Møteinnkalling Åmli kontrollutvalg Dato: 15.02.2016 kl. 09:00 Møtested: Rådhuset, møterom Trongedalsnuten Arkivsak: 15/09715 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for kontrollutvalget på e-post: alexander.etsy.jensen@temark.no eller tlf. 91 82 75 45. Vara møter bare etter egen innkalling. Sakskart Side Møteinnkalling 1/16 16/03206-1 Godkjenning av møteinnkalling 15.02.16 3 Møteprotokoll 1/16 15/09715-9 Godkjenning av protokoll fra møte 08.12.15 4 Saker til behandling 1/16 16/03219-1 Samspillet mellom kommunestyret og kontrollutvalget 5 2/16 16/03239-1 Orientering om arbeidsmiljø ved teknisk avdeling 7 3/16 16/03242-1 Kommunens eierrolle - Eierskapsmelding 9 4/16 16/03006-2 Aust-Agder Revisjon IKS - engasjementsbrev Åmli kommune 11 5/16 16/03210-1 Revisors egenvurdering av uavhengighet - Åmli kommune 12 6/16 16/03217-1 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Åmli kommune 13 7/16 16/03232-1 Orientering fra revisjonen i møte 15.02.16 14 8/16 16/03236-1 Eventuelt i møte 15.02.16 15 1
Sakene legges også ut på www.temark.no Arendal, 08.02.16 For Leder Tobias Wessel-Hansen Tangen Alexander Etsy Jensen Sekretær for kontrollutvalget 2
Møteinnkalling 1/16 Godkjenning av møteinnkalling 15.02.16 Arkivsak-dok. 16/03206-1 Arkivkode. 033 1 Åmli kontrollutvalg 15.02.2016 1/16 Møteinnkalling 15.02.16 godkjennes. Vedlegg: Møteinnkalling 15.02.16 3
Møteprotokoll 1/16 Godkjenning av protokoll fra møte 08.12.15 Arkivsak-dok. 15/09715-9 Arkivkode. 033 1 Åmli kontrollutvalg 15.02.2016 1/16 Protokoll fra møte 08.12.15 godkjennes. Vedlegg 1: Protokoll 08.12.15 Vedlegg til sak Protokoll 08.12.15.pdf 4
Saker til behandling 1/16 Samspillet mellom kommunestyret og kontrollutvalget Arkivsak-dok. 16/03219-1 Arkivkode. 033 1 Åmli kontrollutvalg 15.02.2016 1/16 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Ved å invitere ordfører til kontrollutvalget sitt møte, ønsker kontrollutvalget å legge til rette for et godt samspill mellom kommunestyret og kontrollutvalget. På den måten får både ordfører og kontrollutvalg en god forståelse for hverandres rolle og hvordan kommunestyret bedre kan dra nytte av kontrollutvalget som deres kontrollorgan. Ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalget etter kommuneloven 9 nr. 4. Ordførers deltakelse på kontrollutvalget sine møter er med på å synliggjøre at kontrollutvalget er kommunestyret sitt kontrollorgan. I tillegg til at det gir en mulighet for en direkte dialog, der kontrollutvalg og ordfører kan utveksle informasjon og oppdatere hverandre på aktuelle saker. Videre vil det være naturlig å avklare hvordan ordfører best kan ivareta sin møterett i kontrollutvalget for begge parter. Og hvordan men best mulig kan legge til rette for at leder får mulighet til å orientere kommunestyret om arbeidet i kontrollutvalget dersom det er aktuelle saker. I forbindelse med utarbeidelsen av veilederen for kontrollutvalg kommer det frem av spørreundersøkelsen at forutsetningene for ett godt samarbeid er åpenhet, dialog, tillit, gjensidig informasjon og rolleforståelse. Videre kommer det frem at det er viktig at: kommunestyret viser interesse for utvalgets arbeid ordfører møter på kontrollutvalgsmøtene kommunestyret gir kontrollutvalget rom for å gi god informasjon om utvalgets arbeid til kommunestyret under behandling av saker kommunestyret bruker kontrollutvalget når en ønsker å få utredet en sak kommunestyret gir klare bestillinger til kontrollutvalget kommunestyret holder kontrollutvalget informert om viktige saker kontrollutvalget sørger for god informasjon om utvalgets arbeid generelt, og om enkeltsaker utvalget jobber med kontrollutvalgsmedlemmene ikke driver partipolitikk i utvalget kontrollutvalgsleder møter i kommunestyret 5
Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet ønsker med denne saken å legge til rette for en god dialog mellom ordfører og kontrollutvalget i møtet og at det igjen skal føre til et godt samspill mellom kommunestyret og kontrollutvalget i denne perioden. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 6
2/16 Orientering om arbeidsmiljø ved teknisk avdeling Arkivsak-dok. 16/03239-1 Arkivkode. 033 1 Åmli kontrollutvalg 15.02.2016 2/16 Saken legges frem uten innstilling. Bakgrunn for saken: Kommunestyret behandlet i møte 30.04.15 sak 44/2015 «Evaluering av prøveordningen med arbeidsledere på Teknisk avdeling». Følgende kom frem under Merknader/vurderinger: «Teknisk avdeling har store utfordringer med å kunne opprettholde et godt arbeidsmiljø over tid, samt å få til samhandling og samarbeid mellom de ansatte ved driftsavdelingen. Avdelingen kjennetegnes av sterke personligheter som setter sitt preg på organisasjonen. Avdelingen har mange ledere av fagorganisasjoner og tillitsvalgte som har mye frikjøpt arbeidstid og annen møtevirksomhet, som kan gi utfordringer med å få utført arbeidsoppgaver ved avdelingen. Det har vært mye personkonflikter opp gjennom tidene, noe som setter sitt preg på arbeidsmiljøet ved avdelingen. Dette resulterer i vanskeligheter med å få til samhandling og gjensidig tillitt» Med bakgrunn i informasjonen som fremkommer av saksfremlegget til kommunestyret, ønsker kontrollutvalget at rådmann redegjør for opplysningene som kommer frem av saken. Med bakgrunn i informasjonen som fremkommer av saksfremlegget fra kommunestyrets møte 30.04.15 sak 44/2015, har kontrollutvalget invitert rådmann til møte for å redegjør for arbeidsmiljøet ved avdelingen og hvordan situasjonen har blitt håndtert i henhold til kommunens retningslinjer og gjeldende regelverk? I tillegg til rådmann Christina Ødegård møter enhetsleder for samfunn Kristin Mood. 7
Vurdering fra sekretariatet: Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Vedlegg 2: Særutskrift Evaluering av prøveordningen med arbeidsledere på Teknisk avdeling (KST sak 44/2015). Vedlegg til sak Særutskrift Evaluering av prøveo 8
3/16 Kommunens eierrolle - Eierskapsmelding Arkivsak-dok. 16/03242-1 Arkivkode. 210 1 Åmli kontrollutvalg 15.02.2016 3/16 Saken legges frem uten innstilling. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget behandlet i møte 08.12.15 sak 24/15-3d (Eventuelt). Følgende vedtak ble fattet: Eierskapsmelding egen sak i neste møte, der kontrollutvalget anmoder kommunestyret om å bestille en eierskapsmelding. Vedtaket ovenfor er bakgrunnen for at saken er kommet opp. Både politisk styring og administrativ kontroll forutsetter kunnskap og informasjon om de selskaper hvor kommunen har vesentlige eierinteresser, derfor ønsker kontrollutvalget å rette fokus mot kommunens eierrolle. Arbeidsgruppa som skulle vurdere tiltak for å styrke egenkontrollen i kommuner og fylkeskommuner, har tidligere lagt fram en rapport til kommunal- og regionalministeren (85 anbefalinger for å styrke kommunal egenkontroll). Arbeidsgruppens anbefalinger rettet mot kommunestyret er blant annet: Kommunene må definere et formål med sitt eierskap både for at selskapet skal kunne skape resultater for innbyggerne og for at kontrollutvalget skal kunne drive tjenlig og god styring og kontroll. For å holde tritt med utviklingen i de selskapene kommunen eier eller er deleiere i, bør kommunestyret behandle eierskapsmeldingen og strategier minst en gang i hver periode. Det fremkommer av KS sin veileder «Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll» at Kommunestyrene bør hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. Kontrollutvalget vil med denne saken først og fremst finne svar på om Åmli kommune har en eierskapsmelding. Videre har kontrollutvalget bedt rådmann om å redegjøre for om kommunen har en eierstrategier for selskap kommunen har eierinteresser i og hvordan strategien er forankret? Rådmann Christina Ødegård er invitert til kontrollutvalgets møte for å redegjøre for saken og svare på spørsmål. 9
