderes tilbyderen som uegnet og skal dermed avvises. Tilbakemelding på firmakvalifiseringen Etter at anbudskonkurransen er avgjort, skal hver enkelt tilbyder få tilbakemelding om hvordan han er vurdert. Dette skal skje ved utfylt poengskjema (side F1). Tilbyderen har rett til å få kjennskap til om det er forhold som Statens vegvesen ikke finner tilfredsstillende når det gjelder firmaets faglige, teknisk og økonomiske grunnlag. Tilbyder får da mulighet til å forbedre de forhold som ikke er tilfredsstillende eller som gir tilbyder en lav poengsum. Følgende tekst skal være med i kapittel D: Denne tilbakemelding skal skje uavhengig av den plikt til begrunnet beskjed som følger av Forskrift om offentlige anskaffelser 8-13 (2) og 15-13 (2) jf. 3-8. F11 Evalueringsskjema Evalueringsskjemaet skal tas i bruk for alle entrepriser hvor kapittel F benyttes. Kopi skal sendes Vegdirektoratet sammen med F12. F11 brukes i samarbeidsmøter, f.eks. 2 ganger hvert år. Dette vil bidra til en bedre dokumentert og enhetlig vurdering og behandling av tilbyderne. F12 Sluttattest for utført entreprise Sluttattest for utført entreprise skal tas i bruk etter fullført kontrakt og kopi skal sendes Vegdirektoratet. Vegdirektoratet vil opprette et fellesregister på sluttattester for utført entreprise, F12.
5 Poengvurdering av det enkelte punkt Nedenfor gis veiledning for firmakvalifisering basert på foreliggende opplysninger gitt i konkurransegrunnlagets kapittel F og andre innhentede opplysninger. Generelle regler - Firmakvalifiseringen utføres av vegkontoret. - Det benyttes poengskala 0-4 poeng for alle enkeltpunktene. - Byggherren har ikke plikt til å innhente etterspurte opplysninger som er utelatt, og kan sette 0 poeng (dvs. avvise tilbudet), med mindre byggherren i forbindelse med andre arbeider eller tilbud har sikker tilgang til manglende opplysninger. - Arbeidsfellesskap vurderes samlet. Dog gjelder at hver enkelt deltaker i arbeidsfellesskapet hver for seg skal ha tilfredsstillende systemer for kvalitetssikring og internkontroll (HMS) iht F4, og de skal tilfredsstille kravet om at egenkapitalen skal være minimum 10 % av tilbudssummen (F6), unntatt når annet framgår av kapittel D. F1 Firmaets erfaring med tilsvarende arbeider - 4 poeng gis når tilbyderne siste 5 år har utført relevante arbeider. - 0 poeng gis når ingen relevante oppdrag er utført og det er krevd relevant erfaring i konkurransegrunnlaget. F2 Oppdrag som tilbyder har utført eller utfører for Statens vegvesen - Det skal ikke ha betydning om tilbyder tidligere ikke har utført arbeider for Statens vegvesen. Hvis tilbyder ikke har utført arbeider for Statens vegvesen, skal opplysninger om andre byggherrers erfaring med firmaet vurderes. - Evalueringsskjema for utførte entrepriser skal være med som grunnlag for poenggivningen når dette er tilgjengelig. - 4 poeng gis når vegvesenet er svært godt fornøyd med tilbyders gjennomføring både faglig og økonomisk, vilje til å være løsningsorientert, oppfølgning av pålegg og utbedring av mangler etc. - 0 poeng gis når vegvesenet har svært dårlig erfaring med tilbyder. Svært dårlig erfaring kan være knyttet til bl. a.: - manglende hensyn til ferdigstillelsesdato, - mangel på samarbeidsevne, - mangelfull oppfyllelse av kontrakten - mangelfull oppfølgning i reklamasjonstiden Det skal bare tas hensyn til forhold som er dokumentert. F3 Bemanning - plan for gjennomføring -Det benyttes faste formler. Poenggivningen gjøres todelt, og gjennomsnittsverdien benyttes som poengverdi for F3. Det kan tas hensyn til om tilbyder har under utførelse andre arbeider samtidig og om personell er bundet opp slik at dette kan få konsekvenser for det nye oppdraget. Det må da innhentes opplysninger om når disse oppdragene er ferdig. I punkt 3a omfatter egne ansatte også permittert personell.
