Agdenes kommune MØTEINNKALLING Utvalg: KONTROLLUTVALGET Møtested: Lensvik skole Møtedato: 08.06.2009 Tid: 09.00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 11/09 09/113 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE DEN 06.05.2009 12/09 09/113 REFERATSAKER 13/09 08/150 FORVALTNINGSREVISJON - OMFANGET AV SPESIALUNDERVISNING I AGDENES KOMMUNE 14/09 09/113 FORSLAG TIL MØTEPLAN FOR 2. HALVÅR 2009 15/09 09/113 EVENTUELT Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva Bekkavik på telefon 73 86 61 26, mobil 907 93 885. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Martin Vatn Leder (sign) Eva J. Bekkavik møtesekretær
Sak 11/09 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE DEN 06.05.2009 Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 033 &17 Arkivsaksnr.: 09/113 11/09 Kontrollutvalget 08.06.2009 Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 06.05.2009 godkjennes. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 06.05.2009 Godkjenning av møtebok. Side 2 av 9
Sak 12/09 REFERATSAKER Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 033 &17 Arkivsaksnr.: 09/113 12/09 Kontrollutvalget 08.06.2009 Kontrollutvalget tar fremlagte referatsaker til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kommunal- og regionaldepartementet, Rapportering på vedlikeholdstilskuddet i tiltakspakken. 2. Kommunal- og regionaldepartementet, 6,5 milliarder mer til kommunene og fylkeskommunene. Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagte dokumenter som legges frem som referatsaker. Side 3 av 9
Sak 13/09 FORVALTNINGSREVISJON - OMFANGET AV SPESIALUNDERVISNING I AGDENES KOMMUNE Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 216 &58 Arkivsaksnr.: 08/150 13/09 Kontrollutvalget 08.06.2009 / Kommunestyret Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Omfang av spesialundervisning - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av februar 2010. 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Omfang av spesialundervisning. Kontrollutvalget har i sin vurdering av risiko og vesentlighet i Agdenes kommune vurdert omfanget av spesialundervisning som et viktig område å se nærmere på i 2008. Som det fremgår av omtale av prosjektet fra plan for forvaltningsrevisjon for 2008 så er det informasjon i KOSTRA som tyder på at Agdenes kommune bruker relativt mye ressurser på spesialundervisning i forhold til sammenlignbare kommuner. Oppdraget som Revisjon Midt-Norge fikk, var å gjennomgå ressursbruken på spesialundervisning i Agdenes, for å eventuelt avdekke om omfanget er unødvendig høyt. Som det framgår av kontrollutvalgets vedtak bes revisjonen om å ha oppmerksomhet på konklusjonen i tilsynsrapporten som fulgte etter et tilsynet som Fylkesmannen gjennomførte høsten 2008. Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for 2008 foretok kontrollutvalget en bestilling av prosjektet hos Revisjon Midt-Norge IKS på møte den 2. oktober 2008. Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling har Revisjon Midt-Norge IKS formulert følgende problemstilling for prosjektet: Problemstillinger: Denne revisjonen har konsentrert seg om omfanget av spesialundervisning, og har hatt følgende problemstillinger som utgangspunkt: 1. Er kvaliteten på Agdenes kommunes rapportering til og analyse av KOSTRAdata tilfredsstillende? Side 4 av 9
Sak 13/09 2. Er omfanget av spesialundervisning i samsvar med behovene i forhold til tilpasset opplæring innenfor ordinær opplæring? Resultater fra undersøkelsen Revisjon Midt-Norge har avgitt sin forvaltningsrevisjonsrapport den 22.05.2009 og kan kort oppsummeres som følger: Kvaliteten på innrapportering til KOSTRA Det er store variasjoner i landets kommuner og skoler i andel elever som mottar spesialundervisning, fra ingen i noen kommuner til nesten en femtedel av elevene i andre kommuner. Agdenes kommune ligger, dersom en tar utgangspunkt i KOSTRA-tall, nokså langt ut på den delen av skalaen som omfatter kommuner med høy andel spesialundervisning. En gjennomgang av KOSTRA-tall fra 2006-2008 tyder på at de innrapporterte tallene gir riktig bilde av omfanget på spesialundervisning. Prosedyrene rundt kvalitetssikring, både internt og eksternt i kommunen gir også rimelig grunn til å anta at de innrapporterte tallene er riktige. Ved den ene skolen kvalitetssikres tallene av flere personer, noe revisor finner riktig. Ved den andre skolen er det kun en person som jobber med tallmaterialet. Selv om vedkommende har egne prosedyrer for å forsikre seg om at tallene er riktige, mener revisor at det er en viss sårbarhet for at feil kan oppstå når kun en rapporterer og kvalitetssikrer rapporteringen. Indikatorer som, i følge SSB, kan være med på å styrke tallene for spesialundervisning, er høye generelle opplæringsutgifter. Dette er ikke tilfelle for Agdenes. De generelle opplæringsutgiftene har vært lavere for Agdenes kommune enn for sammenlignbare kommuner. Revisor tror likevel at tallene, både for spesialundervisning og opplæring generelt er riktige, og at de viser at ressursbruken er høy på spesialundervisning, men lav på ordinær undervisning. Tallmaterialet for spesialundervisning i Agdenes kommune, sammenlignet med andre kommuner, viser i tillegg til at andelen spesialundervisning er relativt høy, at svært mye av ressursene innenfor opplæringsområdet går med til spesialundervisning. Agdenes kommune ligger gjennomgående lavere enn andre kommuner på ressursbruk innenfor opplæringsområdet, men timeandelen av det totale timetallet som går med til spesialundervisning er mye høyere for Agdenes enn for de fleste andre sammenlignbare kommuner. Det kan innebære en risiko for at det går med ressurser til spesialundervisning på bekostning av den ordinære undervisningen. Samsvar mellom omfang og behov Agdenes kommune har en elevmasse, der en høy andel elever har alvorlige diagnoser. Kommunen skiller seg fra andre kommuner i forhold til omfang på barn med store funksjonshemminger. PP-tjenesten har pr. i dag 60 henvisninger, årlig kan det dreie seg om 6-8 nyhenvisninger. Det er Lensvik skole som har det høyeste omfanget av spesialundervisning, mens det er på et mer normalt nivå ved Lysheim skole. Det er hele spekteret med spesialundervisning, og et høyt antall diagnoser. Det er et betydelig innslag av barn med multifunksjonshemminger. Side 5 av 9