Vurdering fra sekretariatet: Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 10
4/16 Aust-Agder Revisjon IKS - engasjementsbrev Åmli kommune Arkivsak-dok. 16/03006-2 Arkivkode. 210 1 Åmli kontrollutvalg 15.02.2016 4/16 Saken tas til orientering. Åmli kommune er deltaker i Aust-Agder Revisjon IKS. Engasjementsbrev fra Aust-Agder Revisjon IKS fremlegges med dette for kontrollutvalget. Kopi blir sendt til rådmann og ordfører. Engasjementsbrevet utarbeides i henhold til god kommunal revisjonsskikk og ISA 210. Engasjementsbrevet sendes i begynnelsen av hver kommunestyreperiode. Det omhandler forholdet mellom oppdragsgiver og tjenesteyter og de forventninger som ligger til grunn for oppdraget. Oppdragsansvarlig revisor orienterer i saken. Vedlegg 3: Engasjementsbrev Åmli kommune datert 21.01.16 Vedlegg til sak Engasjementsbrev Åmli kommune 2016 11
5/16 Revisors egenvurdering av uavhengighet - Åmli kommune Arkivsak-dok. 16/03210-1 Arkivkode. 210 1 Åmli kontrollutvalg 15.02.2016 5/16 Kontrollutvalget tar uavhengighetserklæringene til orientering. I henhold til forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor minimum hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet for kontrollutvalget. Egenvurderingen er avgitt av henholdsvis oppdragsansvarlig regnskapsrevisor datert 11.01.16 og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor datert 14.01.16. Foreliggende egenvurdering legges frem for kontrollutvalget for gjennomgang. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet har ingen merknader til uavhengighetserklæringene. Vedlegg 4: Egenvurdering av uavhengighet Regnskapsrevisjon datert 11.01.16 Egenvurdering av uavhengighet Forvaltningsrevisjon datert 14.01.16 Vedlegg til sak Åmli kommune uavhengighetseklær Åmli kommune uavhengighetseklær 12
6/16 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Åmli kommune Arkivsak-dok. 16/03217-1 Arkivkode. 004 1 Åmli kontrollutvalg 15.02.2016 6/16 Kontrollutvalget godkjenner Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Åmli kommune som den foreligger. Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret godkjenner Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Åmli kommune som den foreligger. Kontrollutvalget skal informere kommunestyret om sitt arbeid, jf. Kommuneloven 77 punkt 6. Dette gjøres gjennom å legge frem årsmelding for aktiviteten i kontrollutvalget. Årsmeldingen skal sammen med møte- og arbeidsplanen for samme periode gi kommunestyret en mulighet til å følge med på om de vedtatte planer, oppgaver og målsetninger blir fulgt opp. Utkast til årsmelding for 2015 blir lagt frem for godkjenning i utvalget, som så sender den endelige årsmeldingen videre til kommunestyret. Vedlegg 5: Årsmelding 2015 for kontrollutvalget i Åmli kommune Vedlegg til sak Kontrollutvalgets årsmelding 2015 - Åm 13
7/16 Orientering fra revisjonen i møte 15.02.16 Arkivsak-dok. 16/03232-1 Arkivkode. 210 1 Åmli kontrollutvalg 15.02.2016 7/16 Saken tas til orientering. Aust-Agder revisjon IKS vil orientere om følgende i møte: 1. Kort orientering om Aust-Agder revisjon IKS og deres arbeidsmetode 2. Løpende revisjon 3. Ivaretakelse av gaver gitt til kommunen rutiner og retningslinjer Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 14
8/16 Eventuelt i møte 15.02.16 Arkivsak-dok. 16/03236-1 Arkivkode. 033 1 Åmli kontrollutvalg 15.02.2016 8/16 Saken tas til orientering. 1. Innkommen post 2. Neste møte 18.04.16 kl. 09:00 3. Eventuelt Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 15