6 Følgende formler benyttes: der a = a 1 / a 2 a 1 er timelønte + funksjonærer i 3a (ved tilbudsfrist) a 2 er egne ansatte i 3b (omregnet fra årsverk til antall) A < 1 1-2 2-3 3-4 > 4 Poeng 0 1 2 3 4 der b = b 1 / b 2 b 1 er årsverk i underentreprise i 3b b 2 er årsverk (sum av egne ansatte og underentreprenører) i 3b b > 0,75 0,75-0,65 0,65-0,55 0,55-0,45 < 0,45 Poeng 0 1 2 3 4 Det aksepteres normalt ikke at antall personer hos underentreprenører utgjør mer enn 75 % av det totale antall årsverk på prosjektet. Det vil si at firmaets egne ansatte (ledelse + egne timelønte) skal normalt utgjøre minst 25 % av antall årsverk. poeng for a + poeng for b Poeng F3 = 2 F4 Kvalitetssikringssystem og Internkontrollsystem - 4 poeng benyttes når tilbyder dokumenterer et godt system, eller når vegvesenet har svært god erfaring med firmaets oppfølgning av KS-/IK-systemet, og firmaet har holdninger og evne til å løse problemer. - 0 poeng gis når tilbyderen ikke har fylt ut F4a eller F4b, eller hvis tilbyderen ikke kan dokumentere at firmaet har et KS-/IK-system eller vegvesenet har svært dårlig erfaring med tilbyderen når det gjelder å følge opp sitt eget KS-/IKsystem. Krav til kvalitetssikringssystem skal vurderes på bakgrunn av det arbeid som skal utføres. For arbeider hvor dette er av mer underordnet betydning, skal det ikke trekke ned om tilbyderen er svak på kvalitetssikringssystem. Erfaringer fra firmaets kvalitetsmessige utførelse av tidligere arbeider vurderes ut fra opplysninger som er innhentet, jf punktene F2 og F11. Ved vurdering av opplysninger gitt under pkt. F4 legges vekt på om systemene er med på å sikre riktig produktkvalitet, f. eks. at kontroll av varer (innkjøpte og egenproduserte) foretas undervegs, og at avvik håndteres riktig.
7 Det bør i mindre grad fokuseres på mer tilfeldige feil som har oppstått på enkeltprosjekter, for i større grad å vurdere firmaenes holdning og evne til å løse problemer, og til å utføre kvalitetsmessig riktig produkt. F5 Firmaets omsetning - Det benyttes fast formel for poengberegning. - Tilbudssum i forhold til omsetning totalt for tilbyders firma, skal sikre at oppdraget kan gjennomføres under økonomisk trygghet. - Utviklingen i tilbyders omsetning vurderes. Tilbyder avvises hvis utviklingen i firmaets omsetning er så dårlig at det er stor grunn til å anta at tilbyder ikke kan klare å utføre arbeidene. - Sesongbetonte arbeider, som f.eks. asfalt, grøntanlegg osv, bør ikke vurderes som helårsarbeid, men som omsetning over 6 måneder. - Inneholder tilbudssummen store deler innkjøpte materialer, bør dette tas hensyn til i vurderingen. - For å ta hensyn til ulik byggetid, beregnes tilbudets årsomsetning, som er 12 ganger prosjektets gjennomsnittlige omsetning pr. måned. - Det er viktig at tilbyder har oppgitt omsetning for underspesifiserte arbeider som inngår i konkurransegrunnlaget, som f.eks. veg, bru, tunnel, asfalt mm. Er hoved-tyngden av arbeidene et slikt underspesifisert arbeid, bør dette vektlegges spesielt ved poengvurderingen. - Unntaksvis, når spesielle forhold tilsier det, kan regelen om avvisning fravikes. Beregning av poeng for omsetning gjøres etter følgende formel: der c = c 1 / c 2 c 1 er gjennomsnittlig årsomsetning de siste 3 år c 2 er tilbudets årsomsetning c < 1 1-3 3-5 5-7 > 7 Poeng 0 1 2 3 4 F6 Likviditet/soliditet - Det benyttes faste formler. Poenggivningen gjøres todelt og gjennomsnittsverdien benyttes. - 0 poeng kan gis uavhengig av utregnet poeng når: * tilbyder har flere vesentlige merknader, f.eks. i form av dommer i Forliksrådet for manglende betaling, eller at det er gjentatte heftelser for slike forhold. * regnskap ikke er rettidig levert til Brønnøysundregistrene. * tilbyders egenkapital er mindre enn 10 % av tilbudssummen. For enkelte type arbeider med lav risiko (f.eks. rene transportoppdrag) kan kravet til egenkapital fravikes. Kravet skal framgå av kapittel D. De enkelte deltagerne i et arbeidsfellesskap skal hver for seg tilfredsstille kravet som stilles.