Sak 13/09 Begge skolene utfører spesialundervisning nokså likt, og spesialundervisning foregår på varierte måter. Noen sitter inne i klassen og fungerer godt med litt ekstra støtte. I noen fag, som engelsk, tas elevene ut av klassen og inn i en liten gruppe, eller de får undervisning enkeltvis. Det går fram av enkeltvedtak hvordan opplæringen skal skje. Ofte samordnes undervisningen, slik at elever med f. eks 15 timer spesialundervisning blir slått sammen med andre elever med samme omfanget av spesialundervisning, i stedet for 15 x 3 =45 blir det 15 x 3 =15. I noen tilfeller kan ikke noe samordnes. Elever med omfattende funksjonshemminger må som regel ha 1:1 oppfølging, men det kan utføres av assistent under tilsyn og veiledning av lærer. Spesialundervisning kan også skje på tvers av trinn, og gjennom praktisk arbeid. I inneværende skoleår er den samla potten med spesialundervisning 182 timer i uka. Revisjonens konklusjon Revisor konkluderer generelt med at tallene som er rapportert i KOSTRA for Agdenes er reelle, og gir et riktig bilde av situasjonen. I samsvar med tilbakemeldinger fra nøkkelpersoner i kommunen og rapport fra NTNU kan det generelt konkluderes med at Agdenes kommune har en høy andel elever med multifunksjonshemminger og behov for omfattende tilrettelegging av undervisning. Dette forklarer mye av den høye andelen spesialundervisning. Resultat framkommet i elevundersøkelsene og intervju med nøkkelpersoner i kommunen gir revisor grunn til å anta at det er et potensial for å forbedre den tilpassa ordinære opplæringen, ved i større grad å ta i bruk varierte arbeidsformer, planer og vurderingsformer. Revisor ser dessuten at dialogen mellom elever og lærere kan bli bedre. Dette er tiltak som kan bidra til å styrke den generelle opplæringen i Agdenes kommune, og i neste fase kan det bidra til å redusere behovene for spesialundervisning. Revisors anbefalinger: Revisor har anbefalt at rådmannen legger til rette for at opplæringsledelsen på alle nivå i kommunen (herunder PP-tjenesten) går sammen og drøfter hvordan ressursene til opplæring i større grad kan komme alle elevene til gode. Og at det i forbindelse med arbeidet med system for tilpasset opplæring vurderes hvordan ulike arbeids- og vurderingsformer i større grad kan tas i bruk, for å tilpasse opplæringen til hele spekteret av elever. Revisor har videre anbefalt at rådmannen legger til rette for større grad av elevmedvirkning i læringsarbeidet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Rapporten gir en god oversikt over omfanget av spesialundervisning i kommunen og signaliserer punkter kommunen må ha fokus på i det videre arbeidet. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret med forslag om at revisjonens anbefalinger følges opp av rådmannen. Side 6 av 9
Sak 14/09 FORSLAG TIL MØTEPLAN FOR 2. HALVÅR 2009 Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 033 &17 Arkivsaksnr.: 09/113 14/09 Kontrollutvalget 08.06.2009 Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2. halvår 2009: Augus t September Oktober November Desember Kommunestyret 9. 14. 11. 16. Formannskapet 26. 23. 28. 11.-18.- 25. Kontrollutvalget 28. 30. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Ingen. I budsjettet for 2009 har kontrollutvalget budsjettert med å gjennomføre 5 møter i 2009, og det er naturlig å avvikle 3 på våren og 2 på høsten. Med bakgrunn i forventninger om saker så langt så kan følgende møteplan antydes for 2. halvår 2009: Augus t September Oktober November Desember Kommunestyret 9. 14. 11. 16. Formannskapet 26. 23. 28. 11.-18.- 25. Kontrollutvalget 28. 30. 28. september 2009 Viktige saker i september er bestilling av forvaltningsrevisjon for 2009, oppfølging av den finansielle revisjonen, og det må utarbeides budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten for Side 7 av 9
Sak 14/09 2010 som legges frem for endelig vedtak i kommunestyret i forbindelse med budsjettbehandlingen for 2010. 30. november 2009 Kontrollutvalget må starte planleggingen av forvaltningsrevisjonsarbeidet for 2010. Videre vil kontrollutvalget måtte vurdere hvor vidt det skal gjennomføres selskapskontroll i inneværende år. Videre vil oppfølging av saker stå på agendaen Sekretariatet foreslår å legge kontrollutvalgets siste møte til 30. november. Tidspunktet er valgt ut fra at de fleste oppgaver for 2009 da må være ferdigstilt, samtidig kan behandling av saker 30. november være tidsnok til å kunne få saker fremmet for kommunestyrets siste møte før jul, som er satt opp til 16. desember. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 5 møter i 2009. Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. Side 8 av 9
Sak 15/09 EVENTUELT Saksbehandler: Eva Bekkavik Arkiv: 033 &17 Arkivsaksnr.: 09/113 15/09 Kontrollutvalget 08.06.2009 Saken legges frem uten forslag til vedtak Ingen. Ingen. Side 9 av 9