8-0 poeng på ett delpunkt (F6a eller F6b) skal ikke automatisk medføre avvising. Tilleggsopplysninger skal da innhentes fra f.eks kredittopplysningsfirma og/eller fra Brønnøysundregistrene. - 0 poeng på både F6a og F6b skal medføre avvisning. - Hvis tilbyder dokumenterer at det er vesentlige endringer i firmaets likviditet eller egenkapital ved tilbudsfrist, skal det tas hensyn til disse opplysningene ved vurderingen. F6a Tilgjengelig likviditet Likviditet skal beregnes etter følgende formel: der d = d 1 / d 2 d 1 er tilgjengelig likviditet d 2 er omsetning siste reviderte regnskap D < 3 % 3-5 % 5-8 % 8-12 % > 12 % Poeng 0 1 2 3 4 F6b Soliditet Soliditet skal beregnes etter følgende formel: der e = e 1 / e 2 e 1 er egenkapital siste reviderte regnskap e 2 er omsetning siste reviderte regnskap e < 3 % 3-5 % 5-8 % 8-12 % > 12 % Poeng 0 1 2 3 4 poeng for d + poeng for e Poeng F6 = 2 F7 - F10 Spesielle opplysninger Generelt skal poengskalaen brukes slik: -4 poeng når de gitte opplysninger fullt ut er svært bra. -0 poeng når de gitte opplysninger er uakseptable. F7 Maskiner og utstyr For å innhente nødvendige opplysninger om tilbyderens tekniske kvalifikasjoner, kan en be tilbyderen redegjøre for redskaper, maskiner og teknisk utstyr han disponerer over for å utføre arbeidet. Dette må vurderes ut fra behov. Ved teknisk krevende arbeider vil det være en fordel om entreprenøren selv disponerer nødvendige maskiner og utstyr. Dersom det er tilfelle gis
9 4 poeng. Maskiner og utstyr utenfor foretaket vurderes og gis fra 1 til 3 poeng, avhengig av utstyr som kan framskaffes med sikkerhet. 0 poeng kan bare gis i de tilfeller hvor det går klart fram av konkurransegrunnlaget (kapittel D) at det kreves bestemt type utstyr med angitte ytelsesspesifikasjoner, og hvor tilbudet ikke inneholder opplysninger som tilfredsstiller de krav som er stilt. F8 Teknisk kompetanse Ved teknisk krevende arbeider vil det være en fordel om entreprenøren selv disponerer nødvendig teknisk kompetanse. Det kvalifiserer til 4 poeng. Teknisk kompetanse utenfor foretaket gis fra 1 til 3 poeng, avhengig av tilknytning og grad av kompetanse. Dersom det i tilbudet ikke er angitt hvor kompetanse hentes, eller det ikke er sannsynlig at fimaet kan skaffe slik kompetanse, gis 0 poeng. F9 CV for nøkkelpersonell Dersom alt nøkkelpersonell har relevant erfaring fra tilsvarende arbeid gis 4 poeng. Poeng 1-3 gis etter en vurdering av grad av relevante kvalifikasjoner i tilbyderens organisasjon. Dersom ingen av de som i tilbudet er oppført som nøkkelpersonell har relevant erfaring, gis 0 poeng. F10 Annet Det er her gitt mulighet til å be om andre opplysninger som er av betydning for det aktuelle arbeidet. Vurderingen av slike opplysninger skal være på linje med de prinsippene som er angitt over. Med hilsen Kjell Bjørvig etatsdirektør Lars Aksnes utbyggingsdirektør
1